Das neue Hauptbuch eine einheitliche Welt

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1 Inhalt 1 Abbildung mehrerer Rechnungslegungen mittels paralleler Ledgertechnik 2 Segmentberichterstattung mittels Belegaufteilung 3 Echtzeitintegration zur Unterstützung von Smart Close 4 Nachteile des neuen Hauptbuchs 5 Was bedeutet das neue Hauptbuch für den Revisor? 5.1 Projekt-Audit 5.2 Technischer oder System-Audit (am SAP ERP System) 5.3 Fachlicher, inhaltlicher Audit Viele Verordnungen wie z. B. die EU-Verordnung Nr.1606/2002, die Basel II-Richtlinien oder die Anforderungen von Private-Equity-Gesellschaften zwingen Unternehmen, ihre Bilanzierung zusätzlich zum lokalen Standard ebenfalls nach internationalen Standards auszurichten. Durch die zunehmende Wichtigkeit von IAS/ IFRS als Rechnungslegungsvorschrift entstand bei vielen Unternehmen die Forderung nach einer besseren Qualität und einer Abbildung der Segmentberichtserstattung. Abb. 1: Unterschied klassisches Hauptbuch/neues Hauptbuch 275

2 Die wesentlichen Vorteile des neuen Hauptbuchs sind: Erweiterte Datenstruktur Belegaufteilung per Online-Split Echtzeitintegration CO FI Parallele Rechnungslegung Reporting Migration Derzeit werden bei der klassischen Komponente folgende Summentabellen angesprochen: Klassisches FI: UKV-Ledger: Abstimmledger: EC-PCA klass. Profitcenterrechnung: Tabelle GLT0 Tabelle GLFUNC Tabelle COFIT Tabelle GLPCT Der Vorteil liegt hier in der erweiterten Datenstruktur dieser Tabelle. Beispielsweise umfasst sie bereits standardmäßig die Merkmale Profit Center, Segmente, Funktionsbereich, Geschäftsbereich, Konsolidierungsvorbereitung (Partnergesellschaft, Bewegungsart), Kostenstelle und Kostenarten. Abb. 2: Bestandteile neues Hauptbuch 1 Abbildung mehrerer Rechnungs legungen mittels paralleler Ledger technik Hinter der Idee der parallelen Ledgertechnik steht, dass jeder abzubildende Rechnungslegungsstandard in einem separaten Buch im selben Buchungskreis und auf denselben Konten erfasst wird. Was bedeutet das? Bei jeder Buchung muss der Bewertungsunterschied angegeben werden, in welchem Ledger die Buchung erfolgen soll. Standardmäßig wird die Buchung immer in alle Ledger durchgebucht. Die parallele Ledgertechnik bietet somit die Vorteile der Special-Ledger-Methode (zum Beispiel keine Doppelung von Sachkonten bei Bewertungsunterschieden). Abb. 3: Tabelle FAGLLFEXT Zusätzlich kann die Tabelle um kundeneigene Felder erweitert werden. Pro Ledger ist separat zu definieren, welche Merkmale aus der Ursprungsbuchung in der Tabelle FAGLFLEXT vorgehalten werden sollen. Die Merkmale für die Konsolidierungsvorbereitung können zum Beispiel nur dem IFRS-Ledger zugeordnet werden. Es ist anzunehmen, dass dieser größere Informationsumfang der Summentabelle FAGLFLEXT Auswirkungen auf das Reporting haben wird. Erfahrungswerte sind allerdings auf diesem Gebiet nur geringfügig vorhanden. Nachteile wie zum Beispiel beschränkte Reportingmöglichkeiten und eigene Buchungstransaktionen werden mit dieser Methode ebenfalls weitgehend aufgelöst. Im klassischen Hauptbuch wurde der Buchungsstoff auf die Summentabelle GLT0 gespeichert. Im neuen Hauptbuch wurde eine neue Tabelle implementiert: FAGLFLEXT. Meines Erachtens ist aber gerade in diesem Bereich deutlich zu erkennen, dass die SAP AG immer mehr versucht, das Reporting in das SAP Business Warehouse (SAP /BW) zu integrieren. Je Mandant muss ein Ledger als das führende klassifiziert sein. Dieses bildet den führenden Rechnungslegungsstandard ab. 276

3 2 Segmentberichterstattung mittels Belegaufteilung Abb. 4: Darstellung parallele Ledger Das Ledger ist bei einer Vielzahl von Aufrufen eine zentrales Selektionskriterium. Im Beispiel sehen Sie den Aufruf einer Bilanz/GuV Innerhalb von SAP ist die automatisierte Segmentsberichtserstattung absolut neu und revolutionär. Die Segmentberichterstattung kann über die bisher bekannten Felder wie z. B. den Geschäftsbereich und das Profit Center generiert werden. Neu hinzukommt noch die Verwendung des neuen Feldes Segment. Wie auch aus dem klassischen Hauptbuch bereits bekannt, kann die Profit-Center-Information aus der Kostenstelle für die Belegposition abgeleitet werden. Im neuen Hauptbuch wird diese Ableitungslogik auch für die Organisationseinheit Segment angewandt. Dabei leitet sich das Segment aus dem Profit Center ab. Online kann die Segmentinformation in alle Belegpositionen vererbt werden. Mittels des Customizing des sogenannten Belegaufteilungsverfahrens kann diese Segmentableitungslogik noch feiner spezifiziert werden. Für die neue Belegaufteilung/Online-Split müssen sogenannte Belegaufteilungsregeln festgelegt werden. SAP liefert bereits eine Anzahl an Standardregeln mit aus, jedoch können auch kundeneigene Regeln definiert werden. Typische Belegaufteilungsmerkmale sind der Geschäftsbereich Profit Center Segment. Abb. 5: Aufruf eine Bilanz/GuV (Report RFBILA00) Das führende Ledger weist folgende spezielle Eigenschaften auf: Nur das führende Ledger ist mit dem Modul CO integriert. Es ist zwar möglich, die Echtzeitintegration zwischen CO und FI für alle Ledger zu aktivieren, jedoch ist diese für das führende Ledger bedingt einzusetzen und vorab kritisch zu prüfen. Im Bereich der Anlagenbuchhaltung muss der führende Bewertungsbereich in das führende Ledger buchen. Der führende Bewertungsbereich bucht standardmäßig alle Bestandbuchung in alle festgelegten Ledger. Die periodische Bestandsbuchung wird weiterhin für nicht führende Ledger genutzt. Abb. 6: Transaktion SPRO: Definition der Belegaufteilungsmerkmale Es kann auch nach kundeneigenen Entitäten aufgeteilt werden. Ein kreditorischer Geschäftsvorfall wird zukünftig nach Anwendung der Logik wie folgt im System dargestellt: Eventuell auftretende Aktivierungsdifferenzen werden in diesen wieder zurückgenommen Um Belegnummernlücken in nichtführenden Ledgern zu vermeiden, sind systemtechnische Restriktionen bezüglich der internen/externen Belegnummernvergabe zu berücksichtigen. Abb. 7: Belegaufteilung Zahlenbeispiel-Vererbung 277

4 Besonders wichtig ist anzumerken, dass bei einem Einsatz der Vollsegmentierung von Bilanz und GuV eine erhöhte Buchungsdisziplin erforderlich ist. Gründe hierfür sind: In der Praxis kann wahrscheinlich nicht in allen Geschäftsvorfällen ein Profit Center/Segment automatisch abgeleitet werden. Somit muss eine Lösung gefunden werden, wie auf anderen Wegen die Segmentinformation den Geschäftsvorfällen zugeführt werden kann (zum Beispiel mittels Substitution). Auf Grund von CO-Verteilungen kann es zu Differenzen auf Segmentebene kommen. Der Aufwand für Abstimmarbeiten wird geringer, da kein Abstimmledger mehr existiert und UKV-Ledger sowie Konsolidierungsvorbereitungsledger bereits integriert sind. Es ist zu empfehlen, die Belegaufteilung durch Validierungen/Substitutionen zu ergänzen, um das Fehlerpotenzial in den dahinter liegenden Prozessen zu minimieren. Abb. 8: Fast Close: Echtzeit-Integration CO > FI 3 Echtzeitintegration zur Unterstützung von Smart Close Grafisch lässt sich am Beispiel eines Kreditorenprozesses der Fast-Close noch mal gut darstellen: Der Wechsel zwischen Funktionsbereichen, Profit Centern oder anderen Merkmalen, die durch eine Buchung im Modul CO hervorgerufen werden, können in Echtzeit in das neue Hauptbuch zurückgespielt werden. Was bedeutet das für die Berichtsanforderungen nach IFRS? Systemtechnisch kann so jederzeit die GuV nach dem UKV und die Segmentberichterstattung ermittelt werden. Wie auch aus dem klassischen Hauptbuch gewohnt, sind Buchungen aus der Finanzbuchhaltung in das Controlling weiterhin möglich. Abb. 9: Fast Close: Bsp. Kreditorenprozess Umgekehrt war es in der Vergangenheit jedoch nicht möglich, aus dem Controlling in das Finanzwesen durchzubuchen. Durch die neue Funktionalität der Echtzeitintegration wird bei jeder Buchung im Controlling zeitgleich ein Beleg in der Finanzbuchhaltung erzeugt. Die Abstimmung zwischen den beiden Modulen entfällt somit, jedoch muss weiterhin eine Kontenfindung hinterlegt werden. Das Controlling kann nur in offene Perioden in der Buchhaltung buchen. Sollte die Periode geschlossen sein, wird der Beleg nicht übergeleitet. Eine regelmäßige Überprüfung der offenen Vorgänge ist notwendig. Die Abstimmbuchungen werden durch die Echtzeitintegration vollständig ersetzt. 4 Nachteile des neuen Hauptbuchs Folgende Nachteile sind beim Einsatz den neuen Hauptbuchs zu erwähnen: Nach der Produktivsetzung des neuen Hauptbuchs sind Einstellungen nur noch schwer zu ändern. Alle Prozesse müssen genau analysiert und detailliert getestet werden. Es ist mit einem hohen Bedarf an konzeptioneller Arbeit zu rechnen. Kommt das neue Hauptbuch zum Einsatz, ist nachträglich standardmäßig kein Zurück zum klassischen Hauptbuch mehr möglich. Es entstehen hohe Kosten für externe Beraterleistungen innerhalb der Konzept- und Implementierungsphase oder für eine Migration. Gerade in der Konzept- 278

5 phase sind auch die Fachbereiche zeitlich stark ein gebunden. Durch die verschiedenen neuen Logiken entsteht zusätzlich enormer Schulungsbedarf. Wenn mehrere Ledger einer Summentabelle zugeordnet sind, kann es zum Beispiel bei Bilanzauswertungen zu hohen Laufzeiten kommen. Es sind keine Buchungen in nicht-führende Ledger auf OP geführten Sachkonten möglich. Das CO-Berichtswesen kann nicht im Hauptbuch Berichtswesen generiert werden. Trotz der Ergänzung der Summentabelle um die CO-Objekte müssen Bestandteile des Controllings aktiviert werden. Zur Versorgung der Bilanzmerkmale ist oft der Einsatz einer Substitution für automatische Buchungen notwendig. Felder können zwar deaktiviert werden. Diese Änderung ist aber nachträglich nicht mehr entfernbar. Folgendes sollte für die Einführung beachtet werden: Es empfiehlt sich, das neue Hauptbuch als Folgeprojekt im Anschluss eines anstehenden Releasewechsels auf ERP 6.0 einzuplanen. Des Weiteren ist es zwingend notwendig, ein detailliertes Kontierungshandbuch runtergebrochen auf Konto und Belegart zu erstellen. Je weniger kundeneigene Felder und Ledger definiert wurden, desto weniger Pflegeaufwand fällt an. Die Belegaufteilung sollte nur genutzt werden, sofern eine Profitcenter- oder Segmentberichtserstattung mit Bilanzqualität gewünscht ist. Der zeitliche Ablauf einer Migration könnte also wie folgt aussehen: Abb. 9: Zeitlicher Ablauf Migration 5 Was bedeutet das neue Hauptbuch für den Revisor? Grundsätzlich gilt bei für jede Prüfung: Oberstes Gebot bei der Einführung oder Migration des Hauptbuchs ist es, die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung zu bewahren und die Nachvollziehbarkeit aller Geschäftsvorfälle für fachkundige Dritte in angemessener Zeit zu gewährleisten. Rund um das Thema Neues Hauptbuch können hier verschieden Arten von Audits durchgeführt werden: 5.1 Projekt-Audit Ein Projektaudit wird meistens noch während eines laufenden Projekts durchgeführt. Ziel ist festzustellen, inwieweit das Projekt im Plan ist und welche Maßnahmen zu ergreifen sind, um den Erfolg des Projektes sicherzustellen. Folgende Phasen / Schritte können hier geprüft werden: Feststellen der bisherigen freigegebenen Projektplanung mit der Termin-, Kosten- und Leistungsplanung. Ermittlung des aktuellen Ist-Standes und der bisher verbrauchten Ressourcen ( Ist ). Ermittlung der zur erfolgreichen Projektbeendigung noch erforderlichen Ressourcen (Cost to Complete / CTC; führt zum V-Ist ). 279

6 Durchführung einer Abweichungsanalyse: Warum wurde in welchem Maße von der bisherigen Planung abgewichen (Termine, Kosten, Leistung)? Durchführung einer Prämissenkritik: Bewertung der Annahmen auf Plausibilität, Eintrittswahrscheinlichkeit, Erfolgsaussichten. Bewertung von Chancen und Risiken. Verabschiedung eines Maßnahmenkataloges über das weitere Vorgehen. Diese Schritte sind sehr allgemein formuliert, da bei einem Einführungs- oder Migrationsprojekt für das neue Hauptbuch die o. g. Phasen ähnlich oder gleich wie bei anderen SAP -Projekten sind. Neu ist bei der bisherigen Erfassungssicht im Buchhaltungsbeleg ein Button, der den Wechsel zwischen der Hauptbuch- und der Erfassungssicht ermöglicht. Mit einem weiteren Button kann bei der Belegprüfung in den sogenannten Expertenmodus gesprungen werden. Darüber kann die Konfiguration der Belegaufteilung angezeigt werden. Nach dem Einsatz von New GL darf die OP-Verwaltung von Konten nicht mehr geändert werden (Programme RFSEPA..). Es empfiehlt sich hier eine Prüfung der Änderungsprotokolle der Tabelle SKA1 oder der Stamm sätze über die Transaktion FS04 (alternativ Report RFSABL00). 5.2 Technischer oder System-Audit (am SAP ERP System) Hier erfolgt die Prüfung direkt am SAP ERP System. Der Audit kann vor dem Going-Live oder im Anschluss einer Einführung / Migration des neuen Hauptbuchs erfolgen. Das Feld Segment kann bei bestimmten Buchhaltungsbelegen auch manuell kontiert werden. Die Steuerung erfolgt über die Feldstatusgruppe, die im Customizing über die Transaktion SPRO geprüft werden kann. Prüfschritte, die auch im klassischen Hauptbuch durchgeführt wurden, können auch nach der Umstellung auf das neue Hauptbuch angewandt werden. Grundsätzlich sollte geprüft werden, ob die Customizing-Einstellungen am System mit den Soll- Konzepten übereinstimmen. Aufgrund der neuen Entitäten wie z. B. Segment oder Ledger müssen insbesondere bei Abfragen (Reports, Tabellen, etc.) genaue Selektionskriterien eingegeben werden. Die altbekannten SAP ERP-Standardreports wurden im neuen Hauptbuch um neue Selektionsfelder erweitert. Um also eine aussagekräftige Auswertung zu erhalten, ist es zwingend notwendig, diese Felder zu pflegen. Für Neuanforderungen, die aus der Einführung des neuen Hauptbuchs resultieren, sollten detaillierte Feinspezifikationen vorliegen, die ausführlich die Ausgangssituation und den Soll-Zustand (inklusive Technische Features) beschreiben. Nachfolgend ein Ausschnitt der Punkte, die bei der Prüfung des Customizings zu beachten sind: Eine Deaktivierung des New GL ist nur dann möglich, wenn noch kein Beleg gebucht wurde! Die Belegaufteilung wird im Customizing zunächst mandantenweit eingestellt, kann dann jedoch pro Buchungskreis wieder deaktiviert werden. Bei Sachkontenbuchungen findet keine automatische Vererbung der Informationen aus den Aufwandspositionen in die Bilanzposition statt. Deshalb müssen für Sachkontenbelegarten eigene, Kunden-individuelle Aufteilungsregeln eingestellt werden. Diese Regel sind zu prüfen. Ab SAP ERP 6.0 ist es zwingend notwendig, die interne Nummernvergabe für Abschreibungsbuchungen einzustellen (Prüfung über die Transaktion SNRO) Abb. 10: Standardreport Bilanz/GuV 5.3 Fachlicher, inhaltlicher Audit Bei dieser Art des Audits erfolgt die Überprüfung von Belegen und Konten auf sachliche und rechnerische 280

7 Richtigkeit und die Zuordnung der Belege zu Geschäftsvorfällen. Innerhalb der Prüfungshandlungen werden Abstimmprüfungen und Übertragungsprüfungen vorgenommen. In der Altdatenübernahme aus dem klassischen in das neue Hauptbuch werden ausschließlich die offenen Posten und die Salden von Bestandskonten aus dem Vorjahr ins neue Hauptbuch überführt. Soll zum Beispiel bei einer Migration die vorhandene klassische Profit-Center-Rechnung in SAP R/3 künftig im neuen Hauptbuch von SAP ERP abgebildet werden, müssen hier die Daten der Tabelle GLPCT in die neue Summentabelle FAGLFLEXT in SAP übernommen werden. Der Saldovortrag und die Verkehrszahlen müssen pro Profit Center und Konto aufgebaut werden, ohne dass Differenzen zum echten legalen Berichtswesen entstehen. Die Prüfung der Daten aus der Überführung kann anhand von Standardreports und Transaktionen erfolgen. Es kann ebenfalls überprüft werden, ob Buchungen aus den Deltabewertungsbereichen in die nicht-führenden Ledger korrekt erfolgt sind. Durch die Deltabewertungslogik im FI-AA und im Fremdwährungsbereich erhält der Deltabewertungsbereich eine höhere Priorität als in der Vergangenheit. Fazit: Internes und externes Rechnungswesen in SAP wachsen immer mehr zusammen. Alle Prüfschritte, die bereits im neuen Hauptbuch speziell angewandt wurden, können größtenteils auch ins neue Hauptbuch übertragen werden. Zu beachten sind jedoch immer die neuen Orga nisationseinheiten Jedoch ist damit zu rechnen, dass sich die Prüfung des Customizing als aufwendigster und komple xester Bestandteil einer Systemprüfung zeigen wird. Sabine Blumthaler ist im Bereich der Prüfung/Beratung von SAP -Systemen bei der IBS-Schreiber GmbH tätig. Vorher war sie aktiv für die Systembetreuung der SAP - Module FI und FI-AA. Ihre Schwerpunkte liegen bei Ordnungsmäßigkeits-/IKS-Prüfungen im Rechnungswesen, bei SAP -Prüfun gen sowie Prüfungen von Berechti gungs konzepten in den Modulen BC, FI und CO. Abb. 11: Auszug aus dem Menü Hauptbuch 281