Projektmanagement. Project organisation and resource management. Siegmar Alber, Luca Debiasi

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1 Project organisation and resource management Siegmar Alber Luca Debiasi

2 Free market Regulated market 6 Head of project management

3 Projekt soll organisiert werden von: effektiven Managern direkt Betroffenen im Projekt Involvierten Es werden jene ausgewählt, die am meisten zum Erfolg beitragen können.

4 dient zur einfachen Identifikation von projektinvolvierten Personen in der Mitte: Projekt nach außen hin immer genauer aufgelistete Personen sind Kandidaten für -Team

5

6 Wer ist für das Projekt wichtig? zwei Achsen: Power Support Schnappschuss

7 Wer ist für das Projekt wichtig? zwei Achsen: Power Support Autorität Wissen Fachkompetenz Schnappschuss

8 Wer ist für das Projekt wichtig? zwei Achsen: Power Support Schnappschuss Autorität Wissen Fachkompetenz Grad an Unterstützungsbereitschaft gegenüber dem Projekt

9

10 Interpretation obere Hälfte Project steering group Promoters Terrorists wenn leer zu wenig Unterstützung für das Projekt untere Hälfte hat zu wenig Autorität um Führungsrolle zu übernehmen verstärkt und ergänzt das Projektteam kein Management, sondern andere Projektarbeiten

11 nicht einfach von Fall zu Fall unterschiedlich

12 Büroumzug Team von 100 Personen soll umziehen Team-Manager hat Finanzierung gesichert technology department: Arbeitsgeräte umsiedeln facilities department: Umzug von Besitztümern Team-Manager Umzug begründet -> Sponsor in Project-Steering-Group überprüft Eignung von neuem Büro -> Kunde Projektteam: 2 Personen (aus technology und facilities department) Der Projekt-Manager kommt aus dem facilities department, weil er umfangreiche Erfahrung mit ähnlichen Projekten und die nötigen fertigkeiten hat.

13 Konferenz öffentliche Konferenzen Vorträge abhalten und Gäste einladen, bezahlen dafür Gebühr organisieren von Konferenzen eigentlich business as usual Jede Konferenz hat Risiken. Jeder Manager hat andere Ziele: Sales Manager: Profit Head of editorial: positives Feedback der eingeladenen Gäste Conference department Manager: akkurates Marketing, effektive Buchungen, Zeitplan einhalten Problem für Conference Manager: bei wenig Gästen go oder no-go, weil Ziele verschieden Beispiel: Er steht zwischen Sales Manager (absagen) und Head of editorial (abhalten) Lösung: gut ausgewählte steering group, die bei allen Konferenzen die Entscheidung trifft

14 Free market Regulated market Projekte und business as usual existieren nebeneinander Ressourcenverteilung? Wenn zu wenig Ressourcen Organisation wird auseinandergezerrt. Wenn Projekt das business as usual zu stark beeinflusst, wird Projekt zurück-/eingestellt Firma kann unter Umständen nicht wachsen/überleben Resource-Pool Gruppe von Individuen jeder mit seinen eigenen Fähig-/Fertigkeiten und besonderen Eigenschaften muss geleitet werden, damit Konflikte minimiert werden

15 Free market Regulated market Wozu? Woher? Ausgleich von Ressourcen (=Arbeitskräften) zwischen Projekt(en) und business as usual Verfügbarkeit von ausreichend qualifizierten Arbeitskräften garantieren interne Quellen (evt. nicht verfügbar) externe Quellen (teurer) Prinzipien: free market regulated market

16 Free market Free market Regulated market beansprucht Ressourcen es gibt mehrere unabhängige Pools (z.b. Abteilungen) wenn ein Projekt Ressourcen benötigt gibt es keine zentrale Anlaufstelle bei mehreren Projekten kann es zu Wettstreit/Konflikten kommen

17 Regulated market Free market Regulated market es gibt einen organisationsweiten Resource-Manager Vorteile: dieser hat den Überblick über alle Pools er ist zentrale Anlaufstelle Resource-Pool-Manager werden trotzdem noch benötigt Ressourcenverteilung auch zwischen Abteilungen Konflikte können vermieden/besser gelöst werden Fertigkeiten-Übersicht kein Zurückhalten von Ressourcen nur auf Grund von persönlichen Interessen eines Resource-Pool-Managers

18 Regulated market Free market Regulated market dafür nötig: Projekt-Ressourcen-Plan Verfügbarkeit der Ressourcen Bedarf der Projekte Ressourcen-Trends erkennen und darauf reagieren Leistungsmessung: Wie aktuell ist der Projekt-Ressourcen-Plan? Wie gut wird der Pool ausgenutzt? Wie gut werden Trends erkannt?

19 Head of project management Projekte sprengen Abteilungsgrenzen es gibt bei einem Projekt viele verschiedene Erwartungen organisationsweites managen von Ressourcen für business as usual und Projekten kann business as usual und Projekte verbessern Ohne matrix management wird business as usual oft priorisiert, auf Kosten der Projekte Schlüsselrolle: Head of project management

20 Head of project management Head of project management wird aus den Resource-Pool-Managern ausgesucht leitet alle Projektmanager - Pool von Projektmanagern macht Vorschläge für den Projektmanager einer steering group durch Rekrutieren, Weiterbilden und Bereitstellen von Projektmanagern verfolgt er langfristige Ziele er soll: erfahren sein Projekt-Management-Leitbild entwickeln und umsetzen nicht für spezielle Projekte zuständig sein Projekte und business as usual entkoppeln Er kann jedoch zusätzlich ein normaler Projektmanager bzw Mitglied einer Steering Group oder des Portfolio-Managements sein.

21 Aufgaben Head of project management je nach Bedarf: zuteilen von Projektmanagern zu Steering-Groups den Projektmanager-Ressourcen-Pool effizient managen Projektmanager überprüfen (z.b. Einhalten des Leitbildes) Wirksamkeit, Anzahl und Qualität der Projektmanager dem Bedarf anpassen Projektmanager anhand deren Leistungen belohnen/bestrafen bzw. Vorschläge dazu zu geben Projektmanager weiterbilden, trainieren und unterstützen

22 Bewertung Head of project management ob er vorausschauend gehandelt hat wie zutreffend seine Prognosen waren wie regelmäsig er den Ressourcen-Plan aktualisiert hat Leistung seiner Projektmanager

23 Head of project management ENDE

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