Reisekosten im Unternehmen effizient abrechnen
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- Alfred Berg
- vor 8 Jahren
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1 Reisekosten im Unternehmen effizient abrechnen Auswahl und Einführung einer Reisekostensoftware Andrea Zimmermann, btm4u (Theorie) Anne Suntrup, Veritas AG (Praxisbeispiel) Mit freundlicher Unterstützung von btm4u - Andrea Zimmermann Praxistag Geschäftsreisen, , München Seite 1
2 Inhalt - Theorieteil ZDF = Zahlen, Daten, Fakten Indirekte Kosten der oft verkannte Faktor Reisekostensoftware - Anbieter am Markt - Unterschiede in Technik - Welche Schnittstellen gibt es und was macht Sinn? - Wie findet ein Unternehmen die Softwarelösung? - Was ist eigentlich ein Lastenheft? - Auszug aus möglichen Auswahlkriterien Anschließend: Anne Suntrup von Veritas mit dem Praxisteil btm4u - Andrea Zimmermann Praxistag Geschäftsreisen, , München Seite 2
3 Zahlen Daten - Fakten 46,6 Mrd. EUR gaben Unternehmen in Deutschland in 2008 für Reisekosten aus 2007 waren es 48,7 Mrd. EUR = - 4,3 % 2005 war ähnlich 2008: 46,2 Mrd. EUR Insgesamt wurden 163,1 Mio. Geschäftsreisen von deutschen Unternehmen durchgeführt In 2007 waren es 166,6 Mio. = - 2,1 % Die Kosten sind doppelt so stark gesunken, wie die Anzahl der Reisen. Die Reisedauer ist stabil: 2,3 Tagen.» VDR Geschäftsreiseanalyse btm4u - Andrea Zimmermann Praxistag Geschäftsreisen, , München Seite 3
4 Zahlen Daten - Fakten Ø-Kosten pro Reise = 311 EUR (316 EUR in 2007) Ø-Kosten pro Tag = 135 EUR (137 EUR in 2007)» VDR Geschäftsreiseanalyse... Häufig entfallen 3-4 % der Betriebskosten auf Reisekosten Reisekosten bilden meist den dritt-/viertgrößten Kostenblock in Unternehmen weitere Hauptblöcke: Personal, Produktionsmaterialien, Miete/Raumunterhaltung, IT, Marketing/Werbung)» Verschiedene Erhebungen und Veröffentlichungen Diplomarbeit von Daniel Fisher (VDR-Jahrbuch 2002) btm4u - Andrea Zimmermann Praxistag Geschäftsreisen, , München Seite 4
5 Direkte und indirekte Reisekosten Direkte Reisekosten Transport, Unterkunft, Verpflegung, Buchungsgebühren Einsparpotenzial oftmals weit über 10 % Indirekte Reisekosten Kreditkartenkosten, Software, Personal btm4u - Andrea Zimmermann Praxistag Geschäftsreisen, , München Seite 5
6 Oft vernachlässigt: Prozesskosten Reisekosten machen oftmals 3 4 % der Betriebskosten aus Prozesskosten: Prozent 30 Studie aus 2008 von AMEX/A.T.Kearney im Durchschnitt nur 4,6% Spanne jedoch: 1 34 %!!! 20 Einsparpotenzial: 54 % der Prozesskosten Flug Hotel Prozesskosten Spesen Auto Bahn Quelle: PricewaterhouseCoopers Unternehmensberatung btm4u - Andrea Zimmermann Praxistag Geschäftsreisen, , München Seite 6
7 Zusammensetzung der indirekten Reisekosten btm4u - Andrea Zimmermann Praxistag Geschäftsreisen, , München Seite 7
8 btm4u - Andrea Zimmermann Praxistag Geschäftsreisen, , München Seite 8
9 Marktübersicht - Softwareanbieter Suchmaschine: INTERNET Fachzeitungen: z.b. jährliche Übersicht in Lohn + Gehalt Messen: z.b. CeBit, ITB, Personalmessen Fachleute, Berater, Informationsforen VDR btm4u - Andrea Zimmermann Praxistag Geschäftsreisen, , München Seite 9
10 Systemunterschiede Kostenlos im Internet Regal -Software (z.b. Lexware) ASP (Application Service Providing) Client-Serverlösung ERP = Enterprise Resources Planning (z.b. SAP) Customized Software Kosten: Verschiedene Abrechnungs-/Kostenmodelle btm4u - Andrea Zimmermann Praxistag Geschäftsreisen, , München Seite 10
11 Schnittstellen Schnittstelle von/zu Lohnbuchhaltung Schnittstelle von/zu Finanzbuchhaltung Schnittstelle zu Banken/Zahlung Schnittstelle zu Währungsdatenbank Schnittstelle OBE (Online Booking Engine) Schnittstelle Kreditkartenumsätze Schnittstelle Zeiterfassung btm4u - Andrea Zimmermann Praxistag Geschäftsreisen, , München Seite 11
12 International einsetzbar! (Auszug) ADP concur MobileXpense SAP andere sind in Arbeit bzw. (in Teilen) umgesetzt Deutschland ist schwierig Hintergrund: Bedarf muß erst generiert werden btm4u - Andrea Zimmermann Praxistag Geschäftsreisen, , München Seite 12
13 Wie finden Sie die passende Lösung? Empfehlung: Erstellen Sie einen Kriterienkatalog was Sie von der Software erwarten Beschreiben Sie Ihren Ist-Zustand/Ablauf Benennen Sie Ihre IT-Umgebung und Anforderungen Beschreiben Sie Ihren Soll-Ablauf Bauen Sie darauf einen RFP (Request for porposal) auf Möglichst viele geschlossene Fragen Klare Bewertung vorher überlegen Senden Sie diesen an ausgewählte (bestens max. 5 Anbieter) Lassen Sie die besten 3 präsentieren Wählen Sie aus unter Berücksichtigung aller Kosten. Vorteil dieses Wegs: Sie überlegen vorher was Sie benötigen und erhalten vergleichbare Angebote. Die Basis für ein vollständiges Lastenheft steht damit auch bereits. btm4u - Andrea Zimmermann Praxistag Geschäftsreisen, , München Seite 13
14 Auswahlkriterien (Auszug) Besondere Situation: öffentlicher Dienst Einfache Bedienerführung (intuitiv) (Beweis: z. B. auf der Messe möglich) Einfache Inbetriebnahme (Referenzkunden mit ähnlichem Profil) Zeitnahe Updates (Steuerrechtliche Änderungen, Aktualisierung der Software im allgemeinen) btm4u - Andrea Zimmermann Praxistag Geschäftsreisen, , München Seite 14
15 Auswahlkriterien (Auszug) Internationale Einsetzbarkeit & Mehrsprachigkeit Export für die Lohnsteuerkarte (Wichtig!) IDEA Schnittstelle (Steuerprüfung) Datenübermittlung bei dezentraler Erfassung Kostenaufteilung (Projekte/Kostenstellen/Kostenträger) Mandantenfähigkeit Lohnsteuerpflichtige- & Werbungskostenanteile Kopierfunktion für wiederkehrende Reisen / Sammelerfassung Prüfung der Drei-Monatsfrist Prüfung 46-Tage Regelung Kommunikation via Mailprogramm Schnittstellenanforderungen / IT-Besonderheiten btm4u - Andrea Zimmermann Praxistag Geschäftsreisen, , München Seite 15
16 Was RKA-Tools teilweise noch leisten: Auswertung zu ausländischen Kosten Prüfung der Effizienz einer Umsatzsteuer- Rückvergütung Basis für Verhandlungen mit Versicherungen Auswertungen zu gefahrenen Kilometern mit dem privaten PKW Auswertungen zur Anzahl der Reisetage (Inland/Ausland) Weiterfakturierung (Rechnungslegung an Kunden) Verwaltung von Arbeitszeiten/Abwesenheiten Verwaltung von mobilen Arbeitsmitteln (Laptop, Mobiltelefon) Verbesserungsmöglichkeit der internen Prozesse btm4u - Andrea Zimmermann Praxistag Geschäftsreisen, , München Seite 16
17 Wußten Sie, dass......unternehmen seit 2004 verpflichtet sind, die gezahlten steuerfreien Pauschalen aus Reisekosten und Doppelter Haushaltsführung auf der Lohnsteuerkarte zu bescheinigen? Ohne Software ein aufwendiges Unterfangen! btm4u - Andrea Zimmermann Praxistag Geschäftsreisen, , München Seite 17
18 btm4u - Andrea Zimmermann Praxistag Geschäftsreisen, , München Seite 18
19 Und wie eine Auswahl und Implementierungsprojekt in der Praxis aussehen kann erzählt Ihnen jetzt Anne Suntrup Veritas AG, Gelnhausen btm4u - Andrea Zimmermann Praxistag Geschäftsreisen, , München Seite 19
20 Für weitere Fragen Anne Suntrup Andrea Zimmermann Veritas AG Stettiner Straße Gelnhausen Tel btm4u Andrea Zimmermann Heidelberger Landstraße 52a Darmstadt Tel btm4u - Andrea Zimmermann Praxistag Geschäftsreisen, , München Seite 20
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