Signieren und Signaturprüfung im Angebotsassistenten (AnA)

Transkript

1 Signieren und Signaturprüfung im Angebotsassistenten (AnA) Version

2 Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung: Signieren im AnA PDF-Dokument auswählen Speicherort auswählen Signaturfeld auswählen Dokument mit vorhandenem Signaturfeld Dokument ohne Signaturfeld Signatur erzeugen Signatur prüfen Das Dokument ist nicht signiert Die Datei ist nicht gültig signiert Die Datei ist gültig signiert Dokument anzeigen Seite 1

3 1. Einleitung: Dieses Dokument beschreibt das Signieren von pdf-dokumenten aus dem AnA (Angebotsassistenten) heraus (Schritt 10 im Workflow). Die zu signierenden Dokumente liegen dabei auf Ihrer lokalen Festplatte und dürfen nicht geöffnet sein. Nach dem Signieren werden die Dokumente in den AnA importiert und von dort aus versendet (Schritte 11 und 12). Unterlagen signieren - Punkt 10 im Arbeitsablauf Es besteht ergänzend die Möglichkeit, Dokumente mit dem eigenständigen Signaturclient für Bieter (unabhängig vom AnA) zu signieren. Dieses Vorgehen ist hier in einer eigenständigen Dokumentation beschrieben. Um gültige digitale Signaturen erstellen zu können, benötigen Sie ein von der e-vergabe unterstütztes Signaturzertifikat in Form einer Datei (fortgeschritten) oder einer Karte (qualifiziert) und ein dafür geeignetes Kartenlesegerät (Punkt 1). Die von der e-vergabe unterstützten Signaturzertifikate finden Sie hier. Die technischen Voraussetzungen für das Ausführen des AnA sind: a) ein PC mit Internetzugang und Browser b) Installation von Java (32bit) und c) die Installation von OpenLimit (Punkt 2) Die benötigten Softwarekomponenten finden Sie hier Seite 2

4 2. Signieren im AnA Starten Sie bitte den Angebotsassistenten.» Klicken Sie auf Signatur Seite 3

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6 3. PDF-Dokument auswählen» Hinweis: Zu signierende Dokumente müssen in Ihrem Dateisystem (Festplatte, Netzlaufwerk, USB-Geräte, etc) abgelegt sein. Vergabeunterlagen müssen daher vor dem Ausfüllen und Signieren aus dem AnA in Ihr Dateisystem exportiert worden sein Seite 5

7 » Wählen Sie den Ordner mit dem zu signierenden Dokument aus. Info: Indem Sie auf das Symbol mit dem Haus klicken gelangen Sie auf Ihren Desktop Seite 6

8 Wählen Sie das zu signierende Dokument aus.» Bsp: Klicken Sie auf Seite 7

9 Das ausgewählte Dokument wird Ihnen angezeigt Seite 8

10 4. Speicherort auswählen Wichtiger Hinweis: Wenn Sie keinen Speicherort für das signierte Dokument auswählen, wird das aktuelle Dokument beim Signieren ohne Rückfrage überschrieben und kann danach nicht mehr bearbeitet werden! Tipp: Überschreiben Sie das Ursprungsdokument nicht, um später noch Änderungen daran vornehmen und es erneut signieren zu können. Wählen Sie daher einen anderen Speicherort (oder Dateinamen falls dies seitens der Vergabestelle erlaubt ist) für das signierte Dokument.» Klicken Sie Seite 9

11 Tipp: Legen Sie einen Ordner z.b. "signierte Dokumente" in Ihrem Verfahrensordner an» Klicken Sie auf, vergeben einen Namen für den Ordner und bestätigen mit ENTER / RETURN» Markieren Sie den soeben angelegten Ordner Seite 10

12 Seite 11

13 5. Signaturfeld auswählen 5.1 Dokument mit vorhandenem Signaturfeld Enthält das Dokument ein spezielles Signaturfeld für Bieter (Signaturfeld enthält die Zeichenfolge _B_ ), wählen Sie Dieses bitte aus (nicht die Lupe am Beginn der Zeile) Seite 12

14 Fahren Sie bitte mit Punkt 6 fort Seite 13

15 5.2 Dokument ohne Signaturfeld Enthält das Dokument kein geeignetes Signaturfeld, wird dem Dokument eine Seite mit vier Signaturfeldern hinzugefügt. Wählen Sie das erste Signaturfeld aus (nicht die Lupe am Beginn der Zeile) Seite 14

16 Seite 15

17 6. Signatur erzeugen» Klicken Sie auf die Schaltfläche Signatur erzeugen. Sie erhalten die Meldung, dass Ihrer Signatur erfolgreich erstellt wurde! WICHTIGER HINWEIS: Diese Meldung sagt nur aus, das eine Signatur (erfolgreich) erstellt wurde, nicht ob diese gültig ist! Wie Sie die Gültigkeit dieser Signatur prüfen können, lesen sie unter Punkt 7 nach Seite 16

18 7. Signatur prüfen Die erstellte Signatur sollte zur Sicherheit auf ihre Gültigkeit überprüft werden! Klicken Sie auf Signatur. Klicken Sie auf Seite 17

19 Suchen Sie das Verzeichnis mit Ihrem signierten Dokument Seite 18

20 Klicken Sie auf. Wählen Sie das signierte Dokument aus, welches Sie prüfen möchten Seite 19

21 Klicken Sie auf. Klicken Sie auf. Als Ergebnis der Prüfung erhalten Sie entweder den Status nicht signiert, nicht gültig signiert oder gültig signiert Seite 20

22 7.1 Das Dokument ist nicht signiert Das ausgewählte Dokument enthält keine Signatur. 7.2 Die Datei ist nicht gültig signiert Ist die Signatur ungültig, so erscheint in der Zusammenfassung von OpenLimit die Mitteilung Die Datei enthält eine ungültige Signatur» Klicken Sie auf die Schaltfläche OK Seite 21

23 Der Signaturclient informiert Sie nun ebenfalls darüber, dass die Signatur ungültig ist.» Klicken Sie auf um die Prüfung zu beenden Nutzen Sie in diesem Fall unsere Hinweise unter Gültige Signaturen erzeugen, die sie hier finden Seite 22

24 7.3 Die Datei ist gültig signiert Ist die Signatur gültig signiert, erhalten Sie auf einem Windows-PC im Reiter Zusammenfassung der OpenLimit-Meldung die Nachricht Die Datei ist gültig signiert!. Dies ist die für die Angebotsabgabe relevante Information! Wenn Sie diese Meldung erhalten, ist die Datei gültig signiert! Wie die Signatur dabei im Dokument aussieht (siehe Kapitel 8) ist nicht von Bedeutung.» Klicken Sie auf die Schaltfläche OK Seite 23

25 Anmerkung: Bei Nutzung der Betriebssysteme Mac OS X oder Linux erscheint nach der erfolgreichen Prüfung der Signatur die Meldung Die Signatur ist technisch korrekt. Nach Bestätigen des Buttons OK (Windows) bzw. Schließen (Mac OS X, Linux) informiert Sie der Signaturclient nun ebenfalls darüber, dass die Signaturprüfung erfolgreich war.» Klicken Sie auf um die Prüfung zu beenden oder lassen Sie sich das Dokument anzeigen (optional) Seite 24

26 8. Dokument anzeigen Die Ansicht des Signaturfeldes im Dokument ist abhängig von der eingesetzten Version Ihres pdf-betrachters (Adobe Acrobat X, Adobe Reader XI etc.) und kann stark variieren. Relevant ist die in Absatz 7.3 erwähnte Meldung in der Zusammenfassung von OpenLimit und nicht die Ansicht im pdf-dokument! Seite 25

27 Beispiele für die Anzeige der Signatur Nachfolgend einige Beispiele, wie die soeben erzeugte, gültige Signatur in verschiedenen Programmen aussehen kann. Beachten Sie bitte: Es handelt sich hierbei um ein und dasselbe Dokument, das in unterschiedlichen PDF-Anwendungen geöffnet wurde! a) Beispiel Adobe Acrobat X Pro b) Beispiel Adobe Reader 9.5 mit OpenLimit/SecCommerce c) Beispiel Adobe Reader 9.5 mit jsign-plugin d) Beispiel Adobe Acrobat 8 Professional Seite 26