HR Campus AG Bannweg 13 CH-8322 Madetswil

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1 HR Campus AG Bannweg 13 CH-8322 Madetswil

2 1 Übersicht Kurzbeschreibung Kurzübersicht der Elemente Export der Mitarbeiterstammdaten (PA-Export) PA-Export Selektionsmaske Feldsteuerung Mappingtabelle Tabelle der verfügbaren USER-EXITS Tabelle der Empfangbaren umantisfelder /HRC/S728_UFIELDS Export der Organisationsstruktur (OM-Export) Export - Selektionsmaske Berechtigungssteuerung mit Infotyp Infotyp Rolle im umantis Erlaubte umantis Module Erlaubte Organisationseinheiten Berechtigungen Berechtigungsrolle für das Interface User-Exits (offenes ABAP-Coding für Kundenerweiterungen) ZHRC_SOL728_EXIT ZHRC_SOL728_CI_V Upload der Daten Manueller Upload der OE Struktur Manueller Upload der Mitarbeiter Stammdaten Automatischer Upload /15

3 1 Übersicht 1.1 Kurzbeschreibung Das umantis Interface for SAP ist eine SAP Schnittstelle, welche alle Daten exportiert, die für den Betrieb von umantis Mitarbeitermanagement benötigt werden. Das Interface bietet eine ganze Reihe an vordefinierten Stammdatenfelder. Zusätzlich kann jedes Feld separat noch übersteuert werden oder weitere Kundenfelder aktiviert werden. Um die verschieden Terminologien zu verbinden bietet dieses Interface zudem eine Reihe von Mappingtabellen an. Das Interface beinhaltet zwei Datenexporte, welche für den Betrieb von umantis essentiell sind: der Export von Mitarbeiterstammdaten sowie der Export der Organisationsstruktur. Zusätzlich bietet das SAP umantis Interface auch die Möglichkeit einer Berechtigungssteuerung über einen kundeneigenen Infotyp. 1.2 Kurzübersicht der Elemente Transaktion /HRC/S728_UMA_001 /HRC/S728_UMA_002 Beschreibung Export der Mitarbeiterstammdaten (PA-Export) Export der Organisationsstruktur (OM-Export) Tabelle /HRC/S728_FS_V2 /HRC/S728_MAPPIN /HRC/S728_UEXIT /HRC/S728_UFIELD Beschreibung Feldsteuerung des Mitarbeiterexport Felder aktivieren Mappingtabelle für Datenumsetzungen Verfügbare User-Exits Für die Schnittstelle verfügbare Umantis-Felder Infotyp IT 9728 Beschreibung Steuerung der Berechtigungen im umantis über SAP Rolle /HRC/SOL728 Beschreibung Berechtigungsrolle für das Ausführen des Interfaces 3/15

4 2 Export der Mitarbeiterstammdaten (PA-Export) Der Export der Mitarbeiterstammdaten (PA-Export) ist das Kernstück des Interfaces. Es werden alle benötigten Mitarbeiterdaten aus dem SAP exportiert. 2.1 PA-Export Selektionsmaske Der Selektionsbildschirm für den Export wird über die Transaktion /HRC/S728_UMA_001 aufgerufen. Auf dieser Oberfläche kann die zu exportierende Population spezifisch eingegrenzt werden. Mittels Klick auf weitere Selektionen können weitere Selektionskriterien hinzugefügt werden. Die Rückrechnungsversion ist nur beim Export von Lohndaten relevant. Stichtag für die Datenselektion und der Speicherpfad können frei definiert werden. Beim Auswahlpunkt Codepage wird empfohlen den Parameter UTF-8 auszuwählen. Die Daten können auf den Applikationsserver (für Batch-Jobs) oder auf die lokale Workstation (ad-hoc Exporte) geschrieben werden. Die gewählten Selektionsparameter können in einer Variante gespeichert werden (mittels Save-Button) um sie jederzeit wieder aufzurufen. Abbildung 1 - /HRC/S728_UMA_001 - Stammdatenexport 2.2 Feldsteuerung Im Interface sind alle im umantis verfügbaren Felder vordefiniert. Das Interface bietet bei der Auslieferung eine Reihe von vorgefüllten Feldern (mit SAP- Standardfeldern wie z.b. Vorname gefüllt). Eine genaue Definition kann in der Exceltabelle für das Customizing entnommen werden (bitte wenden Sie sich an Ihren HR Campus Berater, falls Sie diese Tabelle nicht erhalten haben). Die Sequenznummer der ersten Spalte entspricht der umantis Feldnummer im Excel. Jedes einzelne Feld kann zusätzlich übersteuert oder neu definiert werden über entsprechende Einstellung in der Feldsteuerungstabelle und über User-Exits (für weitere Informationen kontaktieren Sie bitte Ihren HR Campus Berater). Welche Felder ans umantis schlussendlich gesendet werden sollen, wird über die Feldsteuerung /HRC/S728_FS_V2 definiert. Jedes Feld kann einzeln aktiviert oder 4/15

5 deaktiviert werden. Somit können auch schon vordefinierte Felder wieder deaktiviert werden, wenn sie nicht benötigt werden. Übersicht Detail Abbildung 2 - /HRC/S728_FS_V2 Feldsteuerung 2.3 Mappingtabelle In der Tabelle /HRC/S728_MAPPIN können Umsetzregeln für einzelne Felder hinterlegt werden. Die Umsetzregeln zum Feld werden über die Sequenznummer ermittelt und der angelieferte Ursprungswert wird in den Zielwert umgesetzt und so an die Schnittstelle übergeben. 5/15

6 Abbildung 3 - /HRC/S728_MAPPIN Umsetzungsregeln 6/15

7 2.4 Tabelle der verfügbaren USER-EXITS In der Tabelle /HRC/S728_UEXIT sind alle verfügbaren User-Exits gemäss Auslieferung aufgeführt. Hier können auch Kundeneigene USER-Exits angelegt werden. Das Coding der User-Exits befindet sich im ABAP-Report ZHRC_SOL728_EXIT. Jedes USER-EXIT ist dort als Formroutine abgelegt. Abbildung 4 - /HRC/S728_UEXIT Verwaltung USER-EXITS 7/15

8 Abbildung 5 Beispiel Coding eines USER-EXITS 8/15

9 2.5 Tabelle der Empfangbaren umantisfelder /HRC/S728_UFIELDS In der Tabelle /HRC/S728_UFIELDS sind alle in Umantis importierbaren Felder aufgeführt. Abbildung 6 - /HRC/S728_UFIELDS Verwaltung umantisfelder 9/15

10 3 Export der Organisationsstruktur (OM-Export) 3.1 Export - Selektionsmaske Mit der Transaktion /HRC/S728_UMA_002 wird die Selektionsmaske für den OM- Export geöffnet. Hier kann wie beim PA-Export der Stichtag für die Datenselektion, der Speicherpfad sowie der Codepage-Parameter (UTF-8 empfohlen) ausgewählt werden. Die Daten können auf den Applikationsserver (für Batch-Jobs) oder auf die lokale Workstation (ad-hoc Exporte) geschrieben werden. Die gewählten Selektionsparameter können in einer Variante gespeichert werden (mittels Save- Button) um sie jederzeit wieder aufzurufen. Der OM-Export exportiert jeweils die gesamte Organisationsstruktur. Diese wird benötigt, da beim Import der PA-Daten das Feld Organisationseinheit überprüft wird, ob diese überhaupt in der Organisationsstruktur vorhanden ist. Folglich wird empfohlen, die OM-Struktur zeitlich immer vor der PA-Struktur einzulesen. Abbildung 7 - /HRC/S728_UMA_002 Export der Organisationsstruktur 10/15

11 4 Berechtigungssteuerung mit Infotyp Infotyp 9728 Mit dem SAP umantis Interface wird ein kundeneigener Infotyp mitgeliefert. Mit diesem Infotyp können die umantis Berechtigungen über das SAP gesteuert werden. Auf dem Infotyp können die Rolle, die erlaubten Module sowie zusätzliche Organisationseinheiten definiert werden. Bitte beachten: Vor der ersten Installation muss überprüft werden ob der Infotyp 9728 schon im System verwendet wird! Abbildung 8 - Infotyp 9728 zur Pflege der Berechtigungen Rolle im umantis In diesem Feld können Sie die Rolle des Mitarbeiters definieren. Initial hat jede Person die Rolle Mitarbeiter und jeder Leiter einer Organisationseinheit die Rolle Vorgesetzter im umantis. Alle davon abweichenden Rollen können hier gepflegt werden via Auswahlmenü Erlaubte umantis Module Hier kann definiert werden welche Module ein Mitarbeiter verwendet. Die einzelnen Module sind als Auswahlliste hinterlegt (F4-Auswahl) Erlaubte Organisationseinheiten Initial wird jeder Person die eigene Organisationseinheit mitgegeben. Somit hat jeder Vorgesetze primär Zugriff auf de eigene Organisationseinheit. Soll der Vorgesetzte auf alle unter ihm liegende Organisationseinheiten Zugriff erhalten, wird das über die Rolle Vorgesetzter OEplus gesteuert. 11/15

12 Falls jedoch der entsprechende Vorgesetze noch Zugriff auf weitere, einzelne Organisationseinheiten erhalten soll, können diese hier eingetragen werden. 5 Berechtigungen 5.1 Berechtigungsrolle für das Interface In der Lieferung ist die Berechtigungsrolle /HRC/SOL728 enthalten. Sie beinhaltet die Berechtigungen für die beiden Transaktionen (PA-Export und OM-Export). Ebenfalls ist ein Benützermenü definiert für das einfache Starten der beiden Reports. Abbildung 9 - Benutzermenü für das Interface 12/15

13 6 User-Exits (offenes ABAP-Coding für Kundenerweiterungen) 6.1 ZHRC_SOL728_EXIT Hier wird das Coding für alle aus der Feldsteuerungstabelle aufrufbaren USER- EXITS abgelegt. 6.2 ZHRC_SOL728_CI_V2 Hier können weitere kundenindividuelle Programmlogiken eingebaut werden. Diese Funktion übersteuert jegliche vorangehende Logik. Es besteht hier die Möglichkeit jedes Datenfeld individuell zu befüllen. Abbildung 10 - Beispiel Coding Kundenindividuelle Programmlogik für Feld /15

14 7 Upload der Daten 7.1 Manueller Upload der OE Struktur Damit die Mitarbeiter der richtigen Organisationseinheit zugeordnet werden, muss der Upload der OE Struktur im vor dem Upload der Stammdaten erfolgen. Um in den umantis Importbereich zu kommen, klicken Sie auf IMPORTE oben rechts in der Symbolleiste. Die Organisationsstruktur ist technisch eine Auswahlliste und dementsprechend muss hier die Option Neuer Import Auswahlliste gewählt werden. Anschliessend kann die XML Datei ausgewählt werden. Prinzipiell wird bei Daten aus dem SAP immer ein Komplettimport durchgeführt. Dabei werden abgegrenzte Organisationseinheiten auch im umantis historisiert. Falls jedoch eine Organisationsstruktur aus verschiedenen Systemen zusammengesetzt wird, kann diese Zusammensetzung mittels Teilimporten erfolgt werden. Abbildung 11 - Import der Organisationsstruktur 7.2 Manueller Upload der Mitarbeiter Stammdaten Um in den umantis Importbereich zu kommen, klicken Sie auf IMPORTE oben rechts in der Symbolleiste. Unter Neuer Import kann nun ein neuer Mitarbeiter-Import gestartet werden. Dieser soll erst gestartet werden, nachdem der Upload der OE-Struktur erfolgreich abgeschlossen wurde, damit eine korrekte Zuordnung der zu importierenden Mitarbeitern zur jeweiligen OE vorgenommen werden kann. 14/15

15 Abbildung 12 - Import der Mitarbeiterliste starten Anschliessend kann die XML Datei ausgewählt werden. Auch hier wird prinzipiell ein Komplettimport durchgeführt. Dabei werden alle Personen, welche nicht importiert werden ins Archiv verschoben. So kann garantiert werden, dass ausgetretene Mitarbeiter auch im umantis System historisiert werden. Abbildung 13 - Neuen Import erstellen 7.3 Automatischer Upload Es besteht prinzipiell auch die Möglichkeit eines automatischen Uploads Szenario von SAP in umantis. Für weitere Informationen hierzu nehmen Sie doch bitte Kontakt mit Ihrem HR Campus oder umantis Berater auf. 15/15