Novell. GroupWise 2012 effizient einsetzen. Peter Wies. 1. Ausgabe, Mai 2012

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1 Peter Wies 1. Ausgabe, Mai 2012 Novell GroupWise 2012 effizient einsetzen GW2012

2 Impressum Matchcode: GW2012 Autor: Peter Wies Produziert im HERDT-Digitaldruck 1. Ausgabe, Mai 2012 HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH Am Kümmerling Bodenheim Internet: HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Verlags reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Wenn nicht explizit an anderer Stelle des Werkes aufgeführt, liegen die Copyrights an allen Screenshots beim HERDT-Verlag. Sollte es trotz intensiver Recherche nicht gelungen sein, alle weiteren Rechteinhaber der verwendeten Quellen und Abbildungen zu finden, bitten wir um kurze Nachricht an die Redaktion. Die in diesem Buch und in den abgebildeten bzw. zum Download angebotenen Dateien genannten Personen und Organisationen, Adress- und Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen etc. sind frei erfunden. Eventuelle Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten sind unbeabsichtigt und rein zufällig. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Verweise auf Webseiten Dritter. Diese Webseiten unterliegen der Haftung der jeweiligen Betreiber, wir haben keinerlei Einfluss auf die Gestaltung und die Inhalte dieser Webseiten. Bei der Bucherstellung haben wir die fremden Inhalte daraufhin überprüft, ob etwaige Rechtsverstöße bestehen. Zu diesem Zeitpunkt waren keine Rechtsverstöße ersichtlich. Wir werden bei Kenntnis von Rechtsverstößen jedoch umgehend die entsprechenden Internetadressen aus dem Buch entfernen. Die in den Bildungsmedien des HERDT-Verlags vorhandenen Internetadressen waren zum Zeitpunkt der Erstellung der jeweiligen Produkte gültig. Sollten Sie die Inhalte nicht mehr unter den angegebenen Adressen finden, sind diese eventuell inzwischen komplett aus dem Internet genommen worden oder unter einer neuen Adresse zu finden.

3 1 Novell GroupWise 2012 effizient einsetzen 1.3 Das GroupWise-Hauptfenster Die Elemente des GroupWise-Hauptfensters Nach dem Start des Programms öffnet sich das GroupWise-Hauptfenster. Es enthält sowohl GroupWise-spezifische als auch Windows-Standardelemente (z. B. das Schließfeld in der rechten oberen Fensterecke). Menüleiste Navigationsleiste Favoritenliste Symbolleisten Kopfleiste Fensterbereich (mit angezeigter Nachrichtenliste) Ordnerliste Statusleiste Je nach gewählter Bildschirmauflösung und eventuell bereits geänderten Einstellungen in GroupWise kann das Hauptfenster von der hier gezeigten Abbildung abweichen. Übersicht über die GroupWise-Bildschirmelemente Menüleiste GroupWise stellt mehrere Menüs zur Verfügung, mit denen Sie die verschiedenen Befehle des Programms aufrufen können. Die Menüs von GroupWise passen sich je nach Arbeitsumgebung in ihrem Befehlsumfang der Arbeitssituation an, das heißt, es werden nur die Befehle angezeigt, die momentan durchführbar sind. Navigationsleiste Die Navigationsleiste bietet über die enthaltenen Register einen schnellen Zugriff auf die wichtigsten Ordner von GroupWise. Sie können die Navigationsleiste anpassen, indem Sie beispielsweise weitere Ordner als Register hinzufügen (vgl. Abschnitt 1.4). Symbolleisten Kopfleiste Hier lassen sich häufig benötigte Befehle (z. B. Senden einer ) schnell durch Anklicken der entsprechenden Schaltflächen ausführen. Wenn Sie mit der Maus auf eine Schaltfläche zeigen, erscheint eine Kurzbeschreibung des Befehls, die sogenannte QuickInfo. Sie können die Symbolleisten bei Bedarf individuell anpassen (vgl. Abschnitt 1.5). In der Kopfleiste des Fensterbereichs wird der Name des geöffneten Ordners angezeigt. Über das Suchfeld lassen sich schnell bestimmte Nachrichten suchen. 8 HERDT-Verlag

4 GroupWise kennenlernen 1 Favoritenliste Ordnerliste Fensterbereich Statusleiste In der Favoritenliste werden standardmäßig die zuletzt von Ihnen verwendeten Ordner im Bereich aufgelistet. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, im Bereich eine individuelle Auswahl an Ordnern anzuzeigen (vgl. Abschnitt 1.4). Wenn Sie einen Ordner in der Favoritenliste anklicken, wird dessen Inhalt im Fensterbereich eingeblendet. Über die Ordnerliste können Sie auf die Inhalte der verschiedenen GroupWise-Ordner (z. B. des Ordners Kalender) zugreifen. Im Fensterbereich wird der Inhalt des aktuell gewählten Ordners eingeblendet. Direkt nach dem Programmstart wird hier standardmäßig die Nachrichtenliste (der Inhalt des Ordners Mailbox) angezeigt. In der Statusleiste erhalten Sie nützliche Hinweise, z. B. zur Anzahl der Elemente im gerade geöffneten Ordner. In der Favoriten-/Ordnerliste können Sie über die Schaltfläche bzw. vorhandene Unterordner ein- bzw. ausblenden. 1.4 Die Anzeigebereiche des Hauptfensters nutzen Zwischen Ordnern in der Ordnerliste wechseln GroupWise speichert alle Informationen in Ordnern, die in der Ordnerliste angezeigt werden. Wenn Sie auf einen Ordner klicken, wird im Fensterbereich der Inhalt des entsprechenden Ordners aufgelistet. Über den Menüpunkt ANZEIGEN - ORDNERLISTE lässt sich die Ordnerliste aus- bzw. wieder einblenden. Sie können hierzu auch auf die Schaltfläche am rechten Rand der Navigationsleiste klicken. Ordner Mailbox Ausgangsnachrichten Kalender Häufig benutzte Kontakte Erläuterung Der Ordner Mailbox enthält alle eingegangenen Mails (Nachrichten). In diesem Ordner werden alle versendeten Nachrichten aufgelistet. Über diesen Ordner haben Sie Zugriff auf Ihren Terminkalender, in dem Sie z. B. Termine und Besprechungen planen und eingeben können. Standardmäßig werden alle eingetragenen Termine für den heutigen Tag angezeigt. Sie können bei Bedarf festlegen, dass in diesem Ordner automatisch die Adressen aus empfangenen bzw. gesendeten Mails kopiert werden (vgl. Abschnitt 6.1). Standardmäßig enthält der Ordner als Unterordner Ihr persönliches Adressbuch. In beiden Ordnern lassen sich beispielsweise Adressdaten nachschlagen, neue Adressen eingeben oder Adressen für zu versendende Mails auswählen. HERDT-Verlag 9

5 1 Novell GroupWise 2012 effizient einsetzen Ordner Dokumente Jobliste In Arbeit Aktenschrank Papierkorb Erläuterung Mithilfe der in diesem Ordner abgelegten Verweise können Sie schnell die in der Bibliothek von GroupWise gespeicherten Dokumente bearbeiten bzw. dort neue Dokumente erstellen. Der Unterordner Autorisiert zeigt alle Dokumente an, die Sie erstellt haben, der Ordner Standardbibliothek alle Dokumente, auf die Sie zugreifen dürfen. Hier werden alle Ihnen zugewiesenen Jobs (Aufgaben) aufgelistet. Die einzelnen Jobs besitzen ein Anfangs- und Enddatum und können über ein Kontrollfeld als erledigt gekennzeichnet werden. Im Ordner Jobliste lassen sich bei Bedarf auch Mails, Notizen oder Termine ablegen. So können Sie beispielsweise besser überblicken, bei welchen Mails weitere Aktionen von Ihnen erforderlich sind. Hier werden die Nachrichten gespeichert, die Sie bereits erstellt, aber noch nicht gesendet haben. Sie können die entsprechenden Nachrichten bearbeiten und zu einem späteren Zeitpunkt abschicken. Der Aktenschrank enthält alle selbst erstellten Ordner, in denen Sie Ihre Mails, Termine und Dokumente verwalten können. Alle gelöschten Elemente (z. B. Mails oder Termine) werden zunächst im Papierkorb abgelegt. Sie können die ausgewählten Nachrichten dort endgültig löschen oder wiederherstellen. Ordner zur Favoritenliste hinzufügen Die Favoritenliste bietet die Möglichkeit, auf häufig verwendete Ordner schnell zuzugreifen. Neben den hier automatisch angezeigten Ordnern, die Sie zuletzt verwendet haben, können Sie im Bereich FAVORITEN weitere Ordner einblenden. Klicken Sie in der Ordnerliste mit der rechten Maustaste auf den betreffenden Ordner und wählen Sie den Kontextmenüpunkt ZU FAVORITEN HINZUFÜGEN. Möchten Sie mehrere Ordner auf einmal zur Favoritenliste hinzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor: Klicken Sie in der Favoritenliste mit der rechten Maustaste auf den Eintrag FAVORITEN und wählen Sie den Kontextmenüpunkt FAVORITEN AUSWÄHLEN. Falls der Eintrag FAVORITEN nicht in der Favoritenliste angezeigt wird, müssen Sie zunächst wie zuvor beschrieben einen Ordner in die Favoritenliste aufnehmen. Aktivieren Sie im nun geöffneten Dialogfenster die Kontrollfelder der gewünschten Ordner und bestätigen Sie mit OK. Um einen Ordner aus der Favoritenliste zu entfernen, klicken Sie den betreffenden Eintrag mit der rechten Maustaste an und wählen Sie den Kontextmenüpunkt AUS FAVORITEN ENTFERNEN. Die Favoritenliste lässt sich über den Menüpunkt ANZEIGEN - ORDNERLISTE - FAVORITENLISTE aus- bzw. einblenden. 10 HERDT-Verlag

6 GroupWise kennenlernen 1 Die Navigationsleiste nutzen Die Navigationsleiste ermöglicht einen schnellen Zugriff auf die Ordner (Ansichten) Basis, Mailbox, Kalender, Ausgangsnachrichten und Kontakte. Um den Inhalt eines dieser Ordner im Fensterbereich einzublenden, klicken Sie in der Navigationsleiste auf das entsprechende Register. Anzahl der ungelesenen Nachrichten Sie können bei Bedarf weitere Ordner als Register zur Navigationsleiste hinzufügen: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen freien Bereich der Navigationsleiste und wählen Sie den Kontextmenüpunkt NAVIGATIONSLEISTE ANPASSEN. Aktivieren bzw. deaktivieren Sie im abgebildeten Dialogfenster die Kontrollfelder der gewünschten Ordner, um die betreffenden Register ein- oder auszublenden. Die Farbe der Navigationsleiste können Sie im Feld einstellen. Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit OK. Möchten Sie ein Register an einer anderen Position anzeigen, ziehen Sie das Register mit der Maus an die gewünschte Stelle. Die Einfügeposition wird dabei durch einen blauen Balken gekennzeichnet. Die Spalten des Fensterbereichs anpassen Sie möchten die Spaltenbreite ändern Ziehen Sie die rechte Spaltentrennlinie der Spalte in die gewünschte Richtung. oder Klicken Sie doppelt auf die rechte Trennlinie, um die Spaltenbreite an den längsten Eintrag in der Spalte anzupassen. Spaltenkopf die Spaltenreihenfolge ändern eine Spalte löschen zusätzliche Spalten anzeigen Klicken Sie auf den gewünschten Spaltenkopf und ziehen Sie die Spalte an die neue Position. Ziehen Sie den entsprechenden Spaltenkopf nach unten in den Fensterbereich. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Spaltenkopf und wählen Sie im Kontextmenü die entsprechende Spalte. Über den Kontextmenüpunkt können Sie bei Bedarf noch weitere Spalten hinzufügen. HERDT-Verlag 11

7 1 Novell GroupWise 2012 effizient einsetzen Die Blitzvorschau nutzen Am unteren Rand des Fensterbereichs können Sie die sogenannte Blitzvorschau einblenden. Hier wird der Inhalt des in der Nachrichtenliste markierten Elements angezeigt. Vorschaufenster Anlagenfenster Eingeblendete Blitzvorschau Sie möchten die Blitzvorschau einbzw. ausblenden die Größe des Vorschau-/Anlagenfensters ändern das Anlagenfenster aus- bzw. einblenden Rufen Sie den Menüpunkt ANZEIGEN - BLITZVORSCHAU auf. Alternativen: Sq (in der Symbol- bzw. Navigationsleiste) oder Verschieben Sie den Fensterteiler bzw. in die gewünschte Richtung. Klicken Sie auf die Schaltfläche. In der Blitzvorschau angezeigte Nachrichten werden automatisch als gelesen markiert. Die Einstellungen, die Sie für die Blitzvorschau vornehmen, werden gespeichert und beim nächsten Starten von GroupWise wieder verwendet. 1.5 Mit Symbolleisten arbeiten Die Symbolleisten des Hauptfensters Die Symbolleisten des Ordners "Primärbuch" Die immer sichtbare Symbolleiste HAUPTMENÜ ermöglicht den einfachen Zugriff auf wichtige GroupWise-Funktionen, wie z. B. die Erstellung neuer Mails oder Termine. Die Inhalte der kontextsensitiven Symbolleisten ORDNERKONTEXT bzw. NACHRICHTEN- KONTEXT variieren - je nachdem, welcher Ordner gerade geöffnet ist bzw. welches Element im Fensterbereich markiert wurde. Die Einstellungen, die Sie für die Symbolleisten vornehmen, werden gespeichert, d. h., sie sind beim nächsten Starten von GroupWise wieder vorhanden. 12 HERDT-Verlag

8 GroupWise kennenlernen 1 Symbolleisten ein-/ausblenden Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Bereich der Symbolleisten, um das Kontextmenü zu öffnen. Wählen Sie den Kontextmenüpunkt bzw., um die Symbolleiste ORDNER- bzw. NACHRICHTENKONTEXT aus-/einzublenden. Wenn Sie den Kontextmenüpunkt wählen, blenden Sie alle Symbolleisten aus. Haben Sie alle Symbolleisten ausgeblendet, können Sie sie über den Menüpunkt ANZEIGEN - SYMBOLLEISTEN - HAUPTMENÜ wieder anzeigen. Symbolleisten anpassen Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Symbolleiste, die Sie anpassen möchten. Wählen Sie den Kontextmenüpunkt SYMBOLLEISTE ANPASSEN und wechseln Sie im Dialogfenster SYMBOLLEISTENEIGENSCHAFTEN zum Register ANPASSEN. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor (vgl. nachfolgende Tabelle) und bestätigen Sie mit OK. Neue Schaltfläche in eine Symbolleiste einfügen Sie möchten eine neue Schaltfläche in die Symbolleiste einfügen eine vorhandene Schaltfläche aus der Symbolleiste entfernen Wählen Sie im Bereich die Kategorie, aus der Sie eine Schaltfläche einfügen möchten. Wenn Sie im Bereich auf eine Schaltfläche klicken, wird im Bereich eine kurze Erläuterung der Schaltfläche eingeblendet. Ziehen Sie die Schaltfläche, die neu in der Symbolleiste angezeigt werden soll, an die gewünschte Position in der Symbolleiste. Die Einfügeposition wird dabei durch einen gelben Pfeil gekennzeichnet. Ziehen Sie die betreffende Schaltfläche aus dem Bereich der Symbolleiste heraus. HERDT-Verlag 13