Herzlich Willkommen zum Leipziger Handelsforum Der Z-Bon ist zu wenig

Transkript

1 Herzlich Willkommen zum Leipziger Handelsforum Der Z-Bon ist zu wenig Verschärfte Anforderungen der Finanzverwaltung an Ihr Kassensystem

2 Ihre Referentin: Ute Kündiger, Steuerberaterin ETL Freund & Partner Steuerberatungsgesellschaft mbh Robert-Schumann-Straße Leipzig Tel.: / Fax: / fp-leipzig@etl.de Internet:

3 Anforderungen der Finanzverwaltung steigen Kurze Chronik: 1996: BMF-Schreiben zu Aufbewahrungspflichten bei der Nutzung elektronischer Registrierkassen 2002: Einstieg in die elektronische Prüfung digitaler Unterlagen 2005: Formalisierte Gewinnermittlung für Einnahme-Überschussrechner 2005: Einstieg in die elektronische Steuererklärung 2008: Einführung eines Risikomanagementsystems in der Finanzverwaltung 2008: geplante Einführung von INSIKA (Fiskallösung für elektronische Kassensysteme) 2010: Alte Kassensysteme werden zum Auslaufmodell 2011: Elektronische Steuererklärung wird zur Pflicht

4 Ausgangssituation Bundesrechnungshof: viele Kassensysteme sind nicht manipulationssicher Registrier- und Kontrolldaten sind abänderbar Lösungsansatz: Fiskalspeicher (keine Umsetzung wegen des massiven Widerstandes der deutschen und europäischen Unternehmen)

5 Kassensysteme der 90er Jahre Begrenze Kapazitäten in den Geräten Speicherplatz war relativ teuer automatisierte Auswertung riesiger Datenmengen war noch Zukunftsmusik

6 Folge Verdichtung der Daten ausschließliche Aufbewahrung Z-Bons Papierausdruck der elektronisch erstellten Daten war unter Auflagen möglich

7 GoBS Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme seit : nach steuerlichen Vorschriften zu führende Bücher und Aufzeichnungen können auf Datenträgern geführt werden, soweit diese Form der Buchführung den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) entspricht Beleg-, Journal- und Kontenfunktion Internes Kontrollsystem (IKS) Datensicherheit Dokumentation und Prüfbarkeit

8 BMF vom Z-Bon reicht aus BMF Schreiben vom Aufbewahrung von Kassenstreifen bei Einsatz elektronischer Registrierkassen Tagesendsummenbons reichen, wenn diese Vollständigkeit der Belegdaten gewährleisten Name des Geschäftes, Datum und Tagesendsumme enthalten Z-Bons müssen fortlaufende Z-Nummer zur Überprüfung der Vollständigkeit der Kassenberichte enthalten

9 Was ist noch aufzubewahren? Organisationsunterlagen des Kassensystems Bedienungsanleitung Programmierhandbuch Programmabrufe nach Änderungen (z.b. Preise) Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellnerund Trainingsspeichern

10 Was ist noch aufzubewahren? mit Registrierkassen erstellte Rechnungen Belege zu Stornobuchungen, Retouren, Entnahmen, Zahlungswegen (bar, EC, Kredit) Ausdrucke betriebswirtschaftlicher Auswertungen, Trainingsspeicher, Kellnerberichte

11 GDPdU Grundsätze zur Durchführung der Prüfung digitaler Unterlagen Geltung für den Steuerpflichtigen? Einseitige Anweisung für die Prüfer? Dateneinsichtsrecht der Finanzbebehörde nur in Bezug auf Unterlagen, die aufzubewahren sind (BFH vom ) Aufforderung zur Überlassung elektronischer Daten ist Ermessensentscheidung des Finanzamtes (FG Nürnberg )

12 Grenzen des Datenzugriffs Steuerlich relevante Daten 6 bzw. 10 Jahre aufbewahren elektronisch erhalten oder selbst erzeugt maschinell auswertbar (auch) elektronisch aufbewahren Auswertung durch Prüfer

13 Zugriff auf elektronische Daten Zugriffsmöglichkeiten unmittelbarer Zugriff mittelbarer Zugriff Datenträgerüberlassung Ermessensentscheidung der Betriebsprüfung

14 BMF-Schreiben vom Bereits seit sind steuerlich relevante Unterlagen, die mit Hilfe eines DV-Systems erstellt worden sind, während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren.

15 BMF-Schreiben vom gilt für Geschäftsvorfälle, die bar abgewickelt werden und erfasst werden mit z. B. Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion bei der Erstellung digitaler Unterlagen sind zu beachten die GoBS und GDPdU Feststellungslast trägt der Steuerpflichtige!

16 BMF-Schreiben vom alle elektronischen Daten der Kassensysteme müssen unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden Verdichten und Aggregieren der Daten oder ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen ist unzulässig ausschließliche Aufbewahrung der Z-Bons auf Papier ist nicht ausreichend

17 BMF-Schreiben vom Löschen der Einzelbons zugunsten des Z-Bons ist unzulässig Kassendaten müssen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen Finanzbeamten muss ein Auslesen der Daten aus der Kasse ermöglicht werden

18 Kassentypen gem. BMF-Schreiben nicht aufrüstbare Kassen interner Speicher nicht erweiterbar kein Anschluss externer Datenträger möglich Bestätigung durch Kassenhändler /-hersteller

19 Kassentypen gem. BMF-Schreiben elektronische Registrierkassen Speicherung von Auswertungs-, Programmier-, Stammund Kasseneinzeldaten Aufrüstung möglich oft kein Anschluss von externen Datenträgern möglich

20 Kassentypen gem. BMF-Schreiben PC-Kassen Speicherung großer Datenmengen möglich Einsatz handelsübliches Betriebssystem Auswertung der Kassendaten möglich Unveränderbarkeit der Daten?

21 Übergangsfrist bei technischen Problemen Ausnahmeregelung bis für Kassen, die bauartbedingt die vorgeschriebenen digitalen Aufzeichnungspflichten nicht erfüllen und die auch nicht umgerüstet werden können 6-Jahresfrist entspricht der regelmäßigen Nutzungsdauer von Kassensystemen

22 Übergangsfrist bei technischen Problemen Problem: Reichweite der Regelung Soweit ein Gerät bauartbedingt den... gesetzlichen Anforderungen nicht oder nur teilweise genügt, wird es nicht beanstandet, wenn der Steuerpflichtige dieses Gerät längstens bis zum in seinem Betrieb weiterhin einsetzt.

23 Reichweite der Übergangsregelung Auffassung Finanzverwaltung: gilt nur für Unternehmer, die bereits am eine technisch nicht aufrüstbare Kasse einsetzten gilt nicht für Unternehmer, die nach dem eine neue oder gebrauchte Kasse anschaffen, die technisch nicht aufrüstbar ist Wortlaut nicht eindeutig; Klärung ggf. durch Rechtsprechung erforderlich

24 Folgen der Übergangsregelung Aufbewahrung der Z-Bons weiterhin ausreichend Kassenfachhändler muss Nichtaufrüstbarkeit bestätigen Umstellung Kassensystem bis erforderlich

25 Zweck der Vorgaben Der gute, alte Bon oder die Kassenrolle haben zumindest im Umgang mit dem Finanzamt ausgedient Schnellere und effizientere elektronische Prüfungen Mehr Daten führen zu besseren Richtwerten Transparenz in der Gastronomie erhöhen

26 Folgen bei Verweigerung des Datenzugriffs Sanktionsmöglichkeiten wegen Nichteinräumung des Datenzugriffs auf Grund unzureichender Speicherung nicht (nicht mehr) hinreichend verarbeitungsfähig nicht (nicht mehr) vorhandener Daten Speicherung auf anderem (unzureichendem) Medium (Ausdruck, Mikroverfilmung) Verweigerung des Datenzugriffs Verletzung von Mitwirkungspflichten Zwangsgeld bis EUR Schätzungsbefugnis durch Finanzamt

27 Sanktionen bei Fristverletzung Sanktionsmöglichkeiten bei Fristverletzung wegen Verzögerung der Überlassung von Unterlagen und Datenträgern Verspäteter Gewährung des Datenzugriffs Verzögerungsgeld von mindestens EUR und höchstens EUR

28 Besitzpflicht einer elektronischen Kasse? nein, offene Ladenkasse alternativ zulässig, aber betriebswirtschaftliche Auswertungen erschwert fiskalischer Generalverdacht (Widerlegen erfordert hohen Aufwand) Zuschätzungsrisiko durch Fehleranfälligkeit (Gefahr, dass Buchführung verworfen wird) Probleme bei Absetzbarkeit von Geschäftsessen

29 Technische Aufgaben für den Betreiber Kassenspeicher muss evtl. aufgerüstet werden Auslagerung der Daten auf andere unveränderbare Datenträger Sicherstellung der unmittelbaren Auswertbarkeit (auch im Archiv) Professionelles Archivierungssystem

30 Administrative Aufgaben für den Betreiber Aufzubewahren sind alle Organisationsunterlagen der jeweiligen Kasse wie z. B.: Bedienungsanleitungen und Programmieranleitungen Protokolle von Umprogrammierungen, (Artikelstammdatenänderungen, Bedienereinrichtung, Kellnereinrichtung) Abgleich barer und unbarer Zahlungsvorgänge und deren Verbuchung muss gewährleistet werden Neu: für jede einzelne Kasse muss protokolliert werden, in welchen Zeiträumen und an welchen Orten sie eingesetzt wurde

31 Aufbewahrung abgängig vom Kassentyp nicht aufrüstbare Kassen Ausdrucke von Z-Bons, Journalrollen, Warengruppenstatistiken elektronische Registrierkassen / PC-Kassen alle speicherbaren Daten, insbesondere Journale mit einzelnen Geschäftsvorfällen protokollieren und abspeichern der Änderungen an Betriebssystem und Software

32 Neues Kassensystem was ist wichtig? Vollständige Datenspeicherung Unveränderbare Speicherung Manipulationssicherheit durch kasseninternes Berechtigungssystem, Datenänderungssperren oder physischer Schutz der Datenträger Auswertbarkeit auch in Archivumgebung Umfangreiche Protokollfunktionen (Standort, Z-Abschläge, Stammdatenänderungen, Programmierungen, )

33 Neues Kassensystem was ist wichtig? maschinelle Verwertung mit Betriebsprüfungs-Software IDEA und Datenschnittstelle Smart X Feststellungslast für Einhaltung der Aufbewahrungsvorschriften trägt der Steuerpflichtige Empfehlung: Testat über Ordnungsmäßigkeit des Kassensystems

34 Beispiel P.I.S.A. Speicherung und Archivierung Belegtransport Formulare / Arbeitshilfen Darstellung der Arbeitsergebnisse Informationen vom Steuerberater Private Dokumentenablage auch Aufbewahrung der Unterlagen zu Bargeschäften, aber keine Auswertbarkeit über P.I.S.A

35 Was kommt in den nächsten Jahren? E-Bilanz für bilanzierende Steuerpflichtige, erstmals 2013 Übermittlung mit amtlich vorgeschriebenem Datensatz an die Finanzämter Finanzverwaltung kann Daten von allen Branchen vergleichen gewaltiger Datenpool für zeitnah echte Vergleichs- und Durchschnittswerte Ausreißer können dann prompt mit einer Betriebsprüfung rechnen. Risikomanagementsystem 2.0 der Finanzverwaltung Steuerpflichtige werden anhand ihrer Erklärungsdaten und ihres bisherigen Verhaltens gegenüber dem Finanzamt Risikokategorien eingeteilt Überprüfung findet bei den Risikokategorien 2 und 3 lediglich überschlägig oder per Zufallsauswahl statt Risikokategorie 1 muss sich auf regelmäßige Nachfragen und ein ebenso regelmäßiges Erscheinen des Betriebsprüfers einrichten

36 Was kommt in den nächsten Jahren? Koalitionsvertrag zwischen CDU/CSU und SPD spricht sich für ein Mehr an elektronischer Datenübermittlung und maschineller Überprüfung durch die Finanzämter aus mehr Kapazitäten für BP Druck durch die Finanzverwaltung auf die bargeldintensiven Branchen hat sich verschärft und wird sich immer weiter verschärfen Daher ist es umso wichtiger, sich rechtzeitig auf jede neue Gegebenheit einzustellen. Wer sich bspw. nicht in 2014 mit seinen Bilanzdaten beschäftigt und dafür sorgt, dass nur plausible Daten an das Finanzamt übermittelt werden, ist vielleicht in 2016 schon in die Risikokategorie 1 gerutscht. Und dies ohne, dass er sich in Wirklichkeit hat etwas zu schulden kommen lassen. Der Mehraufwand, um dies später wieder gerade zu rücken, ist auf jeden Fall wesentlich größer, als sich jetzt um alles Notwendige zu kümmern.

37 Ihre Ansprechpartnerin Ute Kündiger Steuerberaterin Freund & Partner GmbH Steuerberatungsgesellschaft Niederlassung Leipzig /