Optimierungspotential im Shared Service Center mit Runbook ONE

Transkript

1 Optimierungspotential im Shared Service Center mit Runbook ONE Alle Teilnehmer sind während des Webinars stumm geschaltet. Webinar 26. August 2014 Einwahlnummern Deutschland: Österreich: Schweiz: Veranstaltungsnummer:

2 Inhaltsübersicht Informationen zu Runbook Company und Runbook ONE Runbook ONE Zusammenspiel der Kräfte Wo im SSC optimieren? Live- Show im Runbook Test System Fragen?

3 Runbook Company Erster RELEASE IN INSTALLATIONEN bei den Top 500 Firmen Anwender weltweit in SHARED SERVICE CENTERS, BPOS, CORPORATE und REGIONAL FINANCE DEPARTMENTS RUNBOOK ist SAP Gold Partner (SAP software & technology solution partner) Im SAP Store erhältlich Runbook Software ist zertifiziert für SAP HANA Runbook Software ist SAP zertifiziert und als SAP Applications eingebettet im SAP ERP

4 Runbook ONE Was macht Runbook? Die Entwicklungspartner von Runbook sind Novartis, P&G, Bayer und Siemens AG. Implementierungspartner sind Deloitte und BearingPoint. Mehr unter Wer leitet das Webinar? Marena Grautoff Service Manager Nina Demmelmaier Marketing Specialist

5 Wo kann Runbook etwas bewirken? Runbook ONE SMART Close Finanzbuch- Einzelhaltunabschluss Gesellschaftsabschluss - Reporting && Publizierung Hauptbuch (GL) (GL) Close Management Konsolidierung Reporting && Analyse Runbook ONE ONE TRUE Reconciliation Haupt- & & Nebenbücher Konzernabschluss Kontrollanforderungen Dokument.- & & Veröffentl.-pflicht Continuous Monitoring Runbook ONE ONE SAFE Controls

6 Gefahr des Drachen SSC Personelle Neustrukturierungen wurden nicht schnell genug durchgeführt Die IT- Prozesse sind nicht transparent und standardisiert, so dass es häufig an Wissen und Kontrollmöglichkeiten der Finanzexperten mangelt Die internen Kunden sind nicht zufrieden mit dem Service, der durch das SSC erbracht wird. Das liegt häufig an Unwissenheit, nicht transparenten Prozessen & Zuständigkeiten Zusätzliche Arbeiten werden nicht übernommen, mit dem Hinweis auf das bereits überlastete SSC

7 Periodenabschluss mit Runbook Runbook als Treiber zu: Standardisierung der PEC Templates Monitoring des Status zwecks Standardisierung der Reports Controlling Standard- Variante Information dynamische Variante kontinuierlicher Verbesserung Mehr Transparenz über Prozesse und Status des Monatsabschlusses

8 Übersicht Runbook Szenario Workflow (Abhängigkeit) Interne Kontrolle (Status) Status & Ausführungsikon Verantwortlichkeit

9 Report Verifikation & dynamische Variante Üblicherweise werden die Reports geplant und nacheinander generiert: Standard Schritt Bezeichnung Report Variante Periode Spool Check 101 Bilanz Bukr 01 RFSSLD00 Alle Kto außer Misc. 1 download Bilanz = 0 & speichern in Ordner "IKS FI-GL 04" 102 Bilanz Bukr 02 RFSSLD00 Alle Kto außer Misc. 1 download Bilanz = 0 & speichern in Ordner "IKS FI-GL 04" 103 Bilanz Bukr 03 RFSSLD00 Alle Kto außer Misc. 1 download Bilanz = 0 & speichern in Ordner "IKS FI-GL 04" Dynamisch Schritt Bezeichnung Report Variante Periode Spool Check 101 Bilanz Bukr 01-03; 06-10; 21 RFSSLD00 Alle Kto außer Misc. 1 Mail Runbook Report Verification Eine Variante mit dynamischen Werten in diesem Beispiel Bukrs & Periode wird gepflegt Ergebnis wird g t (1), in Runbook gespeichert, verifiziert (2) und Auditsicher abgelegt. Handlungsanweisung (3) für das Auftreten von Ausnahmen ist verfügbar. 1) 3) 2)

10 Report Übersicht für Smart Close Transparenz und Statusinformation für den Einzelnen User: Überblick über den aktuellen Status des Abschlusses:

11 Interne Kontrollen

12 Internes Kontroll- System (IKS) No PROCESS NAME Subprocess ID SUB-PROCESSES RISK AREA RISK Risk Rating ACTUAL CONTROL Detective 2 Finance (FI) 2.1 Balance consistency Financial Statement IFRS Balance not "0" High check accounts with variant XXX via report RFBILA00 = 0 Übertragung des IKS nach Runbook Safe Controls

13 Dokumentation & Instruktion interne Kontrollen im täglichen (Abschluss-)Prozess mit einbinden eindeutige Identifizierung zu IKS (Referenz) vereinfachen der Ausführung der internen Kontrollen für den User schneller den Verantwortlichen über fertigen Status zwecks Review informieren ( -Funktion, Status-Report, Meilenstein) Automatisieren der Kontrollen per Report Verifikation, wenn Thresholds (Grenzwerte) erreicht werden Möglichkeit Prüfungshandlungen zu erläutern (Text-Information, Weblink) Remediation (Nachbesserung)

14 Übersicht für User und Manager Report Verification = automatisierte Kontrolle

15 Internal Control Cockpit für Monitoring Nachverfolgung des IKS-Prozesses, des Fortschreitens, der Details und der automatischen Ergebnisse.

16 Vereinigung der Kräfte, um den Drachen zu zähmen Runbook ONE Smart Close Komplett in SAP integriert Volle Prozess- Transparenz Exception Management Viele Reports Schnelle Implementierung Safe Controls Gesteigerte Kontroll-Effektivität Kontinuierliches Monitoring Manuelle & IT- Kontrollen Einfache Risiko- Einschätzung Remediation Workflow Integrierte Audit Funktionen

17 Das sagen unsere Kunden.. New automation technologies in Runbook eliminate human errors and takes care of discipline. Dicky Kho, Financials IT architect, P&G Control over global shared services in SAP is not possible without Runbook. Maarten van der Hoeven, Global IT Competence Center Finance, Adidas We depend on Runbook four our global control execution of the business control framework and to stay in control over our financial shared services. Global Financial Closing team, Novartis Runbook monitors progress & quality of Period-end Close processes and builds the Digital Audit Trail. It is very user friendly and easy to implement and maintain. Will Aaldijk, Manager Consolidation, SABIC Europe

18 Stimmen zu Smart Close (a d Projekt) Simplified approach of closing More organized process wise approach with linked instructions to the process Makes archiving of the evidence more easy and faster Controls are more visible, and performance of the responsible people regarding deadlines is more transparent. Notifications are sent out automatically to respective parties. Automations are running fast and RV is checking the evidence accordingly doing sign off automatically depending on the result. (more automations/ faster process/ less manual interference) Business can maintain their process on their own -> Periodic values can be archived giving the historical values (easier maintenance than TVARV) / no IT necessary Drache ist gezähmt = Ritter ist zufrieden

19 Fragen & Antworten F: Sind die dynamische Varianten, die Standard dynamische Varianten von SAP (wie beim FCC Tool von SAP) oder sind bei Runbook eine bestimmte spezielle Art von Varianten und wo werden laut Ihre Erfahrung benutzt? A: Die dynamischen Varianten, die bei Runbook in Reports und der Report Verifikation verwendet werden, können unbegrenzt Werte dynamisch einsetzen in die Varianten. Somit ist es möglich als Varianten- Wert nicht nur Buchungkreise einzugeben, sondern auch Sachkonten- Nummern, Geschäftseinheiten, Cost- Center etc. Quasi jeder Wert (Information), der in SAP verfügbar ist kann für einen Report dynamisiert werden, und das nicht nur für Reports im Berich FI und CO, sondern auch MM- oder SD- Reports können über Runbook abgespielt werden mit dynamischen Varianten. Die Pflege (Maintenance) von dynamischen Varianten ist recht einfach, da in der Varianten- Einstellung jeweils nur ein Wert hinzugefügt werden muss, beispielsweise, wenn Runbook ausgerollt wird auf einen neuen Buchungskreis oder Konten gesperrt werden. Da Runbook so konzipiert ist, dass es von einem erfahrenen SAP- Anwender selbst gepflegt werden kann, sind die Hintergrundeinstellungen zu Reports, Varianten und Report- Verifikationen nicht in einer Programmiersprache gehalten. Es sind einfach zu bedienende SAP- Oberflächen, die schrittweise eingestellt und abgearbeitet werden. Die dynamischen Varianten von Runbook werden von unseren Kunden in eigentlich fast allen Reports verwendet, die im Hintergrund erzeugt werden, zum Beispiel Kontensalden für Rückstellungskonten über alle Buchungskreise hinweg, Auswertung von Abstimmkonten, Bilanzberichte, Abstimmung FI- Sachkonten mit PCA, Auswertung der offenen Beträge älter als X- Tage (Customer ageing check older than 30- days), Kontrolle von Thresholds auf Kontensalden oder Veränderungen (< XXXXX, % von vorherigem Monat etc.) In der langjährigen Zusammenarbeit mit Kunden sind Templates erstellt worden, die für die klassischen Anwendungen (siehe Beispiele oben), schon per xls- file ein hochladen von dynamischen Varianten und Report Verifikationen ins Runbook ins SAP- ECC ermöglichen.

20 Runbook Kontakt: Runbook Company B.V. Graf-Adolf-Platz Düsseldorf Sales D/A/CH: Thomas Rupf Tel.: Runbook ONE Service Deutschland: Marena Grautoff Tel.: Runbook Webinare

21 Disclaimer Die erwähnten SAP Produkte und SAP Services SAP, R/3, mysap, mysap.com, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge und andere, sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP Deutschland SE & Co. KG in Deutschland und in diversen anderen Ländern der Welt. Alle weiteren erwähnten Produkte und Dienstleistungen sind Warenzeichen ihrer jeweiligen Unternehmen. Runbook ist ein eigenständiges Unternehmen und weder im Besitz von SAP noch durch dieses gesteuert.