Das Event-Management-Tool

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1 Das Event-Management-Tool Effizienz bei der Organisation von Veranstaltungen lead* GmbH Beratung für Personalentwicklung und IT Folie 1

2 Themen Folie 1. Ziel 3 2. Prozessablauf 4 3. EVM Tool 5 Allgemein 6 Rechtevergabe 7 Datenmanagement 8 Ansichten 9 Funktionalitäten 10 Zusatzfunktion Scannen Ihr Partner: lead* GmbH 12 Folie 2

3 1. Ziel Das web-basierte Event-Management-Tool (EVM Tool) dient dem effizienteren Teilnehmermanagement bei Veranstaltungen. Der aktuelle Stand der Anmeldungen, Abmeldungen und offenen Rückmeldungen der Teilnehmer kann jederzeit im Web abgerufen werden. Die aufwändige Listenverwaltung entfällt. Der Abstimmungsaufwand zwischen dem Kunden und der lead* GmbH, insbesondere bei der Abstimmung der Teilnehmerlisten, Klärfällen und nachgemeldeten Teilnehmern, wird deutlich reduziert. Folie 3

4 2. Prozessablauf 1. Kommunikation 2. Datenmanagement 3. Versand 4. Rückmeldung 5. EVM Tool 6. Anmeldebestätigung 7. Veranstaltung Erstellung Einladung und Internet-Kommunikation mit Programm Erstellung Einladung und Internet-Kommunikation mit Programm und online Anmeldeformular für Teilnehmer und online Anmeldeformular für Teilnehmer Freigabe durch den Kunden Freigabe durch den Kunden Bereitstellung des Teilnehmerkreises durch den Kunden. Bereitstellung des Teilnehmerkreises durch den Kunden. Implementierung der Teilnehmerdaten ins EVM Tool Implementierung der Teilnehmerdaten ins EVM Tool Schnittstelle zwischen EVM Tool und Anmeldeplattform schaffen Schnittstelle zwischen EVM Tool und Anmeldeplattform schaffen Versand der Einladung Versand der Einladung Versand der Einladung an alle Teilnehmer Versand der Einladung an alle Teilnehmer Teilnehmerrückmeldung Teilnehmerrückmeldung Sobald der eingeladene Teilnehmer das Anmeldeformular Sobald der eingeladene Teilnehmer das Anmeldeformular abschickt, wird der Anmeldestatus mit allen eingegebenen abschickt, wird der Anmeldestatus mit allen eingegebenen Informationen ins EVM Tool übernommen Informationen ins EVM Tool übernommen Kunde hat durch das EVM Tool immer einen aktuellen Stand der Kunde hat durch das EVM Tool immer einen aktuellen Stand der Rückmeldungen zur Veranstaltung Rückmeldungen zur Veranstaltung Bearbeitung von Klärfällen Bearbeitung von Klärfällen Schnellen Überblick über die Teilnehmer die sich noch nicht Schnellen Überblick über die Teilnehmer die sich noch nicht zurückgemeldet haben für telefonische Nachfassaktion zurückgemeldet haben für telefonische Nachfassaktion Erstellung und Versand der Anmeldebestätigung Erstellung und Versand der Anmeldebestätigung Erstellung der Anmeldebestätigung und Freigabe vom Kunden Erstellung der Anmeldebestätigung und Freigabe vom Kunden Versand der Anmeldebestätigung an alle angemeldeten Versand der Anmeldebestätigung an alle angemeldeten Teilnehmern Teilnehmern Durchführung der Veranstaltung Durchführung der Veranstaltung Folie 4

5 3. EVM-Tool Folie 5

6 3. EVM-Tool Allgemein Das Online Tool ist ein passwortgeschützter Bereich auf dem lead* Webserver. Das EVM-Tool ist somit jederzeit für den Kunden verfügbar. Folie 6

7 3. EVM-Tool Rechtevergabe Den verschiedenen Nutzern des EVM-Tools können unterschiedliche Rechte zugewiesen werden. Zu Projektbeginn wird diese Rechtematrix definiert. Mögliche Rechte Teilnehmer Voll-Lesen Teil-Lesen Voll-Schreiben Teil-Schreiben Super-User Folie 7

8 3. EVM-Tool Datenmanagement Der Kunde definiert vor dem Aufbau des EVM-Tools, welche Informationen für ihn im EVM-Tool dargestellt werden müssen. Die Liste der einzuladenen Teilnehmer wird digital bereitgestellt. Abstimmung der Personen, die auf das Tool zugreifen sollen mit Angabe des Rechts. Programmierung des EVM-Tools gemäß den Anforderung des Kunden und Einspielung der Teilnehmerdaten im EVM-Tool. Bekanntgabe der Zugangsdaten für die User des EVM-Tools. Folie 8

9 3. EVM-Tool Ansichten Rücklaufübersicht Mit einem Klick ist der aktuelle Stand der Rückmeldungen jederzeit abrufbar. Folie 9

10 3. EVM Tool Ansichten Komplette Übersichtsliste mit Status Der Anmeldestatus ist anhand der Farben sofort erkennbar. Folie 10

11 3. EVM Tool Funktionalitäten Individuelle Einrichtung der Suchfunktion z.b. über Name des Teilnehmers. Neuanlage von Teilnehmern / Deaktivierung von Teilnehmern. Datenexport in Excel für jede Option möglich (z.b. alle Anmeldungen etc.). Jede Anmerkung zu einem Datensatz wird mit Angabe des Users automatisch in der Historie festgehalten. Automatisierter versand an vordefinierten User bei durchgeführten Änderungen im EVM Tool. Schnelle Erkennung und Bearbeitung von Klärfällen. Folie 11

12 3. EVM Tool Zusatzfunktion Teilnehmerregistrierung vor Ort Der Teilnehmer erhält mit seiner Einladung z.b. Einladungskarte einen Barcode, den er zur Veranstaltung mitbringt. Der Barcode wird vor Ort mittels eines Scanners in das EVM-Tool eingelesen. Sofort nach dem Scannen erscheint der betreffende Teilnehmer auf dem Bildschirm und kann nun von einem Mitarbeiter als Anwesend markiert oder anderweitig bearbeitet werden. Die geänderte Teilnahmestatus ist sofort nach der Speicherung in unserer Datenbank gesichert und kann sofort in der Übersicht eingesehen werden. Dies ermöglicht einen sofortigen Überblick über die tatsächlichen Teilnehmer der Veranstaltung. Folie 12

13 4. Ihr Partner: die lead* GmbH Unser Team besteht aus Psychologen, die Experten in Sachen Personaldiagnostik sind sowie aus IT-Spezialisten. Ein Mehrwert, der für Sie deutlich spürbar ist. Der Name lead* steht für unsere Arbeitsweise: listen evaluate and develop Wir hören aufmerksam zu, sind präsent und verstehen Ihre Anforderungen. Systematisch, kreativ und methodisch fundiert entwickeln wir die Lösung. Wir sind umsetzungsstark, übernehmen Verantwortung und lassen uns am Erfolg messen. Mehr über uns erfahren Sie unter: oder natürlich in einem persönlichen Gespräch! Folie 13

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