Tag der offenen Tür - planen und durchführen

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1 Seite 1 Der Kontakt zur Öffentlichkeit beginnt im Nahbereich. Eine hervorragende Gelegenheit, das Unternehmen in der näheren Umgebung vorzustellen, ein positives Image, Akzeptanz und auch Verständnis für seine Probleme zu schaffen, bietet ein Tag der offenen Tür. Worauf ist zu achten? 1. Der Tag der offenen Tür dauert zwar nur einen oder vielleicht zwei Tage; für die Planung und die Vorbereitung sollten Sie jedoch einen Zeitraum von mindestens 90 Tagen am besten mehr vorsehen, wie sich bei Firmeneinweihungen oder ähnlichen Veranstaltungen immer wieder zeigt. 2. Legen Sie genau fest, wer wann für welche Aufgaben bei der Vorbereitung und bei der eigentlichen Veranstaltung zuständig ist. Die wichtigsten Personen müssen einen Vertreter haben, der über den Stand der Dinge informiert ist und bei Bedarf einspringen kann. 3. Bilden Sie einen Arbeitskreis aller an der Planung und Durchführung Beteiligten, der von Ihnen geleitet wird und in regelmäßigen Abständen zur gegenseitigen Information tagt. Dieser Kreis berät auch über notwendige Renovierungen, Verschönerungen, Neuanstriche von Gebäuden/Bauteilen und legt fest, wer für die Sauberkeit auf dem Betriebsgelände zuständig ist. Denn man will sich ja schließlich von der besten Seite zeigen. 4. Werden Sie sich darüber klar, wer eingeladen werden soll (muss). Dies richtet sich selbstverständlich nach dem Ziel der Veranstaltung; zu denken ist aber an: VIP s (very important persons), wie Vertreter der Stadt- oder Gemeindeverwaltung, Behördenleiter, Landrat, Regierungspräsi-

2 Seite 2 dent, Abgeordnete, Parteienvertreter, kirchliche Würdenträger, Vertreter der Gewerkschaften usw. Vertreter von Industrie, Handel, Gewerbe und entsprechenden Zusammenschlüssen (IHK usw.) Geschäftspartner (Kunden, Lieferanten, Banken) Schulklassen (mit Begleitpersonen) Mitarbeiter und deren Angehörige sowie Pensionäre Presse, Radio, Fernsehen, regionale und überregionale Tageszeitungen, Wirtschaftszeitungen, Fachzeitschriften, Nachrichtenagenturen usw. 5. Damit Sie jedoch auch die gewünschte Anzahl von Gästen begrüßen können, müssen Sie Ihren Tag der offenen Tür bekannt machen, zum Beispiel mit Anzeigen, Beilagen, Presseinformationen, Plakaten, Postwurfsendungen, Transparenten oder auch durch Aufschriften an Firmenfahrzeugen. VIP s und die Pressevertreter werden persönlich mit Brief (Antwortkarten) eingeladen. 6. Planen Sie das Programm des Tages detailliert und in allen Einzelheiten. Denken Sie unter anderem an Hauptprogramm, Rahmenprogamm, zeitlichen Rahmen, Führungen, Pressekonferenz oder Pressegespräch, Vorträge, Referate, Aktionen, Preisschreiben und Wettbewerbe. Denken Sie auch an das Service- und Auskunftspersonal, an Film-, Dia-, Videovorführungen, an die Beschilderung (Toiletten, usw.), nicht zuletzt an Hinweisschilder an den verschiedenen Arbeitsplätzen. Wichtig: Informationsmaterial, Parkplätze, Zubringerdienst, Reinigungsdienst, Kinderbetreuung, Bewirtung, Sitzgelegenheiten, Musik, Unterhaltung und... Gastgeschenke. Sie sehen, ein gewaltiges Aufgabenpaket! Oft erweist es sich deshalb als sinnvoll, eine erfahrene

3 Seite 3 Agentur für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit mit der Organisation ei- nes Tages der offenen Tür und auch der Pressearbeit im Vorfeld und zur Nachbereitung zu beauftragen. 7. Denken Sie aber auch an die Sicherheit Ihrer Gäste: Haftpflichtversicherung, Notfalldienst (Rotes Kreuz engagieren, Feuerwehr und Polizei benachrichtigen), Sicherheitsbereiche kennzeichnen (z.b. Rauchverbot). 8. Bestimmen Sie auf jeden Fall die Bereiche Ihres Unternehmens, den die Besucher auf keinen Fall betreten dürfen (fehlende Sicherheit durch mangelnde Überschaubarkeit beziehungsweise vertrauliche Produktionsverfahren). Nehmen Sie geeignete Absperr- und Kontrollmaßnahmen vor. 9. Ist der große Tag für Ihr Unternehmen so vorbereitet, werden Sie mit Sicherheit einen Erfolg erzielen. Aber der Tag der offenen Tür ist erst dann beendet, wenn der letzte Besucher das Betriebsgelände verlassen hat. Es heißt also für Ihre Mannschaft: Disziplin bis zur letzten Minute, denn eine Panne zum Schluss kann den ganzen Erfolg zunichte machen. 10. Last but not least: Feiern Sie den Erfolg mit allen beteiligten Mitarbeitern und zeigen Sie sich vielleicht sogar durch ein Geschenk erkenntlich. Und schließlich die Manöverkritik. Was ist gut gelungen, was weniger gut? So schaffen Sie sich eine Grundlage für den nächsten Tag der offenen Tür, den Sie vielleicht schon in einigen Jahren wieder veranstalten wollen.

4 Seite 4 Ein Tag der offenen Tür ist zwar mit einigem Aufwand verbunden, aber er lohnt sich, wenn das große Ereignis richtig vorbereitet und geplant wird. Aber bedenken Sie: Der Tag der offenen Tür darf keine Einmal-Aktion bleiben. Was Sie hier begonnen haben Kontakt zur Öffentlichkeit und zur Presse schaffen, müssen Sie vielmehr kontinuierlich und konsequent weiterverfolgen. Bleiben Sie also am Ball die öffentliche Meinung wird es Ihnen danken!

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