PDF Aspekte eines Dokumentformats Stärken, Schwächen, Anwendungen des PDF

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1 PDF Aspekte eines Dokumentformats Stärken, Schwächen, Anwendungen des PDF Peter Hoffmann, SoftVision Development GmbH

2 Was ist PDF? Die ISO (International Organization for Standardization) definiert das PDF wie folgt: PDF (the Portable Document Format created by Adobe ) is a popular display format which can guarantee to a high degree of probability that a file can be both viewed and printed to give the same result in any computer environment. The software to read and print PDF files is freely available to anyone and so no costs are incurred. (Quelle: ISO ( 20. Juli 2000) Die Abkürzung PDF steht für Portable Document Format (Portables Dokumentformat). PDF wurde von Adobe entwickelt mit dem Ziel, ein Dateiformat zu schaffen, mit dem es möglich ist, elektronische Dokumente unabhängig von einem bestimmten Textverarbeitungsprogramm und/oder einem Betriebssystem originalgetreu zu nutzen. Das bedeutet, dass ein Leser einer PDF-Datei das Dokument immer in der Form betrachten und ausdrucken kann, die der Autor festgelegt hat. Dabei spielt es keine Rolle, mit welchem Textverarbeitungsprogramm der Autor das Dokument ursprünglich erstellt hat. Die typischen Konvertierungsprobleme (veränderter Seitenumbruch, falsche Schriftarten u. ä.) einer Textdatei zwischen den verschiedenen auf dem Markt befindlichen Textverarbeitungsprogrammen entfallen. 2

3 Die Geschichte des PDF 1993 Juni: Adobe veröffentlicht die Original PDF Referenz (als gedrucktes Buch von Addison Wesley) nach der Veröffentlichung vom Release 1.0 des Acrobat 1994 November: Adobe veröffentlicht die PDF Referenz Juni: CGATS (Committee for Graphic Arts and Technologies Standards) hält das erste Treffen ab, um über die Nutzung des PDF für die Druckvorstufe zu diskutieren (später wurde daraus PDF/X) 1996 November: Adobe veröffentlicht die PDF Referenz April: Adobe veröffentlicht die PDF Referenz 1.3 November: PDF/X-1 wird ANSI (American National Standards Institute) Standard 2000 März: Erstes Treffen des ISO TC130 zu PDF/X September: PDF/X-3 wird ISO zur Zertifizierung vorgelegt 2001 April: Adobe veröffentlicht die PDF Referenz 1.4 April: ISO (PDF/X-1a) wird zertifiziert 2002 September: ISO (PDF/X-3) wird zertifiziert Oktober: AIIM (Association for Information and Image Management) hält das erste Treffen ab zur Diskussion über das PDF als Format for long term archival and storage (später wurde daraus PDF/A) 2003 Mai: Adobe veröffentlicht die PDF Referenz 1.5 Oktober: Erstes Treffen von ISO TC171 zu PDF/A 2004 März: AIIM (Association for Information and Image Management) hält das erste Treffen ab zur Diskussion über das PDF als Format for use in engineering workflows (später wurde daraus PDF/E). Dezember: Adobe veröffentlicht die PDF Referenz Januar: Erstes Treffen der AIIM Arbeitsgruppe zu PDF/UA (Universal Accessibility) Juni: Erstes ISO Treffen zu PDF/E Oktober: ISO (PDF/A) wird zertifiziert Oktober: Adobe veröffentlicht die PDF Referenz Januar: Adobe kündigt an die PDF Referenz 1.7 der ISO zu übergeben

4 Meilensteine des PDF 1990: Adobe Post Script wird als Druckstandard etabliert. 1991: Dr. John Warnock (Mitbegründer von Adobe) skizziert in seinem Whitepaper mit dem Code-Namen "Projekt Camelot" eine Technologie wie Menschen miteinander Informationen austauschen und arbeiten sollen. 1992: Der Vorläufer des PDF wird mit dem Code- Namen "Carousel" auf der Comdex 1992 vorgestellt und gewinnt den "Best of Comdex" Preis. 1993: Der Adobe Acrobat 1.0 wird veröffentlicht und dazu die PDF Referenz in gedruckter Form. 1994: Acrobat 2.0 unterstützt externe Links und eingebettete Datei-Inhalte. 1994: Der Acrobat Reader wird als kostenlose Software verteilt. Bis heute wurden über 500 Millionen Kopien weltweit heruntergeladen. 1995: Ein PDF-Plugin für den Netscape Navigator wird vorgestellt. Ungefähr 10 % der Inhalte des WWW sind heute PDF-Dokumente. 1996: Der Acrobat 3.0 unterstützt den Umgang mit Farben so, dass er nun als Werkzeug für die Druckvorstufe dienen kann. 1997: Japanisch ist die erste Double-Byte -Version des Acrobat. 1997: PDF-Formulare werden unterstützt (Adobe eforms). 1999: PDF_Dokumente können mit Anmerkungen versehen und in Genehmigungs-Workflows eingebunden werden. Die Unterstützung der digitalen Signatur wird eingeführt. 1999: Das "American National Standards Institute" (ANSI) veröffentlicht den ersten PDF-Standard für den Austausch von Print-Inhalten einschließlich der Druckvorgaben. 2000: Die ebooks kommen - die PDF-Version von Stephen Kings erstem ebook "Achterbahn" wird innerhalb von 24 Stunden über Mal heruntergeladen. 2001: Acrobat Version 5.0 erscheint. 2003: Das PDF unterstützt XML bei Formularen und bei Metadaten. 2005: PDF/A wird zum globalen ISO-Standard für die Archivierung und Aufbewahrung elektronischer Dokumente erklärt. 2007: Adobe Systems übergibt die vollständige Spezifikation des PDF 1.7 an die "Association for Information and Image Management" (AIIM), um sie von der ISO veröffentlichen zu lassen. 2007: Die ISO veröffentlicht PDF/E als Format für den Austausch technischer Dokumente. 2008: Das PDF wird von der ISO ratifiziert und ist nun als "ISO Document Management - Portable Document Format - PDF 1.7" allgemein zugänglich. ( csnumber=51502) 2008: Der US-Haushalt 2009 wird als digital signiertes, zertifiziertes PDF-Dokument veröffentlicht. PDF/A wird als Format für die Einreichung von Dokumenten vom US Nationalarchiv, vom schwedischen Nationalarchiv und vom französischen Energieministerium anerkannt. 4

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6 Formatarten des PDF Das PDF: Anfang 2007 hatte Adobe PDF in den Standardisierungsprozess der ISO eingebracht und mit der Veröffentlichung am 1. Juli 2008 ist PDF in Version 1.7 als ISO :2008 ein offener Standard. PDF/A: Eine Normreihe der International Organization for Standardization (ISO) zur Verwendung des Portable Document Format (PDF) für die Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente. Einzige verabschiedete Norm, mit Bezug auf die PDF Version 1.4, ist PDF/A-1. Veröffentlicht als ISO :2005, legt PDF/A-1 Anforderungen an ein norm-konformes PDF fest und regelt die Verwendung von PDF/A unter anderem hinsichtlich der Bildschirm- und Druckausgabe. Die Norm spezifiziert zwei Konformitätsebenen: PDF/A-1a - Level A conformance: sowohl eindeutige visuelle Reproduzierbarkeit wie auch Abbildbarkeit von Text nach Unicode und inhaltliche Strukturierung des Dokuments PDF/A-1b - Level B conformance: eindeutige visuelle Reproduzierbarkeit PDF/E: Ein Format für technische Dokumente aus den Bereichen Ingenieurwesen, Architektur und GEO-Informationssysteme - veröffentlicht als ISO :2008. PDF/X: Eine Untermenge von PDF, speziell für die Anforderungen der Druckindustrie. Kurz gesagt werden einfach PDF-Inhalte, die die Vorhersehbarkeit des Druckergebnisses beeinträchtigen können (Transferfunktionen, Transparenzen) oder sich nicht sinnvoll drucken lassen (Video, Audio), untersagt und Angaben, die für die präzise Kommunikation mit dem Druckdienstleister erforderlich sind (Anschnitt, Farbangaben usw.), vorgeschrieben. 6

7 Normen und Standards Verabschiedet: In verschiedenen Gremien der ISO werden seit 1997 Normen auf der Grundlage von PDF erarbeitet und verabschiedet. Hierbei werden, basierend auf bestimmten PDF-Versionen, Mindestanforderungen sowie Einschränkungen definiert. Adobe Systems hat in diesem Zusammenhang den betreffenden Gremien der ISO das Recht übertragen, die jeweils nötigen Spezifikationen zeitlich unbegrenzt zum kostenlosen Herunterladen bereitzustellen. ISO PDF 1.7: Am 29. Januar 2007 kündigte Adobe an, die Version 1.7 der PDF-Spezifikation in die ISO-Normierung einbringen zu wollen (internationaler Standard seit 1. Juli 2008). ISO PDF/X: Format für die Übermittlung von Druckvorlagen PDF/X-1a = ISO (2002) bzw. ISO (2003) PDF/X-2 = ISO (2003) PDF/X-3 = ISO (2002) bzw. ISO (2003) PDF/X-4 = ISO (2008) PDF/X-5 = ISO (2008) ISO PDF/A: PDF Archive Format für die Langzeitspeicherung PDF/A-1 = ISO (2005) ISO PDF/E: PDF Engineering Format für technische Dokumente aus den Bereichen Ingenieurwesen, Architektur und GEO-Informationssysteme (2008) In Bearbeitung: PDF/H: PDF Healthcare Format für Dokumente im Gesundheitswesen (Bearbeitung bei AIIM). PDF/UA: Universal Accessability - Richtlinien zum Aufbau eines Dokuments im PDF-Format (Bearbeitung bei AIIM). 7

8 Eigenschaften/Möglichkeiten des PDF PDF-Dateien behalten Schriftarten, Farben, Bilder, Grafiken und Layout jedes Ursprungsdokuments bei - unabhängig davon, welche Anwendung und Plattform bei der Erstellung eingesetzt wurden. Die Dokumente können beliebig viele Seiten umfassen. PDF-Dokumente können von jedem Anwender weitergegeben, angezeigt und gedruckt werden unabhängig von System, Software-Plattform, Ausgangsanwendung oder verfügbaren Schriftarten. PDF-Dokumente können mit Notizen, Kommentaren und Dateianhängen versehen oder Formulareinträge abgespeichert werden. Zudem ist es möglich, das PDF-Dokument digital zu signieren. PDF-Dateien können mit einem Kennwortschutz versehen werden, um das unbefugte Ändern oder Nutzen der Inhalte zu verhindern. Außerdem lassen sich Rechte zur Verwendung zusätzlicher Funktionalitäten vergeben. PDF-Dateien können nach Wörtern, Lesezeichen und Datenfeldern durchsucht werden. Dies ist entweder durch die Textsuche im einzelnen Dokument oder durch die Volltextrecherche innerhalb einer PDF-Dokumentensammlung möglich. Als interaktives Dokument bietet PDF weitere Möglichkeiten, den Lesekomfort zu verbessern. Beispielsweise können Präsentationen automatisiert werden oder es ist möglich, interne oder externe Verweise bzw. Verweisstrukturen in Dokumente aufzunehmen. Es ist möglich, PDF-Dokumente zu linearisieren, d. h. der Reader zeigt die ersten Seiten an, sobald die ersten Kilobytes übertragen sind. Dem Leser ist es so möglich, z. B. über das Inhaltsverzeichnis, gezielt Seiten anzuspringen, ohne dass das gesamte Dokument dazu geladen sein muss. 8

9 Das PDF/A (Unter-)Format PDF/A ist eine Einschränkung des PDF. PDF/A-Dateien bzw. deren Daten müssen eindeutig, vollständig und zugänglich sein. Eindeutigkeit - Farben müssen, ähnlich wie in PDF/X, ausreichend definiert sein, um eine eindeutige Farbdarstellung zu gewährleisten. - Schriftarten dürfen nur eindeutige Kodierungsinformationen verwenden. - Alternative Bilder beispielsweise eine niedrigaufgelöste Variante für die Bildschirmausgabe und eine hochaufgelöste Variante für die Druckausgabe sind nicht zulässig. Vollständigkeit der Daten Zugänglichkeit - Untersagt sind Referenzen externe Ressourcen, die irgendwann nicht mehr zugänglich sein könnten. In einer PDF/A-1-Datei müssen in jedem Fall enthalten sein: - alle benutzten Schriftarten (Untergruppen sind erlaubt) - alle Bilder - die Kennzeichnung als PDF/A-1 mittels Metadaten (im Extensible Metadata Plattformformat (XMP)) - Verschlüsselungen und/oder auch teilweises Sperren von Funktionen der Datei, wie Drucken und Daten herauskopieren, sind untersagt. 9

10 Vorteile des PDF Unabhängigkeit von einem bestimmten Betriebssystem (Windows, UNIX, LINUX, OS/2, Mac usw.) Unabhängigkeit von einem bestimmten Textverarbeitungsformat (Word, WordPerfect, StarWriter usw.) Keine Änderungen von Schriftarten, Seitenumbrüchen, etc. beim Austausch mit anderen Rechnern Dokument entspricht beim Leser genau der vom Autor autorisierten Form Wort- bzw. Zeichensuche im Dokument ist möglich Bewahrung der Dokumentenstruktur Navigierbarkeit des Dokumenteninhaltes (nicht PDF/A, PDF/X) durch Verlinkungen durch externe Verweise Schutz der Dokumente (nicht PDF/A, PDF/X) durch Passwörter durch Verschlüsselung durch elektronische Signaturen 10

11 Nachteile des PDF Die entstehenden Dateien sind unter Umständen deutlich größer als die Ausgangsdateien (durch das Einbetten von Schriftarten, Grafiken, Dateien). Dateien können nur begrenzt weiterbearbeitet werden. Die größten Probleme mit PDF-Dateien entstehen meist durch Benutzerfehler wie falsche Sicherheitseinstellungen vermeintlich gelöschte Texte/Objekte bleiben in der Datei erhalten Dateien enthalten große, unsichtbare Objekte die die Dateien unbenutzbar machen können. Die maximale Seitengrösse einer PDF-Datei beträgt 508 x 508cm. 11

12 Anwendungen des PDF CI-konforme Dokumente im WWW Austausch elektronischer Dokumente Druckindustrie (PDF/X) Ingenieurwesen, Architektur und GEO- Informationssysteme (PDF/E) Archivierung elektronischer Dokumente (PDF/A) 12

13 Die Zukunft des PDF PDF/H Zitat AIIM: A Best Practices Guide describing attributes of the Portable Document Format (PDF) to facilitate the capture, exchange, preservation and protection of healthcare information - Share data easily between healthcare institutions - Ease the transition into digital health records for information exchange and sharing - Bridge the gap between healthcare providers and consumers PDF/UA Zitat AIIM: This is not meant to be a techniques (how to) specification, but rather a set of guidelines for creating accessible PDF. The components and their structure are highly dependent upon which objects (graphics, text, multimedia, form fields) are to be present in the PDF file. The specification will describe such components and the conditions governing their inclusion in a PDF file in order to be considered accessible for a particular document type. The mechanisms for including the components in the PDF stream will be left to the discretion of the individual developer, PDF generator, or PDF viewing agent. 13

14 Organisationen/Links Wikipedia Wikipedia (Deutsch): Wikipedia (Englisch): ISO (International Organization for Standardization) ISO (PDF): ISO (PDF/A): AIIM (Association for Information and Image Management) AIIM (Standards WatchBlog): AIIM (PDF Experts Corner): PDF/A Competence Center PDF/A Competence Center: Interessanter PDF/A-Artikel: 14

15 Ihre Fragen zu PDF