Dokumenten Managementsystem (DMS) Die integrierte Komplettlösung für kommunale Verwaltungen und öffentliche Einrichtungen

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1 Dokumenten Managementsystem (DMS) Die integrierte Komplettlösung für kommunale Verwaltungen und öffentliche Einrichtungen

2 Broschüren rund um das Lösungsund Beratungsportfolio von INFOMA Kommunales Rechnungswesen Doppik Kommunales Rechnungswesen Erweiterte Kameralistik Öffentliche Betriebe und Einrichtungen Liegenschafts- und Gebäudemanagement Fachverfahren Ausländerwesen / Einbürgerungsverfahren Dokumenten Managementsystem (DMS) Analyse- und Steuerungssystem (BI) Kommunale Beratung Schulungen und Workshops Gerne senden wir Ihnen die gewünschten Broschüren kostenfrei zu. bitte an info@infoma.de 2

3 Seite Thema 04 Die Ausgangssituation 06 Die Lösung für das Dokumenten Management 07 Integrierte Workflow- und Service-Architektur 08 Das Dokumenten Managementsystem (DMS) 09 DMS:scan der Scan-Service 10 DMS:import der universelle Import- und Migrations-Service 11 DMS:kontierung der Kontierungs-Workflow 13 DMS:sign die Digitale Signatur 14 DMS:basis die Standard DMS-Funktionalitäten Posteingang und Routing Rechercheportal Integrierte Recherche im newsystem kommunal Finanzwesen Umlaufmappen Rechnungseingangsbuch Vorlagenmanagement 19 DMS:akte der Akten- und Vorgangsbearbeitungs-Service Aktenplan Vorgang 20 DMS:archiv der Archivierungs-Service 21 Unterstützung bei Implementierungskonzepten und Organisationsberatung 22 Technik 3

4 Die Ausgangssituation Partner der Kommune Seit INFOMA die erste Version von newsystem kommunal präsentierte, hat sich die integrierte Komplettlösung zu einer umfassenden Produktfamilie entwickelt, in die über 20 Jahre Branchenerfahrung eingeflossen sind. Neben dem Finanzwesen entstanden weitere integrierte Verfahren, die neue Prozesse in der Verwaltung unterstützen und bei denen die Integration in das Finanzwesen funktional durchaus sinnvoll ist, wie z.b. Workflow und Dokumentenmanagement. Der Erfolg von INFOMA und newsystem kommunal ist Ergebnis einer von Anfang an klaren zukunfts- und vor allem anwenderorientierten Unternehmens- und Produktstrategie. Deren wesentliche Grundlagen lauten: sich frühzeitig durch exzellentes Wissen bei weiterführenden Themen zu positionieren und aus dem Dialog mit den Kommunen neue Lösungen zu entwickeln und umzusetzen. Konsequent wird dabei berücksichtigt, dass im Zuge der Verwaltungsmodernisierung nicht nur der Wechsel des Rechnungsstils ansteht. Vielmehr kommt der Zusammenführung und dem Transport von Informationen und den zugehörigen Prozessen verstärkt eine ausschlaggebende Bedeutung zu. Die Auswahl einer DMS-Lösung ist immer auch eine langfristige Infrastrukturentscheidung. Ein starker, leistungsfähiger, konstanter und langfristiger Partner spielt dabei eine ebenso wichtige Rolle wie funktionale Kriterien. INFOMA erfüllt alle Punkte und ist so in der Lage, die unterschiedlichen funktionalen Anforderungen sowie organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen perfekt für jeden Kunden zu realisieren. Das INFOMA - Finanzwesen übernimmt dabei zunehmend eine zentrale Rolle in der Verwaltungs-IT, wird zur Drehscheibe von Informationen und Prozessen. 4

5 Informationen und Prozesse im Blickpunkt Kommunen sehen sich heute immer mehr zusätzlichen Aufgaben gegenüber, die sie meist ohne personelle Verstärkung erledigen müssen. Hier gilt es, Prozesse und Wege von Informationen, aber auch Belegen zu optimieren und zu automatisieren. Da beim Wechsel des Buchungsstils häufig auch die Organisation der Buchungserfassung umgestellt wird, z.b. von der zentralen zur dezentralen Buchung oder umgekehrt, ist es notwendig, Unterlagen und Belege schnell und automatisiert an die richtigen Stellen zu bringen. Stichworte wie Aktenzusammenführung, Rechnungsworkflow etc. benötigen dabei genauso überzeugende Antworten wie z.b. die Fragen Wer scannt was wo ein? oder Ist ggf. auch eine einfache fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur erforderlich?. Sind in einer Verwaltung bereits unterschiedliche Archive vorhanden, können diese zusammengeführt werden. Das Dokumenten Managementsystem von INFOMA passt sich flexibel an die Anforderungen jeder öffentlichen Verwaltung an und ermöglicht die vollständige Abbildung und lückenlose Kommunikation zwischen Abteilungen, Behörden und Bürger. Nahezu alle dokumentenbasierten Informationsprozesse werden abgedeckt. Abb.: newsystem kommunal als Drehscheibe von Informationen und Prozessen Einwohnermeldewesen SQL- Datenbanken Analyse- und Steuerungssystem Basis-Technologien newsystem kommunal Vollstreckung Kommunale Betriebe Anlagenbuchhaltung Portal- Lösungen Integration Geografisches Informationssystem e-procurement Office- Anwendungen weitere Fachverfahren Veranlagung Doppik Variable Buchungsschnittstelle Kostenund Leistungsrechnung Liegenschaftsund Gebäudemanagement Dokumenten Managementsystem Ordnungswidrigkeiten XML-Datenaustausch Personalwesen 5

6 Die Lösung für das Dokumenten Management Im Finanzwesen und anderen Fachverfahren stehen Informationen bereits vorwiegend sehr strukturiert und gut organisiert zur Verfügung, allerdings meist in Inseln abgekapselt. Gemessen am Volumen aller vorhandenen Informationen und Dokumente liegt aber der Großteil noch immer in unstrukturierter und / oder nicht organisierter Form vor. Das bedeutet, Dokumente werden nicht definiert abgelegt, befinden sich auf unterschiedlichen Systemen (lokalen Festplatten, zentralen Fileservern, Mailsystemen etc.) ohne Versionshistorie und lassen sich oftmals nur mit großem Aufwand wiederfinden. Eine effiziente Arbeitsweise ist von vornherein nicht möglich, wenn wichtige Dokumente fehlen, aufwändig gesucht werden müssen, in mehreren Fassungen vorliegen oder in der Warteschleife stecken. Damit gewinnt das wirksame Management von Dokumenten unter Workflow-Aspekten zunehmend an Bedeutung. Unproduktive Zeiten für das Suchen, Kopieren, Weiterleiten oder Ablegen von Dokumenten reduzieren sich damit, Kommunikation und Vorgänge werden beschleunigt, Informationen stehen stets korrekt zur Verfügung. Die Bearbeitung von Fällen und Vorgängen kann schneller und sicherer erfolgen. Verwaltungen, die Schritt für Schritt ein effizientes Informations- und Prozessmanagement implementieren wollen, unterstützt das Dokumenten Managementsystem von INFOMA. Ob von newsystem kommunal erzeugte, bereits bestehende, aus Fachverfahren generierte oder neue Dokumente aus File- oder anderen Archivierungs- und DMS- Systemen alle diese Dokumente lassen sich automatisiert in das Dokumenten Managementsystem von INFOMA integrieren, in Akten oder Vorgängen effizient verwalten bzw. aufgabenorientiert bearbeiten. Von der integrierten Scanning-Funktion bis hin zur gezielten revisionssicheren Archivierung werden alle Anforderungen an ein modernes Dokumenten Managementsystem erfüllt. Denn erst die Verwaltung aller Informationen in digitaler Form ermöglicht eine vollständig elektronische Kommunikation ohne Medienbrüche. Der konkrete Nutzen zeigt sich auf einen Blick: Kürzere, fehlerfreie und papierarme Durchlauf- und Bearbeitungszeiten, aufwandreduzierte und transparente Vorgänge, sichere und einfachere Einhaltung von Gesetzen, Richtlinien und Fristen, höhere Qualität und Prozesssicherheit ergeben einen öffentlichkeitswirksamen Abbau der Bürokratie, Senkung der Kosten und eine schnelle Auskunftsfähigkeit gegenüber dem Bürger. Gleichzeitig werden die Sachbearbeiter in den Verwaltungen entlastet. Service- und Workflow-Architektur des Dokumenten Managementsystems Abb.: Workflow- und Service-Architektur des INFOMA Dokumenten Managementsystems (DMS) DMS RECHNUNGSEINGANGS- WORKFLOW BESCHEID- UND BELEGARCHIVIERUNGS- WORKFLOW SCAN-S SERVICE REVISIONSSICHERER ARCHIVIERUNGS- SERVICE IMPORT - UND MIGRATIONS- SERVICE AKTEN- UND VORGANGS- BEARBEITUNGS- SERVICE Dokumente scannen, ordnen und speichern Heterogene Datenquellen und Dokumente konsolidieren Dokumente verwalten, bearbeiten, prüfen, veröffentlichen und suchen Unterschiedliche Speicher- und Archivierungssysteme integrieren 6

7 Integrierte Workflow- und Service-Architektur Kernstück des Dokumenten Managementsystems ist die integrierte Workflow- und Service-Architektur. Wesentliche Services bilden hier das Rückgrat: Der Scan-Service ermöglicht das Scannen, Ordnen und Speichern von Dokumenten Der Import- und Migrations-Service sorgt für die automatisierte Konsolidierung heterogener Datenquellen und Dokumente in einer Plattform Der Akten- und Vorgangsbearbeitungs-Service ermöglicht die Verwaltung, Bearbeitung, Prüfung, Veröffentlichung und das Suchen von Dokumenten Der revisionssichere Archivierungs-Service schafft die Basis für die Integration unterschiedlichster Speicher- und Archivsysteme. Die integrierte Workflow-Komponente nutzt dabei gezielt diese vier Services. Ihre Leistungsfähigkeit zeigt sich an den schlüsselfertig ausgelieferten Workflows, wie z.b. dem Kontierungs-Workflow. Der einzigartige, hoch automatisierte Kontierungs-Workflow zeigt deutlich die vorgangsorientierte Vorgehensweise über Abteilungs- und Verfahrensgrenzen auf. Alle Schritte erfolgen medienbruchfrei und arbeitsplatzübergreifend. So werden Eingangsrechnungen mit Metadaten-Ermittlung gescannt und darauf aufbauend relevante Berechtigungen (z.b. für Benutzer) und Basisdaten (bis zu den einzelnen Bestellpositionen) direkt aus dem Finanzwesen bereitgestellt. Auch bei der Online-Mittelprüfung und -reservierung sowie Rechnungsprüfung und -kontierung ist der direkte Zugriff auf die bereitgestellten Informationen aus dem Finanzwesen gegeben. Die Rechnungsfreigabe erfolgt mit automatischer Verbuchung der Eingangsrechnung im Finanzwesen. Diese Vorgänge werden durch die gescannten Daten und vorhandenen Elemente gesteuert, wie z.b. die Berechtigungen aus dem Finanzwesen. Der Bescheid- und Belegarchivierungs-Workflow dagegen greift automatisiert auf alle gewünschten Steuer-, Gebühren- oder Abgabenbescheide sowie Kassenbelege inklusive der jeweiligen Verschlagwortung zu und legt sie in den zugehörigen Akten oder Vorgängen ab. Die Dokumente werden an die angeschlossenen Speichersysteme zur revisionssicheren Archivierung einschließlich aller notwendigen Konformitätsrichtlinien, wie z.b. Aufbewahrungsfristen, übergeben. Schematische Darstellung des Rechnungseingangs-Workflow Abb.: Schematische Darstellung des Rechnungseingangs-Workflow FINANZWESEN Das Finanzwesen stellt die Berechtigungen (z.b. für Benutzer) und Basisdaten (von Lieferantendaten bis hin zu einzelnen Bestellpositionen bei Rechnungseingang mit Bestellbezug) bereit Verbuchung der Eingangsrechnung ZENTRALE POSTSTELLE Scan der Eingangsrechnung mit automatischer oder manueller Metadatenvergabe VORGANGS-/KOSTENSTELLEN- BZW. PRODUKTVERANTWORTLICHER Prüfung auf sachliche und rechnerische Richtigkeit sowie Kontierung der Rechnungspositionen ANORDNUNGSBEFUGTER Freizeichnung der Anordnung Klassifizierung der Eingangsrechnung Bereitstellung der Buchungssätze DOKUMENTEN MANAGEMENTSYSTEM 7

8 Das Dokumenten Managementsystem (DMS) Um heute praxisgerechte Möglichkeiten zur Verbesserung einer leistungsstarken Verwaltung zu schaffen, bietet das INFOMA Dokumenten Managementsystem eine Lösung, die mehr kann als nur digitalisierte Informationen in einem elektronischen Archiv abzulegen. Vielmehr werden Austausch und Zugriff geregelt, so dass jederzeit nachvollziehbar ist, wer was wann an den Dokumenten geändert hat. Denn die Dokumente oder Formulare werden von unterschiedlichen Sachbearbeitern erstellt, bearbeitet, genehmigt, wieder überarbeitet und sollen dabei in unterschiedlichen Präsentationsformen zur Verfügung stehen. Im INFOMA Dokumenten Managementsystem können Daten und Dokumente beliebig gefiltert, neu zusammengestellt und mit anderen Informationen angereichert werden. Alle Informationsarten lassen sich verwalten, Versionen und die Bearbeitungshistorie darstellen sowie Volltextrecherchen durchführen. Eine Wiedervorlage und elektronische Signatur stehen ebenso zur Verfügung wie vielfältige Im- und Exportmöglichkeiten sowie umfangreiche Benutzer- und Zugriffsrechte. Abb.: newsystem kommunal Dokumenten Managementsystem newsystem kommunal Dokumenten Managementsystem Scan Client (Kofax) newsystem kommunal Finanzwesen Variable Belegschnittstelle Signatur Kontierungsworkflow Dokumentenablage DMS-Basisfunktionalitäten Archivierungsintegration Universal Archiv Adapter newsystem kommunal Finanzwesen INFOMA -/Fremd-Archiv 8

9 DMS:scan der Scan-Service Als erstes Modul der Verarbeitungskette ermöglicht der Scan-Service ein einfaches und bequemes Scannen, Ordnen und Speichern von Dokumenten. Die hohe Geschwindigkeit sorgt für die Verarbeitung großer wie kleiner Stapel im Handumdrehen. Da mehrere Scan- und Bildverarbeitungsfunktionen gleichzeitig ablaufen, werden präzise und schnelle Ergebnisse erzielt Auffinden, Ersetzen, Zusammenstellen, Zoomen, Teilen, Drehen, Austauschen, Ordnen und Platzieren von Dokumentenabbildern erfolgen äußerst komfortabel. Darüber hinaus erlaubt der Scan-Service das automatische Trennen von Dokumenten-Gruppen und vermeidet damit Produktivitätsverluste, die beim fortlaufenden Scannen der Dokumente auftreten. Dabei wird der automatische Dokumenteneinzug bis zur Kapazitätsgrenze gefüllt; anhand von Patchcodes, Strichcodes oder eingefügten Leerseiten teilt der Scan-Service dann automatisch in einzelne Gruppen von Dokumenten auf. Abb.: Scannen von Rechnungsdokumenten 9

10 Produktmerkmale Scan-Service Übersichtliche Menü-Anzeige analog der Microsoft-Office-Anwendungen Nahezu jeder heute gebräuchliche 1D- und 2D-Strichcode, aber auch Strichcodes, die durch Stempel, handschriftliche Notizen oder Verschmutzungen teilweise überdeckt sind, sind lesbar Komfortable Korrekturmöglichkeiten bei Arbeitsfehlern Automatische Aufteilung von Dokumenten-Gruppen Spätere Prüfung und Korrektur von Dokumenten mit schlechter Qualität Die gesamte Abfolge der Bearbeitungsschritte ist an einem Dokumentenabbild sichtbar und lässt sich ggf. rückgängig machen Vielfältige Speicherformate, z.b. JPEG, TIFF, PDF bei Einseitenformat und TIFF, PDF bei der Mehrseitenformat-Option Nahtlose Übergabe der gespeicherten Dokumente an das INFOMA Dokumenten Managementsystem DMS:import der universelle Import- und Migrations-Service Mit dem universellen Import- und Migrations-Service werden Datenbestände aus heterogenen Quellen, z.b. von einem Mail- oder File-Server, anderen Archiv- oder DMS-Systemen, eingescannten Dokumenten oder lokalen Festplatten, intelligent mit Metadaten bzw. Meta-Eigenschaften versehen und automatisiert in das Dokumenten Managementsystem von INFOMA integriert. So können z.b. Dokumente aus dem Einwohnerwesen, für die als Schlagwort das Ordnungsmerkmal des Einwohnerwesens zur Verfügung steht, aber auch Entgeltabrechnungen oder Steuermessbescheide im Dokumenten Managementsystem verwaltet und archiviert werden. Die Verschlagwortung und Zuordnung zur Bürgerakte erfolgt in diesem Fall über die jeweilige Steuernummer des Steuerpflichtigen. Produktmerkmale Universeller Import- und Migrations-Service Automatische Metadaten-Ermittlung und automatisierte Ablage im Dokumenten Managementsystem Flexibel konfigurierbare Klassifizierung der Dokumente mit Metadaten bzw. Meta-Eigenschaften Zeit- und ereignisgesteuerte Import- und Migrationsjobs Variable Steuerung der qualifizierten Ablage in der jeweiligen Bibliothek bzw. in den vorgesehenen Vorgängen und Akten durch ein hinterlegtes Regelwerk 10

11 DMS:kontierung der Kontierungs-Workflow Als zentraler Bestandteil des INFOMA Dokumenten Managementsystems vereinfacht, beschleunigt und sichert der Kontierungs- und Rechnungs-Workflow komplexe Rechnungsbearbeitungsprozesse. Die Abbildung des realen Prozesses gewährleistet eine flexible Workflow-Konfiguration. So lassen sich die einzelnen Stufen und Weiterleitungsregeln des Workflows völlig frei definieren. Das integrierte Berechtigungskonzept ermöglicht die Abbildung der jeweiligen Organisationseinheiten, die den Bearbeitungsschritten in den verschiedenen Workflow-Stufen zugeordnet sind. Dadurch sind gesetzliche Bestimmungen wie das Vier-Augen-Prinzip sowie organisationsspezifische Besonderheiten problemlos umzusetzen. Der Kontierungs-Workflow, der eine gleichzeitige Darstellung von Kontierungsmaske und Originalbeleg erlaubt, deckt alle wesentlichen Belegarten ab, wie z.b. Einkaufsrechnungen mit oder ohne Bezug zu einer Einkaufsbestellung, Einkaufsgutschriften sowie Verkaufsrechnungen und Verkaufsgutschriften. Die nahtlose Integration in das Finanzwesen unterstützt die Bearbeitung dieser Belegarten innerhalb des Workflows. So können alle relevanten Stammdaten, wie z.b. Kreditoren, Debitoren oder Sachkonten, im Workflow unter voller Berücksichtigung des Berechtigungskonzepts online aus dem Finanzwesen abgerufen und übernommen werden. D.h., es entstehen keine Zeitverzögerungen oder Synchronisationsprobleme mit redundanten Datenbeständen. Neben dem direkten Zugriff auf topaktuelle Stammdaten ist die unmittelbare Ausführung von wichtigen Funktionen des Finanzwesens ebenfalls möglich. Mit der Online-Mittelprüfung können darüber hinaus unmittelbar während der Kontierung einer Einkaufsrechnung im Workflow die verfügbaren Mittel aus dem newsystem kommunal Finanzwesen festgestellt und sofort reserviert werden. Diese frühzeitige Bindung der Mittel schafft mehr Planungssicherheit und den zeitlichen Vorsprung, um etwaige Liquiditätsengpässe frühzeitig zu erkennen und rechtzeitig reagieren zu können. Das erhöht sowohl die Transparenz bei der Belegkontierung als auch die Qualität des Zahlungsprozesses. Abb.: Kontierungs-Bildschirm im doppischen Rechnungseingang 11

12 Die dauerhafte und lückenlose Dokumentation der durchlaufenen Workflow-Stufen und durchgeführten Benutzeraktionen gewährleistet ein detailliertes Workflow-Protokoll, das jederzeit mit dem archivierten Originalbeleg abgerufen werden kann. Abb.: Budget-Information im newsystem kommunal Finanzwesen Produktmerkmale Kontierungs-Workflow Komplette, papierlose Bearbeitung von Einkaufsrechnungen, Einkaufsbestellung, Einkaufsgutschriften, Verkaufsrechnungen und Verkaufsgutschriften Metadaten-Ermittlung auf Basis der gescannten Eingangsrechnung in der zentralen bzw. virtuellen Poststelle Abruf von relevanten Berechtigungen (z.b. für Benutzer) aus dem Finanzwesen auf Basis der ermittelten Metadaten, z.b. benutzerbezogene Sachkonten-, Kostenstellen-, Produktberechtigungen oder maximaler Freigabebetrag Abruf notwendiger Basisdaten, wie Lieferantendaten, einzelne Bestellpositionen etc. Zuordnung zum Vorgangs-, Kostenstellen- oder Produktverantwortlichen Rechnungsprüfung und -kontierung mit direktem Zugriff auf die abgerufenen und bereitgestellten Informationen aus dem Finanzwesen Online-Mittelprüfung und -reservierung zu vorhandenen Budgets Zuordnung zum Anordnungsbefugten 12

13 Rechnungsfreigabe mit automatischer Verbuchung der Eingangsrechnung im Finanzwesen über einen standardisierten XML-Datenstrom und qualifizierte Ablage im Dokumenten Managementsystem, ggf. mit revisionssicherer Archivierung Flexible Definition der Laufwege und Fristen Lückenlose, verwaltungsübergreifende Nachverfolgbarkeit, Transparenz und Recherchemöglichkeit Workflowgestützter Rechnungsbearbeitungsprozess für kamerale Kunden gleichwertig zum doppischen Workflow DMS:sign die Digitale Signatur Die Digitale Signatur ist eine ideale Ergänzung, um die Nachvollziehbarkeit eindeutig und sicher zu gewährleisten. Damit besteht unter anderem die Möglichkeit, an bestimmten Stellen des Kontierungs-Workflows bzw. der Rechnungsbearbeitung digitale Signaturen auf einer vorliegenden Kontierung durchzuführen. Zur Realisierung der digitalen Signaturen kommen entsprechende Zertifikate in Verbindung mit kryptografischen Verfahren zum Einsatz. Hierbei können sowohl reine Softwarezertifikate als auch verschiedene Hardwaretechnologien mit Terminal und PIN-Eingabe zur Durchführung von digitalen Signaturen genutzt werden. Abb.: Signatur im doppischen Rechnungseingang In beiden Fällen erfolgt zum Zeitpunkt der Signatur die dauerhafte Speicherung sowohl der aktuellen Kontierung in Form einer digitalen Bildschirm-Momentaufnahme als auch der Authentifizierungsinformationen des signierenden Benutzers. Produktmerkmale Digitale Signatur Fortgeschrittene digitale Signatur mit reinen Softwarezertifikaten alternativ über den Einsatz verschiedener Hardwaretechnologien, z.b. mit Terminal und PIN-Eingabe Dauerhafte Speicherung der aktuellen Kontierung, der Authentifizierungsinformationen sowie der Benutzerinformation Authentifizierung von Verfassern und Entscheidungen Einbindung der Signatur in Geschäftsprozesse Integrierte Anzeige der Signatur 13

14 DMS:basis die Standard DMS-Funktionalitäten Modernes Dokumenten Management wird heute als eine Komponente des übergreifenden Enterprise Content Managements (ECM) verstanden. Enterprise Content Management ist die zukunftsweisende Drehscheibe für Informationsaustausch, Kommunikation und Zusammenarbeit. Durch die strategische Entscheidung von INFOMA für Microsoft SharePoint 2010 als Basistechnologie steht dem Anwender von eine Lösung zur Verfügung, die erhöhte Benutzerfreundlichkeit, mehr Funktionalität und einen weitreichenden Investitionsschutz bietet. So kann die Lösung nicht nur Daten und Dokumente aus verschiedenen Quellen in Form einer elektronischen Akte zusammenführen. Vielmehr lassen sich diese Informationen auch über ein leistungsfähiges Recherche-Portal gezielt und einfach wiederfinden. Darüber hinaus ist die gezielte Steuerung von Berechtigungen, Statusmerkmalen und die Auswertung von Attributen ebenso möglich wie eine modifizierbare, individuelle Sichtweise auf ein und dasselbe Dokument. Über die Standardfunktionalitäten stehen leistungsfähige Funktionalitäten zur Verfügung. Abb.: Startseite im INFOMA Dokumenten Managementsystem Posteingang und Routing Für die Vorgangsbearbeitung stehen grundlegende Posteingangs- und Routingfunktionalitäten zur Verfügung. Hierzu zählt unter anderem die Möglichkeit, eingegangene Dokumente innerhalb der Verwaltung gezielt zu verteilen, z.b. durch eine strukturierte Verteilung nach Fachbereichen. Dokumente können somit bereichsintern und bereichsübergreifend weitergeleitet und bearbeitet werden. Für den Empfang von Dokumenten lassen sich alle notwendigen Mechanismen nutzen: manuelles Hochladen, E- Mail an die Postbox, von anderen Postboxen gesendete Dokumente, Hochladen über Jobs aus dem Filesystem in die Postbox, Wiederherstellen von gelöschten Dokumenten aus dem Papierkorb. Zudem kann der Posteingangsbearbeiter auch ohne Fachwissen bereits viele Metadaten nur durch Betrachten des Dokuments erfassen, z.b. Absenderinformationen, Dokumentinformationen direkt mit einer Basis-Verschlagwortung versehen. Für die weitere Verarbeitung können die Dokumente mit einem Weiterleitungskommentar versehen und an andere Stellen weitergeleitet werden. 14

15 Abb.: Rechnungseingang im Dokumenten Managementsystem Rechercheportal Das Rechercheportal dient als zentraler Einstiegspunkt für alle Rechercheaktivitäten im INFOMA Dokumenten Managementsystem. Umfangreiche Recherchemöglichkeiten für Dokumente, Vorgänge und Akten sind gegeben. Alle vorhandenen Metadaten sowie Notizen, Datumsangaben und Dokumententyp-Attribute können recherchiert werden. Zusätzlich kommt eine leistungsfähige Volltextsuche zum Einsatz. Häufig verwendete Suchanfragen lassen sich für spätere Suchaktivitäten abspeichern. Aus der Suchergebnisliste heraus ist die direkte Bearbeitung des Dokuments möglich, z.b. mit Microsoft Office-Anwendungen. Als besonders hilfreich erweist sich, dass mit jedem Dokumententreffer gleich der Akten- bzw. Vorgangsordner, in dem das jeweilige Dokument abgelegt ist, angezeigt wird. Damit steht für die Bearbeitung die komplette Akte mit allen notwendigen Informationen sofort zur Verfügung. 15

16 Einzigartig ist die Suchergebnisdarstellung bei Rechnungen hier wird direkt angezeigt, wie hoch der offene Restbetrag zu einer Rechnung ist bzw. ob die Rechnung im newsystem kommunal Finanzwesen bereits beglichen wurde. Abb.: Dokumentenrecherche im Dokumenten Managementsystem Integrierte Recherche im newsystem kommunal Finanzwesen Bei Einsatz des newsystem kommunal Finanzwesens steht hier die unmittelbare Integration der INFOMA Dokumenten Managementsystem Recherchefunktionalitäten im Finanzwesen zur Verfügung und ermöglicht den direkten Zugriff auf die archivierten Dokumente. So kann z.b. von einem bestimmten Kreditorenposten die zugehörige Originalrechnung aufgerufen werden. Entsprechende Explorer-Funktionalitäten erleichtern die Suche und das schnelle Eingrenzen mehrerer Dokumente. Dadurch lassen sich z.b. alle Rechnungen eines Bürgers im Handumdrehen ausfindig machen. Umlaufmappen Elektronische Umlaufmappen unterstützen die tägliche Arbeit in den dokumentgestützten Prozessen der öffentlichen Verwaltung und sorgen für die Verkürzung von Prozesszeiten. So kann der Sachbearbeiter Umlaufmappen für Dokumente anlegen, mit Bemerkungen versehen und weitere Aufgaben für die Empfänger der Mappe definieren. 16

17 Rechnungseingangsbuch Das Rechnungseingangsbuch liefert detaillierte Informationen über alle in Bearbeitung befindlichen Eingangsrechnungen, wie z.b. die aktuelle Bearbeitungsstufe im Workflow, den Rechnungsbetrag oder das letzte Bearbeitungsdatum. Damit ist ein Überblick über alle Rechnungen, die sich aktuell im Umlauf befinden, in Kürze in der Finanzbuchhaltung eingehen oder überfällig sind, gewährleistet. Der Zugriff auf das Rechnungseingangsbuch kann auf bestimmte Anwender oder Anwendergruppen beschränkt werden. Abb.: Rechnungseingangsbuch im Dokumenten Managementsystem 17

18 Vorlagenmanagement Um die Kommunikation zum Bürger zu vereinfachen, können Vorlagen für Geschäftsdokumente zentral hinterlegt und abgerufen werden. Hierbei sind fachbereichsspezifische, aber auch bereichsübergreifende Dokumentvorlagen möglich, z.b. für den Schriftverkehr. Darüber hinaus stehen Kontierungsvorlagen auch innerhalb des Kontierungs- Workflows für häufige identische oder ähnliche wiederkehrende Kontierungen zur Verfügung. Dabei gewährleistet die zentrale und sichere Hinterlegung der Vorlagen, dass alle Mitarbeiter stets die gleiche, aktuelle Version einer Vorlage verwenden, die zu jeder Zeit von jedem Arbeitsplatz abrufbar ist. Routinefälle lassen sich somit wesentlich schneller und komfortabler bearbeiten. Abb.: Dokumentengenerierung über Vorlagenmanagement Produktmerkmale DMS:basis 18 Zentrale und komfortable Recherche über Volltext-, Metadaten- und Personen- Suchfunktionen unter Berücksichtigung von Bereichseinschränkungen Rechteverwaltung auf Dokumenten- und Benutzerebene Frei konfigurierbare Suchfunktion mit nahezu unbegrenztem Spektrum von zu durchsuchenden Dokumenten, Formaten und Repositories Dokumentenvorlagen-Management Volle Browserunterstützung, z.b. Internet Explorer, Firefox, Safari Barrierefreiheit nach WCAG2.0 Höchste Benutzerfreundlichkeit und nahtlose Integration durch vertraute Microsoft-Umgebung Office Online Applications (Word, Excel etc.), damit sind keine lokalen Client-Anwendungen mehr notwendig Flexible Authentifizierungsmöglichkeiten für verwaltungsübergreifende Anwendungsszenarien Integrierte Portallösung

19 DMS:akte der Akten- und Vorgangsbearbeitungs-Service Der Akten- und Vorgangsbearbeitungs-Service arbeitet nahtlos mit den Posteingangs- und Routingfunktionalitäten zusammen. Eingegangene Dokumente lassen sich z.b. direkt einer Akte zuordnen und mit Kommentaren für den Zuordnungsgrund versehen. Hierbei werden zwei Zuordnungsmodi unterschieden: Das Dokument kann direkt in dieselbe Akte verschoben werden und erbt dabei automatisch alle wesentlichen Metadaten der Akte oder es wird nur eine logische Verknüpfung des Dokuments mit der Akte erstellt. Aktenplan Zum besseren Wiederauffinden archivierter Dokumente kann ein Aktenplan hinterlegt werden, der einem elektronischen Aktenschrank entspricht. Hierfür wird ein allgemeiner Aktenplan bereitgestellt, der sich individuell und flexibel an die jeweiligen Anforderungen anpassen und erweitern lässt. Alle Funktionen für die Aktenbearbeitung stehen zur Verfügung: Aktenerstellung, Pflege aller relevanten Metadaten der Akte, Aktenzuordnung, Aktennotizen, Aktenweiterleitung, Wiedervorlage, Verschieben der Dokumente in Akten etc. Die Visualisierung der Ablagestruktur des Aktenplans erfolgt hierbei in einer Baum-Darstellung unter Beachtung der definierten Benutzerberechtigungen. Auf diese Weise lassen sich Dokumente über ein Aktenzeichen einer bestimmten Stufe im Aktenplan zuordnen und durch weitreichende Suchfunktionen jederzeit schnell wiederfinden. Verschiedene Sichtweisen auf den Aktenplan ermöglichen eine verwaltungsweite, abteilungsweite, benutzerbezogene oder temporäre Nutzung. Im Falle einer Vertretungsregelung werden die Sichten des zu vertretenden Mitarbeiters unter den temporären Sichten angezeigt. Vorgang Über die Vorgänge lassen sich durchgängig alle Dokumente über ihren gesamten Lebenszyklus verwalten und bearbeiten. Dabei wird die Dokumentenhistorisierung ebenso automatisch erzeugt wie die Protokollierung und die Versionierung. Über frei definierbare Vorgänge ist z.b. auch die Abbildung von Überprüfungs- und Freigabeprozessen möglich. Produktmerkmale Akten- und Vorgangsbearbeitungs-Service Schlanke, aufgabenorientierte Verwaltung und Bearbeitung von Vorgängen und Akten Freie Gestaltung der Ablagestruktur Zentrale Konfiguration der Geschäfts- und Aktenzeichenzusammensetzung Automatische Anlage neuer Akten Automatisierte Ablage von Dokumenten Individuelle Sichtweisen über Statusmerkmale und Attribute Ablage von Informationen, Dokumenten aller Art, wahlweise mit und ohne Archivierung Flexible Richtlinien zur Beibehaltung, zum Schutz und zur Überwachung von Dokumenten, Akten und Vorgängen Dokumentenänderung mit Versionierung Integration der -Ablage Terminüberwachung, Wiedervorlage, Aufgaben und Checklisten Automatisierte Weiterleitung Optionale Nutzung von Workflows Möglichkeit der Ablage durch Drag & Drop 19

20 DMS:archiv der Archivierungs-Service Der Archivierungs-Service gewährleistet eine dauerhaft revisionssichere, elektronische Archivierung. Bescheide- und Belege, bereitgestellte Steuer-, Gebühren- oder Abgabenbescheide sowie Kassenbelege können z.b. durch hinterlegte Klassifizierungen mit Metadaten archiviert sowie mit den notwendigen Konformitätsrichtlinien zur Archivierung, wie Aufbewahrungsfristen etc., versehen werden. Der Archivierungs-Service erfüllt selbstverständlich die gesetzlichen und steuerrechtlichen Anforderungen an eine korrekte Buchführung. Die Ergebnisse der offiziellen Testate können gerne angefordert werden. Produktmerkmale Archivierungs-Service Revisionssichere Archivierung beliebiger Dokumente inklusive aller notwendigen Informationen über vorhandene Standard-Adapter mit unterschiedlichsten Softwareoder Hardware-Archivlösungen Optionale revisionssichere und überaus leistungsfähige INFOMA -Standard-Archivlösung auf NetApp-Basis Integrierte Verwaltung der Konformitätsrichtlinien, z.b. für Aufbewahrungsfristen Qualifizierte Ablage über hinterlegtes Regelwerk in der definierten Akten- bzw. Vorgangsstruktur im Dokumenten Managementsystem Lückenlose, verwaltungsübergreifende Nachverfolgbarkeit, Transparenz und Recherchemöglichkeit Berücksichtigung der Benutzerrechte Archivierung aller aus newsystem kommunal erzeugten Dokumente» Doppisch: z.b. Rechnungen, Gutschriften, Journale, Bestellungen, Mahnungen aus dem Finanzwesen» Kameral: Anordnungen und Integrationslisten» Steuerbescheide» Steuermessbescheide» Vollstreckungsbescheide Archivierung von Dokumenten aus weiteren Fachverfahren, z.b. Einwohnerwesen oder Personalwesen Revisionssichere digitale Archivierung 20

21 Unterstützung bei Implementierungskonzepten und Organisationsberatung Um den steigenden Anforderungen hinsichtlich des Informationsmanagements gerecht zu werden, bietet ein spezialisiertes INFOMA Consulting-Team umfassende und sinnvolle Unterstützung bei der Implementierung einer für die jeweilige Kundenorganisation am besten geeigneten Lösung. Dabei stehen folgende Bereiche besonders im Fokus: Ganzheitliche und individuelle Beratung nicht nur die Technologie, sondern auch Strategie, Wirtschaftlichkeit und insbesondere der Faktor Mensch stehen im Mittelpunkt Individuelle Analyse und Dokumentation der Geschäftsprozesse Empfehlungen zu Prozessoptimierungen Review vorhandener Systeme und Lösungen, Aufzeigen von Verbesserungspotenzialen Einführungsplanung und -begleitung Projektleitung Erstellung von Dokumenten Managementsystem Verfahrensdokumentation Coaching von Führungskräften bei der Ableitung von Maßnahmen im Prozessoptimierungsfall Schulung der Mitarbeiter Daneben bietet das INFOMA Consulting-Team zusätzlich: Anbindung an Fremdsysteme (z.b. Einwohnermeldewesen, KFZ-Zulassungswesen) Analyse der Hardware-Anforderungen Lieferung der Hardware-Lösung sowie der notwendigen Infrastruktur 21

22 Technik newsystem kommunal Dokumenten Managementsystem ist eine mandantenfähige Anwendung, die sich neben Gemeinden, Städten und Landkreisen jeder Größenordnung auch für Verwaltungsgemeinschaften, Samt-, Amts- und Verbandsgemeinden sowie alle anderen Institutionen mit kameraler oder doppischer Buchhaltung bestens eignet. Von newsystem kommunal wird folgende Systemsoftware unterstützt: Portal Microsoft SharePoint 2010 Client Betriebssystem Microsoft Windows XP SP3 Microsoft Windows Vista SP1 oder höher Microsoft Windows 7 Server Betriebssystem Microsoft Windows Server 2003 Microsoft Windows Server 2008 Microsoft Windows Server 2008 R2 Datenbanken Microsoft Dynamics NAV 2009 Microsoft SQL Server 2005 Microsoft SQL Server 2008 Microsoft SQL Server 2008 R2 Zusatzsoftware Microsoft Internet Explorer 7 Microsoft Internet Explorer 8 Microsoft Office 2003 SP3 Microsoft Office 2007 SP1 oder höher Microsoft Dynamics Mobile 2008 ExpandIT Utilities Sämtliche in diesem Dokument verwendeten eingetragenen Warenzeichen und Markennamen sind auch ohne entsprechenden Vermerk im Text als Warenzeichen bzw. Markennamen der jeweiligen Eigentümer zu verstehen. 22

23 Software Consulting GmbH

24 03/2011 Software Consulting GmbH Hörvelsinger Weg Ulm Phone Fax web Geschäftsstellen Deutschland Berlin Düsseldorf Hannover Limburg München Schweiz Rotkreuz FRITZ & MACZIOL : INFOMA, Part of Imtech N.V., Gouda, NL