Anleitung zur Registrierung für umsatzsteuerliche Zwecke in europäischen Ländern Einzelunternehmer in Deutschland

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1 Anleitung zur Registrierung für umsatzsteuerliche Zwecke in europäischen Ländern Einzelunternehmer in Deutschland Zur umsatzsteuerlichen Registrierung werden diverse, von verschiedenen deutschen Stellen ausgestellte Dokumente benötigt. Mit Hilfe dieser Unterlagen kann der Nachweis erbracht werden, dass Sie als umsatzsteuerlicher Unternehmer nach deutschem Recht anzusehen sind, was die Voraussetzung für die umsatzsteuerliche Registrierung in europäischen Ländern ist. Um Ihnen die Beantragung der benötigten Dokumente zu erleichtern, haben wir nachfolgend kurz aufgeführt, wo Sie diese erhalten können und wie die Beantragung erfolgen kann. Beispielhafte Exemplare der benötigten Dokumente haben wir am Ende aufgeführt. In diesem Zusammenhang möchten wir darauf hinweisen, dass wir die Dokumente in mehrfacher Ausfertigung benötigen, da diese bei allen Steuerbehörden, bei denen Sie sich registrieren lassen möchten, eingereicht werden müssen; grundsätzlich werden Originale benötigt, da Fotokopien von den Steuerbehörden nicht akzeptiert werden. Bitte übersenden Sie uns alle nachfolgend aufgeführten Dokumente per Post an die folgende Adresse: Marketplace Sellers KPMG Global Services Hungary Ltd. Váci út Budapest Ungarn 1

2 Überblick über den Registrierungsprozess Die Registrierung kann eine schwierige und komplexe Aufgabe darstellen. Daher haben wir den Prozess in Schritte unterteilt und einfacher gestaltet. 1. Anmeldung und Zahlung Im ersten Schritt sollten Sie sich für das Programm anmelden und für das Paket zahlen, welches Sie ausgewählt haben. An dieser Stelle wird Ihnen ein Account Manager zugeteilt, der Sie persönlich durch den Registrierungsprozess führt und Ihre Fragen beantwortet. 2. Genaue Unternehmensangaben Um Ihre Steuernummern zu erhalten, brauchen wir alle benötigten Unterlagen mit detaillierten Informationen über Ihr Unternehmen, die den Steuerbehörden zur Verfügung gestellt werden müssen. Wir haben eine Formvorlage, um die benötigten Informationen zu erfassen. 3. Vorbereiten und Hochladen Ihrer Dokumente Es müssen bestimmte Dokumente für die Registrierung gesammelt und den Steuerbehörden zur Verfügung gestellt werden. Sie sollten diese auf unserem Online-Portal hochladen. Dies ermöglicht uns, die Gültigkeit der einzelnen Unterlagen zu überprüfen. Wir geben Ihnen klare Anweisungen, welche Dokumente in diesem Stadium vorgelegt werden müssen und woher diese beschafft werden können. Bestimmte Dokumente müssen möglicherweise von Notaren oder Behörden offiziell beglaubigt oder autorisiert werden. Hierfür bieten wir Ihnen ebenfalls Hilfestellungen. 4. Zusendung Ihrer Originalunterlagen Typischerweise verlangen die Steuerbehörden Originaldokumente (keine Fotokopien). Nachdem wir die Dokumente im vorherigen Schritt überprüft haben, können Sie zu uns diese zusenden, sodass wir diese ggf. übersetzen lassen und diese danach an die Steuerbehörden in den einzelnen Ländern senden können. 5. KPMG beschafft die Steuernummern Wir wirken in jedem Land eng mit den Steuerbehörden zusammen um Ihre Steuernummern so schnell wie möglich zu erhalten, sodass Sie mit dem Verkauf starten können. 2

3 Überblick über die einzureichenden Dokumente 1. Gewerbeanmeldung Die zuständige Behörde für die Ausführung der Gewerbeordnung richtet sich nach Landesrecht und ist deshalb von Bundesland zu Bundesland verschieden. Im Regelfall können Sie Abschriften der Gewerbeanmeldung beim zuständigen Gewerbeamt oder Ordnungsamt Ihrer Stadt oder Gemeinde beantragen. 2. Nachweis Ihrer deutschen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ermöglicht die Prüfung und den Nachweis der Unternehmereigenschaft und wird vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) vergeben. Die erstmalige Erteilung oder der Nachweis einer bereits erteilten Nummer kann auf folgenden Wegen beantragt werden: Der Antrag kann online gestellt werden, indem Sie im mittleren Teil der Startseite des Bundesministeriums der Finanzen auf die Registerkarte Formulare klicken und danach das Formular- Management-System auswählen. Klicken Sie bitte auf Formularcenter auf der linken Seite und danach auf Steuerformulare. Letztendlich wählen Sie im Formularkatalog Umsatzsteuer aus und öffnen Sie das Dokument Antrag auf Vergabe einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Alternativ besteht die Möglichkeit, einen schriftlichen Antrag an das BZSt zu richten. Die Anschrift lautet: Bundeszentralamt für Steuern Dienstsitz Saarlouis Ludwig-Karl-Balzer-Allee Saarlouis Weiterhin kann der Antrag auch per Telefax (+49 (0) ) oder telefonisch (+49 (0) ) gestellt werden. Die Antragstellung per Telefon ist montags bis freitags von 7:00 bis 16:00 Uhr möglich. 3. Bankbescheinigung Es ist erforderlich, den Steuerbehörden in einigen Ländern einen Nachweis über die Existenz Ihres Bankkontos für unternehmerische Zwecke vorzulegen. Dies kann ein deutsches Bankkonto oder ein in einem anderen Land geführtes Konto sein. Ihre Bank wird Ihnen einen solchen Nachweis ausstellen können. Alternativ können Sie die auf Seite 6 von uns erstellte Vorlage nutzen und von Ihrer Bank ausfüllen und unterschreiben lassen. 4. Kopie des Personalausweises (Fotoseite) des Geschäftsführers, der die Vertragsdokumente sowie die uns zu erteilende Vertretungsvollmacht unterzeichnet. 3

4 Form und Anzahl der Dokumente Land, in dem Sie umsatzsteuerlich registriert sind 1.Gewerbeanmeldung 5. 2.Nachweis Ihrer deutschen Umsatzsteuer- Identifikationsnummer 6. 3.Bankbescheinigung 4.Kopie des Personalausweises Deutschland Fotokopie Fotokopie nicht erforderlich nicht erforderlich Frankreich Fotokopie Fotokopie Fotokopie Fotokopie unterschrieben von der zeichnungsberechtigten Person Italien beglaubigte Kopie* beglaubigte Kopie* nicht erforderlich Fotokopie Spanien vom Notar beglaubigt und mit Apostille nicht erforderlich nicht erforderlich nicht erforderlich versehen Vereinigtes Königreich Fotokopie Fotokopie nicht erforderlich Fotokopie Polen Original* Original * nicht erforderlich nicht erforderlich Tschechien Original * Original * Original * Fotokopie Österreich Fotokopie Fotokopie nicht erforderlich Fotokopie * Diese Dokumente müssen in die Sprache des Landes beglaubigt übersetzt werden, in dem Sie sich für umsatzsteuerliche Zwecke registrieren lassen möchten, um von den Steuerbehörden akzeptiert zu werden. KPMG kann Ihnen bei der Anfertigung dieser Übersetzungen assistieren, indem dies ein externes Übersetzungsbüro beauftragt. Die vom externen Dienstleister für die Übersetzung berechnete Gebühr wird Ihnen weiterberechnet. 4

5 Notariell beglaubigte und mit Apostille versehene Dokumente 1. Notarielle Beglaubigung Notare bescheinigen die Richtigkeit der Unterschrift und Dokumente, um diese im Ausland anwenden zu können. Sollten Sie einige Dokumente oder Vollmachten beglaubigen lassen müssen, wenden Sie sich bitte ans Amtsgericht oder an ein offizielles Notarbüro. 2. Apostille In einigen Ländern müssen die Unterlagen durch Erteilung einer Apostille beglaubigt werden. Diese können grundsätzlich in zertifizierten Notariaten oder beim zuständigen Amts- oder Landgericht mit einer Apostille versehen werden. Bitte beachten Sie, dass nach der Haager Konferenz für Internationales Privatrecht Apostillen auf offiziellen Dokumenten entweder mit einem Stempel, Bänder, Wachssiegel oder anderen Siegeln versehen werden müssen. Beglaubigte Übersetzungen In einigen Ländern müssen Ihre Unterlagen in die lokale Sprache beglaubigt übersetzt werden, um von den Steuerbehörden akzeptiert zu werden. Mit der Anfertigung der beglaubigten Übersetzungen werden wir ein externes Übersetzungsbüro beauftragen. Nachdem Sie uns die Unterlagen bereitgestellt haben, können wir diese in Ihrem Namen übersetzen lassen. Für die Organisation dieser Übersetzung werden von uns keine zusätzlichen Gebühren berechnet, aber der externe Dienstleister wird eine Gebühr erheben, die ungefähr pro Dokument beträgt, abhängig davon, wie viele Seiten übersetzt werden müssen. 5

6 Umsatzsteuerregistrierung in Spanien als Einzelunternehmer Nach spanischem Recht müssen die nicht in Spanien ansässigen Einzelunternehmer eine spanische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bei dem spanischen Generalkonsulat beantragen. In Deutschland gibt es 6 spanische Konsulate (Düsseldorf, Frankfurt, Hamburg, Stuttgart, Hannover, München), bei denen die sogenannte N.I.E -Nummer beschafft werden kann. Üblicherweise werden für den Antrag einer N.I.E.-Nummer folgende Unterlagen benötigt: 1. Gültiger Lichtbildausweis im Original: Reisepass mit aktueller Meldebescheinigung. Auch möglich bei EU-Bürgern Personalausweis, wenn die aktuelle Meldeadresse eingetragen ist. 2. Eine Fotokopie des Ausweises oder Reisepasses 3. Ausgefülltes Antragsformular EX-15 (PDF) in zweifacher Ausfertigung, Weitere Informationen hierzu finden Sie unter nachfolgendem Link (nicht alle Inhalte sind auf Deutsch verfügbar). Unter dem Menüpunkt Consulados können Sie das bestimmte Konsulat bzw. Stadt auswählen, um detaillierte Informationen zum Antrag der N.I.E Nummer (z.b. Öffnungszeiten der bestimmten Konsulate, benötigte Unterlagen etc.) zu erhalten. 6

7 Beispielhafte Exemplare der benötigten Dokumente Beispiel Nachweis Gewerbeanmeldung 7

8 Beispiel Nachweis UID-Nummer 8

9 NACHWEIS BANKKONTO Datum: Sehr geehrte(r) Frau/Herr Wir bestätigen hiermit, dass das folgende Bankkonto bei unserer Bank geführt wird: Bankinstitut: Adresse: Kontoinhaber: Adresse des Kontoinhabers Kontowährung: Kontonummer: IBAN: BIC: Mit freundlichen Grüßen, Unterschrift Bank Bankstempel 9