Einführung eines Gebäude- und Technikmanagement-Systems Praxiserfahrung, und erreichte Benefits

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1 Computer Aided Facility Management (CAFM) Einführung eines Gebäude- und Technikmanagement-Systems Praxiserfahrung, und erreichte Benefits am Beispiel des St.-Antonius-Hospital Eschweiler (SAH) FKT Bundesfachtagung Okt. 2010, Dortmund Stand Juli 2010, Referenten: Sam Rafati GmbH / Michael Deußen Technischer Leiter SAH

2 Übersicht Situation und Lösungsansatz (Funktion + Nutzen) Seite 3-4 Umsetzung von 3 FM-Bereichen (1. Ausbaustufe im SAH) Seite 5-8 Projektphasen: Von der Planung bis zur Nutzung Seite 9 Wirtschaftlichkeit Seite 10 Geplanter Systemausbau und Vision (2. Ausbaustufe) Seite 11 Anlage Seite 14 ff.

3 f acilit y solu tio ns Situation Lösung Ergebnisse Projektphasen Wirtschaftlichkeit Systemausbau Bau- und Immobilien-Dienst leistungen mbh Situation und Folgen Facility Management Situation (FM) im Krankenhaus Zielkonflikt u.a. steigende Anforderungen an Prozesse Kostendruck Normen, Richtlinien und Gesetze keine/magelhafte IT Unterstützung Notwendigkeit zur Steigerung von: Effizienz und Effektivität Folgen u.a. 1. Mehraufwand von Zeit und Kosten mangelnde Dokumentation GmbH fehlende Transparenz in Daten und Prozessen redundante, nicht konsistente Daten Computer Aided Facility Management (CAFM) 2. Qualitätsverlust Seite 3

4 Situation Lösung Ergebnisse Projektphasen Wirtschaftlichkeit Systemausbau CAFM (Computer Aided Facility Management) Abteilungsübergreifende EDV-Unterstützung St.-Antonius-Hospital Eschweiler Funktion und Nutzen Schnittstellen Bestandsdaten Prozesse KIS Informationen als nicht redundante und konsistente Datenbasis Funktio on FM- Anwendungsbereiche Datenbanken Visualisierung CAFM- System Auswertungen SAP CAD etc. bedarfsgerecht verdichtet aktuell Prozessunterstützung prozessorientierte, abteilungsübergreifende Bearbeitung Nutzer Nutzen 1. Transparenz (Daten/Prozesse) 2. Verbundeffekte 3. Vermeidung doppelter Datenverwaltung 4. Datenaktualität 5. Qualitätssteigerung 6. Zeit-/Kostenersparnis 7. Kostenzuordnung (verursachungsgerecht) Quelle: GmbH GmbH Computer Aided Facility Management (CAFM) Seite 4

5 Situation Lösung Ergebnisse Projektphasen Wirtschaftlichkeit Systemausbau CAFM-Start im St-Antonius-Hospital Eschweiler Identifizierung der FM-Bereiche zur Unterstützung durch CAFM Bedarfsermittlung Workshops mit verantwortlichen der FM-Bereiche (u.a. Technik, EDV, Reinigung, Logistik, Hygiene, Arbeits- /Brandschutz, Medizingeräte, etc.) Priorisierung Bewertung durch die Projektleitung Entscheidung im SAH: In der 1. Ausbaustufe mit Fokus auf die technischen FM-Bereich, später weiterer Systemausbau. FM-Bereiche (1. Ausbaustufe) 1. Flächenmanagement (+ Raumbuch und Objektverwaltung) Notwendig als Basis für CAFM. 2. Reparaturmanagement Auf Basis eines CAFM-Raumbuches schnell und wirtschaftlich umsetzbar. 2. User Help Desk Grundstein zur Umsetzung des Dienstleistungsgedanken mit dem Kunden im Fokus. 3. Instandhaltungsmanagement Effizienzsteigerung rund um die Instandhaltungsprozesse. (u.a. Anlagenverwaltung, IM-Terminplanung, Organisation, etc.) GmbH Computer Aided Facility Management (CAFM) Seite 5

6 Situation Lösung Ergebnisse Projektphasen Wirtschaftlichkeit Systemausbau Flächenmanagement Zusammen mit der Objektverwaltung die Basis des CAFM-Systems Durchgeführte Arbeiten: Übernahme der Plandaten in das CAFM-System (Bidirektionale Verknüpfung der grafischen Daten mit den Raumbuch-/Stammdaten) Einführung eines (Raum-)Kennzeichnungssystems Aufnahme, Migration, Import von Raumbuchdaten (u.a. Raumnummer, Bezeichnung, KST, Abteilung, Fläche nach DIN 277, etc.) Nutzen: Geregelter, abteilungsübergreifender Datenzugriff (je nach Anforderung mit unterschiedlichen Zugriffsberechtigungen) redundanten Raumbuchdaten und doppelte Datenpflege werden vermieden (z.b. Raumbuch der Technik, xls-raumbuch der Reinigung, ) Plan-/Raumbuchdaten und Auswertungen direkt verfügbar (z.b. fabliche Markierung der Abteilungen in einem Geschoss, m²/abteilung, m²/kostenstelle, m² je Reinigungsfläche, etc.) Bidirektionale Verbindung Plan - Raumbuch Quelle: IMSware, SAH Flächenauswertung: Abteilungen 1. OG BH1 Quelle: IMSware UHD, SAH GmbH Computer Aided Facility Management (CAFM) Seite 6

7 Situation Lösung Ergebnisse Projektphasen Wirtschaftlichkeit Systemausbau Reparaturmanagement (RM) und User Help Desk (UHD) Schluss mit der Zettelwirtschaft Durchgeführte Arbeiten: Definition der RM-Prozesse und Optimierung (Arbeitsgruppenworkshops für Reparaturmeldung, -annahme und -bearbeitung) Aufnahme von Raumtypen und RM-Objekten/-Defekten Customizing (Anpassung) des CAFM-Systems an die RM- Prozesse im SAH Nutzen: Reparaturmeldung mit 3 Klicks Quelle: User Help Desk, SAH Autom. Weiterleitung der RM-Meldung und Rückmeldung an den Kunden (je nach Anforderung zur Leitstelle oder sogar bis zum verantwortlichen Handwerker) Verursachungsgerechte Kostenverrechnung (z.z. über Umlagenschlüssel, geplant: Dokumentation von Arbeitszeiten und Materialverbräuchen) Zeitersparnis bei Meldung/Verfolgung/Bearbeitung Entwicklung des UHD als Dienstleistungs-Plattform (Ausbau geplant: Anforderung von Bettentransporten, Medizinprodukte, Bestellungen, Hol- /Bringdienste etc.) 24% Verteilung Gewerke UHD Reparaturen 17% 11% 14% 34% Elektriker Installateure Schlosser Schreiner/Trockenbauer Maler Direkte Auswertung aus dem CAFM-System Quelle: IMSware, SAH GmbH Computer Aided Facility Management (CAFM) Seite 7

8 Situation Lösung Ergebnisse Projektphasen Wirtschaftlichkeit Systemausbau Instandhaltungsmanagement (RM) Unterstützung bei der geplante Instandhaltung Durchgeführte Arbeiten: Definition der IM-Prozesse und Optimierung Aufstellung/Ergänzung des Anlagenkataster und Übernahme in das CAFM-System Anlegen/Übernehmen von Instandhaltung- und Wartungsplänen Nutzen: Instandhaltungsvorgang Quelle: IMSware Modul Instandhaltung, SAH Zeitersparnisse durch autom. Erstellung von IM- Arbeitsaufträgen, Wiedervorlage und Weiterleitung an die Verantwortlichen Normgerechte Dokumentation aller IM-Anlagen und IM-Arbeiten (Betreiberverantwortung) Werterhalt der technischen Anlagen Vorgangs-/Bearbeitungsliste je MA Quelle: IMSware Modul Instandhaltung, SAH GmbH Computer Aided Facility Management (CAFM) Seite 8

9 Situation Lösung Ergebnisse Projektphasen Wirtschaftlichkeit Systemausbau Projektablauf Phasen zur Einführung von CAFM im St.-Antonius-Hospital Eschweiler Projektmanagement Phase I Phase II Phase III Phase IV Konzeption Produktauswahl Implementierung Systemnutzung Zielstellung Ausschreibung Projektmanagement Schrittweiser Ausbau Bedarfsanalyse Lasten-/Pflichtenheft h f Datenmodell Kostenschätzung Ablauf-/ Organisationsplanung Kostenberechnung (ggf. Wirtschaftlichkeitsbetrachtung) Auswahl und Kauf Begleitung und Moderation der Arbeitsgruppen Migration und/oder Bestandsdatenerfassung Abnahme und Produktivsetzung Datenpflege/-ausbau definierter Bedarf (Software-, Hardware-, funktionale und nicht funktionale Anforderungen) Kostenkontrolle Optimales CAFM Gewährleistung hoher Qualität Zukunftssicherheit Vermeidung von Risiken Risiken: Unklare Ziele Unklare Verantwortlichkeiten Fehleinschätzung bzgl. Komplexität und Ressourcen (Budget/Zeit) Unterschätzung der Datenbeschaffung, -bereitstellung und pflege Softwareauswahl ungeeignet, nicht zukunftsorientiert Fehlende Unterstützung der Unternehmensführung Mitarbeiterwiederstände GmbH Computer Aided Facility Management (CAFM) Seite 9

10 Situation Lösung Ergebnisse Projektphasen Wirtschaftlichkeit Systemausbau Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Projektspezifisches Ergebnis nach Einführung von CAFM im SAH Datenübernahme / Customizing 21% Datenerfassung 38% Kosten Schulung 8% Beratungsleistungen (CAFM Konzeptionierung und Auswahl) Projektmanagement (Interne/ externe Projektkosten) Software 26% Hardware 7% Betriebskosten (Service-Verträge, Datenpflege, Updates, etc.) Schnittstellen (Einbindung in vorh. IT-Landschaft) 1 Nutzen Prozesskostenbewertung durch die Projektleitung (u.a. weglassen von überflüssige Prozessschritte, Einsparung von Bearbeitungs-, Such- und Doku- mentationszeiten, Reduzierung von Telefonmeldungen, etc.) 2 Verbundeffekte / bessere Ressourcennutzung (u.a. bei Daten, Kapazitäten Sicherheit; reduzierte Kosten durch einheitliche IT-Basis, d.h. weniger IT-Pflegeaufwand, keine doppelte Datenhaltung/- pflege, etc.) Wirtschaftlichkeit ROI Amortisation nach ca. 1,5 Jahre Basis: GEFMA Richtline 460 Wirtschaftlichkeit von CAFM-Systemen Return ROI = Investment ROI = 0,71 a GmbH Computer Aided Facility Management (CAFM) Seite 10

11 Situation Lösung Ergebnisse Projektphasen Wirtschaftlichkeit Systemausbau Systemausbau Betrachtung der FM-Bereiche für die 2. Ausbaustufe im SAH und Potentialbewertung ROI hoch ST MG 1 Infrastrukturelles FM RM Reinigungsmanagement FLM Flächenmanagement (Nutzungsgrad, Leerstände) ROI niedrig IN EVA = 1 Economic Value Added CI EVA = Jahre langsam EM IM SM FLM MG 2 12 Monate 1-Monat Geschwindigkeit LO UHD RM Aktiv AB schnell TR HG Potenzial teilweise genutzt, ausbaufähig Möglichkeiten Phase II Technisches FM IM Instandhaltung AB Arbeits- und Brandschutz HG Hygiene SM Sicherheits- und Schließmanagement EM Energiemanagement UHD User Help Desk (Service-Desk) Ausbau LO Logistik MG 1 Medezingerätemanagement MG 2 Medezingeräteeinweisung u. Reparaturmeldung Strategisches FM CI CI-Beitrag ST Standardisierung IN Integration von DV in der Organisation TR Transparenz (Kosten, Übersichtlichkeit, Visualisierung) Die Kreisgröße spiegelt den Geldwert im Bezug auf das Projekt wieder. GmbH Computer Aided Facility Management (CAFM) Seite 11

12 Situation Lösung Ergebnisse Projektphasen Wirtschaftlichkeit Systemausbau Big Points Erkenntnisse aus dem Projekt CAFM-System zur Schaffung von Transparenz als Basis zur A B Prozessunterstützung durch notwendige IT-Unterstützung bringen Qualitätssteigerungen in der Leistungserbringung Kostenreduzierung, durch die Möglichkeit zur Identifizierung von Einsparpotenzialen in FM-Bereichen (z.b. überflüssige Prozessschritte, Einsparung von Bearbeitungs-, Such- und Dokumentationszeiten, etc.) Steigerung der Effektivität durch IT-Unterstützung (u.a. durch autom. Dokumentation, Prozessoptimierung, etc.) Vermeidung von o.g. Projektrisiken durch Projektplanung und management Weiterempfehlung Durchführung eines CAFM-Quickcheck GmbH Vorprüfung der Rahmenbedingungen des CAFM-Projektes (bei CAFM-Einführung, -Anpassung oder Migration) GmbH Computer Aided Facility Management (CAFM) Seite 12

13 Michael Deußen Technischer Leiter St.-Antonius-Hospital Eschweiler Dechant-Deckers-Str Eschweiler St.-Antonius-Hospital Eschweiler Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) Michael.deussen@sah-eschweiler.de Sam Rafati Dipl.-Ing. Geschäftsführer GmbH Rathausstraße 10 D Aachen Gesellschaft für innovative Facility Management, Bau- und Immobilien Dienstleistungen mbh Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) s.rafati@fs-facilitysolutions.de Wir helfen Ihnen gerne weiter, sprechen Sie uns an! Ein Professor händigte die Unterlagen für das Abschlußexamen aus und verursachte einige Verwirrung bei den Studenten. Einer von ihnen sprang auf und rief aufgeregt: "Aber, Herr Professor, das sind ja die gleichen Fragen, die Sie uns bei der letzten Klausur gestellt haben!" - "Stimmt", sagte er, "aber die Antworten haben sich geändert." Zitat: Quelle unbekannt

14 Situation Lösung Ergebnisse Projektphasen Wirtschaftlichkeit Systemausbau Anlage GmbH Computer Aided Facility Management (CAFM) Seite 14

15 Situation Anlage Lösung Ergebnisse Projektphasen Wirtschaftlichkeit Systemausbau SAH: Anforderungen an CAFM Umfeld zur Analyse und Bestimmung des Bedarfs in einem CAFM-Projekt FM-Organisation / Nutzer / definierte Prozesse / Datenbasis / -modell / CAFM-Konzept Architektur Datenhaltung Visualisierung Schnittstellen System/ Software Hardware Server Clients Netzwerk Sonstige Funktionalität Benutzbarkeit Zuverlässigkeit Effizienz Prozessunterstützung CAFM/FM- Funktionalitäten Customizing GmbH Computer Aided Facility Management (CAFM) Seite 15

16 Situation Anlage Lösung Ergebnisse Projektphasen Wirtschaftlichkeit Systemausbau SAH: System- und Partnerauswahl Lastenheft als Ergebnis der Konzepterstellung GmbH. <Titel der Präsentation> Seite 16

17 Situation Anlage Lösung Ergebnisse Projektphasen Wirtschaftlichkeit Systemausbau SAH: System- und Partnerauswahl Ausschreibung der Leistung Marktübersicht und Vorauswahl Bestanteile u.a. Anschreiben, Lastenheft, Bieterabfrage, Leistungsabfrage, Produktbeschreibung/ Systemanforderungen, Preisabfrage, etc. Eckdaten zur Ausschreibung (Vergabeverfahren, Bietergemeinschaften, Gebotsabgabeform, etc.) GmbH Computer Aided Facility Management (CAFM) Seite 17

18 Situation Anlage Lösung Ergebnisse Projektphasen Wirtschaftlichkeit Systemausbau SAH: System- und Partnerauswahl Auswertung der Angebote und Vergabe Bewertung anhand des Anforderungsprofils Angebotsprüfung und gegenüberstellung (u.a. Softwarefunktionalitäten, technologische Zukunftsfähigkeit, wirtschaftliche Sicherheit des CAFM-Partners, etc.) Anbieterpräsentation der Top-Two Verhandlung, Entscheidung, Vergabe GmbH Computer Aided Facility Management (CAFM) Seite 18

19 Situation Anlage Lösung Ergebnisse Projektphasen Wirtschaftlichkeit Systemausbau Projektterminplanung (Theorie) Übersicht über alle Phasen bis zur Nutzung der optimalen CAFM-Lösung Ca. 2-6 Mon. Konzeption Produktauswahl Ca. 2-3 Mon. Ca. 3-4 Mon. Implementierung Dauer sehr stark von projektspezifischen Bedingungen abhängig! Systemnutzung Quelle: GmbH GmbH Computer Aided Facility Management (CAFM) Seite 19

20 Situation Anlage Lösung Ergebnisse Projektphasen Wirtschaftlichkeit Systemausbau Das St.-Antonius-Hospital Eschweiler Übersicht der Liegenschaft REHA SWH BH1 E-Heim BH3 BTA BTB NSHV BH4 BH2 GmbH Computer Aided Facility Management (CAFM) Seite 20