Handbuch SelectLine EDI-Modul

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1 Handbuch SelectLine EDI-Modul Allgemeines Das SelectLine EDI-Modul erzeugt und verarbeitet strukturierte Nachrichten für den elektronischen Datentausch und ist dem klassischen EDI (Electronic Data Interchange) zuzuordnen. Getauscht werden die Nachrichten (Dateien) zwischen einem Nachrichtensender und einem Nachrichtenempfänger, den so genannten Nachrichtenpartnern (NP). Der Datentausch erfolgt über vorgegebene Verzeichnisse, aus denen Nachrichten geholt oder in die Nachrichten abgelegt werden (asynchrones Verfahren). Die Nachrichten besitzen entsprechend ihren Funktionen unterschiedliche Strukturen und sind in verschiedenen Nachrichtenarten (NA) zusammengefasst. Da jeder Nachrichtenpartner individuelle Anforderungen an eine Nachricht stellt, so unterscheiden sich wiederum zwischen verschiedenen Nachrichtenpartnern die Nachrichten in Struktur und Inhalt, obwohl diese der gleichen Nachrichtenart angehören. Jede Nachricht entspricht somit einer eigenen (EDI-)Schnittstelle. Voraussetzungen: Voraussetzung ist die Installation einer SelectLine Warenwirtschaft. Zudem benötigt der überwiegende Teil der Nachrichten Daten, die nicht in den Tabellenstrukturen der SelectLine vorhanden sind. Diese Daten müssen über zusätzliche Felder (Extrafelder) bereitgestellt werden. Daher ist die Diamond-Version der SelectLine Warenwirtschaft eine Voraussetzung um das EDI-Modul nutzen zu können. Zu beachten ist: Der Transfer der Nachrichten (Dateien) vom oder zum Nachrichtenpartner in die Verzeichnisse für den Import oder Export, ist nicht Bestandteil der SelectLine- Funktionalität und ist vom Anwender oder vom Fachhandelspartner umzusetzen. Abgrenzung: Diese Dokumentation beschreibt den Umgang mit dem SelectLine EDI-Modul sowie dessen Funktionen und setzt dazu grundlegende Kenntnisse über den elektronischen Datentausch voraus. Dialoge oder Funktionen die weitgehend denen der Warenwirtschaft entsprechen, sind im Handbuch der Warenwirtschaft oder im Systemhandbuch beschrieben. Seite 1 / 11

2 Vorbereitungen Das SelectLine EDI-Modul ist eine externe Anwendung, die mittels COM mit der SelectLine Warenwirtschaft verbunden ist. Dazu ist die Installation eines COM-Servers notwendig. Die Warenwirtschaft registriert sich durch einen einmaligen Aufruf der Datei WawiSQL.exe mit dem Parameter /regserver (Ausführen: C:\...\wawisql.exe /regserver). Installation Das SelectLine EDI-Modul ist zwingend in ein eigenes Verzeichnis zu installieren. Dazu ist sicherzustellen, dass auf der Festplatte ausreichend freier Speicher (ca. 20 MB) vorhanden ist. Weiterhin ist ein Verzeichnis für den Austausch der Nachrichten zu erstellen. Hilfreich ist es, die Daten für den Import und den Export in getrennte Unterverzeichnisse abzulegen. Nach dem Start der Installationsroutine sind die Schritte bis zum Fertigstellen zu befolgen. Beim ersten Aufruf des EDI-Moduls können die Lizenzdaten eingegeben werden. Alternativ ist das EDI-Modul als 30-Tage-Testversion zu starten. Seite 2 / 11

3 Einstellungen Mandant Über den Menüpunkt Mandant wird der Dialog für die Mandanteneinstellungen erreicht. Unter Anschrift können optional die Adress- und weitere Daten des Mandanten erfasst werden. Werden Rechnungslisten verwendet, so sind benötigte Angaben einzutragen. Im Bereich Einstellungen ist die Eingabe der 13stelligen ILN-Nummer des Mandanten erforderlich. Die Daten für Steuer- und Kennnummern sind in Abhängigkeit der verwendeten Nachrichten zu erfassen. Unter Sonstiges kann festgelegt werden, ob nach dem Datenexport der Belegstatus auf gedruckt gesetzt werden soll. Bild 1: Mandanteneinstellungen Nicht beschriebene Menüpunkte des Mandanten sind im Handbuch der SelectLine Warenwirtschaft nachzulesen. Seite 3 / 11

4 Programmeinstellungen Im Applikationsmenü unter Einstellungen befinden sich die Programmeinstellungen. Auf der Seite EDI kann im Bereich Dateinamen festgelegt werden, ob der Name der Datei für den Nachrichtenexport automatisch vergeben werden soll. Dazu ist der Aufbau des Dateinamens festzulegen. Im Bereich Pfade sind für den jeweiligen Nachrichtenpartner die Verzeichnisse für den Import und Export der Nachrichten einzutragen. Bild 2: Programmeinstellungen EDI Seite 4 / 11

5 Auf der Seite Sonstiges können unter Ablaufsteuerung Dateien eingetragen werden, die in Abhängigkeit der beschriebenen Aktion aufgerufen werden. Bild 3: Programmeinstellungen Sonstiges Seite 5 / 11

6 Auf der Seite COM kann beim Einsatz einer BDE-Version der SelectLine Warenwirtschaft festgelegt werden, ob die Anmeldung an die Warenwirtschaft automatisch erfolgen soll. Dazu sind das Kürzel und das Passwort des entsprechenden Benutzers einzutragen. Bild 4: Programmeinstellungen COM Programmeinstellungen oder Punkte des Applikationsmenüs die hier nicht beschrieben wurden, sind im SelectLine Systemhandbuch bzw. im Handbuch der SelectLine Warenwirtschaft nachzulesen. Seite 6 / 11

7 Ablauf Über das Menü EDI sind die Dialoge für den Import und Export der Nachrichten zu erreichen. Nachrichtenimport Über den Schalter Import öffnet sich der Dialog für den Nachrichtenimport. Im Bereich Quelle sind der Nachrichtenpartner und die Nachrichtenart zu wählen. Im Bereich Ziel ist mit dem Schalter Fakt starten die Verbindung zur Warenwirtschaft herzustellen. Bild 5: Nachrichtenimport Quelle und Ziel wählen Bei bestehender Verbindung zur Warenwirtschaft kann der Mandant gewechselt werden. Bild 6: Nachrichtenimport Verbindung hergestellt Seite 7 / 11

8 Der Schalter Import starten öffnet den Dateiauswahldialog. Die entsprechende Datei ist zu kennzeichnen und mit Öffnen der Import zu starten. Abschließend zeigt eine Infomeldung, dass der Import fehlerfrei durchgeführt wurde. In der Warenwirtschaft stehen nun, entsprechend der Art der Nachricht, die importierten Daten zur weiteren Verarbeitung bereit. Soll ein bereits erfolgter Datenimport wiederholt werden, so ist zuvor der zugehörige Eintrag aus der Historie zu löschen. Bereits importierte Daten werden durch einen erneuten Import nicht überschrieben. Nachrichtenexport Vorbereitung in der Warenwirtschaft: Für einen Export der Daten aus der Warenwirtschaft, ist zuvor in den entsprechenden Belegen der Wert für den EDI-Status auf versandbereit zu setzen. Über den Schalter Export öffnet sich der Dialog für den Nachrichtenexport. Im Bereich Ziel sind der Nachrichtenpartner und die Nachrichtenart zu wählen. Im Bereich Quelle ist mit dem Schalter Fakt starten die Verbindung zur Warenwirtschaft herzustellen. Bild 7: Nachrichtenexport Ziel und Quelle wählen Seite 8 / 11

9 Bei bestehender Verbindung zur Warenwirtschaft kann der Mandant gewechselt werden. Bild 8: Nachrichtenexport Verbindung hergestellt Der Schalter Export starten öffnet den Dialog zum Speichern der Nachricht im Exportverzeichnis. Wurde in den Programmeinstellungen festgelegt, dass der Dateiname automatisch vergeben wird, so erscheint der Dialog zum Speichern nicht. Abschließend zeigt eine Infomeldung, dass der Export beendet wurde. Fehlermeldungen Treten beim Import oder Export von Daten Fehler auf so werden diese in entsprechenden Meldungen angezeigt. Bild 9: Beispiel einer Fehlermeldung beim Datenimport Werden die Fehler behoben, so kann im Anschluss der Import oder Export der Daten wiederholt werden. Seite 9 / 11

10 Historie Die Historie ermöglicht einen Überblick über transferierte Daten, getrennt nach den Richtungen Ausgang (Export) und Eingang (Import). Mit den Schaltern und kann die Richtung gewechselt werden, löscht den gekennzeichneten Eintrag. Über Partner ist der Nachrichtenpartner, für den die Historie angezeigt werden soll, zu wählen. Bild 10: Historie Ausgangsmeldungen Bild 11: Historie Eingangsmeldungen Beschreibung der Tabellenspalten: Richtung - zeigt die Richtung des Datentransfers an Nachrichtentyp - beschreibt die Art der Nachricht DateiReferenz - ist eine intern vergebene Dateireferenznummer - die Dateireferenz muss nicht dem Namen der Datei entsprechen Nachrichtenreferenz - diese Referenz kann bspw. eine Belegnummer sein Partnername - zeigt den Namen des Nachrichtenpartners AngelegtAm - ist der Zeitpunkt des Datentransfers Seite 10 / 11

11 Rechnungslisten Das EDI-Modul bietet die Möglichkeit Rechnungslisten zu drucken. Im Menü EDI startet der Schalter Rechnungslisten einen Dialog zur Auswahl der Rechnungslisten. Zum Ausdruck ist die entsprechende Liste ist zu kennzeichnen. Eine Mehrfachselektion ist möglich. Bild 12: Auswahldialog für Rechnungslisten Der Druck von Rechnungslisten steht nur zur Verfügung, wenn sie für den entsprechenden Nachrichtenpartner implementiert wurden. Alles Weitere zur Druckausgabe der Rechnungsliste ist dem Systemhandbuch der SelectLine Warenwirtschaft zu entnehmen. Fragen und Anregungen zum Handbuch sind bitte per an zu richten. Stand: Seite 11 / 11