Universität Zürich SAP-CM

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1 Universität Zürich SAP-CM SAP Campus Management Auswertungen im Bereich Lehre / Veranstaltungsplanung und Studentierende Version 0.1 vom 8. September 2006 Inhalt: Listen und Auswertungen

2 SAP CM - Auswertungen im Bereich Lehre / Veranstaltungsplanung und Studierende Seite 2 von 15 Inhaltsverzeichnis 1 Allgemeine Hinweise zur Listenbearbeitung Aufsteigend oder absteigend sortieren Sortierung löschen Begriffe suchen Filter setzen und löschen Filter setzen Übersicht der Funktionen in den Dialogfenstern Selektionsoptionen Filter löschen Layout ändern Reiter Spaltenauswahl Reiter Sortierung Reiter Filter Reiter Ansicht Reiter Darstellung Layout sichern Layout auswählen Layouts verwalten Benutzerlayouts / Standardlayouts anzeigen Layouts löschen Layoutvoreinstellung festlegen Liste drucken Export nach Excel Summen und Zwischensummen bilden... 14

3 SAP CM - Auswertungen im Bereich Lehre / Veranstaltungsplanung und Studierende Seite 3 von 15 Information zum Dokument Versionsverwaltung Version Änd.Datum Änderungen / Bemerkungen Kürzel Übernahme des Teils Listen und Auswertungen aus dem Dokument "Auswertungen im Bereich Lehre / Veranstaltungsplanung" vom 8. September 2006 und Einfügen in den Dokumentations-Bereich Auswertungen in SAP CM MaZ

4 SAP CM - Auswertungen im Bereich Lehre / Veranstaltungsplanung und Studierende Seite 4 von 15 1 Allgemeine Hinweise zur Listenbearbeitung In diesem Kapitel sind Bearbeitungsmöglichkeiten beschrieben, die für alle Tabellen (Listen, Reports) gültig sind. 1.1 Aufsteigend oder absteigend sortieren Um eine oder mehrere Spalte(n) in einer Liste zu sortieren, gehen Sie wie folgt vor: Markieren Sie eine oder mehrere Spalte(n). Wählen Sie für aufsteigendes Sortieren bzw. für absteigendes Sortieren. Wenn eine Spalte sortiert wurde, zeigt ein kleines rotes Dreieck in der Spaltenüberschrift die gewählte Sortierreihenfolge an (nach oben zeigendes Dreieck für aufsteigend sortiert; nach unten zeigendes Dreieck für absteigend sortiert). 1.2 Sortierung löschen Um eine Sortierung zu löschen, wählen Sie oder ohne vorher eine Spalte markiert zu haben. Es erscheint das Dialogfenster Sortierung definieren. Dort verschieben Sie die sortierte Spalte aus den Sortierkriterien in den Spaltenvorrat. Haben Sie einmal auf der Liste eine Sortierung definiert oder ist die Liste schon vorsortiert, können Sie die Sortiereinstellungen nur soweit löschen, dass die Sortierung für eine Spalte erhalten bleibt. Um die getroffenen Einstellungen zu übernehmen, bestätigen Sie das im Dialogfenster mit. 1.3 Begriffe suchen Um in einer Liste nach bestimmten Begriffen zu suchen, gehen Sie wie folgt vor: Markieren Sie die entsprechende(n) Spalte(n). Wählen Sie.

5 SAP CM - Auswertungen im Bereich Lehre / Veranstaltungsplanung und Studierende Seite 5 von Filter setzen und löschen Bei Bedarf können Sie sich in einer Liste nur diejenigen Zeilen anzeigen lassen, die hinsichtlich einer oder mehrerer Spalten bestimmte Kriterien erfüllen. 1.5 Filter setzen Markieren Sie eine oder mehrere Spalte(n). Wählen Sie Filter setzen. Alternativ: Markieren Sie eine oder mehrere Spalte(n). Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine der markierten Überschriften. Wählen Sie Filter setzen. Es erscheint das Dialogfenster Werte für Filterkriterien festlegen. Wenn Sie auf eine Zelle mit der rechten Maustaste klicken und Filter setzen wählen, erscheint das Dialogfenster Werte für Filterkriterien festlegen bereits mit dem Inhalt der Zelle als Wert des betreffenden Filterkriteriums. Nach Drücken des Buttons wird dann die Spalte nach diesem Wert gefiltert. Um die Werte bzw. die Intervalle von Werten zu bestimmen, die auf Ihrer Liste angezeigt werden sollen, geben Sie die Von bzw. die Von- und Bis-Werte für Ihre Filterkriterien ein. Auf einer Liste ist zu einem Zeitpunkt nur ein Filter aktiv. Dieser Filter besteht aus einem oder mehreren Filterkriterien. Um für eine Liste über mehrere Spalten zu filtern, setzen Sie einen Filter mit mehreren Filterkriterien. Um Ihre Einstellungen zu übernehmen, wählen Sie.

6 SAP CM - Auswertungen im Bereich Lehre / Veranstaltungsplanung und Studierende Seite 6 von 15 Wenn Sie für eine Spalte mehr als einen Wert oder ein Intervall berücksichtigen möchten, wählen Sie. Es erscheint das Dialogfenster Mehrfachselektion für... Um weitere Werte einzugeben, haben Sie folgende Optionen: Unter dem Reiter Einzelwerte (mit grüner Ampel) können Sie zusätzliche Werte eingeben, die für das Filterkriterium angezeigt werden sollen. Unter dem Reiter Intervalle (mit grüner Ampel) können Sie zusätzliche Von-/Bis-Werte eingeben, die für das Filterkriterium angezeigt werden sollen. Unter dem Reiter Einzelwerte (mit roter Ampel) können Sie zusätzliche Werte eingeben, die für das Filterkriterium ausgeschlossen, d.h. nicht angezeigt werden sollen. Unter dem Reiter Intervalle (mit roter Ampel) können Sie zusätzliche Von-/Bis-Werte eingeben, die für das Filterkriterium ausgeschlossen, d.h. nicht angezeigt werden sollen. Die Anzahl der bestehenden Einträge pro Reiter werden Ihnen dann in der Reiterbezeichnung angezeigt. Um die Selektionsoptionen für eine Werteingabe festzulegen, wählen Sie per Doppelklick den Druckknopf links neben einem Eingabefeld. Näheres zu Selektionsoptionen siehe Übersicht der Funktionen in den Dialogfenstern. Um Ihre Einstellungen zu übernehmen, wählen Sie. 1.6 Übersicht der Funktionen in den Dialogfenstern Um zu überprüfen, ob Ihre Eingaben korrekt sind, d.h. das richtige Format haben, wählen Sie. Um eine Zeile einzufügen, wählen Sie. Um die eingegebenen Werte für ein Filterkriterium zu löschen, markieren Sie die entsprechende Zeile und wählen Sie. Um die eingegebenen Werte für alle Filterkriterium zu löschen, wählen Sie. Um die Selektionsoptionen für eine Werteingabe festzulegen, wählen Sie. Es erscheint das Dialogfenster Selektionsoptionen pflegen. 1.7 Selektionsoptionen Mit den Selektionsoptionen haben Sie weitere Möglichkeiten, Ihre Filtereinstellungen zu beschreiben. Ausgangspunkte sind die Werte der vorigen Dialogfenster. D.h. die markierten Einträge entsprechen den Einstellungen auf dem Dialogfenster, von dem aus Sie die Funktion Selektionsoptionen pflegen ausgelöst haben. Um diese Einstellungen zu negieren, d.h. beispielsweise die Einstellung kleiner in nicht kleiner zu ändern, wählen Sie Von der Selektion ausschließen. Um die Ausgangseinstellung wieder herzustellen, wählen Sie Selektieren.

7 SAP CM - Auswertungen im Bereich Lehre / Veranstaltungsplanung und Studierende Seite 7 von 15 Um Ihre Einstellungen zu übernehmen, wählen Sie. Ihre getroffenen Einstellungen werden dann auf den Ausgangsdialogfenstern angezeigt. Die Bedeutung der Symbole, die den Werten voran stehen, wird Ihnen in Form einer Legende angezeigt. Um diese Information angezeigt zu bekommen, stellen Sie den Cursor auf das betreffende Symbol. 1.8 Filter löschen Da auf einer Liste nur ein Filter aktiv ist, wird mit der Funktion Filter löschen der komplette Filter gelöscht und nicht nur einzelne Filterkriterien gelöscht. Ein explizites Markieren von Spalten hat aus diesem Grund keine Auswirkung auf die Funktion Filter löschen. Um einzelne Filterkriterien zu löschen, verfolgen Sie den Weg des Filtersetzens und löschen nach Bedarf einzelne Filterkriterien. Um den Filter zu löschen, wählen Sie Filter löschen. 1.9 Layout ändern Mit dieser Funktion können Sie das aktuelle Layout der Tabelle (ALV Grid Control) festlegen. Um das Layout zu ändern, wählen Sie.

8 SAP CM - Auswertungen im Bereich Lehre / Veranstaltungsplanung und Studierende Seite 8 von 15 Im Dialogfenster Layout ändern werden Ihnen die Bestandteile des Layouts auf verschiedenen Reitern angeboten. Wählen Sie den betreffenden Reiter aus, indem Sie auf ihn klicken. Treffen Sie Ihre Einstellungen auf den einzelnen Reitern. Um Ihre getroffenen Einstellungen zu übernehmen, bestätigen Sie das Dialogfenster mit. Um die getroffenen Einstellungen in einem Layout zu sichern, wählen Sie Reiter Spaltenauswahl Auf dem Reiter Spaltenauswahl haben Sie die Möglichkeit, Spalten auszublenden und die Spaltenreihenfolge zu ändern. Die Spalten, die auf der Liste eingeblendet sind, erscheinen in der Rubrik Spaltenauswahl, die Spalten, die ausgeblendet sind, in der Rubrik Spaltenvorrat. Um Spalten auszublenden gehen Sie wie folgt vor: Markieren Sie die entsprechenden Einträge in der Spaltenauswahl. Klicken Sie, um die markierten Einträge in den Spaltenvorrat zu übernehmen. Um die Einträge aus dem Spaltenvorrat wieder zu entfernen, wählen Sie. Um die Reihenfolge der Spalten auf der Liste zu ändern, gehen Sie wie folgt vor: Markieren Sie einen oder mehrere Einträge. Klicken Sie noch einmal auf den markierten Eintrag bzw. die markierten Einträge, ohne diesmal jedoch die Maustaste loszulassen. Der Cursor erscheint jetzt mit einem kleinen Rechteck. Ziehen Sie die Einträge an die gewünschte Position und lassen Sie sie fallen. Der Eintrag wird vor der Zeilenmarkierung eingefügt Reiter Sortierung Um auf diesem Reiter eine Sortierung festzulegen, siehe Aufsteigend oder absteigend sortieren. Besteht auf der Liste eine Summe, haben Sie auf dem Reiter Sortierung auch die Möglichkeit, Zwischensummen zu bilden.

9 SAP CM - Auswertungen im Bereich Lehre / Veranstaltungsplanung und Studierende Seite 9 von Reiter Filter Um über eine oder mehrere Spalten zu filtern, siehe Filter setzen und löschen Reiter Ansicht Auf dem Reiter Ansicht, legen Sie fest, welches Template Sie für die jeweilige Ansicht zugrunde gelegt werden soll. Siehe hierzu Templates verwalten Reiter Darstellung Auf diesem Reiter können Sie die Darstellung der Liste gestalten. Um die gewünschte Option zu aktivieren, markieren Sie das entsprechende Ankreuzfeld.

10 SAP CM - Auswertungen im Bereich Lehre / Veranstaltungsplanung und Studierende Seite 10 von 15 Zur besseren Übersicht empfehlen wir Ihnen, die Option Spaltenoptimierung zu wählen. Dadurch wird die Spaltenbreite automatisch so eingestellt, dass der längste Eintrag noch komplett zu erkennen ist.

11 SAP CM - Auswertungen im Bereich Lehre / Veranstaltungsplanung und Studierende Seite 11 von Layout sichern Um ein Layout zu sichern, wählen Sie. Bereits existierende Layouts werden Ihnen in der Liste darüber angezeigt. Die Spalte Layout enthält die Kurzbezeichnung des Layouts, die Spalte Bezeichnung Layout den beschreibenden Text zu diesem Layout. Geben Sie auf dem Reiter Sichern unter unter Layout sichern eine Kurzbezeichnung und unter Bezeichnung einen beschreibenden Text an, unter denen Ihr Layout gesichert werden soll. Um ein Layout als benutzerspezifisch zu sichern, markieren Sie das entsprechende Ankreuzfeld. Andernfalls sichern Sie Ihr Layout benutzerübergreifend. Wollen Sie dieses Layout als Layoutvoreinstellung sichern, markieren Sie Voreinstellung. Dieses Feld ist nur aktiv, wenn Sie die Berechtigung haben, Layoutvoreinstellungen zu sichern. Der Name Ihres Layouts darf nicht mit einer Ziffer beginnen, da dieser Namensraum für die von SAP ausgelieferten Standardlayouts reserviert ist. Benutzerspezifische Layouts müssen mit einem Buchstaben (A-Z) beginnen.

12 SAP CM - Auswertungen im Bereich Lehre / Veranstaltungsplanung und Studierende Seite 12 von 15 Um die Spalten des Dialogfensters zu sortieren, klicken Sie auf die betreffende Spaltenüberschrift. Die Spalte wird aufsteigend sortiert. Ein erneuter Klick auf die Spaltenüberschrift bewirkt, dass die Spalte absteigend sortiert wird. Um eines der existierenden Layouts als Layoutvoreinstellung zu sichern, klicken Sie auf das Feld des entsprechenden Layouts in der Spalte Voreinstellung. Ob Sie Layoutvoreinstellungen abspeichern dürfen, hängt davon ab, ob Sie dazu berechtigt sind. Dies erkennen Sie daran, ob das Ankreuzfeld Voreinstellung auf diesem Dialogfenster aktiv oder inaktiv ist. Auf dem Reiter Sichern unter legen Sie durch Markieren der Ankreuzfelder fest, ob Ihr Layout mit Grafik bzw. Template für Business Document Server gesichert werden soll. Um das Layout zu sichern, bestätigen Sie das Dialogfenster mit Layout auswählen Um ein vorhandenes Layout für die Anzeige der Tabelle (ALV Grid Control) auszuwählen, wählen Sie. Im Dialogfenster Layout auswählen erhalten Sie eine Auswahl an bestehenden Layouts. Als Standardeinstellung werden Ihnen alle existierenden Layouts angezeigt. Das erkennen Sie daran, dass die Layouteinstellung Alle gewählt ist. Sie können diese Auswahl dahingehend einschränken, indem Sie die Layouteinstellung auf benutzerspezifisch oder benutzerübergreifend einschränken. Die Layouts werden mit Kurzbezeichnung in der Spalte Layout und einem beschreibenden Text in der Spalte Bezeichnung Layout aufgelistet. Wird eine Liste beim Aufruf bereits mit einem bestimmten Layout ausgegeben, so nennt man dies Layoutvoreinstellung. Der Spalte Voreinstellung entnehmen Sie, ob dieses Layout als Layoutvoreinstellung angelegt wurde. eine Voreinstellung definieren können Sie nicht. Um eine Voreinstellung zu treffen, siehe Layout sichern und Verwaltung von Layouts.

13 SAP CM - Auswertungen im Bereich Lehre / Veranstaltungsplanung und Studierende Seite 13 von 15 Besteht bereits ein Layout für die Tabelle (ALV Grid Control), wird die Zeile des betreffenden Layouts markiert dargestellt. Um die Spalten des Dialogfensters zu sortieren, klicken Sie auf die betreffende Spaltenüberschrift. Die Spalte wird aufsteigend sortiert. Ein erneuter Klick auf die Spaltenüberschrift bewirkt, dass die Spalte absteigend sortiert wird. Um eines dieser Layouts auszuwählen, klicken Sie auf eine Zeile. Dieses Layout wird für die Tabelle (ALV Grid Control) übernommen Layouts verwalten Innerhalb der Verwaltung der Layouts können Sie Layouts löschen, transportieren und ein Layout als Layoutvoreinstellung festlegen. Aufruf Layouts verwalten Menü-Pfad T-Code Hinweis SAP Menü > Einstellungen > Layout > Verwalten... Auf dem Bild Layout: Verwaltung wird eine Liste der existierenden Layouts angezeigt. Die von SAP ausgelieferten Standardlayouts beginnen mit einer Zahl. Benutzerübergreifende Layouts (kundenspezifische Standardlayouts) beginnen mit "/". Benutzerspezifische Layouts beginnen mit einem Buchstaben (A-Z).

14 SAP CM - Auswertungen im Bereich Lehre / Veranstaltungsplanung und Studierende Seite 14 von Benutzerlayouts / Standardlayouts anzeigen Falls in der Liste benutzerspezifische Layouts definiert werden können, können Sie zwischen der Anzeige der Standardlayouts (allen Benutzern zugänglich) und der Anzeige der Benutzerlayouts (nur für Sie zugänglich) umschalten: Klicken Sie auf resp. auf. Die Anzeige der Standardlayouts schließt sowohl die von SAP ausgelieferten Standardlayouts als auch die benutzerübergreifend definierten kundenspezifischen Layouts ein Layouts löschen Um ein oder mehrere Layout(s) zu löschen, markieren Sie diese und wählen Layoutvoreinstellung festlegen Wird eine Liste beim Aufruf bereits mit einem bestimmten Layout ausgegeben, so nennt man dies Layoutvoreinstellung. Falls Sie berechtigt sind, ein Layout als Layoutvoreinstellung festzulegen, gehen Sie für die Definition der Voreinstellung wie folgt vor: Klicken Sie in der Zeile des Layouts auf die Spalte Voreinstellung. Alternativ: Markieren Sie ein Layout und wählen Sie. Um diese Einstellungen zu sichern, wählen Sie Liste drucken Die Listen können direkt aus SAP-CM oder nach einem Export in Excel (siehe Kapitel Export in Excel ) ausgedruckt werden. Drucken direkt aus SAP-CM: Wählen Sie das Drucksymbol. Ändern Sie ggf. das Ausgabegerät, die Anzahl Ausdrucke oder den Druckbereich Export nach Excel Die Listen können nach Excel exportiert und anschliessend als Excel-Datei abgespeichert werden. Wählen Sie das Excel-Symbol. Speichern Sie eine Kopie der Tabelle (Excel) unter einem beliebigen Namen. Wenn das Excel-Symbol nicht vorhanden oder direkt über das Excel-Symbol nicht möglich ist: Klicken Sie auf das Export-Symbol. Wählen Sie den Menüeintrag Tabellenkalkulation. Wählen Sie Tabelle oder Pivottabelle und anschliessend Microsoft Excel. Speichern Sie eine Kopie der Tabelle (Excel) unter einem beliebigen Namen Summen und Zwischensummen bilden Für gewisse Listen (z.b. für die Lehrauftrags- resp. Auszahlungsliste) ist es sinnvoll, Summen und Zwischensummen zu bilden. So können Sie sich z.b. die Auszahlungs-Totale je Dozierendem vom SAP-System berechnen lassen.

15 SAP CM - Auswertungen im Bereich Lehre / Veranstaltungsplanung und Studierende Seite 15 von 15 Markieren Sie die zu summierenden Spalte(n). Wählen Sie das Summesymbol und bei Bedarf zusätzlich das Symbol für Zwischensummen. Die Dozierenden dürfen zu diesem Zeitpunkt auch noch mit N.N bezeichnet sein.