Personalverwaltung. Payroll Swiss (Personal- und Lohnmanagement) für Microsoft Dynamics AX 2009 SCHLÜSSELNUTZEN: Integration MS Office

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1 Personalverwaltung Payroll Swiss (Personal- und Lohnmanagement) für Microsoft Dynamics AX 2009 SCHLÜSSELNUTZEN: Klarer Fokus auf die relevanten Daten und Normen der Schweiz Flexible und benutzerfreundliche Handhabung der Lohnläufe mit integrierter Verbuchung Ihren Bedürfnissen angepasste Analyse und Auswertung der Daten Differenzierter Zugriffsschutz bis auf Ebene Datensatz Swissdec-zertifiziert Mit Personal- und Lohnmanagement für Microsoft Dynamics AX steht Ihnen eine Lösung zur Verfügung, mit der Sie die Personaldaten verwalten sowie die Lohnabrechnung und -verbuchung effizient durchführen können. Personal- und Lohnmanagement für Microsoft Dynamics AX unterstützt Sie bei allen in der Lohn- und Gehaltsabrechnung relevanten Prozessen. Die Verwaltung der Personaldaten kann effizient erledigt werden. Mit der flexiblen Gestaltung der Lohnläufe und ein auf Ihre Bedürfnisse angepasstes Reporting sind Sie jederzeit auskunftsbereit und können so auf sich verändernde Anfragen schnell reagieren. Die gesetzlichen Normen der schweizerischen Sozialversicherungswerke werden vollständig erfüllt. Integration MS Office Die Integration von MS Office unterstützt Sie wertvoll. So können MS- Word-Dokumente (Ein-/Austrittsbriefe, etc.) direkt aus dem Modul erstellt und beim Mitarbeiter hinterlegt werden. Eingescannte Dokumente wie Lebenslauf werden mit dem Mitarbeiterstammsatz in der Dokumentenverwaltung verknüpft.

2 Personalstammdaten Die Mitarbeitererfassung (Eintritt) wird durch die Unterstützung des anpassbaren Anstellungsassistenten vereinfacht. Es müssen nur die für Ihr Unternehmen relevanten Informationen bearbeitet werden. Beliebige Anzahl Ein- und Austritte sind möglich. Sämtliche lohnabrechnungsrelevanten Angaben (AHV/ALV-Pflichtigkeit, UVG-Pflichtigkeit etc.) werden datumsabhängig geführt und entsprechend können Vorausmutationen erfasst werden. Die Kinder werden mit Namen, Vornamen und Geburtsdatum geführt. Das Ablaufdatum der Berechtigung für die Kinder-/Ausbildungszulage wird bei der Erfassung automatisch berechnet und zwar aufgrund der mitgelieferten Kantonsangaben. Die Quellensteuerangaben können detailliert erfasst werden. Die pro Kanton gültigen Codes werden mitgeliefert. Funktionen für das automatische Einlesen der Kantons- und Gemeindetarife stehen zur Verfügung. Die Angaben für die Arbeitsbewilligung wie ZAR-Nummer und Ablaufdatum können verwaltet werden. Für die Kontrolle des Ablaufes stehen Funktionen zur Verfügung. Lohnpositionen können als variabel oder fix markiert und mit Datum gültig von/bis erfasst werden. Lohnklassen und Lohnstufen mit parametrisierbaren Funktionen für den automatischen Stufenanstieg stehen zur Verfügung. Die Angabe der Dimensionen (Abteilung, Kostenstelle, Kostenträger) ermöglicht als Ergänzung zu den Angaben beim Mitarbeiter, die differenzierte Verbuchung in die Kostenrechnung. Die unbeschränkte Angabe von Zahlstellen ermöglicht unter anderem auch die Auszahlung an Dritte, wie z.b. bei Lohnpfändung. Lohnartenstamm Ein auf die Schweizer Bedürfnisse ausgerichteter Lohnartenstamm in deutscher, französischer und italienischer Sprache mit allen üblichen Lohnarten und Parametrisierungen wird zusammen mit dem Modul ausgeliefert. Ergänzungen und Anpassungen sind selbstverständlich jederzeit möglich. Pro Lohnart können Angaben z.b. für Sozialversicherungen, Lohnausweispositionen etc. einfach gemacht werden. Die Ansätze für Ferien- und Feiertagsentschädigung bei Stundenlöhnern sind frei parametrisierbar und werden automatisch berechnet und offen ausgewiesen. Ueberstunden mit den entsprechenden Zuschlägen werden automatisch aufgrund der durchschnittlichen Monatsarbeitszeit berechnet. Für die einfache Verwaltung von bezahlten oder unbezahlten Absenzen sind diverse Lohnarten eingerichtet. So können z.b. Ferienkontrollen geführt und der Saldo auf der Lohnabrechnung ausgedruckt werden. Das 13. Gehalt kann automatisch zurückgestellt und zu einem frei wählbaren Zeitpunkt ausbezahlt werden. PAYROLL SWISS FÜR MICROSOFT DYNAMICS AX 2

3 Lohnabrechnung Die Funktion Simulation gibt Ihnen jederzeit die Möglichkeit eine einzelne Lohnabrechnung zur Info zu berechnen und anzuzeigen. Der Lohnlauf kann in verschiedene, frei definierbare Lohnlaufarten eingeteilt werden (z.b. Monatslöhne, Stundenlöhne, Provisionen, Gratifikation/13. Gehalt). Pro Mitarbeiter und Monat sind mehrere Lohnläufe möglich. Jeder Lohnlauf kann bis zur Verbuchung jederzeit storniert oder für die spätere Weiterverarbeitung zwischengespeichert werden. Während des Lohnlaufes werden die Lohnabrechnungen, die Lohnartenrekapitulation, die Buchungsliste, der Vergütungsauftrag, das DTA-File und das detaillierte Lohnjournal aufbereitet. Auswertungen / Abfragen Das Mitarbeiterstammblatt gibt Auskunft über alle beim Mitarbeiter gespeicherten Daten. Die Informationstiefe kann selektiert werden (mit oder ohne Lohnangaben, nur persönliche Daten, Anstellungsdaten, etc). Verschiedene Auswertungen wie die Geburtstags- und Jubiläumsliste mit frei wählbarem Modus unterstützen Sie in Ihrer täglichen Arbeit. Lohnjournal und Jahreslohnkonto pro Mitarbeiter bieten vollumfängliche Informationen. Die verbuchten Lohnläufe können jederzeit bis auf Ebene Mitarbeiter und Lohnposition online abgefragt werden. Selbstverständlich sind alle gesetzlich geforderten Jahres- oder Quartalsabrechnungen für die Ausgleichskasse AHV/ALV, UVG, FAK, Quellensteuer (alle Kantone) vorhanden. Die Lohnausweise können wahlweise einzeln oder pro Jahr für alle Mitarbeiter erstellt werden. Weitere gesetzliche Statistiken und Auswertungen wie Beschäftigtenstatistik (BESTA), Lohnstrukturerhebung, etc. können automatisch erstellt werden. OLAP ermöglicht die unbeschränkte Auswertung der Transaktionen. Lohnkostenbudgetierung Pro Mitarbeiter kann das Monats- und Jahresbudget automatisch erstellt werden. Zukünftige Mutationen werden einbezogen und es können Ergänzungen für neue Stellen erfolgen. Die Dimensionen stehen für Auswertungen standardmässig zur Verfügung. Der Export der Daten in MS-Excel zur weiteren Überarbeitung ist einfach möglich. Die Verbuchung des Budgets im Finanz- und Rechnungswesen erfolgt wahlweise automatisch oder manuell. ELM (Einheitliches Lohnmeldeverfahren) Aufwändige separate Lohnabrechnungen für Unfallversicherung, AHV und Steueramt sind Vergangenheit. Ab 2007 können die Lohnmeldungen elektronisch übermittelt werden. Somit wird der administrative Aufwand erheblich verringert. Möglich macht dies ein von der Suva und den AHV- Ausgleichskassen der Kantone und Verbände sowie mit weiteren Partnern gemeinsam entwickeltes Einheitliches Lohnmeldeverfahren (ELM). Microsoft Dynamics AX Payroll Swiss ist seit April 2007 swissdeczertifiziert. PAYROLL SWISS FÜR MICROSOFT DYNAMICS AX 3

4 Personalführungssystem Vielfältige Funktionen für die Verwaltung von individuellen Mitarbeiterdaten unterstützen Sie in der Personalführung. Dies sind Funktionen für die Verwaltung von Informationen zum Arbeitsplatz (Haus, Raum, etc.) oder zur Funktion, der Funktionsgruppe und der Kaderstufe. Ausbildungsvereinbarungen mit Ausbildungsart und Kosten können festgehalten werden. Für Beurteilungen, Bonus- und Zielvereinbarungen aber auch für das Festhalten des Einschätzungspotentials stehen Funktionen zur Verfügung. Selbstverständlich können diese Daten jederzeit ausgewertet werden. PAYROLL SWISS FÜR MICROSOFT DYNAMICS AX 4

5 Über Microsoft Business Solutions Microsoft Business Solutions ist der verlässliche Partner, der flexible Technologie mit umfangreicher Geschäftskompetenz vereint und Sie zur langfristigen Sicherung Ihres Erfolges nachhaltig unterstützt, um schnell fundierte Unternehmensentscheidungen zu treffen. Der Geschäftsbereich Microsoft Business Solutions bestehend aus Great Plains, Microsoft bcentral und Navision mit insgesamt Kunden und 3'800 Mitarbeitern ist ein internationaler Anbieter von integrierter und branchenorientierter Unternehmenssoftware für kleine und mittelständische Unternehmen sowie für Organisationen mittlerer Grösse. Die Anwendungen ermöglichen die durchgängige Automatisierung von Geschäftsprozessen und decken die gesamte Wertschöpfung vom Finanzmanagement über Supply Chain Management, Marketing, Service und Support bis hin zum E-Business ab. Die Businesslösungen basieren auf Standardsoftware und sind bei einem sehr guten Preis-Leistungs- Verhältnis exakt auf die Bedürfnisse wachsender mittelständischer Unternehmen ausgerichtet. Sie sind schnell zu implementieren, einfach zu bedienen und leicht an wechselnde Anforderungen anpassbar. 4'700 Vertriebs-, Implementierungs- und Servicepartner mit weltweit 30'000 Mitarbeitern gewährleisten einen umfassenden Service für Unternehmen aus nahezu allen Branchen. Über OPUS Solution AG Seit über 10 Jahren berät OPUS Solution AG Kunden im Umfeld Human Resource Management. Unser Knowhow haben wir in vielen Branchen im Gross- und Detailhandel, in Produktionsbetrieben sowie in Dienstleistungsunternehmen und Bildungsorganisationen immer weiter ausgebaut. Wir sind ein kompetenter und verlässlicher Partner, wenn es um den Menschen in Ihrem Unternehmen geht. OPUS Solution AG D4 Platz 5, 6039 Root Längenbold Tel , Fax PAYROLL SWISS FÜR MICROSOFT DYNAMICS AX 5

6 Data Sheet Payroll Swiss (Personal- und Lohnmanagement) Personalstammdaten Detaillierte Personalstammdaten Mehrere Anstellungen (Verträge) pro Mitarbeiter Detaillierte Angaben zu Kindern und Kinder-/Ausbildungszulagen mit Ablaufkontrolle Besoldungstabelle (Lohnklassen/Lohnstufen) Lohnpositionen (mit Möglichkeit von datumsabhängiger Vorerfassung) Prozentuale und fixe Aufteilung von Lohnarten auf Abt/Kst/Kstr Quellensteuer: Basis Tabellen gemäss ESTV mit Funktionen zum autom. Einlesen Mehrere Auszahlungsstellen (versch. Bankkonti, Auszahlung an Dritte) Lohnartenstamm Zuteilung der Lohnarten (Sozial-, Steuerpflicht, Sozialabzüge etc.) Stunden- und Tageskontrollen (Überzeit, Ferien, Militär/Zivilschutz, Krankheit/Unfall) Automatische Berechnung der Überstundenzuschläge Akkordlohn, Kurzarbeit und Schlechtwetterentschädigung Brutto/Netto-Aufrechnung Automatische Berechnung, Rückstellung und Auszahlung des 13. Gehaltes Automatische Berechnung von Versicherungs-Beiträgen Lohnabrechnung Simulation der Lohnabrechnung Zwischenspeicherung für spätere Weiterverarbeitung Mehrere Abrechnungsläufe pro Mitarbeiter und/oder Periode Automatische Verbuchung ins Sachkonto Auswertungen / Abfragen Stammdaten (Personalstammblatt, Geburtstags- und Jubiläumsliste etc.) Alle gesetzlichen Auswertungen wie AHV/ALV, UVG, QST, FAK, Lohnausweis, Beschäftigtenstatistik BESTA, Lohnstrukturerhebung Jahresjournal Lohnkontoblatt Export in MS-Excel, OLAP Lohnkostenbudgetierung Monats- und Jahresbudget pro Mitarbeiter Einbezug zukünftiger Mutationen / Ergänzungen für neue Mitarbeiter Datenexport in MS-Excel zur Weiterbearbeitung Automatische Budgetverbuchung ins Sachkonto Personalführungssystem Funktionsgruppe, Funktionscode, Kaderstufe Verwalten von Informationen zum Arbeitsplatz Beurteilung, Bonus- und Zielvereinbarung Ausbildungsvereinbarung Festhalten des Einschätzungspotentials ELM Einheitliches Lohnmeldeverfahren (ELM) Einfache elektronische Übermittlung der Daten an AHV/ALV, FAK Swissdec-zertifiziert Swissdec-Zertifizierung (April 2007) Systemanforderungen Um alle in diesem Dokument aufgeführten Funktionen nutzen zu können, benötigen Sie folgende Module und Technologien: Microsoft Dynamics AX 2009 Microsoft Dynamics AX Payroll Swiss 2009 Weitere Informationen zu Microsoft Dynamics AX finden Sie unter: PAYROLL SWISS FÜR MICROSOFT DYNAMICS AX 6

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