eprocurement an der UZH Purchase for you (P4U) Neue Bestell-/Einkaufsplattform für die Institute der UZH Lieferanten Onboarding

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1 eprocurement an der UZH Purchase for you (P4U) Neue Bestell-/Einkaufsplattform für die Institute der UZH Lieferanten Onboarding Autor: René Kunz Datum: Version: 3.40 Seite 1/9

2 Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung und Überblick Zahlen & Fakten der Einkauf bisher an der UZH Zielsetzung / Ablauf Integration von Lieferanten Zulassungskriterien für Lieferanten Ablauf Onboarding Produkte Einführung bei den Instituten Organisatorisches für den Lieferanten Kundennummern Bestellvarianten Wichtige Informationen auf Rechnungen und Lieferscheinen Rechnungsadresse Kosten für den Lieferanten Kostentabelle in CHF, gilt für OCI-Anbindung und lokale Kataloge Nutzen für den Lieferanten Anmeldung, Anträge Elektronische Kataloge erstellen mit e-procat Roll-Out-Planung eprocurement / KWF Besteller Fakultäten der UZH Dauer der Zusammenarbeit Beginn Beendigung Kontaktstelle für Rückfragen... 9 Seite 2/9

3 1. Einleitung und Überblick 1.1 Zahlen & Fakten der Die (UZH) ist mit rund 26'000 Studierenden die grösste Universität der Schweiz. Sieben Fakultäten bieten vielfältige Studienmöglichkeiten auf Bachelor-, Master- und auch Doktoratsstufe an. Mehr als 8'000 Personen forschen, lehren und arbeiten an über 150 Instituten und Kliniken. Die UZH gehört zu den führenden europäischen Forschungsuniversitäten und arbeitet eng mit renommierten Universitäten sowie Hochschulen im In- und Ausland zusammen. Zudem erbringt sie wissenschaftliche Dienstleistungen für Wirtschaft und Gesellschaft des Kantons Zürich als auch der ganzen Schweiz. 1.2 Einkauf bisher an der UZH Die Institute der UZH geniessen in allen betrieblichen Fragen eine sehr hohe Eigenständigkeit und Entscheidungsbefugnis. Sie beschaffen im Rahmen ihrer Finanzkompetenz ihre benötigten Güter und Dienstleistungen mehrheitlich individuell, was zu unterschiedlichen Lieferkonditionen und Bestellprozessen bei den Instituten führt. Der Einkauf an der UZH erfolgt über folgende Beschaffungskanäle Telefon FAX Webshop des Lieferanten Roadshows der Lieferanten Vor Ort-Beratungen bei den Instituten durch Lieferant Einkaufsbestellmaske der Fachstelle Materialzentrum (koordinierter Einkauf) Bezug der Güter durch die Institute direkt im Warenlager des Materialzentrums Bestellungen über SAP durch das Materialzentrum MUL (Lagernachschub) In den Beschaffungsprozess sind verschiedene Stellen auch ausserhalb der Institute involviert. Beispielsweise das Team Kreditoren aus der Abteilung Finanzen der UZH, welches die abschliessenden Arbeitsschritte betreffend Zahlungsprozesse bisher mehrheitlich manuell bewältigt. Die Finanzkontrolle des Kantons hat die heutigen Bestellprozesse schon mehrfach beanstandet, da diese nicht durchgehend den heutigen Anforderungen der Revisionsstellen genügen. Seite 3/9

4 1.3 Zielsetzung / Ablauf In Zukunft wird die UZH den Beschaffungsprozess ganzheitlich unter dem Aspekt Purchase to Pay betrachten und dahingehend optimieren. Beschaffungen von Gütern und Dienstleistungen werden in Zukunft grösstenteils über eine eprocurement-plattform abgewickelt, welche es den Instituten ermöglicht, ihre Beschaffungen effizienter durchzuführen. Die nachgelagerten Stellen werden die Prozesse im Bereich Rechnungsabwicklung ebenfalls automatisieren. Ø Der Prozess vom Einkauf bis und mit der Rechnungsabwicklung wird konsequent umgesetzt werden. Die eprocurement-plattform wird an der UZH unter dem Projektnamen Purchase for you (P4U) eingeführt und innerhalb der Abteilung (MUL) durch die Strategische Beschaffung betreut. MUL wird stufenweise, beginnend mit den wichtigsten Lieferanten für Güter und Dienstleistungen, diese auf der Plattform einbinden und mit den Lieferanten entsprechende Preis- und Lieferkonditionen vereinbaren. Es ist uns wichtig, mit den Lieferanten ein langfristiges und nachhaltiges Geschäftsverhältnis aufzubauen Integration von Lieferanten Grundsätzlich können alle Lieferanten einen Zugang auf die eprocurement-plattform beantragen. Die Lieferanten können von den Instituten aufgrund deren Bedürfnisse empfohlen werden oder der Lieferant bewirbt sich selber für die Aufnahme auf die Plattform und kann eine Nachfrage seiner Produkte begründen Zulassungskriterien für Lieferanten Die technischen Anforderungen für die Einbindung auf die Plattform müssen erfüllt sein. Zusammenfassend die wichtigsten Kriterien: Jeder einzelne Katalogartikel muss zwingend im Format eclass Version 5.1 klassifiziert sein. Andere Versionen oder eine fehlende Klassifizierung können nicht akzeptiert werden. Folgende Katalogformate werden berücksichtigt: o BME Cat Version 1.2 o Excel-Version 97, das File muss die Endung *.xls aufweisen Folgende Formate können nicht berücksichtigt werden: o Format Access (*.mdb oder *.accdb) o Format Excel neuer als Version 97 (*.xlsx) o Format Text (*.csv) o Alle Formate, welche nicht unter dem obigen Punkt aufgeführt sind Katalog-Anbindung mit OCI (Online-Kataloge) ist in Ausnahmefällen möglich o Ausnahmen sind Konfigurierbare Produkte im Sortiment Häufige Aktualisierungen (mehrfach pro Monat) von Sortiment und Preisen Kein Webshop des Lieferanten mit Punch-Out-Funktion verfügbar Kataloggrösse >1 GB Seite 4/9

5 Folgende OCI Versionen werden unterstützt o 3.0 o 4.0 Die Katalog-Konditionen müssen vorgängig vereinbart werden. Die Kataloge müssen Nettopreise exkl. MWSt ausweisen, Staffelpreise sind möglich. Vereinbarte Konditionen werden ohne Zuschläge an die Institute weitergegeben. Ergänzend zu den oben erwähnten Punkten ist das Dokument mit technischen Spezifikationen Lieferantenleitfaden_UZH.pdf zu berücksichtigen Ablauf Onboarding Schritt 1: Ausgewählte Lieferanten werden von MUL direkt kontaktiert und erhalten vorliegendes Dokument und den LieferantenFragebogen_UZH zum Ausfüllen oder Der Lieferant erhält aus seinem Umfeld einen Hinweis und informiert sich auf der UZH-MUL-Homepage ( Er nimmt den Download der Dokumentationen Lieferanten-Onboarding_UZH und LieferantenFragebogen_UZH selbständig vor. Schritt 2: Der vollständig beantwortete Fragebogen wird, je nach Erstkontakt, an stefan.holliger@mul.uzh.ch oder rene.kunz@mul.uzh.ch gesendet. Versand der technischen Unterlagen Lieferantenleitfaden_UZH, eclass_vers_5.1, und Lieferanten_MusterKatLagerMUL als Excel 97 Terminvereinbarung für ein vertiefendes Gespräch zum weiteren Vorgehen Schritt 3: Der Lieferant erstellt seinen Katalog im geforderten Format. Er erhält einen eigenen Zugang zur Staging Area (Katalogmanagement-System) und mit dem ersten Katalog-Upload eine kostenlose, telefonische Kurzeinweisung von veenion GmbH oder von der UZH (MUL) für die Katalogeinspielung. Schritt 4: Tests und Abnahme des aktualisierten Kataloges durch MUL Versand von Bestell-Testfiles an die Lieferanten zur Prüfung der Verarbeitbarkeit Im Anschluss an erfolgreich durchgeführte Tests steht das vereinbarte Katalogsortiment allen Anwendern zur vollständigen Nutzung bereit Produkte In einer ersten Phase (ab 2016) sollen vor allem Verbrauchsmaterial (IT und Büromaterial, Laborverbrauch, techn. Verbrauchsgüter), Kleingeräte und Zeitschriften/Bücher über die Plattform eingekauft werden. In weiteren Phasen (2017/2018) werden Dienstleistungen berücksichtigt. Investitionsgüter werden noch geprüft und frühestens ab 2019 dazu stossen. Seite 5/9

6 1.3.5 Einführung bei den Instituten Die Einführung der eprocurement-plattform bei den Instituten wird gestaffelt erfolgen. Bis Ende 2016 wird die Pilotphase bei ausgewählten Instituten abgeschlossen sein. Im ersten Halbjahr 2017 wird der grossflächige Roll-Out an der UZH eingeleitet. Plattformbestellungen werden für die Lieferanten erstmals ab September 2016 (Pilotphase) und ab April 2017 (UZH-Roll-Out) im Umsatz wirksam. 1.4 Organisatorisches für den Lieferanten Kundennummern Heute wird pro Kunde eine eigene Kundennummer gepflegt. Dies kann bedeuten, dass an der UZH mehrere Kundennummern und Konditionen gepflegt werden müssen. Zukünftig sollen gerade noch zwei Kundennummern bewirtschaftet werden, was die Stammdatenpflege auf Lieferantenseite vereinfacht. Eine Kundennummer für den Shop des Materialzentrums (Lagernachschub) und eine weitere, neue Kundennummer für die eprocurement-plattform. Die Kunden können für die Lieferanten einfach identifiziert werden, da mit jeder Bestellung der Besteller und das Institut als Lieferadresse mitgeliefert werden. Projekt- und Geräteeinkäufe können Ausnahmen rechtfertigen und sind gesondert zu betrachten Bestellvarianten Es wird zwei Varianten von Bestellungen geben. Beide Varianten enthalten einen Bestellbezug und weisen eine SAP-Einkaufsbestellnummer der UZH aus. Institute bestellen ihren Bedarf über die Plattform (Bestellnr. beginnend mit 47) Materialzentrum bestellt den Nachschub für das Lager (Best-Nr. beginnend mit 45) Wichtige Informationen auf Rechnungen und Lieferscheinen Da die Rechnungen zentral eingescannt und anschliessend validiert werden müssen, ist es zwingend erforderlich, dass mindestens folgende Informationen auf der Lieferanten- Rechnung ersichtlich sind: UZH-Einkaufsbestellnummer (10 Ziffern) o beginnend mit 47 = Plattformbestellung o beginnend mit 45 = Lagernachschub für Materialzentrum Rechnungen mit unvollständigen Informationen werden nicht bezahlt und zur Ergänzung an die Lieferanten retourniert Rechnungsadresse Mit dem vorgängig an der UZH eingeführten Kreditoren-Workflow (KWF), werden die Rechnungen zentral verarbeitet. Das bedeutet, dass die Rechnungen nicht mehr direkt an den Besteller, sondern zentral an untenstehende Adresse gesendet werden müssen. Rechnungsadresse:, Strategische Beschaffung 8057 Zürich Es ist zu berücksichtigen, dass die Rechnungsadresse per März/April 2017 ändern kann. Infos werden zeitnah folgen. Seite 6/9

7 1.5 Kosten für den Lieferanten Der Unterhalt der Plattform und das Katalogmanagement verursachen Kosten, welche die UZH teilweise an die Lieferanten weiterverrechnen wird. Es wird jeweils der gesamte fakturierte Umsatz eines Vorjahres an die UZH berücksichtigt (Basis ist der UZH-SAP-Umsatz, inkl. MWST). Ziel ist: Die Einkäufe der Institute für Verbrauchsmaterial werden ausschliesslich über die Plattform abgewickelt Kostentabelle in CHF, gilt für OCI-Anbindung und lokale Kataloge Untenstehende Kosten fallen an, ungeachtet ob eine OCI oder eine lokale Einbindung gewählt wird. Je nach Situation kann es erforderlich sein, dass ein Lieferant mehrere Kataloge hochladen möchte oder muss. Beispiele: Lokaler Katalog für Katalogsortiment + OCI-Anbindung für konfigurierbare Produkte Lokaler Katalog für generelles Katalogsortiment + lokaler Zusatzkatalog für spezielle Produkte, welche einem speziellen Prozess unterworfen sind (Betäubungsmittel, Kataloge mit Endbenutzernachweisen, Kataloge, welche nur von bestimmten Anwendern eingesehen werden sollen) Lokale Kataloge gesplittet auf unterschiedliche Brands Lokale Kataloge gesplittet aufgrund der Kataloggrösse (>1 GB) Gesamtumsatz von bis Kosten exkl. MWSt Preis für 1. Katalog Preis für jeden zusätzlichen Katalog ' ' / Jahr / Jahr 250' ' / Jahr / Jahr 500' '000' ' / Jahr 1' / Jahr 1'000' ' / Jahr 2' / Jahr Es entstehen keine weiteren Kosten. Bis zum vollständigen Roll-Out von P4U ( ) werden die Kosten von der UZH getragen. Ab 1. Juli 2017 werden die jährlichen Beträge erstmals gemäss dem obigem Raster, verrechnet (pro rata, 6 Monate). Ab 2018 erfolgt die Verrechnung ca. Anfang Februar, sobald der Jahresabschluss durch unsere Buchhaltung erfolgt ist. Lieferanten mit Aufschaltung in einem laufenden Jahr, werden pro rata temporis abgerechnet, wobei ein angebrochener Monat vollständig berechnet wird. Seite 7/9

8 1.6 Nutzen für den Lieferanten Mit einer Einbindung auf der eprocurement Plattform der UZH erhält der Lieferant folgende Vorteile: Sortiment von mehr als 150 Instituten einsehbar Durch eine lokale Katalogintegration werden die angebotenen Produkte auf der Plattform in kurzer Zeit gefunden Einheitlicher Auftragsabwicklungsprozess von Bestellung bis Fakturierung Zentrale Verhandlung mit Strategischem Einkauf, Projekteinkäufe und Grossmengenbestellungen durch Institute sind immer noch möglich Vereinfachung der Kundenstammdatenpflege (Plattform + Materialzentrum) Anmeldung, Anträge Unter dem Link können der Lieferantenleitfaden und der Lieferantenfragebogen heruntergeladen werden. Anträge bitte in elektronischer Form an René Kunz, Verantwortlicher Strategische Beschaffung: rene.kunz@mul.uzh.ch Elektronische Kataloge erstellen mit e-procat Für Kunden, welche bisher noch keine elektronischen Kataloge erstellt haben, besteht die Möglichkeit ein professionelles Katalogerstellungs-Tool zu erwerben. In Zusammenarbeit mit dem Marktführer auf diesem Gebiet, werden für unsere Lieferanten kostenlose Webinars durchgeführt, welche einen Einblick in die selbständige Erstellung elektronischer Kataloge mit e-procat ermöglichen. Die UZH selber nutzt dieses Tool für die Validierung von Lieferantenkatalogen und zur Erstellung des eigenen Lagerkataloges (von der Klassifizierung bis zum BME Cat). Da die Bedürfnisse der Lieferanten individuell sind, ist das Tool mit unterschiedlichem Funktionsumfang ( e-procat Go bis e-procat Professionell ) und zu UZH- Sonderkonditionen erhältlich. Eine Investition in die Zukunft, welche auch zur Katalogerstellung für andere Kunden und Plattformen genutzt werden kann. Weitere Infos entnehmen Sie bitte auf Roll-Out-Planung eprocurement / KWF Die eprocurement-plattform an der UZH wurde per Juni 2016 in den produktiven Modus aufgeschaltet. Bis Ende 2016 werden ausgewählte Pilot-Institute in den neuen Beschaffungsprozesse eingeführt und das System im Produktivbetrieb getestet. Parallel zu eprocurement wurde an der UZH auch der Rechnungsabwicklungs-Prozess (Kreditoren-Workflow, KWF) eingeführt. Voraussetzung für die Freischaltung von P4U war die erfolgreiche Einführung bei den Instituten erfordert hat, bevor eprocurement offiziell freigeschaltet werden kann. Diese Phase konnte erfolgreich abgeschlossen werden. Integration Lieferanten, seit Dezember 2015 Aufschaltung und Betreuung Pilot-Kunden, seit Juni 2016 Roll-Out Institute, Infoveranstaltungen Jan März 2017 Roll-Out Institute, Schulungs-/Einführungsveranstaltungen März Juni 2017 Go Live, Nachschulungen ab Jul 2017 Seite 8/9

9 1.8 Besteller Grundsätzlich werden alle Fakultäten und deren Institute auf das eprocurement der UZH Zugriff haben. Entscheidend für die Benutzung ist, dass es sich um eine universitäre Einheit handelt, welche an der UZH ein Kostenelement besitzt Fakultäten der UZH Thologische Fakultät (ThF) Rechtswissensch. Fakultät (RWF) Wirtschaftswissensch. Fakultät (WWF) Zentrale Dienste (ZDU) Vetsuisse Fakultät (VSF) Mathematisch. Naturwissensch. Fakultät (MNF) Philosophische Fakultät (PhF) Medizinische Fakultät (MeF) Medizinische Fakultät (MeF), Universitäres Spital 1.9 Dauer der Zusammenarbeit Beginn Die in den Vorgesprächen festgelegten Konditionen werden im Katalog abgebildet. Bei den statischen Katalogen ist eine gegenseitige Freischaltung des Kataloges notwendig, welche das beidseitige Einverständnis zum Kataloginhalt und den Konditionen erfordert. Nach der Freischaltung geht der Katalog produktiv und ist für beide Parteien verbindlich. Bei einer OCI-Anbindung beginnt die Zusammenarbeit bei Aufschaltung der Verbindung Beendigung Die Zusammenarbeit auf der eprocurement-plattform (P4U) verlängert sich stillschweigend um ein weiteres Jahr. Der Lieferant muss mit eingeschriebenen Brief erklären, die Zusammenarbeit auf P4U zu beenden. Eine Kündigung muss spätestens drei Monate vor Jahresende bei der UZH eintreffen. Eine pro rata Rückvergütung der Unkostenbeteiligung (Punkt 1.5.1) wird nicht getätigt. Der Katalog wird nach Beendigung der Zusammenarbeit deaktiviert und ist für die Benutzer des eprocurement-systems nicht mehr ersichtlich Kontaktstelle für Rückfragen Fragen zur technischen Einbindung und zum Ablauf sind zu richten an:, Strat. Beschaffung Stefan Holliger 8057 Zürich 8057 Zürich, Leiter Strat. Beschaffung René Kunz Seite 9/9