Datenschutz BO Nr. A PfReg. F 1.1g
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- Gerhardt Buchholz
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1 BO Nr. A PfReg. F 1.1g Ausführungsvorschrift zur Anordnung über den kirchlichen Datenschutz (KDO) 2003 zur Gewährleistung des Schutzes personenbezogener Daten bei der Durchführung von Fundraisingmaßnahmen in der Diözese Rottenburg-Stuttgart Präambel Das Fundraising ist als kirchliche Aufgabe anzusehen, die das Werben um persönlichen und finanziellen Einsatz für kirchliche und caritative Zwecke beinhaltet. Die Durchführung von Maßnahmen des Fundraisings setzt die Möglichkeit der Nutzung personenbezogener Daten von Kirchenmitgliedern voraus. Bei der Verwendung personenbezogener Daten ist jedoch stets dem Schutz des Persönlichkeitsrechts der betroffenen Kirchenmitglieder Rechnung zu tragen. Die Durchführung von Maßnahmen des Fundraisings hat daher den Anforderungen der Anordnung über den kirchlichen Datenschutz (KDO) (KABl. 2003, ) gerecht zu werden. Die folgenden Regelungsinhalte dienen der Auslegung und Konkretisierung der Bestimmungen der Anordnung über den kirchlichen Datenschutz mit Blick auf den Bereich des Fundraisings. 1 Geltungsbereich Die nachfolgenden Regelungen gelten für die in 1 Abs. 2 KDO genannten kirchlichen Einrichtungen, die zum Zwecke der Finanzierung ihrer rechtmäßigen Aufgaben Maßnahmen des Fundraisings im räumlichen Bereich ihrer Tätigkeit durchführen. 2 Verwendung personenbezogener Daten für Maßnahmen des Fundraisings (1) Die in 1 genannten Einrichtungen sind berechtigt, für die Durchführung von Maßnahmen des Fundraisings die von ihnen erhobenen personenbezogene Daten im Sinne des 2 Abs. 1 KDO zu speichern, zu nutzen, anzureichern oder sonst zu verarbeiten. (2) Die in 1 genannten Einrichtungen sind darüber hinaus berechtigt, personenbezogene Daten, die bei der Durchführung einer Maßnahme des Fundraisings bekannt geworden sind, zu speichern, zu nutzen, anzureichern oder sonst zu verarbeiten, sofern dies für die Erfüllung des kirchlichen Auftrags des Fundraisings oder nach sonstigen rechtlichen Vorschriften erforderlich ist. 3 Übermittlung personenbezogener Daten für Maßnahmen des Fundraisings (1) Eine Übermittlung oder ein Austausch von personenbezogenen Daten zwischen den in 1 genannten Einrichtungen ist grundsätzlich unzulässig. (2) Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten durch die in 1 genannten Einrichtungen an andere als in 1 genannte Einrichtungen ist grundsätzlich unzulässig. Entsprechendes gilt für den Austausch personenbezogener Daten zwischen den angeführten Einrichtungen. (3) Eine Übermittlung von Daten im Sinne der Absätze 1 und 2 kann durch Genehmigung des Generalvikars ausnahmsweise zugelassen werden, wenn der mit der Nutzung der Daten verfolgte Zweck auf eine der vier Grundfunktionen christlicher Gemeinde (Martyria, Leiturgia, Diakonia und Koinonia) zurückzuführen ist, der verfolgte Zweck unmittelbar der Erfüllung einer der angeführten Grundfunktionen dient, [KABl. 2009, ] 1
2 7.4-5 Datenschutz eine Güterabwägung ergibt, dass eine Nutzung der Daten zu dem angeführten Zweck die Beeinträchtigung des von der Datennutzung Betroffenen in dessen Grundrecht auf informationelle Selbstbestimmung überwiegt. Die angeführten Voraussetzungen haben kumulativ vorzuliegen und sind in dem an den Generalvikar zu richtenden Antrag auf Genehmigung der Übermittlung von der die Datenübermittlung im Sinne des 11 Abs. 2 KDO verantwortenden Stelle glaubhaft darzulegen. (4) Von einem Vorliegen der unter Absatz 3 angeführten Voraussetzungen kann insbesondere dann ausgegangen werden, wenn sich die die Daten empfangende kirchliche Stelle in Gründung befindet und zur Bekanntmachung ihres Wirkens auf die Nutzung der Daten dringend angewiesen ist. 4 Ausschluss der Erhebung und Verwendung von Daten (1) Personenbezogene Daten dürfen nicht gemäß der Vorschriften der 2 und 3 für Maßnahmen des Fundraisings erhoben, verwendet oder übermittelt werden, wenn die betroffene Person dem widersprochen hat. (2) Die in 1 genannten Stellen sind verpflichtet, diejenigen Personen, die eine Beteiligung an Fundraisingmaßnahmen ausdrücklich nicht wünschen, dem Kirchlichen Meldewesen der Hauptabteilung Pastorale Konzeption des Bischöflichen Ordinariats (im Folgenden: Kirchliches Meldewesen) mitzuteilen. Alle Widersprüche werden vom Kirchlichen Meldewesen in einer Schutzliste für die Diözese Rottenburg-Stuttgart erfasst und gepflegt. (3) Alle in 1 genannten Stellen haben zu gewährleisten, dass die in der Schutzliste gemäß 4 Abs. 2 genannten Personen von allen Fundraisingmaßnahmen ausgenommen werden. 5 Anzeige und Koordination geplanter Fundraisingmaßnahmen (1) Die in 1 genannten Stellen haben bei der Stabstelle Fundraising des Bischöflichen Ordinariats die Durchführung geplanter Fundraisingmaßnahmen anzuzeigen. Die Anzeige hat rechtzeitig, spätestens jedoch sechs Wochen vor Beginn der Maßnahme zu erfolgen. Für die Anzeige ist der dieser Anordnung als Anlage beigefügte Vordruck zu verwenden. (2) Die Stabstelle Fundraising ist für die Koordination geplanter Fundraisingmaßnahmen zuständig. Sie trägt insbesondere für eine angemessene zeitliche Abfolge der Fundraisingmaßnahmen Sorge, um eine möglichst ausgeglichene Inanspruchnahme der Adressaten der Maßnahmen zu gewährleisten. (3) Die Stabstelle Fundraising reicht die Anzeige der Durchführung einer Fundraisingmaßnahme verbunden mit ihrem Votum bezüglich Art und Zeitpunkt der Durchführung der Maßnahme zeitnah an das Büro des Generalvikars weiter, sofern eine Datenübermittlung im Sinne des 3 beantragt wird. Nach Entscheidung des Generalvikars über die Genehmigungsfähigkeit der geplanten Fundraisingmaßnahme ist die Anzeige sowie die Aussage über die Erteilung oder Versagung der Genehmigung im Sinne des 3 wieder zurück an die Stabstelle Fundraising zu übermitteln. (4) Wird eine Datenübermittlung im Sinne des 3 beantragt und liegt die Genehmigung des Generalvikars der Anzeige gemäß Abs. 1 bei, hat die Stabstelle Fundraising das Kirchliche Meldewesen um Freigabe der zu übermittelnden Daten an die antragstellende Einrichtung zu ersuchen. Auf das Ersuchen hin übermittelt das Kirchliche Meldewesen der die Datenübermittlung beantragenden Einrichtung zeitnah die beantragten Daten der Kirchenmitglieder unter Angabe folgender Merkmale: 1. Vorname, Nachname, Titel, 2. Tag der Geburt, Geschlecht, Nationalität, 3. gegenwärtige Anschrift, 4. Familienstand, 2
3 5. Religion, Zugehörigkeit zu einer Pfarrei. 6 Löschungsfristen und Nutzungsbeschränkungen (1) Die im Zusammenhang mit einer Fundraisingmaßnahme gespeicherten personenbezogenen Daten sind nach Ablauf von fünf Jahren zu löschen, sofern dieser Löschung nicht der kirchliche Auftrag des Fundraisings, geltende Rechtsvorschriften oder gesetzliche Aufbewahrungsvorschriften entgegenstehen. (2) Die Nutzung von Meldedaten, die vom Kirchlichen Meldewesen übermittelt wurden, darf nur nach Maßgabe sowie in dem Umfang erfolgen, wie dem Antrag auf Übermittlung durch Genehmigung des Generalvikars stattgegeben worden ist. 7 Inkrafttreten Diese Ausführungsvorschrift tritt am in Kraft. Mit Wirkung zum tritt die Anordnung zum Schutz personenbezogener Daten bei der Durchführung von Fundraisingmaßnahmen im Bistum Rottenburg-Stuttgart (BO Nr. A 2212, , PfReg. F 1.1g) außer Kraft. 3
4 7.4-5 Datenschutz Anlage: Anzeige einer geplanten Fundraisingmaßnahme An die Stabstelle Fundraising des Bischöflichen Ordinariats Postfach Rottenburg am Neckar Anzeige einer geplanten Fundraisingmaßnahme 1. Antragsteller(in) (Name und Anschrift der Einrichtung sowie Benennung des Vertretungsberechtigten der Einrichtung) 2. Ansprechpartner / Verantwortlicher für die geplante Fundraisingmaßnahme (Name und Kontaktdaten) 3. Inhalte der geplanten Fundraisingmaßnahme (Kurze Beschreibung von Inhalten und Zweck der geplanten Maßnahme) 4. Art der Durchführung der geplanten Fundraisingmaßnahme (z. B. Mailing, Telefonaktion, etc.) 5. Geplanter Zeitpunkt für die Durchführung der Fundraisingmaßnahme (Angabe des Datums bzw. des gewünschten Zeitraums) 4
5 6. Adressatenkreis der geplanten Fundraisingmaßnahme (Angaben zum Personenkreis, eventuell Angaben bezüglich bestimmter Merkmale, z. B. alleinstehende Damen von über 60 Jahren katholischen Bekenntnisses) 7. Voraussetzungen für die Erteilung der Genehmigung gemäß 3 Abs. 3 dieser Ausführungsvorschrift (Ausführungen zu den Inhalten des 3 Abs. 3 der Ausführungsvorschrift zur Anordnung über den kirchlichen Datenschutz (KDO) zur Gewährleistung des Schutzes personenbezogener Daten bei der Durchführung von Fundraisingmaßnahmen in der Diözese Rottenburg-Stuttgart) 8. Nähere Spezifizierung der für die Durchführung der geplanten Fundraisingmaßnahme erforderlichen und an den / die Antragsteller/in zu übermittelnden Daten (Angaben bezüglich der Eigenschaften der Daten und der gewünschten Datenmenge) Hiermit wird zugesichert, dass die zur Durchführung der Fundraisingmaßnahme zu übermittelnden Daten (Ziffer 8) nur für den angeführten Zweck (Ziffer 3), in der angegeben Art (Ziffer 4) sowie lediglich einmalig verwendet werden. Es wird darüber hinaus erklärt, dass eine Anreicherung der zu übermittelnden Daten nur mit Blick auf die geplante Fundraisingmaßnahme und den angeführten Zweck (Ziffer 3) erfolgen und nach Beendigung der Fundraisingmaßnahme keine weitere Verarbeitung oder sonstige Nutzung der Daten erfolgen darf. Werden zu übermittelnde Daten für die angeführte Fundraisingmaßnahme nicht genutzt, wird versichert, dass diese Daten unverzüglich gelöscht werden. Darüber hinaus wird versichert, dass die zu übermittelnden Daten spätestens drei Monate nach Durchführung der Fundraisingmaßnahme (Ziffer 5) gelöscht werden. Ort, Datum Unterschrift 5
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