Schnellbausteine. Word Aufbau ZID/Dagmar Serb V.01/Jun2011

Transkript

1 Schnellbausteine Word Aufbau ZID/Dagmar Serb V.01/Jun2011 SCHNELLBAUSTEINE... 1 ORGANIZER FÜR SCHNELLBAUSTEINE... 1 SCHNELLBAUSTEINE ERSTELLEN... 2 Übung: Schnellbaustein erstellen... 2 SCHNELLBAUSTEINE EINFÜGEN... 2 Übung: Schnellbaustein einfügen... 2 SCHNELLBAUSTEINE LÖSCHEN... 3 Übung: Schnellbaustein löschen... 3 SPEICHERORT DER SCHNELLBAUSTEINE... 3 Übung: Speicherort wählen... 3 BAUSTEINE ZUR VERFÜGUNG STELLEN... 4 Building Blocks.dotx kopieren... 4 Auf gemeinsamen Laufwerk nutzen... 4

2 S e i t e 1 K a p i t e l : S c h n e l l b a u s t e i n e Z I D / D a g m a r S e r b Schnellbausteine Vormals Autotexte oder auch Textbausteine genannt, dienen zum schnellen Einfügen von Texten, die Sie immer wieder benötigen. Speichern Sie z.b. Briefköpfe, Grußformeln, Logos oder Vertragsklauseln als Schnellbaustein ab, so können Sie diese jederzeit einfügen, ohne sie erneut eintippen zu müssen. Aufwendige Formatierungen sind dabei durchaus möglich. Eine große Auswahl von fertigen Schnellbausteinen in Form von Deckblättern, Formeln, Kopfund Fußzeilen, Seitenzahlen, Verzeichnissen, Tabellen, Textfeldern und Wasserzeichen stehen bereits zur Verfügung. Organizer für Schnellbausteine Der Organizer für Schnellbausteine beinhaltet das gesamte verfügbare Angebot. Sämtliche Schnellbausteine sind hier Katalogen und Kategorien zugewiesen, die Sie beliebig um- und neugestalten können. Und so finden Sie den Organizer: REGISTERKARTE EINFÜGEN SCHALTFLÄCHE SCHNELLBAUSTEINE AUSWAHL ORGANIZER FÜR BAUSTEINE.

3 Schnellbausteine erstellen Übung: Schnellbaustein erstellen 1. Tippen Sie folgendes ein: Mit freundlichen Grüßen, Ihr Name 2. Markieren Sie diesen Text. 3. Klicken Sie auf der REGISTERKARTE EINFÜGEN GRUPPE TEXT die SCHALTFLÄCHE SCHNELLBAUSTEINE an und wählen die unterste OPTION AUSWAHL IM SCHNELLBAUSTEIN-KATALOG SPEICHERN aus. Alternativ dazu können Sie die Tastenkombination [ALT]+[F3] verwenden! 4. Sie erhalten folgendes Dialogfeld, wo Sie einen kurzen prägnanten Namen für den Schnellbaustein vergeben und eine kurze Erläuterung unter BESCHREIBUNG eingeben können. Katalog und Kategorie passen Sie gegebenenfalls an. 5. Bestätigen Sie die Eingabe durch Klick auf OK. Schnellbausteine einfügen Übung: Schnellbaustein einfügen 1. Positionieren Sie den Cursor an der Stelle im Dokument, wo der Schnellbaustein eingefügt werden soll. 2. Einfügen können Sie auf 2 Arten: a. Klicken Sie auf die SCHALTFLÄCHE SCHNELLBAUSTEIN. Im BEREICH ALLGEMEIN sehen Sie Ihren eigenen Schnellbaustein, den Sie durch Klick darauf in Ihr Dokument übernehmen.

4 S e i t e 3 K a p i t e l : S c h n e l l b a u s t e i n e Z I D / D a g m a r S e r b b. Tippen Sie die Kurzbezeichnung in unserem Beispiel mfg - des gewünschten Schnellbausteins ein. c. Drücken Sie [F3]. Schnellbausteine löschen Übung: Schnellbaustein löschen 1. Klicken Sie im LISTENFELD der Schnellbausteine mit der rechten Maustaste auf den zu löschenden Schnellbaustein in unserem Beispiel mfg. 2. Wählen Sie im soeben geöffneten KONTEXTMENÜ den EINTRAG ORGANISIEREN UND LÖSCHEN aus. Der Organizer für Schnellbausteine öffnet sich, der entsprechende Baustein ist bereits markiert. 3. Klicken Sie auf die SCHALTFLÄCHE LÖSCHEN und bestätigen mit OK. Speicherort der Schnellbausteine Der Speicherort für Schnellbausteine ist standardmäßig die Datei Building Blocks.dotx (Verzeichnis C:\Dokumente und Einstellungen\user\Anwendungsdaten\Microsoft\Document Building Blocks). Es kann aber auch eine andere Datei, beispielsweise die Normal.dotm, ausgewählt werden. Übung: Speicherort wählen 1. Öffnen Sie den Organizer für Schnellbausteine. 2. Markieren Sie den gewünschten Schnellbaustein. 3. Klicken Sie am Ende des Dialogfensters auf die SCHALTFLÄCHE EIGENSCHAFTEN BEARBEITEN. 4. Stellen Sie im soeben geöffneten Dialogfenster im BEREICH SPEICHERN IN den gewünschten Speicherort ein.

5 Bausteine zur Verfügung stellen Möchte man anderen Usern seine Bausteine zur Verfügung stellen, kann man a) die Building Blocks.dotx in deren Verzeichnis kopieren oder b) in der Normal.dotm auf einem gemeinsamen Laufwerk zur Verfügung stellen. Building Blocks.dotx kopieren Achtung! Beim Kopieren werden bestehenden Bausteine durch das Überschreiben gelöscht! 1. Kopieren Sie im Verzeichnis C:\Dokumente und Einstellungen\user\Anwendungsdaten\Microsoft\Document Building Blocks die Datei Building Blocks.dotx 2. Fügen Sie diese in selbiges Verzeichnis des anderen Users ein. Auf gemeinsamen Laufwerk nutzen Achtung! Diese Variante sollte gut überlegt werden, da die Normal.dotm sämtliche persönliche Einstellungen (Symbolleisten, Formatvorlagen, ) bei jedem Schließen hinterlegt und beim Umstellen auf den gemeinsamen Zugriff alle bisher gemachten Einstellungen verloren gehen. 1. Speichern Sie die gewünschten Bausteine in der Normal.dotm ab. 2. Legen Sie die Datei auf das gemeinsame Laufwerk. 3. Definieren Sie bei den Usern den Speicherort der Vorlagen neu: o Öffnen Sie die WORD-OPTIONEN. Wählen Sie die KATEGORIE ERWEITERT aus und scrollen ganz nach unten zum BEREICH ALLGEMEIN. Klicken Sie dort auf die SCHALTFLÄCHE DATEISPEICHERORTE.

6 S e i t e 5 K a p i t e l : S c h n e l l b a u s t e i n e Z I D / D a g m a r S e r b o Markieren Sie Benutzervorlagen und klicken auf ÄNDERN. o Wählen Sie das neue Verzeichnis am gemeinsamen Laufwerk aus. o Bestätigen Sie mit OK.