Retarus Mail Encryption

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1 Retarus Mail Encryption Allgemein Der größte Teil der Kommunikation innerhalb, als auch außerhalb von Unternehmen geschieht per . Häufig werden dabei vertrauliche Informationen wie beispielsweise operative Daten, Geschäftsgeheimnisse, Finanzinformationen, personenbezogene Daten oder andere nicht-öffentliche Inhalte versendet. Der Versand einer über das Internet ist dabei vergleichbar mit dem Versand einer Postkarte jeder, der am Versand oder Transport beteiligt ist, könnte den Inhalt unbemerkt mitlesen oder gar verändern. Vor allem bei vertraulichen Daten ist dies ein kritischer Faktor. Bei der Versendung einer haben wir nicht die Sicherheit, die ein Brief mit Umschlag bietet, denn eine normale ist immer offen. Um diesen fehlenden Umschlag für die elektronische Post zu ersetzen, muss die verschlüsselt werden. Denn nur durch geeignete Verschlüsselungssysteme lassen sich vertrauliche Nachrichten vor unberechtigten Zugriffen geschützt übermitteln und Ihr Recht auf Brief-, Post- und Fernmeldegeheimnis aus dem Grundgesetz bleibt gewahrt. Darüberhinaus fordert das Bundesdatenschutzgesetz den Einsatz geeigneter Schutzmaßnahmen gegen unerlaubten Zugriff bei der Übermittlung personenbezogener Daten, also die Verschlüsselung dieser Daten. Retarus Mail Encryption Retarus Mail Encryption ist die optionale Erweiterung des RMX Managed Service, einer umfassenden Dienstleistung für die einfache, schnelle und vor allem sichere Kommunikation per , bei der Viren, Spam, Phishing und sonstige schädliche Malware bereits vor Erreichen Ihrer Unternehmensinfrastruktur ausgefiltert werden. Mit Retarus Mail Encryption bieten wir eine einfache und sichere Lösung zur Verschlüsselung aller ein- und ausgehenden Nachrichten ohne manuelle Eingriffe. Wir stellen für Sie sicher, dass Ihre s nicht in falsche Hände gelangen und der Inhalt unverändert beim Kommunikationspartner ankommt. Wir kennen uns im Umgang mit Schlüsseln, digitalen Signaturen und Verschlüsselung, sowie der Nachvollziehbarkeit von Nachrichten bestens aus und erfüllen dabei die vom Bundesdatenschutzgesetz vorgeschriebenen geeigneten Schutzmaßnahmen gegen unbefugten Zugriff bei der Übermittlung personenbezogener Daten. Ihre unternehmens- oder abteilungsweiten Sicherheitsrichtlinien (Policies) können bei diesem Service durch ein frei definierbares Regelwerk eingehalten werden und Sie sind somit vor folgenden Gefahren geschützt: das unerwünschte Mitlesen Dritter das unbemerkte Verfälschen von Nachrichten das Versenden von Nachrichten unter falschem Namen die fehlende Nachvollziehbarkeit von Nachrichten Enterprise Messaging Solutions Whitepaper Retarus Mail Encryption v Seite 1 / 5

2 Funktionsweise Die von einem Anwender über seinen -Client versendete Nachricht wird vom Ihrem internen Mailserver zu den RMX Verschlüsselungsservern übertragen. Als Outtasking-Dienst werden die s im Retarus Rechenzentrum identifiziert, anhand des kundenspezifischen Regelwerks vollautomatisch verschlüsselt und an den Empfänger weitergeleitet. Dabei wird nicht nur die Verbindung, sondern die Nachricht selbst, inklusive aller Dateianhänge verschlüsselt. Eine enorme Entlastung stellt für Sie der Wegfall der Schlüsselverwaltung dar. Retarus übernimmt das aufwendige Key-Management und kümmert sich um das Erstellen, Verteilen und Verwalten sämtlicher Schlüssel. Wir verwalten dabei sowohl die Schlüssel Ihrer Anwender, wie auch die Zertifikate Ihrer Kommunikationspartner. Die sichere Übertragung der Nachrichten erfolgt für die Anwender im Unternehmen absolut transparent. Unternehmen, die den Retarus Verschlüsselungsdienst nutzen, können sowohl in S/MIME als auch in PGP verschlüsselte Nachrichten senden und empfangen, ohne dass eine Anpassung der Systeme des Unternehmens oder eine gesonderte Schulung der Anwender notwendig ist. Da verschlüsselte Nachrichten von Virenscannern nicht überprüft werden können, sorgt das intelligente Mail-Routing bei Retarus zusätzlich dafür, dass ausgehende Nachrichten VOR dem Ver- und eingehende Nachrichten NACH dem Entschlüsseln auf Viren gescannt werden. Die Anbindung zwischen Ihnen und Retarus erfolgt über eine VPN Verbindung, die sicherstellt, dass Ihre Kommunikation auf jeden Fall und zu jeder Zeit sicher und verschlüsselt erfolgt. PGP und S/MIME Das Grundprinzip der Verschlüsselungsverfahren S/MIME und PGP ist das sogenannte Public Key - oder asymmetrisches Verschlüsselungs-Verfahren, bei dem ein eindeutiges Schlüsselpaar verwendet wird. Die Nachrichten an den Empfänger werden mit seinem öffentlichen Schlüssel verschlüsselt und können ausschließlich mit dessen privaten Schlüssel entschlüsselt werden. Die PGP-Methode verwendet bei der Zertifizierung der öffentlichen Schlüssel ein Web of Trust - Verfahren, bei welchem sich die Schlüsselinhaber, also die Kommunikationspartner gegenseitig die Richtigkeit der Schlüssel bestätigen. Auch ohne externe Zertifizierung kann mit diesen Schlüsseln gearbeitet werden. S/MIME hingegen stützt sich auf ein formales Verfahren, wie es auch für SSL-Zertifikate üblich ist, bei dem spezielle Zertifizierungsstellen eingesetzt werden. Diese sogenannten Trust Center stellen als zentrale und überprüfbare Instanz Zertifikate aus, die zur Verschlüsselung und Signatur von Nachrichten verwendet werden können. Ohne diese Zertifizierung kann ein Schlüssel nicht eingesetzt werden. Enterprise Messaging Solutions Whitepaper Retarus Mail Encryption v Seite 2 / 5

3 Digitale Signatur Digital signierte Nachrichten gewährleisten die Authentizität des Versenders und erhöhen das Vertrauen des Nachrichtenempfängers in den Inhalt der Nachricht. Selbstverständlich haben Sie mit dem von Retarus angebotenen Mail Encryption Service die Möglichkeit Ihre ausgehenden s mit Ihren PGP oder S/MIME Zertifikaten signieren zu lassen. Neben der Verschlüsselung erhöhen Sie dadurch zusätzlich die Sicherheit und Akzeptanz der Kommunikation per bei Ihren Geschäftspartnern und Kunden. Webmailer Nutzt Ihr Kommunikationspartner weder S/MIME noch PGP? Für uns gar kein Problem. Retarus bietet Ihnen die Möglichkeit den Mail Encryption Service über einen integrierten sicheres Webbasiertes Portal zu nutzen. Dabei können Sie verschlüsselte Nachrichten über zwei Wege austauschen: Bei der Variante Einmal-Passwort bekommt Ihr Kommunikationspartner, sobald Sie ihm eine vertrauliche Nachricht schicken, eine von Ihnen, in welcher der direkte Link zu Ihrer Nachricht in dem Retarus Mail Encryption Portal übermittelt wird. Ihre Nachricht wird dort vorgehalten und der Zugriff auf das Portal erfolgt über eine verschlüsselte HTTPS Verbindung. Bei der zweiten Möglichkeit wird für jeden Empfänger auf dem Portal dauerhaft eine Mailbox eingerichtet und Zugangsdaten generiert, mit welchen er das speziell für ihn eingerichteten Postfach ansteuern kann. Alle vertraulichen s werden für ihn in diesem Postfach abgelegt und können dort bearbeitet werden. Auch rechtlich sind Sie mit dieser Lösung auf der sicheren Seite, denn Retarus unterliegt als ISP dem Telemediengesetz. Diesem Gesetz und den verbunden Vorschriften unterliegt jeder, der für Dritte Postfächer, wie beispielsweise ein webbasiertes Portal für verschlüsselte Nachrichten betreibt. Dadurch, dass retarus dieses Portal betreibt und nicht Sie selbst, unterliegen auch zunächst wir und nicht Sie den entsprechenden Regelungen. Dies erspart Ihnen eine Reihe juristischer Konsequenzen und erleichtert den technischen Betrieb einer Firmeninternen Infrastruktur erheblich. Voraussetzungen Retarus Mail Encryption ist eine Erweiterung des Retarus RMX-Dienstes, das bedeutet, dass lediglich der MX- Eintrag Ihrer -Domain(s) auf Retarus zeigen muss. Enterprise Messaging Solutions Whitepaper Retarus Mail Encryption v Seite 3 / 5

4 Ihre Vorteile auf einen Blick Einfachste Implementierung Zentrale und flexible Regel-Möglichkeit, welche Nachrichten signiert werden sollen Zentrale Verwaltung aller internen und externen Schlüssel Kann mit jedem SMTP-basierten System (u.a. Microsoft Exchange, Lotus Domino/Notes und Novell Group Wise) betrieben werden Bestehende PKIs (Public-Key-Infrastruktur) können problemlos übernommen werden Keine Administrativen Tätigkeiten in der Schlüsselverwaltung, wie Zertifikatserneuerungen etc. Keine Software- und Hardwareinstallation erforderlich Einfachste Benutzung Keine Schulung der Anwender erforderlich Benutzer versenden s, wie sie es gewohnt sind Kostengünstiger Betrieb und umfangreiche Dienstleistungen Keine Software- und Hardwareinstallation erforderlich Kosten nur für die tatsächlichen User, keine Aliasnamen, etc. 24/7 Monitoring und Support durch Retarus Abwesenheitsnachrichten und Stellvertretungsregelungen möglich Höchste Sicherheit der Kommunikation mit externen Geschäftspartnern Unternehmensweit einheitliche Lösung, flexibel erweiterbar Zentrale und flexible Regelungsmöglichkeit (Firmen-Policies) mit Erzwingen von Verschlüsselung Zentrale und regelbasierte Ver- und Entschlüsselung nach Schlüsselwörtern, Empfänger-Adressen, Adress-Filterung, Nachrichtengröße und Inhaltsprüfung auf individueller, gruppenspezifischer oder unternehmensweiter Ebene (Domain, Gruppe, User) Viren- und Inhaltsschutz trotz Verschlüsselung Gateway basierte S/MIME & PGP Verschlüsselung Volle Unterstützung des Standards X.509 v3 inkl. eigener Zertifikate Volle Unterstützung des Standards OpenPGP Vollständige Verschlüsselung der Nachrichten inkl. aller Anhänge optional automatische Signatur aller ausgehenden Nachrichten Webportal für verschlüsselte Nachrichten an Empfänger ohne eigene Verschlüsselungslösung Enterprise Messaging Solutions Whitepaper Retarus Mail Encryption v Seite 4 / 5

5 Retarus Services: Mehrwertdienste für Internet-Mail Retarus bietet Unternehmen, welche die Internet -Kommunikation mit einem SMTP-Protokoll nutzen, eine breite Palette von Dienstleistungen, die echte Mehrwerte in punkto Sicherheit, Nutzerkomfort und Nachvollziehbarkeit der Nachrichten bieten. Möglich wird dies durch das abgeschirmte und hochleistungsfähige Retarus Rechenzentrum, mit modernster Technologie ausgestattet und mit ganzjährigem Management der Systeme - rund um die Uhr. Service und Support Sämtliche Systeme werden durch unsere Spezialisten rund um die Uhr betreut. Für Supportanfragen zu den Services steht Ihnen werktags von Mo.-Fr. von 8:00 bis 18:00 Uhr ein persönlicher Ansprechpartner zur Verfügung. Kontakt retarus GmbH Telefon: +49 (0)89 / Abteilung Enterprise Messaging Solutions Telefax: +49 (0)89 / Neumarkter Straße München Enterprise Messaging Solutions Whitepaper Retarus Mail Encryption v Seite 5 / 5

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