PRAXISBERICHT. Prozessoptimierung durch den Einsatz von IT Systemen Kreiskliniken ik Altötting - Burghausen Josef Brunnhuber

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1 Prozessoptimierung durch den Einsatz von IT Systemen Kreiskliniken ik Altötting - Burghausen Josef Brunnhuber PRAXISBERICHT 1

2 DIE KREISKLINIKEN Versorgungsstufe II Schwerpunktversorgung Abteilungen Allg. Chirurgie Gynäkologie/Geburtshilfe HNO Innere Medizin Intensivmedizin Neonatologie Neurologie Orthopädie Pädiatrie Unfallchirurgie Urologie Fallzahlen Vollstationär: Ambulant: Mitarbeiter: 1088 Anzahl Betten: 407 Altötting Versorgungsstufe I Grundversorgung Abteilungen Augenheilkunde Allg. Chirurgie HNO Innere Medizin Orthopädie Fallzahlen Vollstationär: 6090 Ambulant: 8616 Mitarbeiter: 376 Anzahl Betten: 139 Burghausen Die Kreiskliniken Altötting-Burghausen (Akademisches Lehrkrankenhaus der LMU München) zertifiziert nach DIN ISO 9001:2000 und DIN EN (zertifiziertes Darmzentrum der Deutschen Krebsgesellschaft) 2

3 EINDRÜCKE Burghausen Altötting 3

4 BEGRIFF PROZESSOPTIMIERUNG PROZESSOPTIMIERUNG Prozess Zu Beginn des 20. Jahrhunderts stellt der Brockhaus in seiner Konversationslexikon-Ausgabe von 1911 die allgemeine Bedeutung von Vorgang, Verlauf, Entwicklung einer Erwähnung der fachsprachlichen Bedeutung in Rechtswesen und Chemie voran. [ Optimierung Duden: verbessern, optimal gestalten (optimal = bestmöglich) 4

5 BEGRIFF PROZESSOPTIMIERUNG PROZESSOPTIMIERUNG 5

6 GRÜNDE FÜR OPTIMIERUNG(1) - Erhöhter Anspruch an Dokumentations- und Kodierqualität - minimierte Verweildauer (erhöhte Belastung in allen Bereichen) - Dauer der Behandlung nicht mehr erlösrelevant, aber entscheidender Parameter zur Kostensteuerung - Kostenträgerrechnung zur betriebswirtschaftlichen Bewertung von Behandlungsabläufen - Direkte Verbindung unterschiedlicher Versorgungsarten (vorstationär, stationär, nachstationär) 6

7 GRÜNDE FÜR OPTIMIERUNG(2) - Straffung der Behandlungsabläufe, strukturiertere Behandlungsabläufe - Reduzierung der Pflegetage - Erhöhter Bedarf an QS und QM - Zunahme der MDK- Einzelfallprüfungen - gestiegene Erwartungshaltung der Patienten (Anspruchsdenken) 7

8 GRÜNDE FÜR OPTIMIERUNG(3) - Controlling spielt eine immer größere Rolle - Stationäre Maßnahmen z.t. ambulant - Professionalisierung der Pflege, gestiegene Anforderungen an die Pflege (PKMS) - Verschärfung der Wettbewerbssituation zwischen den Krankenhäusern 8

9 KERNPROZESS KRANKENHAUS Vorstand / Direktorium Verwaltungsleistungen Patienten((not)aufnahme ) Patient (K (Kunde Kunde) K nde) nde Patientenentlassungg Ärztliche und pflegerische Leistungserbringung Diagnose Therapie Patient (Kunde) Abschlussuntersuchungg Funktionelle Leistungen OP Labor Radiologie (vereinfachte Darstellung) 9

10 PROZESSBETEILIGTE Klinikarzt Hausarzt Pflege Datenschutz Patient Gesetz- gebung Haftpflicht- versicherer Externe Leistungs- erbringer Interne Leistungs- erbringer Kosten- träger 10

11 ZIELE Patient Arzt Pflege Abrechnungg Minimierung von Wartezeiten Bestmögliche Diagnostik Maximale Behandlungsqualität Reduzierung des administrativen Aufwandes Minimierung des Fehlerrisikos Sicherung und Verbesserung der Dokumentationsqualität Entlastung von pflegefremden Aufgaben Reduzierung der Papierdokumente Zeitnahe Rechnungsstellung Vermeidung von Zinsverlusten Minimierung der MDK Rückläufer und St i h g Streichungen 11

12 GRUNDSÄTZLICHE ANFORDERUNGEN Vollständige Integration der Systeme Das führende System ist das KIS Alle weiteren IT Systeme sind untergeordnet und vollständig integriert Keine Insellösungen oder Notwendigkeit von Doppeleingaben Standardisierte Schnittstellen Keine properitären Definitionen Internationale Standards wie HL7, DICOM, LDT, LOINC, SingleSignOn g eine Anmeldung für alle Systeme Keine lesbaren oder gespeicherten Anmeldedaten Wunsch wäre AD oder CCOW 12

13 Kreiskliniken Altötting.Burghausen KERNPROZESS KRANKENHAUS Vorstand / Direktorium Verwaltungsleistungen Patienten((not)aufna ) hme Patient (K (Kunde Kunde) K nde) nde Patientenentlassungg Ärztliche und pflegerische Leistungserbringung Diagnose Therapie Patient (Kunde) Abschlussuntersuchungg Funktionelle Leistungen OP Labor Radiologie (vereinfachte Darstellung) 13

14 AUSGANGSSITUATION NOTAUFNAHME In der Regel 70 Patienten / Tag Wartezeiten bis zu 2 Stunden und teils darüber unzufriedene Patienten kein Monitoring wartender Personen unzureichende med. Dokumentation 1 Internist und 1 Chirurg in der Nothilfe überwiegend Ärzte üb i d junge j Ä t tätig täti Unzufriedenheit beim ärztlichen und pflegerischen Personal 14

15 TEILPROZESS NOTAUFNAHME Sofortmaßnahmen ja Lebens gefahr? nein Aufnahme Warten Vorbefunde/Akte holen Labor EKG Diagnostik Anamnese Untersuchungen Behandlung Radiologie Endoskopie Stationärer Aufenthalt Ambulante Entlassung 15

16 TEILPROZESS NOTAUFNAHME (optimiert) Sofortmaßnahmen ja Lebens gefahr? nein EMR Screening Aufnahme Patientenliste mit Farbindex für Priorität Priorisierung Zuordnung Klinik/Fachbereich Warten ggf. Verbringung in die Klinik Burghausen Vorbefunde Labor EKG Diagnostik Anamnese Untersuchungen Behandlung Radiologie Endoskopie Stationärer Aufenthalt Ambulante Entlassung 16

17 INFORMATIK NOTAUFNAHME EMR Screening Elektronisches Screeningformular Priorisierte Patientenliste KIS KIS: Krankenhausinformationssystem LIS: Laborinformationssystem RIS: Radiologieinformationssystem PACS: Patient Archiving and Communications System Anamnesebogen Allgemein u. individuell Auftrag Laborwerte LIS Labor Diagnostik Diktatworkflow (online oder offline) DMS EMR Pfad Auftrag Befund Leistung OPS Bildaufruf RIS PACS Radiologie Konsilauftrag Auftrag Befund Befundsystem Fudi/Endo Funktionsdiagnostik ik Endoskopie Behandlung Behandlungsbericht Diktatworkflowt kfl 17

18 EMR PFAD Passende Pfade können nicht erworben, sondern müssen erzeugt werden. Die Erarbeitung der Pfade sollte von erfahrenen Kollegen erbracht werden. Nicht alle Diagnosen können auf einen Pfad gesetzt werden. Erzeugen des Workflows grafisch um auch komplexe Pfade darzustellen Workflow und Prozesse sollten vom Anwender leicht anpassbar sein. Möglichkeit von Diagnosekombinationen Verfügbarkeit von Prozeduren und Methoden zur Eventgenerierung Päi Präzises Design des Pfades und der Prozesse wichtig aber aufwändig 18

19 BEISPIEL BEFUNDÜBERSICHT 19

20 BEISPIEL BEFUNDÜBERSICHT 20

21 BEISPIEL DIG. ARCHIV 21

22 BEISPIEL DIGITALES ARCHIV 22

23 BEISPIEL PFAD 23

24 DIKTATWORKFLOW Diktat Erzeugen der Sprachinformation in gewohnter Weise mittels Diktiergerät. Versand der Sprachkonserve an die Sekretärin(en) Priorisierung der Sprachnachricht Sprach- erkennung Übersetzen des Diktates durch den Server Weiterleitung an die Arbeitsliste der Schreibkräfte Darstellung der Priorisierung Schreibkraft Akustische und optische Wiedergabe des übersetzten Diktats Wiedergegebener Text kann sofort korrigiert werden Rücksendung des Textes an den Erzeuger, Oberarzt, Chefarzt und wieder Erzeuger zum Druck und Weitergabe an den Patienten 24

25 ORGANISATION NOTAUFNAHME Anstalt des öffentlichen Rechts Personal Screener erfahrene Pflegekraft die die Ersteinschätzung des Patienten vornimmt EDV Arbeitsplätze Ersetzen der stationären Plätze durch mobile Einheiten (Patient wird dadurch nicht verlassen) Digitale Diktiergeräte Ab Arbeitsplätze Notaufnahme Darstellung der priorisierten Patientenliste 25

26 ERGEBNIS Optimierte Nothilfe Behandlung Erhöhung der Prozessgeschwindigkeit Wartezeiten wurden reduziert auf ein Minimum wartende Personen werden nach med. notwendiger Priorität behandelt Notarzteinsatz wird je nach dargestellter Auslastung der Nothilfe nach Burghausen verlagert Beibehaltung der ärztlichen Besetzung bei gleichzeitiger Steigerung der Behandlungsqualität Auch unerfahrenere Ärzte können Dienst leisten ohne fortgesetztes Rückfragen beim Oberarzt Reduzierung des Fehlerrisikos Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit Überwachung der Prozessqualität Bislang keine markante Reduzierung der Papierdokumente 26

27 KERNPROZESS KRANKENHAUS Vorstand / Direktorium Verwaltungsleistungen Patienten((not)aufnahme ) Patient (K (Kunde Kunde) K nde) nde Patientenentlassungg Ärztliche und pflegerische Leistungserbringung Diagnose Therapie Patient (Kunde) Abschlussuntersuchungg Funktionelle Leistungen OP Labor Radiologie (vereinfachte Darstellung) 27

28 ENTLASSUNGSPROZESS Erstellung des Arztbriefs Stationsarzt Grobe Kontrolle und ggf. Korrektur der Kodierung DRG Assistenten Detailprüfung und Freigabe der Kodierung Weiterleitung der Kodierung an Clinotel zum Plausibilitätsvergleich Medizincontrolling nicht OK OK Übermittlung der Abrechnung an die Kostenträger Abrechnung 28

29 TEILPROZESS ARZTBRIEFERSTELLUNG bisher Diktat Arztbrief durch den Arzt Transport des Bandes zur Schreibkraft Schreiben des Diktates durch Schreibkraft verbessert autom. Übernahme der digitalen Informationen in den Arztbrief Diktat der Epikriese durch den Arzt Fertigstellung durch Schreibkraft oder Arzt Korrektur? ja Korrektur durch den Arzt Ausdruck des Arztbriefs nein Freigabeworkflow Arzt, Oberarzt, Chefarzt - Arzt Ausdruck Arztbrief Patient erhält Arztbief Transport zum Oberarzt und Freigabe Transport zum Chefarzt und Freigabe Patient erhält Arztbief 29

30 ERZIELTE ERGEBNISSE Der Arztbrief wächst während des gesamten Aufenthaltes und muss nur noch ergänzt bzw. vervollständigt werden. Arztbrief wird dem Patienten mitgegeben. Geringerer Zeitaufwand Mehr Freiraum zur Patientenversorgung Positive Auswirkung auf die Weiterbehandlung durch den Hausarzt oder Nach- und Anschlußbehandlung Abrechnung zeitnah möglich Zinsverluste werden vermieden Verbesserung der Dokumentationsqualität Vermeidung von MDK Rückläufern oder Streichungen Senkung der MDK Einzelprüfungen 30

31 PROJEKTSCHRITTE digitales Befund- Elektronische RIS /PACS EMR Pfade Diktatworkflow Archiv system Pflegekurve Qualifizierte Signatur Klinische Digitale Elektronische Pfade Kurve Patientenakte PDMS ? 201? 201? 31

32 IN DIESEM SINNE Wer aufhört, besser werden zu wollen, hört auf, gut zu sein. Marie Freifrau von Ebner-Eschenbach österreichische Erzählerin, Novellistin und Aphoristikerin Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 32