Barcodes und Datamatrix-Codes für Briefsendungen Anwendung und Erstellung

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1 Barcodes und Datamatrix-Codes für Briefsendungen Anwendung und Erstellung Gültig ab 1. Januar 2017

2 Inhalt Zweck dieser Anleitung 7 An wen richtet sich diese Anleitung? 7 Inhaltsübersicht 7 Gültigkeit 7 Barcodes und Datamatrix-Codes für Briefsendungen 8 Allgemeine Informationen 8 Die Barcodes und Datamatrix-Codes für Briefsendungen im Überblick 8 Ihre Vorteile beim Einsatz von Barcodes und Datamatrix-Codes 9 Nutzungsbedingungen 12 Die Registrierung als Geschäftskunde 12 Verwendung von Sendungsbarcodes 13 Sendungsbarcodes für Inlandssendungen 13 Sendungsbarcodes für Inlandssendungen unterscheiden 13 Sendungsbarcodes für Inlandssendungen im Überblick 13 Sendungsbarcodes für Auslandssendungen 18 Sendungsbarcodes für Auslandssendungen unterscheiden 18 Sendungsbarcodes für Auslandssendungen im Überblick 18 Verwendung von Zusatzleistungsbarcodes 19 Zusatzleistungsbarcodes für Inlandssendungen 19 Zusatzleistungsbarcodes unterscheiden 19 Zusatzleistungsbarcodes für Inlandssendungen im Überblick 20 Kennzeichnung von Zusatzleistungen für Auslandssendungen 24 Kennzeichnung von Zusatzleistungen für Auslandssendungen im Überblick 25 Verwendung von Zustellanweisungen 27 Kennzeichnung von Zustellanweisungen für Inlandssendungen Zustellung am darauffolgenden Samstag 27 Zustellinformationen auf Rückseite beachten 27 Verwendung von Barcodes für Paletten 28 Kennzeichnung von Paletten für die Sendungsverfolgung 28 Beschriftung der Paletten und Sammelbehälter 28 Verwendung von Datamatrix-Codes für Briefsendungen 29 Frankierarten PP Easy und Letter ID 29 PP Easy und Letter ID 29 Wahl- und Abstimmungssendung 30 Empfehlungskarte 31 Geschäftsantwortsendung Datamatrix-Code 32 Datamatrix-Code mit Zusatzfunktion «Adressblock» 32 Kundencodes auf Briefsendungen 33 Verwendung postfremder 2D-Codes 33 2

3 Inhalt Anbringen von Barcodes und Datamatrix-Codes 34 Allgemeine Informationen 34 Barcodes und Datamatrix-Code auf einer Sendung 34 Gestaltung von Adressierung und Frankatur 34 Absenderangaben 34 Anbringen von Barcodes 35 Sie verwenden Fenstercouverts 35 Kennzeichnung als Postsendung 36 Platzieren der Sendungsbarcodes für Inlands- und Auslandssendungen 36 Platzieren der Zusatzleistungsbarcodes für Inlandssendungen 37 Platzieren der Zustellanweisungen für Inlandssendungen 37 Kennzeichnen der Zusatzleistungen für Auslandssendungen 38 Allgemeine Hinweise 39 Besonderheiten bei Auslandssendungen mit Fenstercouverts 39 Sie verwenden Adressetiketten 40 Platzieren der Sendungsbarcodes für Inlands- und Auslandssendungen 40 Platzieren der Zustellanweisungen für Inlandssendungen 41 Platzieren der Zusatzleistungsbarcodes für Inlandssendungen 42 Kennzeichnen der Zusatzleistungen für Auslandssendungen 43 Allgemeine Hinweise 44 Sie bringen die Barcodes direkt auf den Briefsendungen an 45 Platzieren der Sendungsbarcodes für Inlands- und Auslandssendungen 45 Platzieren der Zustellanweisungen für Inlandssendungen 46 Wendeadresse für Brief mit Vertragsunterzeichnung und Brief mit ID-Check 47 Platzieren der Zusatzleistungsbarcodes für Inlandssendungen 48 Kennzeichnen der Zusatzleistungen für Auslandssendungen 49 Allgemeine Hinweise 50 Anbringen von Datamatrix-Codes 51 PP Easy und Letter ID 51 Sie verwenden Fenstercouverts 52 Platzieren der Datamatrix-Codes 52 Allgemeine Hinweise 52 Besonderheiten bei Auslandssendungen mit Fenstercouverts 52 Das PP-Frankiermerkmal für Fenstercouverts 53 Sie verwenden Adressetiketten 55 Platzieren der Datamatrix-Codes 55 Allgemeine Hinweise 55 Sie bringen die Datamatrix-Codes direkt auf Ihren Briefsendungen an 56 Das PP-Frankiermerkmal für den Sendungsaufdruck 56 Wahl- und Abstimmungssendung 58 Empfehlungskarte 59 Geschäftsantwortsendung Datamatrix-Code 60 Datamatrix-Code mit Zusatzfunktion «Adressblock» 60 Die Gestaltung von Adressen für klimaneutralen Versand 61 Angebot «pro clima» 61 Spezifikationen 61 Farbdefinitionen 61 Anwendungsgrössen 62 3

4 Inhalt Erstellmöglichkeiten von Barcodes und Datamatrix-Codes 63 Erstellmöglichkeiten von Barcodes 63 Erstellen von Barcodes mit einem Postverarbeitungssystem 63 Erstellen von Barcodes mit Standardsoftware 63 Erstellen von Barcodes mit einer Software-Eigenentwicklung 63 Aufdrucken von Barcodes mit dem Frankiersystem IFS3 64 Erstellen von Barcodes auf Adressträgern mit kostenlosem Webservice «Barcode» 64 Erstellen von Barcodes über den Onlinedienst «WebStamp» 64 Verwenden von vorgedruckten Barcodes (Postlabels) 64 Anbringen der Barcodes durch Frankieren Post 64 Erstellmöglichkeiten von Datamatrix-Codes 65 Erstellen von Datamatrix-Codes mit Standardsoftware 65 Erstellen von Datamatrix-Codes mit einer Software-Eigenentwicklung 65 Erstellen von Datamatrix-Codes mit kostenlosen Hilfsmitteln von Post CH AG 66 Sendungsaufgabe 67 Varianten der Sendungsaufgabe im Überblick 67 Sie nutzen vorgedruckte Barcodeaufkleber (Postlabels) 67 Sie nutzen WebStamp: Briefe mit Barcode frankieren 71 Ihr Unternehmen erstellt die Barcodes selbst 72 Sie lassen die Barcodes von der Post anbringen 74 Haftpflicht der Post 74 Verrechnung von PP-frankierten Sendungen 75 Aufgabeverzeichnis/Lieferschein für PP-frankierte Sendungen 75 Aufgabeverzeichnisse elektronisch erstellen 75 Erstellen von Barcodes 79 Grundlagen 79 Einführung 79 Der Code 128 (Sendungs- und Zusatzleistungsbarcodes) 80 Drucktechnische Anforderungen an Barcodes 81 Erstellen von Sendungsbarcodes für Inlandssendungen 82 Spezifikation 82 Datenbefüllung 82 Gestaltung von Sendungsbarcodes für Inlandssendungen 84 Darstellungslänge 84 Aufbau der Sendungsbarcodes für Inlandssendungen 84 Masse 85 Textinhalte und Textstile 86 Homologation 86 Erstellen von Sendungsbarcodes für Auslandssendungen 87 Spezifikation 87 Datenbefüllung 87 Darstellungslänge 89 Gestaltung von Sendungsbarcodes für Auslandssendungen 90 Aufbau der Sendungsbarcodes für Auslandssendungen 90 Masse 91 Textinhalte und Textstile 92 Homologation 92 4

5 Inhalt Erstellen von Zusatzleistungsbarcodes und Zustellanweisungen für Inlandssendungen 93 Spezifikation 93 Datenbefüllung 93 Darstellungslänge 95 Gestaltung von Zusatzleistungsbarcodes und Zustellanweisungen für Inlandssendungen 96 Aufbau der Zusatzleistungsbarcodes für Inlandssendungen 96 Masse 97 Textstile 98 Vereinfachte Variante der Zusatzleistungsbarcodes 98 Homologation 99 Gestaltung von Zusatzleistungskennzeichnungen für Auslandssendungen 100 Rückschein 100 Eigenhändige Auslieferung 100 Blindensendung 101 Erstellen von Barcodes für Paletten 102 Spezifikation 102 Datenbefüllung 102 Erstellen von Datamatrix-Codes 103 Grundlagen 103 Einführung 103 Drucktechnische Anforderungen an Datamatrix-Codes 104 Spezifikation 105 Datenbefüllung 105 Masse 107 Modulgrösse und Ruhezonen 107 Homologation 107 Datenkapazität und Abmessungen 108 Datenstruktur der Datamatrix-Codes 109 Abmessungen 109 Datamatrix-Codes für die Frankierart PP Easy 109 Letter ID mit Datamatrix-Code Typ Letter ID mit Datamatrix-Code Typ Datamatrix-Codes Typ 20 für BmV- und BmID-Sendungen 115 Datamatrix-Codes Typ 21 für BmV- und BmID-Sendungen 118 Datamatrix-Codes für Wahl- und Abstimmungssendung 121 Datamatrix-Codes für die Empfehlungskarte 124 Datamatrix-Codes für Geschäftsantwortsendungen 126 Erstellen von Barcodelisten 128 Formulare und Erfassungsdoppel 128 Erstellen der Barcodelistenformulare 128 Erstellen von Erfassungsdoppeln der Sendungsbarcodes 128 Abkürzungen der Produktbezeichnungen in den Erfassungsdoppeln 129 Befüllen der Barcodelisten 129 Homologation 129 Sendungsaufgabe mit DataTransfer 130 DataTransfer als Alternative zu Barcodelisten 130 5

6 Inhalt Homologation 131 Homologation von Barcodes und Barcodelisten 131 Ablauf der Homologation von Barcodes 131 Ablauf der Homologation von Barcodelisten 131 Homologation von Datamatrix-Codes 132 Ablauf der Homologation von Datamatrix-Codes 132 Weitere Informationen 133 Ansprechpartner 133 Ansprechpartner für Barcodes und Zustellanweisungen 133 Ansprechpartner für Barcodes für Paletten 133 Ansprechpartner für Datamatrix-Codes 133 Ansprechpartner für den Paketversand 133 Stichwortverzeichnis 134 Änderungskontrolle Version Überarbeitung Seite 1. Dezember 2013 Postfremde 2D-Codes hinzugefügt Dezember 2013 Empfehlungskarte hinzugefügt 30, Dezember 2013 Einschreiben (R) Inland als GAS hinzugefügt 1. Januar 2015 Ablösung bzw. Aufhebung DL Nachnahme im In- und Ausland 1. Januar 2015 Neue Barcodes für Briefe mit Vertragsunterzeichnung 23 8, 9, 15, 18, 20, 91 9, 16, 18, 27, 45, Januar 2015 Anpassungen Letter ID 29, Juni 2015 Anpassungen neues Postportal (neue Onlinedienste, diverse Verlinkungen/Shortcuts und Pfade) 1. Januar 2016 Geschäftsantwortsendung Datamatrix-Code hinzugefügt diverse Seiten 32, 60, 120, Januar 2016 Abstand PP-Trenn linie angepasst diverse Seiten 1. Januar 2016 Funktion Adressblock hinzugefügt 32, 60, 109, Januar 2016 Datenstruktur Barcodes überarbeitet diverse Seiten 1. Januar 2016 Empfehlungskarte statisch hinzugefügt 31, 106, Januar 2017 Brief mit ID-Check und Brief mit Vertragsunterzeichnung hinzugefügt; Swiss-Express «Mond» entfernt diverse Seiten 6

7 Zweck dieser Anleitung An wen richtet sich diese Anleitung? Diese Anleitung beschreibt den Einsatz von Barcodes und Datamatrix-Codes für den Briefversand und die technischen Grundlagen für deren Erstellung. Sie richtet sich an Personen, die: geschäftliche Briefsendungen verarbeiten geschäftliche Briefsendungen aufgeben geschäftliche Briefsendungen bezahlen Barcodes für Briefsendungen erstellen Datamatrix-Codes für Briefsendungen erstellen Postverarbeitungssysteme (Hard- und Softwarelösung zur automatisierten Sendungserstellung) betreuen Software zur Postverarbeitung und Barcodeerstellung entwickeln oder implementieren Inhaltsübersicht Diese Anleitung umfasst die folgenden Themen Beschreibung der einzelnen Typen von Barcodes und Datamatrix-Codes Einsatzzweck und Kombinationsmöglichkeiten Anbringen der Barcodes und Datamatrix-Codes auf Briefsendungen Aufgeben der Briefsendungen Technische Grundlagen für die Softwareentwicklung und Implementierung Gültigkeit Diese Anleitung ist gültig ab dem 1. Januar Sie ersetzt die Anleitungen «Barcodes und Datamatrix-Codes für Briefsendungen» vom 1. Januar

8 Barcodes und Datamatrix-Codes für Briefsendungen Allgemeine Informationen Die Barcodes und Datamatrix-Codes für Briefsendungen im Überblick E B B B A C Für Briefsendungen verwendet Post CH AG fünf Arten von Codes: A Den Sendungsbarcode Zur Identifikation von Briefen mit Zustellnachweis und zur elektronischen Sendungsverfolgung (Annahme, Sortierung, Zustellung). B Den Zusatzleistungsbarcode Zur Kennzeichnung der vom Absender gewünschten Zusatzleistungen (beispielsweise beleglose Nachnahme, Rückschein, eigenhändige Auslieferung). C Den Datamatrix-Code Als Identifikationsmerkmal für PP-frankierte Sendungen (PP Easy und Letter ID), Wahl- und Abstimmungssendungen, Geschäftsantwortsendungen, Empfehlungskarten sowie für die Funktion Adressblock. D Den Barcode für Paletten Zur Identifikation von Paletten bei Briefmassenversänden. E Zustellanweisung Zur Kennzeichnung der vom Absender gewünschten Zustellanweisung. Wichtig: Für Inlands- und Auslandssendungen gelten jeweils eigene Vorgaben. Sie werden in dieser Anleitung getrennt beschrieben. Informationen zur Briefgestaltung: 8

9 Barcodes und Datamatrix-Codes für Briefsendungen Allgemeine Informationen Ihre Vorteile beim Einsatz von Barcodes und Datamatrix-Codes Sendungsbarcodes Sendungsbarcodes werden eingesetzt bei eingeschriebenen Sendungen (R) A-Post Plus (A+) Dispomail (A) uneingeschriebenen beleglosen Nachnahmen (BLN) Gerichtsurkunden (GU) Betreibungsurkunden (BU) Brief mit Vertragsunterzeichnung Brief mit ID-Check Der Einsatz von Sendungsbarcodes ermöglicht Ihnen eine automatisierte, rationelle und kostengünstige Sendungsverarbeitung eine systematische Aufgabebestätigung einen detaillierten Zustellnachweis die Überprüfung der fristgerechten Zustellung die Verfolgung Ihrer Briefsendungen rund um die Uhr via Internet eine vereinfachte Verarbeitung von Retoursendungen für Briefsendungen mit Zustellnachweis: einen rechtlich verbindlichen Nachweis inklusive Haftpflicht der Post für Briefversand easy: automatische Fakturierung anhand des Barcodes Zusatzleistungsbarcodes Zusatzleistungsbarcodes kennzeichnen die gewünschten Zusatzleistungen zum Produkt, das auf dem Sendungsbarcode vermerkt ist. Zusatzleistungsbarcodes werden eingesetzt bei Inlandsbriefsendungen mit Sendungsbarcode Der Einsatz von Zusatzleistungsbarcodes ermöglicht Ihnen eine automatisierte, rationelle und kostengünstige Sendungsverarbeitung Zustellanweisungen Zustellanweisungen kennzeichnen die gewünschte Behandlung der Sendung im Zustellprozess. Zustellanweisungen werden eingesetzt bei Inlandsbriefsendungen mit Barcode (Einschreiben Gerichts- und Betreibungsurkunden, Brief mit Vertragsunterzeichnung, Brief mit ID-Check) Der Einsatz von Zustellanweisungen ermöglicht Ihnen eine flexible Zustellung Ihrer Sendungen 9

10 Barcodes und Datamatrix-Codes für Briefsendungen Allgemeine Informationen Datamatrix-Codes Datamatrix-Codes werden eingesetzt bei Briefsendungen, die mit der Frankierart PP Easy frankiert werden Briefsendungen, die mit der Frankierart PP-Frankierung mit Letter ID frankiert werden Geschäftsantwortsendungen Datamatrix-Code Empfehlungskarten Wahl- und Abstimmungssendungen Briefsendungen, die die Funktion Adressblock nutzen Briefen mit Vertragsunterzeichnung Brief mit ID-Check Der Einsatz von Datamatrix-Codes ermöglicht Ihnen eine automatisierte, rationelle und kostengünstige Sendungsverarbeitung Zugang zu weiterführenden Briefprodukten und Dienstleistungen grössere Freiräume bei Ihrer Prozessgestaltung PP Easy Das elektronisch lesbare PP-Easy-Frankiermerkmal enthält die eindeutige Kundenidentifikation in Form einer Rechnungsreferenznummer und bei Bedarf das Auf gabedatum (nur Frankierzone) sowie die Sendungsart (beispielsweise A-Post). Zusätzlich können Angaben betreffend Ihrer Retoursendungen erfasst werden. Im Druck können Sie PP Easy auch als einfache Grafikdatei verwenden. PP Easy eignet sich für den Couvertvordruck. Letter ID Letter ID basiert auf dem Datamatrix-Code der Post für Ihre Briefe. Mit Hilfe des Datamatrix-Codes Letter ID wissen Sie auch bei Massensendungen jederzeit, wo sich Ihre Sendung befindet und wann sie ankommt. Mit Letter ID können Sie Ihre Prozesse sowie alle nachgelagerten Aktionen detailliert planen. Sie sparen Kosten, vereinfachen das Retourenmanagement und können Ihre Sendung freier gestalten. Steuern Sie Ihre Retouren intelligent Definieren Sie mit Letter ID individuell, was bei einer Nichtzustellung mit der Sendung geschehen soll, und halten Sie Ihre Adressdaten aktuell. Für die schnellere und effizientere Retourenbearbeitung können Sie für B-Post- Sendungen zwischen folgenden Möglichkeiten wählen (auch kombinierbar): Digitalisierung der Retourensendungen und Bereitstellung der Daten Entsorgung der Retouren (einfach/qualifiziert) Rückzustellung an die Adresse nach Wunsch Nachgelagert können Adressdaten gezielt und schnell bearbeitet werden. Sie sparen damit Folgekosten. Weitere Informationen zum Retourenmanagement: 10

11 Barcodes und Datamatrix-Codes für Briefsendungen Allgemeine Informationen Erhöhen Sie Ihre Planungssicherheit Letter ID ermöglicht es Ihnen, auch bei adressierten Massensendungen jederzeit zu wissen, wo sich jede einzelne Sendung befindet und wann sie zugestellt wird. Der Onlinedienst «Sendungen verfolgen» stellt Ihnen den aktuellen Verarbeitungs - status Ihres Auftrags oder einer einzelnen Sendung zur Verfügung. Planen Sie detailliert nachgelagerte Aktionen wie beispielsweise die Besetzung Ihres Callcenters. Damit können Sie Kosten sparen. Mehr Informationen zur Dienstleistung «Sendungen verfolgen»: Erzielen Sie mehr Wirkung Sie profitieren dank der Zusatzfunktion «Adressblock» im Datamatrix-Code von einer freieren Gestaltung Ihrer Sendungen. Zudem erhöhen Sie die Werbeflächen, ohne die maschinelle Sendungsverarbeitung zu beeinträchtigen und das alles ohne Spezialsendungszuschlag. Weitere Informationen zu Briefe gestalten, verpacken und adressieren: Individualisieren Sie Kundeninformationen Jede Letter ID enthält Informationen zu Absender und Auftrag. Eine eindeutige Nummer erlaubt die Identifikation jeder einzelnen Sendung und dadurch auch gezielte Nachforschungen. Ergänzen Sie den Datamatrix-Code nebst den Basis informationen mit frei defi nierbaren Informationen wie z. B. der Kunden- oder Artikelnummer eines offerierten Produkts. Die Letter ID dient dabei als direkter Link zur elektronischen Kundenansprache und vereinfacht die Erfolgskontrolle Ihrer Massenversände. Sichern Sie die Qualität Dank der gut sichtbaren Platzierung in der Adresszone eignet sich Letter ID auch zur Steuerung und Überwachung des Druck-Outputs. Das erleichtert insbesondere die Abschlusskontrolle nach der Couvertierung. Gewährleisten Sie den vollständigen Druck Ihrer Sendung, indem Sie die Kundendaten mit den Daten der Ausgangslesung abgleichen. Barcode für Paletten Der Barcode für Paletten wird eingesetzt für alle Massenversände, die mit Paletten aufgeliefert werden: A-Post B-Post Einzelsendungen B-Post Massensendungen OnTime Mail Telefonbücher (DIR) Der Einsatz von Barcodes für Paletten ermöglicht Ihnen eine Statusabfrage der Auftragsabwicklung und eine präzise Planung der nachge lagerten Prozesse. 11

12 Barcodes und Datamatrix-Codes für Briefsendungen Nutzungsbedingungen Barcodes und Datamatrix-Codes können Sie für Ihre Briefsendungen nutzen, wenn Sie bei Post CH AG als Geschäftskunde registriert sind und die benötigten Frankierlizenzen besitzen. Die Registrierung als Geschäftskunde Wenn Sie noch nicht Geschäftskunde von Post CH AG sind, registrieren Sie sich im Kundencenter der Post. Anmeldung Kundencenter Post: Weitere Möglichkeiten, um sich als Geschäftskunde zu registrieren: Telefon über Ihren Kundenberater über Ihre Poststelle Nach der Anmeldung als Geschäftskunde erhalten Sie Ihre Rechnungsreferenznummer, auf die alle Ihre Rechnungen ausgestellt werden, sowie die beantragten Frankierlizenzen. Frankierlizenzen für Sendungs- und Zusatzleistungsbarcodes Sendungsbarcodes und Zusatzleistungsbarcodes können Sie für diejenigen Produkte einsetzen, für die Sie eine der folgenden Frankierlizenzen besitzen: Frankierlizenz für eingeschriebene Briefsendungen Frankierlizenz für uneingeschriebene Briefsendungen Frankierlizenz für eingeschriebene Auslandssendungen Ihre Frankierlizenzen können Sie einsehen unter > Mein Profil > Übersicht Benutzerprofil > Firmenkonto Die Rechnungsreferenznummer für Datamatrix-Codes Bei PP Easy und Letter ID werden Datamatrix-Codes zur Ergänzung des PP-Frankiermerkmals verwendet. Damit Sie diese Frankierarten für Briefsendungen nutzen können, benötigen Sie eine Rechnungsreferenznummer. Diese erhalten Sie bei der Registrierung als Geschäftskunde. Ihre Rechnungsreferenznummer finden Sie auf jeder Monatsrechnung von Post CH AG. 12

13 Verwendung von Sendungsbarcodes Sendungsbarcodes für Inlandssendungen Sendungsbarcodes für Inlandssendungen unterscheiden Sendungsbarcodes können nicht nur elektronisch ausgelesen werden. Sie verfügen auch über Klartextelemente. So sehen Sie auf einen Blick, um welches Briefprodukt es sich handelt, ob es PP-frankiert wird und wohin allfällige Retouren geleitet werden. C D A E B A Produktkennung B Produktbezeichnung C Domizilpoststelle. Hierhin werden allfällige Retouren geleitet, wenn keine ergänzenden Absenderangaben vorhanden sind. D Bei PP-Frankierung: PP-Vermerk E Postlogo Sendungsbarcodes für Inlandssendungen im Überblick Einschreiben (R) Dieser Barcode wird eingesetzt für: eingeschriebene Briefsendungen (R) Verschicken Sie Briefsendungen mit wichtigem oder wertvollem Inhalt mit Einschreiben (R). So werden sie den Empfängern nur gegen Unterschrift ausgehändigt. Mit der elektronischen Sendungsverfolgung über den Onlinedienst «Sendungen verfolgen» können S ie via Internet den Weg der Sendungen verfolgen und deren Verarbeitungsstatus überprüfen. Eingeschriebene Briefsendungen sind bis zu einem Haftpflichtbetrag von CHF 500. gegen Verlust, Beschädigung und falsche Zustellung gedeckt. Informationen zum Produkt Einschreiben (R): 13

14 Verwendung von Sendungsbarcodes Sendungsbarcodes für Inlandssendungen A-Post Plus (A+) A A-Post Plus kombiniert die kurzen Zustellfristen von A-Post mit elektronischer Sendungsverfolgung und Haftpflicht. Ihre Briefsendungen liegen jeweils am nächstfolgenden Werktag (inklusive Samstag) im Briefkasten oder im Postfach des Empfängers. Mit der elektronischen Sendungsverfolgung über den Onlinedienst «Sendungen verfolgen» können Sie via Internet den Weg der Sendungen verfolgen und deren Verarbeitungsstatus überprüfen. A-Post-Plus-Briefsendungen verfügen über eine Haftpflichtleistung von max. Fr bei Verlust und Beschädigung. Informationen zum Produkt A-Post Plus: Dispomail (A) Mit Dispomail verschicken Sie grössere Mengen von Dokumenten, Akten oder Plänen, die für den gleichen Empfänger bestimmt sind, gebündelt zum Spezialtarif. Sie geben die Sendungen abends auf, am nächsten Morgen (inklusive Samstag) liegen sie im Postfach des Empfängers. Mit der elektronischen Sendungsverfolgung über den Onlinedienst «Sendungen verfolgen» können Sie via Internet den Weg der Sendungen verfolgen und deren Verarbeitungsstatus überprüfen. Dispomail-Sendungen können nur an Postfachadressen verschickt werden. Informationen zum Produkt Dispomail: 14

15 Verwendung von Sendungsbarcodes Sendungsbarcodes für Inlandssendungen Gerichtsurkunde und Gerichtsurkunde Online (nur für Gerichtsorgane verfügbar) Zum Versand von Vorladungen, Bussen, Urteilen und weiteren Gerichtsdokumenten stehen die beiden Produkte Gerichtsurkunde und Gerichtsurkunde Online zur Verfügung. Diese können nur von Gerichtsorganen verschickt werden. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihren Kundenberater oder Informationen zum Produkt Gerichtsurkunden: Uneingeschriebene beleglose Nachnahme (BLN) Als uneingeschriebene Briefnachnahme verschickte Briefsendungen werden nur gegen Barzahlung ausgehändigt. So kommen Sie zuverlässig zu Ihrem Geld bis zu einer Inkassosumme von CHF Die Beförderung von uneingeschriebenen Briefnachnahmen erfolgt wahlweise per A-Post- oder B-Post-Einzelsendungen. Dieser Sendungsbarcode wird immer mit dem folgenden Zusatzleistungsbarcode ergänzt (siehe Seite 21): Beleglose Nachnahme (BLN) Informationen zum Produkt uneingeschriebene Briefnachnahme: 15

16 Verwendung von Sendungsbarcodes Sendungsbarcodes für Inlandssendungen Betreibungsurkunde (BU) (nur für Betreibungsämter verfügbar) Mit der Einführung des eschkg 2.0 Standards verfügt jede Betreibungsurkunde über einen Sendungsbarcode für Betreibungsurkunden. Kombinationen mit anderen Sendungsbarcodes für spätere Versände (z. B. Einschreiben oder A-Post Plus) sind nicht zugelassen. Als Betreibungsurkunden gelten Zahlungsbefehle und Konkursandrohungen, welche nur von Betreibungs- und Konkursämtern verschickt werden können. Informationen zum Produkt Betreibungsurkunde: Brief mit Vertragsunterzeichnung (BmV) Der Brief mit Vertragsunterzeichnung benötigt zwei Barcodes, einen für den Hinweg: und einen für den Rückweg: Der Brief mit Vertragsunterzeichnung ermöglicht es Ihnen, für telefonisch oder per Internet bestellte Verträge die Unterschriften und/oder auch einen Identitätsnachweis durch die Post einholen zu lassen. Dies ist ein Produkt, welches nur auf vertraglicher Basis nach Ihren Wünschen aus verschiedenen Modulen zusammengestellt wird. Informationen zum Produkt: 16

17 Verwendung von Sendungsbarcodes Sendungsbarcodes für Inlandssendungen Brief mit ID-Check (BmID) Der Brief mit ID-Check benötigt zwei Barcodes, einen für den Hinweg: ID 8050 Zürich und einen für den Rückweg: 8050 Zürich A Immer mehr Geschäftsprozesse verlangen die Identifikation des Kunden bzw. eine elektronische Ausweiskopie. Mit dem Brief mit ID-Check erstellt die Post diese Ausweiskopie an der Haustür des Empfängerkunden und identifiziert diesen eindeutig. Dieses Produkt wird nur auf vertraglicher Basis und nach Ihren Wünschen zusammengestellt. Informationen zum Produkt Brief mit ID-Check: 17

18 Verwendung von Sendungsbarcodes Sendungsbarcodes für Auslandssendungen Sendungsbarcodes für Auslandssendungen unterscheiden Sendungsbarcodes können nicht nur elektronisch ausgelesen werden. Sie verfügen auch über Klartextelemente. So sehen Sie auf einen Blick, um welches Briefprodukt es sich handelt. A B E D C A Produktkennung B Produktbezeichnung C Handling-Vermerk Sendungsbarcodes für Auslandssendungen erkennen Sie am Vermerk «CH» D in der Klartextzeile unter dem Barcode. E Logo Swiss Post Sendungsbarcodes für Auslandssendungen im Überblick Einschreiben (R) Ausland Verschicken Sie Briefsendungen mit wichtigem Inhalt mit Einschreiben (R) Ausland. So werden sie den Empfängern nur gegen Unterschrift ausgehändigt. Mit der elektronischen Sendungsverfolgung Track & Trace können Sie (abhängig vom Bestimmungsland) via Internet den Weg der Sendungen verfolgen und ihren Zustellstatus überprüfen. Eingeschriebene Briefsendungen ins Ausland sind bis CHF 150. gegen Verlust und Beschädigung versichert. Informationen zum Produkt Einschreiben (R) Ausland: > Versand mit Zustellnachweis Allgemeine Informationen zu Briefen ins Ausland: 18

19 Verwendung von Zusatzleistungsbarcodes Zusatzleistungsbarcodes für Inlandssendungen Neben dem Produkt, das auf dem Sendungsbarcode vermerkt ist, können Sie auch die gewünschten Zusatzleistungen mit Barcodes kennzeichnen. Bei Bedarf lassen sich mehrere Zusatzleistungsbarcodes kombinieren. Diese Zusatzleistungen sind für Inlandssendungen verfügbar: Produkt Verfügbare Zusatzleistungen Rückschein (AR) Eigenhändige Auslieferung (RMP) Beleglose Nachnahme (BLN) Blindensendung (CEC) Militärsendung (MIL) ID-Check (ID+RMP) Einschreiben (R) A-Post Plus (A+) Dispomail (A) A-Post- und B-Post-Einzelsendungen Betreibungsurkunde (BU) Gerichtsurkunde (GU) neu und Online Brief mit Vertragsunterzeichnung (BmV) Zusatzleistungsbarcodes unterscheiden Zusatzleistungsbarcodes können nicht nur elektronisch ausgelesen werden. Sie verfügen auch über Klartextelemente. So sehen Sie auf einen Blick, um welche Zusatzleistung es sich handelt und wie hoch ein allfälliger Nachnahmebetrag ist. B BLN CHF A A Kennung der Zusatzleistung B Zusatzleistungsbarcode für beleglose Nachnahme besteht zusätzlich aus: Währungsbezeichnung «CHF» und Nachnahmebetrag 19

20 Verwendung von Zusatzleistungsbarcodes Zusatzleistungsbarcodes für Inlandssendungen Zusatzleistungsbarcodes für Inlandssendungen im Überblick Rückschein (AR) Wenn Sie eine schriftliche Bestätigung wünschen, wann und an wen eine Briefsendung zugestellt wurde, kennzeichnen Sie sie mit dem Zusatzleistungsbarcode «AR». Der an der Sendung befestigte Rückschein wird bei der Zustellung vom Empfänger oder einer bevollmächtigten Person unterzeichnet. Sie erhalten ihn per A-Post als Bestätigung zurück. Füllen Sie einen Rückschein (Form ) aus und befestigen Sie ihn an der Sendung. Informationen zur Zusatzleistung Rückschein (AR): Bezug Rückschein: bei Ihrer Poststelle Eigenhändige Auslieferung (RMP) Wenn eine Briefsendung ausschliesslich einer bestimmten Person zugestellt werden soll, kennzeichnen Sie sie mit dem Zusatzleistungsbarcode «RMP». Sendungen mit eigenhändiger Auslieferung (RMP) können nur an natürliche Einzelpersonen adressiert werden. Schreiben Sie den Vor- und den Nachnamen des Empfängers aus. Informationen zur Zusatzleistung eigenhändige Auslieferung (RMP): 20

21 Verwendung von Zusatzleistungsbarcodes Zusatzleistungsbarcodes für Inlandssendungen ID-Check (ID+RMP) ID+RMP Die Person wird mit dieser Zusatzleistung eindeutig identifiziert und es wird eine elektronische Kopie des jeweiligen Ausweises erstellt. Die Sendung darf ausschliesslich an die in der Adresse vermerkte Person übergeben werden. 100-prozentige Korrektheit, keine Korrekturen bei Vor- oder Nachnamen. Adressierung nur an natürliche Personen möglich. Informationen zur Zusatzleistung ID-Check (ID+RMP): Beleglose Nachnahme (BLN) BLN CHF Wenn Sie Ihre Sendungsdaten mit der Onlinedatenschnittstelle DataTransfer übermitteln, können Sie Nachnahmen auch beleglos abwickeln. Kennzeichnen Sie die Briefsendung mit dem Zusatzleistungsbarcode BLN mit dem jeweiligen Nachnahmebetrag je Sendung. Die beleglose Nachnahme bietet folgende Vorteile: Nachnahmebriefsendungen können maschinell produziert werden. Der Umgang mit Belegen entfällt. Keine Einzahlungsscheine, die verloren gehen können. Die Nachnahme wird als vollständig kontrollierter Prozess abgewickelt. Informationen zur Zusatzleistung beleglose Nachnahme (BLN): Informationen zu DataTransfer: 21

22 Verwendung von Zusatzleistungsbarcodes Zusatzleistungsbarcodes für Inlandssendungen Blindensendung (CEC) Briefsendungen an Blinde und Blindeninstitutionen sowie von diesen aufgegebene Sendungen werden portofrei befördert. Kennzeichnen Sie sie mit dem Zusatzleistungs - barcode «CEC». Informationen zur Zusatzleistung Blindensendung (CEC): > Privat > Versenden > Briefe Inland > Militärund Blindensendungen Militärsendung (MIL) Briefsendungen an Militärangehörige im Dienst werden in der ganzen Schweiz portofrei befördert. Kennzeichnen Sie sie mit dem Zusatzleistungsbarcode «MIL». Diese ZL darf nur für Sendungen von Kommandostellen der Armee mit offiziellen Briefumschlägen verwendet werden. Informationen zur Zusatzleistung Militärsendung (MIL): > Privat > Versenden > Briefe Inland > Militärund Blindensendungen 22

23 Verwendung von Zusatzleistungsbarcodes Zusatzleistungsbarcodes für Inlandssendungen Einschreiben (R) Inland als Geschäftsantwortsendung Wollen Sie den Sendungspreis für Sendungen an Ihre Adresse übernehmen, können Sie Ihren Kunden Geschäftsantwortsendungen abgeben. Diese können auch als Einschreiben (R) Inland mit Barcode verschickt werden. Eine Kombination mit Briefversand easy ist nicht möglich. 74 mm Werbezone Bitte am Postschalter aufgeben! A déposer au guichet, s.v.p.! Prego impostare allo sportello postale! R 12 mm Nicht frankieren Ne pas affranchir Non affrancare Geschäftsantwortsendung Invio commerciale risposta Envoi commercial-réponse 38 mm 20 mm Recommandé 10 mm Herr Hans Schweizer Bovetstrasse Bern 12 mm Codierzone (muss frei bleiben) Bis Format B5: 140 mm 15 mm Über Format B5 bis B4: 140 mm 35 mm Informationen und Druckvorlagen zu den Geschäftsantwortsendungen finden Sie unter: > Briefe gestalten > Druckvorlagen Für die Anmeldung für die Dienstleistung Geschäftsantwortsendungen wenden Sie sich bitte an Ihren Kundenberater an den Kundendienst Post oder an Ihre Poststelle 23

24 Verwendung von Zusatzleistungsbarcodes Kennzeichnung von Zusatzleistungen für Auslandssendungen Für Auslandssendungen stehen keine Zusatzleistungsbarcodes zur Verfügung. Die Zusatzleistungen werden mit einem Aufkleber oder einem Aufdruck gekennzeichnet. Bei Bedarf lassen sich mehrere Zusatzleistungen kombinieren (abhängig von den Bestimmungen des Bestimmungslands). Bezug der Aufkleber für Zusatzleistungen: Onlinedienst «Formulare und Broschüren bestellen (DocuCenter)» unter bei Ihrer Poststelle Diese Zusatzleistungen sind für Auslandssendungen verfügbar: Produkt Verfügbare Zusatzleistungen Rückschein (AR) Eigenhändige Auslieferung (RMP) 1 Blindensendung (CEC) Einschreiben (R) 1 nicht für alle Länder verfügbar. Informationen zu Zusatzleistungen bei Auslandssendungen: > Briefe Ausland 24

25 Verwendung von Zusatzleistungsbarcodes Kennzeichnung von Zusatzleistungen für Auslandssendungen Kennzeichnung von Zusatzleistungen für Auslandssendungen im Überblick Rückschein (AR) Wenn Sie eine schriftliche Bestätigung wünschen, wann und an wen eine Briefsendung zugestellt wurde, kennzeichnen Sie sie mit dem Aufkleber «Avis de réception» (Form ) oder dem entsprechenden Aufdruck (siehe Seite 100). Der an der Sendung befestigte Rückschein wird bei der Zustellung vom Empfänger oder von einer bevollmächtigten Person unterzeichnet und Ihnen als Bestätigung zurückgeschickt. Füllen Sie einen Rückschein (Form ) aus und befestigen Sie ihn an der Sendung. Bezug der Aufkleber: Onlinedienst «Formulare und Broschüren bestellen (DocuCenter)» unter bei Ihrer Poststelle Bezug Rückschein: bei Ihrer Poststelle Eigenhändige Auslieferung (RMP) A remettre en main propre Wenn eine Briefsendung ausschliesslich einer bestimmten Person zugestellt werden soll, kennzeichnen Sie sie mit dem Vermerk «A remettre en main propre» (Französisch ist die international gültige Postsprache) oder mit einer gleichbedeutenden Angabe in einer im Bestimmungsland bekannten Sprache. Sendungen mit eigenhändiger Auslieferung können nur an natürliche Einzelpersonen adressiert werden. Schreiben Sie den Vor- und den Nachnamen des Empfängers aus. Die eigenhändige Auslieferung ist nicht in allen Ländern verfügbar, in manchen auch nur kombiniert mit der Zusatzleistung Rückschein. Verfügbarkeit und Bedingungen für die Zusatzleistung eigenhändige Auslieferung (RMP) in einzelnen Ländern: 25

26 Verwendung von Zusatzleistungsbarcodes Kennzeichnung von Zusatzleistungen für Auslandssendungen Blindensendung (CEC) Cécogramme Briefsendungen an Blinde und Blindeninstitutionen sowie von diesen aufgegebene Sendungen werden portofrei befördert. Kennzeichnen Sie sie mit dem Vermerk «Cécogramme». Blindensendungen werden immer als PRIORITY-Sendungen befördert und müssen entsprechend gekennzeichnet sein. Informationen zur Zusatzleistung Blindensendung bei Auslandssendungen: > Privat > Versenden > Briefe Ausland > Blindensendungen 26

27 Verwendung von Zustellanweisungen Kennzeichnung von Zustellanweisungen für Inlandssendungen 2. Zustellung am darauffolgenden Samstag (229351) PM Nach Ablauf der Frist: 2. Zustellung am darauffolgenden Samstag Après l échéance du délai: 2 e distribution le samedi suivant Dopo la scadenza del termine: 2 a distribuzione il sabato seguente 2. Zustellung am 2 e distribution le 2 a distribuzione il Als Geschäftskunde können Sie die Post beauftragen, für Ihre Einschreiben und Gerichtsurkunden nach Ablauf der ersten Abholfrist von 7 Tagen automatisch einen zweiten Zustellversuch am Samstag vorzunehmen. Diese Zustellanweisung bedingt eine vertragliche Vereinbarung mit der Post, fragen Sie dazu bitte Ihren Kundenberater. Als Kennzeichnung für die Zustellanweisung «2. Zustellung am darauffolgenden Samstag» verwenden Sie bitte die gelben Zustellanweisungen. Bezug der Aufkleber: Informationen zur Zustellanweisung: Zustellinformationen auf Rückseite beachten Zustellinformationen auf der Rückseite des Umschlags beachten! Observer les informations de distribution figurant au verso de l enveloppe! Osservare le informazioni di recapito sul retro della busta! Der Brief mit Vertragsunterzeichnung und der Brief mit ID-Check ermöglichen es Ihnen, für telefonisch oder per Internet bestellte Verträge die Unterschriften und/oder auch einen Identitätsnachweis durch die Post einholen zu lassen. Dies ist ein Produkt, welches nur auf vertraglicher Basis nach Ihren Wünschen aus verschiedenen Modulen zusammengestellt wird. Weitere Informationen: 27

28 Verwendung von Barcodes für Paletten Kennzeichnung von Paletten für die Sendungsverfolgung Beschriftung der Paletten und Sammelbehälter Die Fertigung der Paletten bzw. Sammelbehälter hat nach dem aktuellen Nummernplan der Post zu erfolgen. Verdichtet wird zuerst nach Paletten/Sammelbehältern pro Leitgebiet (z. B. 85) und erst, wenn keine Verdichtung mehr möglich ist, nach Zentrum (z. B. 8). Folgende Farbvarianten sind möglich, die wir für Sie anhand eines B-Post-Massenversands, also gelb, visualisiert haben (Anschriften für A-Post- sind weiss, für B-Post- Einzelsendungen blau und für OnTime Mail grün). Paletten-/Sammelbehälteranschrift Absender: Musterabsender Absenderadresse 8888 Absenderort Track&Trace Paletten: T&T Aufgeber: Musterdruckerei Musterstrasse 9999 Musterort Kundenreferenz: Muster Rechnungs-Referenz-Nr: Produkt: B-Post Massensdg. (B2) Aufgabedatum: tt.mm.jjjj Aufgabestelle: (manuelle Eingabe möglich) Muster Pal/SB-Nr: 20 / 25 Anzahl Pal/SB: Anzahl Sendungen auf Pal/SB: Inhalt: 8 V B-Post-Massensendung nach Zentrum 28

29 Verwendung von Datamatrix-Codes für Briefsendungen Frankierarten PP Easy und Letter ID Voraussetzung für die Erbringung der gewünschten Dienstleistung von Briefsendungen mit Datamatrix-Codes ist die Einhaltung der in diesem Handbuch beschriebenen Vorgaben. Datamatrix-Codes, die von PostMail für die Verarbeitung der physischen Briefsendungen genutzt werden, beginnen jeweils mit der Zahlenfolge «75680» und werden als «pos t alische Datamatrix-Codes» bezeichnet. Briefe mit postalischen Datamatrix-Codes, welche in den Verarbeitungskanal von PostMail gelangen, werden als Postsendungen identifiziert und als solche behandelt. PP Easy und Letter ID Wenn Sie Briefsendungen mit PP Easy oder Letter ID verschicken, wird das Frankiermerkmal A oder das Adressfenster um einen quadratischen Data matrix-code B ergänzt. A B Wichtig: Der Datamatrix-Code ist kein Wertzeichen. Er kennzeichnet lediglich die betreffende Briefsendung. Die Verrechnung erfolgt anhand des Aufgabeverzeichnisses, das über den Onlinedienst «Aufgabeverzeichnis Briefe» oder via DataTransfer erstellt wird (siehe «Verrechnung von PP-frankierten Sendungen» ab Seite 75). Informationen zu PP Easy und Letter ID: Informationen zu «Aufgabeverzeichnis Briefe»: > Aufgabeverzeichnis Briefe Informationen zu DataTransfer: 29

30 Verwendung von Datamatrix-Codes für Briefsendungen Frankierarten PP Easy und Letter ID Wahl- und Abstimmungssendung Beim Produkt Wahl- und Abstimmungssendung werden zwei verschiedene Datamatrix-Codes eingesetzt, jeweils einer für den Hinweg zum Bürger und einer für den Rückweg zur Gemeinde. Folgende Möglichkeiten von verwendbaren Codes sind auf dem Hin- und Rückweg für Wahl- und Abstimmungssendungen möglich: Hinweg zum Bürger Grösse 9 9 mm: links auf Stimmrechtsausweis Für Gemeinden und Kantone: Statischer Datamatrix-Code. Download unter > «Gestalten, verpacken und adressieren». Für Kirchgemeinden: Statischer Datamatrix-Code. Wenden Sie sich an Ihre Kunden beraterin oder Ihren Kundenberater. Für Gemeinden und Kantone: Dynamischer Datamatrix-Code. Wenden Sie sich an Ihre Kundenberaterin oder Ihren Kundenberater. Rückweg zur Gemeinde Grösse mm: rechts auf Stimmrechtsausweis Für Gemeinden und Kantone: Ohne Verwendung der Dienstleistung Geschäftsantwort sendung (GAS): Statischer Datamatrix- Code. Download unter > «Gestalten, verpacken und adressieren». Für Kirchgemeinden: Bei Verwendung der Dienstleistung Geschäftsantwortsendung (GAS) A-Post: Statischer Datamatrix-Code. Wenden Sie sich an Ihre Kundenberaterin oder Ihren Kundenberater. Für Gemeinden und Kantone: Bei Verwendung der Dienstleistung Geschäftsantwortsendung (GAS) B-Post: Statischer Datamatrix- Code. Wenden Sie sich an Ihre Kundenberaterin oder Ihren Kundenberater. Beispiel Layout Stimmrechtsausweis A5 für Couvert mit Fenster links ohne Geschäftsantwortsendung 1 55 mm 210 mm 55 mm 44 mm 1 Zone zur freien Verwendung für Kanton und Gemeinde 2 Zone muss frei bleiben 3 Zone für postalische Angaben Adress- und Frankierbereich 2 34 mm Bei Postaufgabe bitte Couvert frankieren 34 mm 4 Vermerk: optional P.P. CH-3030 Bern mind. 3 mm Anrede Vorname Nachname Strasse / Nr. Postfach PLZ Ort 60 mm 60 mm Gemeindeverwaltung Ort der Gemeinde Abteilung Strasse / Nr. Postfach PLZ Ort 84 mm 148 mm 1 20 mm So gehen Sie beim Erstellen des Stimmrechtsausweises vor: 1. Die genauen Gestaltungsrichtlinien für den Stimmrechtsausweis entnehmen Sie dem Factsheet Wahl- und Abstimmungssendung unter 2. Falls Sie für die Rücksendung der Wahl- und Abstimmungsunterlagen die Dienstleistung Geschäftsantwortsendung (GAS) einsetzen, wird die Verrechnung der Geschäftsantwortsendung neu über den statischen Datamatrix-Code erfolgen. Dafür benötigen Sie pro Gemeinde einen eigenen Datamatrix-Code. Wenden Sie sich dazu an Ihre Kundenberaterin oder Ihren Kundenberater. 3. Erstellen Sie das Layout von Ihrem Stimmrechtsausweis. 4. Holen Sie bei der Post das Gut zum Druck ein (Ansprechpartner s. Seite 133). Senden Sie der Post dafür ein Sendungsmuster mit Couvert und Stimmrechtsausweis zu. 30

31 Verwendung von Datamatrix-Codes für Briefsendungen Frankierarten PP Easy und Letter ID Empfehlungskarte Bei der Empfehlungskarte ist der Datamatrix-Code erstmals Bestandteil eines Frankiermerkmals. Dank dieses Datamatrix-Codes (dynamisch oder statisch) bezahlt der Auftraggeber nur jene Karten, welche auch tatsächlich versendet wurden. A B C D Das intelligente Frankiermerkmal A Datamatrix-Code B Das Bild der Marke können Sie individuell in Farbe oder schwarz-weiss gestalten. Der Rahmen ist fix. C Rechnungsreferenznummer (8-stellig) D Auftragsnummer (6-stellig); wird von Post CH AG vergeben Das Layout des Frankiermerkmals ist fix vorgegeben und darf nicht verändert werden. So gehen Sie beim Erstellen der Empfehlungskarte vor: 1. Kontaktieren Sie Ihren Kundenberater oder Ihre Kundenberaterin. 2. Empfehlungskarte selber gestalten oder eine Agentur beauftragen. 3. Angebot einer Druckerei einholen (bei Verwendung des dynamischen Datamatrix-Codes am besten bei einer Partnerdruckerei der Post). 4. Kurzer postalischer Check (Einholen eines Gut zum Druck), damit die Karte gut ankommt. 5. Lassen Sie die Karte (inklusive Frankiermerkmal) bei einer von der Post empfohlenen Druckerei oder einer Druckerei Ihrer Wahl herstellen. Informationen zur Empfehlungskarte, Druckvorlagen und Verzeichnis der Partnerdruckereien: 31

32 Verwendung von Datamatrix-Codes für Briefsendungen Frankierarten PP Easy und Letter ID Geschäftsantwortsendung Datamatrix-Code Die herkömmliche Geschäftsantwortsendung hat mit der Integration des Datamatrix- Codes (dynamisch oder statisch) sowie mit der neuen Gestaltung der Frankierzone ein Update erfahren. Damit wird die Werbezone nicht nur grösser, das Briefmarkenbild kann auch noch mit einem Bild oder dem Firmenlogo befüllt oder auch einfach weg gelassen werden. Zudem kann dank des Datamatrix-Codes der Response einzelner Kampagnen im Kundencenter der Post ausgewertet werden. Verrechnet werden nur diejenigen Sendungen, welche auch tatsächlich zurückgeschickt wurden. B A C D B A C D A Datamatrix-Code B Das Bild der Marke können Sie individuell gestalten oder weglassen. C Rechnungsreferenznummer (8-stellig) D Auftragsnummer (6-stellig); wird von der Post vergeben So gehen Sie beim Realisieren von Geschäftsantwortsendungen Datamatrix-Code vor: 1. Kontaktieren Sie Ihren Kundenberater oder Ihre Kundenberaterin. 2. Geschäftsantwortsendungen selber gestalten oder eine Agentur beauftragen. 3. Kurzer postalischer Check (Einholen Gut zum Druck). 4. Geschäftsantwortsendungen mit Datamatrix-Code bei einer Druckerei Ihrer Wahl drucken lassen. Informationen zur Geschäftsantwortsendung Datamatrix-Code sowie Druckvorlagen für die Frankierzone: Datamatrix-Code mit Zusatzfunktion «Adressblock» Die Werbefläche auf Briefumschlägen lässt sich vergrössern. So können Sie auch unter dem Adressfeld sowie rechts davon Aufdrucke und Farbverläufe ohne Zuschlag für Spezialsendungen anbringen. Damit fallen Ihre Mailings auf und erzielen noch mehr Wirkung. Voraussetzung ist das Anbringen eines Datamatrix-Codes mit der Zusatzfunktion «Adressblock». Informationen und Positionierung des Datamtrix-Codes mit Zusatzfunktion «Adressblock»: > Briefe gestalten > Spezifikation «Gestaltung» 32

33 Verwendung von Datamatrix-Codes für Briefsendungen Kundencodes auf Briefsendungen Verwendung postfremder 2D-Codes Kundeneigene Codes dürfen nur in der Werbezone platziert werden. Zweidimensionale Codes, welche nicht von Post CH AG für die Sendungsverarbeitung verwendet werden, dürfen nicht in postalischen Zonen (Frankierzone, Lesezone, Codierzone) angebracht werden. Zu diesen Codes gehören unter anderem QR-Codes, Aztec-Codes, MaxiCodes oder nicht postkonforme Datamatrix-Codes. Für solche Codes steht die Werbezone zur Verfügung. Links adressiert Adressaufdruck Rechts adressiert Adressaufdruck 74 mm 74 mm Werbezone Frankierzone Werbezone Frankierzone 38 mm 20 mm 10 mm Herr Hans Schweizer Bovetstrasse Bern 12 mm * Die angegebenen Masse müssen auch erreicht werden, wenn der Umschlag gefüllt ist Codierzone (muss frei bleiben) Bis Format B5: mm* Über Format B5 bis B4: mm* * Die angegebenen Masse müssen auch erreicht werden, wenn der Umschlag gefüllt ist Adressfenster oder Adressetikette Adressfenster oder Adressetikette 74 mm 38 mm 38 mm 20 mm 10 mm Herr Hans Schweizer Bovetstrasse Bern 12 mm Codierzone (muss frei bleiben) Bis Format B5: mm* Über Format B5 bis B4: mm* 74 mm Werbezone Frankierzone Werbezone Frankierzone 38 mm 20 mm 10 mm Herr Hans Schweizer Bovetstrasse Bern 12 mm 20 mm 10 mm Herr Hans Schweizer Bovetstrasse Bern 12 mm 12 mm Codierzone (muss frei bleiben) Bis Format B5: mm* Über Format B5 bis B4: mm* Codierzone (muss frei bleiben) Bis Format B5: mm* Über Format B5 bis B4: mm* * Die angegebenen Masse müssen auch erreicht werden, wenn der Umschlag gefüllt ist * Die angegebenen Masse müssen auch erreicht werden, wenn der Umschlag gefüllt ist Neben den offiziellen postalischen Codes dürfen pro Sendung maximal ein kundeneigener 2D-Code sowie ein kundeneigener Barcode verwendet werden. Zudem darf die Sendung nur einen offiziellen postalischen Code tragen. Informationen zur Briefgestaltung: 33

34 Anbringen von Barcodes und Datamatrix-Codes Allgemeine Informationen Briefsendungen bieten wenig Raum für die Gestaltung. Befolgen Sie die Platzierungsvorgaben, damit Ihre Barcodes und Datamatrix-Codes zuverlässig lesbar sind. Die Platzierungsvorgaben unterscheiden sich jeweils bei Fenstercouverts Adressetiketten direktem Anbringen der Barcodes und Datamatrix-Codes auf der Sendung Barcodes und Datamatrix-Code auf einer Sendung Wichtig: Sendungsbarcode, Zusatzleistungsbarcodes, Zustellanweisungen und Datamatrix-Code können sofern der Platz ausreicht gemeinsam auf einer Sendung eingesetzt werden. Halten Sie dabei für alle verwendeten Codes die jeweiligen Vorgaben ein. Gestaltung von Adressierung und Frankatur Für die Gestaltung von Adressierung und Frankatur beachten Sie die allgemeinen Vorgaben von Post CH AG: Factsheet PP-Frankierung Spezifikationen Gestaltung Absenderangaben Vollständige und korrekt platzierte Absenderangaben schaffen bei den Empfängern Klarheit und ermöglichen bei Unzustellbarkeit eine verzögerungsfreie Rücksendung. Für die Platzierung stehen verschiedene Möglichkeiten offen. Absenderangaben müssen Sie in der Absenderzone, als einzeiligen Vermerk über der Empfängeradresse oder auf der Rückseite der Sendung platzieren. Die Einhaltung der vorgegebenen Zonen bei der Platzierung auf der Adressseite der Sendung stellt sicher, dass es bei der Verarbeitung in den Sortieranlagen keine Verwechslungen des Absenders mit der Empfängeradresse gibt. Daher muss die Absenderadresse immer höher als die Empfängeradresse platziert sein. Enthält das Absenderlogo lediglich eine Ortsangabe (ohne Strassenname, Postfachadresse oder Postleitzahl), darf es auch ausserhalb der Absenderzone in der Werbezone platziert werden. Mit vollständiger Absenderangabe auf der Sendung erhalten Sie retournierte Sendungen speditiv und ohne Umweg über unsere Abklärungsdienste und somit ungeöffnet zurück. Eine komplette Absenderangabe beinhaltet Name/Firma, Strasse oder den Vermerk Postfach sowie Postleitzahl und Ort. Firmenlogos oder auf Sie als Absender zurückverfolgbare Codes/Referenznummern und Frankaturen ohne komplette Absenderangabe können unter Umständen zur Öffnung der Sendung führen, um Ihre Adresse zu ermitteln. Informationen zur korrekten Sendungsgestaltung finden Sie in der Spezifikation «Gestaltung»: 34

35 Anbringen von Barcodes Sie verwenden Fenstercouverts Wenn Sie Fenstercouverts mit einer Fenstergrösse von mindestens mm verwenden, können Sie die Barcodes direkt auf dem Sendungsinhalt anbringen. Beispiel: Fenstergrösse mm 35

36 Anbringen von Barcodes Sie verwenden Fenstercouverts Kennzeichnung als Postsendung Im Rahmen der neuen Postgesetzgebung, die auch Vorgaben zur Sendungskennzeichnung beinhaltet, müssen künftig alle Frankaturen mit dem Postlogo oder dem Vermerk «Post CH AG» ergänzt werden. Platzieren der Sendungsbarcodes für Inlands- und Auslandssendungen Platzieren Sie den Sendungsbarcode horizontal, oberhalb der Empfängeradresse. Halten Sie einen Abstand von mindestens 5 mm zwischen den Barcodeelementen und der Empfängeradresse ein. Briefe mit Barcode können auch mit Letter ID kombiniert werden. Frankierzone mm Zone réservée à l affranchissement mm Spazio per l affrancatura mm Zone reserved for franking mm 128 mm Lesezone / Zone de lecture / Zona di lettura / Reading zone Frankierzone mm Zone réservée à l affranchissement mm Spazio per l affrancatura mm Zone reserved for franking mm Codierzone mm (muss Codierzone frei bleiben) mm (muss frei bleiben) Zone de codage mm Zone (doit de rester codage libre) mm (doit rester libre) Spazio per la codificazione 35 Spazio 140 per mm la (lasciare codificazione in bianco) mm (lasciare in bianco) Coding zone mm (must Coding be left zone free) mm (must be left free) Beispiel für Couvert C4 Hochformat Beispiel Sendung mit Adressfenster 36