Dienstvereinbarung zur Durchführung des innerbetrieblichen Verbesserungswesens TeamTime an der Technischen Universität Kaiserslautern

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1 Dienstvereinbarung zur Durchführung des innerbetrieblichen Verbesserungswesens TeamTime an der Technischen Universität Kaiserslautern Zwischen der Technischen Universität Kaiserslautern, vertreten durch den Präsidenten, Herrn Prof. Dr. Helmut J. Schmidt, und dem Personalrat der Technischen Universität Kaiserslautern, vertreten durch den Vorsitzenden, Herrn Eric Benneward, wird folgende Dienstvereinbarung geschlossen: Vorwort Das Streben nach ständiger Verbesserung ist Kennzeichen einer lernenden Organisation und als solche versteht sich die Technische Universität Kaiserslautern. Die im Hochschulbereich zu Recht mit hoher Priorität ausgestattete Wahrung von Traditionen muss nicht im Gegensatz stehen zu einer permanenten kritischen Auseinandersetzung mit den alltäglichen Abläufen innerhalb eines Wissenschaftsbetriebes. Die Bereitschaft zur Fehlersuche im eigenen Wirkungsbereich, die kreative Lösungsfindung in vertikal wie auch horizontal flexibler Teamarbeit sowie das kooperative Umsetzen guter Ideen in die Praxis sind der Nährboden fruchtbarer Verbesserungsverfahren, die über ein bloßes Vorschlags - wesen weit hinausreichen. 1. Grundsätze und Ziele von TeamTime TeamTime ist aus der Umsetzung des Leitbildes der Zentralen Verwaltung der Technischen Universität Kaiserslautern (ZV) entstanden und wurde im Sinne einer Personalentwicklungsstrategie auf alle Beschäftigten der Universität ausgeweitet. TeamTime ist ein ständiger Qualitätswettbewerb, der sich durch folgende Eckpfeiler definiert: Ausgangspunkt des Wettbewerbs ist die grundsätzliche Bereitschaft, Strukturen und Abläufe in der TU kritisch zu hinterfragen und Verbesserungen insbesondere hinsichtlich Effizienz, Effektivität und Kundenfreundlichkeit auszuarbeiten. Da jeder Beschäftigte bereits im Rahmen seiner dienstlichen Pflichten zu sparsamem und wirtschaftlichem Verhalten gehalten ist, werden an Verbesserungen im eigenen Aufgabenbereich für eine Wettbewerbsteilnahme deutlich höhere Anforderungen gestellt als an Verbesserungen, die über die eigene Zuständigkeit hinausreichen. Verbesserungen, die der pflichtgemäßen Erledigung des Aufgabenbereichs zuzurechnen sind, sind nicht Gegenstand des Wettbewerbs. Betrifft eine Verbesserungsidee ganz oder teilweise andere Organisationseinheiten, so leisten die dort tangierten Personen ihren Beitrag zur Prüfung und Realisierung der Maßnahme und treten folgerichtig zusätzlich zum Ideengeber als Wettbewerbsteilnehmer auf. Es können grundsätzlich nicht Einzelpersonen, sondern Teams teilnehmen. Die jeweiligen Vorgesetzten der beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind aufgrund ihrer wichtigen Rolle als Motivator und Entscheider grundsätzlich Teammitglied. Seite 1 von 5

2 Durch die Mitnahme der verantwortlichen Entscheider als Wettbewerbsteilnehmer stehen bei TeamTime nicht unfertige Verbesserungsideen, sondern bereits realisierte oder zumindest umsetzungsbereite Verbesserungsmaßnahmen im Vordergrund. 2. Teilnehmerkreis (I) Alle Hochschulbediensteten ( 43 I HochSchG) der Technischen Universität Kaiserslautern können sich an TeamTime beteiligen. (II) Zudem kann der Teilnehmerkreis auf Beschluss der Hochschulleitung bei Vorliegen geeigneter Beiträge über den Wirkungskreis dieser Dienstvereinbarung hinaus auf die Mitglieder und Angehörigen der Hochschule erweitert werden. In diesem Fall ist das in der Dienstvereinbarung beschriebene Teilnahmeverfahren analog anzuwenden. 3. Verbesserungsziele Die am Wettbewerb teilnehmenden Maßnahmen sollen möglichst eines oder mehrere der folgenden Ziele verfolgen: Effizienzsteigerung, z.b. durch Einsparung von Material, Energie und Arbeitszeit; Vereinfachung oder Erleichterung von Arbeitsverfahren oder methoden Effektivitätssteigerung, z.b. durch Entwicklung von Methoden zur genaueren Zieldefinition und Zielerreichungskontrolle, Methoden zur Ermittlung und Ausschaltung von Fehlerquellen Verbesserung der universitätsinternen und externen Kommunikation und Transparenz Verbesserung der internen und externen Kundenorientierung der Technischen Universität Kaiserslautern 4. Teilnahmeverfahren Die Beiträge können ganzjährig beim Kanzler eingereicht werden. In den Wettbewerb sollen grundsätzlich bereits realisierte Verbesserungen oder zumindest umsetzungsbereite Vorhaben eingebracht werden. Alle Wettbewerbsbeiträge müssen schriftlich ausformuliert und sollen von allen Teammitgliedern unterzeichnet sein. Ein Team besteht aus mindestens einem Mitarbeiter/einer Mitarbeiterin und dessen/deren Vorgesetzem/n. Das Team ist vorzustellen und die Beteiligung der einzelnen Teammitglieder am Vorschlag kurz darzulegen. Nähere Angaben zu den Teilnahmeformalitäten enthält das Merkblatt für die Teilnahme an TeamTime, siehe Anlage zu dieser Dienstvereinbarung. 5. Entscheidung (I) Das Entscheidungsgremium über die am Wettbewerb teilnehmenden Beiträge besteht aus dem Präsidenten dem Kanzler dem Vorsitzenden des Personalrats. bzw. deren jeweiliger Vertretungsperson. Seite 2 von 5

3 Das Gremium fällt Entscheidungen durch Mehrheitsbeschluss, ggf. nach Einholen von Expertenmeinungen zu den Wettbewerbsbeiträgen. (II) Die Abteilung Z.1 bereitet die Beratungen der Entscheidungskommission vor und führt über deren Ergebnisse Protokoll. 6. Prämierung (I) Mindestens einmal jährlich entscheidet das in Ziffer 5 genannte Gremium über die eingereichten Wettbewerbsbeiträge. Bereits realisierte Maßnahmen werden grundsätzlich höher bewertet als noch nicht realisierte Verbesserungsvorschläge. Als Prämie kommen beispielsweise in Betracht: Dankschreiben bzw. Anerkennungsurkunde, Sachprämie (z.b. Logoartikel, Literatur), Gutscheine, z.b. für ein Essen im Sommerhaus, Sonder-Freistellung, Geldprämie (nicht unter 50 pro Teammitglied). Das Entscheidungsgremium kann die Prämien nach eigenem Ermessen miteinander kombinieren. Innerhalb eines Teams erhält jedes Mitglied die gleiche Prämie. (II) Die Anerkennung und Prämierung erfolgt während der Dienstzeit in einer feierlichen Veranstaltung, in deren Rahmen ausgewählte Teams ihren Wettbewerbsbeitrag präsentieren. Die Prämierung soll veröffentlicht werden, auf Wunsch unterbleibt die Namensveröffentlichung. (III) Wettbewerbsbeiträge, die so kurzfristig eingereicht wurden, dass sie nicht mehr bei der Prämierungsentscheidung berücksichtigt werden konnten, nehmen automatisch an der darauffolgenden Wettbewerbsrunde teil. 7. Rechte und Pflichten (I) Die Prämien sind aus den laufenden Mitteln der Technischen Universität Kaiserslautern zu finanzieren. Über ihre Höhe entscheidet das in Ziffer 5 genannte Gremium in Abhängigkeit von der jeweiligen Haushaltssituation. Ein Rechtsanspruch auf Prämierung besteht nicht. Bei allen Entscheidungen des in Ziffer 5 genannten Gremiums ist der Rechtsweg ausgeschlossen. (II) Die Prämien unterliegen grundsätzlich der Steuerpflicht. Für die Informationsweitergabe an die zuständige Finanzbehörde ist der/die Prämierte zuständig. (III) Das Gesetz über Arbeitnehmererfindungen bleibt unberührt. Eine Prüfung, ob ein bei TeamTime eingereichter Vorschlag als Erfindung oder technische Verbesserung im Sinne des Gesetzes über Arbeitnehmererfindungen gilt, findet nicht statt. Auf eine nach diesem Gesetz zu zahlende Vergütung wird eine Prämie im Rahmen von TeamTime angerechnet. Seite 3 von 5

4 8. Inkrafttreten Diese Fassung der Dienstvereinbarung tritt am in Kraft und ersetzt die Fassung vom Ihre Aufhebung richtet sich nach 76 LPersVG. Kaiserslautern, den Kaiserslautern, den gez. Prof. Dr. Dr.-Ing. h.c.* Helmut J. Schmidt *Shonan Institute of Technology, Japan Präsident gez. Eric Benneward Personalratsvorsitzender Anlage: Merkblatt Seite 4 von 5

5 Anlage zur Dienstvereinbarung zur Durchführung des innerbetrieblichen Verbesserungswesens TeamTime an der Technischen Universität Kaiserslautern M e r k b l a t t zur Teilnahme an TeamTime Einreichung: Die Einreichung der Beiträge zum Wettbewerb erfolgt formlos unter Beachtung folgender Kriterien: Zulässig sind bereits realisierte Verbesserungen, sofern die Verbesserungsmaßnahme noch nicht an TeamTime teilgenommen hatte und nicht vor mehr als einem Jahr ab dem Datum des Einreichens beim Kanzler realisiert wurde. Die verantwortliche Entscheidung über die Realisierung einer Verbesserungsmaßnahme obliegt dem oder den gemäß Organisation und Geschäftsverteilung zuständigen Vorgesetzten. Diese Vorgesetzten gehören grundsätzlich auch dem Wettbewerbsteam an. Die bereits umgesetzten Verbesserungen sind in einem Vorher/Nachher-Vergleich konkret zu beschreiben unter Benennung sämtlicher bis dato erkennbarer Vor- und Nachteile noch nicht realisierte Vorschläge: diese müssen konkret und realisierbar sein, sie müssen einen Ist- und einen Soll-Zustand beschreiben sowie eine Auflistung sämtlicher gegenwärtig erkennbarer Vor- und Nachteile enthalten. Weiterhin ist auf die Gründe einzugehen, warum der Vorschlag zum Zeitpunkt der Teilnahme an TeamTime noch nicht realisiert wurde. Ggf. ist auf noch einzuholende Rechtsprüfungen (z.b. Tarifrecht, Haushaltsrecht) oder Klärung sonstiger offener Punkte hinzuweisen, die das Team bis dato noch nicht erledigt hat. Eine laufende Teilnahme an TeamTime steht der Realisierung einer Verbesserungsidee grundsätzlich nicht im Wege. Die Realisierung einer an TeamTime teilnehmenden Verbesserungsidee ist dem Kanzler unverzüglich zu melden. Alle Wettbewerbsbeiträge müssen schriftlich ausformuliert und sollen von allen Teammitgliedern unterzeichnet sein. Ein Team besteht aus mindestens einem Mitarbeiter/einer Mitarbeiterin und dessen/deren Vorgesetzem/n. Das Team ist vorzustellen und die Beteiligung der einzelnen Teammitglieder am Vorschlag kurz darzulegen Bearbeitung: Die primäre Bearbeitung der Beiträge (Prüfung auf Vollständigkeit, Eingangsbestätigung, Listenführung, u.a.) obliegt der Abteilung Z.1. Das Entscheidungsgremium gem. Ziffer 5 der Dienstvereinbarung kann die Einholung einer oder mehrerer Expertenmeinungen bezüglich eines Vorschlages beschließen. Die Koordination der Begutachtung und Aufbereitung der Sachverhalte obliegt der Abteilung Z.1. Prämierung: Über die Prämierung wird durch Abteilung Z.1 universitätsintern (z.b. UniSpectrum, Talk im Turm) und extern berichtet. Organisationseinheiten, in denen prämierte Teams tätig sind, dürfen bei der Selbstdarstellung in geeigneter Form auf die Auszeichnung hinweisen. Seite 5 von 5