ELO Kundenreferenz. Energie. Verkehr. Umwelt. Alles aus einer Hand. Schnelle Informationsbeförderung

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1 ELO Kundenreferenz Würzburger Versorgungs- und Verkehrs-GmbH >> Schnelle Informationsbeförderung Energie. Verkehr. Umwelt. Alles aus einer Hand Mit ELOprofessional verlagert die Würzburger Versorgungs- und Verkehrs-GmbH ihre Papierprozesse auf die elektronische Ebene. Der Konzern profitiert heute von schnelleren und optimaleren Abläufen sowie einer Informationsrecherche on demand. Die Anpassung der ECM-Software an die Anforderungen der WVV hat der ELO Business-Partner id-netsolutions übernommen. [ ] Heute wird der gesamte Prozess komplett vom ELO-Workflow gesteuert. Das geht jetzt natürlich sehr viel schneller als früher. Wir profitieren aber vor allem davon, dass wenn der Prozess mal stockt, wir sofort wissen, an welcher Stelle es hängt. Peter Wehner (im Bild links), Projektleiter Manuel Deißenberger (im Bild rechts), Projektund Anwendungsmanagement Würzburger Versorgungs- und Verkehrs-GmbH Die Würzburger Versorgungs- und Verkehrs-GmbH (WVV) ist der maßgebliche Anbieter von Energie-, Mobilitäts- und Umweltdienstleistungen in der Region Würzburg. Eine wesentliche Grundlage ist die effiziente Eigenerzeugung von Strom und Wärme in Kraft-Wärme- Kopplung auf Basis von Erdgas. Besondere Aufmerksamkeit wird der Reduzierung des klimawirksamen Gases Kohlendioxid (CO2) gewidmet. Seit Jahren ist der WVV-Konzern auf dem Gebiet der umweltschonenden Energieerzeugung und des rationellen Energieeinsatzes aktiv. Als Mobilitätsdienstleister steht die WVV für eine umweltschonende Beförderung der Menschen in Stadt und Region mit Straßenbahn und Bus. Investitionen in Streckennetz und Wagenpark gewährleisten einen schnellen und zuverlässigen Betrieb sowie ein hohes Maß an Komfort für die Fahrgäste.

2 ie Lösung ein praktischer Mehrwert >> Wir haben ELO für uns entdeckt Shortcuts Land: Branche: Einbindung von Novell Groupware ins ECM. Abbildung der Unternehmensprozesse auf elektronischer Ebene inklusive Workflowsteuerung. Elektronisches Archiv soll das Papierarchiv ersetzen. Einsatz einer Vertragsmanagementlösung. Lösung Einsatz von ELOprofessional. Übernahme aller technischen Dokumente und Daten ins ELO-Archiv. Migration technischer Alt- Daten aus bestehendem SER-Archiv. Individuell erstellte Anwendung für das Vertragsmanagement mit ELO als Basis. Workflow-Einsatz bei Genehmigungsprozessen. Befüllung des Intranets über das ELO-Archiv. Nutzen Deutschland Energie- und Versorgungswirtschaft Das Unternehmen Die Würzburger Versorgungs- und Verkehrs- GmbH (WWV) ist der maßgebliche Anbieter von Energie-, Mobilitäts- und Umweltdienstleistungen in der Region Würzburg. Als Mobilitätsdienstleister steht die WVV für eine umweltschonende Beförderung der Menschen in Stadt und Region mit Straßenbahn und Bus. Die Herausforderung Das Papieraufkommen wurde drastisch reduziert. Viele Abläufe wurden mit den ELO-Workflows optimiert und die Informationsrecherche beschleunigt. Das Vertragsmanagement entspricht den rechtlichen Anforderungen. Die Service- Qualität ist im Allgemeinen erhöht worden. Rationeller Energieeinsatz ist nicht nur bei den Dienstleistungen des WVV-Konzerns maßgeblich, sondern gilt auch für die internen Abläufe. Die Entscheidung, Mitte 2005 ein Enterprise-Content-Management-System einzuführen, sollte vor allem Energie bei der Dokumentenrecherche, -ablage und -steuerung sparen, wie Peter Wehner, Projektleiter beim WVV-Konzern erzählt: Bei der steigenden Menge an Dokumenten, die wir im Haus handhaben, zeigte sich schnell, dass ein Filesystem nicht mehr ausreicht, um effektiv zu arbeiten. Der Referenzbesuch bei einem anderen Versorgungsanbieter hat die Entscheidung für ein ECM dann erst richtig ins Rollen gebracht und wir haben ELO für uns entdeckt. Nahtlose IT-Integration Der ELO Business-Partner id-netsolutions hat die ECM-Software ELOprofessional an die Anforderungen des WVV-Konzerns angepasst und die ausgewählten IT-Anwendungen wie Novell Groupware in ELO integriert. Auch die intelligente Anbindung der vorhandenen Scan-Systeme über SMTP-Services wurde für die Abläufe bei der WVV optimiert. Die Dokumente der technischen Abteilungen, insbesondere des technischen Sicherheitsmanagements, fanden als erste ihren Weg ins elektronische Archiv. Früher hatte es für jede Trafo-Station einen Papieraktenordner gegeben mit sämtlichen Dokumenten wie Schaltplänen, Wartungsberichten, Bestellungen etc., die den kompletten Lebenszyklus von der Errichtung bis zur Auflösung der Station dokumentierten. Die Recherche nach Informationen gestaltete sich dementsprechend mühsam.

3 Jetzt befinden sich alle Dokumente rund um eine Trafo-Station oder Gasregler-Anlage im elektronischen ELO-Archiv. An der Stelle, wo die Mitarbeiter früher klobige Ordner durchsuchen mussten, erhalten sie die benötigten Informationen heute per Mausklick. Die Altbestände wurden ebenfalls in ELO eingescannt, wie Wehner erzählt: Es war uns wichtig, alle Unterlagen zentral im ECM-Archiv zu haben. Also wurden auch die Altbestände eingescannt, allerdings vorerst ohne intelligente Verschlagwortung, die ziehen wir immer erst nach, wenn die Akte einer Station im Archiv angefasst wird. Die Mitarbeiter haben die Möglichkeit über eine aussagekräftige Baumstruktur oder eben blitzschnell über die Verschlagwortung zu suchen. Obwohl noch nicht alle Dokumente intelligent verschlagwortet sind, gestaltet sich die Informationsrecherche heute um ein Vielfaches schneller als früher. Eine etwas andere Herangehensweise war bei technischen Dokumenten, wie den Hausanschlussakten nötig. Für jeden Hausanschluss gab es bereits eine Akte, die in der Vergangenheit in einem DMS-Archiv abgelegt wurde. Zwecks IT-Konsolidierung sind die gesamten technischen Dokumente aus diesem Archiv nach ELO migriert worden und werden jetzt ganzheitlich im ELO-Archiv verwaltet. Die WVV muss täglich eine Menge Daten und Dokumente verwalten, daher hat der Konzern ein PDF- Kompressions-Programm von Luratech im Einsatz. Jedes Dokument, das gescannt wird, läuft serverseitig über das Luratech PDF-Kompressions-Tool, bevor es in ELO archiviert wird. Hierdurch spart der Energieversorger zusätzlich Speicherplatz.

4 Maßgeschneidertes Vertragsmanagement Nach Abbildung der technischen Dokumente erfolgte die Einbindung weiterer Dokumentenarten in ELO, so dass auch die Geschäftsführung einen Teil ihrer Dokumente im ECM-Archiv verwaltet und wesentliche Verträge inzwischen komplett dort abgebildet sind. Die WVV hatte für das Vertragsmanagement ursprünglich eine eigens entwickelte Lösung im Einsatz. Allerdings konnte diese die Anforderungen des Unternehmens nicht mehr erfüllen. Denn es galt Vertragsunterlagen im gesamten Konzern bereitzustellen, die Informationsrecherche erheblich zu verkürzen und mit der Verlagerung der Akten ins elektronische Archiv auch Platz zu sparen. Die id-netsolutions hat hierzu für die WVV ein eigenständiges Add-on umgesetzt, das ELO als Basis nutzt. Die Mitarbeiter haben die Möglichkeit über eine aussagekräftige Baumstruktur oder eben blitzschnell über die Verschlagwortung zu suchen. Obwohl noch nicht alle Dokumente intelligent verschlagwortet sind, gestaltet sich die Informationsrecherche heute um ein Vielfaches schneller als früher. Peter Wehner, Projektleiter Würzburger Versorgungs- und Verkehrs-GmbH Die Mitarbeiter geben ihre Vertragsdaten in das Add-on ein, das Dokument wird daraufhin in ELO abgelegt und die Informationen für die Verschlagwortung werden automatisch übernommen. Die Mitarbeiter recherchieren die Dokumente daraufhin wieder ganz einfach in ELO in dem eine virtuelle Vertragsakte geführt wird.

5 ie Lösung ein praktischer Mehrwert >> Die richtige Energie-Strategie Workflow gesteuerte Genehmigungsprozesse Im Bereich der An- und Abmeldungen der Verbraucher sowie bei der Anmeldung von EEG (Erneuerbare-Energien-Gesetz)-Anlagen wie Windkraft oder Photovoltaik, setzt die WVV auf Prozessteuerung mit dem ELO-Workflow. Reicht ein Kunde z.b. einen Antrag für die Inbetriebnahme einer Windkraftanlage ein, wird ein umfangreicher Genehmigungsprozess in Gang gesetzt, erzählt Peter Wehner: Die Anlagen werden in unser Netz eingespeist, also muss geprüft werden, ob das Netz noch ausreichend belastbar ist. Der Genehmigungsprozess durchläuft in beide Richtungen unterschiedliche Abteilungen wie z.b. Vertrieb, Netzleitstelle, Dokumentation oder Zählerabteilung. Früher wurde der Antrag manuell mit der Hauspost durch das Unternehmen getragen, heute wird der gesamte Prozess komplett vom ELO-Workflow gesteuert. Das läuft jetzt natürlich sehr viel schneller als früher. Wir profitieren aber vor allem davon, dass wenn der Prozess mal stockt, wir sofort wissen, an welcher Stelle er hängt. Zudem können jederzeit auch noch Informationen im Dokument nachgetragen und bearbeitet werden. Da sich während des Prozesses das Dokument jederzeit im Archiv befindet, haben die berechtigten Mitarbeiter immer Zugriff auf den aktuellsten Stand des Dokumentes. Einfache Pflege des Intranets Auch das Intranet der WVV wird mit Inhalten über das ELO-Archiv gespeist. Zunächst wurde hierfür das ELO Modul DocLink genutzt. Seit Umstellung auf die moderne ELO-Architektur können die Dokumente noch einfacher im Intranet bereitgestellt werden.

6 >> Alles im grünen Bereich Fazit Seit der Einführung von ELOprofessional hat die Würzburger Versorgungs- und Verkehrs-GmbH ihr Papieraufkommen drastisch reduziert. Viele Abläufe wurden mit den ELO-Workflows optimiert und die Informationsrecherche beschleunigt. Das Vertragsmanagement entspricht den rechtlichen Anforderungen, die Mitarbeiter profitieren von transparenten Ablaufprozessen und einem schnellen Zugriff auf den jeweils aktuellen Dokumentenstatus. Dies erhöht die Service- Qualität im Allgemeinen und wirkt sich unmittelbar auf die Kundenzufriedenheit aus. Bei der Langzeitsicherung der Daten setzt das Unternehmen auf eine HP icas-lösung.