Bewerbungsunterlagen zum ECM-Award 2014

Transkript

1 Bewerbungsunterlagen zum ECM-Award 2014 Kategorie: ECM-Lösung des Jahres 2014 Bitte beachten Sie: Sie müssen sich bei der Einreichung der Lösung entscheiden, für welches Produkt Sie die Einreichung vornehmen. Pro ECM-Lösungsanbieter kann nur ein Antrag in dieser Kategorie eingereicht werden. Beachten Sie, dass es hier um kein einzelnes Kundenprojekt geht, sondern um eine Software-/Hardware-Lösung/Business Paket aus Ihrem Portfolio, die zum Beispiel für einen Business Case oder mit einem konkreten Zusatznutzen für Anwender oder unter Einsatz neuester Technologien entwickelt wurde. Einreicher des Projekts ist ein Software-Hersteller, der ein entsprechendes ECM-Lösungspaket, - produkt, -modul bzw. Suite (nachstehend kurz ECM-Lösung genannt) innerhalb der vergangenen zwei Jahre entwickelt hat und das als hochinnovativ anzusehen ist. Die Beurteilung erfolgt über eine Fachjury aus IT-Experten, CIOs und Vertretern der Wissenschaft. Die ausgefüllten Teilnahme- Unterlagen und Beilagen sind an die Mailadresse ecm-award@pentadoc.com zu senden. Die Einreichungsunterlagen sind bis zum einzureichen. Einreichender ECM-Lösungsanbieter Name ECM-Lösungsanbieter OPTIMAL SYSTEMS GmbH

2 Einzureichende ECM-Lösung 1. Bezeichnung der ECM-Lösung Name/Titel für das einzureichende Software-/Hardwarepaket/Modul. Dieser Name/Titel dient der deutlichen Kennung der ECM- Lösung und wird automatisch der Einreichung zugeordnet, auch in den Veröffentlichungen. enaio mobiledms für Android, ios und Windows Phone Entwicklungszeitraum Wann haben Sie mit der Entwicklung der ECM-Lösung begonnen, wann wurde diese abgeschlossen? Produktverantwortlicher beim ECM-Lösungsanbieter Wer war für das Entwicklungs-Projekt verantwortlich? Sven Hattenbach 4. Unternehmensdaten Bitte geben Sie weiterführende Daten zum Unternehmen an, in dem diese ECM-Lösung entwickelt wurde (Unternehmenszweck, Angebot, eventuell Kennzahlen). OPTIMAL SYSTEMS Unternehmensgruppe Name des Unternehmens Hauptsitz Kontaktdaten Tochtergesellschaften mit Standorten & speziellen Zielmärkten OPTIMAL SYSTEMS GmbH Cicerostraße Berlin Tel.: Fax: Allgemein: Support: Vertrieb: OPTIMAL SYSTEMS Vertriebs- und Servicegesellschaft mbh Bielefeld Standort: Bielefeld Zielmärkte: Pharma/Biotechnologie/Life Science OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbh Hannover Standort: Hannover Zielmarkt: Öffentliche Verwaltung PENTADOC AG Platz der Einheit 1, Frankfurt Seite 2/9

3 OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbh Konstanz Standort: Konstanz Zielmärkte: Fertigung/Maschinenbau, Finanzdienstleistungen, Öffentliche Verwaltung OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbh Berlin Standort: Berlin Zielmarkt: Gesundheitswesen OPTIMAL SYSTEMS GmbH München Standort: München Zielmärkte: Industrie und Dienstleistungen OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbh Stuttgart Standort: Stuttgart Zielmärkte: Industrie und Dienstleistungen OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbh Österreich Standort: Wien Zielmärkte: Industrie und Dienstleistungen OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbh Jena Standort: Jena Zielmärkte: Justiz und Sicherheit OPTIMAL SYSTEMS Schweiz AG Standort: Zürich Zielmärkte: Öffentliche Verwaltung und diverse Branchen OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbh Hamburg Standort: Hamburg Zielmärkte: Industrie und Dienstleistungen OPTIMAL SYSTEMS SPS GmbH Standort: Berlin Zielmärkte: SharePoint für alle Märkte emotion touch GmbH Standort: Berlin Zielmärkte: Mobile-Lösungen für alle Märkte Internet Kennzahlen Gründungsjahr 1991 PENTADOC AG Platz der Einheit 1, Frankfurt Seite 3/9

4 Unternehmensgruppe Installationen Mitarbeiterzahl 324 Umsatz ,3 Mio. Kurzprofil Unternehmen Produkt Die OPTIMAL SYSTEMS GmbH entwickelt und vertreibt Softwarelösungen für Enterprise Content Management. Die OPTIMAL SYSTEMS Unternehmensgruppe wurde 1991 in Berlin gegründet und beschäftigt zurzeit 324 Mitarbeiter. Die Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS sind bei über Installationen in sämtlichen Branchen in Deutschland und weiteren europäischen Ländern im Einsatz, in Industrie- und Dienstleistungsunternehmen genauso wie in Einrichtungen des Gesundheitswesens oder öffentlichen Verwaltungen. Mit enaio bietet OPTIMAL SYSTEMS eine zentrale Plattform für Informationsmanagement, um Daten und Dokumente schnell und sicher zu finden, zu verwalten und zu archivieren wann, wo und in welchem Format sie auch immer gebraucht werden. Die ECM-Suite enaio von OPTIMAL SYSTEMS ist eine einheitliche Informations-, Kommunikations- und Steuerungsplattform für Enterprise Content Management (ECM). Sie umfasst Technologien, Werkzeuge und Methoden zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von elektronischen Inhalten und gewährleistet den uneingeschränkten Zugriff auf alle Informationen im ganzen Unternehmen. Neben wichtigen Grundkomponenten z. B. digitales Archiv, DMS, Workflow, Capturing, Classification, Records Management, Web Content Management und weiteren wird eine beliebig tiefe Integration mit bestehenden IT-Landschaften geboten. Dazu gehört die Einbindung von verschiedenen Groupware- und ERP-Systemen genauso wie die von webbasierten Portalen, beliebigen Fachapplikationen sowie Fremdarchiven, Legacy- oder Speichersystemen und konfigurierbaren standardisierten Schnittstellen. Die auf internationalen Standards basierende Software-Suite kann einfach, schnell und kosteneffizient an die jeweiligen Anforderungen beim Kunden angepasst werden. PENTADOC AG Platz der Einheit 1, Frankfurt Seite 4/9

5 5. Lösungsbeschreibung Beschreiben Sie hier die eingereichte ECM-Lösung im Überblick (max Zeichen inkl. Leerzeichen). enaio mobiledms (bzw. OS mobiledms) ist der mobile Einstieg in die Welt von enaio, der ECM-Suite von OPTIMAL SYSTEMS. Die App ermöglicht Ihnen den Zugriff auf das ECM-System ab Version 7 und damit auf die Verwaltung der Informationen und Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen. Sie haben jederzeit und überall Zugriff auf aktuelle Dokumente, Workflows und Benachrichtigungen sicher, flexibel und umfassend. Was bringt enaio mobiledms? Die App unterstützt Sie bei Ihren täglich zu treffenden Entscheidungen, in dem sie Ihnen das Unternehmenswissen aus der ECM-Suite enaio einfach und performant bereitstellt. Ob Sie bei einem Kundentermin sind oder Serviceeinsatz: Ihre Produktivität und die aller Mitarbeiter außer Haus wird deutlich erhöht. Dabei ist die App vollkommen sicher: Die Datenübertragung erfolgt nur im Bedarfsfall und ist verschlüsselt. Ebenso entfällt die aufwendige Zwischenspeicherung von Daten, da sie im ECM-System eindeutig abgelegt sind. Wie funktioniert die App? enaio mobiledms ist quasi Dropbox, Google Drive und in einem Paket mit einem Plus an Sicherheit und professionellen Funktionen speziell für Unternehmensansprüche. Das Flat-Design der App erlaubt einen leichten Überblick über alle Ansichten und Funktionen. Diese lassen sich intuitiv nutzen inkl. Drag-and-drop. Sämtliche Funktionen erreichen Sie direkt über die Perspektiven der Tab Bar. Eingangskorb für Abonnements, Wiedervorlagen und Workflows Über Abonnements erhalten Sie Updates auf Dokumente und Vorgänge nach Ihren Vorgaben. Im Eingangskorb erhalten Sie Zugriff auf diese Benachrichtigung, auf Ihre Wiedervorlagen und Workflows. Gespeicherte Anfragen an den Dokumentenbestand Gespeicherte Anfragen ermöglichen Ihnen einen einfachen Zugang zu Ihren individuellen Interessengebieten vom Kundenstamm über spezielle Projektinfos bis zu laufenden Verträgen. Ihre gespeicherten Anfragen können Sie bequem einsehen und nutzen. Wie im enaio -Client werden die Anfragen in enaio mobiledms in Ordnern strukturiert aufgelistet. Zusätzlich unterstützt werden die Anfragen durch eine Experteneingabe bei Datum, Datum & Zeit, Zeit. Volltextsuche Mit der Volltextsuche der App finden Sie schnell und direkt die Information aus enaio, die Sie benötigen. Eine Autovervollständigung unterstützt Sie bei der Volltextsucheingabe mit passenden Suchbegriffen. In den Trefferlisten werden Ihnen Vorschautexte angezeigt, die Treffergüte der Ergebnisse sowie ein Highlighting des Suchbegriffs im jeweiligen Treffer. Funktionen zum Erfassen und Synchronisieren von Dokumenten/Informationen enaio mobiledms integriert sich vollwertig in Ihre unternehmensweite Dokumentenverwaltung. Informationen lassen sich unterwegs erfassen und ins ECM-System integrieren. In einem Zug können z. B. mehrere Bilder ausgewählt, hochgeladen und als neue Objekte mit Indexdaten angelegt werden. Oder Sie scannen Ihre Visitenkarten und erfassen Serviceberichte. Außerdem können Sie unterwegs Prozesse/Workflows anstoßen, beliebige Objekte an Standorten anlegen und andere Mitarbeiter über Neuigkeiten informieren. Anzeigemöglichkeiten enaio mobiledms bietet verschiedene Ansichten von Informationen in und zu einem Objekt, z. B. die Dokumentvorschau. Alle Trefferlisten lassen sich nach Datum und Anzeige des Datums sowie nach Gelesen/Ungelesen sortieren. Die Detailvorschau zeigt neben der Bearbeitungshistorie auch die Prozesszugehörigkeit eines Objektes an, zudem können Notizen angezeigt und hinzugefügt werden. PENTADOC AG Platz der Einheit 1, Frankfurt Seite 5/9

6 Workflows Arbeits- und Geschäftsprozesse lassen sich über die App leicht initiieren und bearbeiten selbst offline. Starten Sie Workflows aus einem Standort heraus mit bestehenden Dokumenten, mehreren Aktendokumente oder auch Ordnern/Registern. Tabellencontrols runden die Workflowfunktionen ab. 6. Video / Screenshots über Ihre eingereichte ECM-Lösung Link zum OPTIMAL SYSTEMS Videobereich: PENTADOC AG Platz der Einheit 1, Frankfurt Seite 6/9

7 7. Warum sollte Ihr ECM-Lösung den ECM-Award 2014 erhalten? Beschreiben Sie hier warum ihr ECM-Lösung einen ECM-Award erhalten sollte! Was macht ihr Projekt so innovativ, kreativ und außergewöhnlich? Was sind die Alleinstellungsmerkmale? Navigierbare Offlineakten! Favoritensynchronisation und Verwaltung. Alle renderbaren Dokumente inkl. Thumbnails und Inhaltsverzeichnis werden direkt in der App angezeigt. Kombinierte Sicherheitsmerkmale (PIN-Lock, Verschlüsselung, Client-SSL-Zertifkate) Teilnahme an Workflows auch Offline inkl. Workflowakte, passwortgeschützte Weiterleitung Liebe zum Detail ohne verspielt zu sein: gelesen/ungelesen, Ranking in Volltexttrefferlisten, Sortier- und Filterbarkeit nach allen Kriterien. Bearbeitungshistorie, Metadaten, laufende Workflows mit diesem Objekt, Notizen anzeigen und bearbeiten als Plattformfunktion auch in mobiledms! Standort öffnen Gespeicherte Suchen: organisiert in Ordnern, mit Parametern, als extern bereitgestellte (.os- Datei) Sicht Erfassung von DMS-Objekten in der Akte Freie, im Projekt konfigurierbare - Metadatenauswahl für Trefferlisten - Komplexe Ablageszenarien - Startbare Prozesse - Prozessaktivitäten PENTADOC AG Platz der Einheit 1, Frankfurt Seite 7/9

8 Was möchten Sie uns abschließend mitteilen? Weitere Anmerkungen zur eingereichten ECM-Lösung mobiledms ist für OPTIMAL SYSTEMS ein strategischer Client und gerne genutzte Chance, sich erneut als Technologieführer im Markt zu zeigen gestützt von einem dedizierten SCRUM Team, UX-Experten und hingebungsvollem Product Ownership. Innovation, die ankommt die Anregungen aus den Kundenprojekten fließt agil in die Entwicklungsplanung ein. Kunden sind aktive Betatester (Testflight). Sie nutzen eigene MDM, um die Bereitstellung der App professionell vorzunehmen. Den Komfort beliebter Consumerapps gepaart mit hochflexiblen Enterprisefunktionen und OnPremise-Datenhaltung. Aber: Nur eine App ist noch keine Lösung! Deswegen: in die enaio Plattform verankerter Technologiestack: Dashlets, Volltext, Renditions, REST-Services - nanos gigantum humeris insidentes PENTADOC AG Platz der Einheit 1, Frankfurt Seite 8/9

9 Datum: Name/Unterschrift ECM-Anbieter Mit unserer Unterschrift nehmen wir die Teilnahmebedingungen für den ECM-Award 2014 an. Bitte senden Sie die Einreichungsunterlagen bis zum an: PENTADOC AG Herrn Maximilian Gantner Mobil Herzlichen Dank für Ihre Einreichung. Selbstverständlich informieren wir Sie über die erfolgreiche Annahme und Vollständigkeit der Unterlagen. PENTADOC AG Platz der Einheit 1, Frankfurt Seite 9/9