PROJEKT CONTROLLING ÜBERBLICK (PC ÜBERBLICK)

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1 PROJEKT CONTROLLING ÜBERBLICK (PC ÜBERBLICK) > Bernd Fritsche, Dipl. Ing. IT(TU), PMP S.1

2 Projekt Controlling (PC) Überblick Agenda ü Einführung ü Grundsätzliches ü Unternehmenseinordnung ü Das operative Projekt Controlling Projektplan, Projektampel, Fertigstellungsgrad Aufwandscontrolling Personal, Kosten Fortschritts Controlling Liquiditätscontrolling Projektpuffer, Change Request Projektreview, der Projektstatusbericht Sonderfälle ü Zusammenfassung S.2

3 PC Überblick Einführung Ø Es wird unterschieden in: das Operative und das Strategische Projekt Controlling. Diese Übersicht behandelt das Operative Projekt Controlling. Ø Projekt Controlling ist als Kernkompetenz zu/in den Projekten unverzichtbar. Es werden unverzichtbare Steuerungsimpulse geliefert. Ø Ohne Projekt Controlling keine professionelle Erfolgsorientierung im Projekt. Ø Projekt Controlling sollte mit dem jeweiligen Projekt Management konkret verzahnt sein. Ø Projekt Mitarbeiter sollten für den P-Controlling Prozess sensibilisiert sein Ø Basissichtweisen à (a) Zeit/Erfüllungsstand, (b) Budget/Kosten, (c) Scope/Anforderungsumsetzung. S.3

4 PC Überblick Grundsätzliches Ø Grundlegende PC-Perspektiven in einem Projekt? Ø Projektdefinition: Ein Projekt ist eine einmalige Aufgabe für ein einmaliges Ergebnis, welche zeitlich begrenzt ist. Ø PC Perspektive: eine kaufmännische Perspektive, es wird die Projektleistung gemessen. Ø P-Controlling ist keine interne Revisisons-instanz, sondern es sollte eine projekt-begleitende unterstützende Analyse- und Steuerungsinstanz des Projektes selbst sein (s. Kostenträger, Kostenstellen, Kostenarten). Ø PC Benfit: Professionelle Analysen der jeweiligen aktuellen Projektsituation und Ableitung von Steuerungsempfehlungen/-impulsen. S.4

5 PC Überblick Unternehmenseinordnung Ø Ein Projekt Controlling sollte als (interne) Projektleistung im Unternehmen und dem Projekt eingeordnet sein. Ø Das Projekt Controlling ist meist eine Aufgabe im Projekt Office(PO). Ø Der Projektmanager wird durch diese Leistungen im Projekt unterstützt. Ø Die Einordnung den P-Controllings ist von der Aufbauorganisation des Unternehmens abhängig. Ø Eine zentralisiertes oder verteiltes Projektcontrolling im Unternehmen sind denkbare Organisationsformen. S.5

6 PC Überblick Der Projektplan Ø Auf welchen Projektpfaden werde ich, wann, mit wem und wozu arbeiten? Planungstransparenz. Ø Der Projektplan (Basis ist der PSP Projektstrukturplan) ist der Wegweiser und die Messlatte im Projekt. Ø Ein Projekt Controlling kann in den jeweiligen Projektsituationen nur Aussagen/Steuerungsimpulse in Bezug auf bestätigte Planungen liefern. Ø Prinzipiell gilt in jedem Controlling, das der Planungsbezug des Controllings jederzeit transparent sein sollte. Ø Alle Planungsanpassungen müssen durch einen Change Request Prozess für das Projekt bestätigt werden. S.6

7 PC Überblick Die Projektampel Ø Wie kann ich eindeutig die Projektsituation deutlich machen? eine klare Kommunikation. Ø Ohne Ampel keine eindeutiges Situationssignal (Grün, Gelb, Rot). Ø Der Ampelstatus dient vordergründig der Kommunikation. Ø Die jeweilige Projektsituation muss für alle leitenden Stakeholder von Beginn an transparent und nachvollziehbar sein. Ø Ein Ampelstatus, ob für das Gesamtprojekt oder ein Teilprojekt wird immer auf Basis des aktuellsten P-Controlling Berichtes festgestellt. S.7

8 PC Überblick Der Fertigstellungsgrad Ø Wie kann man gut einschätzen, was schon geleistet worden ist? Leistungstransparenz. Ø Mit dem Fertigstellungsgrad werden die Terminentwicklung (Fortschrittsberichts Messung) bzw. die Leistung(Leistungsüberwachung) im Projekt festgestellt. Ø Fertigstellungsgrad dient der Analyse zurück liegender Leistungen, begründbarer Projektprognosen, kommuniziert den aktuellen eingeschätzten Status. Ø Der Fertigstellungsgrad bezeichnet den %-Satz der Fertigstellung eines definierten Liefergegenstandes bzw. einer vereinbarten Leistung. S.8

9 PC Überblick Das Aufwandscontrolling (Personal, Kosten) Ø Was kann ich tun, um den Projektfaufwand im Auge zu behalten? Verbrauchstransparenz. Ø Das Personal-Aufwandscontrolling bereitet auf, bewertet, analysiert die externen und internen Projekt-Personalleistungen. Ø Personalleistungsanalyse - die Personalleistungsbewertung ist die Basis der Analyse der bisherigen Leistungen u. der Leistungsprognose. Ø Das Kosten-Aufwandscontrolling bereitet auf, bewertet, analysiert alle direkten Projektkosten. Ø Die Kosten werden analog der Projektstruktur in den festgelegten Reportzyklen überwacht. S.9

10 PC Überblick Das Fortschrittscontrolling Ø Was kann ich tun, um den Projektfortschritt im Auge zu behalten? Fortschrittstransparenz. Ø Das projektbegleitende Fortschrittscontrolling hat die Intension, die geplanten, definierten Projektziele zu erreichen(kosten, Leistung, Termine). Ø Der in der Planung erarbeitete Budgetverlauf, Terminplan sind die maßgebliche Kursvorgabe. Ø Der Fertigstellungswert (Earned Value - EV) ist der Wert der erledigten Arbeit des dafür genehmigten Budgets. Ø Es werden die Aussagen zu Kosten- / Leistungsvarianzen begründet. S.10

11 PC Überblick Das Liquiditätscontrolling Ø Was kann ich tun, um die Projektfinanzierung im Auge zu behalten? Liquiditätstransparenz. Ø Das Liquiditätscontrolling setzt einen Liquiditätsplan voraus. Ø Der Liquiditätsplan ist die Planung von Zahlungseingängen und Ausgangszahlungen über die Zeitachse des Projektes gesehen. Ø Der tägliche/wöchentliche/monatliche Liquiditätssaldo wird als Cash Flow bezeichnet. Ø Eine Projektfinanzierung sollte sich analog der Unternehmensfinanzierung verhalten oder besser sein. S.11

12 PC Überblick Das Puffercontrolling, Projektpuffer Ø Was kann ich tun, um Projektunsicherheiten abzufangen? Projektstabilität. Ø Puffer werden geplant und sind quasi als Ausgleich für Planungsunsicherheiten bzw. Projektrisiken gedacht. Ø Projektpuffer schaffen Raum für den Umgang mit Eventualitäten/Risiken im Projekt (Projektpuffer, Risikopuffer, Versorgungspuffer,..). Ø Projektpuffer sollten transparent gemanaged werden separate Controlling Betrachtung. Ø Versteckte Puffer können nicht überwacht werden. S.12

13 PC Überblick Der Change Request Ø Wie wird bei Projektänderungen verfahren? Änderungssteuerung. Ø Change Request (CR) ist der Änderungsantrag in jedem Projekt (..was ist gefordert, welche Mittel werden freigegeben, welches neue Ziel ist avisiert..). Ø Ein genehmigter CR verändert ab seiner Genehmigung die jeweilige Projektsituation unmittelbar. Ø Die Projektänderungen sind quasi als veränderte Projektaufträge zu betrachten. Ø Die CR s sind in den Planungsunterlagen und Controlling Sheets transparent und unmittelbar zu führen. S.13

14 PC Überblick Projektreview, Projektstatusbericht Ø Welche Aussagen trifft ein Projektreview, bzw. ein Projektstatusbericht? Projektkommunikation. Ø Projektreview ist immer dann notwendig, wenn bestimmte Ereignisse eingetreten sind bzw. diese Ereignisse sich ankündigen. Ø Einem P-Review liegt immer eine Projektleitungsentscheidung zu Grunde. Ø Projektstatusbericht hat grundsätzlich den Focus den Arbeits-/Leistungsfortschritt zu dokumentieren ist eine Element der Fortschrittsberichterstattung. Ø Ein Projektstatusbericht wird normalerweise monatlich einmal vom Projektleiter erwartet. S.14

15 PC Überblick Sonderfälle Ø Wie behalte ich die Ruhe bei Sonderfällen? es hilft der Überblick und Best Practice. Ø Auch bei Sonderfällen ist anzumerken, das wir immer mind. 3 Perspektiven haben: Inhalt(scope), Termin(time) und Budget(costs). Ø Sonderfälle sind alle, ohne Ausnahme, immer mit einem Change Request begründet. Ø Die Auswirkungen in der P-Planung und dem P- Controlling müssen stets transparent geführt werden. S.15

16 PC Überblick Zusammenfassung o Das Projekt Controlling hat primär eine kaufmännische Sicht im Projekt. Es werden die Ist- und Plandaten zur Leistungsanalyse ausgewertet. o Das Projekt Controlling sollte im Projektverlauf klare, objektivierte Steuerungsimpulse an die Projektleitung liefern. o Das Projekt Controlling ist Teil der permanenten Projektarbeit und wird von einem Projekt Controller verantwortet. o Das Projekt Controlling ist keine Instanz der internen Revision oder eines externen Wirtschaftsprüfers. o Das Projekt Controlling arbeitet für den Erfolg des Projektes und ist als solches ein wichtiges Element einer erfolgreichen Projektarbeit. o Im Projekt Controlling gibt es verschiedene Analysesichten, angefangen vom Aufwands Controlling, über das Fortschritts Controlling bis hin zum Liquiditäts Controlling und den Projekt Reviews. o Eine sorgfältige Projektplanung ist das A&O im Projekt, denn von der Grobskizze zum Projektstart mit improvisierten Projektablauf führen regelmäßig zum Projektfrust!! o Es ist wichtig die Projekt Mitarbeiter für den P-Controlling Prozess zu sensibilisieren à damit wird ein effizientes Frühwarnsystem etabliert. o Die Earned Value Methode hat sich in traditionellen Projekten als Fortschritts Controlling international etabliert. S.16

17 PROJEKT CONTROLLING ÜBERSICHT (PC ÜBERSICHT) VIELEN DANK FÜR IHRE NEUGIER! S.17