PERFEKTION IM DETAIL. FinanceSuite AUTOBANK AUTOMATIC CASH APPLICATION
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- Stephanie Ziegler
- vor 8 Jahren
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1 13 PERFEKTION IM DETAIL. FinanceSuite AUTOBANK AUTOMATIC CASH APPLICATION
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3 3 FINANCESUITE AUTOBANK AUTOMATIC CASH APPLICATION OPTIMIEREN SIE DIE VERARBEITUNG IHRER KONTOAUSZÜGE, ZAHLUNGSAVISE UND LOCKBOX-DATEIEN IN SAP! AutoBank Automatic Cash Application ist ein Modul der Hanse Orga FinanceSuite, einer SAP-zertifizierten, professionellen Software-Familie für Ihr Finanz- und Rechnungswesen. Die Lösung ist vollständig in SAP integriert und branchenübergreifend einsetzbar. Dank AutoBank Automatic Cash Application können Sie automatische Auszifferungsquoten von bis zu 90 % oder mehr und damit eine große zeitliche Entlastung für Ihre Mitarbeiter erreichen. Diese können ihre wertvolle Zeit dann effektiver einsetzen, um den Liquiditätszufluss in Ihrem Unternehmen weiter zu steigern. AutoBank Automatic Cash Application hilft Ihnen dabei, indem es den manuellen Aufwand bei der Verarbeitung Ihrer Zahlungsinformationen deutlich senkt und automatische Buchungsvorschläge von höchster Qualität erstellt. So können Sie Ihre Offenen Posten wesentlich schneller ausgleichen. Sie erhalten umgehend tagesaktuelle Daten über Ihre Zahlungseingänge optimal für Ihr Forderungsmanagement und eine höhere Produktivität. Vertrauen Sie also auf die FinanceSuite AutoBank Automatic Cash Application für eine ideale Verarbeitung Ihrer: Kontoauszugsdateien Zahlungsavise Lockbox-Dateien Auch Ihre Kreditkartenabrechnungen können Sie mit den Komponenten der Finance- Suite AutoBank Automatic Cash Application automatisiert verarbeiten. DAS SAGEN UNSERE KUNDEN Mit der FinanceSuite AutoBank Automatic Cash Application der Hanse Orga AG haben wir einen Volltreffer gelandet. Wir sind mit der Projektumsetzung sehr zufrieden, und die automatische Zuordnungsquote hat unsere Erwartungen übertroffen. Besser hätte es nicht laufen können. Mathias Schäfer Leitung IT Hapag-Lloyd AG
4 4 SAP-SYSTEMUMGEBUNG Kontoauszüge Zahlungsavise Lockbox FI-CA (IS-U, FS-CD, ) SAP R/3 Auto Bank Automatic Cash Application CML, CFM PARTIS Host-Systeme Archiv Automatische Kontoauszugsverarbeitung Die FinanceSuite AutoBank Automatic Cash Application setzt auf dem elektronischen Kontoauszug von SAP auf. Damit können Sie Ihre sämtlichen Kontoauszüge in nur einem Schritt in Ihr SAP- System einlesen. Alternativ können Sie den Kontoauszugsimport der FinanceSuite Payment Management für Kontoauszüge via EBICS oder den FinanceSuite Account Statement Manager für internationale Formate wie camt, BAI2 etc. verwenden. Diese Module ermöglichen einen automatischen Abruf aller Kontoauszugsdaten von Ihren Banken, so dass die Umsatzdaten schon zur Verfügung stehen, wenn Sie und Ihre Abteilung in den Arbeitstag starten. So können Sie sicher sein, dass die Daten selbst dann automatisch zur Verfügung stehen, sollten mal ein oder mehrere Mitarbeiter ausfallen. Mit diesen Funktionen können Sie zudem untertägig Ihre Umsatzdaten abrufen (Intraday- Kontoauszüge), so dass Sie immer die neuesten Daten zur Verfügung haben. Für die besonders treffsichere und automatisierte Zuordnung der Umsatzdaten können Sie individuelle Buchungsregeln in der FinanceSuite AutoBank Automatic Cash Application festlegen und zentral pflegen. Die Buchungsregeln können von Ihrer Fachabteilung jederzeit an aktuelle Bedingungen angepasst werden, eine Unterstützung durch die IT ist hier nicht erforderlich. Die Buchungsregeln setzen sich aus sogenannten Grobfiltern und Feinfiltern zusammen. Über die Grobfilter werden die unterschiedlichen Geschäftsvorfälle im Kontoauszug identifiziert und an die verknüpfte Zahlungsart mit den hinterlegten Buchungsregeln weitergegeben. Mit Hilfe der Feinfilter werden zudem die Informationen aus dem Verwendungszweck für die Auszifferung der Offenen Posten herangezogen. So kann AutoBank Automatic Cash Application beispielsweise Intervalle bei Rechnungsnummern und Aufzählungen auflösen und die Daten ergänzen oder ersetzen, um sie dann korrekt zuzuordnen und zu buchen. Jede Information aus dem Verwendungszweck kann somit identifiziert, aufbereitet und für den Abgleich gegen die Offenen Posten genutzt werden. Durch die Vielfalt kombinierbarer Suchmuster und die Flexibilität der Einstellungen von Buchungsregeln gelangen Sie zu deutlich höheren Auszifferungsquoten als es mit anderen Softwarelösungen am Markt möglich ist. Die FinanceSuite AutoBank Automatic Cash Application unterstützt zusätzlich die Buchungsprozesse durch eine automatisch gefüllte Tabelle mit den Bankverbindungen der Zahlungsabsender, in denen alle Kontoverbindungen früherer Zahlungen gespeichert sind. Dadurch können Sie Zahlungen selbst dann automatisch zuordnen, wenn wichtige Angaben zur Zahlung im Kontoauszug fehlen sollten oder verkürzt sind. Die Software bietet zusätzlich eine Umsetzungstabelle, mit der wichtige Daten aus dem Verwendungszweck herausgefiltert und in benötigte Informationen umgewandelt werden. Das ist besonders hilfreich bei Kontoauszügen aus dem Ausland, bei denen Angaben über den Absender meist nur im Verwendungszweck zu finden sind.
5 5 Für die zugeordneten Kontoauszugsdaten werden automatisch Buchungen im SAP-FI und in angebundenen Nebenbuchsystemen erzeugt. Dabei können zusätzlich zu den Nebenbüchern aus SAP, wie IS-U, FS-CD und IS-M auch Non-SAP-Nebenbuchsysteme angesprochen werden. Für Sonderfälle und Zahlungen, die nicht eindeutig zugeordnet werden konnten, bietet die Finance- Suite AutoBank Automatic Cash Application eine optimierte manuelle Nachbearbeitung. Diese Nachbearbeitung, die unten näher beschrieben wird, steht für alle Zahlungseingangsinformationen inklusive Kontoauszüge, Zahlungsavise und Lockbox-Dateien zur Verfügung. Den gesamten Verarbeitungsprozess und -status können Sie übersichtlich im Performance Cockpit verfolgen. Durch eine Ampelanzeige erkennen Sie auf einen Blick, welche Zahlungen erfolgreich gebucht wurden und bei welchen Positionen noch Handlungsbedarf besteht. Per Drill-down-Funktion können Sie in die Details der einzelnen Positionen einsteigen und bei Bedarf weitere Aktivitäten anstoßen. Über das Performance Cockpit können Sie Analysen Ihrer Zuordnungsquoten (nach Gesellschaft, Konto, etc.) durchführen. Auch das VORTEILE AUTOMATISCHE KONTOAUSZUGSVERARBEITUNG Integration in den elektronischen Kontoauszug von SAP Individuelle Buchungsregeln Siebprinzip über Grobfilter Abgleich über Feinfilter Umsetzungstabelle Absenderbankverbindung Automatische Zuordnung Treffsichere Buchungsvorschläge Ansprache SAP-FI und Nebenbuchsysteme Zentrale und flexible Buchungsregeln Performance Cockpit: Analysen und Monitoring Reporting Zahlungsverhalten Ihrer Kunden lässt sich hierüber ermitteln, so dass Sie bei Bedarf beim Kunden nachfassen können. Der TeamManager hilft Ihnen, die Arbeitsvorräte zu organisieren, zu steuern und im Blick zu behalten. Dies ist insbesondere für Shared Service Center und Abteilungen mit mehreren Mitarbeitern interessant, denn Sie können zu erledigende Aufgaben eindeutig für einzelne Mitarbeiter oder Teams aufteilen und vermeiden dadurch eine Doppelbearbeitung. Nach flexibel definierbaren Kriterien verteilt das System die nachzubearbeitenden Positionen automatisch. Über einen Monitor können Sie die Verteilung und den Verarbeitungsstatus auf einen Blick verfolgen. So können Sie die Aufgabenverteilung optimal managen und die Verarbeitung beschleunigen. Zahlungsavisverarbeitung Die Verarbeitung von Zahlungsavisen ist aufgrund der erheblichen Unterschiede in Größe, Format, Übermittlungsweg und Inhalt oft eine große Herausforderung für Unternehmen. Die FinanceSuite Auto- Bank Automatic Cash Application bietet dafür eine ideale Lösung: Über einen eigenen bpi (Business Process Integrator) werden die Zahlungsinformationen aus den unterschiedlichen Formaten konvertiert und in Ihr SAP-System eingespielt. Dabei werden die Originaldateien im Avispool der FinanceSuite AutoBank Automatic Cash Application hinterlegt, wo sie für Recherchen jederzeit zur Verfügung stehen. Für die Avise, die besonders umfangreich sind oder die inhaltlich sehr komplex sind, können kundenspezifische Anforderungen für die automatische Verarbeitung hinterlegt werden, um die Avise tagfertig zu verbuchen. Nach vordefinierten Kriterien werden die Avisinformationen automatisch mit den Offenen Posten abgeglichen und kontiert. Verschiedene Abzugsarten wie Delkredere, Bonus, Skontierung oder Werberabatte werden automatisch geprüft und verbucht. Ihre Mitarbeiter erhalten vom System eine automatische Benachrichtigung, sobald die Verarbeitung erfolgt ist. Damit
6 6 beschränkt sich die tägliche Arbeit Ihrer Mitarbeiter auf die Kontrolle und Klärung der nicht automatisch kontierten Avispositionen. Ungeklärte Positionen werden direkt in die optimierte manuelle Nachbearbeitung gegeben. VORTEILE ZAHLUNGSAVIS- VERARBEITUNG Elektronische und beleghafte Avise Verschiedene Formate der Avise Konvertierungsmöglichkeiten Automatischer Abgleich mit Offenen Posten sowie automatische Kontierung Umfangreiche Abzugsprüfungen Workflowgestützte Nachbearbeitung Manuelle Nachbearbeitung auf nur einem Screen Enhancement Package: Integrierte Avise Zunehmend erhalten Unternehmen Avise mit nur geringem Inhalt und mit einfachen Strukturen. Um auch diese sogenannten integrierten Avise automatisch verarbeiten zu können, haben wir ein separates Enhancement Package entwickelt, das an die Kontoauszugsfunktionalität der FinanceSuite AutoBank Automatic Cash Application gekoppelt ist. Diese Avise, die meist als , PDF, Excel- Datei oder ähnliche Notiz eingehen, können über eine OCR-Lösung digitalisiert und für die automatische Verarbeitung zur Verfügung gestellt werden. Anhand bewährter Filterkriterien kann auf die Avisdaten beim Buchungsprozess der Kontoauszüge oder Lockboxdaten zugegriffen und somit die automatische Buchungsquote erhöht werden. FINANCESUITE FÜR SAP AUTOBANK AUTOMATIC CASH APPLICATION PAYMENT MANAGEMENT CASH & LIQUIDITY MANAGEMENT HR / IS-U / BW / MM FS-CD / CO / SD / FI TREASURY MANAGEMENT WORKING CAPITAL MANAGEMENT ebam Verknüpfen Sie AutoBank Automatic Cash Application mit weiteren Modulen der FinanceSuite und profitieren Sie von den Vorteilen einer umfassenden Lösung: Cash & Liquidity Management, Payment Management, Treasury Management,eBAM electronic Bank Account Management und Working Capital Management.
7 7 Cash Application Worksheets Für Team- oder Abteilungsleiter bieten Cash Application Worksheets eine einfache Möglichkeit, den Überblick über den Bearbeitungsstatus sowie über die aktuellen und historischen Zahlungsströme zu behalten. Diese Informationen werden für alle Eingangsarten inklusive Kontoauszüge, Avise und Lockbox transparent im zentralen Worksheet für Cashflow-Volumen dargestellt. Über das Cash Application Worksheet Debitoren können die Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung ihren auf Kundenebene bezogenen Arbeitsvorrat schnell einsehen und direkt über das Worksheet öffnen und bearbeiten. Lockbox-Verarbeitung Die FinanceSuite AutoBank Automatic Cash Application ermöglicht Ihnen, Scheckeingänge zu verarbeiten, die in Form von Lockbox-Dateien bereitgestellt werden. Damit können Sie auch die in den USA gängigen Lockbox-Dateien problemlos und automatisch in Ihr SAP-System einlesen und weiterverarbeiten. Auch hier stehen Ihnen die bewährten Funktionen zur Verfügung. VORTEILE LOCKBOX- VERARBEITUNG Automatische Verarbeitung von Zahlungen über Lockbox-Dateien Treffsichere Buchungsvorschläge Zentrale und flexible Buchungsregeln Vielzählige Abgleichfelder Einfache manuelle Nachbearbeitung Optimierte manuelle Nachbearbeitung Ungeklärte Zahlungsinformationen werden direkt aus den Kontoauszügen, Avisen und Lockboxdaten übernommen, so dass Sie diese nicht mehr manuell eingeben müssen. Die Zahlungen werden in einer zentralen Buchungsmaske aufgeführt. In dieser Buchungsmaske haben Sie einen direkten Zugriff auf den Verwendungszweck, aus dem Sie per Copy & Paste-Funktion Informationen entweder direkt zur Buchung eingeben oder zur weiteren Recherche in die Suchmaske einfügen können. Über Buchungsvorschläge führt das System den Mitarbeiter an die Lösung des Problems heran und ermöglicht dadurch eine zügige Identifizierung und Buchung der Zahlung. Auch die Informationen aus den Absenderbankverbindungen stehen zur Verfügung und unterstützen eine beschleunigte Zuordnung und Buchung. Über das integrierte Dispute Management können die Daten unklarer Zahlungen an Mitarbeiter per SAP-Kurznachricht oder versandt werden. Diese können den Klärungsprozess beispielsweise durch Nachfassen beim Kunden unterstützen oder den Zahlungseingang über einen Link selbst bearbeiten. Ein zusätzlicher Dispute Monitor ermöglicht eine Analyse aller bisher gestellten Klärungsanfragen. Für Zahlungen, die auch nach der manuellen Prüfung nicht zugeordnet werden konnten, können automatische Rücküberweisungen an den Auftraggeber erstellt werden entweder als Zahlungsanordnungen in SAP oder über direkte Zahlungen im separaten FinanceSuite-Modul Payment Management. VORTEILE MANUELLE NACHBEARBEITUNG Schneller Überblick: eine Selektionsmaske Identifikation und Verarbeitung der Daten aus dem Verwendungszweck Buchungsvorschläge mit hoher Trefferquote Automatische Suche in Absenderbankverbindungen Integriertes Dispute Management Dispute Monitor für Analysen Einfache Rücküberweisungen
8 8 FINANCESUITE AUTOBANK AUTOMATIC CASH APPLICATION DIE VORTEILE AUF EINEN BLICK: Das Performance Cockpit sorgt für maximale Transparenz, indem Sie einen konzernweiten Überblick über den Prozessablauf der Kontoauszugsverarbeitung erhalten. Ampelanzeigen und Drilldown-Funktionen erleichtern das Arbeiten.
9 9 AutoBank Automatic Cash Application bietet Ihnen die gesamte Nachbearbeitung mit allen notwendigen Informationen und Funktionen in einer Buchungsmaske. Über den Dispute Monitor können alle Kurznachrichten, die im Rahmen der Nachbearbeitung versendet wurden, verfolgt werden. Der Anwender erhält somit eine zentrale Übersicht und Kontrolle über die laufenden und historischen Klärungsfragen. Über den Dispute Monitor können alle Kurznachrichten, die im Rahmen der Nachbearbeitung versendet wurden, verfolgt werden. Der Anwender erhält somit eine zentrale Übersicht und Kontrolle über die laufenden und historischen Klärungsfragen. Vollständige Integration in SAP Intuitive Handhabung Hoher Automatisierungsgrad Intelligente manuelle Nachbearbeitung Tagfertige Buchhaltung Zeitliche Entlastung Reduzierung der Forderungslaufzeit um bis zu 50 % Schneller Überblick der Cash-Situation Revisionssicherheit Integration von Nebenbüchern
10 10 Ihr Experte und zuverlässiger Partner: Hanse Orga AG Die 1984 gegründete Hanse Orga AG ist einer der führenden Anbieter von innovativen Softwarelösungen für das Finanz- und Rechnungswesen, speziell innerhalb von SAP. Wir sind offizieller SAP Software Solution and Technology Partner und unsere Produkte sind als FinanceSuite 5.1 von SAP zertifiziert. Wir bei der Hanse Orga AG ver fügen über langjährige Erfahrungen in nationalen und internationalen Märkten. Mit unseren hochqualifizierten Mitarbeitern haben wir so ein einzigartiges betriebswirtschaftliches und technisches Know-how aufgebaut, das wir gerne für Sie zum Einsatz bringen. Vertrauen auch Sie auf unsere kompetenten Lösungen und unser umfassendes SAP-Consulting. Neben den Anwendungen im SAP- Standard können wir auch individuelle, in ABAP programmierte Lösungen für Ihre Kundenwünsche anbieten. Mehr als 500 mittelständische und große Unternehmen weltweit nutzen mittler weile unsere intelligenten Softwarelösungen. Neben unserem Hauptsitz in Hamburg haben wir Niederlassungen in Frankreich, den Niederlanden und den USA. Unsere zertifizierten Projektmanager helfen Ihnen, die für Ihr Unternehmen optimale Lösung zu finden. Sprechen Sie uns an! Hanse Orga AG Oldesloer Straße Hamburg Deutschland Tel: +49 (0)40 / Fax: +49 (0)40 / office@hanseorga.de Hanse Orga France S.a.r.l 36 Avenue de la République Issy-les-Moulineaux Frankreich Tel: +33 (0) Fax: +33 (0) office@hanseorga.fr Hanse Orga International B.V. Nieuwe Prinsenkade VC Breda Niederlande Tel: +31 (0) Fax: +31 (0) office@hanseorga.com Hanse Orga International Corp. 205 N. Michigan Avenue / Suite 4110 Chicago, Illinois USA Tel: +1 (312) Fax: +1 (312) office@hanseorga.com Copyright 06/2015 Hanse Orga AG. Alle Rechte vorbehalten. SAP und R/3 sind eingetragene Marken der SAP AG.
11 11 HANSE ORGA GROUP EIN GANZHEITLICHER ANSATZ FÜR IHRE FINANZPROZESSE Die Hanse Orga tritt seit 2014 als Gruppe auf und vereint die drei Gesellschaften Hanse Orga AG, cogon GmbH und SymQ GmbH unter einem Dach. Mehr als Kunden profitieren bereits von unseren führenden und spezialisierten Lösungen und Dienstleistungen. Als Hanse Orga Group bieten wir für das Financial Supply Chain Management alles aus einer Hand: spezialisierte SAP Add-ons in Form der Hanse Orga FinanceSuite-Module, innovative und ERP-unabhängige Finanzlösungen der cogon GmbH und kompetente SAP Treasury Beratung durch die SymQ GmbH. Wir sehen uns als ganz- heitlichen Anbieter von modularen Softwarelösungen und spezialisierter SAP-Beratung, mit denen wir unseren Kunden einen besonderen Mehrwert ermöglichen können. Schon seit 1984 entwickeln wir moderne Finanzlösungen immer am Puls der Zeit. Unsere Software wird von Finanzexperten für Finanzexperten geschaffen, denn so profitieren unsere Kunden von technisch und betriebswirtschaftlich durchdachten Lösungen. Gepaart mit hochklassiger Beratung ist dies ein Garant für Best Practice und nachhaltige Qualität. Die integrierten und von SAP zertifizierten Lösungen der Hanse Orga AG bieten Unternehmen ein sinnvolles Addon zu vorhandenen SAP-Umgebungen. Damit lassen sich deutliche Effizienzsteigerungen für die Bereiche Zahlungseingangsverarbeitung, Cash Management, Liquiditätsplanung, Treasury Management, Payment Factory und electronic Bank Account Management realisieren. Die cogon GmbH legt bewusst den Fokus auf innovative und ERP-unabhängige Finanzlösungen für Zahlungsverkehr, Kontoauszugsverarbeitung sowie Cash-, Liquidity- und Treasury Management. Flexibilität, ein erweiterbares Leistungsangebot und leichte Integrierbarkeit in bestehende Systeme zeichnen die Lösungen besonders aus. SymQ bietet großen und mittelständischen Unternehmen aller Branchen eine kompetente SAP-Beratung für den Finanz- und Treasury-Bereich. Der Beratungsansatz reicht von Strategieentwicklung und Lösungsdesign über die Implementierung bis hin zur kontinuierlichen Prozessoptimierung in SAP.
12 12 Hanse Orga AG Oldesloer Straße Hamburg Deutschland Tel: +49 (0)40 / Fax: +49 (0)40 / office@hanseorga.de
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