Projekt Train. - streng vertraulich. Untersuchung der Auftragsvergaben der Basler Verkehrsbetriebe im Jahr 2013

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1 Projekt Train - streng vertraulich Untersuchung der Auftragsvergaben der Basler Verkehrsbetriebe im Jahr

2 Inhaltsverzeichnis 1 Zusammenfassung der Feststellungen Auftrag Ausgangslage Gegenstand des Auftrages Prozessanalyse Gesetzliche Grundlagen Interne Richtlinien und Bestimmungen Analyse der Prozesse hinsichtlich der gesetzlichen Bestimmungen und internen Richtlinien Schlussfolgerung und Empfehlung bezüglich Prozessanalyse Analyse von Auftragsvergaben Definition des Untersuchungsumfangs Durchgeführte Untersuchungshandlungen Feststellungen Schlussfolgerung Empfehlung Ausführende Erklärungen zu ausgewählten Themen der Auftragsvergabe Anhang EY 2

3 1 Zusammenfassung der Feststellungen Der Verwaltungsrat der Basler Verkehrsbetriebe ( BVB ) hat die Ernst & Young AG ( EY ) beauftragt, die im Jahre 2013 geltenden Prozesse und Kompetenzregelungen des Beschaffungswesens der BVB zu analysieren. Weiter sollte für die Auftragsvergaben der BVB mit Vertragsabschluss im Jahr 2013 (auf Basis der Kreditorenumsätze 1 im Jahr 2013 über CHF inkl. MwSt.) untersucht werden, ob bei den Vergaben das gemäss gesetzlicher Vorschriften vorgegebene Vergabeverfahren angewendet wurde. Prozessanalyse Gesprächen mit den Bereichsleitern der BVB und der Abteilung Legal & Compliance zufolge, gab es im Jahr 2013 noch keinen formellen Prozess (z.b. Prozessbeschreibung, Vergaberichtlinie) für die Abwicklung von Vergaben bei den BVB. Jeder Bereich hat die Vergaben meist unkoordiniert und ohne Abstimmung mit den anderen Bereichen durchgeführt. Von den BVB wurden im Jahr 2014 verschiedene Bestrebungen unternommen, den Prozess für die Auftragsvergaben besser zu organisieren. Dies beinhaltet u.a. den Erlass einer allgemeingültigen Vergaberichtlinie im Jahr 2014, das Einsetzen der Funktion Legal & Compliance im Jahr 2012 und das Festlegen von Prozessen. Analyse von Auftragsvergaben Im Rahmen unserer Analysen wurden die Auftragsvergaben von insgesamt 131 Kreditoren mit Auftragsvergabe im Jahr 2013 untersucht, die einen Umsatz von über CHF inkl. MwSt. ausweisen. Diese 131 Kreditoren weisen im Jahr 2013 einen Gesamtumsatz von CHF 91'068'573 exkl. MwSt. aus. Im Zusammenhang mit der Analyse sei vorab angemerkt, dass bei den einzelnen Kreditoren die Buchungen, welche aufgrund mangelnder Informationen nicht eindeutig verschiedenen, klar abzugrenzenden Aufträgen zugeordnet werden konnten, in ihrer Gesamtheit als eine Auftragsvergabe behandelt wurden. Hätten wir eine genaue Aufteilung der Kreditoren-Buchungen in verschiedene Auftragsvergaben vornehmen können, würde das unten genannte Resultat der Beurteilung der Auftragsvergaben gegebenenfalls anders ausfallen. 1 Umsatz bedeutet Kreditorenrechnungen EY 3

4 Anzahl Kreditoren 2013 Kreditoren mit Auftragsvergaben unter Betrachtung der Schwellenwerte des jeweils einschlägigen Beschaffungsgesetzes 57 Kreditoren mit Auftragsvergaben ohne Betrachtung der Schwellenwerte des jeweils einschlägigen Beschaffungsgesetzes Kreditoren mit Auftragsvergaben, bei denen aufgrund der vorliegenden Dokumentation keine abschliessende Beurteilung möglich war Kreditoren mit Auftragsvergaben, die nicht in den objektiven Geltungsbereich des Beschaffungsgesetzes fallen Kreditorenumsätze 2013 (Mio. CHF exkl. MwSt.) Kreditoren mit Auftragsvergaben unter Betrachtung der Schwellenwerte des jeweils einschlägigen Beschaffungsgesetzes Kreditoren mit Auftragsvergaben ohne Betrachtung der Schwellenwerte des jeweils einschlägigen Beschaffungsgesetzes Kreditoren mit Auftragsvergaben, bei denen aufgrund der vorliegenden Dokumentation keine abschliessende Beurteilung möglich war Kreditoren mit Auftragsvergaben, die nicht in den objektiven Geltungsbereich des Beschaffungsgesetzes fallen - Bei 57 Kreditoren (mit einem Gesamtumsatz von CHF 27'336'964 exkl. MwSt. im Jahr 2013) erfolgten die Auftragsvergaben unter Berücksichtigung der Schwellenwerte des jeweils einschlägigen Beschaffungsgesetzes. Dabei wurden die folgenden Verfahren angewendet: EY 4

5 o Freihändiges Verfahren bei 45 Kreditoren o Einladungsverfahren bei 5 Kreditoren o Offenes Verfahren bei 3 Kreditoren o GATT/WTO Verfahren bei 4 Kreditoren - Bei 53 Kreditoren (mit einem Gesamtumsatz von CHF 25'301'192 exkl. MwSt. im Jahr 2013) erfolgte die Auftragsvergaben ohne Berücksichtigung der Schwellenwerte des jeweils einschlägigen Beschaffungsgesetzes. Diese können wie folgt gegliedert werden: o Anstatt des offenen oder selektiven Verfahrens wurde bei 33 Kreditoren das freihändige, und bei 3 zusätzlichen Kreditoren das Einladungsverfahren angewendet. o Anstatt des Einladungsverfahrens wurde bei 17 Kreditoren das freihändige Verfahren angewendet. - Bei 13 Kreditoren (mit einem Gesamtumsatz von CHF 19'549'165 exkl. MwSt. im Jahr 2013) war eine abschliessende Beurteilung des angewendeten Vergabeverfahrens aufgrund der vorliegenden Dokumentation nicht möglich, auch nachdem wir weitere Unterlagen bei den jeweiligen Bereichen angefordert hatten. - Die Auftragsvergaben an 8 Kreditoren (mit einem Gesamtumsatz von CHF 18'881'252 exkl. MwSt. im Jahr 2013) fallen nicht in den objektiven Geltungsbereich der beschaffungsrechtlichen Bestimmungen resp. des Beschaffungsgesetzes, da es nur einen Anbieter gibt oder eine Ausschreibung nach Beschaffungsgesetz nicht möglich ist. - Wir haben keine Aufteilung von Aufträgen auf mehrere Kreditoren identifiziert, die zwecks Umgehung gesetzlicher Schwellenwerte vorgenommen wurden. Mit freundlichen Grüssen Ernst & Young AG Dr. Michael Faske Partner Friedemann Böcking Senior Manager EY 5

6 2 Auftrag 2.1 Ausgangslage Die Basler Verkehrsbetriebe (nachfolgend BVB ) sind das Verkehrsunternehmen des Kantons Basel-Stadt. Sie betreiben das Basler Tramnetz sowie den städtischen Autobusverkehr. Die BVB haben Hinweise erhalten, dass bei der Auftragsvergabe an Drittunternehmen möglicherweise die Vergabeprozesse nicht richtig eingehalten wurden. In diesem Zusammenhang hatten die BVB bereits erste interne Untersuchungen angestrengt. Mit der Beauftragung von EY beabsichtigten die BVB, die angestossenen Untersuchungen zu vertiefen. Insbesondere sollte identifiziert werden, ob die Prozesse für die Vergabe von Aufträgen angemessen sind und die jeweiligen Auftragsvergaben gemäss den bestehenden gesetzlichen Bestimmungen erfolgten. 2.2 Gegenstand des Auftrages Mit Auftragsschreiben vom 18. Dezember 2013 hat der Verwaltungsrat der Basler Verkehrsbetriebe, Claragraben 55, 4058 Basel die Ernst & Young AG, Maagplatz 1, 8005 Zürich (nachfolgend EY ), beauftragt, die im oben beschriebene Untersuchung durchzuführen. Das Auftragsschreiben inklusive der schriftlich vereinbarten Anpassungen des Untersuchungsumfanges umfasst ausschliesslich die nachfolgenden Untersuchungshandlungen für die Periode vom 01. Januar 2013 bis 31. Dezember 2013: - Analyse der im Jahre 2013 geltenden Prozesse und Kompetenzregelungen bei den BVB, welche die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen im Beschaffungswesen gewährleisten sollen. - Untersuchung der Auftragsvergaben im Jahr 2013 in Hinsicht auf die Einhaltung rechtlicher Vorgaben, Prozesse und Kompetenzregelungen. Gemäss Anpassung des Untersuchungsumfanges wurde mit dem Auftraggeber vereinbart, dass als Basis für die Untersuchung der Auftragsvergaben die Kreditoren mit einem Umsatz gemäss SAP Buchhaltungssystem der BVB über CHF inklusive Mehrwertsteuer (niedrigster gesetzlicher Schwellenwert für freihändiges Verfahren bei Lieferungen) im Jahr 2013 berücksichtigt werden sollen. - Identifizieren von Auftragsaufteilungen zur möglichen Umgehung von gesetzlichen Schwellenwerten (z.b. Aufteilung eines Auftrages an einen Kreditor in mehrere kleine Aufträge an verschiedene Kreditoren. Explizit vom Auftrag ausgeschlossen wurden gemäss Absprache mit dem Auftraggeber die Untersuchung der Auftragsvergaben in Jahren vor Ebenso wurden Vergaben von der Untersuchung ausgeschlossen, die bereits im Vorfeld untersucht worden sind (z.b. durch die Finanzkontrolle). EY 6

7 3 Prozessanalyse Die für die Auftragsvergaben relevanten gesetzlichen Bestimmungen und Anforderungen mit den zu beachtenden Schwellenwerten und möglichen Ausnahmetatbeständen werden nachfolgend dargelegt. Diese Ausführungen basieren auf in 2014 neu eingeführten Vergaberichtlinie der BVB und dazu ausführenden Informationen aus einem Interview mit dem externen Rechtsanwalt, den die BVB bei vergaberechtlichen Fragen beizieht und der bei der Erstellung der neuen Vergaberichtlinie der BVB mitgewirkt hat. In Interviews mit den Bereichsleitern und den Controllern der Bereiche Betrieb, Corporate Services, Infrastruktur, Markt, Technik und Unternehmensentwicklung am 29. und 30. Januar 2014 wurden der Beschaffungsprozess der BVB erläutert und die internen Richtlinien identifiziert. Auf diesen Interviews basierend erfolgte eine Beurteilung der von den Bereichen der BVB jeweils angewendeten Prozesse hinsichtlich der gesetzlichen Grundlagen. Unsere Feststellungen für die Prozessanalyse basieren auf den Informationen aus den Interviews und den uns von den BVB physisch und/oder elektronisch zur Verfügung gestellten Dokumenten (z.b. Vergaberichtlinie, Prozessbeschreibungen) welche im Rahmen der Projektdurchführung einverlangt wurden. 3.1 Gesetzliche Grundlagen Geltungsbereich Die Analyse der gesetzlichen Grundlagen wurde durch einen externen Rechtsanwalt durchgeführt, den die BVB bei vergaberechtlichen Fragen beizieht und der die BVB bei der Erstellung der Vergaberichtlinie unterstützt hat. In diesem Kapitel werden die wesentlichen Feststellungen des externen Anwaltes zusammengefasst. 2 Die BVB unterstehen als öffentlich-rechtliche Anstalt, die sich zu 100 Prozent im Besitz des Kantons Basel-Stadt befindet, den einschlägigen Bestimmungen des öffentlichen Beschaffungsrecht. Für Aufträge, die aufgrund ihres Auftragswertes (siehe nachfolgende Tabelle 1) im sogenannten Staatsvertragsbereich (sog. GATT/WTO) vergeben werden gilt das GATT/WTO-Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen (nachfolgend GPA ) sowie das bilaterale Abkommen der Europäischen Gemeinschaft und der Schweizerischen Eidgenossenschaft über bestimmte Aspekte des öffentlichen Beschaffungswesens (nachfolgend bilatabk CH/EU ). Bei Auftragsvergaben unter einem gewissen Auftragswert (siehe nachfolgende Tabelle 1) findet die Beschaffung grundsätzlich im Nicht-Staatsvertragsbereich statt. Im Nicht-Staatsvertragsbereich kommen die Bestimmungen des Beschaffungsgesetz des Kantons Basel-Stadt (nachfolgend BeG ) und die dazugehörige 2 Bewertungen bezüglich gesetzlichen Grundlagen werden von EY nicht vorgenommen EY 7

8 Beschaffungsverordnung (nachfolgend VöB ) zur Anwendung (siehe nachfolgende Tabelle 2). Anwendbare Schwellenwerte Die anzuwendenden Schwellenwerte für die Verfahrenswahl der Auftragsvergaben sind für den Staatsvertragsbereich im GPA respektive im bilatabk CH/EU geregelt. Die Interkantonale Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen (nachfolgend IVöB ) regelt in Anhang 2 die Schwellenwerte und Verfahren im von Staatsverträgen nicht erfassten Bereich. Tabelle 1: Schwellenwerte und Verfahren im Staatsvertragsbereich Verfahrensarten Lieferung (Auftragswert CHF exkl. MwSt.) Dienstleistungen (Auftragswert CHF exkl. MwSt.) Freihändige Vergabe Offenes/selektives Verfahren Nur ausnahmsweise gem. 19 BeG Nur ausnahmsweise gem. 19 BeG Bauarbeiten (Auftragswert CHF exkl. MwSt.) Nur ausnahmsweise gem. 19 oder in Anwendung der sog. Bagatellklausel Art. 7 Abs. 2 IVöB i.v.m. 13 Abs. 2 VöB ab ab ab Tabelle 2: Schwellenwerte und Verfahren im von Staatsverträgen nicht erfassten Bereich Verfahrensarten Lieferung (Auftragswert Dienstleistungen (Auftragswert CHF Bauarbeiten (Auftragswert CHF exkl. MwSt.) CHF exkl. MwSt.) exkl. MwSt.) Baunebengewerbe Bauhauptgewerbe Freihändige Vergabe unter unter unter unter Einladungsverfahren unter unter unter unter Offenes/selektives Verfahren ab ab ab ab Da die Auftragsvergaben der BVB im Jahr 2013 hauptsächlich im Nicht- Staatsvertragsbereich stattfanden, betrachten wir im Folgenden in zusammengefasster Form die für unseren Auftrag wichtigsten gesetzlichen Grundlagen zu den Vergaben im Nicht-Staatsvertragsbereich. Auftragsarten im Nicht-Staatsvertragsbereich Wie aus Tabelle 2 ersichtlich ist, wird bei den Auftragsvergaben zwischen Lieferung, Dienstleistung und Bauarbeiten (Baunebengewerbe sind die tragenden Arbeiten eines Bauwerks und Bauhauptgewerbe sind alle übrigen Arbeiten) unterschieden (Art. 6 Abs. 2 IVöB). Grundsätzlich können vier Vergabeverfahren zur Anwendung gelangen: das offene Verfahren, das selektive Verfahren, das Einladungsverfahren und das Freihändige Verfahren ( 12 BeG). EY 8

9 Das offene Verfahren erfolgt durch öffentliche Ausschreibung, aufgrund der alle Anbietenden ein Angebot einreichen können. Beim selektiven Verfahren werden in einem ersten Schritt aufgrund einer öffentlichen Ausschreibung Bewerber auf ihre Eignung hin überprüft und die geeigneten Bewerber mittels Verfügung bestimmt. Diese können in einem zweiten Schritt ein konkretes Angebot einreichen. Beim Einladungsverfahren (ohne öffentliche Ausschreibung) erfolgt eine Einladung zur Offerten-Abgabe durch die Vergabestelle an durch diese bestimmte Anbietende (gesetzliche festgelegte Mindestzahl für Einzuladende). Beim Freihändigen Verfahren erfolgt eine direkte Beauftragung an einen einzigen Anbietenden, ohne dass eine öffentliche Ausschreibung durchgeführt wurde und zusätzliche Offerten eingeholt wurde. Das zu wählende Verfahren hängt grundsätzlich von dem vorgesehenen Schwellenwert ab. Dieser bestimmt sich aufgrund des geschätzten Auftragswertes des zu vergebenden Auftrages. ( 14 ff. BeG) Bestimmung des Auftragswerts Als massgeblicher Auftragswert gilt der Wert des einzelnen Auftrages ohne Mehrwertsteuer ( 14 VöB). Ein Auftrag darf nicht in der Absicht aufgeteilt werden, die Anwendbarkeit des Gesetzes zu umgehen ( 13 Abs. 2 BeG). Werden mehrere gleichartige Liefer- oder Dienstleistungsaufträge vergeben oder wird ein Liefer- oder Dienstleistungsauftrag in mehrere gleichartige Einzelaufträge (Lose) unterteilt, gilt als Auftragswert: - entweder der tatsächliche Gesamtwert der während der letzten zwölf Monate vergebenen Aufträge oder - der geschätzte Wert von wiederkehrenden Aufträgen im Geschäftsjahr oder in den zwölf Monaten, die dem Erstauftrag folgen ( 15 Abs. 1 VöB). Enthält der Auftrag eine Option auf Folgeaufträge, so ist der Gesamtwert inkl. der Option auf Folgeaufträge massgebend ( 15 Abs. 2 VöB). Für Liefer- und Dienstleistungsverträge (z.b. Leasing, Miete), sowie für Aufträge, die nicht ausdrücklich einen Gesamtpreis vorsehen, gilt als Auftragswert - bei Verträgen mit bestimmter Dauer der geschätzte Gesamtwert für die Laufzeit des Vertrages, soweit diese bis zu zwölf Monaten beträgt oder der Gesamtwert einschliesslich des geschätzten Restwertes, wenn die Laufzeit länger als zwölf Monate dauert; - bei Verträgen mit unbestimmter Laufzeit die monatliche Rate multipliziert mit 48 ( 15 Abs. 3 VöB). EY 9

10 Voraussetzungen für die Anwendung des Freihändigen Verfahrens Das Beschaffungsgesetz sieht in 19 lit. a) bis h) in sog. Ausnahmetatbeständen vor, dass der Auftrag freihändig vergeben werden kann, wenn unter anderem (nicht abschliessende Aufzählung) - der geschätzte Auftragswert den Schwellenwert für ein anderes Verfahren nicht erreicht ( 19 lit. a); - bestehende Anlagen und Materialien aus nicht vorhersehbaren Gründen erweitert, instand gehalten oder repariert werden müssen ( 19 lit. e); - durch den Wechsel einer Anbieterin oder eines Anbieters die Austauschbarkeit (Kompatibilität) mit bestehenden Anlagen und Materialien nicht mehr gewährleistet ist ( 19 lit. f); - es sich um einen Zuschlag handelt, der der Gewinnerin oder dem Gewinner eines Wettbewerbes erteilt wird, soweit dieser die Weiterbearbeitung eines urheberrechtlich geschützten Projektes zum Gegenstand hat ( 19 lit. g); - eine Beschaffungsstelle Prototypen oder eine Erstanfertigung oder Dienstleistung kauft, die auf ihr Ersuchen für einen bestimmten Forschungs-, Versuchs-, Studienoder Neuentwicklungsauftrag oder in dessen Verlauf entwickelt werden ( 19 lit. h). 3.2 Interne Richtlinien und Bestimmungen In den mit den Bereichsleitern und Controllern sowie der Abteilung Legal & Compliance geführten Interviews wurde uns mitgeteilt, dass es im Jahr 2013 keinen formell gültigen Prozess für die Auftragsvergaben der BVB gab. Die gesetzlichen Bestimmungen seien den jeweiligen Bereichen grundsätzlich bekannt gewesen, für deren Einhaltung habe jedoch kein standardisierter Prozess existiert. Jeder Bereich hätte gewisse Arbeitsabläufe und Vorlagen für sich selber entwickelt und die Auftragsvergaben sei meist unabhängig von den anderen Bereichen durchgeführt worden. Die Vergabe von Aufträgen sei durch den jeweiligen Bereichsleiter und Bereichs-Controller überwacht worden, es habe aber kein BVB-gesamthaftes Controlling über den Prozess gegeben (es existierte z.b. keine Übersichtsliste mit Verträgen zu den Auftragsvergaben). Grosse Investitionsprojekte (z.b. zur Beschaffung von Trams oder Bussen) seien meistens an der Geschäftsleitungs- oder Verwaltungsratssitzung besprochen worden und die Auftragsvergabe teilweise mit der Unterstützung von externen Spezialisten (z.b. Rechtsanwälten) durchgeführt worden. EY 10

11 3.3 Analyse der Prozesse hinsichtlich der gesetzlichen Bestimmungen und internen Richtlinien Da es im Jahr 2013 keine formell dokumentierten Beschaffungsrichtlinien bei den BVB gab, kann eine Analyse von möglichen Abweichungen zwischen den Anforderungen und den gesetzlichen Bestimmungen nicht vorgenommen werden. Gemäss Informationen aus den Interviews mit den Bereichsleitern und Controllern sowie der Abteilung Legal & Compliance seien von den BVB Bestrebungen unternommen worden, den Prozess für die Auftragsvergaben besser zu organisieren und zudem wurde im Januar 2014 eine allgemeingültige Vergaberichtlinie zu erlassen. Die Neuerungen beinhalte folgende Massnahmen: - Erlass einer Vergaberichtlinie welche die gesetzlichen Vorschriften erläutert - Einsetzen einer Legal & Compliance Abteilung - Festlegen von Prozessen (u.a. Materialbewirtschaftungsprozess, Integriertes Management System), Erstellung von Vorlagen für Ausschreibungsdokumente (z.b. Musterdossiers, Standardverträge) und Vertragsverwaltung (zentrale Aufbewahrung von Originalverträgen im Bereich Corporate Services) - Vertragsmanagement Modul im SAP zur elektronischen Erfassung von wichtigen Verträgen 3.4 Schlussfolgerung und Empfehlung bezüglich Prozessanalyse Es wurden seitens der BVB verschiedene Massnahmen getroffen, um den Beschaffungsprozess zu formalisieren und standardisieren. Da diese Massnahmen im Jahr 2013 entweder nicht formell dokumentiert oder noch nicht eingeführt waren konnten wir keine Abweichungsanalyse durchführen. Die im Januar 2014 vom Verwaltungsrat verabschiedete Vergaberichtlinie ist das zentrale Dokument für die zukünftigen Auftragsvergaben der BVB. Für eine praktische Umsetzung empfehlen wir weitere Ausführungen zu praxisbezogenen Beispielen (z.b. häufig vorkommende Fragestellungen) aus dem Beschaffungsprozess. Es liegt bei der Ausführung des Prozesses viel Argumentationsspielraum vor. Diese Tatsache erfordert bei den involvierten Parteien gute Kenntnisse der gesetzlichen Bestimmungen und der internen Vorgaben. Ein nahes Einbinden der Abteilung Legal & Compliance in den Beschaffungsprozess ist daher zu empfehlen. Anhand von Vorlagen, die für alle Bereiche der BVB gültig sind (z.b. Evaluationsbericht für Offerten, Evaluationskriterien, Checklisten etc.), kann eine nachvollziehbare und einheitliche Vergabepolitik unterstützt werden. Zudem bietet ein vollständiges und nachvollziehbar dokumentiertes Vertragsdossier (z.b. lückenlose Liste mit laufenden Vertragsnummern, Vertragspartner, Vertragsinhalt, EY 11

12 Vertragsdauer, Vertragsvolumen, Hinweisen zu Vertragsverlängerungen, Art der Beschaffung, gewähltes Verfahren) Sicherheit im Falle von Fragen zu Vertragsvergaben. Ferner empfiehlt es sich, formelle Kontrollen im Beschaffungsprozess zu implementieren, wie z.b. eine zentrale Freigabe von Auftragsvergaben sämtlicher Bereiche, klar definierte Zuständigkeiten und Kompetenzen für Beschaffungen und das periodische Controlling der Umsatzvolumen pro Kreditor. Um zusätzliche Sicherheit zu schaffen, sollten gegebenenfalls die zuständigen Mitarbeiter der Bereiche bezüglich Vergabeverfahren geschult und sensibilisiert werden. EY 12

13 4 Analyse von Auftragsvergaben Die Untersuchung der Auftragsvergaben erfolgte hinsichtlich der entsprechenden Wahl des Vergabeverfahrens vor dem Hintergrund der gesetzlichen Bestimmungen. Des Weiteren analysierten wir die wirtschaftlichen Zusammenhänge der Auftragsvergaben (Aufteilung eines Auftrages an einen Anbieter auf mehrere kleine Aufträge). Es erfolgte keine materielle Analyse der Abwicklung der Beschaffungsverfahren (z.b. Einhaltung von Fristen, Vollständigkeit der erhaltenen Unterlagen) oder der erbrachten Leistungen. Unsere Feststellungen zur Analyse der Vergabe von Aufträgen basieren auf den uns von den BVB physisch und/oder elektronisch zur Verfügung gestellten Dokumenten (z.b. Offerte, Evaluation, Vertrag, Rechnung, Bestellung), welche im Rahmen der Projektdurchführung angefragt wurden. Des Weiteren haben wir Bereichsleiter und Controller der jeweiligen Bereiche (Betrieb, Corporate Services, Direktion, Infrastruktur, Markt, Technik und Unternehmensentwicklung) zu einzelnen Auftragsvergaben befragt. 4.1 Definition des Untersuchungsumfangs Den uns gegenüber gemachten Angaben zufolge liegt bei den BVB keine zentrale Übersicht aller Auftragsvergaben für das Jahr 2013 vor. Vor diesem Hintergrund wurde mit dem Auftraggeber vereinbart, dass als Basis für unsere Untersuchung die Kreditorenumsätze aus dem SAP Buchhaltungssystem der BVB im Jahr 2013 dienen sollten. Davon wurden die Auftragsvergaben aller Kreditoren mit einem Umsatztotal von CHF (inkl. MwSt.) berücksichtigt. Das Beschaffungsgesetz sieht ab diesem Schwellenwert (exkl. MwSt.) bei Lieferungen grundsätzlich keine freihändige Vergabe mehr vor (siehe Tabelle 2 in Kapitel 3.1 Gesetzliche Grundlagen). Die von der Abteilung Controlling zu Verfügung gestellten Kreditoren-Buchungen aus dem SAP Buchhaltungssystem weisen für das Jahr 2013 Umsätze von insgesamt 1'799 Kreditoren aus, die wir als Basis für die Analyse der Auftragsvergaben berücksichtigt haben. Darin enthalten sind 148 Kreditoren mit einem Umsatz über CHF (inkl. MwSt.). Zusätzlich zu den 148 Kreditoren haben wir einen Kreditor mit Vertragsabschluss im Jahr 2013 identifiziert, für den noch kein Umsatz im Jahr 2013 realisiert wurde. Der Untersuchungsumfang unserer Tätigkeiten umfasst somit die Auftragsvergaben von insgesamt 149 Kreditoren. Der Gesamtumsatz dieser 148 Kreditoren beträgt im Jahr 2013 insgesamt CHF (Auflistung der untersuchten Kreditoren siehe Anhang 1). In der Untersuchung nicht berücksichtigt sind Auftragsvergaben, die vor oder nach dem Jahr 2013 erfolgt sind, auch wenn diese z.b. durch jährliche stillschweigende Vertragsverlängerungen oder durch vertraglich vereinbarte Ersatzteilbestellungen bis in das Jahr 2013 hineinreichen und für das Jahr 2013 Kreditorenumsätze ausweisen. EY 13

14 Den uns gegenüber gemachten Angaben der Bereichsleiter zufolge teilen sich die Kreditoren im Wesentlichen auf folgende Bereiche auf: Tabelle 3: Kreditoren aufgeteilt nach Bereich Bereich Anzahl Kreditoren Betrieb 3 Corporate Services 44 Direktion 2 Infrastruktur 57 Markt 13 Technik 28 Unternehmensentwicklung 2 Total Kreditoren aller Bereiche Durchgeführte Untersuchungshandlungen 1. Aufteilung der Kreditorenumsätze nach Aufträgen Ein Kreditor kann Umsätze von einer oder mehreren Auftragsvergaben enthalten. Vor diesem Hintergrund haben wir in einem ersten Schritt die Buchungen jedes einzelnen der 149 Kreditoren nach Aufträgen aufgeteilt. In Übereinstimmung mit dem Auftraggeber wurden Kreditoren, bei denen die einzelnen Kreditorenumsätze nicht eindeutig verschiedenen, klar abzugrenzenden Aufträgen zugeordnet werden konnten, in ihrer Gesamtheit als eine Auftragsvergabe behandelt. Hätten wir eine genaue Aufteilung der Kreditoren-Buchungen in verschiedene Auftragsvergaben vornehmen können, würden die unten genannten Feststellungen der Beurteilung der Auftragsvergaben gegebenenfalls anders ausfallen. 2. Identifizieren der Auftragsvergaben im Jahr 2013 Auf Basis der von den Bereichsleitern zu Verfügung gestellten Unterlagen haben wir in einem zweiten Schritt analysiert, ob die jeweilige Auftragsvergabe das Jahr 2013 betrifft. Wenn ein Vertrag vorhanden war, haben wir das Datum des Vertragsabschlusses als Indikation des Jahres verwendet. In den Fällen, wo kein Vertrag vorlag, haben wir die Hinweise aus den sonstigen zu Verfügung gestellten Unterlagen verwendet (z.b. Bestellung für ein Projekt im Jahr 2013). 3. Untersuchung der Auftragsvergaben im Jahr 2013 In einem dritten Schritt wurde bei den das Jahr 2013 betreffenden Auftragsvergaben die Wahl des Vergabeverfahrens hinsichtlich der gesetzlichen Schwellenwerte analysiert. Eine Auftragsvergabe kann entweder schriftlich (mittels Vertrag) oder in nicht schriftlicher Form (z.b. mündliche Bestellung) erfolgen. Bei Auftragsvergaben mit einem schriftlichen Vertrag haben wir einen Abgleich der vertraglich vereinbarten Kosten mit den gesetzlichen Schwellenwerten durchgeführt. Bei Auftragsvergaben EY 14

15 ohne schriftlichen Vertrag haben wir die jeweiligen Kreditorenumsätze der Aufträge mit den gesetzlichen Schwellenwerten abgeglichen. Unter gewissen Voraussetzungen (siehe Abschnitt 3.1 Gesetzliche Grundlagen) kann, obwohl der Schwellenwert für das Einladungsverfahren, bzw. das offene oder selektive Verfahren erreicht ist, das freihändige Verfahren ohne öffentliche Ausschreibung angewendet werden. In diesem Fall spricht man von einem sogenannten Ausnahmetatbestand. Falls durch die BVB bei der Auftragsvergabe ein Ausnahmetatbestand angewendet wurde, haben wir die Anwendung anhand der zu Verfügung gestellten Unterlagen (z.b. Pflichtenheft, Dokumentation über Versuchsdurchführung, Kommunikation mit der Abteilung Legal & Compliance) untersucht. 4. Weitere Schritte bezüglich möglicher Unregelmässigkeiten Bei der Vergabe von Aufträgen kann es zu Unregelmässigkeiten kommen, wenn z.b. Aufträge mit der Absicht unter einem gesetzlichen Schwellenwert zu bleiben in verschiedene kleine Aufträge gestückelt werden. Mit dem ersten Schritt (siehe Seite Aufteilung der Kreditorenumsätze nach Aufträgen ) haben wir berücksichtigt, dass solche Aufträge in ihrer Gesamtheit in die Untersuchung miteinbezogen wurden. Eine weitere Möglichkeit Schwellenwerte zu umgehen, ist die Verteilung von Umsätzen auf mehrere Kreditoren mit dem gleichen Namen. Diesbezüglich haben wir die Kreditoren dahingehend untersucht, ob Kreditoren mit gleichem Namen unter verschiedenen Kreditorennummern existieren. Zusätzlich haben wir im Rahmen der Untersuchung der Anwendung der Ausnahmetatbestände analysiert, ob womöglich die Ausgangslage anders dargestellt wurde (z.b. vorgeschobene Dringlichkeit, technische Expertise des Anbietenden), um eine Ausnahmeregelung für eine freihändige Auftragsvergabe anzuwenden. EY 15

16 4.3 Feststellungen Wie oben bereits erwähnt, enthält der Untersuchungsumfang 149 Kreditoren. Drei Kreditoren (Kreditor Nr. Nr. und Nr. betreffen die Auftragsvergaben von zwei unterschiedlichen Bereichen der BVB. Daher werden die Feststellungen zu diesen Kreditoren separat dargestellt. Somit zählen die Feststellungen insgesamt 152 Kreditoren, die einen Gesamtumsatz von CHF exkl. MwSt. im Jahr 2013 ausweisen. Bei 21 dieser 151 Kreditoren mit einem Gesamtumsatz von CHF exkl. MwSt. im Jahr 2013 liegt ein Vertragsabschluss vor dem Jahr 2013 zugrunde. Daher wurden diese Auftragsvergaben vereinbarungsgemäss nicht untersucht. Eine Auflistung der 21 Kreditoren in Anhang 2 dargestellt. Somit wurden die Auftragsvergaben von insgesamt 131 Kreditoren mit einem Gesamtumsatz im Jahr 2013 von CHF exkl. MwSt. untersucht. Die nachfolgend dargestellten Kreditorenumsätze im Jahr 2013 verstehen sich alle exkl. MwSt. und basieren nicht auf Vertragswerten, da uns nicht zu allen Auftragsvergaben schriftliche Verträge vorlagen. In der nachfolgenden Tabelle sind unsere Feststellungen zusammengefasst: Tabelle 4: Übersicht der Feststellungen Feststellungen A B C D Kreditoren mit Auftragsvergaben unter Einhaltung der Schwellenwerte des jeweils einschlägigen Beschaffungsgesetzes Kreditoren mit Auftragsvergaben ohne Einhaltung der Schwellenwerte des jeweils einschlägigen Beschaffungsgesetzes Kreditoren mit Auftragsvergaben, bei denen aufgrund der vorliegenden Dokumentation keine abschliessende Beurteilung möglich war Kreditoren mit Auftragsvergaben, die nicht in den objektiven Geltungsbereich des Beschaffungsgesetzes fallen Anzahl Kreditoren Umsatz in 2013 exkl. MwSt. in CHF '336' '301' '549' '881'252 Total untersuchte Kreditoren '068'573 3 Bemerkung: Mit Umsatz ist nicht das Vertragsvolumen gemeint EY 16

17 Zu A: Kreditoren mit Auftragsvergaben unter Einhaltung der Schwellenwerte des jeweils einschlägigen Beschaffungsgesetzes Bei 57 Kreditoren (mit einem Gesamtumsatz von CHF exkl. MwSt. im Jahr 2013) erfolgte die Auftragsvergabe unter Einhaltung der Schwellenwerte des Beschaffungsgesetzes. Dabei wurden die folgenden Verfahren angewendet: - Freihändiges Verfahren bei 45 Kreditoren - Einladungsverfahren bei 5 Kreditoren - Offenes Verfahren bei 3 Kreditoren - GATT/WTO Verfahren bei 4 Kreditoren Bei den 45 Kreditoren, bei welchen für die Vergabe der Aufträge das freihändige Verfahren angewendet wurde, sind die Umsätze bei 33 Kreditoren im Jahr 2013 unter dem gesetzlichen Schwellenwert für ein offenes-, selektives- oder Einladungsverfahren. Daher ist die Anwendung des freihändigen Verfahrens nicht zu beanstanden. Zusätzlich konnten bei sieben (7) der untersuchten Kreditoren die Auftragsvergaben unter Schritt 1 (siehe Seite Aufteilung der Kreditorenumsätze nach Aufträgen ) eindeutig verschiedenen, klar abzugrenzenden Aufträgen zugeordnet werden. Die Auftragsvergaben der sieben (7) Kreditoren sind hinsichtlich der gesetzlichen Schwellenwerte nicht zu beanstanden. Ein Ausnahmetatbestand zur Anwendung des freihändigen Verfahrens gemäss 19 lit. a) bis h) des Beschaffungsgesetzes konnte bei den Auftragsvergaben von weiteren fünf (5) Kreditoren anhand der zu Verfügung gestellten Unterlagen nachvollzogen werden. Eine Auflistung der 57 Kreditoren ist in Anhang 3 dargestellt. Zu B: Kreditoren mit Auftragsvergaben ohne Einhaltung der Schwellenwerte des jeweils einschlägigen Beschaffungsgesetzes Bei 53 Kreditoren (mit einem Gesamtumsatz von CHF 25'301'192 exkl. MwSt. im Jahr 2013) wurde bei den Auftragsvergaben nicht das gemäss Beschaffungsgesetz vorgesehene Verfahren angewendet, obwohl der jeweilige gesetzliche Schwellenwert für die relevante Beschaffungsart überschritten wurde. Diese können wie folgt gegliedert werden: - Anstatt des offenen oder selektiven Verfahrens wurde bei 33 Kreditoren das freihändige, und bei drei (3) Kreditoren das Einladungsverfahren angewendet. - Anstatt des Einladungsverfahrens wurde bei 17 Kreditoren das freihändige Verfahren angewendet. EY 17

18 Eine Auflistung der 53 Kreditoren ist in Anhang 4 dargestellt. Die häufigsten Feststellungen bei den Kreditoren mit Auftragsvergaben ohne Einhaltung der Schwellenwerte des Beschaffungsgesetzes waren: - Bei 17 der 53 Kreditoren wurde angegeben, dass ein Ausnahmetatbestand gemäss 19 lit. a) bis h) des Beschaffungsgesetzes angewendet wurde. Um dies nachvollziehen zu können, muss der Sachverhalt eindeutig einem Ausnahmetatbestand zugeordnet werden können. Dies konnte anhand der vorliegenden Informationen (z.b. Memo zur Anwendung des Ausnahmetatbestandes, Hintergrundinformationen aus den Befragungen) nicht nachvollzogen werden. Weiterführende Informationen zur Anwendung des Ausnahmetatbestandes siehe Kapitel 4.6 Ausführende Erklärungen zu ausgewählten Themen der Auftragsvergabe. - Obwohl bei sieben (7) Kreditoren der Wert der Auftragsvergabe die gesetzlichen Schwellenwerte überschritt, wurde der Auftrag frei bzw. in einem modifizierten Einladungsverfahren vergeben. Diese Kreditoren wurden in der Vergangenheit von den BVB durch Rahmenverträge in eine ständige Liste aufgenommen. Weitere Auftragsvergaben an diese Kreditoren wurden in Folge ungeachtet ihrer Höhe freihändig vergeben. Rahmenverträge sind auszuschreiben, falls der Wert möglicher Einzelbestellungen zusammengerechnet den Schwellenwert des Ausschreibungsverfahrens erreicht. Wir haben weitere Unterlagen dazu angefordert und konnten die ordentliche Vergaben der Rahmenverträge gemäss Beschaffungsgesetz nicht nachvollziehen. Zudem bedeutet eine Aufnahme in eine ständige Liste nicht, dass Folgeaufträge oberhalb des Schwellenwertes für eine freihändige Vergabe ohne Ausschreibung vergeben werden dürfen. Weiterführende Informationen zu Rahmenverträgen und ständigen Listen sind in Kapitel 4.6 Ausführende Erklärungen zu ausgewählten Themen der Auftragsvergabe zu finden. Zu C: Kreditoren mit Auftragsvergaben, bei denen aufgrund der vorliegenden Dokumentation keine abschliessende Beurteilung möglich war Bei 13 Kreditoren (mit einem Gesamtumsatz von CHF 19'549'165 exkl. MwSt. im Jahr 2013) war eine abschliessende Beurteilung des angewendeten Vergabeverfahrens nicht möglich, auch nachdem wir weitere Unterlagen bei den jeweiligen Bereichen angefordert hatten. Folgende Gründe führen zu dieser Feststellung: - Bei elf (11) Kreditoren, bei denen unterschiedliche Verfahren angewendet wurden, konnte aufgrund der zu Verfügung gestellten Dokumentation eine abschliessende Beurteilung des angewandten Verfahrens nicht vorgenommen werden. Für eine korrekte Beurteilung wären zusätzliche Dokumente erforderlich (z.b. Details zu erwähnten Rahmenverträgen, Erklärung der Zusammensetzung des Kreditorenumsatzes). EY 18

19 - Bei zwei (2) Kreditoren für Stromlieferungen erscheint die rechtliche Situation unklar. Es ist demnach abzuklären, ob Stromlieferungen dem öffentlichen Beschaffungsrecht unterstehen. Daher haben wir keine abschliessende Beurteilung vorgenommen. Hierzu wären nähere rechtliche Abklärungen und weiterführende Dokumente (zu jährlichen Strombezügen, interne rechtliche Abklärungen) notwendig. Eine Auflistung der 13 Kreditoren ist in Anhang 5 dargestellt. Zu D: Kreditoren mit Auftragsvergaben, die nicht in den objektiven Geltungsbereich des Beschaffungsgesetzes fallen Die Auftragsvergaben an acht (8) Kreditoren (mit einem Gesamtumsatz von CHF 18'881'252 exkl. MwSt. im Jahr 2013) fallen nicht in den objektiven Geltungsbereich der beschaffungsrechtlichen Bestimmungen resp. des Beschaffungsgesetzes, da es nur einen Anbieter gibt (z.b. bei Bahnunternehmen) oder eine Ausschreibung nach Beschaffungsgesetz nicht möglich ist (z.b. bei der Steuerverwaltung, Betreibungsamt). Eine Auflistung der acht Kreditoren ist in Anhang 6 dargestellt. Identifizierte mehrfach im System erfasste Kreditoren Wie oben bereits erwähnt weist das SAP Buchhaltungssystem der BVB für das Jahr 2013 insgesamt 1'799 Kreditoren aus. Darunter haben wir 13 Kreditoren mit gleichem Namen identifiziert, die mit unterschiedlichen Kreditorennummern im SAP Buchhaltungssystem der BVB erfasst wurden: - Elf (11) Kreditoren sind bereits in den 149 Kreditoren enthalten und wurden in unserer Untersuchung bereits analysiert. - Bei zwei (2) Kreditoren haben wir anhand einer Internet Recherche auf dem zentralen Firmenindex ( festgestellt, dass die Kreditoren zwar Ähnlichkeiten im Namen aufweisen, jedoch unterschiedliche Produkte oder Dienstleistungen bereitstellen (Standbau und Werkzeuge bzw. Bäckerei und Hydraulik und Pneumatik) und eine unterschiedliche Firmenanschrift aufweisen. Die elf (11) im SAP mehrfach im SAP Buchhaltungssystem der BVB erfassten Kreditoren seien gemäss Auskunft der Finanzabteilung aus Versehen mehrfach erfasst worden. Die doppelten Kreditoreneinträge seien ordnungsgemäss wieder gelöscht worden. Eine Auflistung der entsprechenden Kreditoren ist in Anhang 7 dargestellt. Aufgrund unserer Untersuchung sind wir auf keine Hinweise gestossen, die auf eine Aufteilung der Auftragsvergaben auf mehrere Kreditoren mit identischem Namen hindeuten. Im Speziellen haben wir bei den Befragungen der Bereiche auch keine EY 19

20 Hinweise erhalten, dass Aufträge auf mehrere Verträge aufgeteilt wurden, um vorsätzlich gesetzliche Schwellenwerte zu umgehen. 4.4 Schlussfolgerung Insgesamt haben wir die Auftragsvergaben von 131 Kreditoren untersucht. - Kreditoren, bei denen wir aufgrund mangelnder Dokumentation oder Informationen die einzelnen Kreditoren-Buchungen nicht eindeutig verschiedenen, klar abzugrenzenden Aufträgen zuordnen konnten, haben wir in ihrer Gesamtheit als eine Auftragsvergabe behandelt. Hätten wir eine genaue Aufteilung der Kreditoren-Buchungen in verschiedene Auftragsvergaben vornehmen können, würde das unten genannte Resultat der Beurteilung der Auftragsvergaben anders ausfallen. - Bei 57 Kreditoren erfolgten die Auftragsvergaben unter Einhaltung der Schwellenwerte des jeweils einschlägigen Beschaffungsgesetzes. - Bei 53 Kreditoren erfolgte die Auftragsvergaben ohne Einhaltung der Schwellenwerte des jeweils einschlägigen Beschaffungsgesetzes. - Bei 13 Kreditoren konnte die Auftragsvergaben aufgrund der vorliegenden Dokumentation nicht abschliessend beurteilt werden. - Bei 8 Kreditoren fallen die Auftragsvergaben nicht in den objektiven Geltungsbereich des Beschaffungsgesetzes. - Wir haben keine Aufteilung von Aufträgen auf mehrere Kreditoren identifiziert, die mit dem gleichen Namen unter unterschiedlichen Kreditoren-Nummern im SAP Buchhaltungssystem der BVB erfasst sind. 4.5 Empfehlung Wahl des Vergabeverfahrens Ein zentraler Punkt für Verbesserung der Auftragsvergaben bei den BVB ist eine jährliche Planung der Investitionsbedürfnisse und die Kommunikation zwischen den Bereichen der BVB, um etwaige Beschaffungen zu koordinieren. Bei der Wahl des Beschaffungsverfahrens ist die Vergaberichtlinie zwingend einzuhalten und zentrale Fragen (z.b. Anwendbarkeit von Ausnahmetatbeständen, Rahmenverträge) sollten vorgängig mit der Abteilung Legal & Compliance geklärt werden. Die Kosten einer Beschaffung sollten nach einem bestimmten, einheitlichen Budgetmuster kalkuliert werden, um die Nachvollziehbarkeit und Angemessenheit zu gewährleisten. Im Zweifelsfalle empfehlen wir, das Verfahren aufgrund der oberen Bandbreite der Schätzung auszuwählen oder gar von Anfang an ein höher qualifiziertes Beschaffungsverfahren zu wählen. EY 20

21 Im Speziellen beim offenen Verfahren, selektiven Verfahren und Einladungsverfahren sollte der Zeitplanung eine hohe Priorität eingeräumt werden, da der Prozess mehr Zeit und Dokumentation in Anspruch nimmt, als die freihändige Vergabe. Stellt sich im späteren Verlauf des Projektes heraus, dass sich der Gesamtwert der Beschaffung erhöht, schlagen wir vor, dass die Submission wiederholt wird. Dabei ist jenes Recht anzuwenden, das sich ergeben hätte, wenn die Kosten richtig geschätzt worden wären. Anwendung von Ausnahmetatbeständen Wichtig ist, dass Ausnahmetatbestände nur restriktiv angewendet, korrekt begründet und lückenlos dokumentiert werden. Der beschaffende Bereich sollte einen Ausnahmetatbestand nur in Abstimmung mit der Abteilung Legal & Compliance anwenden. Dokumentation der Auftragsvergaben Eine Auftragsvergabe kann entweder schriftlich (mittels Vertrag) oder in nicht schriftlicher Form (z.b. verbale Bestellung) erfolgen. Bei 90 Auftragsvergaben konnte uns kein schriftlicher Vertrag zu Verfügung gestellt werden. (Details siehe Auflistung der untersuchten Kreditoren in Anhang 1). Zur besseren Übersicht sollte eine lückenlose Auflistung über die Auftragsvergaben und die dazugehörigen abgeschlossenen Verträge erstellt werden. Generell ist zu bemerken, dass die Qualität der uns abgegebenen Dokumentation stark variierte. Wir sind beim offenen Verfahren, selektiven Verfahren und Einladungsverfahren davon ausgegangen, dass im Idealfall die folgende Dokumentation vorliegen sollte (je nach gewähltem Verfahren kann sich dies unterscheiden): - Interner Antrag oder Bedarfsanalyse zum Nachvollziehen des Zwecks der Beschaffung - Abklärungen bezüglich Verfahrenswahl oder Anwendung von Ausnahmetatbestand (Beurteilung durch Legal & Compliance, Überwachung des Kreditorenumsatzes zum Sicherstellen, dass keine gesetzlichen Schwellen überschritten werden) - Ausschreibungsunterlagen (mit Pflichtenheft, Aufgabenbeschrieb, Anforderungsliste, Einladung etc.) entsprechend der Verfahrenswahl - Eingegangene Offerten, ggf. Protokoll zur Offerten-Öffnung - Nachvollziehbare Evaluation der Offerten inkl. Bewertungskriterien und Beurteilungsgrundlage - Vertrag, eventuelle Vertragsverlängerungen oder Vertragsnachträge EY 21

22 - Weitere relevante Kommunikation oder Dokumente (z.b. Simap Publikation, Bestellungen, Abgleich Preis Offerte mit Vertrag, jährliche Veröffentlichung von ständigen Listen im Kantonsblatt) 4.6 Ausführende Erklärungen zu ausgewählten Themen der Auftragsvergabe - Ständige Listen : Unter Kapitel 4.3 Feststellungen haben wir Auftragsvergaben an Kreditoren identifiziert, die, wie uns vom Bereichsleiter erläutert wurde, auf einer präqualifizierten ständigen Listen standen und daher eine freihändige Vergabe erfolgte. Die sogenannte ständige Liste gemäss Art. 16 BeG hängt ausschliesslich mit dem selektiven Verfahren gemäss Art. 15 BeG zusammen. Bezüglich der Anwendung des selektiven Verfahrens scheint es bei den BVB bei Kreditor Nr. und zu Unklarheiten gekommen zu sein. Das selektive Verfahren besteht aus zwei Stufen und muss verschiedene Kriterien erfüllen. In der ersten Stufe können die interessierten Anbieter aufgrund einer öffentlichen Publikation einen Antrag auf Teilnahme einreichen. Aufgrund von in den Ausschreibungsunterlagen bekannt zu gebenden Eignungskriterien (finanzielle, technische und wirtschaftliche) bestimmt die Vergabestelle mittels Verfügung (sog. Präqualifikation) jene Bewerber, die zur zweiten Stufe zugelassen werden. In der zweiten Stufe werden die geeigneten Bewerber schriftlich eingeladen ihr Angebot einzureichen. Gemäss Art. 16BeG können Bewerber in Listen aufgenommen werden, die im Rahmen von selektiven Verfahren (Präqualifikationsverfahren) in bestimmten Arbeitsgebieten als geeignet anerkannt wurden. Diese Liste ist jährlich im Kantonsblatt zu veröffentlichen. Ausschreibungen zur Eignungsabklärungen für bestimmte Arbeitsgebiete sind gemäss Art. 16 BeG periodisch zu wiederholen. Zudem können Anbietende auch verlangen, dass sie ausserhalb eines Verfahrens Gelegenheit zur Qualifizierung resp. Aufnahme in die Liste erhalten. Eine Aufnahme in die Ständige Liste bedeutet nicht, dass an die aufgelisteten Gesellschaften Aufträge im Einladungsverfahren oder durch Freihandvergabe erteilt werden dürfen, ohne dass die gesetzlichen Voraussetzungen für solche Verfahren vorliegen. Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen eines Einladungsverfahrens resp. einer Freihandvergabe gegeben sind, ist indessen nichts dagegen einzuwenden, wenn Gesellschaften, denen man eine Offert- Einladung zustellen will, aus der ständigen Liste auswählt werden. Im Zusammenhang mit den ständigen Listen wurden angegeben, dass die BVB Rahmenverträge abgeschlossen hat. Rahmenverträge, die keine direkt umzusetzenden Leistungspflichten enthalten, sondern nur für die Vertragsparteien und vorab zugunsten des Auftraggebers die Konditionen künftiger (als möglich oder als gewiss vereinbarter) Leistungsbezüge mehr oder minder in vollem Umfang bestimmen, sind im Lichte der Ausschreibungspflicht als EY 22

23 vergaberechtspflichtige öffentliche Aufträge zu qualifizieren, soweit die vorgesehenen Einzelbestellungen im Falle von Einzelvergaben ihrer Struktur und ihrem Gehalt nach öffentliche Aufträge wären. Vergaberechtlich nicht erforderlich ist es, dass der Rahmenvertrag zulasten des Auftraggebers eine Bestellungs- oder Bezugspflicht vorsieht, nach welcher der Auftraggeber Leistungen in gewissem Mindestumfange beziehen muss. Ein Rahmenvertrag ist öffentlich auszuschreiben, falls der Wert aller möglichen Einzelbestellungen zusammengenommen den Schwellenwert des Ausschreibungsverfahrens erreicht. - Automatische/stillschweigende Vertragsverlängerung Verträge mit automatischer resp. stillschweigender Verlängerungsmöglichkeit, die vor 2013 abgeschlossen wurden, waren nicht Bestandteil unserer Untersuchung. Wir haben in verschiedenen Verträgen entsprechende Klauseln identifiziert (z.b. Verträge von Kreditor Nr. Die Möglichkeit der Vertragsverlängerung muss von Anfang an geregelt werden und von Beginn weg auch eine angemessene resp. gesetzlich zugelassene Höchstdauer festgelegt werden. Art. 18 Abs. VöB verlangt, dass Dauerschuldverhältnisse periodisch überprüft werden müssen. Gemäss Art. 15a VöB dürfen beispielsweise Dauerschuldverhältnisse maximal für fünf Jahre abgeschlossen werden. - Ersatzteilbestellungen aufgrund von Verträgen vor 2013 In unserer Untersuchung haben wir Ersatzteilbestellungen identifiziert, die auf Verträgen basieren, welche vor 2013 abgeschlossen wurden und daher nicht näher untersucht wurden (z.b. Kreditor Nr. Damit Ersatzteile später vergaberechtsfrei bezogen werden, müssen die entsprechende Bezugspflicht und allenfalls Bezugskonditionen im damaligen Vertrag, gemäss den Vorgaben des Beschaffungsrechtes rechtskonform ausgeschrieben worden sein. - Versicherungsleistungen Mit Kreditor Nr. wurde eine Versicherungsleistung im Jahr 2011 bestellt. Diese haben wir in unserer Untersuchung nicht näher untersucht, da der Vertrag vor 2013 abgeschlossen wurde. Dennoch möchten wir hervorheben, dass Versicherungsverträge Dienstleistungen im Sinne des öffentlichen Beschaffungswesens darstellen und damit auszuschreiben sind, wenn die gesetzlichen Schwellenwerte überschritten werden. Davon ausgenommen sind Versicherungen, die nicht frei gewählt werden können (z.b. SUVA, Gebäudeversicherung). Dies gilt auch für damit zusammenhängende Broker- und Maklermandate. - Beschaffung über einen Generalunternehmer Der Beizug von Subunternehmer (wie dies z.b. bei Kreditor Nr. der Fall ist) durch einen Generalunternehmer ist im öffentlichen Beschaffungsrecht zulässig. Wenn die BVB einen Vertrag mit einem Generalunternehmer abschliesst, ist der einzige Vertragspartner der Generalunternehmer. Dabei untersteht EY 23

24 grundsätzlich nur der Auftrag an den Generalunternehmer den Bestimmungen über das öffentliche Beschaffungswesen. Die Beauftragung des Subunternehmers durch den Generalunternehmer untersteht grundsätzlich nicht den Vorschriften des öffentlichen Beschaffungswesens (vorbehalten bleiben gewisse Ausnahmen). Massgeblich für die Beurteilung der Schwellenwerte ist damit der an den Generalunternehmer zu vergebende Auftragswert. Bei Vorliegen unterschiedlicher Schwellenwerte für die unterschiedlichen Auftragsarten, die durch einen Generalunternehmer ausgeführt werden, ist grundsätzlich der Schwellenwert derjenigen Auftragskategorie massgebend, welche den überwiegenden Auftragsteil ausmacht. EY 24