BauBit PRO Formulare und Begleitbriefe

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1 BauBit PRO Formulare und Begleitbriefe ABBF Bausoft AG rte André Piller 29 CH-1762 Givisiez Telefon Fax

2 1 Formulare und Begleitbriefe mit Word-Vorlagen Mit einer Zusatzfunktion (Add-in) für MS Word können Datenbankfelder aus BauBit PRO direkt in eine Word-Vorlage eingefügt werden. Es stehen Felder für folgende Bereiche zur Verfügung: Projekt Dokument Adresse Kontaktperson Mitarbeiter In BauBit PRO können Sie einen oder mehrere Einträge aus den obigen Bereichen markieren und nach dem Auswählen der Word-Vorlage direkt ein Dokument mit den effektiven Werten erstellen. 1.1 Funktionen für Word-Export Im jeweiligen Fenster für Projekt, Dokument, Dokumenten-Explorer, Adresse, Kontaktperson oder Mitarbeiter stehen folgende Funktionen zur Verfügung: Vorlage erstellen Eine neue Vorlage erstellen Vorlage öffnen Eine bestehende Vorlage bearbeiten Dokument erstellen Nach dem Auswählen der Vorlage wird ein Word-Dokument mit den effektiven Werten der Datenbankfelder erstellt. Seite 2 von 9

3 1.2 Vorlage erstellen / bearbeiten Wenn Sie eine neue Vorlage erstellen oder eine bestehende bearbeiten (siehe oben), so werden automatisch die BauBit PRO-Funktionen (Add-in) in MS Word gestartet. Auf der rechten Seite sind alle Bereiche der BauBit PRO-Datenbank aufgelistet. Wenn Sie den gewünschten Bereich öffnen, dann werden die entsprechenden Datenbankfelder angezeigt. Sie können nun das gewünschte Datenbankfeld von der Liste auf die entsprechende Position im Dokument ziehen. Sie können auch zuerst den Cursor im Dokument positionieren und mit einem Doppelklick das Feld aus der Liste übernehmen. 1.3 Dokument erstellen Im jeweiligen Fenster können Sie einen oder mehrere Einträge markieren und anschliessend den Menüpunkt "Export / Begleitbriefe und Formulare / Dokument erstellen" ausführen. Als nächsten Schritt müssen Sie die entsprechende Vorlage auswählen. Das Dokument mit den effektiven Feldwerten wird erstellt und MS Word automatisch gestartet: Wenn mehrere Einträge im entsprechenden Fenster von BauBit PRO markiert wurden (z. B. mehrere Dokumente im Dokumenten-Explorer), dann wird für jeden Eintrag jeweils eine neue Seite innerhalb des Dokuments erstellt. Seite 3 von 9

4 1.4 Adresszeilen Bei den verschiedenen Absender- und Empfänger-Adressen können Sie mit speziellen Feldern Adressblöcke erstellen. Die Adresse wird dann so aufbereitet, dass keine unnötigen Leerzeilen oder Leerstellen entstehen. Vorlage Beispiele 1.5 Zugeordnete Projektadressen Die Anzahl und die Typen der zugeordneten Adressen im Projekt sind in jeder Datenbank unterschiedlich, da diese Typen individuell definiert werden können. Aus diesem Grund ist es nicht möglich, eindeutige Feldnamen im Word Add-in zu definieren. Um die Felder dieser Adressen zu verwenden, müssen Sie jeweils die Zeilennummer des Adresstyps eingeben: Wenn Sie z. B. im obigen Beispiel die Adressfelder des Bauherrn ver- wenden wollen, so müssen Sie die Zeilennummer "2" in die Feldliste des Word Add-ins eingeben. Seite 4 von 9

5 1.6 Projekt-Termine Die Anzahl und die Typen der Projekt-Termine sind in jeder Datenbank unterschiedlich, da diese Typen individuell definiert werden können. Aus diesem Grund ist es nicht möglich, eindeutige Feldnamen im Word Add-in zu definieren. Um die Felder dieser Termine zu verwenden, müssen Sie jeweils die Zeilennummer des Termin-Typs eingeben: Wenn Sie z. B. im obigen Beispiel den Eingabetermin verwenden wollen, so müssen Sie die Zeilennummer "1" in die Feldliste des Word Add-ins eingeben. 1.7 Projekt-Zuordnungen Die Anzahl und die Typen der Projekt-Zuordnungen sind in jeder Datenbank unterschiedlich, da diese Typen individuell definiert werden können. Aus diesem Grund ist es nicht möglich, eindeutige Feldnamen im Word Add-in zu definieren. Um die Felder dieser Zuordnungen zu verwenden, müssen Sie jeweils die Zeilennummer des Typs eingeben: Wenn Sie z. B. im obigen Beispiel die Zuordnung des Bereichs ver- wenden wollen, so müssen Sie die Zeilennummer "2" in die Feldliste des Word Add-ins eingeben. Seite 5 von 9

6 1.8 Projekt-Verantwortliche Die Anzahl und die Typen der Projekt-Verantwortlichen sind in jeder Datenbank unterschiedlich, da diese Typen individuell definiert werden können. Aus diesem Grund ist es nicht möglich, eindeutige Feldnamen im Word Add-in zu definieren. Um die Felder dieser Verantwortlichen zu verwenden, müssen Sie jeweils die Zeilennummer des Typs eingeben: Wenn Sie z. B. im obigen Beispiel den Polier verwenden wollen, so müssen Sie die Zeilennummer "4" in die Feldliste des Word Add-ins eingeben. 1.9 Eigene Projekt-Felder Die Anzahl und die Namen der eigenen Projektfelder sind in jeder Datenbank unterschiedlich, da diese individuell definiert werden können. Aus diesem Grund ist es nicht möglich, eindeutige Feldnamen im Word Add-in zu definieren. Um die eigenen Projektfelder zu verwenden, müssen Sie jeweils die Zeilennummer des Feldes eingeben: Wenn Sie z. B. im obigen Beispiel die Ablage-Nr. verwenden wollen, so müssen Sie die Zeilennummer "1" in die Feldliste des Word Add-ins eingeben Wichtig Falls Sie die Namen der Adresstypen, Termine, Zuordnungen, Verantwortlichen oder eigenen Felder verändern, so stimmt eventuell die entsprechende Zeilennummer in der Vorlage nicht mehr und muss entsprechend angepasst werden. Auch wenn Sie in diesen Bereichen neue Einträge einfügen oder Einträge löschen (Stammdaten / diverse Tabellen), kann die Reihenfolge ändern und die Vorlage muss angepasst werden. Seite 6 von 9

7 1.11 Steuerelemente Mit den Steuerelement-Feldern können Sie Dokumentinhalte nach dem Exportieren aus BauBit komplettieren, in dem Sie Auswahllisten, Datumsfeldern, Kontrollkästchen und andere Elemente in der Vorlage verwenden. Standardmässig sind diese Steuerelemente in MS Word nicht sichtbar und müssen wie folgt eingeschaltet werden: Seite 7 von 9

8 Nun steht ein zusätzliches Register im Word-Dokument zur Verfügung: Steuerelement Bild Baustein-Katalog Beschreibung / Beispiel Mit diesem Symbol können Sie nach dem Exportieren noch ein Bild aus Ihrem Datei-System auswählen. Damit können Sie aus Ihren Text-Bausteinen einen entsprechenden Text auswählen. Um mehr über die Verwaltung der Text-Bausteine zu erfahren, benutzen Sie am besten die Online-Hilfe von Word. Sie können in den Eigenschaften den gewünschten Baustein-Katalog und die Kategorie definieren. Kontroll-Kästchen Wenn nach dem Exportieren aus BauBit auf dem Dokument bestimmte Optionen angekreuzt werden sollen, so können Sie dieses Steuerelement verwenden. Beispiel: Kombinationsfeld Mit diesem Steuerelement können Sie aus einer Liste von Werten den gewünschten Eintrag auswählen. Um die Werte zu definieren, benutzen Sie die Eigenschaften des Steuerelements: Beispiel: Seite 8 von 9

9 Dropdown-Liste Datum Dieses Steuerelement funktioniert sehr ähnlich wie das Kombinationsfeld. Der Unterschied liegt darin, dass Sie beim Kombinationsfeld auch einen beliebigen Wert in das Feld eintippen können. Bei der Dropdown-Liste muss einer der aufgelisteten Werte verwendet werden. Verwenden Sie diese Komponente für Datumsfelder. Das Format kann über die Eigenschaften eingestellt werden: Beispiel: Seite 9 von 9

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