ModernOffice - Outlook-Synchronisation

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1 ModernOffice - Outlook-Synchronisation 1. Beschreibung Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, die Adressen oder Termine von Modern Office mit Microsoft Outlook auszutauschen. Die Termine werden in beide Richtungen aktualisiert. Das bedeutet, dass eine Änderung eines Termins in Outlook nach Modern Office übertragen wird und umgekehrt. Bei den Adressen verhält es sich anders. Diese werden nur von Modern Office in Outlook übertragen. Adressen bzw. Ansprechpartner die in Modern Office nicht oder nicht mehr enthalten sind, werden automatisch aus den Outlook-Kontakten gelöscht. Eine Rückübertragung von Outlook nach Modern Office ist nicht vorgesehen. 2. Voraussetzungen 2.1. Microsoft Outlook Stellen Sie sicher, dass Microsoft Outlook ab Version Outlook 2007 installiert ist. Sie sollten vor der ersten Synchronisation eine Datensicherung Ihrer Outlook-Daten anfertigen Modern Office Die Outlook-Synchronisation steht ab Modern Office V21 zur Verfügung. In Modern Office müssen jeweils für Adressen und Termine die gewünschten Einstellungen vorgenommen werden (siehe Punkt 3). Um diese Funktion nutzen zu können, müssen Sie über das Recht Adressen ausgeben verfügen. 3. Outlook-Synchronisation einrichten Wählen Sie zunächst im Menü den Punkt Aktivitäten / Outlook Synchronisation / Einstellungen. In dieser Maske können Sie die gewünschten Synchronisations-Aufgaben anlegen. Für Adressen und Termine benötigen Sie jeweils eine eigene Aufgabe. 1

2 3.1. Synchronisation für Adressen einrichten Legen Sie dazu einen neuen Datensatz an und wählen Sie bei Typ den Eintrag Kontakte aus. Nun müssen Sie einen Outlook-Ordner wählen, in welchen die Adressen abgelegt werden sollen. Legen Sie dazu am besten einen neuen Ordner in Outlook an, da Modern Office bestehende Einträge löschen wird. Wenn Sie auf die Schaltfläche klicken, können Sie einen Ordner auswählen. Sollte die Ordnerauswahl nicht automatisch erscheinen, müssen Sie evtl. auf das Outlook-Symbol in der Taskliste klicken. Wählen Sie nun den gewünschten Ordner aus. Abschließend müssen Sie in Modern Office über die Schaltfläche Einstellungen einstellen, welche Daten übertragen werden sollen. Erstellen Sie dazu in Modern Office ein entsprechendes Abonnement. Sie können einen Abonnement-Typ auch mehrfach verwenden. Modern Office stellt sicher, dass jede Adresse nur einmal übertragen wird, auch wenn Sie in mehreren Abonnements vorkommt. Vertreter: Geben Sie im Filter die VertreterKurz ein Adressart: K Kunden, A Adressen, L Lieferanten (Wildcard * erlaubt) Adressgruppe: Geben Sie im Filter den Matchcode der Adressgruppe ein (Wildcard * erlaubt) Wenn Sie z.b. alle Adressen übertragen möchten können Sie einfach ein Abonnement mit dem Abonnement-Typ Adressart anlegen und im Filter einen Stern (*) hinterlegen. Bei machen Abonnement-Typen sind auch Wildcards zulässig. Die Synchronisations-Aufgabe ist nun fertig angelegt und kann ab nun verwendet werden. 2

3 3.2. Synchronisation für Termine einrichten Öffnen Sie dazu wie unter Punkt 3.1 beschrieben die Maske zum Einstellen der Synchronisations- Aufgaben. Legen Sie nun eine neue Zeile mit dem Abonnement-Typ Kalender an. Wählen Sie einen Outlook Kalender als Ziel aus. Hinweis: Beachten Sie bitte, dass Sie in Outlook immer einen neuen, eigenen Ordner pro Kalender verwenden sollten. Wenn Sie einen bestehen Ordner wählen, in dem sich bereits Termine befinden, werden diese nach Modern Office übertragen. Dabei besteht keine Möglichkeit auf doppelte Einträge zu prüfen. ACHTUNG: Sie dürfen auf keinen Fall bei mehreren Synchronisations-Aufgaben den gleichen Outlook Kalender als Ziel zuweisen! Nun müssen die Abonnement-Einstellungen vorgenommen werden. Modern Office erlaubt es Ihnen, mehrere Modern Office Kalender in einen Kalender in Outlook zusammenzufassen. Natürlich können Sie auch für jeden Benutzer eine eigene Synchronisations-Aufgabe anlegen und dort einen eigenen Kalender für jeden Benutzer auswählen um diese in Outlook zu trennen. Benutzer: Geben Sie die Benutzerkurz als Filter ein. 3

4 3.3. Aufgabenplaner für die automatische Synchronisation Sie können zusätzlich den Aufgabenplaner von Modern Office verwenden um die Synchronisation zu automatisieren. Den Aufgabenplaner finden Sie unter System / Aufgabenplaner. Sie können z.b. eine Synchronisation beim Start oder beim Beenden von Modern Office auslösen. 4. Outlook-Synchronisation starten Sie können die Outlook-Synchronisation über den Menüpunkt Aktivitäten / Outlook Synchronisation / Synchronisation starten aufrufen. Nach dem Aufruf werden die bereits eingerichteten Synchronisations-Aufgaben angezeigt. Wählen Sie aus, welche Aufgaben ausgeführt werden sollen und klicken Sie anschließend auf [Ausführen]. Anschließend startet Modern Office den Abgleich im Hintergrund und zeigt in der Taskleiste eine kurze Information sobald die Synchronisation abgeschlossen ist. Die durchgeführten Aktionen können Sie unter [System Systemwartung - Ereignisprotokoll] prüfen. 4

5 5. Erläuterung der synchronisierten Einträge in Outlook 5.1. Kontakte Modern Office legt die Adressen bzw. deren Ansprechpartner laut Abonnement als Kontakte in Outlook ab. Bei Adressen mit Ansprechpartner wird je Ansprechpartner ein Kontakt angelegt Bei Adressen ohne Ansprechpartner wird die Adresse einmal als Kontakt eingetragen Die Daten der Modern Office Adressen werden in die vorhandenen Datenfelder der Outlook Kontakte eingetragen sofern diese vorhanden sind. Informationen, für welche kein Datenfeld in Outlook vorhanden ist, werden in die Notiz des Kontakts eingetragen. 5

6 5.2. Termine In diesem Beispiel wurden die Modern Office Kalender von 2 Benutzern in einen Outlook Kalender synchronisiert: In beiden Kalender sind in der KW 50/12 jeweils einige Termine eingetragen: 6

7 In Outlook werden die Termine wie folgt dargestellt: Die Einträge von anderen Benutzern werden automatisch mit der Kategorie markiert. So können Sie diese mit einer anderen Farbe versehen. In diesem Beispiel #KEVIN in grau. In Modern Office eingetragene Aktivitätsarten werden auch als Kategorie in den Outlook Eintrag eingetragen. Z.B. beim Termin am Montag, 16:00 17:00 Anrufen : Die Aktivitätsart ANR wurde in Outlook gespeichert und mit der Farbe gelb versehen. Ist eine Aktivität in Modern Office bereits mit Status Erledigt gekennzeichnet wird auch im Outlook Eintrag diese Kategorie vergeben. Wird eine Aktivitätsart erstmalig an Outlook übertragen ist diese zwar im Eintrag ersichtlich, jedoch noch nicht in die Hauptkategorieliste gespeichert. Öffnen Sie in diesem Fall die Kategorieliste und legen Sie die neue Kategorie über den Button [Neu ] an. 7

8 Die Daten der Aktivität werden im Outlook Eintrag folgendermaßen gespeichert: Betreff: Stichwort Ort: Informationen zu Adresse und Ansprechpartner Text: Text 8

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