E-Government Aargau. E-Government-Projektliste Gemeinden mit Ergebnissen aus dem Workshop vom 18. Oktober 2013

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1 E-Government Aargau E-Government-Projektliste Gemeinden mit Ergebnissen aus dem Workshop vom 18. Oktober 2013 Zugestellt an: Alle Aargauer Städte und Gemeinden Fachgruppe Prozesse Alle Fachstelle E-Government Aargau Erstellt von: Kommunale Beauftrage der Fachstelle E-Government Aargau Gérald Strub, Manuel Bruder Niederlenzerstrasse Lenzburg am: 12. März 2014 Version: 1.0 Datei: E-Gov AG Projektliste Gemeinden V1 Seite 1 9

2 Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung Überblick Ergebnisse Workshop 18. Oktober Projekte Auswertung Weiteres Vorgehen Einleitung Die E-Government-Projektliste Gemeinden zeigt die Umsetzung der E-Government-Strategie Aargau anhand konkreter Projekte auf. Die Projekte sind den Handlungsschwerpunkten gemäss E-Government-Strategie Aargau zugeordnet. Am 18. Oktober 2013 wurden alle Aargauer Gemeinden zu einem Workshop in Lenzburg eingeladen. Ziel dieses Workshops war es, eine aus Sicht der Gemeinden priorisierte Liste von potentiellen E-Government-Projekten zu erstellen und zu erkennen, wo und in welcher Form die Schwerpunkte in der E-Government-Zusammenarbeit mit dem Kanton zu legen sind. Die Teilnehmer wurden in sechs Gruppen eingeteilt und beauftragt, die bestehenden und künftigen bzw. potentiellen E-Government-Projekte aufzuzeigen. Im Anschluss wurden die Wunsch-Projekte zusammengefasst und aufgrund der persönlichen Ansicht der Anwesenden nach deren Wichtigkeit beurteilt. Mit diesem ersten Workshop wurde auch eine Kommunikationsplattform geschaffen, welche die Anliegen der Gemeinden im Prozess- und Informatik-Bereich koordiniert. 2. Überblick Ergebnisse Workshop 18. Oktober 2013 Die einzelnen Arbeitsgruppen haben die folgenden, bestehenden und potentiellen Projekte aufgelistet und bewertet. Die Reihenfolge auf den nachfolgenden Bildern ist zufällig. Seite 2 9

3 3. Projekte Auf die einzelnen Projekte wird in diesem Abschnitt näher eingegangen. Die Reihenfolge richtet sich nach der Rangliste, welche sich durch die Punktevergabe durch die Workshop-Teilnehmer ergeben hat (siehe Kapitel 4). 3.1 Bürgerkonto / elektrische Identifikation Viele Projekte bewirken, dass sich Kunden und Angestellte in ihren Rollen an einem System anzumelden und zu identifizieren haben. Eines der wichtigen Elemente ist die SuisseID. Auf der Basis der SuisseID soll ein entsprechender Dienst aufgebaut werden, an welchem sich Bezüger von elektronischen Leistungen anmelden und identifizieren können. Dieser Dienst soll für alle Leistungsbezüge der öffentlichen Verwaltung zum Einsatz kommen. Ein weiteres wichtiges Element kann das Bürgerkonto werden. Das Bürgerkonto soll die Möglichkeit eines direkten, autorisierten Zugriffs auf elektronische Leistungen der öffentlichen Verwaltung bieten. Zudem ist zu prüfen, ob die weitere Administration von Daten aus der Privatwirtschaft wie Zeitungsabonnemente und Vereinsangebote über ein solches System abgewickelt werden soll. Projektstatus: Die elektronische Identifikation besteht schon heute in Form der SuisseID. Die SuisseID hat jedoch nicht die gewünschte Verbreitung bei den Anwenderinnen und Anwendern gefunden. Zudem können die unterschiedlichen Rollen, welche eine Person hat, mit einer SuisseID nicht abgebildet werden. Auf Stufe ech wird an den Gestaltungsprinzipien für die Identitäts- und Zugriffsverwaltung (IAM) gearbeitet. Ein Bürgerkonto im grossen Stil besteht derzeit nicht. Einzelne Institutionen oder private Firmen versuchen für dessen Dienstleistungsbereiche Lösungen anzubieten. Eine Lösung, welche alle Belange der Bürgerinnen und Bürger zusammenfasst, besteht nicht. 3.2 Vote éléctronique Seit dem Jahr 2010 führt der Kanton Aargau erfolgreich Versuche mit Vote électronique (E-Voting) für die stimmberechtigten Auslandschweizer des Kantons durch. Diese erste Versuchsphase wurde im Jahr 2012 abgeschlossen. Der Kanton Aargau plant nun die Ausweitung der Versuche auf einzelne Pilotgemeinden im Seite 3 9

4 Kanton Aargau. Die Entwicklung von Vote électronique im Kanton Aargau ist eingebettet in eine gesamtschweizerische strategische Planung zu Vote électronique und folgt auch der E-Government Strategie des Kantons. Projektstatus: Im Grossen Rat wurde dem AFP (Aufgaben- und Finanzplan)-Entwicklungsschwerpunkt zugestimmt, der weitere E-Voting-Pilotversuche mit Auslandschweizerinnen und Auslandschweizern und Pilotversuche in bis zu fünf Aargauer Gemeinden vorsieht. 3.3 e-steuererklärung Die steuerpflichtigen Bürgerinnen und Bürger müssen jährlich eine Steuererklärung ausfüllen. Dazu bieten heute einzelne Softwarefirmen wie auch die Aargauer Steuerbehörden Offline-Lösungen an, dank diesen die Steuererklärungen effizient und qualitativ verbessert ausgefüllt werden können. Mit diesen Lösungen können z.b. Stammdaten und vereinzelte Vorjahreswerte automatisch in die Steuererklärung übernommen werden. Die gesamten Steuerakten müssen jedoch weiterhin ausgedruckt, unterzeichnet und den Steuerbehörden in Papierform zugesandt werden. Künftig sollen die steuerpflichtigen Bürgerinnen und Bürger die Möglichkeit erhalten, die Steuererklärung online auszufüllen. Die Daten werden dabei zentral gespeichert. Den Steuerpflichtigen werden die aktualisierten Stammdaten und die korrigierten Werte vom Vorjahr zur Verfügung gestellt. Projektstatus: Neu kann die Steuererklärung in allen aargauischen Gemeinden, mit Ausnahme der Stadt Aarau, elektronisch übermittelt werden. 3.4 Zentrale Einwohnerkontrolle Eine zentrale Einwohnerkontrolle scheint ein grosses Bedürfnis der Aargauer Gemeinden (Workshop- Teilnehmer) zu sein. Durch eine durchgängige und einheitliche Anwendung soll das Austauschen von Meldungen untereinander ohne Hürden sowie umständliche und komplizierte Schnittstellen erfolgen können. Eine mögliche Aktivität ist das Evaluieren einer kantonsweit einheitlichen Einwohnerkontroll-Lösung. Damit verbunden müsste eine gesetzliche Regelung geschaffen werden, welche die Gemeinden verpflichtet, die kantonale Einwohnerkontrolle zu nutzen. Für die Festlegung der weiteren möglichen Projektschritte ist mit dem Verband der Aargauer Einwohnerkontrollen Kontakt aufzunehmen. 3.5 e-rechnung Die elektronische Rechnung ist ein wichtiges Element für die durchgängige elektronische Abwicklung von Behördengeschäften. Sie entspricht einem zunehmenden Bedürfnis von Wirtschaft und Bevölkerung und verbessert die Effizienz bei allen Beteiligten. Aus diesem Grund findet sich die Einführung der E-Rechnung in der öffentlichen Verwaltung auf der Liste der Umsetzungsvorhaben der E-Government-Strategie Schweiz. Die eidgenössische Finanzverwaltung EFV fungiert als federführende Organisation (ffo). Projektstatus: Die Gemeinden werden laufend mit notwendigen Informationen zum Thema versorgt. Zudem besteht für die Einführung von E-Rechnungen bei den Gemeinden im Jahr 2014 voraussichtlich die Möglichkeit, Fördergelder bei der Eidgenössischen Finanzverwaltung zu beantragen. 3.6 e-sva Die Aargauer Gemeindeverwaltungen führen die Zweigstellen der Sozialversicherung des Kantons Aargau (SVA). In dieser Funktion haben sie verschiedene Aufgaben zu bewältigen, so u.a. das Erfassen der AHVpflichtigen Personen (Selbstständigerwerbende, Nichterwerbstätige), das Erfassen der Leistungsbezüger (AHV, IV, Ergänzungsleistungen, Hilfslosenentschädigung) und das Bearbeiten der Krankenkassenprämien- Verbilligungsgesuche. Ein grosses Bedürfnis der Gemeinden ist es, diese Behördengänge elektronisch anbieten zu können. Insbesondere der immense Aufwand bei der Überprüfung der Krankenkassenprämien- Verbilligungsanträge und die anschliessende Weiterleitung per Post wurden zum Ausdruck gebracht. Seite 4 9

5 3.7 GEVER Die öffentlichen Verwaltungen haben Geschäfte, Dossiers, Dokumente oder Bilder und vieles mehr zu bearbeiten und zu bewirtschaften. Mit dem Einsatz von Informatikmitteln sind in den letzten Jahren zwei Ablagewelten entstanden. Die physische und die elektronische Ablage. In den meisten Fällen sind diese Ablagen nicht identischen, sondern ergänzen einander im besten Fall. Es stellt sich jedoch die Frage, wo welche Unterlagen abgelegt sind und wie elektronische Unterlagen durchgängig von der Entstehung bis zur Langzeitarchivierung verwaltet werden. Weiter besteht das Bedürfnis, verschiedenste Unterlagen für eine bestimmte Zielgruppe bereit zu stellen (z.b. Aktenauflage Gemeinderat, Budget/Rechnung Finanzkommission, usw.), was ebenfalls beim Projekt GEVER anzusiedeln ist. Projektstatus: Die Gemeinden werden von privaten Unternehmungen mit GEVER-Angeboten und Unterlagen bedient. Bei der Fachstelle E-Government Aargau können Informationen zu dieser Thematik bezogen werden. 3.8 e-baugesuch Im Rahmen des kantonalen E-Government Projektportfolios will der Kanton Aargau als Dienstleistung für die Abwicklung von Baugesuchen ein Online-Portal für Baugesuche anbieten. Nutzniesser sind einerseits der Kanton selber und andererseits alle Aargauer Gemeinden. Ziel ist es, dass möglichst alle Baugesuche im Kanton bzw. der gesamte Baugesuchsprozess medienbruchfrei als E-Government-Dienstleistung über ein automatisiertes Baugesuchsportal abgewickelt werden können. Selbstverständlich können Baugesuche auch weiterhin, wie bisher auf dem "Papierweg" eingereicht werden. Dieser neue Service soll im Rahmen des Kantonsvertrages zwischen dem Kanton Aargau und den Aargauer Gemeinden als gemeinsames E-Government-Projekt umgesetzt werden, vgl. Handlungsschwerpunkt Nr. 1 "Baubewilligungsverfahren" der priorisierten Projektliste. Das Endprodukt soll die bereits bestehende E-Government-Infrastruktur des Kantons möglichst optimal nutzen und innerhalb eines positiven Kosten/Nutzen-Verhältnisses umgesetzt werden. Projektstatus: Das Vorprojekt wurde freigegeben und anschliessend initiiert. Geplant ist, dass im ersten Quartal 2014 Resultate des Vorprojekts vorliegen. Nach positiver Sachlage soll anschliessend die Umsetzung gestartet werden. 3.9 e-einbürgerung Für die Gemeinden lösen die Einbürgerungen einen grossen administrativen Aufwand aus. Die elektronisch unterstützte Abwicklung von Einbürgerungen soll aufgebaut und angeboten werden. Der Antragsteller soll seinen Antrag online erfassen können. Ebenfalls müssen alle erforderlichen Unterlagen elektronisch eingereicht werden können. Die bearbeitenden Gemeinden sollen mit einem Tool unterstützt werden. Den nachfolgenden Bearbeitungsstellen (Kanton) werden die Antragsunterlagen mit dem Ergebnis der Gemeinde weitergereicht. Projektstatus: Das Projekt Elektronischer Einbürgerungsprozess wurde im April 2013 gestartet. Das Kernteam, bestehend aus 3 kantonalen Mitarbeitenden, wird durch eine Begleitgruppe von 3 Gemeindevertretungen unterstützt. Die IST- und SOLL-Prozesse sind aufgenommen. Zurzeit werden die Eingabemasken definiert. Es ist geplant, das Pflichtenheft bis im April 2014 fertig gestellt zu haben. Die Realisierung ist von April 2014 bis Mai 2015 vorgesehen, die Einführung ab Juni e-umzug Das Vorhaben A1.12 Elektronische Meldung und Abwicklung Adressänderung, Wegzug, Zuzug stellt gemäss Umfragen die meistgewünschte Dienstleistung im E-Government-Bereich dar. Nachdem 2012 das Projekt initialisiert und das Fachkonzept (vollständiger Anforderungskatalog) fertiggestellt wurde, sind für die nächsten Schritte die Ausarbeitung eines Geschäftsmodells sowie die Ausarbeitung eines Lösungskonzeptes gefordert. Seite 5 9

6 Das Vorhaben A1.12 eumzugch wird 2013 im Rahmen des Aktionsplans der E-Government-Strategie Schweiz unterstützt. Der Aktionsplan möchte die Erreichung der folgenden Ziele beschleunigen: - sichtbare Schlüsselleistungen für Wirtschaft, Verwaltung und Bevölkerung zur Verfügung stellen. - Grundlegende Voraussetzungen organisatorischer, rechtlicher und / oder - technischer Art für die Bereitstellung von Schlüsselleistungen sind geschaffen. Als federführende Organisation (ffo) fungiert der Verband der Schweizerischen Einwohnerdienste. Projektstatus: Weitere Informationen sind auf zu finden Verbesserung der Anwendung ANIS ANIS ist eine in der ganzen Schweiz genutzte Heimtierdatenbank. Sie arbeitet im Auftrag der Kantone und führt deren kantonale Hunderegister (gemäss den Vorschriften der eidgenössischen Tierseuchenverordnung). Die Workshop-Teilnehmer sehen für diese Anwendung grosses Verbesserungspotential. Die Lösung ist statisch und ein entsprechender Abgleich mit den auf den Gemeinden vorhandenen Hundedatenbanken äusserst mühsam. Eine ressourcensparende Verknüpfung mit vielen Gemeindefachlösungen ist zum heutigen Zeitpunkt nicht möglich. Projektstatus: Die Anwendung ANIS ist seit der Steuererhebung im Jahr 2012 auf den Gemeinden im Einsatz. Die Entwickler werden von der Fachstelle E-Government Aargau kontaktiert, um, unter Einbezug von Fachkräften der Gemeinden, das Verbesserungspotential zu besprechen Internes Kontrollsystem (IKS) Im Finanzdekret des Kantons Aargau ist seit 2008 festgelegt, dass der Gemeinderat für die Regelung der internen Kontrollen zuständig ist. Die Gemeinden haben die Aufgabe, IKS einzuführen. Mittels IKS werden die Prozesse abgesichert, der Informationsfluss verbessert, Risiken in den einzelnen Arbeitsabläufen erkannt und Klarheit geschafft zur Frage Wer überwacht was?. Es geht letztendlich darum, den sparsamen Umgang mit öffentlichen Mitteln, die sachliche Richtigkeit der Ausgaben und die Vollständigkeit der Einnahmen sicherzustellen und bestehendes Vermögen zu schützen. Zudem werden die Gemeinden bei den steigenden Ansprüchen an die finanzielle Berichterstattung (Transparenz und Verlässlichkeit) besser unterstützt. Projektstatus: Die Gemeinden haben die Aufgabe, IKS einzuführen. Bei der Fachstelle E-Government Aargau können Informationen zu dieser Thematik bezogen werden Plattform für Geo-Informationen Ziel dieses möglichen Projekts ist, dass sämtliche vorhandenen Geo-Informationen, verbunden mit den Werkplänen der Gemeinden und weiteren Partnern, auf einer einzigen Plattform angeboten werden. Das Projekt soll folgende Dienstleistungen im Umfeld des elektronischen Grundbuchs aufbauen: - öffentliche Eigentümerabfrage: Via Internet können Bürger im beschränkten Umfang Eigentumsinformationen zu Grundstücken beziehen. - Kundenbereich Grundbuch: Kunden wird je nach abgeschlossener Vereinbarung via Browser und/oder via Webservices der Zugang zu Grundbuchdaten in Kombination mit Geoinformationskarten gewährt. - die elektronische Handänderungsanzeige Projektstatus: Im Zusammenhang mit Geo-Informationen besteht bereits heute das Angebot der kantonalen Geo-Plattform AGIS. Zudem sind das kantonale Projekt GRUNAG und das Programm e-geo.ch auf Bundesebene im Aufbau e-ausländerausweis Bereits heute verkehren viele Unternehmen bzgl. Bewilligungen ihrer Mitarbeiter mit den staatlichen Stellen elektronisch. So können beispielsweise Firmen direkt auf der Seite des Bundesamtes für Migration Online- Meldungen erfassen, um im Meldeverfahren eine Bewilligung für seine Arbeitnehmer zu beantragen. Dieses Angebot soll auch für natürliche Personen angeboten werden. So sollen beispielsweise Anträge auf Bewilligungsverlängerungen ebenfalls elektronisch den zuständigen Behörden eingereicht werden können. Seite 6 9

7 Dieses Vorhaben ist durch unzählige weitere Antragsmöglichkeiten auszubauen (z.b. Familiennachzüge, Besuchsaufenthalte, weitere fremdenpolizeiliche Bewilligungen) 3.15 e-grundbuchauszüge Mit der Realisierung von egris soll der Informationsaustausch im Grundbuchwesen durch die Einführung eines schweizweiten, elektronischen Grundstück-Informationssystems (egris) vereinfacht werden. Das Bundesamt für Justiz und die SIX Group führen im Rahmen einer Public Private Partnership (PPP) folgende Projekte: - Zentrales, elektronisches, kantonsübergreifendes Auskunftssystem für Grundbuchdaten (SIX Group) - Elektronischer Bezug von Grundbuchdaten für Behörden und Wirtschaft (SIX Group) - Elektronische Abwicklung des Geschäftsverkehrs mit dem Grundbuch (SIX Group) - Langzeitsicherung der Grundbuchdaten (Bundesamt für Justiz) - Personenidentifikator Grundbuch (Bundesamt für Justiz) Das Eidgenössische Amt für Grundbuch- und Bodenrecht des Bundesamts für Justiz ist für die Verbreitung und Weiterentwicklung der technischen Standards im Bereich Grundbuch zuständig. Projektstatus: Siehe auch Projekt Plattform für Geo-Informationen (Ziffer 3.13) e-sprechstunde Vielerorts bieten Gemeinden regelmässige Sprechstunden an, meistens durch den Gemeindeammann. Um einen zeitgemässen Service bieten zu können, müssen die neuen Medien ebenfalls ins Angebot mit aufgenommen werden. So sollen, unabhängig von Öffnungszeiten und Örtlichkeit, Sprechstunden auch über andere Kanäle möglich sein (z.b. Skype) Datenaustauschplattform Der Datenaustausch zwischen den Gemeinden, Departementen, Kantonen und Bund und innerhalb des Kantons soll über eine zentrale Datenaustauschplattform möglich gemacht werden. Ziel ist eine zentrale kostengünstige Datenaustauschplattform aufzubauen, die eine Kostenreduktion bewirkt, welche als Service angeboten und für mehrere Projekte genutzt werden kann. Als Beispiel wurde die gegenseitige Abhängigkeit von Regionalen Arbeitsvermittlungszentren (RAV) und kommunalen Sozialdiensten vorgebracht e-bestattung Das Verarbeiten von Todesfällen steht bei den Gemeinden an der Tagesordnung. Für das Anmelden eines Todesfalls durch die Angehörigen soll ein elektronisches Angebot aufgebaut werden, welches den Behördengang nicht mehr notwendig macht Wohnungsmarkt für Unternehmen Es soll ein Angebot für Mietwohnungen für diejenigen Unternehmungen aufgebaut werden, die ausländische Fachkräfte rekrutieren wollen e-betreibung Bisweilen wurde sämtliche Korrespondenz im Betreibungswesen auf dem Postweg versandt. Es sind Bestrebungen vorzunehmen, wonach Auszüge aus dem Betreibungsregister direkt in elektronischer Form an den Besteller zugestellt werden kann. Andere Urkunden (Verlustschein, Pfändungsurkunde, usw.) sollen folgen. Seite 7 9

8 Zudem sollen künftig Betreibungs- und Fortsetzungsbegehren auf elektronischem Wege eingereicht werden können. 4. Auswertung 4.1 Bewertung Die durch die Workshop-Teilnehmer durchgeführte Bewertung der Projekte erfolgte nach dem folgenden System: unbedeutend (0 Punkte) wenig bedeutend (1 15 Punkte) mässig bedeutend (16 30 Punkte) bedeutend (31 45 Punkte) sehr bedeutend (46 60 Punkte) 4.2 Projektliste Gemeinden Die unter dem vorstehenden Kapitel genannten Projekte haben die Workshop-Teilnehmer bewertet und priorisiert. Die Rangliste richtet sich demzufolge nach dieser Bewertung. Rang Projekt Punktzahl Bewertung 1 Bürgerkonto / elektrische Identifikation 60 2 e-voting 50 3 e-steuererklärung 49 4 Zentrale Einwohnerkontrolle 46 5 e-rechnung 31 5 e-sva 31 7 GEVER 28 8 e-baugesuch 26 9 e-einbürgerung e-umzug Verbesserung der Anwendung ANIS Internes Kontrollsystem (IKS) Plattform für Geo-Informationen e-ausländerausweis e-grundbuchauszüge e-sprechstunde 6 17 e-bestattung 5 18 Datenaustauschplattform 4 19 Wohnungsmarkt für Unternehmen 3 20 e-betreibung 2 Seite 8 9

9 5. Weiteres Vorgehen Dieses Dokument wurde den Workshop-Teilnehmern zur Vernehmlassungen vom 18. Dezember 2013 bis 24. Januar 2014 zugestellt. Die vorliegende Version berücksichtigt die Rückmeldungen aus der Vernehmlassung. Damit alle Aargauer Gemeinden die gemeindeseitigen E-Government-Schwerpunkte kennen, wird diese Version am 12. März 2014 an alle Aargauer Gemeinden, die Fachgruppe Prozesse, die Gemeindepersonal- Fachverbände und den zum Thema betroffenen kantonalen Stellen zugestellt. Die kommunalen Beauftragen der Fachstelle E-Government Aargau werden im Rahmen der E-Government- Organisationen des Kantons Aargau die weiteren Schritte planen und die Projekte nach der Priorität der Bewertung unter Kapitel 4 in Angriff nehmen. Die oben aufgeführten Empfänger werden 1 2 mal pro Jahr über den Arbeitsstand informiert. Im 2. Quartal 2015 wird erneut ein Workshop mit den Gemeinden durchgeführt. Bei Fragen und Anmerkungen zu diesem Dokument stehen Gérald Strub, , gerald.strub@publis.ch und Manuel Bruder, , manuel.bruder@publis.ch gerne zur Verfügung. Seite 9 9

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