I+D-Beruf und -Ausbildung im Umfeld vorarchivischer Tätigkeiten

Transkript

1 I+D-Beruf und -Ausbildung im Umfeld vorarchivischer Tätigkeiten Herzlich willkommen zum Workshop der IGRM in der Oberzolldirektion

2 Programmpunkte MAS-AIS (Prof. Dr. Phil. Graf) 30 min. Vorarchiv / Registratur OZD 15 min. I+D-Ausbildung 30 min. Besichtigung Registratur / Amtsarchiv 15 min. Apéro und offene Diskussion frei Fachstelle Archiv und Aktenführung EZV 2

3 Vorarchiv / Registratur OZD Schriftgutverwaltung in der Zollverwaltung von 1848 bis heute Fachstelle Archiv und Aktenführung EZV 3

4 wurde in der Zollverwaltung bereits in Amts- und Kopierbücher registriert (Geschäftskontrolle) Fachstelle Archiv und Aktenführung EZV 4

5 1904 entstand der erste Registraturplan. In den Jahren 1906, 1922,1923, 1926, 1930, 1960 und 1996 wurden grundlegende Änderungen am Plan vorgenommen und es entstand jedes Mal eine neue Registraturplan-Generation. Zur Zeit stehen wir bei der Generation H. Fachstelle Archiv und Aktenführung EZV 5

6 waren bei den Registraturdiensten der EZV Registraturund Alphabetisierkarte im Einsatz. Diese wurden zuerst von Hand und später mit der Schreibmaschine beschrieben. Fachstelle Archiv und Aktenführung EZV 6

7 Projekt Registratur; Evaluation und Einführung einer elektronischen Geschäftsverwaltung (GEVER). Fachstelle Archiv und Aktenführung EZV 7

8 1996, beginn der elektronischen Metadatenerfassung bei der Oberzolldirektion mit ADESSO Bis April 2005 wurden Metadaten zu Dossiers, Geschäftsfälle, Schriftstücke mit ADESSO erfasst (nur Oberzolldirektion) Fachstelle Archiv und Aktenführung EZV 8

9 1998, Einführung der elektronischen Metadatenerfassung bei den Zollkreisdirektionen und Grenzwachtkommandi Basel, Schaffhausen, Genf und Lugano mit ADESSO Fachstelle Archiv und Aktenführung EZV 9

10 2000 wurde die Fachstelle Archiv und Aktenführung EZV (FArAk) ins Leben gerufen. Sie befasst sich hauptsächlich mit der Organisation, Koordination, Systembetreuung und dem Controlling der Bereiche Aktenführung, Vorarchiv und Archiv. Ebenfalls zum Aufgabengebiet dieser Fachstelle gehören die Benutzerschulung und die Betreuung der verschiedenen Anwender, Kreisund Grenzwachtverantwortlichen. interne Vorgaben Gesetze egov-portal FArAk Koordination Weisungen RM Dossier & DM ZR OZD Kreise Gwk Kdo GeKo Pendenz GEVER GEVER Prozesse Aktivität Fachstelle Archiv und Aktenführung EZV 10

11 Unsere Hilfsmittel zur Erschliessung der Unterlagen - Die Organisationsvorschriften - Das Regelbuch der OZD - Das Ordnungssystem - Die Dossierbildung Fachstelle Archiv und Aktenführung EZV 11

12 Zum Schluss Täglich werden bei der Zentralregistratur ca Briefpostsendungen triagiert Im Durchschnitt werden bei den Registraturdiensten der OZD jährlich Unterlagen erschlossen (ADESSO) Die OZD verfügt im Haus und im BAR über ca. 900 Laufmeter gesammeltes Wissen Fachstelle Archiv und Aktenführung EZV 12

13 I+D-Ausbildung Lehre I+D-Assistent/innen I+D-Lehre im vorarchivischen Bereich Berufsschule / LAP Praktika Interview mit I+D-Lernenden Fachstelle Archiv und Aktenführung EZV 13

14 Lehre I+D-Assistent/innen - Ein Beruf der Zukunft - Information als Grundlage der aufgeklärten modernen Welt und der persönlichen Meinungsbildung - Vielfalt von Arbeitsbereichen und ein breites Spektrum möglicher Tätigkeiten - Verantwortung gegenüber den Mitmenschen und der Gesellschaft - Persönlicher Rückblick auf die Lehrzeit Fachstelle Archiv und Aktenführung EZV 14

15 I+D-Lehre im vorarchivischen Bereich - I+D-Lernende aus dem Bereich Archiv / Vorarchiv sind Exoten eine Entwicklungschance! - Praktika haben einen sehr hohen Stellenwert, im ersten Jahr Berufsschule und Einführungskurs sehr viel Theorie - Ein Austausch zwischen I+D-Lernenden aus dem vorarchivischen Bereich ist sehr erstrebenswert, aus diesem Grund ist die Schaffung weiterer Lehrstellen in diesem Bereich eine äusserst wünschenswerte Zukunftsprojektion Fachstelle Archiv und Aktenführung EZV 15

16 Berufsschule / LAP - Vielfältiger Informationsfluss in der GIBB (Gewerblich Industrielle Berufsschule Bern) - Bern ist zuständig für das Mitteland, Basel und das Wallis - Einführungskurs, 3-4 Tage kompakte Erarbeitung von unterschiedlichsten Themen (von der Berufsethik bis zur Daten- und Objekterfassung) - Die Lehrabschlussprüfung (LAP) als letzte Hürde zur/zum Berufsfrau/Berufsmann Fachstelle Archiv und Aktenführung EZV 16

17 Praktika - Ganzheitliches Sichtfeld auf die verschiedenen Aufgaben und Tätigkeiten im I+D-Bereich (auch in der Praxis). - Kennenlernen von unterschiedlichen Betrieben und Institutionen - Garantie auf eine abwechslungsreiche Lehrzeit (ca. 1 Jahr in externen Betrieben) - Evtl. Knüpfen von nachhaltigen Kontakten - Berichterstattung im eigenen Lehrbetrieb Fachstelle Archiv und Aktenführung EZV 17

18 Interview mit I+D-Lernenden - Beer Sarina, 3. Lehrjahr, Universitätsbibliothek Bern - Murina Albulena, 2. Lehrjahr, Oberzolldirektion - Marinello Chiara, 1. Lehrjahr, Oberzolldirektion Fachstelle Archiv und Aktenführung EZV 18

19 Interview mit I+D-Lernenden 1. Frageblock: I+D-Lehre: Welche Erwartungen habt/hattet Ihr von der Lehre zur Informations- und Dokumentationsassistentin? Wurden die Erwartungen erfüllt? Mit welchem Hintergedanken habt Ihr diese Ausbildung ausgewählt? Fachstelle Archiv und Aktenführung EZV 19

20 Interview mit I+D-Lernenden 2. Frageblock: Vorarchiv / Registratur: Wo seht Ihr den Bereich Vorarchiv / Registratur in der I+D-Landschaft? Fühlt Ihr Euch wohl in diesem Bereich? Positiv- und Negativpunkte? Fachstelle Archiv und Aktenführung EZV 20

21 Interview mit I+D-Lernenden 3. Frageblock: Praktika / Berufsschule: Wie wichtig sind Praktika in dieser Ausbildung? Was für Erfahrungen habt Ihr bisher damit gemacht? Welchen Stellenwert hat die Berufsschule? Fachstelle Archiv und Aktenführung EZV 21

22 Besichtigung Registratur / Amtsarchiv Wir besichtigen nun gemeinsam die Zentralregistratur, sowie einige Räumlichkeiten des Amtsarchives. Fachstelle Archiv und Aktenführung EZV 22

23 Apero und offene Diskussion Geniessen Sie das Apero und die hoffentlich anregenden Gespräche. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Fachstelle Archiv und Aktenführung EZV 23