Anpassung des Gesellschaftsvertrages der HVV Stand: Januar 2013

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1 Anpassung des Gesellschaftsvertrages der HVV Stand: Januar 2013 GESELLSCHAFTSVERTRAG DER HVV HERFORDER VERSORGUNGS- UND VERKEHRS-BETEILIGUNGS-GMBH

2 2 1 Rechtsform und Firma (1) Die Herforder Versorgungs- und Verkehrs-Beteiligungs-GmbH ist eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung. (2) Die Gesellschaft führt die Firma: "HVV Herforder Versorgungs- und Verkehrs-Beteiligungs-GmbH." 2 Sitz der Gesellschaft Der Sitz der Gesellschaft ist Herford. 3 Gegenstand des Unternehmens (1) Gegenstand des Unternehmens ist die Gewährleistung, Unterstützung und Förderung von Aufgaben und Vorhaben im Bereich der Kommunalwirtschaft als ergebnissichernde Holding der Stadt Herford durch die Beteiligung an Gesellschaften (Beteiligungsunternehmen) mit folgenden Geschäftsfeldern: - Versorgung (Erzeugung, Netz, Vertrieb) mit Elektrizität, Gas, Wasser und Wärme, Handel mit Energie und energienahen Produkten, Energiedienstleistungen, - Bau und Betrieb von Telekommunikationsnetzen und anlagen einschließlich Telekommunikationsdienstleistungen, - mittelbarer und unmittelbarer Beteiligungsbesitz an der E.ON Westfalen Weser AG bzw. an einer Nachfolgegesellschaft und an renditebringenden Beteiligungen ohne unternehmerischen Einfluss auf das Beteiligungsunternehmen, - Bedienung und Betrieb des öffentlichen und nichtöffentlichen Verkehrs einschließlich des Eisenbahnverkehrs, - Errichtung und Bewirtschaftung von Parkplätzen, die Durchführung von Märkten und Sonderveranstaltungen, - die Wirtschaftsförderung,

3 3 - Bau, Betrieb und Durchführung von Aufgaben der Entsorgung, einschließlich der Abfallsammlung, Straßenreinigung, Winterwartung, und der Abwasserentsorgung, - Entwicklung und Förderung von Liegenschaften, insbesondere eigener sowie derjenigen von konzernverbundenen Unternehmen und der Stadt Herford, - Erwerb, Verwaltung und Betrieb von Grundstücken und Immobilien, wenn dies aus Gründen der Stadtentwicklung als erforderlich angesehen wird, - alle Aufgaben im Bereich der Wohnungswirtschaft, des Städtebaus und der Infrastruktur, und der Errichtung, Betreuung, Bewirtschaftung und Verwaltung von Bauten in allen Rechts- und Nutzungsformen, - Bau und Betrieb von Freizeit- und Sporteinrichtungen, insbesondere von Bädern und einer Eissporteinrichtung im Stadtgebiet Herford, - Öffentlichkeitsarbeit und Werbung, - Geschäftsführung und Vertretung der Objektgesellschaft Elsbach Areal GmbH & Co. KG als deren persönlich haftende Gesellschafterin sowie alle damit zusammenhängenden und den Gesellschaftszweck fördernden Geschäfte, - Bau und Betrieb von kulturellen Einrichtungen (insbesondere Bibliotheken, Museen, Sammlungen, Musikschulen), sowie die Organisation und Durchführung von Kulturaufgaben und -angeboten innerhalb und außerhalb der Einrichtungen einschließlich der Beteiligung oder Mitgliedschaft an bzw. in Kultur- und Weiterbildungseinrichtungen, sowie alle damit im Zusammenhang stehenden Leistungen. (2) Die Gesellschaft kann die in Abs. 1 aufgeführten Geschäftsfelder unmittelbar selbst ausführen. (3) Die Gesellschaft ist zu allen Maßnahmen und Geschäften berechtigt, durch die der Gesellschaftszweck gefördert werden kann. Sie kann sich zur Erfüllung ihrer Aufgaben anderer Unternehmen bedienen, sich an ihnen beteiligen oder solche Unternehmen sowie Hilfs- und Nebenbetriebe erwerben, errichten, pachten und Kooperations- und Unternehmensverträge abschließen.

4 4 4 Dauer der Gesellschaft / Geschäftsjahr (1) Die Dauer der Gesellschaft ist unbestimmt. (2) Das Geschäftsjahr ist das Kalenderjahr. 5 Stammkapital Das Stammkapital der Gesellschaft beträgt ,00 (in Worten: dreizehnmillionen Euro). Die Stadt Herford ist am Stammkapital der Gesellschaft mit einem Geschäftsanteil in Höhe des Nennbetrags von ,00 (in Worten: dreizehnmillionen Euro) beteiligt. 6 Führung der Gesellschafterliste Die Geschäftsführer haben unverzüglich nach Wirksamwerden jeder Veränderung in den Personen der Gesellschafter oder des Umfangs ihrer Beteiligung an der Gesellschaft eine von ihnen unterschriebene Gesellschafterliste zum Handelsregister einzureichen. Nach deren Aufnahme im Handelsregister haben die Geschäftsführer allen Gesellschaftern unverzüglich eine Abschrift der aktuellen Liste zu übersenden. 7 Verfügung über Geschäftsanteile (1) Die Verfügung über einen Geschäftsanteil oder Teile eines Geschäftsanteils ist nur mit schriftlicher Einwilligung der Gesellschaft zulässig. (2) Die Einwilligung darf nur nach vorheriger Zustimmung von Aufsichtsrat und Gesellschafterversammlung erteilt werden.

5 5 8 Gesellschaftsorgane (1) Die Organe der Gesellschaft sind: a. die Geschäftsführung, b. der Aufsichtsrat, c. die Gesellschafterversammlung. (2) Die Vertreter der Stadt Herford in der Gesellschafterversammlung sowie im Aufsichtsrat der Gesellschaft haben die Interessen der Stadt Herford zu verfolgen. Die vom Rat der Stadt Herford bestellten Vertreter haben ihr Amt auf Beschluss des Rates der Stadt Herford jederzeit niederzulegen. Die vorgenannten Sätze gelten nur, soweit durch Gesetz nichts anderes bestimmt ist. (3) Die Funktionsbezeichnungen dieses Gesellschaftsvertrages werden in weiblicher oder männlicher Form geführt. 9 Geschäftsführung und Vertretung der Gesellschaft (1) Die Gesellschaft hat zwei Geschäftsführer. Es handelt sich dabei zum einen um den Geschäftsführer der Stadtwerke Herford GmbH und zum anderen um einen Bediensteten der Stadt Herford. Geschäftsführer und Prokuristen werden auf Empfehlung des Aufsichtsrates und Beschluss des Rates der Stadt Herford von der Gesellschafterversammlung bestellt und abberufen. (2) Die Gesellschaft wird durch die zwei Geschäftsführer gemeinsam oder durch einen Geschäftsführer gemeinsam mit einem Prokuristen vertreten. Die Gesellschafterversammlung kann durch Beschluss einem einzelnen Geschäftsführer Einzelvertretungsbefugnis erteilen. (3) Die Geschäftsführer und Prokuristen sind von den Beschränkungen des 181 BGB (Insichgeschäft) befreit.

6 6 (4) Die Geschäftsführung gibt sich eine Geschäftsordnung, die der Zustimmung des Aufsichtsrates bedarf. (5) Der Vorsitzende des Aufsichtsrates - im Verhinderungsfall sein Vertreter - schließt im Namen der Gesellschaft die Anstellungsverträge mit den Geschäftsführern. (6) Die Geschäftsführung schließt im Namen der Gesellschaft die Anstellungsverträge mit den Prokuristen bzw. Handlungsbevollmächtigten. 10 Zusammensetzung und Amtsdauer des Aufsichtsrates (1) Die Gesellschaft hat einen Aufsichtsrat. Der Aufsichtsrat ist fakultatives Gesellschaftsorgan. Die Vorschriften des Aktiengesetzes über den Aufsichtsrat sind entsprechend anzuwenden ( 52 GmbHG). (2) Der Aufsichtsrat besteht aus 12 Mitgliedern, die dem Haupt- und Finanzausschuss des Rates der Stadt Herford angehören sollen. (3) Die vom Rat der Stadt Herford benannten Vertreter ( 10 Abs. 2), werden vom Rat der Stadt nach den Bestimmungen der GO NRW entsandt. Zu den entsandten Aufsichtsratsmitgliedern muss der Bürgermeister oder der von ihm vorgeschlagene Bedienstete der Stadt Herford zählen. Die Vorschriften der GO NRW über die Bildung und Besetzung von Ausschüssen finden entsprechende Anwendung. (4) Die Amtsdauer der vom Rat entsandten Vertreter entspricht der Dauer der jeweiligen Wahlperiode des Rates. Die Aufsichtsratsmitglieder bleiben nach Ablauf der Wahlperiode so lange in ihrem Amt, bis neue Aufsichtsratsmitglieder entsandt sind, jedoch maximal weitere drei Monate nach dem erstmaligen Zusammentritt des neuen Rates. Wiederholte Entsendung ist zulässig. Jedes Mitglied des Aufsichtsrates kann sein Amt jederzeit und ohne Angabe von Gründen niederlegen. (5) Für jedes Aufsichtsratsmitglied wird ein direkter Vertreter ernannt. Die Vertreter der ordentlichen Aufsichtsratsmitglieder werden in entsprechender Anwendung von 10 Abs. 3 und 4 vom Rat entsandt; eine Zugehörigkeit zum Haupt- und Finanzausschuss ist für die Vertreter nicht erforderlich; die Entsendung erfolgt zeitgleich mit der Entsendung der ordentlichen Aufsichtsratsmitglieder.

7 7 (6) Abwesende Aufsichtsratsmitglieder können dadurch an der Beschlussfassung des Aufsichtsrates und seiner Ausschüsse teilnehmen, dass sie ihre schriftliche Stimmabgabe durch ein anderes ordentliches Aufsichtsratsmitglied überreichen lassen (Stimmbotschaft) oder dass ihr direkter Vertreter i.s.d. Abs. 5 dieser Vorschrift an Stelle des ordentlichen Aufsichtsratsmitgliedes an der Beschlussfassung teilnimmt (direkte Vertretung). (7) Die Mitgliedschaft im Aufsichtsrat erlischt bei ordentlichen Vertretern des Rates oder deren direkten Vertretern mit der Niederlegung des Mandates. (8) Jedes Mitglied des Aufsichtsrates kann sein Amt durch schriftliche Erklärung gegenüber der Gesellschaft niederlegen. Sein Amt erlischt vier Wochen nach Eingang der Erklärung bei der Gesellschaft. (9) Scheidet ein Vertreter des Rates aus dem Aufsichtsrat aus, so benennt der Rat nach den Bestimmungen der GO NRW für den Rest der Amtsdauer einen Nachfolger. (10) Für die stellvertretenden Aufsichtsratsmitglieder gelten die Abs. 8 bis 9 entsprechend. 11 Vorsitz, Einberufung und Beschlussfassung des Aufsichtsrates (1) Der Bürgermeister oder der von ihm nach 10 Abs. 3 vorgeschlagene Bedienstete der Stadt Herford ist der Vorsitzende des Aufsichtsrates. Die Amtsdauer entspricht der Dauer der jeweiligen Wahlperiode des Rates. (2) Der Aufsichtsrat wählt aus seiner Mitte zwei Stellvertreter. Die Amtsdauer entspricht der Dauer der jeweiligen Wahlperiode des Rates. (3) Der Aufsichtsrat wird vom Vorsitzenden, im Verhinderungsfall von einem seiner Vertreter, einberufen, so oft es die Geschäfte erfordern, oder wenn es von der Geschäftsführung oder mindestens drei Aufsichtsratsmitgliedern beantragt wird. Zur ersten konstituierenden Sitzung lädt das an Lebensjahren älteste hierzu bereite Aufsichtsratsmitglied ein. Die Geschäftsführung nimmt an den Sitzungen des Aufsichtsrates teil, sofern der Aufsichtsrat nicht im Einzelfall etwas anderes bestimmt. (4) Die Einberufung muss schriftlich unter Mitteilung der Tagesordnung mit einer Frist von mindestens einer Woche erfolgen. In dringenden Fällen können eine andere Form der

8 8 Einberufung und eine kürzere Frist gewählt werden. Auf die besondere Form und Frist ist bei der Einladung hinzuweisen. (5) Der Aufsichtsrat ist beschlussfähig, wenn sämtliche Mitglieder zur Sitzung auch ordnungsgemäß geladen sind und davon mindestens die Hälfte der Aufsichtsratsmitglieder, darunter der Vorsitzende oder einer seiner Stellvertreter anwesend sind. Ist der Aufsichtsrat in einer ordnungsgemäß einberufenen Sitzung nicht beschlussfähig, so kann innerhalb einer Woche eine neue Sitzung mit gleicher Tagesordnung einberufen werden. Diese ist, ungeachtet der Anzahl der erschienenen Mitglieder beschlussfähig. Bei der Einberufung ist darauf hinzuweisen, dass der Aufsichtsrat in der neuen Sitzung, ungeachtet der Anzahl der erschienenen Mitglieder, beschlussfähig ist. (6) Der Aufsichtsrat fasst seine Beschlüsse mit einfacher Stimmenmehrheit, soweit sich nicht aus dem Gesetz oder diesem Gesellschaftsvertrag etwas anderes ergibt. Bei Stimmengleichheit ist ein Antrag abgelehnt. In Fällen äußerster Dringlichkeit, können der Vorsitzende oder sein Stellvertreter mit einem weiteren Aufsichtsratsmitglied eine Dringlichkeitsentscheidung treffen. Die Dringlichkeitsentscheidung ist dem Aufsichtsrat in der nächsten Sitzung zur Genehmigung vorzulegen. Er kann die Dringlichkeitsentscheidung aufheben, soweit nicht schon Rechte anderer durch die Ausführung des Beschlusses entstanden sind. (7) Beschlüsse können auch durch schriftliche Erklärung, per Telefax oder via gefasst werden, wenn kein Aufsichtsratsmitglied unverzüglich widerspricht. (8) Über den wesentlichen Inhalt der Sitzung und über die Beschlüsse des Aufsichtsrates ist eine Niederschrift anzufertigen, die vom Schriftführer, dem Vorsitzenden der Sitzung und der Geschäftsführung zu unterzeichnen ist. Der Schriftführer wird vom Vorsitzenden des Aufsichtsrates benannt. (9) Erklärungen des Aufsichtsrates werden vom Vorsitzenden, im Verhinderungsfall von seinem Vertreter, unter der Bezeichnung "Aufsichtsrat der HVV Herforder Versorgungs- und Verkehrs-Beteiligungs-GmbH" abgegeben. (10) Der Aufsichtsrat gibt sich eine Geschäftsordnung.

9 9 12 Aufgaben des Aufsichtsrates (1) Der Aufsichtsrat überwacht die Tätigkeit der Geschäftsführung. Er kann die Bücher und die Schriften der Gesellschaft sowie die Vermögensgegenstände einsehen und prüfen. Er kann damit auch einzelne Mitglieder oder für bestimmte Aufgaben besondere Sachverständige beauftragen. Der Aufsichtsrat bereitet die Beschlüsse der Gesellschafterversammlung vor. Hierzu gehören insbesondere: a. Bestellung und Abberufung von Geschäftsführern, b. Änderung des Gesellschaftsvertrages sowie Auflösung der Gesellschaft. (2) Der Aufsichtsrat entscheidet über die a. Grundsätze des Risikomanagements, b. Beauftragung des Abschlussprüfers. (3) Die Geschäftsführung bedarf der vorherigen Zustimmung des Aufsichtsrates in nachfolgenden Angelegenheiten neben den an anderer Stelle im Gesellschaftsvertrag oder im Gesetz vorgesehenen Fällen, wenn diese nicht Bestandteil eines beschlossenen Wirtschaftsplanes sind: a. Übernahme neuer Aufgaben, soweit nicht die Gesellschafterversammlung zuständig ist, b. Erwerb, Veräußerung und Belastung von Grundstücken und von grundstücksgleichen Rechten, soweit im Einzelfall die Wertgrenze von ,00 überschritten wird, c. Aufnahme von Darlehen, Übernahme von Bürgschaften, Abschluss von Gewährverträgen und Bestellung sonstiger Sicherheiten, soweit im Einzelfall die Wertgrenze von ,00 überschritten wird, d. Die Vergabe von Leistungen und Lieferungen, deren Anschlagswert ,00 übersteigt, e. Hingabe von Darlehn, Schenkungen sowie Verzicht auf fällige Ansprüche, soweit im Einzelfall die Wertgrenze von ,00 überschritten wird,

10 10 f. Gesellschafterbeschlüsse in Gesellschaften, an denen die HVV mehrheitlich beteiligt ist. (4) Der Aufsichtsrat vertritt die Gesellschaft gegenüber der Geschäftsführung gerichtlich und außergerichtlich. 13 Zusammensetzung und Einberufung der Gesellschafterversammlung, Vorsitz (1) Ein vom Rat der Stadt Herford bestellter Vertreter vertritt die Stadt Herford als Gesellschafterin. Sofern weitere Vertreter zu benennen sind, muss der Bürgermeister oder der von ihm vorgeschlagene Bedienstete der Stadt Herford dazuzählen. (2) Die Gesellschafterversammlung wird durch die Geschäftsführung einberufen, soweit das Gesetz nichts anderes bestimmt. Sie ist auf Verlangen der Gesellschafterin jederzeit einzuberufen. (3) Die ordentliche Gesellschafterversammlung findet innerhalb der ersten acht Monate des Geschäftsjahres statt. (4) Die Gesellschafterversammlung wird schriftlich unter Mitteilung der Tagesordnung mit einer Frist von mindestens zwei Wochen einberufen. (5) Die Gesellschafterversammlung wählt aus seiner Mitte den Vorsitzenden in der Gesellschafterversammlung. Jeder Euro des Nennbetrags eines Geschäftsanteils gewährt bei der Beschlussfassung eine Stimme. Die auf einen Geschäftsanteil entfallenden Stimmen können nur einheitlich ausgeübt werden. Die Amtsdauer entspricht der Dauer der jeweiligen Wahlperiode des Rates. Die Gesellschafterversammlung wählt aus ihrer Mitte zwei Stellvertreter. Die Amtsdauer entspricht der Dauer der jeweiligen Wahlperiode des Rates. (6) Über die Verhandlungen und Beschlüsse der Gesellschafterversammlung ist eine Niederschrift anzufertigen, die vom Vorsitzenden und Schriftführer zu unterzeichnen ist. (7) Die Geschäftsführung nimmt an der Gesellschafterversammlung teil, sofern die Gesellschafterversammlung im Einzelfall nicht etwas anderes beschließt.

11 11 (8) Beschlüsse können auch durch schriftliche Erklärung, per Telefax oder via gefasst werden, wenn sich der Gesellschafter damit einverstanden erklärt. Der Gesellschafter kann auf die Einhaltung von Form- und Fristerfordernissen verzichten. 14 Aufgaben der Gesellschafterversammlung (1) Der Beschlussfassung der Gesellschafterversammlung unterliegen die im Gesellschaftsvertrag oder im Gesetz vorgesehenen Fälle und insbesondere: a. Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrates, b. Änderungen des Gesellschaftsvertrages einschließlich Kapitalerhöhungen und - herabsetzungen, c. Auflösung der Gesellschaft, d. Festsetzung eines Sitzungsgeldes für die Aufsichtsratsmitglieder. (2) Alle Beschlüsse der Gesellschaft werden mit einfacher Mehrheit der in der Gesellschafterversammlung abgegebenen Stimmen gefasst, soweit nicht durch Gesetz oder Satzung andere Mehrheitsverhältnisse vorgeschrieben sind. (3) Jeder Euro des Nennbetrags eines Geschäftsanteils gewährt bei der Beschlussfassung eine Stimme. Die auf einen Geschäftsanteil entfallenden Stimmen können nur einheitlich ausgeübt werden. (4) Die Geschäftsführung bedarf der vorherigen Zustimmung der Gesellschafterversammlung bei folgenden Rechtsgeschäften und Maßnahmen, wenn diese nicht Bestandteil eines beschlossenen Wirtschaftsplanes sind: a. den Abschluss und die Änderungen von Unternehmensverträgen im Sinne der 291 und 292 Abs. 1 des Aktiengesetzes, b. den Erwerb und die Veräußerung von Unternehmen und Beteiligungen, c. den Wirtschaftsplan, die Feststellung des Jahresabschlusses und die Verwendung des Ergebnisses, d. die Bestellung und Abberufung der Geschäftsführer,

12 12 e. Erteilung und Widerruf von Prokura, f. Abschluss, Änderung oder Aufhebung von Konzessionsverträgen, g. Entsendung von Vertretern in Beteiligungsgesellschaften oder Verbänden. 15 Wirtschaftsplan Die Geschäftsführung stellt spätestens einen Monat vor Beginn eines jeden Wirtschaftsjahres einen Wirtschaftsplan auf, so dass dieser vor Beginn des Geschäftsjahres der Gesellschafterversammlung zur Beschlussfassung nach entsprechender Vorberatung durch den Aufsichtsrat ( 12 dieses Gesellschaftsvertrages) vorgelegt werden kann. Der Wirtschaftsplan ist nach den Bestimmungen der GO NRW in der jeweiligen geltenden Fassung (derzeit 108 Abs. 3 Nr. 1 a GO NRW) aufzustellen. Die Geschäftsführung unterrichtet den Aufsichtsrat halbjährlich - wenn es die Situation erfordert in kürzeren Abständen - über die Entwicklung des Geschäftsjahres. 16 Jahresabschluss, Lagebericht, Prüfung und Ergebnisverwendung (1) Jahresabschluss und Lagebericht sind von der Geschäftsführung innerhalb von drei Monaten nach Ablauf des Geschäftsjahres nach den für große Kapitalgesellschaften geltenden Vorschriften des 3. Buches des Handelsgesetzbuches aufzustellen und dem Abschlussprüfer vorzulegen. Im Lagebericht ist zur Einhaltung der öffentlichen Zwecksetzung und zur Zweckerreichung Stellung zu nehmen. (2) Jahresabschluss und Lagebericht sind nach den für große Kapitalgesellschaften geltenden Vorschriften des 3. Buches des Handelsgesetzbuches zu prüfen. Die Abschlussprüfung muss sich auch auf die Prüfungsgegenstände des 53 Abs. 1 Haushaltsgrundsätzegesetz erstrecken. (3) Im Anhang sind die Angaben gem. 108 Abs. 1 Nr. 9 GO NRW aufzunehmen, soweit die Anstellungsverträge nicht vor dem Tag des Inkrafttretens des 108 Abs. 1 Nr. 9 GO NRW abgeschlossen wurden.

13 13 (4) Im Lagebericht oder im Zusammenhang damit ist zur Einhaltung der öffentlichen Zwecksetzung und zur Zweckerreichung Stellung zu nehmen. (5) Die Geschäftsführung hat den Jahresabschluss zusammen mit dem Lagebericht und dem Prüfungsbericht des Abschlussprüfers unverzüglich nach Eingang des Prüfungsberichtes der Gesellschafterversammlung zur Feststellung des Jahresabschlusses und gleichzeitig dem Aufsichtsrat zusammen mit ihrem Vorschlag der Ergebnisverwendung zur Prüfung vorzulegen. Der Bericht des Aufsichtsrates über das Ergebnis seiner Prüfung ist ebenfalls unverzüglich der Gesellschafterversammlung vorzulegen. (6) Die Gesellschafter haben bis spätestens zum Ablauf der ersten acht Monate des Geschäftsjahres über die Feststellung des Jahresabschlusses und die Ergebnisverwendung für das vorangegangene Geschäftsjahr zu beschließen. Auf den Jahresabschluss sind bei der Feststellung die für seine Aufstellung geltenden Vorschriften anzuwenden. (7) Die Offenlegung des Jahresabschlusses richtet sich nach den geltenden Vorschriften des 3. Buches des Handelsgesetzbuches. 17 Landesgleichstellungsgesetz Es soll angestrebt werden, die Zielsetzung des Landesgleichstellungsgesetzes vom 9. November 1999 in der Gesellschaft zu verwirklichen.