Dokumenten Management und Archiv Lösungen

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1 power your business Dokumenten Management und Archiv Lösungen MANDANTENFÄHIG REVISIONSSICHER Dokumenten Management & Archiv SKALIERBAR CLOUD INTELLIGENTE SUCHE PROZESSE

2 DOKUMENTEN MANAGEMENT & ARCHIV LÖSUNGEN Inhalt Einführung 3 Ihre Perspektive mit Scalaris 4 Unser Angebot auf einen Blick 6 Leistungs-Highlights im täglichen Einsatz 8 Sicherheit & Compliance 10 IT Management & Administration 12 Cloud Services 13 Ihr Bonus mit uns 14 Dokumenten Management & Archiv SKALIERBAR MANDANTENFÄHIG REVISIONSSICHER CLOUD INTELLIGENTE SUCHE PROZESSE Mit dem DMS & Archiv Portfolio bietet Scalaris eine hoch skalierbare und mandantenfähige Plattform, anwendungsspezifische Lösungen und Cloud Services für die effiziente Verwaltung, Nutzung und Archivierung von Dokumenten & s unter Einhaltung gesetzlicher Auflagen und interner Richtlinien. 2

3 Dokumente und s lenken in Unternehmen vielfach vom Kerngeschäft ab... Mitarbeiter verlieren beim Ablegen, Verwalten, Bearbeiten, Weiterleiten und Suchen von Informationen viel und kostbare Zeit. Der eingeschränkte Zugriff auf Informationen behindert interne Arbeitsabläufe genauso wie die Zusammenarbeit mit Kunden und Partnern. Die immer rigorosere Gesetzgebung rund um das Datenmanagement beschäftigt insbesondere IT-Verantwortliche, Compliance-Beauftragte und die Geschäftsleitung. Datenschutz, Aufbewahrungsfristen, Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Geschäftsprozessen werden viel diskutiert. Aber wie sieht es damit in der Praxis aus? Setzen Sie Ihre Dokumente gewinnbringend ein Die alltäglichen Herausforderungen im Informations- und Dokumentenmanagement lassen uns oft vergessen, wie wertvoll Dokumente sind und wie groß deren Einfluss auf den Geschäftserfolg ist. Vor diesem Hintergrund unterstützen Sie die Dokumenten Management & Archiv Lösungen von Scalaris dabei, das vorhandene Optimierungspotenzial auszuschöpfen. Zeit und Kosten sparen Wissen verfügbar machen Rechtssicher arbeiten Und den Geschäftserfolg nachhaltig verbessern! 3

4 DOKUMENTEN MANAGEMENT & ARCHIV LÖSUNGEN Ihre Perspektive mit Scalaris Zentrale Wissensbasis statt Insellösungen Angebote für jedes Budget Parallel geführte Informationsspeicher kosten Unternehmen sehr viel Geld: Einerseits verbrauchen Mehrfachablagen unnötig Kapazität und andererseits stellt sich ständig die Frage: Wo finde ich Unterlagen? Mühsame Recherchen frustrieren Mitarbeiter und beeinträchtigen die Produktivität. Mit ihren integrierten DMS & Archiv Lösungen liefert Scalaris die Grundlage für eine zentrale Wissensbasis. Sie können sämtliche Dokumente und s rund um ein Objekt oder einen Geschäftsvorgang zusammenführen. Scalaris bietet standardisierte DMS & Archiv Lösungen für Fachbereiche und Branchen, die Ihnen als Kauflösung oder als Service aus der Cloud zur Verfügung stehen. Das Cloud-Prinzip der geteilten Nutzung von Software, Hardware, Rechenzentrum und allen erforderlichen IT-Services eröffnet auch kleineren und mittleren Betrieben die Möglichkeit, ihr Informationsmanagement effizient und rechtssicher zu gestalten. Sie können den Leistungsumfang flexibel wählen und bezahlen in Abhängigkeit von Useranzahl und Dokumentenvolumen eine monatliche Miete. 4

5 [ Unsere Lösungen für das Dokumentenmanagement und die Archivierung entwickeln wir in enger Kooperation mit marktführenden Hardware- und Softwareherstellern. ] Bewährte Technologie Knapp zwei Jahrzehnte Erfahrung stecken in unseren Dokumenten Management & Archiv Lösungen, die bei Großkonzernen, kleineren und mittleren Betrieben sowie bei Dienstleistern im dokumentennahen Umfeld als Individuallösung, Standardanwendung oder Cloud Service zum Einsatz kommen. Sicherheit & Compliance Scalaris betreut mitunter Unternehmen aus sehr stark regulierten Bereichen wie dem Finanzdienstleistungssektor oder Rechtsdienst. Die Einhaltung der vielfältigen Gesetze, die den Umgang mit Dokumenten und Informationen regeln, unterstützen wir mit entsprechenden Sicherheitsmaßnahmen. Innovative Lösungskonzepte Ein erfahrenes Entwicklungsteam veredelt die bewährte Basistechnologie mit modernsten Methoden und Verfahren und liefert damit die Antworten auf aktuelle Fragestellungen und Herausforderungen im Informationsmanagement. Dabei setzen wir auf die Zusammenarbeit mit Hochschulen und Verbänden sowie Know-how Trägern aus der IT, diversen Wirtschaftszweigen und Fachbereichen. So sind unsere fach- und branchenspezifischen DMS & Archiv Ausprägungen entstanden genauso wie die wegweisenden webbasierten Anwendungen (Cloud Services), die bereits seit 2004 produktiv im Einsatz sind. [ Die offene Architektur unserer Lösungen vereinfacht die Integration in bestehende IT-Strukturen und Drittsysteme. Dies sichert Ihnen den langfristigen Schutz der getätigten Investition. ] Starke Partner Unsere Lösungen für das Dokumentenmanagement und die Archivierung entwickeln wir in enger Kooperation mit marktführenden Hardware- und Softwareherstellern. Für das Angebot von Cloud Services setzen wir auf die Zusammenarbeit mit lokalen Hochsicherheits- Rechenzentren. Das Scalaris Partnernetzwerk hat sich in den letzten zwei Jahrzehnten etabliert. So profitieren Sie von einem technisch, kommerziell und organisatorisch perfekt eingespielten Team, das für die reibungslose Bereitstellung unserer Lösungen sorgt. Nähe zu unseren Kunden Über unseren Hauptsitz in Glattbrugg bei Zürich (CH) und die Niederlassung in Villingen-Schwenningen (DE) betreuen wir unsere Kunden in der Schweiz, Deutschland und Österreich. Qualifizierte Partner bedienen die Märkte in Osteuropa und der Türkei. Beratung, Integration und flächendeckenden Support erhalten Sie bei Scalaris aus einer Hand. So stellen wir sicher, dass jeder Auftrag im Einklang mit Ihren Anforderungen realisiert und über sämtliche Projektphasen hinweg professionell begleitet wird. Nachhaltigkeit Die DMS & Archiv Lösungen von Scalaris basieren auf internationalen Standards und Technologien. Die Entwicklung erfolgt seit der Unternehmensgründung hauptsächlich in Deutschland, aber auch in der Schweiz, der Slowakei und Indien. Das ausgereifte Produktportfolio von Scalaris ist nicht zuletzt auf die nachhaltige Mitarbeiterführung und umfassende Erfahrung aus langfristigen und anspruchsvollen Kundenbeziehungen zurückzuführen. Die offene Architektur unserer Lösungen vereinfacht die Integration in bestehende IT-Strukturen und Drittsysteme. Dies sichert Ihnen den langfristigen Schutz der getätigten Investition. 5

6 DOKUMENTEN MANAGEMENT & ARCHIV LÖSUNGEN Unser Angebot auf einen Blick Dokumentenmanagement ist kein Selbstzweck. Wertvoll ist erst die Verfügbarkeit der relevanten Informationen zur richtigen Zeit, am richtigen Ort. Minimieren Sie mit den Dokumenten Management & Archiv Lösungen von Scalaris den Aufwand für die Dokumentenverwaltung und ermöglichen Sie die effiziente Nutzung von vorhandenem Wissen unter Einhaltung interner und gesetzlicher Richtlinien. DMS & Archiv Lösungen von Scalaris bieten: Kontrolle über vorhandenes Wissen Schnellen Zugang zu den relevanten Informationen Nahtlose dokumentenbasierte Kommunikations- und Geschäftsprozesse Grundlagen und Werkzeuge für Teamarbeit Revisionssichere Archivierung Wissen erschließen und einfach nutzen Durch die Kombination benutzerorientierter Zugriffsund Recherchemöglichkeiten mit einem feingranularen Berechtigungskonzept ermöglicht Scalaris, dass autorisierte Personen jederzeit und schnell auf die für sie relevanten Informationen zugreifen können. Vielfältige DMS & Archiv Funktionen unterstützen die Arbeit mit und an Dokumenten & s. WebClient DesktopClient MobileClient DMS & ARCHIV DOKUMENTENARTEN Bestandsakten» Tagespost» Erzeugte Dokumente» s & Anhänge» Aktenstruktur & Suche MS Office & Outlook Teamwork & Prozesse Sicherheit & Compliance Reportings u.v.m. «Senior Management «Business Services (Finanzen, HR, Legal, EInkauf, etc.) «Informatik «Produkt-/Dienstleistungs-Bereiche (Entwicklung, Consulting, Vertrieb, etc.) «Kunden, Partner, Lieferanten BENUTZERGRUPPEN Berechtigungskonzept Audit-Funktion Datenverschlüsselung Langzeitarchiv Rechtskonforme Archivierung als integrierter Prozess Damit Sie kostenintensive Insellösungen vermeiden und eine zentrale Wissensbasis realisieren können, vereint Scalaris Dokumentenmanagement und Archivierung in einem System. Über vordefinierte Regeln oder durch die manuelle Vergabe der entsprechenden Eigenschaftswerte weisen Sie Dokumenten oder gesamten Akten ihren Status und die damit verbundenen Kriterien für Aktive Dokumente und Archivdokumente zu. Sie legen unter anderem fest, in welchem Format und wie lange Unterlagen vorzuhalten sind und bestimmen, wer Zugriff auf Dokumente und Akten erhält. Die unveränderbare Datenablage auf revisionssicheren Speicher-Sub-Systemen steht optional, aber als komplett integrierte Komponente zur Verfügung. 6

7 Digitale Akten für Fachbereiche und Branchen Die effiziente Verwaltung von Dokumenten stellt im ersten Schritt ganz grundsätzliche Anforderungen an die Informationstechnologie. Wenn es dann um einen konkreten Einsatzbereich geht, kommen spezifische Bedürfnisse hinzu. So bieten wir für Fachbereiche und Branchen vorkonfigurierte DMS & Archiv Ausprägungen, welche die jeweilige Dokumentenwelt und die damit verbundenen Prozesse wiederspiegeln. Darüber hinaus kommen im Einklang mit der geltenden Gesetzgebung entsprechende Sicherheitskonzepte zur Anwendung. Personalakte, Vertragsakte, Matterakte, Kundenakte, Immobilienakte u.v.m. Management Die elektronische Post begleitet heutzutage nahezu jeden Geschäftsfall. Informationsmanagement ist also auch Management. Um Effizienz- und Compliance-Ziele zu erreichen, müssen Unternehmen nicht nur für die unveränderbare Speicherung und damit Integrität der s, sondern auch für den schnellen und fallorientierten Zugriff auf elektronische Geschäftskorrespondenz sorgen. Als Ergänzung oder Alternative zu klassischen Journaling Systemen bieten wir Ihnen mit unseren DMS & Archiv Anwendungen sämtliche Funktionen, die Sie für die einfache und gesetzeskonforme Verwaltung und Archivierung Ihrer s benötigen. Nahtlos integriert in Microsoft Outlook Archivmigrationen Ganz abgesehen von Papierarchiven gibt es viele Gründe für eine Migration. Oftmals zwingen veraltete Datenträger Unternehmen zu einer neuen Lösung, weil die schlechte Leistungsfähigkeit und die Inkompatibilität mit modernen IT-Systemen ihre Geschäftstätigkeit in einem nicht mehr tragbaren Ausmaß behindern. Anlass können aber auch Firmenfusionen, die organisatorische Zusammenführung oder Trennung von Geschäftseinheiten sein. Scalaris unterstützt Sie in jedem Fall bei der zuverlässigen und rechtskonformen Überführung Ihrer Dokumente. Für Managed & Shared Services Lösungen für das Dokumentenmanagement stellen für viele Managed Services Provider (MSP) und Shared Services Center (SSC) eine sinnvolle Ergänzung des Leistungsportfolios dar. MSPs können Bestandskunden mit innovativen Dokumentenservices Mehrwert bieten und DMS & Archiv Lösungen für die Diversifizierung und den Einstieg in neue Märkte nutzen. SSCs überzeugen ihre internen Kunden genauso wie die Unternehmensführung mit maßgeschneiderten Angeboten für das Dokumentenmanagement und die Archivierung. Dazu bieten wir fach- und branchenspezifische Anwendungen auf Basis einer mandantenfähigen und skalierbaren DMS & Archiv Plattform. Hohe Leistungsfähigkeit und Transparenz für die exakte Abrechnung der erbrachten Services sind weitere zentrale Kriterien, die Scalaris mit ihren Lösungen für Managed & Shared Services erfüllt. Flexible Bereitstellungsmodelle, insbesondere unsere Cloud Konzepte, ermöglichen darüber hinaus, Investitionskosten zu vermeiden und schnelle Umsatzerfolge zu erzielen. Kunden Mehrwert bieten, neue Märkte erschließen und nachhaltig wachsen Werkzeuge, Lösungskonzepte und ein erfahrenes Team 7

8 DOKUMENTEN MANAGEMENT & ARCHIV LÖSUNGEN Ihre Aktenstruktur Wie viel Struktur Sie in Ihr Dokumentenmanagement bringen wollen, ist eine zentrale Grundsatzentscheidung. Unsere DMS & Archiv Anwendungen für Fachbereiche und Branchen bieten frei wählbare genauso wie vorkonfigurierte Aktenstrukturen, die sich an Erfahrungswerten orientieren. Diese Standardeinstellungen, die Anzahl und Tiefe der Unterregister, lassen sich durch autorisierte Benutzer sehr einfach an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen. Dank ausgefeilter Suchmöglichkeiten kann auf eine Aktenstrukturierung auch ganz oder teilweise verzichtet werden. Entsprechende Suchabfragen liefern Ihnen die gewünschte Sicht auf den Dokumentenbestand und Sie finden zielgerichtet die notwendigen Informationen. Verfügbare Informationen - wo immer Sie diese brauchen Um den Ansprüchen der verschiedenen Benutzergruppen gerecht zu werden und die Zusammenarbeit zu optimieren, bietet Scalaris mit dem WebClient, DesktopClient und MobileClient unterschiedliche Wege, um auf die DMS & Archiv Lösungen zuzugreifen. Hinzu kommen attraktive kommerzielle Modelle für Infrequent User. So können Unternehmen eingeschränkte Zugriffsrechte definieren und preiswert umsetzen. Scalaris WebClient - weltweit via Internet zugreifen Ein Internetzugang reicht aus: Nach Benutzerkennung und Passwort erreichen Anwender unabhängig von ihrem aktuellen Standort eine benutzerfreundliche Weboberfläche. Die intuitive Bedienung unterstützt insbesondere Infrequent User, die sporadisch mit dem DMS & Archiv arbeiten. Scalaris DesktopClient der persönliche Arbeitsbereich bietet viel Komfort Der DesktopClient steht sowohl als Stand-alone-Version als auch für die Integration in Microsoft Office & Outlook zur Verfügung. Anwender profitieren von vielseitiger Prozessunterstützung und einem persönlichen Arbeitsbereich, beispielsweise für eigene Dokumente und Aufgaben oder für direkte Verbindungen zu häufig verwendeten Akten und Dokumenten. Scalaris MobileClients arbeiten mit iphone & Co. Genauso wie im Büro Informationen einfach finden und Geschäftsabläufe nachvollziehbar unterstützen: Sie erhalten Updates über Änderungen an Dokumenten, sind in Freigabeprozesse eingebunden, um Genehmigungen zu erteilen, können Dokumente per versenden, erstellte Dateien an Dokumente anhängen oder im DMS & Archiv ablegen. 8

9 Leistungs-Highlights im täglichen Einsatz Vorhandenes Wissen mühelos finden Der schnellste Weg zu Informationen kann in Abhängigkeit von Benutzer und Rechercheziel über die Navigation, die Index- oder Volltextsuche führen. Während die Indexsuche sehr gezielt alle Dokumente und Akten, die mit dem gesuchten Eigenschaftswert belegt wurden, anzeigt, eignet sich die Volltextsuche insbesondere für themenorientierte Recherchen im Dokumenteninhalt. In Anlehnung an das Google-Konzept unterstützt Sie die Volltextsuche von Scalaris also bei der Suche nach Objekten oder Geschäftsvorgängen, die ein gesuchtes Thema oder mehrere Schlagwörter in Kombination beinhalten. Die Treffer werden mit einem Relevanzwert in Bezug auf Ihre Suchbegriffe versehen. Filter für Eigenschaftswerte wie Autor oder Dokumententyp ermöglichen, Suchergebnisse weiter einzuschränken. Die DMS & Archivlösungen zeigen Dokumente im jeweiligen Originalformat an vorausgesetzt, dass der verwendete Computer das entsprechende Programm bereitstellt. Microsoft Office & Outlook: Ohne Medienbrüche Die DMS & Archiv Lösungen von Scalaris sind dort verfügbar, wo Sie Informationen brauchen. Das ist oftmals beim Schreiben von s oder bei der Arbeit mit Word, Excel oder PowerPoint. Durch die Integration des Scalaris DesktopClients in Microsoft Office & Outlook vereinfachen und automatisieren Sie die damit verbundenen, oftmals sehr zeitaufwändigen Routineabläufe. s und Anhänge lassen sich zusammen oder getrennt voneinander per Drag & Drop in die entsprechende Akte ziehen, von dort aus wieder öffnen, bearbeiten und versenden. Ihre Antwort wird automatisch an Ort und Stelle gespeichert. Genauso praktisch ist die Verknüpfung mit den Microsoft Office Anwendungen, beispielsweise für die Arbeit mit vorhandenen Word-Vorlagen, die nach der Bearbeitung direkt innerhalb einer bestimmten Akte abgespeichert werden können. Werkzeuge für das Teamwork und effiziente Prozesse Das feingranulare Berechtigungskonzept in Kombination mit einer strikten Versionskontrolle sind zentrale Grundlagen für die gemeinsame Nutzung einer zentralen Wissensbasis. Darüber hinaus sorgen die DMS & Archiv Lösungen von Scalaris für effiziente und kontrollierte Arbeitsabläufe. Anwender erhalten Benachrichtigungen über Änderungen an Dokumenten, über Aufgaben, Termine und Fristen. Freigabeprozesse lassen sich mit Statuskennzeichnung und Notizen abbilden und bleiben dank Nachverfolgungsfunktion transparent. Digitaler Postkorb für Dokumente und s Zudem stehen Postkörbe für einzelne Anwender oder Benutzergruppen zur Verfügung, damit sie Dokumente zur weiteren Bearbeitung bereitstellen oder s empfangen können. Denn durch Vergabe von Adressen und White Lists für Absender gelangen Nachrichten direkt in Postkörbe innerhalb der DMS & Archiv Lösung. 9

10 DOKUMENTEN MANAGEMENT & ARCHIV LÖSUNGEN Sicherheit & Compliance Die gesetzlichen Anforderungen bezüglich Transparenz und Datensicherheit haben in den letzten Jahren massiv zugenommen. Dabei gibt es vielfältige landesspezifische Grundsatzdokumente und Leitlinien zu berücksichtigen, die den Umgang mit Informationen und Dokumenten definieren. Geschäftsinformationen sind sicher, jederzeit verfügbar und schließlich nachvollziehbar und unveränderbar vorzuhalten. Ganz egal ob Unternehmen unbedarft, fahrlässig oder mit Vorsatz handeln ein Verstoß gegen den Datenschutz kann nicht nur finanziellen Schaden verursachen, sondern hat oftmals schwerwiegende Folgen für die Reputation eines Unternehmens. Rechtskonform ohne Barrieren Das Sicherheitskonzept von Scalaris orientiert sich an den Herausforderungen von Unternehmen, die in Ländern und Branchen mit sehr hohen Standards für Compliance & Sicherheit operieren. So sind Kunden mit unseren Lösungen immer auf der sicheren Seite. Unsere Mission, Dokumente & s verfügbar zu machen, damit Sie Informationen gewinnbringend einsetzen können, steht nicht im Widerspruch zu Datensicherheit. Durch den verhältnismäßigen Einsatz ausgefeilter Maßnahmen bieten wir Sicherheit & Compliance, ohne Ihre Geschäftsprozesse zu behindern. Die Grundpfeiler unseres Sicherheitskonzeptes Feingranulares Berechtigungskonzept Versionierung und Audit Funktion Datenverschlüsselung Revisionssichere Langzeitarchivierung 10

11 Die wesentlichen Sicherheitsfunktionen auf einen Blick... Feingranulares Berechtigungskonzept Jeder Anwender wird einem definierten Benutzerund Rechteprofil zugeordnet, das den permanenten oder temporären Zugriff auf die für ihn relevanten Informationen erlaubt. Diese Profile können Kunden individuell definieren. Sie regeln den Zugang auf Akten-, Ordner- oder Dokumentenebene und die damit verbundenen Rechte zum Lesen und Bearbeiten von Dokumenten. Anwender authentifizieren sich durch Benutzerkennung und Passwort. Datenverschlüsselung Sämtliche Daten werden nach state-of-the-art Verfahren (aktuell AES-256) verschlüsselt in den beteiligten Systemkomponenten der DMS & Archiv Lösung abgelegt. Ohne die entsprechenden Zugangspasswörter kann niemand, auch kein Systemadministrator, die Daten lesen. Aktuelle Verschlüsselungstechnologien und -methoden sorgen natürlich auch für den zuverlässigen und sicheren Datentransfer, wenn Sie Ihre Dokumente über den Scalaris WebClient, DesktopClient oder MobileClient nutzen und verwalten. Versionierung und Audit-Funktion Im Sinne einer konsistenten Versionskontrolle muss ein Dokument zur Bearbeitung ausgecheckt werden. Es ist entsprechend gekennzeichnet und so lange nur lesbar und nicht veränderbar, bis eine neue Version, gegebenenfalls mit Kommentaren versehen, vorliegt. Zur Nachweisführung der dokumentenbasierten Geschäftsprozesse zeichnen die DMS & Archiv Lösungen alle Zugriffe auf das heißt wer, wann, welche Aktion im System durchgeführt hat. Autorisierte Anwender greifen über die Audit-Funktion auf diese Protokolle zu. Beweissichernde Langzeitarchivierung Scalaris unterstützt alle gängigen Langzeitformate und bietet die Möglichkeit, Akten und Dokumente für einen bestimmten Zeitraum unveränderbar und nicht löschbar zu speichern. Die weitere Bearbeitung ist damit ausgeschlossen. Zugriffsrechte ändern sich im Einklang mit den kundenspezifischen Richtlinien. Autorisierten Personen stehen Akten und Inhalte weiterhin und wie gewohnt über die Suchfunktion des DMS & Archiv zur Verfügung. Das System informiert Sie schließlich über den Ablauf der Aufbewahrungsfrist. Das Plus an Sicherheit Wenn Sie aufgrund von Gesetzen, beispielsweise als Berufsgeheimnisträger, oder aufgrund interner Richtlinien besondere Anforderungen erfüllen müssen, bieten wir Ihnen mit dem sogenannten Master Key das notwenige Plus an Sicherheit. Mit dem Master Key wird die alleinige Kontrolle über die DMS & Archiv Lösung vergeben, beispielsweise um die Anwendung aufzuschließen und wieder abzuschließen und damit den Zugang für registrierte Benutzer zu kontrollieren. Auch gegen einen eventuellen Zugriff durch Systemadministratoren sind die Kundendaten wirkungsvoll geschützt. 11

12 DOKUMENTEN MANAGEMENT & ARCHIV LÖSUNGEN IT Management und Administration Voller Überblick und lückenlose Kontrolle Damit Sie den Überblick behalten, das Dokumentenmanagement fortlaufend optimieren oder Dokumentenservices nach Kostenstellen abrechnen können, bieten wir standardisierte und kundenspezifische Berichte zu Umfang und Struktur von Akten und Dokumenten. Details über die Bearbeitungshistorie und bestehende Verlinkungen von Dokumenten werden übersichtlich dargestellt. Flexibel wachsen und Synergien schaffen Unser Angebot umfasst eine hoch skalierbare und leistungsfähige DMS & Archiv Plattform und anwendungsspezifische Lösungen. Damit ist Scalaris Ihr Partner für ein unternehmensweites Dokumentenmanagement. Sie haben bereits eine Personalakte von Scalaris? Dann entscheiden Sie sich doch im nächsten Schritt für die Immobilienakte, Matterakte oder Vertragsakte. Sie können Ihre DMS & Archiv Lösung sukzessive ausbauen und diese auf einer Plattform betreiben. Fachbereiche profitieren von maßgeschneiderten Anwendungen und das IT Management von Synergieeffekten bei Administration und Betrieb. Individuelle Konfiguration Ihrer Anwendung Wir unterstützen Ihre Geschäftsprozesse mit einem vielfältigen Funktionsspektrum und Konfigurationswerkzeugen für Anpassungen an Ihre konkreten Bedürfnisse. So können Sie beispielsweise Aktenstrukturen maßgeschneidert abbilden, Auswahllisten und Vorlagen für die Vergabe von Eigenschaftswerten (Indexwerten) verändern, Postkörbe für die Bearbeitung von Dokumenten und s durch Einzelpersonen oder Benutzergruppen einrichten und Recherchen durch vorkonfigurierte Suchabfragen vereinfachen. Offene Schnittstellen für die Integration Unsere DMS & Archiv Lösungen zeichnen sich durch offene, standardisierte Schnittstellen aus, welche die einfache Verknüpfung mit Drittsystemen zulassen. So bleiben Sie mit dem DMS & Archiv von Scalaris langfristig flexibel, unter anderem um neuen Herausforderungen mit einer entsprechenden IT Infrastruktur zu begegnen. 12

13 Cloud Services Maximale Sicherheit & Verfügbarkeit Unsere Partner sind führende Hochleistungs- Rechenzentren in verschiedenen Ländern. Modernste Sicherheitsmaßnahmen für Bauwerke, Brandschutz, Zugangskontrollen, Stromversorgung, Klimatisierung, Netzwerke sowie geschultes und geprüftes Personal und ausgefeilte Notfallpläne schützen Ihre Daten umfassend. In Anlehnung an die Definitionen des National Institute of Standards and Technology (NIST) unterstützt Scalaris sämtliche Cloud Service Modelle: Infrastructure as a Service, Platform as a Service und Software as a Service. Auf dieser Basis bieten wir Ihnen: Private Cloud Der Private Cloud Service von Scalaris steht Ihrem Unternehmen exklusiv zur Verfügung. Sie betreiben die Wolke vor Ort oder in einem externen Rechenzentrum. Community Cloud Der Community Cloud Service von Scalaris steht einem bestimmen Nutzerkreis zur Verfügung, beispielsweise Ihren Kunden oder Verbandsmitgliedern mit gleichgelagerten Prozessen und Anforderungen (z.b. Einsatzgebiet, Sicherheit & Compliance). Die Community Cloud kann von Scalaris oder Community Teilnehmern betrieben werden. Public Cloud Der Public Cloud Service von Scalaris steht allen Unternehmen zur Verfügung und wird unter Einhaltung strikter Mandantentrennung in einem externen Rechenzentrum betrieben. Hybrid Cloud Der Hybrid Cloud Service von Scalaris ist modular aufgebaut, einfach integrierbar und unterstützt jede Mischform von Public, Private und Community Modellen auf einer Cloud Infrastruktur. Sie wollen flexibel bleiben, hohe Investitionen und den Aufwand für den Betrieb einer eigenen Lösung vermeiden? Dann steht Ihnen das gesamte Leistungsspektrum unserer DMS & Archiv Lösungen als Cloud Service zur Verfügung, den Sie ganz einfach, zuverlässig und sicher via Internet beziehen können: Sofort einsatzbereit Flexibel wählbarer Leistungsumfang Transparente, nutzungsabhängige Abrechnung Hochsicherer Betrieb Sie benötigen kein Budget für den Kauf der DMS & Archiv Lösung. Dank nutzungsabhängiger Mietgebühren ist professionelles Dokumentenmanagement auf Basis bewährter High-end-Technologie für Unternehmen und Fachabteilungen jeder Größe erschwinglich. 13

14 DOKUMENTEN MANAGEMENT & ARCHIV LÖSUNGEN Ihr Bonus mit uns Wie kommen Papierdokumente ins DMS & Archiv? Optimieren Sie die Qualität Ihres Dokumentenmanagements durch die effiziente und systematische Zusammenführung von papierbasierten und elektronischen Unterlagen! Wir haben die entsprechende Ausstattung für Sie: Software für die Dokumentenerfassung Input Management Automation (IMA) von Scalaris umfasst alle Methoden und Funktionen für die inhaltliche Erfassung (Volltext) und Indizierung gescannter Dokumente. Erkennungsprofile legen fest, mit welchen Eigenschaftswerten (Indexwerten) Dokumente versehen und in das System eingeliefert werden. Die automatisierte Volltexterkennung schafft die zentrale Grundlage für einfache Recherchen im DMS & Archiv. Die Erkennungsprofile lassen sich flexibel an Kundenbedürfnisse anpassen. So können Sie mit IMA Verarbeitungsprozesse für vielfältige Dokumente und Formulare automatisieren. Über nahtlos aufeinander abgestimmte Schnittstellen fließen Dokumente, Volltext, Indexwerte und Vorschaubilder in das DMS & Archiv. Hardware für das high-speed Scanning Die optimale Abstimmung von Hard- und Software verursacht noch heute vielerorts großen Aufwand und behindert damit die Geschäftsprozesse. Scalaris eliminiert diesen Medienbruch und sorgt für nahtlose Übergänge zwischen ihren IMA Lösungen und den Scangeräten und Multifunktionsgeräten der führenden Hersteller. Für die Verarbeitung von großen Dokumentenvolumina haben wir die entsprechende Kompetenz im Haus aufgebaut und das Leistungsportfolio um die SLAM 24 Hochleistungsscanner erweitert. Die Scansysteme von Scalaris verarbeiten bis zu 950 Blatt pro Minute und liefern eine stabil hohe Imagequalität. Diverse Formate, von der Visitenkarte bis zu DIN A3, in unterschiedlichen Papierstärken lassen sich stapelweise und mit minimalem manuellem Aufwand verarbeiten. Komplettservice für die Übernahme von Bestandsakten In Zusammenarbeit mit Partnern bieten wir Ihnen einen Komplettservice für die Übernahme von Bestandsakten, der sämtliche Logistik- und Scan-Dienstleistungen umfasst. 14

15 Document Lifecycle: Vom Input bis zur revisionssicheren Archivierung. Mit Intelligent Document Processing (IDP) stellt Scalaris Anwendungen für die lebenslange Verwaltung allgemeiner, fach- und branchenspezifischer Dokumente bereit vom Input bis zum revisionssicheren Archiv. Unsere IDP Anwendungen stehen als Kauflösung zur Installation on-site oder als Cloud Services zur Miete für Sie bereit. Intelligent Document Processing Automatisieren Sie manuell aufwändige und damit kostspielige Arbeitsschritte bei der Verwaltung allgemeiner, fach- und branchenspezifischer Dokumente entlang der gesamten Wertschöpfungskette von Informationen. Arbeitsplatz Scanning Desktop Client Web Client Mobile Client iphone, ipad, Blackberry Digitalisierung -Service Postkorb im DMS IMA Input Management Automation Erfassung von Papierdokumenten Import von elektronischen Dokumenten ICS Intelligent Content Search Volltextsuche, Indexsuche und formatunabhängige Bündelung DMS Document Management System Bearbeitung, Verwaltung, Unternehmensweite Nutzung IAR Intelligent Archiving & Retrieval Langzeitarchivierung, Index- und Volltextsuche, Online-Display Administration und Konfiguration Externe Erfassungs- Services Übernahmeservice für elektronische Dokumente File-Server, DMS, etc. Applikationen und Fachverfahren (z.b. ERP, etc.) 15

16 Über Scalaris AG Die 1994 gegründete Scalaris AG ist ein international tätiger Anbieter von Lösungen und Services für die Digitalisierung, Erfassung, Verwaltung, Archivierung und intelligente Suche großer Mengen von Informationen. Das Intelligent Document Processing (IDP) Portfolio stellt Unternehmen jeder Größe flexibel skalierbare Lösungen bereit, die vor Ort installierbar oder als Cloud-Service nutzbar sind. Sowohl allgemeine als auch fachabteilungs- und branchenspezifische Dokumentenbearbeitungsprozesse werden spürbar vereinfacht und beschleunigt - vom Input bis zur Archivierung. Kunden profitieren von einem geschlossenen digitalen Dokumentenkreislauf auf höchstem Sicherheitsund Qualitätsniveau, der die Einhaltung regulatorischer Sorgfaltspflichten umfassend unterstützt. Ergänzende Infos finden Sie unter: Hauptsitz Schweiz Scalaris AG Feldeggstrasse Glattbrugg Telefon Fax info@scalaris.com Niederlassung Deutschland Scalaris AG Roggenbachstraße Villingen-Schwenningen Telefon Fax info@scalaris.com