Kreisverband Mettmann. Kommunikationskonzept. Deine Wege zu frischen Informationen

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1 Kreisverband Mettmann Kommunikationskonzept Deine Wege zu frischen Informationen

2 Kommunikationskonzept - was ist das? Deine Wege zu frischen Informationen Immer schnell an die passenden Informationen zu kommen ist wichtig für Gruppenleiterinnen und Gruppenleiter im Jugendrotkreuz. Beispielsweise muss du Einladungen und Ausschreibungen zu Veranstaltungen rechtzeitig bekommen, früh genug von Aktionen und Projekten hören und regelmäßig mit Informationen über Fördermöglichkeiten und neue Materialien versorgt werden. Vor nicht allzulanger Zeit wurden all diese Informationen ausschließlich per Post verschickt und auf Kreisausschusssitzungen vorgetragen. In den letzten Jahren hat sich die Kommunikation im Jugendrotkreuz stark verändert - heute nutzen wir viel mehr Wege als bisher um dich mit frischen Infos zu versorgen. Jan Meese JRK Kreisleiter In diesem Kommunikationskonzept möchten wir aufzeigen, welche Wege es gibt, an Infos zu kommen und welche Informationen wir an welcher Stelle veröffentlichen. Dabei soll dies nicht nur eine schlichte Auflistung der bestehenden Wege sein, sondern auch eine Einladung darüber nachzudenken und zu diskutieren, wie wir Neuigkeiten noch schneller im Verband vertreiten könnten. Denn nichts ist ärgerlicher, als die Einladung zu einer Veranstaltung erst nach dem Anmeldeschluss - oder sogar erst nach der Veranstaltung zu bekommen oder von neuen Projekten nichts zu erfahren, weil die Nachricht mal wieder auf irgendeinem Schreibtisch liegen geblieben ist. Isabel Dietrich Mitglied der Kreisleitung Nutze diese Zusammenstellung bitte auch, um die anderen Jugendrotkreuzler in deinem Ortsverein und deiner Gruppe zu informieren und stets auf dem aktuellsten Stand zu halten. Wir freuen uns über deine Rückmeldungen und Verbesserungsvorschläge! Deine JRK Kreisleitung Alexander Polster Mitglied der Kreisleitung Du hälst das Kommunikationskonzept vom Stand Juli 2011 in den Händen. Bitte informiere dich unter ob es eine neue Fassung gibt. Uwe Dietrich Schulkoordinator Kommunikationskonzept Kreisverband Mettmann 2

3 Übersicht Newsletter Wichtige Neuigkeiten verschicken wir in unregelmäßigen Abständen per an alle JRK ler im Kreisverband. Manche Informationen werden dabei nur an ausgewählte Kreise, beispielsweise nur an die Ortsleitungen verschickt. jrk-mettmann.de Auf der Webseite des Kreisverbandes veröffentlichen wir Termine und aktuelle Neuigkeiten. Außerdem erscheinen dort Berichte von Aktionen und Veranstaltungen. facebook.com/jrk.mettmann Auf unserer Facebookseite berichten wir über aktuelle Geschehnisse und veröffentlichen auch kurzfristige Einladungen zu Veranstaltungen und Aktionen. Alle Informationen werden gleichzeitig auf jrk-mettmann.de angezeigt. SMS-Rundschreiben Vor Treffen und Veranstaltungen, zum Beispiel vor Kreisausschusssitzungen, verschicken wir eine Erinnerung Kreisausschusssitzung Wichtige Themen, neue Entwicklungen, Projekte und Veranstaltungen werden auf Kreisausschussitzungen besprochen. me.jrk-manager.de Im jrk-manager kannst du eine Zusammenfassung aller anderen Wege anschauen. Du kannst dort sehen, welche Newsletter dir geschickt wurden. Auch kannst du dort nachträglich alle mitgeschickten Dateien ansehen und erneut herunterladen. Gleiches gilt für SMS-Rundschreiben, auch diese kannst du nachträglich einsehen. Hier kannst du auch alle Protokolle und Beschlüsse von Kreis- und Landessitzungen einsehen. Kommunikationskonzept Kreisverband Mettmann 3

4 Vergleich - welche Info gibt es wo? Newsletter jrk-mettmann.de facebook.com/jrk.mettmann SMS-Rundschreiben Kreisausschusssitzungen me.jrk-manager.de Einladung zu Sitzungen des KV Vor Kreisausschusssitzungen, Kreisversammlungen, Fortbildungen und Treffen des Kreisverbandes werden Einladungen verschickt. Erinnerung an Sitzungen des KV Kurz vor der Sitzung wird eine Erinnerung verschickt Einladungen zu Veranstaltungen Vor Veranstaltungen des Landesund Bundesverbandes werden Einladungen und Ausschreibungen verschickt Einladung zu Veranstaltungen der Ortsvereine Bei Stadtfesten, Ausflügen und sonstige Veranstaltungen der OV, bei denen Unterstützung durch andere OVs gefragt ist. Protokolle von Sitzungen des Kreisverbandes Von Kreisausschusssitzungen und Kreisversammlungen werden Protokolle erstellt. Informationen über neue Materialien Neue Materialien, die beim KV ausgeliehen werden können, neue Arbeitshilfen etc. Kommunikationskonzept Kreisverband Mettmann 4

5 Newsletter Mit unserem Newsletter versorgen wir dich in unregelmäßigen Abständen mit frischen Informationen. In einem Newsletter können mehrere Themen zusammengefasst werden, jedes Thema ist dann mit einer Box abgetrennt. Jeder Beitrag kann neben Text auch Dateianhänge und Umfragen enthalten. Bei dem Beispiel rechts kannst du mit nur einem Klick auf die entsprechende Antwort deine Stimmt in der Abstimmung abgeben und hier zusagen, ob du an der Kreisausschusssitzung teilnehmen wirst. Beim Absenden eines Newsletters kann ausgewählt werden, welche Funktionen diesen Emfpangen sollen. So kann eine Nachricht beispielsweise nur an die Gruppenleiter verschickt werden. Wundere dich also nicht, wenn du einen Newsletter nicht bekommen hast, die andere Mitglieder bekommen haben. hier findest du alle Newsletter mitsamt den mitgeschickten Dateien. sondern kannst sie im jrk-manager anschauen. Alle bisherigen Newsletter kannst du im jrk-manager, der Mitgliederverwaltung des Kreisverbandes, einsehen. Kein Problem also wenn du mal eine gelöscht hast - Im jrk-manager kannst du auch einstellen, dass du keine Newsletter mehr bekommen möchtest. Du bekommst dann die Newsletter nicht mehr per zugeschickt, Was wird im Newsletter verschickt? Einladungen zu Sitzungen des Kreisverbandes Einladungen zu Veranstaltungen des Landes- und Bundesverbandes Einladungen zu Veranstaltungen der Ortsvereine Protokolle von Sitzungen des Kreisverbandes Informationen über neue Materialien Kommunikationskonzept Kreisverband Mettmann 5

6 Darüber hinaus findest du auf unserer Webseite alle wichtichtigen Informationen, Ansprechpartner und Materialien des Kreisverbandes. Zum Beispiel findest du Indesign- Vorlagen für Flyer, Transjrk-mettmann.de Auf jrk-mettmann.de findest du Termine zu Veranstaltungen des Kreisverbandes und der Ortsvereine. Auf der rechten Seite in der Spalte Termine steht eine Auflistung der nächsten Termine. Unter Aktuelles in der rechten Spalte findest du aktuelle Informationen und Einladungen zu Sitzungen des Kreisverbandes. Auf jrk-mettmann.de findest du Berichte von Veranstaltungen und Aktionen des Kreisverbandes und der Ortsvereine. parente und Bonbons. Außerdem findest du auf jrk-mettmann.de eine Auflistung aller Materialien, die du in der Kreisgeschäftsstelle ausleihen kannst - von Flyern, T-Shirts bis zu Transparenten und Kameras. Auf jrk-mettmann.de findest du auch den Link zur Mitgliederverwaltung, dem jrk-manager. Was wird auf jrk-mettmann.de veröffentlicht? Einladungen zu Sitzungen des Kreisverbandes Einladungen zu Veranstaltungen der Ortsvereine Berichte von Veranstaltungen des Kreisverbandes und der Ortsvereine Kommunikationskonzept Kreisverband Mettmann 6

7 facebook.com/jrk.mettmann Den schnellsten und direktesten Austausch gibt es auf facebook. com/jrk.mettmann. Dort posten wir Einladungen zu Sitzungen und Veranstaltungen des Kreisverbandes, der Ortsvereine und des Landes- und Bundesverbandes. Alle Informationen, die wir auf facebook.com/jrk.mettmann posten findest du auch an anderen Stellen, da es einige Mitglieder gibt, die nicht bei facebook sind. Alle Informationen findest du im jrk-manager, der JRK Mitgliederverwaltung. Viele der Informationen stehen auch auf der Internetseite des Kreisverbandes, jrk-mettmann.de Wir möchten die Facebook-Seite neben der Möglichkeit euch schnell Informationen zukommen zu lassen auch dazu nutzen, um die Arbeit des Kreisverbandes und der Ortsvereine auch über das Jugendrotkreuz hinaus bekannt zu machen. Gerne könnt ihr auf der Facebook- Seite auch Berichte von Veranstaltungen und Aktionen der Ortsvereine posten. Was wird auf facebook.com/jrk.mettmann veröffentlicht? Einladungen zu Sitzungen des Kreisverbandes Erinnerungen an Sitzungen des KV Einladungen zu Veranstaltungen des Kreis-, Landes- und Bundesverbandes Einladungen zu Veranstaltungen der Ortsvereine Informationen über neue Materialien Kommunikationskonzept Kreisverband Mettmann 7

8 SMS-Rundschreiben Per SMS erinnern wir dich kurz vor Veranstaltungen des Kreisverbandes an den Termin. Vor Kreisausschusssitzungen, Kreisversammlungen und anderen wichtigen Veranstaltungen des Kreisverbandes bekommst du eine kurze Erinnerung zugeschickt. Die SMS geht an die erste Handynummer, die für dich im jrk-manager, der JRK Mitgliederverwaltung, hinterlegt ist. Im jrk-manager kannst du auch nachträglich alle an dich verschickten SMS-Rundschreiben nachlesen. Was wird über SMS-Rundschreiben verschickt? Erinnerungen an Sitzungen des Kreisverbandes Kommunikationskonzept Kreisverband Mettmann 8

9 Kreisausschusssitzungen Dreimal im Jahr finden Kreisausschusssitzungen statt. Eingeladen sind dazu alle Gruppenleiter aus dem Kreisverband Mettmann. Bei den Treffen werden alle Neuigkeiten, alle Änderungen und Termine von Veranstaltungen bekannt gegeben und gemeinsam die Planungen für die nächste Zeit besprochen. Auf Kreisausschusssitzungen bietet sich so die Möglichkeit, die Arbeit der Ortsvereine zu vernetzen und gemeinsame Veranstaltungen, wie beispielsweise Kreiswettbewerbe, Ausflüge und Fortbildungen zu planen. Alle wichtigen Informationen werden auf Kreisausschusssitzungen zusammengetragen und vorgestellt - die nicht Anwesenden können diese in dem Protokoll nachlesen. Bei der Kreisausschusssitzung werden sämtliche Informationen vorgestellt, die bereits über andere Kanäle verbreitet wurden. Was wird bei Kreisausschusssitzungen besprochen? Erinnerungen an Sitzungen des Kreisverbandes Einladungen zu Veranstaltungen der Ortsvereine und des Kreis-, Landes- und Bundesverbandes Informationen zu neuen Materialien Kommunikationskonzept Kreisverband Mettmann 9

10 me.jrk-manager.de - Mitgliederverwaltung Zentraler Punkt für den Informationsaustausch im Kreisverband Mettmann ist die Mitgliederverwaltung, erreichbar unter me.jrkmanager.de. Dort können einerseits die Adressen und Handynummern der Mitglieder verwaltet werden, damit alle Nachrichten ihr Ziel erreichen. Andererseits kannst du dort alle Informationen nachsehen, die auf anderen Wegen verschickt worden sind. Du kannst alle Newsletter mitsamt allen Dateien und Umfragen ein- sehen, die an dich verschickt wurden. Außerdem werden alle SMS Rundschreiben aufgelistet, die an dich gerichtet waren. Im jrk-manager kannst du auch viele weitere Informationen finden, zum Beispiel gibt es dort eine Auflistung der letzten Beschlüsse von Sitzungen auf Kreis- und Landesebene mitsamt den Protokollen der Sitzungen. Einen Zugang zur Mitgliederverwaltung sollen alle Gruppen- und Ortsleiter haben. Wenn du noch keine Zugangsdaten hast, wende dich bitte an deine Orts- oder Kreisleitung. Was wird auf me.jrk-manager.de veröffentlicht? Einladungen zu Sitzungen des Kreisverbandes Erinnerungen an Sitzungen des Kreisverbandes Einladungen zu Veranstaltungen der Ortsvereine und des Kreis-, Landes- und Bundesverbandes Protokolle von Sitzungen des Kreisverbandes Informationen zu neuen Materialien Kommunikationskonzept Kreisverband Mettmann 10

11 Kommunikationskonzept Dieses Konzept soll ständig aktualisiert und an den aktuellen Stand angepasst werden. Über Verbesserungsvorschläge und Ergänzungen würden wir uns sehr freuen - schreib dazu einfach eine an jan.meese@jrk-mettmann.de oder poste etwas auf unserer facebook-seite. Jugendrotkreuz Kreisverband Mettmann Bahnstraße Mettmann Tel.: Fax: info@jrk-mettmann.de