Mandanteninformation Arbeitsrecht zu Mindestlohn, Pflege- und Familienzeit und Rentnerbeschäftigung

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1 Mandanteninformation Arbeitsrecht zu Mindestlohn, Pflege- und Familienzeit und Rentnerbeschäftigung Die gesetzlichen Neuregelungen zu Mindestlohn, Familien- und Pflegezeit und Rentnerbeschäftigung stehen im Fokus dieses Überblicks. Die Ausführungen beschränken sich auf die in der Personalpraxis relevanten Punkte. I. Das Mindestlohngesetz (MiLoG) Überblick über die relevanten Neuregelungen Mit dem Mindestlohngesetz hat der Gesetzgeber am 11. Juli 2014 die Einführung eines flächendeckenden Mindestlohns als unterste Grenze für die Entlohnung von Arbeitnehmern in Deutschland beschlossen. Alle Arbeitgeber werden sich mit den folgenden Inhalten auseinandersetzen müssen, da die Änderungen nicht nur den Niedriglohnsektor betreffen: a) Wer erhält den Mindestlohn? Arbeitnehmer auch Minijobber und Saisonkräfte Grundsätzlich haben alle Arbeitnehmer mit Tätigkeitsort in Deutschland ab Anspruch auf den Mindestlohn auch geringfügig oder kurzfristig Beschäftigte (Minijobber und Saisonkräfte). Ausnahmen: Keinen Anspruch auf den Mindestlohn haben: zu ihrer Berufsausbildung Beschäftigte (Auszubildende), Personen unter 18 Jahren (Kinder und Jugendliche) ohne abgeschlossene Berufsausbildung, Langzeitarbeitslose: nicht in den ersten sechs Monaten ihrer Beschäftigung, Ehrenamtliche und Freiwillige, die ein Soziales Jahr oder Bundesfreiwilligendienst ableisten. TIPP: Nehmen Sie bei Einstellung unbedingt die entsprechenden Nachweise zu den Akten, z. B. bei der Einstellung eines Langzeitarbeitslosen den Nachweis, dass die Arbeitslosigkeit mindestens 1 Jahr gedauert hat. Praktikanten sind vom Mindestlohn nur ausgenommen bei: verpflichtend vorgeschriebenen Praktika (Pflichtpraktika) auf Grundlage einer Schul-, Ausbildungs- oder Studienordnung, im Rahmen der Berufsakademie vor Ausbildungsende: freiwillige Praktika für längstens drei Monate, die der Orientierung für eine Berufsausbildung oder für die Aufnahme eines Studiums dienen und hierzu einen erkennbaren Bezug haben sowie Praktika mit erkennbarem inhaltlichen Bezug zur jeweiligen Ausbildung, die die Berufs- oder Hochschulausbildung begleiten, wobei ein solches Praktikum bei jeder Ausbildungsstätte nur einmal und abgeleistet werden darf (keine Dauerpraktikanten) sowie Praktika zur Einstiegsqualifizierung oder zur Berufsausbildungsvorbereitung (Integrations- und Förderprogramme). Alle anderen Praktikanten haben einen Anspruch auf den Mindestlohn. Praktika nach Studien- oder Ausbildungsabschluss sind stets mindestlohnpflichtig, bei Diplomanden ist die konkrete vertragliche Ausgestaltung entscheidend. Unklar ist bislang, ob bei Überschreiten der 3-Monatsfrist rückwirkend der Mindestlohn ab dem 1. Tag zu zahlen ist. TIPP: Es ist daher wichtig, die jeweilige Konstellation in der Personalabteilung gut zu dokumentieren und die Schul-/Ausbildungs-/Studienordnung zu den Akten zu nehmen. Überwachen Sie die Drei-Monatsgrenze! Der Mindestlohn gilt nicht für Selbständige. TIPP: Vor einer übereilten Umstellung von Verträgen mit Arbeitnehmern auf (oftmals vermeintlich) Selbständige ist sozialversicherungsrechtlich zu warnen. Eine Umstellung ist nur nach eingehender Prüfung sinnvoll. Sie ist insbesondere im Hinblick auf die für Anfang 2015 erwartete Reform des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes zudem möglicherweise mit neuen Risiken behaftet. 1 Leibnizstraße

2 Zeitlich begrenzte Branchenausnahmen zur Umsetzung des MiLoG Das Gesetz reduziert übergangsweise den Mindestlohnanspruch der Zeitungszusteller, die nur einen anteiligen Mindestlohn erhalten, in 2015 in Höhe von 75% und in 2016 in Höhe von 85%. Durch Verweis auf das Arbeitnehmerentsendegesetz (AEntG) bzw. Arbeitnehmerüberlassungsgesetz gelten zeitlich begrenzt außerdem in bestimmten Branchen,in denen die allgemeinverbindlichen Tarifverträge durch Rechtsverordnung auf alle Arbeitnehmer dieser Branche erstreckt wurden, abweichende Mindestentgelte noch bis Ende Voraussetzung ist aber stets, dass der branchenspezifische Mindestlohn spätestens zum 1. Januar 2017 bei mindestens 8,50 EUR liegt. In folgenden Branchen gelten zu bestimmten Stichtagen steigende, vom Mindestlohn abweichende Mindestentgelte, teilweise liegen die relevanten Mindestlöhne bereits jetzt über 8,50 EUR, teilweise wird aber nach West und Ost unterschieden: Abfallwirtschaft einschließlich Straßenreinigung und Winterdienst, Arbeitnehmerüberlassung (Zeitarbeit), Aus- und Weiterbildungsdienstleistungen, Baugewerbe, Bergbauspezialarbeiten auf Steinkohlenbergwerken, Dachdeckerhandwerk, Elektrohandwerk, Fleischwirtschaft, Gebäudereinigung im Objektkundengeschäft, Gerüstbauerhandwerk, Pflegebranche, Maler- und Lackiererhandwerk, Steinmetz- und Steinbildhauerhandwerk, Wäschereidienstleistungen im Objektkundengeschäft. Das Gesetz zur Stärkung der Tarifautonomie sieht bis Ende 2018 außerdem eine Sonderregelung für Saisonarbeiter in der Landwirtschaft vor, wonach diese innerhalb eines Kalenderjahres längsten drei Monate oder 70 Arbeitstage tätig sein können, sofern dies im Voraus vertraglich begrenzt wurde. Ab dem 1. Januar 2018 gilt der von der Mindestlohnkommission dann festgesetzte allgemeine gesetzliche Mindestlohn ohne jede Einschränkung. b) Höhe und Berechnung des Mindestlohns Höhe: Ab dem hat grundsätzlich jeder Arbeitnehmer Anspruch auf den steuerpflichtigen Mindestlohn von 8,50 EUR brutto je Zeitstunde. Eine Mindestlohnkommission wird den Mindestlohn ab im Zwei-Jahres-Rhythmus anpassen. Berechnung: Bei Stundenlöhnern ist die Regelung selbsterklärend. In den überwiegenden Fällen, in denen Arbeitnehmer eine fixe Bruttomonatsvergütung erhalten, ermittelt sich der Stundenlohn unter Berücksichtigung der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit. Bei einer vereinbarten fixen Wochenarbeitszeit rechnen Sie diese folgendermaßen in eine Monatsarbeitszeit um: 52 Wochen / 12 Monate = 4,33 Wochen pro Monat. Die Mindestlohnberechnung ist daher: Bruttomonatsgehalt / Wochenarbeitszeit / 4,33; Das Ergebnis muss mindestens 8,50 EUR ergeben. Eine abweichende Berechnung kann sich aus Tarifverträgen ergeben, wenn diese die Schaltjahre mit in die Berechnung einbeziehen und statt von einem Faktor von 4,33 von 4,35 Wochen pro Monat ausgehen (z. B. Tarifverträge der Metall- und Elektroindustrie). c) Sind sonstige Vergütungsbestandteile anrechenbar? Gesetzlich offen und von der Rechtsprechung zukünftig unter Berücksichtigung der europarechtlichen Vorgaben zu klären ist, ob und inwieweit sonstige Vergütungsbestandteile in den Mindestlohn mindestlohnwirksam hineingerechnet werden dürfen. Eine Anrechnung soll nach den Gesetzesmaterialien, die auf die Rechtsprechung des EuGH verweisen, grundsätzlich möglich sein, wenn durch die zusätzliche Vergütung das Verhältnis zwischen Arbeitsleistung und Vergütung nicht zum Nachteil des Arbeitnehmers verändert wird. Begründet wird dies mit der funktionalen Gleichwertigkeit der zu vergleichenden Leistungen. Nach den Gesetzesmaterialien sind nicht anrechenbar: Zuschläge für Überstunden-, Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit (Arbeit zu besonderen Zeiten) Zulagen für Schicht-, Erschwernis-, Schmutz- oder Gefahrenzulagen (Arbeit unter erschwerten oder gefährlichen Bedingungen) Akkord- oder Qualitätsprämien (mehr Arbeit pro Zeiteinheit; Überdurchschnittlich qualitative Arbeit) Alle sonstigen Zulagen und Zuschläge, die eine vertraglich nicht geschuldete Zusatzleichung ausgleichen Zulagen und Zuschläge, mit denen das Verhältnis von Leistung und Gegegenleistung nicht berührt wird, z.b. Zulagen für Betriebstreue oder Kinder Zusatzleistungen ohne Lohncharakter: z. B. vermögenswirksame Leistungen, Aufwandspauschalen oder Reisekosten, Leistungen von Dritten (Trinkgeder in der Gastronomie) die arbeitgeberseitig zu zahlenden Pauschalabgaben für geringfügig Beschäftigte. 2 Leibnizstraße

3 anrechenbar: Akkord- und Stücklöhne bleiben zulässig, wenn gewährleistet ist, dass der Mindestlohn für die geleisteten Arbeitsstunden erreicht wird. Zuschüsse, die zusätzlich zum Gehalt gewährt werden (Jobticket, Fahrkosten), sind anrechenbar, sofern sie nicht als Aufwendungsersatz einer dienstlich veranlassten Fahrt gezahlt werden. Sonderfall: Überstunden Die Zahlung von Überstundenzuschlägen sind dann mindestlohnrelevant zu berücksichtigen, wenn sie auf Grundlage eines allgemeinverbindlichen Mindestlohntarifvertrages gezahlt werden und der tatsächlich gezahlte Lohn einschließlich der Überstundenzuschläge mindestens die Summe aus dem tariflich vorgeschriebenen Mindestlohn und dem tariflich vorgeschriebenen Überstundenzuschlag ergibt. Sonderfall: Jährliche Sonderzahlungen Zahlungen müssen unwiderruflich zum Fälligkeitszeitpunkt ausbezahlt sein, um mindestlohnwirksam zu sein. Differenziert zu betrachten sind daher jährliche Sonderzahlungen. Nicht anrechenbar ist ein Weihnachtsgeld mit Rückzahlungspflicht im Falle des Ausscheidens Anrechenbar ist nur das unwiderruflich gewährte Weihnachtsgeld zur Anerkennung der Betriebstreue (Zweckbestimmung) im Monat der Auszahlung Sonderfall: Betriebliche Altersvorsorge Eine etwaige Entgeltumwandlung zur betrieblichen Altersvorsorge wird erst nach Ermittlung der Mindestlohnentgelthöhe berücksichtigt und erhöht die Mindestlohngrenze daher nicht. Tipp: Machen Sie die Rechenprobe: Der im Kalendermonat unwiderruflich tatsächlich gezahlte Bruttoarbeitslohn muss jeweils die Anzahl der in diesem Monat geleisteten Bruttoarbeitsstunden multipliziert mit 8,50 EUR erreichen. Sonstige Gehaltsbestandteile sollten Sie deshalb möglichst als Fixum vereinbaren und sonstige Leistungen einem Zweck unterwerfen. Prüfen Sie daher bei bereits zugesagten Jahressonderzahlungen bzw. Weihnachtsgeld, ob die Umstellung von einer Einmalzahlung auf eine monatlich anteilige Zahlung möglich ist, um so auf den monatlichen Mindestlohnbetrag zu kommen. Denn nur der von Ihnen tatsächlich und unwiderruflich geleistete Monatslohn ist entscheidend. Sofern die Zweckbestimmung entgegensteht oder die Zahlungen nicht mehr freiwillig sind, sollten Sie die Verträge unbedingt bei nächster Gelegenheit (z.b. Gehaltserhöhung) sowie Neuverträge sofort anpassen. d) Fälligkeit des Mindestlohns Ausnahme Arbeitszeitkonto Fälligkeit: Der Mindestlohn ist spätestens am letzten Tag des Monats fällig, der auf den Monat folgt, in dem die Arbeitsleistung erbracht wurde. Vertraglich vereinbarte frühere Fälligkeiten bleiben wirksam, z.b. zum Monatsende. Dem säumigen Arbeitgeber droht neben Zinsen ein Bußgeld. Ausnahme Arbeitszeitkonto: Eine Ausnahme zur Fälligkeit gilt für Arbeitnehmer ohne fixe monatliche Vergütung mit schriftlich vereinbartem Arbeitszeitkonto. Hier beträgt der Ausgleichszeitraum zwölf Kalendermonate. Nach Ablauf dieses Zeitraums muss der Arbeitgeber dann bezahlte Freizeit in Höhe der aufgelaufenen Arbeitsstunden gewähren oder für diese den Mindestlohn bezahlen. Die über die vertragliche Arbeitszeit hinausgehenden Stunden auf dem Arbeitszeitkonto dürfen außerdem monatlich nicht mehr als die Hälfte der vertraglichen Arbeitszeit betragen. Teilweise sind in den vorgenannten Mindestlohntarifverträgen branchenabhängig andere Höchstgrenzen für Arbeitszeitkonten vereinbart (z. B. Zeitarbeit: maximal 200 bzw. 150 Plusstunden). Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses muss der Arbeitgeber nicht ausgeglichene Arbeitsstunden spätestens in dem auf die Beendigung des Arbeitsverhältnisses folgenden Kalendermonat ausgleichen. Diese Regelungen sind auch nicht tarifdispositiv soweit der Ausgleich den mindestlohnrelevanten Teil betrifft. Eine Vereinbarung kann jedoch über den Mindestlohn übersteigenden Betrag geschlossen werden. Überprüfen Sie regelmäßig, ob das tatsächlich gezahlte Entgelt mindestens den Mindestlohnbetrag erreicht. Bei fixer monatlicher Vergütung über dem Mindestlohn gilt die 12 Monatsregel für die Fälligkeit der Vergütung von Arbeitsleistungen und Überstunden im Arbeitszeitkonto nicht. TIPP: In kritischen Fällen sollten Sie die Fälligkeit der Vergütung vertraglich so steuern, dass in jedem Monat zumindest der Mindestlohn erreicht wird, um Doppelzahlungen zu vermeiden. Die gesetzliche Regelung kann zudem dazu führen, dass eine geringfügige Beschäftigung (Minijob) zukünftig die Entgeltgrenze von 450 EUR überschreitet und zu einem sozialversicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnis wird. Dies birgt für Sie als Arbeitgeber ein hohes Nachzahlungsrisiko! Soll der Status beibehalten werden, muss die Arbeitszeit von Mini-Jobbern ab dem Jahreswechsel nach unten angepasst werden. Ist ohne Nennung eines Stundensatzes ein Pauschalbetrag von 450 EUR vereinbart, sind maximal 52,9 Arbeitsstunden im Monat möglich. 3 Leibnizstraße

4 Anpassungsbedarf gibt es nicht nur bei Arbeitsverhältnissen im Niedriglohnsektor, sondern auch bei Arbeitsverhältnissen mit niedrigem Fixum und hohem Provisionspotential. TIPP: Fixum und Garantieprovision müssen insgesamt monatlich die Höhe des Mindestlohnes erreichen (bei einer 40-Stundenwoche sind das 1.472,20 ) und auch ausbezahlt werden. Fur etwaige über dem Mindestlohn liegende Provisionserträge in späteren Zeiträumen sollten Sie eine Verrechnungsbefugnis aufnehmen. In Ihrer internen Kostenkalkulation muss aber klar sein, dass mindestens der auf Grundlage der Wochenarbeitszeit errechnete Mindestlohn beim Arbeitnehmer verbleibt. Die vertraglich vereinbarte Vergütung sollte den Mindestlohn erreichen oder überschreiten, da anderenfalls an die unwirksame Regelung nicht der Mindestlohn tritt, sondern die in der Branche und im Wirtschaftsgebiet übliche Vergütung. e) Unabdingbarkeit Der Mindestlohn ist unabdingbar; das heißt, der Arbeitnehmer darf und kann nicht wirksam auf den Mindestlohn verzichten. Vergütungsansprüche bestehen daher aus dem gesetzlichen Mindestlohn, der unverzichtbar ist sowie ggf. aus einer darüber hinausgehenden Vergütung, über die Parteien disponieren können. Folge kein wirksamer vertraglicher Ausschluss: Eine arbeits- oder tarifvertragliche Ausschlussklausel für Vergütungsansprüchen schließt daher zukünftig Ansprüche auf ausstehende Vergütung in Höhe des Mindestlohns nicht aus. Offen ist, ob die Ausschlussklausel, die Ansprüche nach dem MiLoG nicht ausnimmt insgesamt unwirksam ist oder sie nur auf die Mindestlohnansprüche insoweit nicht angewendet wird. Auch Freiwilligkeits-, Widerrufsvorbehalte oder Stichtagsklauseln sowie Erledigungsklauseln erfassen Zahlungen bis zur Höhe des Mindestlohnes in keinem Falle. Ein wirksamer Verzicht ist nur im gerichtlichen Vergleich auf bereits entstandene Ansprüche möglich. Eine Verwirkung der Geltendmachung des Mindestlohns ist ausgeschlossen, d.h. ein Arbeitnehmer kann auch noch Jahre nach Beendigung seines Arbeitsverhältnisses seine Mindestlohnansprüche innerhalb der Grenzen der Verjährung geltend machen. Ansprüche auf Mindestlohn verjähren gemäß 195, 199 BGB nach drei Jahren, wobei die Frist mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt, in dem der Anspruch entstanden ist. f) Neue Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten Arbeitgeber in missbrauchsgefährdeten Wirtschaftszweigen, die im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz benannt sind (Baugewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, im Personenbeförderungsgewerbe, im Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe, im Schaustellergewerbe, bei Unternehmen der Forstwirtschaft, im Gebäudereinigungsgewerbe, bei Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen, in der Fleischwirtschaft) sowie Zeitarbeitsunternehmen, die in diese Branchen Personal überlassen, müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dieser Arbeitnehmer spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzeichnen (Aufzeichnungspflicht) und die Aufzeichnung über die geleisteten Arbeitszeiten und die Belege über den gezahlten Lohn und dessen Zusammensetzung mindestens zwei Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufbewahren (Aufbewahrungspflicht) und Die auch für die Einhaltung des MiLoG zuständige Zollbehörde kann die Aufbewahrung am Ort der Beschäftigung verlangen. Die Dokumentationspflicht kann jedoch auf Dritte übertragen werden. Alle Dokumente über die Zahlung des Mindestlohns müssen in deutscher Sprache vorgehalten werden. Ausländische Arbeitgeber und Verleiher der genannten Branchen unterliegen zudem umfangreichen Meldepflichten. Minijobber (geringfügig Beschäftigte) in Privathaushalten sind von der Aufzeichnungspflicht ausgenommen. Das Bundeskabinett hat am zwei Verordnungen verabschiedet, die zum in Kraft treten und die die vorgenannten Pflichten für einen engen Personenkreis an die spezielle Branchensituation anpasst. Die Verordnung zur Abwandlung der Pflicht zur Arbeitszeitaufzeichnung nach dem MiLoG und AEntG vereinfacht die Pflichten der Arbeitgeber (und Entleihern) für kleinen Kreis von Arbeitnehmern mit ausschließlich mobilen Tätigkeiten wie Zeitungszusteller und Kurierdienste. Sie gelten aber nicht für die Baubranche oder das Transport- und Gaststättengewerbe. Abweichend von der allgemeinen Verpflichtung zur Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer entfällt für Arbeitnehmer mit ausschließlich mobilen Tätigkeiten, die keinen Vorgaben zu Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit unterliegen und die sich ihre tägliche Arbeitszeit eigenverantwortlich einteilen, die Aufzeichnung von Beginn und Ende der Arbeitszeit. Die Aufzeichnungspflicht ist auf die Dauer der täglichen Arbeitszeit beschränkt. Die Verordnung über Meldepflichten nach dem MiLoG, AEntG und dem AÜG vereinfacht im Einzelfall Pflichten von Arbeitgeber und Entleiher mit Sitz im Ausland für ihre nach Deutschland entsandten oder die grenzüberschreitend entliehenen Arbeitnehmer vor Beginn einer Werk- oder Dienstleistung hinsichtlich der Vorlagepflicht schriftlicher Anmeldungen, sofern besondere Voraussetzungen vorliegen, wie Schichtdienst, mehrere Einsatzorte täglich oder 4 Leibnizstraße

5 ausschließlich mobile Tätigkeiten. Insbesondere in den Fällen des klassischen Güter- und Personenverkehr, der grundsätzlich der gesetzlichen Meldepflicht unterliegen würde, wäre eine gesetzliche Verpflichtung, jede einzelne Fahrt zu melden, arbeitgeberseitig mit unüberschaubarem Verwaltungsaufwand verbunden und seitens des Zolls auch kaum kontrollierbar. Der Arbeitgeber kann mehrere Arbeitseinsätze in einer Meldung an die Zollverwaltung zusammenfassen. Dies dient der Effizienz und der Kontrolle. g) Haftung des Auftraggebers Durchgriffshaftung für Mindestlohnverstöße von Fremdfirmen Der Unternehmer, der ein anderes Unternehmen mit der Erbringung von Werk- und Dienstleistungen zur Erfüllung seiner werk- oder dienstvertraglichen Verpflichtungen gegenüber Dritten beauftragt, haftet den Arbeitnehmern seines Vertragspartners auf den Mindestlohn, falls dieser seinen für den Unternehmer in Deutschland tätig gewordenen Arbeitnehmern das gesetzliche Mindestentgelt nicht zahlt. Zusätzlich droht ein Bußgeld. Dies gilt für die gesamte Nachunternehmerkette, also wenn der Vertragspartner weitere Nachunternehmer beauftragt. Daneben haftet der Auftraggeber auch für die gemeinsamen Einrichtungen der Tarifvertragsparteien, wie die Beiträge zu Lohnausgleichskasse, Zusatzversorgungs- oder Urlaubskassen. Es handelt sich um eine verschuldensunabhängige Garantiehaftung. Die Arbeitnehmer können sich direkt an den Auftraggeber wenden, ohne zuvor eine erfolglose Zwangsvollstreckung gegen ihren Arbeitgeber versucht haben zu müssen. Der Unternehmer muss in diesem Falle bei seinem Vertragspartner Rückgriff nehmen. TIPP: Sie sollten sich daher schon bei Vertragsabschluss umfassend absichern, indem Sie sich gegenüber Ihrem Auftragnehmer Prüf- und Kontrollrechte einräumen sowie Kündigungsmöglichkeiten vereinbaren (anonymisierte Lohn- und Gehaltslisten; Aufzeichnungen über geleistete Arbeitsstunden und gezahlte Arbeitsentgelte). Dies ist nach der Gesetzesbegründung kein Indiz für das Vorliegen eines Scheinwerkvertrages. Sie sollten sich auch bestätigen lassen, dass die Fremdfirma von der Vergabe öffentlicher Aufträge nicht ausgeschlossen ist sowie den Ausschluss von Nachunternehmer, sofern keine finanzielle Sicherheiten geleistet werden. Sie sollten die Verpflichtung zur Vorlage einer Bürgschaft vereinbaren, sofern sich während des laufenden Vertrages sich Verdachtsmomente ergeben, dass Ihr Vertragspartner oder ein Nachunternehmer den Mindestlohn nicht zahlt. Verankern Sie im Vertrag die Einhaltung des Mindestlohns als Pflicht Ihres Vertragspartners. Prüfen Sie, ob die angebotene Leistung überhaupt zum angebotenen Preis wirtschaftlich sinnvoll erbracht werden kann, wenn Ihr Vertragspartner den Mindestlohn einhält. h) Sanktionen: Bußgeld von bis zu EUR und zeitweise Ausschluss bei Vergabe öffentlicher Aufträge Bei Verstößen gegen die Pflicht zur rechtzeitigen Mindestlohnzahlung oder bei Einsatz eines Auftragnehmers, der den Mindestlohn nicht zahlt oder der seinerseits einen Nachunternehmer einsetzt, der seinen Pflichten nicht nachkommt, kann die Zollbehörde ein Bußgeld in Höhe von bis zu EUR auferlegen. Bei sonstigen Verstößen, wie z.b. gegen die Aufzeichnungs- und Dokumentations- oder Mitwirkungspflichten oder wenn bei Kontrolle die MiLoG-relevanten Unterlagen nicht bereitgehalten werden, können mit einer Geldbuße bis EUR geahndet werden. Rechtskräftige Bußgeldentscheidungen über EUR werden im Gewerbezentralregister eingetragen. Arbeitgeber, die wegen Verstößen gegen das MiLoG mit einer Geldbuße von wenigstens EUR belegt wurden, können von der Vergabe öffentlicher Aufträge Liefer-, Bau- oder Dienstleistungsaufträge zeitweise ausgeschlossen werden. Die öffentlichen Auftraggeber fordern im Rahmen der Vergabe diese Information vom Gewerbezentralregister an. i) Zuständige Prüfbehörde der Zoll: Abteilung Finanzkontrolle Schwarzarbeit Der Zoll, gegliedert in bundesweit 41 Hauptzollämter, ist zukünftig in der Abteilung Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) nicht nur für die Bekämpfung der Schwarzarbeit, sondern auch für die Überprüfung der Einhaltung des MiLoG zuständig. Für die neuen Aufgaben wurden zusätzlich Planstellen bewilligt. Der Zoll prüft in der Regel überraschend ohne Vorankündigung mit weitreichenden Befugnissen. Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen aktiv mitwirken (z. B. Auskünfte erteilen) und die Maßnahmen des Zolls im Rahmen ihrer Prüftätigkeit dulden, wie das Betreten der Geschäftsräume und -geländes während der Geschäftszeit, Personenbefragung sowie Einsichtnahme in Geschäftsunterlagen. Folgende Unterlagen sind in Deutschland bereitzuhalten: Arbeitsvertrag Arbeitszeitnachweise, differenziert nach Beschäftigungsort, wenn regional unterschiedliche Mindestlöhne anzuwenden sind Lohnabrechnungen Nachweise über erfolgte Lohnzahlungen Meldeunterlagen Andere Geschäftsunterlagen, z. B. Verträge mit Subunternehmer, sind auf Verlangen des Zolls unverzüglich beizubringen. 5 Leibnizstraße

6 Daneben bleiben die Behörden für die übrigen Belange wie Steuer, Sozialversicherung oder Zuverlässigkeitsprüfung zuständig, die auch bei Überwachung der Schwarzarbeit auf den Plan treten: Finanzbehörden, Agentur für Arbeit, Beitragseinzugsstellen der Sozialversicherung sowie die Prüfdienste der Rentenund Unfallversicherung. Arbeitnehmer können überdies die Zollbehörden auch anonym darauf hinweisen, dass ihr Arbeitgeber den Mindestlohn nicht zahle. Der Zoll geht solchen Hinweisen nach. II. Pflegezeitgesetz und Familienzeitgesetz wichtige Änderungen Am wurde das Gesetz zur besseren Vereinbarkeit von Familie, Pflege und Beruf (BT-Drs. 18/3124) verabschiedet. Es ergänzt die Regelungen des bereits geltenden Familienpflegezeit- und des Pflegezeitgesetzes in erheblichen Punkten und verzahnt die Ansprüche miteinander. Das bislang geltende Familienzeitgesetz (FPfZG) und Pflegezeitgesetz (PflegeZG) war in der Vergangenheit in der Praxis wenig genutzt worden. Dies wird sich möglicherweise nun ändern: Bislang galt: Abgrenzung FPfZG und PflegeZG Für die Familienpflegezeit schlossen Arbeitnehmer mit ihrem Arbeitgeber bislang eine Vereinbarung, ihre Arbeitszeit über einen Zeitraum von maximal zwei Jahren auf bis zu 15 Stunden pro Woche zu reduzieren. Das Bruttogehalt wurde in einem ersten Schritt entsprechend der reduzierten Arbeitsstunden gekürzt. Der Arbeitgeber stockte das Gehalt um die Hälfte der Kürzung auf. Ein Vollzeiter, der seine Arbeitszeit um 50 % reduziert, erhielt dann 75 % seines Gehalts. Der Arbeitgeber trat mit dem Aufstockungsbetrag in Vorleistung. Zum Ausgleich musste der Arbeitnehmer nach Ablauf der Familienpflegezeit wieder in Vollzeit arbeiten, bekam aber so lange das reduzierte Gehalt, bis der Gehaltsvorschuss ausgeglichen wurde. Ein Rechtsanspruch auf Familienpflegezeit bestand bislang nicht. Nach Pflegezeitgesetz war bislang schon in allen Betrieben eine kurzfristige Arbeitsbefreiung im akuten Pflegefall möglich, jedoch ohne finanzielle Überbrückungsmöglichkeit. In Unternehmen über 15 Arbeitnehmer war zudem die vollständige oder teilweise Reduzierung der Arbeitszeit von bis zu sechs Monaten zur häuslichen Pflege von Familienangehörigen möglich, jedoch ohne finanziellen Ausgleich. Bereits jetzt stehen die Pflegenden nach FPfZG und PflegeZG für die Dauer der Pflege unter Kündigungsschutz. NEU: Ganz oder teilweises Fernbleiben von der Arbeit für 10 Tage bis max. 2 Jahre wegen Pflege Nach PflegeZG haben Arbeitnehmer nunmehr das Recht in einer akut aufgetretenen Pflegesituation, die Arbeitszeit während 10 Tagen teilweise oder auf Null zu reduzieren, um die Pflege eines nahen Angehörigen zu organisieren. In dieser Zeit erhält der Arbeitnehmer ein Pflegeunterstützungsgeld von der gesetzlichen Krankenkasse von bis zu 90 % des Nettogehaltes analog dem Kinderkrankengeld als Lohnersatzleistung nach 44a SGB V. Zu beachten ist, dass der Arbeitnehmeranspruch auf Entgeltfortzahlung nach 616 BGB gegenüber dem Arbeitgeber vorgeht. Auf unverzüglich zu stellenden Antrag wird das Pflegeunterstützungsgeld unter Vorlage der ärztlichen Bescheinigung von der Pflegekasse oder dem privaten Versicherungsunternehmen des pflegebedürftigen nahen Angehörigen gewährt. Die Leistungen umfassen auch die Krankenversicherungsbeiträge in Höhe der Pflichtgrenze. Diese zusätzlichen Leistungen werden durch die Anhebung der Beitragssätze ab Januar 2015 finanziert. TIPP: Arbeitgeber, die eine Entgeltfortzahlungspflicht auf Grundlage von 616 BGB und einen Rückgriff der Sozialkassen ausschließen wollen, müssen dies ausdrücklich vertraglich regeln. Wer Pflegezeit beanspruchen will, muss dies dem Arbeitgeber spätestens zehn Arbeitstage vor Beginn schriftlich ankündigen und gleichzeitig erklären, für welchen Zeitraum und in welchem Umfang die Freistellung von der Arbeitsleistung in Anspruch genommen werden soll. Bei einem Teilzeitantrag ist auch die gewünschte Verteilung der Arbeitszeit anzugeben. NEU: Teilzeitanspruch wegen Familienpflegezeit Nach FPfZG haben Arbeitnehmer nun in Unternehmen mit mehr als 25 Arbeitnehmern zusätzlich einen Rechtsanspruch auf Familienpflegezeit, während der sie ihre vertragliche Wochenarbeitszeit auf bis zu 15 Stunden reduzieren können, wenn sie einen nahen Angehörigen in häuslicher Umgebung pflegen. Die Höchstdauer beträgt 24 Monate. Die Kombination von Pflege- und Familienzeit ist möglich, wobei die 24 Monate als Höchstgrenze gleichzeitig die maximale Gesamtdauer ist. Formale Voraussetzungen für die Inanspruchnahme der Familienpflegezeit ist die schriftliche Mitteilung des Arbeitnehmers gegenüber dem Arbeitgeber spätestens acht Wochen vor dem gewünschten Beginn unter Angabe, für welchen Zeitraum und in welchem Umfang innerhalb der Gesamtdauer von zwei 6 Leibnizstraße

7 Jahren die Freistellung von der Arbeitsleistung in Anspruch genommen werden soll sowie die Verteilung der Arbeitszeit. Die Bescheinigung der Pflegekasse oder des Medizinischen Dienstes der Krankenversicherung über die Pflegebedürftigkeit des Angehörigen ist dem Arbeitgeber vorzulegen. Das Gesetz geht davon aus, dass die Parteien in einer schriftlichen Vereinbarung zur Verringerung und Verteilung der Arbeitszeit regeln, wobei der Arbeitgeber den Wünschen des Arbeitnehmers zu entsprechen hat, wenn nicht dringende betriebliche Gründe entgegenstehen. Beantragt der Mitarbeiter zunächst nicht die Höchstdauer, bedarf eine gewünschte spätere Verlängerung der Familienpflegezeit der Zustimmung des Arbeitgebers. Endet die Pflegesituation zu Hause früher, endet auch die Familienpflegezeit vier Wochen nach Eintritt der verändernden Umstände und der Mitarbeiter muss den Arbeitgeber hierüber unverzüglich informieren. TIPP: Sofern Sie einen Arbeitnehmer zur Vertretung befristet einstellen, sollten Sie die Befristung an diese Gegebenheiten anpassen und entsprechend formulieren. Das PflegeZG sieht eine Freistellung von der Arbeitsleistung für längstens 3 Monate in zwei weiteren Lebenssituationen vor: Zur Sterbebegleitung in der letzten Lebensphase eines nahen Angehörigen und zur Betreuung pflegebedürftiger minderjähriger Kinder im eigenen Zuhause oder in einer außerhäuslichen Einrichtung. Es wird zudem der Kreis der nahen Angehörigen erweitert. Neben Eltern, Großeltern, Geschwistern und Ehepartner zählen auch die Schwiegereltern, Schwägerinnen und Schwäger, Stiefeltern und neben den eheähnlichen nunmehr auch die lebenspartnerschaftsähnlichen Lebenspartner dazu. Zinsloses Darlehen Der Bund gewährt auf Antrag, um den Verdienstausfall während der Pflegezeit und der Familienpflegezeit zu kompensieren zur besseren Absicherung des Lebensunterhalts ein zinsloses Darlehen für die Pflegenden. Die Abwicklung der Ansprüche ist dem Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben (BAFzA) übertragen, die bislang schon mit der Familienpflegezeitversicherung betraut war. Die monatlichen Darlehensraten werden in Höhe der hälftigen Differenz zwischen den pauschalierten monatlichen Nettoentgelten vor und während der Freistellung gewährt. Mitwirkungspflicht des Arbeitgeber ist es, für den Nachweis des Einkommens und der wöchentlichen Arbeitszeit eine Bescheinigung auszustellen. Die bislang bestehende eingangs beschriebene Möglichkeit der Vereinbarung, das Entgelt auch unter Verwendung eines vom Arbeitnehmer betrieblich angesparten Wertguthabens aufzustocken, bleibt weiter bestehen. Kündigungsschutz während Familien- oder Pflegezeit Während der Familienpflegezeit und der Pflegezeit unterliegen die Arbeitsverhältnisse ab der formwirksamen Ankündigung der jeweiligen Pflegezeit dem Kündigungsschutz. Eine Kündigung während dieser Zeit ist zwar nicht unmöglich, bedarf aber der vorherigen behördlichen Zustimmung, die nur in Ausnahmefällen möglich ist. NEU: Berechnung des Kinderkrankengeldes Im Zuge der Gesetzänderung wird auch die Berechnung des Kinderkrankengeldes nach 45 SGB IV neu geregelt. Grundlage ist zukünftig nicht mehr das vor der Freistellung von der Arbeit erzielte Arbeitsentgelt, vielmehr wird das während der Freistellung entfallene Arbeitsentgelt herangezogen. III. Rentnerbeschäftigung Aufschieben des regulären Arbeitsendes Im Rentenversicherungsleistungsverbesserungsgesetz, das bereits zum in Kraft getreten ist, wurde in 41 SGB VI (Gesetzliche Rentenversicherung) ein Satz 3 angefügt. Sieht eine Vereinbarung die Beendigung des Arbeitsverhältnisses mit dem Erreichen der Regelaltersgrenze vor, können die Arbeitsvertragsparteien durch Vereinbarung während des Arbeitsverhältnisses den Beendigungszeitpunkt, gegebenenfalls auch mehrfach, hinausschieben. Der Gesetzgeber trägt damit erfreulicherweise den praktischen Bedürfnissen von Arbeitgebern und Arbeitnehmer Rechnung, wenn der Arbeitnehmer auch nach Erreichen der Regelaltersgrenze für einen von vornherein bestimmten Zeitraum dem Unternehmen weiter zur Verfügung stehen soll. Bislang bestand eine Rechtsunsicherheit, wie dieser Sachverhalt mit den Vorgaben des Teilzeit- und Befristungsgesetzes zu vereinbaren ist. Nun gilt folgendes: Ist eine Beendigung vereinbart? Das gesetzlich vorgesehene Hinausschieben des Beendigungszeitpunkts setzt voraus, dass in Arbeits- oder Tarifvertrag eine Beendigung zuvor wirksam vereinbart wurde. Wie Sie die Neuregelung nutzen können, steht und fällt damit, ob die Beendigung des Arbeitsverhältnisses mit Erreichen der Regelaltersgrenze in Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag vereinbart ist. Es ist ein verbreiteter Irrglaube, dass ein Arbeitsverhältnis automatisch mit Erreichen der Regelalters- 7 Leibnizstraße

8 grenze der gesetzlichen Rentenversicherung endet. Da hierin auch kein Kündigungsgrund liegt, ist für eine Beendigung des Arbeitsverhältnisses arbeitsvertraglich eine auflösende Bedingung oder eine Aufhebungsvereinbarung erforderlich. Schließen Sie eine Vereinbarung vor Vertragsende Das Hinausschieben des regulären Arbeitsendes bedarf einer vertraglichen Vereinbarung zwischen den Arbeitsvertragsparteien, bei dessen Abschluss die neuen Vorgaben eingehalten werden müssen. Es handelt sich um eine kalendermäßige Befristung und bedarf daher der Schriftform. Das bedeutet, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer auf einem Dokument im Original unterzeichnen müssen (kein Fax, kein Scan). Die Änderungsvereinbarung zum Hinausschieben des Beendigungszeitpunktes des Arbeitsverhältnisses muss außerdem vor Ablauf des regulären Arbeitsvertrages abgeschlossen werden. Schon ein Wochenende der Unterbrechung zwischen beiden Verträgen macht die Befristung unwirksam und führt zu einem dauerhaft unbefristeten Vertrag. Mehrfache Verlängerung ist möglich Nach Abschluss einer solchen Verlängerungsvereinbarung sind weitere Verlängerungen, auch mehrfach, möglich, ohne dass gesetzlich eine Höchstdauer vorgesehen ist. Rechtzeitige Beteiligung des Betriebsrates Die Fortbeschäftigung des Arbeitnehmers durch Vereinbarung auch nach Erreichen der zuvor vereinbarten Regelaltersgrenze ist überdies eine Einstellung i.s.d. 99 Abs. 1 Satz 1 BetrVG. Bitte denken Sie daran, den Betriebsrat rechtzeitig um Zustimmung zu ersuchen. Dr. Annegret Balzer Rechtsanwältin Fachanwältin für Arbeitsrecht Kleiner Rechtsanwälte Partnerschaftsgesellschaft Deutschland Telefon Telefax abalzer@kleiner-law.com Dr. Antonia Stein Rechtsanwältin Fachanwältin für Arbeitsrecht Rebekka Stumpfrock Rechtsanwältin Kleiner Rechtsanwälte Partnerschaftsgesellschaft Deutschland Telefon Telefax astein@kleiner-law.com Kleiner Rechtsanwälte Partnerschaftsgesellschaft Deutschland Telefon Telefax rstumpfrock@kleiner-law.com 8 Leibnizstraße