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1 Serienbriefe sind Standard-Brieftexte, die mit einer Adressendatei verbunden werden und so oft ausgedruckt werden, wie Adressen vorhanden sind. Beim Druck dieser Briefe erfolgt die Verbindung beider Dateien; die einzelnen Namen, Adressen, Anreden usw. werden jeweils an besonders gekennzeichnete Stellen des Serientextes gebracht. Für Serienbriefe benötigt eine Datenquelle und ein Hauptdokument. Die Datenquelle enthält die Elemente, die bei jedem Brief verschieden sind (z. B. die Adressen); das Hauptdokument enthält den für alle Briefe eines Seriendrucks gleichbleibenden Text und die Seriendruckfelder. Diese dienen zur Kennzeichnung der Stellen im Brief, an denen variable Elemente eingefügt werden. Wähle den Befehl Extras, Briefe und Sendungen, Serienbrief um den Serienbrief-Assistenten zu aktivieren. Der Aufgabenbereich erscheint. Jetzt wird sichtbar: Klicke auf Weiter. Aktuelles Dokument verwenden ist die richtige Wahl. Klicke auf Weiter. Zunächst soll die Adressliste selbst erstellt werden. Klicke deshalb auf: Neue Liste eingeben und dann auf Erstellen Jetzt erscheint die Maske für die Adressliste. Weil zuviele Felder vorhanden sind, gehe zuerst auf: Anpassen Aufgabe: Lösche die nicht benötigten Feldnamen Position, Firma, Adresse1, Adresse2, Bundesland, Land, Telefon geschäftlich, Telefon privat, bis nur die folgenden Feldnamen übrig sind: 1

2 Aufgabe: Füge außerdem Anrede und Straße hinzu. Bringe die Felder an die richtige Stelle. Die Reihenfolge lautet dann: Anrede, Vorname, Name, Straße, Postleitzahl, Ort. Klicke dann auf OK Aufgabe: Gib die erste Adresse ein: Klicke dann auf Schließen. Jetzt muss gespeichert werden,. Gib den Namen Daten. Wenn man auf geht, wird sichtbar: Klicke hier auf Bearbeiten, dann kann die Liste ergänzt werden. Aufgabe: Gib in der Datenmaske die folgenden Adressen ein. Anrede Vorname Name Straße PLZ Ort Herrn Norbert Müller Goethestraße Düsseldorf Frau Lisa Gärtner Waldweg Wuppertal Herrn Fred Gantenbein Poststraße Hagen Frau Anja Helbig Maximilianweg Mettmann Frau Erika Grund Eisenstraße Dortmund Serienbrief schreiben Unten im Aufgabenbereich wird sichtbar: Klicke darauf und gib den Brieftext ein. Aufgabe: Gib den folgenden Text in das leere Dokument ein: Sehr geehrte Damen und Herren, wir laden Sie zur Hauptversammlung unseres Vereins in der Stadthalle am ein. Auf der Tagesordnung stehen die Berichte des Vorstand und des Kassenwarts, außerdem berichten wir über das abgelaufene Geschäftsjahr. Mit freundlichen Grüßen Aufgabe: Speichere den Serientext mit dem Dateinamen Serie1.doc. 2

3 Nachdem der Text für den Serienbrief erstellt ist, kann mit dem Einfügen der Seriendruckfelder begonnen werden. Klicke dazu in der Seriendruckleiste auf das 6. Symbol von links (Seriendruckfelder einfügen) Füge nacheinander die Felder ein, bis auf dem Brief sichbar ist: «Anrede» «Vorname» «Name» «Straße» «Postleitzahl» «Ort» Mit dem Symbol für die Seriendruck-Vorschau kann man sehen, ob die Daten richtig sind: Ausgabe in eine Test-Datei Zusätzlich zur Vorschau ist es möglich, eine Datei erzeugen zu lassen, in der die Briefe nacheinander enthalten sind. Klicke dazu auf dieses Symbol: Word erstellt eine neue Datei in einem eigenen Fenster. Du kannst dir die einzelnen Briefe durch Blättern nach unten ansehen. Sind die Briefe fehlerfrei, kann das Dokument geschlossen werden, ohne es zu speichern. Achtung: Wenn die neue Datei erzeugt wurde, sieht man oben in der Titelzeile: Serienbriefe1 das ist nicht das Seriendruck-Hauptdokument! Aufgabe: Schreibe nun einen Serienbrief an folgende Adressen: Martin Mayer Poststraße Köln Elisabeth Kanter Gathe Wuppertal Herbert Heinrichs Rheinaue Düsseldorf Speichere die Daten mit dem Namen Daten2, den Brief mit Sbrief2! (Schreibe einen kurzen Text, z. B. "Wir stellen Ihnen ein neues Produkt vor- MP3-Player für 2000 Songs! 3

4 Serienbriefe mit individueller Anrede Die Anrede in den bisherigen Beispielen ( Sehr geehrte Damen und Herren ) ist noch verbesserungswürdig: Die Datenquelle und das Hauptdokument sollen so verändert werden, dass beispielsweise weibliche Adressaten mit Sehr geehrte Frau Müller" und Männer mit Sehr geehrter Herr Mayer" angeschrieben werden. Ähnlich wie beim Briefkopf kann dies über ein weiteres Seriendruckfeld geschehen: Bisher enthält das Feld Anrede bei Männern Herrn und bei Frauen Frau. Für die Anredezeile bietet sich dasselbe Verfahren mit einem Feld Anrede2 an. Für beide Geschlechter gleich ist der Beginn der Zeile Sehr geehrt, direkt daran anschließend kann das Seriendruckfeld Verwendung finden. Die korrekte Anredezeile würde also bei einem Mann so lauten: im Brief: Sehr geehrter Herr Müller,... und bei einer Frau so: im Brief: Sehr geehrte Frau Gärtner,... im Hauptdokument: Sehr geehrt«anrede2» «Name» im Hauptdokument: Sehr geehrt«anrede2» «Name» Dazu benötigen wir also das weitere Seriendruckfeld Anrede2 in der Datenquelle: Aufgabe: Suche in der Seriendruck-Symbolleiste das folgende Symbol: Damit kommst du auf das Dialogfeld Seriendruckempfänger. Gehe dort auf und dann auf Dann bist du in der Adressliste angekommen: Klicke dort auf Hinzufügen... und füge das Feld Anrede2 ein. Bestätige mit OK und gib dann bei den Männern ein: er Herr und bei den Frauen e Frau Anschließend wird dann das neue Feld in der Anredezeile eingefügt: Verwende das Symbol Sehr geehrte Damen und Herren jetzt: Sehr geehrt«anrede2» «Nachname», In der Vorschau siehst du dann z.b.: oder 4 und mache aus Sehr geehrter Herr Schmitz Sehr geehrte Frau Gärtner

5 Serienbriefe mit Bedingungsprüfung Häufig ist es bei der Gestaltung von Serienbriefen sinnvoll, Bedingungen als Auswahlkriterien für das Drucken der Briefe zu vergeben. z. B. Serienbriefe nur an Kunden aus einem Ort zu senden. Es gibt zwei Arten von Bedingungen: a) wer überhaupt einen Brief erhält und b) innerhalb des Briefes unterschiedliche Sätze zu schreiben. Wir beschäftigen uns zunächst mit der ersten Art von Bedingung, mit der Datensätze aus der Gesamtzahl von Adressen ausgewählt werden. Aufgabe: Erstelle einen neuen Serienbrief. Die Adressen sind schon vorhanden: die Datei Daten03.doc Vorname Name Anrede1 Anrede2 Straße PLZ Ort Anja Helbig Frau e Frau Maximilianweg Mettmann Fred Gantenbein Herrn er Herr Poststraße Hagen Gerd Faber Herrn er Herr Wittener Straße Sprockhövel Gerda Grotewohl Frau e Frau Adenauerufer Düsseldorf Aufgabe: Dieser Serienbrief soll zunächst nur an Adressaten aus Düsseldorf geschickt werden. Gehe dazu so vor: 1. Serienbrief erstellen 2. Im Schritt 3 von 6 im Aufgabenbereich zu den Serienbriefen auf: In der Empfängerliste kann jetzt gewählt werden. Klappe bei Ort das Dreieck (Listenpfeil) auf und stelle Düsseldorf ein. Gucke dann im Brief nach, ob wirklich nur Adressen aus Düsseldorf in der Vorschau erscheinen. Um z. B. Empfänger aus zwei Orten auszuwählen, gehe so vor: Bei Ort auf weitere Optionen: 5

6 Im Dialogfeld Abfrageoptionen dann einstellen: Achtung: Es muss oder heißen, weil keiner in zwei Orten gleichzeitig wohnt! Jeder Adressat wohnt entweder in Köln oder in Düsseldorf. Aufgabe: Wähle nun nur Düsseldorfer weiblichen Geschlechts aus (Anrede1 gleich Frau und Ort gleich Düsseldorf; im Unterschied zur Verbindung zweier Orte gelten hier beide Bedingungen gleichzeitig, deshalb und! Aufgabe: Die Auswahl soll nun lauten: Selektiere die Männer aus Köln oder Düsseldorf (Hier lautet die Auswahl: Ort gleich Düsseldorf und Anrede1 gleich Herrn oder Ort gleich Köln und Anrede1 gleich Herrn) Aufgabe: Wähle die Adressen mit einer Postleitzahl größer aus. Aufgabe: Wähle jetzt Datensätze, bei denen die Postleitzahl mit einer 4 beginnt (Die Postleitzahl muss dann größer oder gleich und kleiner sein) Bedingungen innerhalb des Briefes: Über Bedingungsfeld Wenn... Dann...Sonst kann man Texte für bestimmte Leute einstellen. Aufgabe: Trage ein: Aufgabe: Schreibe nun einen Serienbrief an folgende Adressen: Martin Mayer Poststraße Köln Elisabeth Kanter Gathe Wuppertal Herbert Heinrichs Rheinaue Düsseldorf 6

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