TIPP 2015/07: Veranstaltungen und Einsatzkräfte registrieren Stand:

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1 TIPP 2015/07: Veranstaltungen und Einsatzkräfte registrieren Stand: In diesem Tipp erfahren Sie, wie Sie im drkserver Veranstaltungen anlegen, das dazugehörige Personal buchen und die Veranstaltung währenddessen oder danach auswerten. Wir erläutern Ihnen das anhand eines Flüchtlingshilfe-Einsatzes. Das Prinzip gilt für sämtliche Veranstaltungen vom Dienstabend bis zum Wettbewerb. Inhalt 1 Veranstaltung anlegen 2 Personal hinzufügen 3 Zeiten ändern 4 Registrierung 5 Nach der Veranstaltung 6 Veranstaltung (wieder-)finden Extratipp 1 Veranstaltung anlegen Die Einsatzkräfteregistrierung spielt sich im Modul Veranstaltung ab. Klicken Sie dazu in Ihrer Übersicht auf Veranstaltungen. Klicken Sie auf Neue Veranstaltung. KompZentr DRK-Server Einsatzkräfte registrieren Seite 1 von 11

2 Es öffnet sich folgendes Fenster. Füllen Sie es nach diesem Muster aus: 1) Wählen Sie über das Dropdown-Menü aus, um welche Art Veranstaltung es sich handelt. 2) Vergeben Sie aus dem Dropdown-Menü eine Bezeichnung. 3) Über die Lupe oder das Freifeld können Sie die Veranstaltung näher bestimmen. In unserem Beispiel ist das Stichwort Flüchtlingshilfe. 4) Tragen Sie den Beginn der Veranstaltung ein. Das Ende können Sie zunächst offen lassen; es ist ja oft ohnehin anfangs nicht bekannt. 5) Fügen Sie einen Veranstalter hinzu. Das ist die Verbandsstufe, die die Veranstaltung ausrichtet. Sie haben im Dropdown-Menü die Möglichkeit, zwischen Adresskontakt, Mitglied und freier Eingabe zu wählen. Lassen Sie sich nicht davon irritieren, das nach der Auswahl derzeit ausschließlich Deutsches Rotes Kreuz zu lesen ist. 6) Vergeben Sie Informationen über den Veranstaltungsort. Im Fall der Flüchtlinge ist das zum Beispiel die Adresse der Unterkunft oder des Erstaufnahmelagers. (Siehe auch 8)) 7) Hier entscheiden Sie, für wen Sie die Veranstaltung freigeben. Bitte beachten Sie: Alle Gliederungen, die für die Veranstaltung freigegeben sind, können Inhalte der Veranstaltung lesen und Änderungen vornehmen. Das bezieht auch die Löschung mit ein. 8) Ergänzen Sie hier Informationen, zum Beispiel zum Veranstaltungsort. In unserem Beispiel haben wir den Namen der Einrichtung, die die Flüchtlinge aufnimmt, hinzugefügt. 9) Erstellen Sie jetzt den Einsatz mit Anlegen. KompZentr DRK-Server Einsatzkräfte registrieren Seite 2 von 11

3 Sie erhalten folgende Übersicht: Hauptsächlich arbeiten Sie jetzt mit der Box Registrierung weiter. 2 Personal hinzufügen Sie haben zwei Möglichkeiten, über die Box Registrierung Personal zur Veranstaltung hinzuzufügen. Erste Möglichkeit, in erster Linie geeignet für Einzelpersonen: 1) Suchen Sie über verschiedene Stichwörter nach Ihren Mitgliedern: Vorname, Nachname, Personalnummer oder Barcode (steht unter anderem auf den DRK- Ausweisen). Die Buchungszeit wird automatisch angezeigt. 2) Buchen Sie das Mitglied. KompZentr DRK-Server Einsatzkräfte registrieren Seite 3 von 11

4 Zweite Möglichkeit, in erster Linie geeignet für die Registrierung ganzer Gemeinschaften: 1) Klicken sie auf Mitgliedersuche anzeigen. Darunter öffnet sich der entsprechende Filter. 2) Wählen Sie unter Organisation die Gliederung, die Sie hinzubuchen möchten. In unserem Fall ist das ein gesamter Ortsverein. 3) Klicken Sie unter Ergebnis auf anzeigen. Darunter sehen Sie nun alle Mitglieder der gewählten Gliederung. 4) Wählen Sie alle oder einzelne Mitglieder mit Hilfe der Häkchen an. 5) Klicken Sie unter Ergebnis auf Ankunft buchen. KompZentr DRK-Server Einsatzkräfte registrieren Seite 4 von 11

5 3 Zeiten ändern Sie können für alle registrierten Mitglieder einheitliche Zeiten festlegen. 1) Wählen Sie alle Mitglieder an, indem Sie das oberste Häkchen anklicken. 2) Ändern Sie die Ankunftszeit wie im Screenshot beschrieben. 3) Klicken Sie auf Zeiten übernehmen. Alle Mitglieder haben nun dieselbe Ankunftszeit. Das können Sie auch für das Ende der Veranstaltung machen. Bei Einsätzen sollten Sie aus Dokumentationsgründen aber darauf verzichten. Übrigens: Alle Mitglieder, deren Nachname blau erscheint, sind für Sie als Planer einsehbar: Mit einem Klick auf den entsprechenden Nachnamen gelangen Sie sofort in die Akte des Mitgliedes. Wenn Ihre Rollen-/Rechte-Zuordnung dies nicht zulässt, erscheint der Nachname in schwarzer Schrift. 4 Registrierung Die Registrierung gibt Ihnen eine Reihe weiterer Möglichkeiten: 1) Sammelerfassung Hier können Sie nach verschiedenen Kriterien Sammelerfassungen vornehmen. Dazu zählen zum Beispiel Ausbildungen, Einsatzqualifikationen und Fremdsprachen. Letzteres kann in der Flüchtlingshilfe eine Unterstützung sein vielleicht spricht ja eines der DRK-Mitglieder, das Sie nicht persönlich kennen, eine bei diesem Einsatz gefragte Sprache. 2) -Verteiler Über den -Verteiler ist es möglich, alle Mitglieder der Veranstaltung zu informieren. Mit wenigen weiteren Klicks gelangen Sie in Ihr Mail-Programm, aus dem heraus Sie eine Nachricht versenden können. Nutzen Sie diese Funktion zum Beispiel, um im Nachgang alle Personen zu einer Abschlussbesprechung oder einer Helferparty einzuladen. KompZentr DRK-Server Einsatzkräfte registrieren Seite 5 von 11

6 3) Auswertungen Die Auswertungen ermöglichen eine große Zahl unterschiedlicher Reports. Darunter ist eine Teilnehmerliste, auf der neben anderen Dingen auch Platz ist für eine Unterschrift jedes Mitgliedes. 4) Exporte Mit Exporten können Sie unter anderem schnell auf zuvor angelegte Vorlagen zugreifen (in unserem Beispiel ein Serienbrief). Exportieren (Selektion) meint die Mitglieder, vor deren Namen Sie ein Häkchen gesetzt haben. Exportieren (Ohne Selektion) alle anderen. 5) Registrierung Sie können Ihre Veranstaltungsmitglieder hier nach Name, Organisation, Ankunftsoder Abreisezeitpunkt sortieren: KompZentr DRK-Server Einsatzkräfte registrieren Seite 6 von 11

7 Ein entsprechender Ausdruck liefert Ihnen neben Name und den genannten Zeiten auch Informationen über die Qualifikationen, die Führerscheine sowie Barcode und Mitgliedsnummer. Auch Platz für eine Unterschrift bietet dieser Ausdruck. KompZentr DRK-Server Einsatzkräfte registrieren Seite 7 von 11

8 6) Alternative zur Übersicht aller Einsatzkräfte In der Box Veranstaltungen (2. Box von oben) können Sie auch eine andere Auswertung anfordern. Klicken Sie dazu auf das Drucken -Symbol (= Veranstaltungs-Karteikarte drucken). Es öffnet sich folgendes pdf-dokument, das nach dem Einsatz auch die Gesamtstunden jedes einzelnen Mitgliedes und des gesamten Einsatzes für Sie errechnet: KompZentr DRK-Server Einsatzkräfte registrieren Seite 8 von 11

9 5 Nach der Veranstaltung Ist die Veranstaltung beendet, können Sie die Daten mit wenigen Klicks in den Akten der Teilnehmer speichern. Dazu gehören unter anderem der Eintrag als Dienstnachweis, der Name der Veranstaltung und die Einsatzzeiten. In der Veranstaltungsübersicht wählen Sie die Veranstaltungs-Box an. Tragen Sie, wenn nicht schon geschehen, das Ende der Veranstaltung ein. Klicken Sie auf Sperren, wenn Sie sicher sind, dass alles stimmt. Klicken Sie auf OK. Achtung: Im Nachgang sind Änderungen nicht mehr ohne weiteres möglich. Jetzt passieren mehrere Dinge. 1) Registrierung der Dienstzeiten In der Box Registrierung sehen Sie die Dienstzeiten für jedes einzelne Mitglied, das an der Veranstaltung teilgenommen hat. KompZentr DRK-Server Einsatzkräfte registrieren Seite 9 von 11

10 2) Registrierung in der Dienstakte Jedes Mitglied erhält einen automatischen Eintrag mit allen relevanten Daten in der persönlichen Dienstakte. Nun können Sie über die Box Registrierung (siehe 4) je nach Wunsch weitere Auswertungen durchführen im Ganzen sind es knapp 60, vom Dankesschreiben bis zur Dienstzeitenübersicht. 6 Veranstaltungen (wieder-)finden So finden Sie eine bereits angelegte Veranstaltung wieder, nachdem Sie sie geschlossen oder sich vom System abgemeldet haben: 1) Worum handelt es sich? Eine Bildungs-, eine Dienstveranstaltung oder ein Einsatz? 2) In welcher Verbandsstufe ist die Veranstaltung angelegt? (In unserem Beispiel: LV Westfalen-Lippe) 3) Wann begann die Veranstaltung? 4) Wann endete die Veranstaltung? Wichtig: Ihre Veranstaltung wird nur angezeigt, wenn Sie Start- oder Enddatum korrekt eingetragen haben. Im Zweifel lassen Sie eines der Felder frei. 5) Wie lautet der Name Ihrer Veranstaltung? Wichtig: Es geht hier um die übergeordnete Bezeichnung, nicht um die nähere Bezeichnung. (In unserem Beispiel: Betreuungseinsatz, nicht Flüchtlingshilfe ) 6) Hatten Sie die Veranstaltung bereits gesperrt? 1, 2 und 6 sind Muss-Felder, 3-5 Kann-Felder. Sollte Ihre Veranstaltung einmal nicht zu finden sein, prüfen Sie, ob alle Muss-Felder korrekt gewählt sind. KompZentr DRK-Server Einsatzkräfte registrieren Seite 10 von 11

11 Extratipp: Sollten besonders viele Veranstaltungen in Ihrer Suche auftauchen, können Sie sie eingrenzen. Drücken Sie dazu auf Ihrer Tastatur gleichzeitig die Tasten Strg und F. Es öffnet sich am unteren Bildrand eine kleine Suchmaske. Geben Sie dort ein Stichwort ein, in unserem Fall Flüchtling. Für weitere Fragen wenden Sie sich direkt an das Kompetenzzentrum drkserver. Kontakt: DRK-Landesverband Westfalen-Lippe e.v. Kompetenzzentrum drkserver Sperlichstr Münster Telefon: KompZentr DRK-Server Einsatzkräfte registrieren Seite 11 von 11