Benötigt Ihr Unternehmen ein Projekt Management Office?

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1 Oracle White Paper April 2009 Benötigt Ihr Unternehmen ein Projekt Management Office? Bessere Erfolgsquoten bei Projekten mit einem PMO

2 Einführung Kein Projekt wird mit der Absicht geplant, zu scheitern. Dennoch tun dies laut einer Studie der Standish Group 1 immer noch 19 Prozent aller Projekte und weitere 46 Prozent kämpfen mit großen Schwierigkeiten wie Verzögerungen, Budgetüberschreitungen oder Endprodukten, die nicht die ursprünglich geplanten Funktionen und Leistungsmerkmale besitzen. Die Gründe für dieses Scheitern bzw. diese Schwierigkeiten liegen in nicht dokumentierten Projektmanagement-Methoden, unkontrolliertem und blindem Aktivismus, unrealistischen Budget- und Zeitvorgaben, unvollständigen Planungen oder einem fehlenden Engagement von Seiten der Geschäftsleitung. Je größer die Zahl an Projekten in einem Unternehmen wird, desto größer wird auch das Risiko eines Scheiterns. Denn die verfügbaren Ressourcen werden überbeansprucht und die Aufsicht hinkt hinterher. Deshalb wird es in dieser Situation immer wichtiger, Projektmanagement-Prozesse zu definieren sowie Metriken und Best Practices festzulegen, mit denen Projekte im Zeit- und Budgetplan gehalten werden können. Für viele Unternehmen ist damit der Zeitpunkt gekommen, ein Projekt Management Office (PMO) einzurichten. Wird ein PMO sorgfältig implementiert, vermittelt es zwischen taktischer und strategischer Vorgehensweise. Es verwaltet reibungslos das gesamte Portfolio an Projekten und kontrolliert fachkundig die internen Vermögenswerte mit dem Ziel, ihren Einsatz zu optimieren. Damit stellt das PMO kontinuierlich sicher, dass die Vermögenswerte und Ressourcen eines Unternehmens strategisch an dessen Geschäftszielen ausgerichtet sind. Weltweite Konjunkturprogramme erzeugen erste Wellen Gerade heute ist ein effizientes Projektmanagement wichtiger denn je. Das amerikanische Konjunkturprogramm mit einem Volumen von 787 Milliarden US-Dollar soll eine Welle neuer Projekte in den Bereichen Transport und Verkehr, Energiegewinnung und versorgung, Kommunikation, Technologie und Gesundheitswesen um nur einige Bereiche zu nennen -, anstoßen. Unternehmen mit sauber implementierten Projektmanagement-Prozessen haben beste Aussichten, die richtigen Ressourcen den entsprechenden Projekten zuzuordnen. So erreichen sie die Projektziele und halten dabei Zeit- und Budgetvorgaben ein. 1

3 Dasselbe gilt für die Weltwirtschaft. Mindestens 34 Länder haben laut Berichten 3 ähnliche Konjunkturprogramme wie die USA mit einem Gesamtvolumen von 2,25 Billionen US-Dollar geschnürt. Viele dieser Programme gehen in Richtung Straßenbau und Verkehrsinfrastruktur. So plant China beispielsweise, in Bau- und Renovierungsprojekte in den Bereichen Flughäfen, öffentlicher Nahverkehr und Schienenverkehr zu investieren. Andere Regierungen wiederum bieten Steuererleichterungen für Privathaushalte und Unternehmen, wie dies in Kanada und Brasilien der Fall ist. Russland versucht, die massive Schuldenlast, die seine Betriebe drückt, zu restrukturieren und damit zu mildern. Frankreich unterstützt mit seinem Programm Schlüsselindustrien und firmen, darunter auch den Flugzeugbauer Airbus. Die Kombination aus neuen Projekten und einem Zustrom neuer Ressourcen ist leider in vielen Fällen die perfekte Ausgangssituation, um zu ineffizientem Projektmanagement zu führen. Ein Projekt Management Office kann diese Ineffizienz ausgleichen und das Unternehmen so ausrichten, dass Projekte in Zukunft erfolgreich abgeschlossen werden. Diese kurze Einführung, Teil 1 der Oracle Primavera PMO White Paper Serie, beschäftigt sich mit den Richtlinien und Vorteilen eines PMO mit dem Ziel, die Quote erfolgreicher Projektabschlüsse zu erhöhen. 2

4 Sie wissen, dass Sie ein PMO benötigen, wenn Unternehmen sollten ein Projekt Management Office einrichten, wenn die folgenden Herausforderungen immer wieder auftreten: Die Ausrichtung von Projekten ändert sich während ihrer Ausführung immer wieder. Ein Team betreut mehrere Projekte zur selben Zeit. Die Größe oder Ausrichtung von Projekten erfordert, dass ein Unternehmen viele externe Zulieferer oder Sub-Unternehmer beschäftigen muss. Die Projektverantwortlichen müssen konsolidierte Statusberichte und Kennzahlen für alle laufenden Projekte präsentieren. Kunden und die Geschäftsleitung erwarten eine offene und verständliche Kommunikation aus einer Quelle. Projekte werden wiederholt verspätet oder mit Überschreitung des Budgets abgeschlossen. Projekte benötigen Ressourcen aus unterschiedlichen geographisch verteilten Standorten. Aufbau eines Projekt Management Office Ein Projekt Management Office 2 ist eine Abteilung, die die Projektmanagement-Richtlinien und -verfahren aufstellt, deren Einhaltung überwacht und sie kontinuierlich verbessert. Es unterstützt damit Projektleiter und deren Teams bei der effizienten Anwendung von soliden Projektmanagement-Prinzipien und Techniken, um einen erfolgreichen Abschluss ihrer Projekte zu erzielen. In einigen Fällen betreut das PMO Projekte sogar selbst. Dazu gehören dann das Aufstellen von Projektplänen sowie die direkte Kontrolle der Projektverlaufs. Einige PMOs führen sogar Projektaufgaben durch, die normalerweise in den Verantwortungsbereich anderer Abteilungen fallen, wie zum Beispiel Beschaffung, Qualitätssicherung, Rechts- oder Personalabteilung. Das PMO kann darüber hinaus Kosten- oder Kosten-Nutzen-Analysen durchführen, um festzulegen, welche Projekte durchgeführt werden. 3

5 Unabhängig von der Bandbreite der Aufgaben steht für jedes PMO eine Sache im Vordergrund: das Projekt. Ein Projekt Management Office befasst sich in der Regel nicht mit Arbeitsanforderungen oder Projekten unterhalb eines bestimmten Risiko- oder Budgetgrenzwertes (zum Beispiel Projekte mit einem Budget von bis US-Dollar). Dennoch ist die Grundeinheit, mit der sich ein Projekt Management Office beschäftigt, das Projekt mit einem konkreten Beginn und Ende und einem klar definierten Ergebnis. Fazit: Ein Projekt Management Office stellt sicher, dass Projekte zu jeder Zeit erfolgreich abgeschlossen werden. Weitere Informationen zum Thema, welcher Typ von Projekt Management Office für Ihr Unternehmen der richtige ist und welche Best Practices für einen erfolgreichen Projektabschluss es gibt, finden Sie in Teil 2 unserer PMO White Paper Serie: Projekt Management Office Best Practices: Ein Stufenplan zum Aufbau und zur Optimierung eines PMO. Quellen 1 Chaos Summary 2008, The Standish Group Global Stimulus Plans: 4

6 Benötigt Ihr Unternehmen ein Projekt Management Office? April 2009 Oracle Deutschland GmbH Riesstraße 25 D München Tel.: Oracle Software (Schweiz) GmbH Täfernstrasse 4 CH-5405 Baden-Dättwil Tel.: Oracle Austria GmbH IZD Tower WagramerStraße A-1223 Wien Tel.: Oracle setzt sich dafür ein, Verfahren und Produkte zu entwickeln, die helfen die Umwelt zu schützen 2009, Oracle und/oder seine Tochterunternehmen. Alle Rechte vorbehalten. Dieses Dokument wird nur zu Informationszwecken bereitgestellt. Inhaltliche Änderungen bleiben vorbehalten. Oracle garantiert nicht für die Fehlerfreiheit des Dokuments. Das Dokument unterliegt keinerlei mündlicher oder gesetzlicher Garantie oder Gewährleistung, auch nicht der Gewährleistung der allgemeinen Gebrauchstauglichkeit oder der Eignung für einen bestimmten Zweck. Oracle übernimmt keinerlei Haftung für dieses Dokument. Aus dem Dokument entstehen keinerlei direkte oder indirekte vertragliche Pflichten. Das Dokument darf ohne vorherige schriftliche Genehmigung weder elektronisch noch mechanisch für irgendeinen Zweck kopiert oder weitergegeben werden. Oracle ist eine eingetragene Marke der Oracle Corporation und/oder ihrer Tochterunternehmen. Andere Namen können Marken ihrer jeweiligen Inhaber sein