PMO. Projektmanagement in den Kliniken der Stadt Köln. 23. Juni 2010

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1 PMO Projektmanagement in den Kliniken der Stadt Köln 23. Juni 2010

2 Agenda Inhalt 1.Das Projektmanagement Office (PMO) bei den Kliniken der Stadt Köln ggmbh 2.Strukturierung und Priorisierung der Projektarbeit 3.Ablauf eines Einzelprojektes // Toolbox PMO Seite 1

3 Struktur des Projektmanagement Office bei den Kliniken der Stadt Köln Geschäftsführung Juliane Salehin PMO Heiko Mania Sandra Wans Projektmanagement Office ist seit Stabstelle der Geschäftsführung Zwei Mitglieder sind Bestandteil des PMO; Referentin der Geschäftsführung koordiniert die Kommunikation zur GF PMO ist Schlüsselfunktion für sämtliche Projekttätigkeit bei den Kliniken PMO Seite 2

4 Das PMO soll langfristig Veränderungen im Unternehmen durch strukturierte Projektarbeit vorantreiben Was ist das langfristige Ziel des PMOs? Warum gibt es das PMO? Langfristig Veränderungen im Unternehmen treiben Institutionalisiert Projektarbeit Was ist kurzfristig zu erledigen? Wie führt das PMO zu Ressourcen schonende Projektarbeit? Kurzfristig Informationsaustausch, Regeltermine Systematisierte/ strukturierte Projektarbeit Welche Projekte / Aufgaben werden durchgeführt Wie werden Projekte / Aufgabe durchgeführt PMO Seite 3

5 Arbeitsweise des Projektmanagement Unterstützend Prozessoptimierung beschleunigen Informierend Koordinierend PMO Seite 4

6 Agenda Inhalt 1. Das Projektmanagement Office (PMO) bei den Kliniken der Stadt Köln ggmbh 2. Strukturierung und Priorisierung der Projektarbeit 3. Ablauf eines Einzelprojektes // Toolbox PMO Seite 5

7 Bestandsaufnahme der Projekte und Priorisierung Aktuelle Projekte sammeln Aus den genannten Einzelprojekten der Abteilungen hat das PMO 110 Hauptprojekte identifiziert Aktuelle Projekte sortieren Die identifizierten Projekte wurden nach Dringlichkeit und DB-Relevanz sortiert Priorisierung Prozesssicht erstellen Einordnung in Leistungs- und Prozessprojekten Einordnung der identifizierten Projekte und erneute Priorisierung aus Prozesssicht PMO Seite 6

8 Agenda Inhalt 1.Das Projektmanagement Office (PMO) bei den Kliniken der Stadt Köln ggmbh 2.Strukturierung und Priorisierung der Projektarbeit 3.Ablauf eines Einzelprojektes // Toolbox PMO Seite 7

9 Methoden und Hilfsmittel für das Projektmanagement Methoden & Hilfsmittel Regelkommunikation Geschäftsführung/ AL und GL Statusreports/ Projektübersicht Finaler Report je Projekt Entscheidungsvorlagen nach Bedarf Regelmäßige AL und BL Meetings PMO Zcope Multiprojektplanung Statusreports Kennzahlen Wöchentliches Jour Fixe Vierteljähriges Lessons Learned Einzelnes Projekt Prozessanalysen Projektantrag Meilensteinplan Regelkommunikation ist von Projektlaufzeit und Zusammensetzung des Projektteams abhängig Kick Off Statusreports (Input) Organisation Projektabschlußbericht Statusmeeting Lessons Learned Weitere Hilfsmittel z.b. Checklisten PMO Seite 8

10 Der Verlauf eines Einzelprojektes wird grundsätzlich in 5 Phasen aufgeteilt Zeit Initialisierung Planung Durchführung Abschluss ggf. Nachhaltigkeit Projektstart Zielsetzung definieren Projektantrag ausfüllen Projektteam zusammen stellen Kick-Off Meeting Planungsphase Projektumfang/-plan formulieren und Arbeitspakete festlegen Zeitplanung mit Meilensteinen (mindestens 5 analog zum Projektverlauf) Ressourcenplanung Budgetplanung Festlegen von Regelterminen und -Agenda Durchführungsphase Abarbeiten der Arbeitspakete (abhängig vom Projekt) Dokumentation der Projektarbeit und verlauf Abschluss und ggf. Nachhaltigkeitsphase Beschluss, ob alle Arbeitspakete abgeschlossen und das Projektziel erreicht wurde? Beschluss zu noch offenen Arbeitspaketen Bewertung des Projektverlaufs und erstellen eines Projektabschlußbericht Ggf. Festlegung von Aufgaben und Terminen, um die Nachhaltigkeit eines Projektes sicherzustellen Monitoring und Controlling Statusberichte insbesondere erzielte Meilensteine, Risiken Projektparameterkontrolle (Zeit, Kosten, Ressourcen) Regelmäßige Projektgespräche zwischen PMO und Projektteam mit Ergebnisprotokollen Entscheidungsvorlagen bei Bedarf PMO Seite 9

11 Projektantrag Projekt-Titel x Datum x Projekt-Start Projekt-Ende PL/ verantw. MA Projekt- Budget (Bedarf) XX Projekt- Begründung und Ziele Hauptnutzen des Projektes (DB Anteil) Liefern einer Begründung für die Durchführung des Projekts. Erklären Sie die Ziele deutlich und so, dass sie im Bezug auf die Beendigung des Projekts abschätzbar sind. Anführen jeder bekannten und potentiellen Kostenersparnis, Aufwandssenkung, Zeitersparnis, etc., als ein Ergebnis der Beendigung des Projekts. Projekt-Kapa (Bedarf) 1 2 Meilensteine Extern: 100% Annahmen, Bedingungen, Abhängigkeiten Projektvorgehen Anführen aller bekannten Einschränkungen (Ressourcen, Budget, Zeit, angestrebte Start- und Enddatum, Infrastruktur, etc.) und Annahmen über das Projekt oder die Lösung. Weisen Sie auf alle Abhängigkeiten existierender, sich im Prozess befindender oder geplanter Arbeit hin. Zum Beispiel: Eine reduzierte Kapa im Pflegebereich bedeutet eine Einschränkung des Projektauftrags und Terminplans. Dokumentieren der Projektstrategie zum erfolgreichen Erreichen der Projektziele. Das Vorgehen bei einem bestimmten Projekt wird durch die projektspezifischen Ziele, die charakteristischen Schlüsselanforderungen und Schlüsselergebnisse festgelegt. Dies schließt auch die grundlegenden allgemeinen Annahmen und Einschränkungen ein. 3 4 Kritische Erfolgsfaktoren Schlüsselbereiche von Aktivitäten, in denen positive Ergebnisse wichtig sind, um das Ziel des Projekts zu erreichen. Führen Sie die projektkritischen Erfolgsfaktoren an. Diese beinhalten Faktoren wie kontinuierliche Management Unterstützung oder fortgesetzte Finanzierung des Projekts. 5 Punkte außerhalb des Projektauftrags Dokumentieren/Abgrenzen der spezifischen Projektbestanteile, die sich außerhalb des Projektauftrags befinden. PMO Seite 10

12 Projektbevollmächtigung Der Projektantrag YXZ ist freigegeben. Auftraggeber: (Geschäftsführung) Name: Unterschrift: Datum: Name: Unterschrift: Datum: Projektleiter/in und ggf. Vertreter: Name: Unterschrift: Datum: Name: Unterschrift: Datum: PMO: Name: Unterschrift: Datum: Mitzeichnung: Name: Unterschrift: Datum: Der unterschriebene Projektauftrag wird von dem PMO weitergeleitet: über die Leitung der Personalabteilung an den Betriebsrat an die Gleichstellungsbeauftragte an die Finanzabteilung PMO Seite 11

13 Projektorganisation Auftraggeber (z.b. GF, Chefarzt XY) PMO / Kernteam Namen X Projektmanagement Name / Stellvertreter ggf. PLU Extern Name Medizinischer Dienst Pflege Verwaltung x Name / Abteilung x 50% Name / Abteilung X x% Name / Abteilung X x% Name / Abteilung x x% PMO Seite 12

14 Projektstatus // Projekt Nr. X Projekt-Titel Datum x Status Verlauf Status KW X Prognose KW Y x KW X-3 x KW X-2 x KW X-1 1 x Offene Punkte Zusammenfassung: x Autor: Sandra Wans 1. Momentan keine Risiken zu nennen. Risiken 1. Momentan keine Absicherungen zu nennen. Maßnahmen zur Risiko- Absicherung 4 PMO KOSTEN und ZEIT vom x 3 KOSTEN und ZEIT vom werden Seite 13 2 können nicht mehr erreicht werden voraussichtlich erreicht, jedoch erhebliche Risiken KOSTEN und ZEITvom 1 werden voraussichtlich erreicht, mittlere Risiken KOSTEN und ZEIT vom werden erreicht, geringe Risiken

15 Projektabschlussbericht Projekt-Titel x Datum x Plan-Ist-Betrachtung Projekt-Start (Plan) Projekt-Start (Ist) Über-/ Unterschreitung +/- Plan-Ist- Abweichungen Begründung der Abweichungen vom Plan Darstellung der Projektergebnisse Projekt-Ende (Plan) Projekt-Ende (Ist) Über-/ Unterschreitung +/- Projekt- Ergebnisse Projekt-Budget (Bedarf) XX Projekt-Budget (Ist) XX Über-/ Unterschreitung +/- Lessons Learned Bewertung der Projekt-Ergebnisse Projekt-Kapa (Bedarf) Intern: 300% Extern: 100% Projekt-Kapa (Ist) Intern: 300% Extern: 100% Ausblick Vorschläge zu weiterem Vorgehen vor Maßgabe der LL Über-/ Unterschreitung +/- PMO Seite 14

16 Projektprotokoll PMO Seite 15

17 Anhang PMO Seite 16

18 PMO Seite 17

19 PMO Seite 18

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