WIE SWAROVSKI IHRE PROJEKTLEITER FIT FÜR DIE ZUKUNFT MACHT

Transkript

1 PM CAMP ZÜRICH 2014 HANDOUT ZUM IMPULSVORTRAG VON SWAROVSKI WIE SWAROVSKI IHRE PROJEKTLEITER FIT FÜR DIE ZUKUNFT MACHT Dieser Vortrag vom 26. April 2014 soll den Teilnehmenden des PM Camp Zürich aufzeigen, weshalb Swarovski sehr grossen Wert auf die Aus- und Weiterbildung ihrer Projektleiter legt und wie diese im Detail aussieht. Dieses Handout fasst die wesentlichen Punkte zusammen. 1 ÜBER SWAROVSKI Swarovski wurde 1895 in Wattens, nahe Innsbruck, gegründet. Die Swarovski Gruppe setzt sich aus der SWAROVSKI OPTIK, dem Hersteller optischer Präzisionsinstrumente wie Teleskope und Ferngläser, Tyrolit, dem führenden Produzenten von Schleif-, Säge-, Bohr- und Trennwerkzeugen sowie Lieferant von Werkzeugen und Maschinen, und dem Geschäftsbereich Kristall, Swarovski Crystal Business zusammen. Das Swarovski Crystal Business entwickelt, fertigt und vertreibt weltweit Schmuck, hochwertiges Kristall, echte Edelsteine und synthetische Schmucksteine, weiters Fertigprodukte wie vielfältige Accessoires oder Beleuchtungslösungen. Der Umsatz des Swarovski Crystal Business betrug 2012 ca. EUR 2.4 Mrd. und wurde mit ca. 25'000 Mitarbeitenden erwirtschaftet. Die Produkte sind in ca. 170 Ländern in ca Stores erhältlich. Produktionsstandorte sind Österreich, China, Tschechien, Indien, Liechtenstein, Thailand und USA. 2 EINBETTUNG VON PROJEKTMANAGEMENT Folgende Eigenheiten sind u.a. dafür bestimmend, wie Projektmanagement heute bei Swarovski eingebettet ist. Swarovski hat als Familienunternehmen eine langfristige Orientierung und wird in der 5. Generation durch Familienmitglieder geführt. Die Geschäftsbereiche agieren weitgehend unabhängig; es gibt keinen CEO. Projekte werden ad-hoc geführt, es gibt keine Projekt- Portfolios. Die Finanzierung von Projekten erfolgt grösstenteils im Rahmen der Kostenstellen- Budgetierung, d.h. die Bereiche entscheiden weitgehend selbständig über ihre Projekte. PM Camp Zuerich Handout Swarovski.docx Seite 1 / 5

2 Corporate Project Management (CoPM) wurde als unterstützende Funktion vor 12 Jahren aufgebaut. Aufgaben: Gemeinsame PM-Sprache (Methodik) Ausbildung von Projektleitern Umsetzung von Projekten. In den letzten zwei Jahren haben die Geschäftsbereiche angefangen, eigene PM/PPM-Systeme und -Organisationen (PMOs) aufzubauen, z.t. mit Unterstützung von CoPM. Es gibt jedoch keine Dotted-Line von CoPM zu den einzelnen PMOs, d.h. CoPM hat keine Governance-Funktion. 3 CORPORATE PROJECT MANAGEMENT Ein Project Management Office (PMO) kann grundsätzlich folgende Funktionen 1 haben: Unterstützungsfunktion: IT-Unterstützung der Projekttätigkeit, Bereitstellung von Templates und Dokumentationen, Entlastung der Projektbeteiligten durch Übernahme administrativer Tätigkeiten, Übernahme des Projektmanagements für ausgewählte Projekte. Beratungsfunktion: Verbesserung der Prozesse der Projekttätigkeit, Beratung des Top- Managements bei der Projektportfoliogestaltung, Weiterbildung und Coaching von Projektbeteiligten. Governance-/Regulierungsfunktion: Schaffung von Transparenz über die Projektlandschaft, Strategische Ausrichtung der Projektlandschaft / Priorisierung der Projekte, Projektcontrolling, Risikomanagement. Koordinationsfunktion: Kommunikation und Reporting, Koordination des Planungsprozesses, Koordination von Projektressourcen (Personal, Budget, etc.), Identifikation und Ausschöpfung von Synergiepotentialen. Der Schwerpunkt von Corporate Project Management (CoPM) liegt auf folgenden Funktionen: 1 PMO MATURITY STUDIE 2010, PM Camp Zuerich Handout Swarovski.docx Seite 2 / 5

3 CoPM besteht aus lokalen Teams in Männedorf und Wattens, die den Fokus auf der Umsetzung haben (Projekte leiten, Projektleiter beraten und/oder coachen, und als Trainer agieren). Ein Team (PM Training & Development) fokussiert sich auf die methodische Weiterentwicklung von Projektmanagement bei Swarovski und die Trainingskoordination. Alle Teammitglieder können aber grundsätzlich für alle Aufgaben eingesetzt werden. Insgesamt besteht das Team aus zehn Personen im Alter zwischen 30 und 45 Jahren. Alle verfügen über Erfahrungen aus der Beratung, verschiedensten Industrien und im Umgang mit verschiedensten Methoden. Knapp die Hälfte des Teams ist PMP-zertifiziert. CoPM ist in unterschiedlichem Grad in alle möglichen Projekte involviert. Beispiele von geleiteten oder begleiteten Projekten sind Redesign der Swarovski-Website, Organisation des neuen Swarovski-Auftrittes an der Basel World 2013, Erweiterung Kristallwelten, SAP- Einführung in Brasilien oder auch beim Strategic Workforce Planning in der Produktion. Die Hauptaufgaben von CoPM sind in den Bereichen Methodik, Projektmanagement/Coaching/Consulting und Trainings. Aus dem Zusammenspiel dieser drei Elemente können viele Synergien genutzt werden! Die PM-Methodik ist die Grundlage für das Leiten von Projekten und das Coachen von Projektleitern sowie unsere Trainings. Auf der anderen Seite erhalten wir aus der eigenen Arbeit in den Projekten und den Trainings auch wieder Hinweise für die Verbesserung unserer Methodik. Das Arbeiten in konkreten Projekten bei Swarovski erhöht die Glaubwürdigkeit in den Trainings. Von Trainingsteilnehmern erhalten wir auch immer wieder Unterstützungsanfragen für ihre Projekte. Projekte verändern immer das System (strategische Ausrichtung, Prozesse & Systeme, Organisationen & Menschen, Kultur & Verhalten). Darum ist Change Management in unseren PM-Ansatz integriert und wird auch in unseren Trainings für Projektleiter vertieft behandelt. PM Camp Zuerich Handout Swarovski.docx Seite 3 / 5

4 4 UNSERE PM-TRAININGS Unsere Trainings sollen so nah wie möglich an den konkreten Bedürfnissen der Teilnehmenden sein. Unser ganzheitliches Angebot ist modular aufgebaut und kann darum massgeschneidert auf einzelne Bereiche, Teams oder Projekte angewendet werden. Die PM-Methoden werden von externen und internen (CoPM) Trainern an den eigenen Projekten der Teilnehmenden vermittelt und angewendet. Trainingssprach ist Deutsch oder Englisch. Die verfügbaren PM-Trainings: ESSENTIALS: Basierend auf dem PM Essential Guide werden den erfahrenen wie unerfahrenen Teilnehmern die Grundprinzipien des Projektmanagement-Ansatzes bei Swarovski erläutert. [1 Tag] 1: Projekte erfolgreich durchführen effizient und effektiv. Die Vorteile von systematischer Projektplanung verinnerlichen. Stolpersteine erkennen und vermeiden, den Umgang mit Problemen lernen. Den Project Swarovski Ansatz lernen, d.h. die gleiche Sprache über alle Unternehmen, Abteilungen und Standorte sprechen. Die Methode an realen Swarovski- Projekten anwenden können. [2.5 Tage] PM@SWAROVSKI 2a: Die eigene Einstellung und Persönlichkeit reflektieren und nutzen, um in schwierigen Situationen zu bestehen. Teammitglieder motivieren, die Zusammenarbeit im Team vorantreiben. Die unterschiedlichen Phasen der Teamentwicklung und die eigene Rolle darin kennenlernen. Konflikte lösen und verhandeln. Kommunikation innerhalb des eigenen Teams ermöglichen und fördern. Die persönlichen Motive kennenlernen und nutzen. [3 Tage] PM@SWAROVSKI 2b: Die eigene Einstellung und Persönlichkeit reflektieren um schwierige Situationen bewältigen zu können. Verhandeln lernen, Konflikte zwischen Teamitgliedern lösen. Die persönlichen Fähigkeiten, Kernkompetenzen, Motive und Antriebe kennenlernen und für den Projekterfolg einsetzen. Mit inneren Konflikten umgehen können. [3 Tage] PM@SWAROVSKI 3: Sich über die Herausforderungen, die im Rahmen von Projekten mit hohem Change auftreten, bewusst sein. Die Auswirkung von Change auf betroffene Personen und die Organisation verstehen. Der Umgang mit den Betroffenen, deren Ängsten und Widerständen gegenüber Veränderung. Das eigene Projektmanagementwissen erweitern, durch die zusätzliche Reflektion von Change. Die erfolgreiche Verankerung der Projektergebnisse nach Abschluss sicherstellen. Die Methode an realen Swarovski-Projekten anwenden können. [3 Tage] PROJECT OWNER WORKSHOP: Erläuterung der Project Management-Grundlagen basierend auf der PM@Swarovski-Methode. Vertiefung der Rolle und Verantwortung des Auftraggebers bei Swarovski (Vermittlung Theorie und Anwendung anhand konkreter Beispiele). Erarbeitung von Erfolgsfaktoren, die der Auftraggeber beeinflussen/herbeiführen kann. Kann auf Wunsch auch in Form eines 1:1-Briefings durchgeführt werden. [1 Tag] CUSTOMIZED TRAINING: In vorheriger Absprache wird das standardisierte PM@Swarovski- Training gemäss gewünschten Schwerpunkten und speziellen Bedürfnissen genau zugeschnitten. Bei einem Training für ein Projektteam werden die Übungen am laufenden Projekt durchgeführt. Bei einem Training für eine bestimmte Abteilung können ein oder mehrere Projekte für die praxisnahe Anwendung der Übungen herangezogen werden. Kurze Live Trainings-Session: Bei jeder starken Veränderung (egal ob beruflich oder privat) durchlebt der/die Betroffene eine Abfolge von verschieden Emotionen. PM Camp Zuerich Handout Swarovski.docx Seite 4 / 5

5 Dieser Veränderungszyklus muss bis zum Schluss durchlebt werden, um Raum zur Veränderung zu gewinnen. Erfahrungen aus den Trainings: Die Teilnehmenden schätzen den konkreten Bezug zu ihren eigenen Projekten die gemischten Gruppen (Standorte, Funktionen) die Erfahrung der externen Trainer......und den Swarovski-Bezug der internen Trainer Die Teilnehmenden tun sich schwer mit Transfer in den Alltag Trainings am Freitagnachmittag 5 DER NÄCHSTE SCHRITT Zwei grosse Ziele werden in 2014 in Angriff genommen, viele Fragen sind aber noch offen: A. Aufbau von Projektportfolio-Management bei den zwei grössten Bereichen Wie überzeugt man das Management davon, ihre Steuerungsansätze mit Projektportfolio-Management zu ergänzen? Welche Rolle sollen die dezentralen PMOs mit ihren eigenen Projektleitern haben? Was ist dann unsere Rolle?... B. Definition der notwendigen Projektleiter-Kompetenzen und eines geeigneten - Karrierepfadmodells PMP-Zertifizierung als Qualitätsmerkmal für Projektleiter? Ist ein virtueller Projektleiter-Pool adäquat für unsere Firma? Sollen wir bestimmte Formen des E-Learnings einsetzen?... Kontakt: Markus Aeschimann markus.aeschimann@swarovski.ch Katja de Groot katja.degroot@swarovski.com PM Camp Zuerich Handout Swarovski.docx Seite 5 / 5