Sturmwarnung GoBD. Neuigkeiten aus den Portalwelten - Rechnungsportal mit Individualarchiv

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1 Sturmwarnung GoBD Neuigkeiten aus den Portalwelten - Rechnungsportal mit Individualarchiv Holger Kapanski Norbert Jung DIE6 Promotion Service GmbH raw Rechen-Anlage West 1 Holger Kapanski (Geschäftsführer der DIE6 Promotion Service GmbH)

2 DIE6 Promotion Service GmbH Der Werbeartikel Einkaufs- und Marketing Verbund seit 1990 Professionelle Werbeartikel erfolgreich einsetzen - 15 angeschlossene Werbemittelhändler - flächendeckend - kundennah - kompletter Service - Beratung - Konzeption - Umsetzung - Lagerhaltung/ Full Service - Eigenentwicklung - Shopsysteme - etc. Weitere Informationen unter 2 Holger Kapanski (Geschäftsführer der DIE6 Promotion Service GmbH)

3 Zur Person: Holger Kapanski Ausbildung zum Industriekaufmann Berufsbegleitendes Studium zum staatlich geprüften Betriebswirt. Berufsbegleitendes Studium zum Marketing- Kommunikations-Ökonom 12 Jahre Erfahrung in der Sicherheitsbranche Werbeleitung Seit 2007 Geschäftsführer der DIE6 Promotion Service GmbH, Hagen (Der Einkaufs- und Marketing Verbund der Werbeartikel-Profis) 3 Holger Kapanski (Geschäftsführer der DIE6 Promotion Service GmbH)

4 Agenda 1. Wozu Portale für Verbundgruppen? 2. Rechnungsportal Status 2.1 Lieferant 2.2 Zentrale 2.3 Händler 3. Rechnungsportal Zusatznutzen 3.1 Sturmwarnung GoBD 3.2 Portalnutzung außerhalb ZR 4. Ergebnis 4 Holger Kapanski (Geschäftsführer der DIE6 Promotion Service GmbH)

5 1. Wozu Portale für Verbundgruppen? Portale sind die Transmissionsriemen zur Digitalisierung des Mittelstands Einkauf Verkauf Systemsteuerung Systemkosten Verbundgruppe Volumen- Bündelung unternehmerische Freiheit - - heterogene Informationsstruktur - - individuell Konzern Volumen- Bündelung - - starre Vorgaben einheitliche Informationsstruktur System- Multiplikation raw 5 Holger Kapanski (Geschäftsführer der DIE6 Promotion Service GmbH) 5

6 1. Wozu Portale für Verbundgruppen? Portale sind die Transmissionsriemen zur Digitalisierung des Mittelstands Einkauf Verkauf Systemsteuerung Systemkosten Verbundgruppe Volumen- Bündelung unternehmerische Freiheit - - heterogene Informationsstruktur - - individuell Konzern Volumen- Bündelung - - starre Vorgaben einheitliche Informationsstruktur System- Multiplikation raw 6 Holger Kapanski (Geschäftsführer der DIE6 Promotion Service GmbH) 6

7 2.1 Lieferant ZR-Lieferant Kostenersparnis Kostenersparnis ein ein Outputmanagement Outputmanagement INVOIC für garantierte taggenaue INVOIC für garantierte taggenaue Rechnungszustellung Rechnungszustellung kein Nachreichen verlorener Rg. kein Nachreichen verlorener Rg. strukturiertes strukturiertes Reklamationsmanagement Reklamationsmanagement Original Rechnung ZR / Zentrale Daten Rechnungsportal Kopie Bild Daten Händler raw 7 Holger Kapanski (Geschäftsführer der DIE6 Promotion Service GmbH) 7

8 2.2 Zentrale ZR-Lieferant Original Rechnung ZR / Zentrale Daten Rechnungsportal schnittstellenoffen schnittstellenoffen Kostentransparenz Kostentransparenz (variabel (variabel statt statt fix) fix) Positionsdaten Positionsdaten (EDIFACT (EDIFACT INVOIC) INVOIC) garantierte Rechnungszustellung garantierte Rechnungszustellung taggenau taggenau keine keine Abweichung Abweichung ZR ZR Händler Händler Änderungsmitteilung Änderungsmitteilung Kopie Bild Daten Händler raw 8 Holger Kapanski (Geschäftsführer der DIE6 Promotion Service GmbH) 8

9 2.3 Händler ZR-Lieferant Original Rechnung ZR / Zentrale Daten Rechnungsportal Kopie Bild Daten Händler testiertes testiertes Archiv Archiv eine eine Schnittstelle Schnittstelle = = automatisierte automatisierte Befüllung von WWS,Fibu,Archiv Befüllung von WWS,Fibu,Archiv Vorkontierung, Vorkontierung, Workflow, Workflow, Laufzettel Laufzettel Datenqualität! -> es gibt kein Datenqualität! -> es gibt kein Vertippen Vertippen mehr mehr keine Ablage keine Ablage Personalkostenersparnis Personalkostenersparnis raw 9 Holger Kapanski (Geschäftsführer der DIE6 Promotion Service GmbH) 9

10 3.1 Sturmwarnung GoBD Aktuell senden immer mehr Lieferanten PDF-Rechnungen. Händlerangaben zu Folge scheinen sich die Finanzprüfer auf die Kontrolle der diesbezüglichen Rechtskonformität einzustellen. Zur Wahrung des Originalstatus elektronischer Rechnungen gelten besondere Vorschriften: keine Ablage außerhalb eines Archivs GoBD Randziffer 110 die Ablage... elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unveränderbarkeit gewährleisten ein Ausdruck hat keinen Originalstatus GoBD Randziffer 131 elektronisch eingehende Rechungen... müssen grundsätzlich in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden Zwang zu elektronischem Archiv? raw 10 Holger Kapanski (Geschäftsführer der DIE6 Promotion Service GmbH) 10

11 3.2 Portalnutzung außerhalb ZR Anforderung an die Zentrale Service anbieten zur Herstellung der Rechtssicherheit Service muß einfach in der Anwendung sein darf natürlich so gut wie nix kosten... Lösung der Zentrale Erweiterung des vorhandenen Rechnungsportals um ein Individualarchiv abgesichert / testiert ohne Dateneinsicht der Zentrale kein Schulungsaufwand raw 11 Holger Kapanski (Geschäftsführer der DIE6 Promotion Service GmbH) 11

12 3.2 Portalnutzung außerhalb ZR ZR-Lieferant Original Rechnung ZR Daten Rechnungsportal Indiv. Archiv Bild Daten Original Rechnung Händler raw 12 Holger Kapanski (Geschäftsführer der DIE6 Promotion Service GmbH) 12

13 3.2 Portalnutzung außerhalb ZR INVOIC Rechnungen (EDIFACT = EDI) volumenstarke Lieferanten haben großen Bedarf am Wegfall von Papier. Sie können meist INVOIC, aber das kann nicht der mittelständische Händler, daher... es werden PDF versandt. Der Lieferant spart und der Händler behält seinen Aufwand (Erfassung, Langzeit-Archivierung, Legitimation/IKS) es wird Papier versandt,... raw 13 Holger Kapanski (Geschäftsführer der DIE6 Promotion Service GmbH) 13

14 3.2 Portalnutzung außerhalb ZR PDF / Papier Rechnungen Im Individualbereich des Rechnungsportals kann der Händler seine Belege außerhalb der ZR archivieren: Rechtssicherheit Archivsicherheit Kostenersparnis raw 14 Holger Kapanski (Geschäftsführer der DIE6 Promotion Service GmbH) 14

15 4. Ergebnis Erfahrungen aus dem Einsatz des Rechnungsportals: Workflow Studien (PWC) besagen, dass die Bearbeitung einer Eingangsrechnung 3-4 Euro beträgt (ohne Archivierung / Ablage) Erfahrungswerte raw: 2/3 Personalkostenreduktion von Rechnungseingang bis Entsorgung nach 10 Jahren Erfahrungswerte vom Markt zur Datenübernahme in das Händlersystem: Bei der Prüfung gegen die Daten aus dem Warenwirtschaftssystem werden 80 % der Rechnungen vollautomatisch verarbeitet (Getränkebranche Quelle Savis-DMS) 90 % der Rechnungen automatisch verarbeitet (Sport/Schuh Quelle BSH)... raw 15 Holger Kapanski (Geschäftsführer der DIE6 Promotion Service GmbH) 15

16 4. Ergebnis Portale lohnen sich 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Aufteilung des Deckungsbeitrags im Handel * Ergebnis Personalkosten Sachkosten Insellösung vernetzte-anwender * Unternehmensvergleich zweier Kooperationen mit hohem und niedrigem Servicegrad für die Händler raw 16 Holger Kapanski (Geschäftsführer der DIE6 Promotion Service GmbH) 16