Pflichtangaben. seyboldsteuerberatung. einer ordnungsgemäßen Rechnung I. Unsere Kompetenz für Ihren Erfolg

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1 Pflichtangaben einer ordnungsgemäßen Rechnung I seyboldsteuerberatung Unsere Kompetenz für Ihren Erfolg

2 Was ist eine Rechnung? Eine Rechnung ist jedes Dokument (oder eine Mehrzahl von Dokumenten), mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird. Auch Verträge (z.b. Mietverträge) können Rechnungen sein. Auf elektronischem Weg (per ) übermittelte Rechnungen werden nur unter besonderen strengen Voraussetzungen anerkannt (bezüglich Erleichterungen siehe Flyer II). Ein Unternehmer, der eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen ausführt, ist verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen. Auch über bestimmte steuerbefreite Umsätze (z.b. innergemeinschaftliche Lieferungen) muss eine Rechnung ausgestellt werden. Umsatzsteuerliche Pflichtangaben auf Rechnungen als Voraussetzung für den Vorsteuerabzug Der Rechnungsempfänger kann die Vorsteuer nur dann geltend machen, wenn die Rechnung auch alle Pflichtangaben enthält. Alle eingehenden Rechnungen müssen daher überprüft werden, ob die Pflichtangaben enthalten sind. Ggf. sind vom Aussteller Ergänzungen oder Berichtigungen zu verlangen. Fehler in den Angaben, die der Rechnungsempfänger nicht überprüfen kann (z.b. falsche Steuernummer oder unrichtige Rechnungsnummer), führen i.d.r. nicht zur Versagung des Vorsteuerabzugs, ebenso wenig nicht sinnentstellende Schreibfehler. Anhand einer Musterrechnung werden die Pflichtangaben im Folgenden (ohne Berücksichtigung von Sonderfällen) erläutert:

3 Musterrechnung Pflichtangaben im Einzelnen Vollständiger Name und vollständige Anschrift Es ist ausreichend, wenn sich aufgrund der in der Rechnung aufgenommenen Bezeichnungen der Name und die Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers eindeutig feststellen lassen. Für die Angabe der vollständigen Anschrift reicht das Postfach aus, wenn dieses anstelle der Anschrift angegeben wird. Angabe der Steuernummer oder der Umsatzsteuer- Identifikationsnummer Statt der Steuernummer kann in der Rechnung auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) ausgewiesen werden. Um

4 Missbrauchsfällen vorzubeugen, empfehlen wir die Verwendung der USt-IdNr. Sollten Sie noch über keine USt-IdNr verfügen, stehen wir Ihnen hierbei selbstverständlich gerne beratend zur Seite. Bei einer Gutschrift ist die Steuernummer bzw. die USt-IdNr. des Gutschriftempfängers anzugeben, der sie zu diesem Zweck dem Aussteller mitzuteilen hat. Ausstellungsdatum Das Ausstellungsdatum muss nicht identisch mit dem Leistungsdatum sein. Fortlaufende Rechnungsnummer Durch sie soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Die Bildung beliebig vieler separater Nummernkreise für zeitlich, geografisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche ist zulässig. Eine Kombination von Ziffern und Buchstaben ist ebenfalls möglich. Bei Gutschriften ist die fortlaufende Nummer durch den Gutschriftenaussteller zu vergeben. Verträge, die als Rechnung gelten, müssen mit einer Vertragsnummer versehen werden. Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung Es genügt der Hinweis auf den Kalendermonat, in dem die Leistung erbracht worden ist. Ausreichend sind auch Angaben wie z.b. Der Zeitpunkt der Lieferung ergibt sich aus dem Ihnen vorliegenden Lieferschein oder, wenn zutreffend, Das Rechnungsdatum entspricht dem Leistungsdatum. In Fällen, in denen der Zeitpunkt nicht feststeht, z.b. bei einer Rechnung über Voraus- oder Anzahlungen, ist eine Angabe entbehrlich. Auf der Rechnung ist aber kenntlich zu machen, dass über eine noch nicht erbrachte Leistung abgerechnet wird (Vorschussrechnung). Bei Abschlussrechnungen nach vorherigen Vorschussrechnungen sind Besonderheiten zu beachten.

5 Beschreibung der Leistung Bei einer Lieferung muss der Liefergegenstand (handelsübliche Bezeichnung) nach Menge und Art und bei einer sonstigen Leistung Art und Umfang bezeichnet werden. Entgelt Es ist das Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung anzugeben, welches nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt sein muss. Bei im Voraus vereinbarten Minderungen des Entgelts genügt ein allgemeiner Hinweis wie z.b. Entgeltminderungen ergeben sich aus unseren aktuellen Rahmen- und Konditionsvereinbarungen oder Es bestehen Rabatt- oder Bonusvereinbarungen. Bei Skontovereinbarungen genügt eine Angabe wie z.b. 2% Skonto bei Zahlung bis. Das Skonto muss nicht betragsmäßig ausgewiesen werden. Steuersatz, Steuerbetrag und Hinweis auf Steuerbefreiung Der Steuersatz sowie der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag oder im Fall der Steuerbefreiung ein Hinweis auf die Steuerbefreiung sind in der Rechnung anzugeben. Bei dem Hinweis auf die Steuerbefreiung genügt eine Angabe in umgangssprachlicher Form, z.b. Ausfuhr, innergemeinschaftliche Lieferung, Krankentransport. Für Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis 150,00 (Kleinbetragsrechnungen) gelten Vereinfachungsregeln. Aufbewahrungsfristen Grundsätzlich müssen Unternehmer alle Rechnungen für die Dauer von 10 Jahren aufbewahren. Bei einer Werklieferung oder sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Nicht- Unternehmer besteht eine Aufbewahrungsfrist von 2 Jahren, auf die der Rechnungsaussteller hinzuweisen hat.

6 Grenzüberschreitende Leistungen Bei innergemeinschaftlichen Leistungen gibt es darüber hinaus besondere Aufzeichnungspflichten. Wir empfehlen Ihnen, diese im Bedarfsfall mit uns abzustimmen. Bei Fragen und für weitere Informationen können Sie uns gerne anrufen. seyboldsteuerberatung Im Winkel Straßenhaus Telefon: (02634) Telefax: (02634) Stand: September 2011 (Diese allgemeine Information kann die individuelle Beratung im Einzelfall nicht ersetzen).

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