Prozesse als eepk modellieren

Transkript

1 Prozesse als eepk modellieren Bausteine und Regeln zur Prozessmodellierung in der Darstellungsvariante eepk Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 1

2 Welche Daten sind relevant? Ressourcen (Dokumente, Formulare, Dateien, Informationen allg. oder Werkzeuge) Arbeitsschritte (Beschreibung oder Benennung eines einzelnen Schrittes) Zuständigkeiten (Prozeßeigner oder Case-Team, im Notfall Organisationseinheiten) Meilensteine (Zeitpunkte, Ziele, Teilziele) Zeitliche Abfolge (Sequenzen, Iterationen, Verknüpfungen) Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 2

3 Anforderungen an die Darstellungsform Eindeutigkeit Vollständigkeit Einfachheit leichte Verständlichkeit einfache Pflege Akzeptanz!!! Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 3

4 Perspektiven der Prozess- Modellierung (Q)MS KVP BM PPS & ERP Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 4

5 Darstellung durch eepk* s Top-Down-Prinzip (Grob-/Fein-/Detailmodell, oder andere Hierarchiebezeichnung) System aus miteinander in Verbindung stehender Elemente (Netz). Element Funktion durch Rechtecke darstellbar Element Ereignis durch Raute darstellbar Verbindungen von Elementen durch Linien/Pfeile (Kanten) darstellbar Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 5 * erweiterte Ereugnisgesteuerte Prozesß-Kette

6 Bausteine bei eepk s Ziele, Kunden, Eigner & Kennzahlen Funktionen Ereignisse Verknüpfungen Ressourcen Zuständigkeiten Schnittstellen Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 6

7 Ziele, Kunden, Eigner, Kennzahlen I Prozessziele definieren den Zweck und somit die Daseinsberechtigung eines Prozesses (Bsp. Lieferzeit, Reaktionszeit) Die Definition des Kunden eines Prozesses hilft bei der Prozessoptimierung und beim Hineindenken in den Kunden (Bsp. Branche, Größe, Probleme) Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 7

8 Ziele, Kunden, Eigner, Kennzahlen II Der Prozesseigner oder das Prozesseignerteam ist für den reibungslosen zielgerichteten Ablauf und die Optimierung eines oder mehrerer Prozesse zuständig (Bsp. Hr. Müller, Frau Meier) Kennzahlen dienen zur schnellen Feststellung des Zielerreichungsgrades eines Prozesses (Bsp Reklamationsrate, Anrufe/d) Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 8

9 Funktionen (Was?) Element beschreibt eine Tätigkeit, Aktion oder Phase die ein bestimmtes Ergebnis (Ereignis) zur Folge hat Form: Objekt + Verrichtung Bsp. Angebot erstellen Grüne Rechtecke mit runden Ecken Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 9

10 Ereignisse (Wann?) Element beschreibt einen Zeitpunkt, einen Zustand oder einen Meilenstein als Ergebnis einer Funktion Form: Objekt + Zustand Beispiel: Angebot ist erstellt rosa Vieleck Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 10

11 Verzweigungen I (Wie?) Verschiedene Elemente miteinander durch Linien oder Pfeile (= Kanten) verbinden Pfeilrichtung zeigt Richtung des Ablaufes an (Ungerichtet nur Linie) Beispiel: nach Angebot erstellen folgt Angebot ist erstellt Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 11

12 Verzweigungen II (Wie?) Elemente beschreiben Prozeßverzweigungen oder Zusammenführungen Symbole Oder, Und, XOR Beispiel: Nach Angebotserstellung teilt sich ein Prozeß in Angebot versenden und Angebot auf Wiedervorlage legen Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 12

13 Mögliche sinnvolle Verzweigungen Oder Und Exklusives Oder Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 13

14 Ressourcen (Mit was? Für was?) Elemente beschreiben, welche Ressourcen verbraucht und geschaffen werden Hängen immer an Funktionen Pfeil von Ressource zu Funktion = Verbrauch; von Funktion zu Ressource = Ergebnis der Funktion Bsp. Symbole Dokument Datei KnowHow Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 14

15 Zuständigkeiten (Wer?) Element beschreibt, welche Stelle für die Durchführung einer Funktion zuständig ist Form: Keine Personen, nur Stellen! Beispiel: Prozesseigner Prozeß xy, Verkauf gelbes Oval Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 15

16 Schnittstellen Element beschreibt das Springen zu einem anderen Prozeß oder einer Detailebene Form: Objekt + Verrichtung bzw. (Unter-) Prozeßname Beispiel: Angebot erstellen Kombination aus weißem Ereignis mit weißer Funktion Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 16

17 Selektion Verzweigung mit dem Element (X) Oder Entscheidung über Pfadwahl durch Ereignisdefinition Mehrfachselektion mit Verzweigung in mehrere Pfade möglich Bsp: Kaufentscheidung Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 17

18 Sequenzen Folge von Funktionen und Ereignissen mit ent-sprechenden Zuständigkeiten und Ressourcen Schnittstellen können in der Ablauffolge eingearbeitet sein Bsp: Analyse, Entwicklung, Implementierung Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 18

19 Schleifen Abläufe so lange durchlaufen, bis Abbruchereignis eintritt Schleife nur so lange durchlaufen, wie Startbedingungen eintreten Endlosschleifen vermeiden Bsp: Genehmigungs-schleifen Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 19

20 Style-Guide verwendbaren Symbole Farben und evtl. Schriften DV-Tools Druckformate Detaillierungsebenen Stellen-/Organisationsbezeichungen Bezeichnungen der Dokumente Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 20

21 Regeln für eepk s Reihenfolge und Notation Verzweigungen Schnittstellen Sequenzen Selektionen Schleifen Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 21

22 Regel für Reihenfolge und Notation Reihenfolge immer: Ereignis, Funktion, Ereignis, Funktion, Ereignis... Rechts immer Zuständigkeiten definieren Links immer Ressourcen definieren Am Anfang und am Ende immer ein Ereignis (Anfang: Startereignis, Trigger) Einfach halten / weniger ist mehr! Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 22

23 Regel für Verzweigungen Nach Und-Verzweigungen stehen immer Funktionen Nach (X) Oder-Verzweigungen stehen immer Ereignisse Zusammenführung meist gleich wie Verzweigung (z.b. Wenn Verzweigung Und dann Zusammenführung Und) Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 23

24 Regel für Schnittstellen Schnittstellen werden bzgl. Regeln wie Funktionen behandelt Startereignis des Schnittstellenprozesses ist identisch mit dem Ereignis vor dem Schnittstellensymbol Letztes Ereignis des Schnittstellenprozesses ist identisch mit Ereignis nach dem Schnittstellensymbol Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 24

25 Gruppenarbeit Fehler finden Prüfen Sie den Beispielprozess anhand der Regeln zur Definition eines Geschäftsprozesses Streichen Sie die Fehler im Prozess an Benennen Sie, wie der Prozess an den betreffenden falschen Stellen richtig gezeichnet werden müsste Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 25

26 Prozessmodellierung Hilfreiches zur Analyse, Detaillierung und zu Check s von Prozessen Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 26

27 Leitfaden für die Prozess-Analyse Prozeßziele und Kundendefinition erfassen Arbeitsschritte auflisten (Was?, Funktionen) Arbeitsschritte ordnen (Reihenfolge, Kanten) Fertigstellung der Arbeitsschritte festlegen (Wann?, Ereignisse) Zuständigkeit klären (Wer?, Organisations-einheit und Fähigkeiten) Ressourcen erfassen (Mit was? Für was?, Ressourcen) Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 27

28 Gruppenarbeit Prozess modellieren Lesen Sie sich das Interviewprotokoll durch Folgen Sie dem Leitfaden zur Modellierung eines Prozesses und stellen Sie diesen als eepk dar. Verwenden Sie dazu einfach ein A4 oder A3 Blatt und einen Stift Sie können vereinfachte Symbole zur Darstellung der eepk verwenden Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 28

29 Detaillierungsgrad und Struktur Zielrichtung/Strategie der Unternehmung Qualitätsrelevanz Zielgruppen Wechsel vom Was zum Wie Übersichts-/Detail- und Feinmodelle Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 29

30 Prozess-Checks Sinn und Zweck von Checks Goal-Fitting-Check Top-Down-Check Bottom-Up-Check Regel-Check Prozeßkategorie-Check Prozess-FMEA s Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 30

31 Sinn und Zweck von Checks Prozeßgüte steigern Strategie- und Zielorientierung sicherstellen Eindeutigkeit und Einfachheit der Prozesse fördern Modellierungsfehler entdecken und beheben Mögliche Probleme frühzeitig reduzieren Entwicklungspotential aufzeigen Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 31

32 Goal-Fitting-Check Was trägt der einzelne Prozeß zur Erreichung von Vision und Ziel der Unternehmung bei? Welche Prozesse unterstützen welche Ziele der Unternehmung oder anderer Prozesse? Inwieweit trägt der Prozeß wirklich zur Erreichung des eigenen Prozeßzieles bei? (Existieren diesbezüglich qualitätsrelevante Funktionen und Abläufe?) Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 32

33 Top-Down-Check Prozeß vom Startereignis bis zum letzten Ereignis durchgehen und prüfen Prüfen, ob der Ressourcenfluß nachvollziehbar und vollständig dargestellt ist Wird durch vorliegende Funktionen die Basis für die nächste geschaffen? Stimmt die logische Reihenfolge? Sind Verzweigungen syntaktisch richtig? Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 33

34 Bottom-Up-Check Vom letzten Ereignis ausgehend den Prozeß zurück zum Anfang überprüfen Woher kommen Ressourcen für die Funktion? (Wo werden Sie erstellt und wie weitergeleitet?) Fragestellung: Was müßte logischerweise vor der aktuellen Funktion stehen? Welche Vorbereitungen sind notwendig? (Sind Bedingungen erfüllt?) Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 34

35 Regel-Check Stimmt die Reihenfolge Ereignis, Funktion, Ereignis,... Sind nach Verknüpfungen die richtigen Elemente plaziert (Entsprechendes bei Zusammenführungen) Stimmten bei Schnittstellen die jeweils ersten und letzten Ereignisse mit dem vorgelagerten und nachgelagerten Ereignis des Schnittstellensymbols überein? Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 35

36 Stolpersteine I Die Beteiligten müssen motiviert sein Detaillierungsgrad gut überlegen Ziel und Perspektive nicht aus den Augen verlieren Machtspiele der Abteilungen Problematik des Kompetenzschutzes Transparenz ja, aber nur bei anderen Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 36

37 Stolpersteine II Ich habe zu tun Mir bringt das ganze sowieso nichts Mal sehen, wer gewinnt Wozu das, bei mir läuft doch alles gut Hilfe, mir wird auf die Finger geschaut Ängste wie Macht-/Arbeitsplatzverlust Man nimmt immer nur Modelle auf!!! Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 37

38 Weitere Darstellungsvarianten Pictogramme DIN SADT Structured Analysis mit Design Technique Petri-Netze Nach Adam Petri UML Unified Modelling Language Xardal Thomas M. Haas Darstellungsvariange eepk 38