27. Adressaufkleber drucken - Teil 2

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1 27. Adressaufkleber drucken - Teil 2 1. Einleitung Im zweiten Teil unserer Competence Feed Adressaufkleber drucken erfahren Sie, wie Sie Ihre Outlook-Kontakte als Datenquelle nutzen und wie das Bearbeiten und Drucken Ihrer Etiketten von statten geht. 2. Datenquelle Outlook-Kontakte Um Outlook als Datenquelle für Ihre Adressaufkleber zu nutzen verfahren Sie ähnlich. Gehen Sie in der Registerkarte Sendungen auf Seriendruck starten und wählen Sie Etiketten aus. Auch hier müssen Sie zunächst den Hersteller und die Etikettenart die Sie benutzen möchten festlegen. Klicken Sie danach auf die Schaltfläche Empfänger auswählen und wählen Sie die Option Aus Outlook-Kontakten auswählen. Im nächsten Schritt können Sie den Kontaktordner auswählen welchen Sie für die Adressaufkleber als Datenquelle verwenden möchten. Easy-Training Competence Feeds - Word 1

2 Alle darin enthaltenen Kontakte werden Ihnen im nächsten Fenster noch einmal angezeigt. Hier können Sie optional Kontakte durch das Entfernen des Häkchens ausschließen. Mit einem Klick auf OK bestätigen Sie Ihre Auswahl. Im ersten Feld können Sie nun Seriendruckfelder einfügen. Dies tun Sie wie schon zuvor über die Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen. Easy-Training Competence Feeds - Word 2

3 Um diese Einstellungen auf alle Etiketten zu übertragen klicken Sie auf Etiketten aktualisieren. Mit der Schaltfläche Vorschau Ergebnisse können Sie auch hier wieder eine Vorschau Ihrer Etiketten erhalten. 3. Etiketten bearbeiten Nachdem Sie die Standard-Seriendruckfelder wie bspw. Name und Adresse eingegeben haben, können Sie den Adressaufkleber noch verbessern. Sie können die Datenfelder nach Belieben verschieben und auch weitere Datenfelder hinzufügen. Wenn Sie beispielsweise vor die Anrede gerne das Wort An setzten möchten, so gehen Sie ins erste Etikett und fügen Sie das Wort An ein. Easy-Training Competence Feeds - Word 3

4 Durch das Aktualisieren der Etiketten und die Vorschau können Sie sehen, dass das Wort An eingefügt wurde. Jedoch ist der Gebrauch des Wortes bei männlichen Adressaten grammatikalisch nicht ganz korrekt. Hier muss es dann An Herrn XY heißen. Kein Problem. Platzieren Sie den Cursor an das Ende des Datenfeldes Anrede und klicken Sie auf Regeln. Wählen Sie Wenn... Dann... Sonst aus und geben Sie folgendes ein: Bei Feldname Anrede, bei Vergleich gleich und bei Vergleich mit Herr. In dem Textfeld Dann diesen Text einfügen geben Sie bitte n ein. So wird immer ein n angehängt wenn die Anrede Herr lautet. Easy-Training Competence Feeds - Word 4

5 Bestätigen Sie Ihre Eingaben und wählen Sie Etiketten aktualisieren und Vorschau aus. Jetzt sind Ihre Adressaufkleber grammatikalisch korrekt. Mit dieser nützlichen Regel, können Sie auch andere Bedingungen festlegen, wie zum Beispiel die Länderkürzel die vor den jeweiligen Postleitzahlen eingefügt werden. Dies kann sinnvoll sein wenn Sie Adressaten in verschiedenen Ländern anschreiben möchten. In unserem Beispiel haben wir Empfänger in Deutschland und Österreich. Wir werden nun die verschiedenen Länderkürzel einfügen. Um dies zu tun platzieren Sie den Cursor vor das Datenfeld PLZ und klicken Sie erneut auf Regeln und Wenn... Dann... Sonst. Easy-Training Competence Feeds - Word 5

6 Wählen Sie nun folgendes aus: Feldname PLZ, bei Vergleich kleiner als, und bei Vergleich mit Ist der Wert kleiner als so soll ein A- vorgesetzt werden, sonst ein D-. Tragen Sie diese Angaben in die entsprechenden Felder ein und bestätigen Sie mit OK. Wie bisher können Sie durch die Schaltflächen Etiketten aktualisieren und Vorschau Ergebnisse von Ihren Änderungen überzeugen. 4. Adressaufkleber drucken Wenn Sie mit Ihren Adressaufklebern zufrieden sind, müssen Sie nur noch auf Fertigstellen und zusammenführen klicken. Easy-Training Competence Feeds - Word 6

7 Wählen Sie aus der Drop-Down Liste Einzelne Dokument bearbeiten und bestätigen Sie die Auswahl aller Datensätze oder wählen Sie nur einen bestimmten Teil aus. Das nun neu angelegte Dokument zeigt alle Etiketten an die gedruckt werden. Dies können Sie wie gewohnt über die Backstage-Ansicht und die Option Drucken tun. Hier können Sie den gesamten Bogen noch einmal in der Druckvorschau betrachten und prüfen. Mit einem Klick auf Drucken haben Sie es geschafft. Easy-Training Competence Feeds - Word 7

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