SOFTWARE FÜR IHR UNTERNEHMEN

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1 SOFTWARE FÜR IHR UNTERNEHMEN FactWork - ein Produkt der F.EE-Unternehmensgruppe

2 2 UNSERE ERFAHRUNG IST IHRE SICHERHEIT. FactWork ist ein Qualitätsprodukt von F.EE Informatik + Systeme, dem Systemhaus der F.EE-Firmengruppe. Ca. 500 Mitarbeiter sind weltweit für die Fertigungsautomatisierung, Softwareprogrammierung, Energieerzeugung und IT tätig. Die Firmengruppe selbst arbeitet mit über 200 Lizenzen von verschiedenen Standorten aus mit FactWork. Zahlreiche Baustellen sind ebenfalls angebunden. F.EE profitiert von der zentralen Kommunikation über FactWork und den Softwareintegrationen zwischen FactWork und den CAE-Systemen EPLAN und Ruplan, der Produktionsfeinplanung mit Ganttplan, dem CAD-System Autodesk Inventor, dem Dokumentenmanagementsystem DocuWare und dem Rechnungswesen und der Lohnbuchhaltung der Addison Software und Service GmbH.

3 HISTORIE MEILENSTEINE IN DER ENTWICKLUNG VON FACTWORK 3 Das stetige Wachstum der F.EE GmbH warf Mitte der 90er Jahre die Frage nach einem leistungsfähigen Warenwirtschafts- und PPS-System auf. Der Markt bot damals die bekannten großen Softwarepakete unbezahlbar für einen Mittelständler und viele kleine Softwareschmieden, die auf der Suche nach ihrem Pilotkunden waren. Parallel zu den Anforderungen bei F.EE entstand bei einem befreundeten Unternehmen ein ähnlicher Bedarf. Und so entschied man, sich gemeinsam der Herausforderung zu stellen der Beginn der Entwicklung von FEEPPS, dem Vorgänger des heutigen FactWork. Beide Unternehmen, und bald auch eine wachsende Anzahl von Kunden, brachten in den folgenden Jahren ihre Anforderungen und Ideen ein für eine Software aus der Praxis für die Praxis. Eine motivierte und kompetente Entwicklermannschaft schuf immer wieder neue Module und erweiterte bestehende Funktionalitäten. Hierbei wurde ständig die jeweils neueste Entwicklungsumgebung genutzt und die Bedieneroberfläche den jeweils geltenden ergonomischen Gesichtspunkten angepasst. Das Ergebnis ist: eine integrierte Unternehmens-Software für mittelständische Projektund Auftragsfertiger aus den unterschiedlichsten Branchen.

4 4 EINE SOFTWARE ALS ZENTRALER DATENPOOL UND BASIS FÜR ALLE MITARBEITER, ALLE ABTEILUNGEN UND ALLE BEREICHE DES UNTERNEHMENS. INTENTION UND ZIEL: Der Untertitel Unternehmens-Software beschreibt Intention und Ziel von FactWork. FactWork ist das Werkzeug für alle Prozesse des täglichen Geschäfts: Adressverwaltung und Kontaktpflege Vorkalkulation und Angebotserstellung Projektmanagement (Termine, Personal und Kosten) Auftragsbearbeitung Stücklistenübernahme aus CAD- und CAE-Systemen Materialdisposition und Bedarfsermittlung Bestellvorschlagswesen und Einkauf Lagerverwaltung Produktionsplanung und -steuerung bis hin zu Feinplanung und Optimierung Fremdfertigung Betriebsdatenerfassung Nachkalkulation und Controlling Personalzeiterfassung Zutrittskontrolle FactWork unterstützt alle Projekt-, Einmal- und Kleinserienfertiger von 5 bis 500 Mitarbeiter. Management-Informations-System

5 FACTWORK MODULE IM ÜBERBLICK CRM CONTACT RELATIONSHIP MANAGEMENT PROJEKT- MANAGEMENT SEITE 8 AUFTRAGS- BEARBEITUNG SEITE 10 5 SEITE 6 DISPOSITION SEITE 12 BESTELL- WESEN LAGER- VERWALTUNG SEITE 13 SEITE 14 PPS PRODUKTIONS- PLANUNG UND -STEUERUNG BDE BETRIEBS- DATEN- ERFASSUNG RECHNUNGS- WESEN SEITE 17 SEITE 15 SEITE 16 PERSONAL- ZEITERFASSUNG SEITE 18 ZUTRITTS- KONTROLLE SEITE 19 INTEGRATIONEN UND SCHNITT- STELLEN SEITE 20

6 6 CRM VERTRIEB, HELPDESK, MARKETING UND KOMMUNIKATION Wiedervorlage Kundenstammsatz NUR CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT ODER DOCH BESSER CONTACT RELATIONSHIP MANAGEMENT? Wiedervorlage von Adressen, Belegen und Projektschritten für eigene Aufgaben und zum Delegieren Anlagenverwaltung für die Zuordnung beliebiger Dokumente und Dateien Unternehmensportal als Volltextsuche über alle Laufwerke sowie die Anlagen und Belege in FactWork

7 KÖNNEN SIE ES SICH LEISTEN, NUR IHRE KUNDEN UND INTERESSENTEN ZU PFLEGEN ODER SIND GUTE LIEFERANTENBEZIEHUNGEN FÜR IHR UNTERNEHMEN GENAUSO WICHTIG? Callcenter Umsätze 7 KOMMUNIKATION IST CRM: Das CRM ist die Kontaktstelle Ihres Unternehmens mit der Umwelt. Entsprechend wichtig ist es, alle gängigen Kommunikationsmittel direkt angebunden zu haben: Telefon: Ausgehende Anrufe unterstützen, eingehende Anrufe zuordnen, Anrufe in Abwesenheit protokollieren Das Gespräch sofort dokumentieren Interne und externe Suchmöglichkeiten bei unbekannter Nummer Anrufweiterleitung für ständige Erreichbarkeit oder die notwendige Ruhe Auf Wunsch Verwaltung interner Anrufe Anrufbeantworter mit direkter Übergabe der Nachrichten in Ihr Outlook über die Kopplung mit einem UMS (Unified Messaging System) SMS: Versand von SMS-Nachrichten direkt aus FactWork Versand von s direkt aus der Adresse Ablage ein- und ausgehender s aus Outlook beim Unternehmen oder einem Ansprechpartner, beim Projekt oder einem Beleg PDF: Direkter Versand der Belege als PDF-Datei Bei Bedarf hängen Sie in FactWork verknüpfte Dateien oder Dateien von den Laufwerken direkt mit an. VERTRIEB BRAUCHT CRM: Interessenten und Kunden mit unbegrenzter Anzahl von Ansprechpartnern Übersicht über alle/offene Belege und Projekte direkt in der Adresse Anzeige der offenen Posten direkt aus der Finanzbuchhaltung Prüfung auf Überschreitung des individuellen Kreditlimits Zugriff auf die Homepage aus dem Adressstammsatz Routenplanung Verkaufs- und Umsatzhistorie Dokumente und Dateien als Anlagen an der Adresse, beim Ansprechpartner, am Projekt oder am einzelnen Beleg; technische Informationen und Konstruktionszeichnungen am Artikel MARKETING NUTZT CRM: Frei definierbare und zuordenbare Attribute zur Klassifizierung einer Adresse oder eines Ansprechpartners Adressselektion für Serienbrief oder Serienmail HELPDESK UNTERSTÜTZT CRM: Protokollierung der Supportfälle und deren Bearbeitung Abrechnung von Supportgebühren Verwaltung von Supportkontingenten Wiedervorlage und Anlagen Verwaltung von RMA-Nummern Fax: Direkter automatisierter Faxversand von Belegen Persönliche Fax-Eingangsbox im Outlook über die Kopplung mit einem UMS (Unified Messaging System) vcards: Import und Export

8 8 PROJEKT- MANAGEMENT

9 DAS PROJEKTGESCHÄFT LÄUFT NUN MAL ANDERS. WER PROJEKTE MACHT, DER WEISS DAS. Die Projektmaske zeigt Ihnen auf den ersten Blick das Wichtigste zum Projekt. Über Reiter und angebundene Funktionen greifen Sie gezielt auf weiterführende Informationen zu Einkauf, Verkauf und Produktion zu, greifen Sie auf Dokumente zu, die dem Projekt zugeordnet wurden, binden Sie Ihre CAD- und CAE-Projekte an, pflegen Sie Ihre Meilensteine und Projektschritte, planen Sie Ihr Personal unter Berücksichtigung aller Abwesenheitszeiten aus der Personalzeiterfassung, verwalten Sie Ihr Stunden- und Kostenbudget, überwachen Sie Ihr Projekt, werten Sie Ihr Projekt auf verschiedenen Ebenen aus. Projektmaske 9 Projektanalyse Projektsolldaten UND WER PROJEKTE MACHT, DER BRAUCHT DIE RICHTIGE SOFTWARE- UNTERSTÜTZUNG. Personalplanung Mehrstufige Projektorganisation Anbindung der CAD- und CAE-Projekte mit Austausch der Stücklisten Projektspezifische Artikel Projektbezogene Bestellungen Projektbezogene Reservierung des Materials im Lager Direkte Verbuchung von Wareneingang und Materialentnahmen aus dem Lager auf den Fertigungsauftrag/die Baugruppe möglich Projektbezogenes Erfassen der Arbeitszeiten auf Baugruppen bzw. Projektteilschritte Wartungspläne über Wiedervorlage am Projekt oder am Beleg

10 10 AUFTRAGS- BEARBEITUNG Stückliste Allgemeine Adressen, Interessenten und Kunden mit jeweils unbegrenzter Anzahl von Ansprechpartnern (auf Wunsch Mandanten übergreifend) Verkaufshistorie zum Kunden Artikel und Stücklisten mit jeweils unbegrenzter Anzahl Artikelstamm

11 VON DER ANGEBOTSKALKULATION MIT REALISTISCHEN WERTEN, SO DETAILLIERT WIE NOTWENDIG UND SO FREI WIE MÖGLICH, ÜBER DEN AUFTRAG UND DEN WAREN- AUSGANG BIS ZUR ABRECHNUNG. Sachmerkmale für beliebige technische Eigenschaften Kundenspezifische Artikelnummern und -texte am Artikel Einkaufs-, Produktions- und Verkaufshistorie am Artikel Anbinden fremder Artikelstämme und beliebiger Preis-CDs Mandanten übergreifende Synchronisation von Artikeln Erlös- und Aufwandskonten, Kostenstellen und Kostenträger für die Übergabe an die Finanzbuchhaltung Stapeloperationen 11 Verwaltung von Rahmenaufträgen, Teil-, Schluss- und Sammelrechnungen Belegauswahl SET-Kalkulation Materialverfügbarkeitsprüfung Angebotskalkulation innerhalb von FactWork mit dem Artikelstamm oder freien Positionen, mit vorhandenen Baugruppen oder als SET-Artikel Angebotskalkulation per Anbindung Ihrer Excel-Kalkulation, die um die Zugriffe auf den Artikelstamm und die Arbeitsgänge in FactWork erweitert wird Automatisiertes Generieren des Artikels mit Stückliste und Arbeitsplan im Auftragsfall direkt aus Excel Angebotsverfolgung über Wiedervorlage Identifizierung realisierbarer Fertigungsaufträge und lieferbarer Aufträge über Materialverfügbarkeitsprüfung Automatische Rechnungsgenerierung aus den offenen Lieferscheinen Prüfung von Kreditlimit und Auslesen der offenen Posten zur Laufzeit aus der Finanzbuchhaltung Integrierte OP-Verwaltung mit Mahnwesen, integrierte Zahlungsvorschlagsliste als Alternative zu einer eigenen Finanzbuchhaltung

12 12 DISPOSITION Konstrukteur und Kaufmann leben in der gleichen Welt: Mit den Materialien und Baugruppen aus dem Artikelstamm von FactWork erzeugt der Konstrukteur die Stücklisten, die der Kaufmann disponiert, um den Bedarf zu ermitteln. Die Disposition löst Stücklisten beliebiger Hierarchietiefe auf, reserviert freie Bestände im Lager und generiert aus dem Bedarf Bestell-, Produktions- und Fremdfertigungsvorschläge. Lieferzeit und Bestelltermin werden über die Wiederbeschaffungszeit ermittelt. Die Mindestbestandsdisposition erzeugt bei Unterschreitung des Mindestbestands die Beschaffungsvorschläge auf Basis der Fehlmengen zum Sollbestand. Die Dispoliste dokumentiert den Bestandsverlauf auf Basis vorhandener Aufträge, Bestellungen und Produktionsaufträge. Die Materialverfügbarkeitsprüfung ermittelt, welche offenen Fertigungsaufträge mit dem vorhandenen Material realisiert bzw. welche offenen Aufträge ausgeliefert werden können. EPLAN ElectricP8 mit Geräteauswahl aus FactWork

13 BESTELLWESEN 13 Von der Anfrage über die Verfolgung der offenen Bestellungen bis zum Wareneingang und zur Rechnungsprüfung. Lieferanten mit unbegrenzter Anzahl von Ansprechpartnern Einkaufshistorie am Lieferanten Einkaufs- und Einkaufspreishistorie am Artikel Beliebige Anzahl von Alternativlieferanten am Artikel Projektspezifische Sondereinkaufspreise Anfragen auf Basis der Bestellvorschläge und Sammelanfragen Generieren der Bestellungen, Produktions- und Fremdfertigungsaufträge aus den Vorschlägen Material, das sich im Zulauf befindet, wird selbstverständlich berücksichtigt Terminverfolgung und Lieferanmahnung Verwaltung von Rahmenbestellungen, Eingangsteil-, Eingangsschluss- und Sammeleingangsrechnungen Lieferantenbewertung mit detailliertem Nachweis für den Lieferanten Bestellvorschlag Terminverfolgung Belegauswahl Lieferantenbewertung

14 14 LAGER- VERWALTUNG FactWork führt den Großteil Ihrer Materialbuchungen im Prozessverlauf automatisch aus. Für manuelle Buchungen stehen Ihnen PC, PDA und BDE-Terminal zur Verfügung. Verwalten Sie beliebige Läger (Regallager, Flächenlager, Paternoster usw.) mit und ohne Lagerorte als Sperrlager Kommissionslager Produktionslager Fremdfertigungslager usw. Automatische Umrechnung zwischen Lager- und Bestellmengeneinheit Information über die Lagerbestände direkt am Artikel und im Beleg Seriennummern- oder Chargenverwaltung für die Nachverfolgbarkeit wichtiger Bauteile und Rohmaterialien. Die verwendete Seriennummer oder Charge wird bei jedem Wareneingang, jedem Warenausgang und jedem Verbrauch in der Produktion der Lagerbuchung zugeordnet. Leergutverwaltung für Paletten, Gitterboxen usw. über ein Mengenkonto am Kunden oder an der Spedition Stichtag bezogene oder permanente Inventur je Lager Lagerbestand Seriennummernverwaltung Manuelle Lagerbuchung

15 PRODUKTIONSPLANUNG UND -STEUERUNG 15 Reagieren bedeutet unzufriedene Kunden und Stress aufgrund überschrittener Termine und Kosten. Agieren bedeutet zu planen, bedeutet zu wissen, wer was wann macht. Das PPS-Modul von FactWork bietet verschiedene Hilfsmittel bei der Planung und Steuerung Ihrer Produktion: Einfache Einlastung der Fertigungsaufträge entsprechend ihrem Termin Visualisierung der aktuellen Situation Ihrer Fertigung über den Leitstand Permanentes Update des Leitstands durch BDE-Buchungen, um Verzögerungen und Engpässe zu signalisieren und Freiräume aufzudecken Einfache Kapazitätsplanung zum Auffüllen von zeitlichen Lücken in der Belegung Ihrer Maschinen Kostenorientierte Feinplanung und Optimierung unter Berücksichtigung von Maschinenkapazitäten, Mitarbeitern und deren Qualifikationen und der Verfügbarkeit benötigter Fertigungshilfsmittel und des Rohmaterials Fertigungsauftrag Abfrage anstehender Arbeitsgänge Die Feinplanung dient auch zur Simulation für Ihren Vertrieb, um Liefertermine für Angebotsanfragen und Aufträge zu ermitteln.

16 16 BETRIEBSDATEN- ERFASSUNG Wer trägt die Kosten, die durch die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter entstanden sind? Wo läuft das Projekt oder ein Teilschritt aus dem Ruder? Die Mitarbeiter in der Fertigung stempeln Beginn eines Arbeitsgangs, Rüstzeiten und Ende eines Arbeitsgangs an einem Industrie- oder PC-Terminal. Die Mitarbeiter im kaufmännischen und im Entwicklungsbereich ordnen ihre Arbeitszeiten den verschiedenen Projekten oder Produktionsaufträgen zu. Für Mitarbeiter auf Baustellen steht hierfür ein webbasiertes Modul zur Verfügung. Die gebuchten Arbeitszeiten fließen sofort und direkt in die Budgetverwaltung, die mitlaufende Kalkulation und das Controlling ein. Arbeitsdaten erfassen Über die BDE-Terminals melden Ihre Mitarbeiter auch produzierte Mengen und Ausschuss samt Ausschussgründen zurück. Ungeplanter Materialverbrauch (wachsende Stückliste oder Mehrverbrauch) wird online aus dem Lager abgebucht. BDE am PC Das BDE-Modul kann direkt mit der Personalzeiterfassung gekoppelt werden.

17 RECHNUNGS- WESEN 17 Eine zuverlässige Finanzbuchhaltung, eine einfache Kostenrechnung und ein aussagekräftiges Controlling sind wichtige Werkzeuge für die Unternehmensführung. Diese Themen vertraut man entweder dem Steuerberater oder einem kompetenten und erfahrenen Partner an. Die Addison Software und Service GmbH entwickelt seit 1921 effiziente Buchführungssysteme. Unterschiedliche Ausbaustufen stellen jedem Unternehmen genau den gewünschten und benötigten Leistungsumfang zur Verfügung. Die Integration mit FactWork schafft die gemeinsame Lösung mit doppelter Kompetenz. Mahnwesen Alternativ kann eine vorhandene Finanzbuchhaltung per Schnittstelle angebunden oder die Rechnungsdaten können als Datei an den Steuerberater übergeben werden. Zahlungsvorschläge FIBU-Übergabe

18 18 PERSONAL- ZEITERFASSUNG Wer hat welche Schicht? Wer ist krank oder im Urlaub? Definieren Sie beliebige Schichtmodelle, Arbeitspläne, Arbeitszeitmodelle und Tagespläne. Verwalten Sie die Überstunden, die Urlaubs- und Kranktage je Mitarbeiter. Die Anwesenheitsliste zeigt, wer aktuell Kommen, Pause oder Gehen gestempelt hat. Der Zeitplaner visualisiert geplanten Urlaub, aktuelle Krankmeldungen, Abwesenheit wegen Berufschule usw. Fehlende oder falsche Stempelungen werden sofort erkannt und können kurzfristig nachgetragen oder korrigiert werden. Die Monatsabrechnung wird auf Knopfdruck erstellt. Die erfassten Stunden können per Schnittstelle an eine eigene Lohnbuchhaltung oder den Steuerberater übergeben oder als Summenblatt ausgedruckt werden. Arbeitszeitmodell Anwesenheitsliste Tagesplan Die Personalzeiterfassung kann auch als eigenständige Applikation eingesetzt werden. Zeitplaner

19 ZUTRITTS- KONTROLLE 19 Schlüssel für alle Mitarbeiter? Ein teueres Schließsystem? Zusätzlich ein Rolltor? Ein Zutrittsleser und der Stempel-Chip für die Personalzeiterfassung verweigern und gewähren Zutritt, ganz wie Sie es wollen. Definieren Sie beliebige Zutrittskontrollgruppen. Ordnen Sie die Türen mit Zutrittsberechtigung und gültiger Uhrzeit zu. Kontrollgruppe FactWork protokolliert alle Zutritte und Zutrittsversuche. Zutrittskontrollprotokoll

20 20 INTEGRATIONEN UND SCHNITTSTELLEN MS-Office: Ausgereifte Funktionalitäten für Schriftverkehr, Kalkulation, Auswertungen und Kommunikation Brief-Assistent: Der CI-konforme Geschäftsbrief mit der richtigen Adresse Datanorm, Eldanorm, ASCII: Nutzen Sie die Artikelstämme und Kataloge Ihrer Lieferanten. PROJEKTSPEZIFISCH REALISIERT: Paternoster Steuerungssoftware für Trumpf-Laser Chaotisches Lagermanagementsystem C-Teileverwaltung per Bluetooth-Scanner und PDA Auftragsübermittlung per Mobilfunk eshop Edifact: Elektronischer Belegaustausch von ORDER über DELFOR und DESADV bis INVOICE ODBC: Datenübernahme und die Tür zur Datenbank OCI: Online bestellen DocuWare: Jeder Druck wird automatisch im Dokumentenmanagementsystem archiviert. Die Suche erfolgt direkt aus FactWork.

21 UND WENN S DOCH NICHT GANZ PASST? 21 Auf Wunsch erarbeiten unsere Mitarbeiter im Rahmen eines Organisations-Workshops gemeinsam mit Ihnen ein Konzept für den optimalen Einsatz von FactWork in Ihrem Unternehmen. Hier geben wir gerne unsere Erfahrungen und Tipps zur Optimierung von Betriebsabläufen an Sie weiter. Der Organisations-Workshop stellt sicher, dass Sie genau die Leistungen erhalten, die Sie benötigen. FactWork bietet zahlreiche Möglichkeiten und Ebenen, um die Software auf Ihre Bedürfnisse anpassen zu lassen bzw. selbst auf Ihre Bedürfnisse anzupassen: SYSTEM: Umfangreiche Möglichkeiten der Para metrisierung auf System-, Mandanten- und Benutzerebene Detaillierte Rechteverwaltung zum Schutz sensibler Bereiche FactWork kann an zahlreichen Stellen per Script exakt nach Ihren Vorstellungen gesteuert werden. AUSDRUCKE: Die mitgelieferten Standard-Reports sind einfach und beliebig anpassbar. Der Reportgenerator List & Label ist im Lieferumfang enthalten. WEITERENTWICKLUNG: Drei bis vier neue Versionen pro Jahr erweitern den Funktionsumfang beständig und machen neue Features kurzfristig verfügbar. Ihre Anregungen bilden eine wichtige Quelle für die Weiterentwicklung von FactWork. Neben der allgemeinen Weiterentwicklung wird auch immer ein gewisser Anteil Entwicklungskapazität für Projekte reserviert.

22 22 VON DER UNTERNEHMENS-SOFTWARE ZUR UNTERNEHMENS-LÖSUNG DIE VISION FactWork ALS ZENTRALES SYSTEM Telefonanlage, Mailsystem, Fax und PDF-Drucker bilden das Kommunikationsnetz um FactWork. Mechanische und elektrische Konstruktion nutzen die Daten und liefern die Stücklisten. Kapazitätsfeinplanung und Optimierung ermitteln die optimale Produktionsabfolge. DocuWare archiviert die Belege im Hintergrund und stellt diese auf Knopfdruck wieder zur Verfügung. Die Finanzbuchhaltung übernimmt die Ein- und Ausgangsrechnungen, gibt die offenen Posten zurück, holt sich Ein- und Ausgangsbelege aus dem DocuWare-Archiv. Lassen Sie Ihren Ideen freien Lauf!

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24 F.EE GmbH Informatik + Systeme In der Seugn 10 D Neunburg vorm Wald Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) info@factwork.de FactWork - ein Produkt der F.EE-Unternehmensgruppe Irrtümer und Änderungen vorbehalten. Bildquellen: Layout: