Wie richte ich eine Stellvertretung für mein Postfach ein? Wie benutze ich ein Postfach, für das ich als Stellvertreter festgelegt bin?

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1 Wie richte ich eine Stellvertretung für mein Postfach ein? Wie benutze ich ein Postfach, für das ich als Stellvertreter festgelegt bin?

2 Copyright Hochschule Lausitz (FH) Projektgruppe Exchange Götz Hilschenz August 2009

3 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 1 Stellvertreter-Regelung? Voraussetzungen Stellvertreterregelung einrichten Stellvertreter definieren Berechtigungen für den Stellvertreter festlegen Weitere Berechtigungen festlegen Stellvertretung ausüben Fremdes Postfach temporär in Microsoft Outlook öffnen Fremdes Postfach permanent in Microsoft Outlook einbinden Konfiguration der Konto-Einstellung Eingebundenes Postfach benutzen Fremdes Postfach in Outlook Web Access öffnen Seite 3 von 10

4 1 Stellvertreter-Regelung? 1 Stellvertreter-Regelung? Vor einer längeren Abwesenheit z.b. in der Urlaubszeit steht man als -Nutzer immer vor dem Problem: Was passiert in dieser Zeit mit eingegangenen s? Da das Setzen der automatischen Abwesenheits-Benachrichtigung aus technisch-politischen Gründen nicht in Frage kommt, bleiben vier Möglichkeiten: 1. Sie lassen den -Verkehr für diesen Zeitraum ruhen. Dies ist ungünstig, denn Ihre -Partner bemerken lediglich, dass auf s nicht mehr geantwortet wird. 2. Sie behalten auch während Ihrer Abwesenheitszeit Ihre s im Auge. Da der Abruf von s von jedem Computer oder jedem geeigneten Handy der Welt möglich ist (sofern eine Internetverbindung besteht), ist dies technisch realisierbar. Das lässt sich natürlich im Urlaub nicht immer organisieren, widerspricht dem Erholungs- Gebot und kann besonders im Ausland mit zusätzlichen Kosten verbunden sein. 3. Sie bitten eine Person Ihres Vertrauens, während Ihrer Abwesenheitszeit Ihre s im Auge zu behalten und gegebenenfalls darauf zu reagieren. Damit Sie ihr Passwort nicht herausgeben müssen, besteht innerhalb der Exchange-Organisation die Möglichkeit, eine Stellvertreterregelung zu definieren. Der Stellvertreter kann die Elemente aus Ihrem Postfach, für die Sie ihm die Berechtigungen eingeräumt haben, zusätzlich zu seinem eigenen öffnen. Dies ist solange möglich, wie die entsprechende Berechtigung besteht. 4. Sie lassen sich durch Ihren zuständigen Administrator eine -Weiterleitung zum Postfach Ihres Vertreters einrichten. Dabei kann festgelegt werden, dass s trotz Weiterleitung auch in Ihrem eigenen Postfach zugestellt werden. Aus diesem Dokument erfahren Sie, wie ein Stellvertreter (siehe 3.) eingerichtet werden und wie der Stellvertreter auf Ihr Postfach zugreifen kann. 2 Voraussetzungen Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um von der Stellvertreterregelung Gebrauch machen zu können: Sie müssen aktives Mitglied 1 der sein Sie müssen Microsoft Outlook verwenden, um die Stellvertretung einrichten zu können Ihr Stellvertreter muss aktives Mitglied der sein Ihr Stellvertreter muss Microsoft Outlook oder Outlook Web Access verwenden, um auf Ihr Postfach zugreifen zu können. 3 Stellvertreterregelung einrichten 3.1 Stellvertreter definieren Starten Sie Microsoft Outlook Öffnen Sie Optionen aus dem Menü Extras 1 Es muss ein Postfach der Exchange-Organisation aktiv verwendet werden Seite 4 von 10

5 3.2 Berechtigungen für den Stellvertreter festlegen Dialog Berechtigung der Stellvertretung wird automatisch eingeblendet 3.2 Berechtigungen für den Stellvertreter festlegen In diesem Dialog müssen Sie genau festlegen, welche Berechtigungen Sie Ihrem Vertreter auf Ihr Postfach einräumen wollen. Bei den abgebildeten Einstellungen geht man kein Risiko ein, dass der Stellvertreter das Postfach durcheinander bringt. Er bekommt lediglich lesenden Zugriff auf den Posteingang. Empfehlenswert ist die Aktivierung des Kontrollfeldes Automatisch Zusammenfassung der Berechtigungen an Stellvertretung senden. Dadurch erfährt der Stellvertreter per , dass er für diese Funktion vorgesehen ist und welche Berechtigungen er für Ihr Postfach besitzt. Trotzdem sollten Sie nicht versäumen dies vorher mit ihm abzustimmen. Seite 5 von 10

6 3 Stellvertreterregelung einrichten 3.3 Weitere Berechtigungen festlegen Die im Dialog festgelegten Berechtigungen genügen zwar, damit der Stellvertreter in seinem Outlook temporär Ihr Postfach öffnen kann, jedoch nicht, um dieses Postfach permanent zusätzlich zum eigenen bereit zu stellen. Dazu sind durch Sie weitere Festlegungen zu treffen: Rechtsklicken Sie in der Outlook Ordnerliste die oberste Hierarchie-Ebene Ihres Postfaches Alternativ kann auch der Befehl Freigeben aus diesem Kontext-Menü verwendet werden. Seite 6 von 10

7 4.1 Fremdes Postfach temporär in Microsoft Outlook öffnen Hier muss dem Vertreter das Recht Ordner sichtbar eingeräumt werden. 4 Stellvertretung ausüben 4.1 Fremdes Postfach temporär in Microsoft Outlook öffnen Voraussetzung: Ihnen muss die Berechtigung nach Punkt 3.2 eingeräumt sein Öffnen Sie Microsoft Outlook Wählen Sie Datei / Öffnen / Ordner eines anderen Benutzers Geben Sie den Namen des Benutzers ein, der sein Postfach für Sie freigegeben hat oder wählen Sie es über die Schaltfläche Name aus Bestätigen Sie den Dialog jetzt haben Sie Zugriff zum Ordner Posteingang des entsprechenden Postfachs. Es ließe sich auch ein anderer Ordner des Postfachs öffnen, sofern entsprechende Berechtigungen vorlägen. Sobald Sie eine andere Auswahl in der Outlook-Ordnerliste tätigen wird die Verbindung zum freigegebenen Postfach wieder aufgehoben. Seite 7 von 10

8 4 Stellvertretung ausüben 4.2 Fremdes Postfach permanent in Microsoft Outlook einbinden Voraussetzung: Ihnen muss die Berechtigung nach Punkt 3.3 eingeräumt sein Konfiguration der Konto-Einstellung Öffnen Sie Microsoft Outlook Wählen Sie Extras / -Konten Seite 8 von 10

9 4.2 Fremdes Postfach permanent in Microsoft Outlook einbinden Seite 9 von 10

10 4 Stellvertretung ausüben Eingebundenes Postfach benutzen Damit ist Ihr -Konto für das Einbinden eines zusätzlichen Postfachs vorbereitet. Sie müssen jetzt Outlook beenden und neu starten, damit Ihre Einstellungen wirksam werden können. Nach dem Neustart finden Sie das zusätzliche Postfach in Ihrer Ordner-Liste. In diesem Beispiel wird in der Ordnerstruktur von Maier Otto nur der Ordner Posteingang angezeigt, weil die Stellvertreterin, Helene Schulze, lediglich Rechte auf diesen Ordner eingeräumt bekam. Helene Schulze kann in Ihrer Funktion als Stellvertreterin für Ot- to Maier auf dessen s antworten. Dabei tritt Helene Schul- von deutlich ze als Absender in Erscheinung. Im Antwort-Text selbst wird der Umstand der Stellvertretung durch die Passage im Auftrag gemacht. 4.3 Fremdes Postfach in Outlook Web Access öffnen Verwendet der Stellvertreter Outlook Web Access (OWA), muss er einige Komfort- Einschränkungen in Kauf nehmen und hat auch nicht das Recht, im Auftrag des Postfachbesitzers zu antworten. OWA bietet zwar auch all diese Möglichkeiten für ein zusätzliches, fremdes Postfach dies setzt jedoch einen durch den Administrator festgelegten Vollzugriff auf jenes Postfach voraus. Dies ist bei der normalen Stellvertreter-Regelung nicht der Fall. Deshalb muss der entsprechende Befehl beim Aufruf in der Adressleiste verpackt werden; der Stellvertreter wird nur in der Lage sein, die s zu lesen. Im nachfolgenden Beispiel öffnet man den entsprechenden Posteingangs-Ordner direkt: öffnen Sie einen Web-Browser tragen Sie folgende Angaben in die Adressleiste ein: Dabei ist anstelle mailadresse der -Name des Nutzers, für den Sie die Stellvertretung ausüben, einzugeben. zur Autorisierung geben Sie Ihre eigenen Anmelde- Daten im Anmelde-Fenster ein Seite 10 von 10