Version 1.1. Readiris 14 Windows. Anleitung für Benutzer. 10/29/2012 I.R.I.S. Products & Technologies dgi

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1 Version 1.1 Readiris 14 Windows Anleitung für Benutzer 10/29/2012 I.R.I.S. Products & Technologies dgi

2 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer Inhaltsverzeichnis Einführung in Readiris... 1 Neues in Readiris Rechtliche Hinweise... 7 Abschnitt 1: Installation und Einrichtung... 9 Systemanforderungen... 9 Readiris installieren... 9 Readiris aktivieren Registrierung der Software Auf Updates überprüfen Readiris deinstallieren Technischer Support Abschnitt 2: Erste Schritte Erstanwendung von Readiris Die Benutzeroberfläche Oberfläche individuell anpassen Sprache der Benutzeroberfläche ändern Scanner konfigurieren Abschnitt 3: Grundlegende Dokumentverarbeitung Grundlegende Dokumentverarbeitung Verarbeiten von Dokumenten iii

3 Inhaltsverzeichnis Speichern der Verarbeitungseinstellungen Einstellungen laden: Werkeinstellungen wiederherstellen: Assistenten verwenden SmartTasks verwenden Abschnitt 4: Konfigurationsoptionen auswählen Konfigurationsoptionen Drehung Seitenschräglage korrigieren Seitenanalyse Ändern der Seitenkonfigurationsoptionen Abschnitt 5: Erkennungsoptionen auswählen Erkennungsoptionen Die Hauptsprache Weitere Erkennungsoptionen (Readiris Pro + Corporate) Weitere Erkennungsoptionen (nur Readiris Corporate) Erweiterte Erkennungsoptionen Abschnitt 6: Dokumente scannen und öffnen Dokumente scannen Scannereinstellungen auswählen Stapel von Dokumenten scannen Bilddateien öffnen iv

4 Readiris TM 14 Anleitung für Benutzer Optionen beim Öffnen Weitere Möglichkeiten zum Öffnen von Bilddateien Bilddateien als Stapel verarbeiten Abschnitt 7: Bildqualität anpassen Abschnitt 8: Erkennungsbereiche bearbeiten Einführung Ändern der automatischen Seitenanalyse Die Optionen Bearbeiten und Layout Bereichsvorlagen verwenden Abschnitt 9: Dokumente speichern Eigenschaften zu Dokumenten hinzufügen Dokumente als Bilddateien speichern Formatierungsoptionen auswählen Layoutoptionen Allgemeine Optionen SpreadsheetML-Optionen Seitengröße Bilder PDF-Optionen auswählen Die PDF-Optionen PDF-Dokumente komprimieren v

5 Inhaltsverzeichnis PDF-Dokumente mit einem Kennwort schützen PDF-Dokumente digital unterschreiben XPS-Optionen auswählen Die XPS-Optionen XPS-Dokumente komprimieren Abschnitt 10: Dokumente in die Cloud senden Dokumente in die Cloud senden Indexierte Dokumente in die Cloud senden Vorgehensweisen Scannerkonfiguration in Readiris Erkennungsergebnissen optimieren Mehrere Dokumente scannen Bilder von Digitalkameras verarbeiten Tipps zum Fotografieren mit Ihrer Digitalkamera: Strichcodes erkennen Einen bestimmten Strichcode erkennen Dokumentenstapel trennen Trennen von Papierdokumenten Die Erkennungsoptionen Die Indexierungssoptionen Stapel von Bilddateien trennen vi

6 Readiris TM 14 Anleitung für Benutzer Formulare erkennen Bilder mit geringer Auflösung verarbeiten Index vii

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8 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer RI_14_dgi_ Willkommen bei der Dokumentation zu Readiris. Diese Dokumentation möchte Sie mit einer effizienten Verwendung von Readiris vertraut machen. Sie umfasst die Installation und Einrichtung von Readiris, die grundlegenden Verarbeitungsschritte und die Befehle sowie Arbeitsbereiche der Anwendung. Am Ende der Dokumentation finden Sie Themen, die bestimmte Vorgehensweisen erläutern. Die in diesem Dokument beschriebenen Verfahren basieren auf dem Betriebssystem Windows 7. Dieses Dokumentation wurde in der Annahme geschrieben, dass Sie mit dem Arbeiten in einer Microsoft Windows-Umgebung vertraut sind. Lesen Sie ggf. in der Windows-Dokumentation nach, wenn Sie mit Menübefehlen, Dialogfeldern, Dropdownlisten, Dockingfenstern usw. nicht vertraut sind. Alle Informationen in dieser Dokumentation können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. EINFÜHRUNG IN READIRIS Readiris ist die Vorzeigesoftware zur Dokumentenerkennung von I.R.I.S. Mit Readiris können Sie Papierdokumente scannen, Bilddateien und Bilder von Digitalkameras öffnen und diese in vollständig bearbeitbare Textdokumente sowie nach Text durchsuchbare PDF-Dokumente umwandeln, die Sie speichern, weiterleiten und in die Cloud senden können. Readiris unterstützt ein breites Spektrum an Ausgabeformaten, darunter selbstverständlich Microsoft Word, Microsoft Excel und PDF. 1

9 Einführung in Readiris Die von Readiris erzeugten Dokumente können entweder auf Ihrem Computer gespeichert, direkt per versendet oder an Cloud- Anwendungen wie Evernote, Dropbox, GoogleDocs und box exportiert werden. Mit Readiris Corporate können Sie auch Dokumente an Microsoft SharePoint und Therefore senden. Readiris erkennt Dokumente in 137 Sprachen. Alle amerikanischen und europäischen Sprachen einschließlich mitteleuropäische, kyrillische und baltische Sprachen, sowie Griechisch und Türkisch werden unterstützt. Readiris erkennt auch Arabisch, Farsi und Hebräisch sowie vier asiatische Sprachen: Japanisch, vereinfachtes Chinesisch, traditionelles Chinesisch und Koreanisch. Neben der Texterkennung bietet Readiris dank der Komprimierungstechnologie ihqc von I.R.I.S. leistungsstarke Komprimierungsfunktionen für PDF- und XPS-Dateien. 2

10 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer NEUES IN READIRIS 14 Brandneue Oberfläche Neues OCR-Modul Neues ihqc-modul Multithread-Verarbeitung Ausgabeformate.DOCX und.xlsx Export in die Cloud Einfache Webanzeige von PDF-Dateien Brandneue Oberfläche Wenn Sie schon mal eine Vorgängerversion von Readiris verwendet haben, werden Sie sofort merken, dass die Oberfläche von Readiris 14 vollkommen anders aussieht. Die Menüs und Symbolleisten wurden durch ein Menüband ersetzt. In dem Menüband sind alle Befehle enthalten, die Sie zum Verarbeiten von Dokumenten und zum Ausführen von OCR- Aufgaben benötigen. Die Befehle sind in Gruppen aufgeteilt. Die Gruppen wiederum befinden sich unter Registerkarten. Jede Registerkarte richtet sich an eine Art von Aktivität, beispielsweise dem Scannen von Dokumenten oder Exportieren von Dokumenten. Tipp: Wenn Sie mehr über die neue Oberfläche erfahren möchten, sehen Sie sich den Abschnitt Die Benutzeroberfläche an. 3

11 Einführung in Readiris Neues OCR-Modul In Readiris 14 wird das neue OCR-Modul DRS 15 von I.R.I.S. verwendet, welches noch genauere Ergebnisse liefert. Neues ihqc-modul Das neue in Readiris 14 verwendete ihqc-modul ist jetzt mit der Vorschau-Anwendung unter Apple ios und Mac OS 10.7 kompatibel. Multithread-Verarbeitung Readiris verwendet die Multithread-Verarbeitung, wenn Ihr Computer mit einem Multicore-Prozessor ausgestattet ist. Dank der Multithread-Architektur von Readiris hat sich die Verarbeitungsgeschwindigkeit drastisch erhöht. Wie funktioniert die Multithread-Verarbeitung in Readiris? Wenn Sie ein Dokument öffnen oder scannen, führt Readiris zum Erkennen des Dokuments mehrere Konvertierungsaufgaben bzw. Threads durch. Die Anzahl der Threads, die Readiris gleichzeitig ausführen kann, ist von der Anzahl der Kerne des Computers 4

12 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer abhängig. Wenn Ihr Computer mit einem Vierkern-Prozessor ausgestattet ist, kann Readiris bis zu 4 Threads auf 4 verschiedenen Seiten ausführen. So wie ein Thread auf einer Seite abgeschlossen ist, startet Readiris sofort den nächsten. Ausgabeformate.DOCX und.xlsx Das neue Standardformat.docx von Microsoft Word und das neue Standardformat.xlsx von Microsoft Excel werden jetzt von Readiris als Ausgabeformat unterstützt. Export in die Cloud Die Dokumente, die Sie mit Readiris verarbeiten, können an verschiedene Cloud-Anwendungen gesendet werden. Readiris Pro sendet Dokumente an die Cloud-Anwendungen Dropbox GoogleDocs und Box. Readiris Corporate sendet Dokumente auch an Microsoft SharePoint 2011, SharePoint Online, Therefore 2011 und Therefore Online. 5

13 Einführung in Readiris Einfache Webanzeige von PDF-Dateien Readiris erzeugt jetzt auch linearisierte PDF-Dateien, mit denen eine schnellere Webanzeige möglich ist. Diese Funktion ist besonders komfortabel, wenn Sie auf einem Webserver gespeicherte Dokumente aufrufen. 6

14 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer RECHTLICHE HINWEISE Urheberrechte Urheberrechte I.R.I.S. Alle Rechte vorbehalten. Die Urheberrechte zur Readiris-Software, dem Online-Hilfesystem und dieser Veröffentlichung liegen bei I.R.I.S. Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen sind Eigentum von I.R.I.S. Änderungen des Inhalts sind zu jeder Zeit ohne Ankündigung vorbehalten und stellen keinerlei bindende Verpflichtungen seitens I.R.I.S dar. Die in diesem Dokument beschriebene Software unterliegt einer Lizenzvereinbarung, in der die Nutzungsbedingungen dieses Produkts enthalten sind. Die Verwendung dieser Software und das Anfertigen von Kopien dieser Software sind ausschließlich im Rahmen der in dieser Vereinbarung aufgeführten Bedingungen zulässig. Teile dieser Veröffentlichung dürfen nicht ohne die vorherige schriftliche Genehmigung von I.R.I.S. vervielfältigt, übertragen, in einem Abfragesystem gespeichert oder in eine andere Sprache übersetzt werden. In dieser Dokumentation werden als Beispiele fiktive Namen verwendet. Übereinstimmungen mit realen Personen, Firmen oder Organisationen sind rein zufällig. Marken Das Readiris-Logo und Readiris sind Warenzeichen von Image Recognition Integrated Systems S.A. OCR- und Strichcodetechnologie von I.R.I.S. AutoFormat- und Linguistiktechnologie von I.R.I.S. BCR- und Feldanalysetechnologie von I.R.I.S. ihqc-komprimierungstechnologie von I.R.I.S. 7

15 Einführung in Readiris Windows ist eine eingetragene Marke der Microsoft Corporation in den USA und anderen Ländern. Alle anderen in dieser Dokumentation aufgeführten Produkte sind Marken oder eingetragene Marken der entsprechenden Inhaber. Patente ihqc TM ist patentrechtlich geschützt. US-Patent Nr. 8,068,684. 8

16 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer ABSCHNITT 1: INSTALLATION UND EINRICHTUNG SYSTEMANFORDERUNGEN Die Mindestsystemanforderungen zum Installieren und Ausführen von Readiris sind: Eine 1 GHz CPU oder höher. Ein Multicore-Prozessor wird empfohlen. Hinweis: Wenn ihr Computer mit einem Multicore-Prozessor ausgestattet ist, verwendet Readiris mehrere Prozessorkerne für eine schnellere Verarbeitung. 1 GB RAM. 2 GB RAM wird empfohlen. 200 MB freier Speicherplatz auf der Festplatte. 1 GB freier Speicherplatz auf der Festplatte wird empfohlen. Die Betriebssysteme Microsoft Windows XP (mit Service Pack 2), Windows Vista (32 und 64 Bit), Windows 7 (32 und 64 Bit). READIRIS INSTALLIEREN Vergewissern Sie sich, dass Sie über die erforderlichen Administratorrechte zum Installieren von Anwendungen auf Ihrem Computer verfügen, bevor Sie Readiris installieren. 9

17 Abschnitt 1: Installation und Einrichtung So installieren Sie Readiris: Legen Sie die Readiris-CD-ROM in das CD-ROM-Laufwerk Ihres Computers ein. Wenn das AutoRun-Fenster angezeigt wird, klicken Sie auf Readiris, um den Installationsassistenten zu starten. Wenn das AutoRun-Fenster nicht angezeigt wird (dies hängt von Ihren Windows-Einstellungen ab): o Gehen Sie zu Computer > CD-ROM-Laufwerk. o Doppelklicken Sie auf das DVD-Laufwerksymbol und doppelklicken Sie dann auf setup.exe, um den Installationsassistenten zu starten. Wählen Sie die Sprache für die Installation aus und klicken Sie auf OK. Akzeptieren Sie die Bestimmungen der Lizenzvereinbarung. Es wird eine vollständige Installation angeboten. Wenn Sie ein erfahrener Anwender sind, können Sie auch die Option Angepasst auswählen und nur die Komponenten installieren, die Sie benötigen. Klicken Sie auf Weiter und folgen Sie den Bildschirmanweisungen. Klicken Sie auf Fertigstellen, um die Installation abzuschließen. Vom Installationsprogramm wird in Windows unter Alle Programme automatisch das Untermenü IRIS > Readiris angelegt. Außerdem legt das Installationsprogramm eine Verknüpfung für die Readiris-Anwendung auf dem Desktop an. 10

18 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer READIRIS AKTIVIEREN Nachdem Sie Readiris installiert haben, ist eine Aktivierung erforderlich. Nicht aktivierte Kopien von Readiris können nur 10 Tage verwendet werden. So aktivieren Sie Readiris: Starten Sie Readiris mit einem Doppelklick auf die Verknüpfung auf dem Desktop. Sie werden dann aufgefordert, Readiris zu aktivieren. Klicken Sie dafür auf Ja. Beachten Sie, dass für die Aktivierung von Readiris eine Internetverbindung erforderlich ist. Geben Sie den Aktivierungscode ein, der auf der DVD-Hülle angegeben ist. Hinweis: Wenn Sie eine elektronische Softwareversion heruntergeladen haben, wurde Ihnen der Aktivierungsschlüssel per gesendet. Klicken Sie anschließend auf OK, um die Aktivierung abzuschließen. Tipp: Wenn während der Aktivierung ein Fehler aufgetreten ist, können Sie Readiris auch manuell aktivieren. 11

19 Abschnitt 1: Installation und Einrichtung Wenn wiederholt Fehler auftreten, müssen Sie ggf. Ihre Firewall deaktivieren und die Aktivierung erneut versuchen. Sehen Sie sich die Windows-Hilfedatei an, wenn Sie weitere Hilfe benötigen. Drücken Sie dazu auf Ihrer Tastatur auf F1, während der Desktop angezeigt wird. REGISTRIERUNG DER SOFTWARE Nachdem Sie Ihre Software aktiviert haben, können Sie sie auch registrieren. Der Technische Support steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie Ihre Software registriert haben. Die Registrierung bietet noch weitere Vorteile wie kostenlose Updates, kostenlose Downloads von Testversionen, Video-Anleitungen, Rabatte auf neue Produkte usw. So registrieren Sie Readiris: Klicken Sie ganz oben links in der Ecke der Benutzeroberfläche auf das Readiris-Symbol. Dann klicken Sie auf Readiris Registrierung. 12

20 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer Füllen Sie das Registrierungsformular aus und klicken Sie auf Jetzt registrieren. Beachten Sie, dass für die Registrierung eine Internetverbindung erforderlich ist. AUF UPDATES ÜBERPRÜFEN Wenn Sie Ihre Kopie von Readiris registrieren, stehen Ihnen kostenlos Softwareupdates zur Verfügung. So überprüfen Sie, ob Updates verfügbar sind: Klicken Sie ganz oben links in der Ecke der Benutzeroberfläche auf die Readiris-Schaltfläche. Dann klicken Sie auf Nach Updates suchen. Hinweis: Readiris überprüft automatisch alle 30 Tage auf Updates. 13

21 Abschnitt 1: Installation und Einrichtung READIRIS DEINSTALLIEREN Wenn Sie Readiris von Ihrem Computer deinstallieren möchten, führen Sie die nachfolgenden Schritt aus. So deinstallieren Sie die Anwendung: Schließen Sie Readiris. Rufen Sie über das Menü Start in Windows die Systemsteuerung auf. Klicken Sie auf Programme und Funktionen Dann wählen Sie aus der Liste Readiris aus und klicken auf Deinstallieren. 14

22 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer TECHNISCHER SUPPORT Wenn Sie Ihre Kopie von Readiris registrieren, steht Ihnen der technische Support kostenlos zur Verfügung. Im Abschnitt Technischer Support auf unserer Website finden Sie FAQs (häufig gestellte Fragen), Video-Anleitungen und viele weitere Informationen zum Lösen gängiger Probleme. Wenn Sie dennoch keine Antwort auf Ihre Frage finden, klicken Sie auf einen Link zum technischen Support und füllen das Webkontaktformular aus. 15

23 Abschnitt 1: Installation und Einrichtung Tipp: Sehen Sie sich auch den Abschnitt mit den Benutzerhandbüchern an, sodass Sie in der neusten Version nachlesen können. 16

24 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer ABSCHNITT 2: ERSTE SCHRITTE ERSTANWENDUNG VON READIRIS So führen Sie Readiris aus: Doppelklicken Sie auf das Readiris-Symbol auf dem Desktop. Oder starten Sie Readiris über die Programmliste in Windows: Klicken Sie auf Start > Alle Programme > IRIS > Readiris. 17

25 Abschnitt 2: Erste Schritte DIE BENUTZEROBERFLÄCHE Die neue Oberfläche in Readiris sieht folgendermaßen aus: Die Oberfläche besteht aus den folgenden Komponenten und Fenstern: 1. Menüband Das Menüband ist das mit Abstand wichtigste Tool in Readiris. Es enthält alle Befehle, die Sie zum Verarbeiten von Dokumenten benötigen. Die Befehle sind in Gruppen aufgeteilt. Die Gruppen wiederum befinden sich unter Registerkarten. Die Zahlen im Menüband geben die Reihenfolge der auszuführenden Schritte an. 1. Scannen eines Dokuments oder Öffnen eines Bildes Von Datei. 2. Auswählen der Optionen Ausgabeformat und Ziel. 18

26 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer Tipp: Es wird empfohlen, dass Sie vor dem Scannen oder Öffnen von Dokumenten die Optionen für Sprache und Konfiguration einrichten. Tipp: Zeigen Sie mit dem Cursor auf die verschiedenen Befehle, um die zugehörige Quickinfo anzuzeigen. Die Quickinfo beschreibt die jeweiligen Befehle. 2. Fenster Seiten Jede Seite, die Sie in Readiris scannen oder öffnen, wird als Miniaturansicht im Fenster Seiten angezeigt. Die Seiten werden von oben nach unten verarbeitet. Um die Reihenfolge der Seiten zu ändern, ziehen Sie die Seite von einem Ort an einen anderen. Sie können die Seiten auch nach oben und unten verschieben oder löschen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Seite klicken und die entsprechende Aktion auswählen. 19

27 Abschnitt 2: Erste Schritte 3. Fenster Aktivität Im Fenster Aktivität wird die Aufgabe angezeigt, die Readiris gerade ausführt. In jedem Feld sehen Sie eine Beschreibung der Aufgabe und für welche Seite die Aufgabe ausgeführt wird. Hinweis: Mit je mehr Kernen Ihr Computer ausgestattet ist, desto höher ist die Verarbeitungsgeschwindigkeit. 4. Fenster Eigenschaften Im Fenster Eigenschaften werden Informationen zu den Eigenschaften der einzelnen Seiten angezeigt, wie die Scanzeit, die OCR-Zeit, die Scanauflösung usw. 5. SmartTasks / Gescanntes Bild Wenn keine Bilder in Readiris gescannt oder geöffnet sind, werden die SmartTask-Symbole angezeigt. Mit den SmartTasks können Sie die am häufigsten verwendeten Scan- und Konvertierungsaufgaben in Readiris ausführen. Im Abschnitt SmartTasks verwenden erfahren Sie, wie Sie deren Standardkonfiguration ändern können. 20

28 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer Wenn Sie ein Dokument in Readiris scannen oder öffnen, wird das Bild mit den verschiedenen Erkennungsbereichen angezeigt. Wie Sie die Erkennungsbereiche ändern, können Sie im Abschnitt Erkennungsbereiche bearbeiten nachlesen. 21

29 Abschnitt 2: Erste Schritte Beachten Sie, dass die oben beschriebene Anzeige der Komponenten und Fenster nach Ihrem Geschmack angepasst werden kann. OBERFLÄCHE INDIVIDUELL ANPASSEN Sie haben verschiedene Möglichkeiten, die Oberfläche individuell anzupassen: Beachten Sie, dass Sie das Fenster Seiten weder ausblenden noch verschieben können. Fenster automatisch ausblenden Die Fenster können automatisch ausgeblendet werden, um mehr Platz auf der Readiris-Oberfläche zu erhalten. Klicken Sie in einem Fenster auf das Symbol Automatisch Ausblenden, um es auszublenden. Wenn ein Fenster ausgeblendet ist, wird sein Name in der linken oder rechten Randleiste vertikal angezeigt. Zeigen Sie mit dem Cursor auf den Namen des Fensters, um es einzublenden. 22

30 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer Um die Funktion Automatisch Ausblenden zu deaktivieren, klicken Sie erneut auf das Symbol Automatisch Ausblenden. Fenster ausblenden So blenden Sie alle Fenster vollständig aus: Klicken Sie im Menü auf Ansicht. Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen der Fenster, die ausgeblendet werden sollen. Fenster verschieben Die Fenster haben keine festgelegte Position. Sie können überall auf der Readiris-Oberfläche positioniert werden. So verschieben Sie ein Fenster: Doppelklicken Sie auf die Titelleiste des Fensters. 23

31 Abschnitt 2: Erste Schritte Das Fenster wird daraufhin in kleiner Form in der Mitte der Oberfläche angezeigt. Sie können es nun an eine andere Position ziehen und wieder erweitern. Um das Fenster wieder an der ursprünglichen Position anzuzeigen, doppelklicken Sie erneut auf die Titelleiste. Menüband minimieren Das Menüband kann ausgeblendet werden, um mehr Platz auf der Readiris-Oberfläche zu erhalten. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste an einer beliebigen Stelle auf das Menüband und klicken Sie dann auf Menüband minimieren. 24

32 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer Das Menüband sieht dann folgendermaßen aus: Klicken Sie auf eine Registerkarte, um die Optionen anzuzeigen. SPRACHE DER BENUTZEROBERFLÄCHE ÄNDERN Readiris wird standardmäßig in Englisch geöffnet. Sie können die Sprache der Benutzerfläche folgendermaßen ändern: Klicken Sie oben links in der Ecke der Benutzeroberfläche auf die Readiris-Schaltfläche und dann auf Sprache Benutzeroberfläche. 25

33 Abschnitt 2: Erste Schritte Wählen Sie dann in dem angezeigten Fenster Sprache die gewünschte Sprache aus und klicken Sie auf OK. Hinweis: Sollten Sie versehentlich die falsche Sprache ausgewählt haben, drücken Sie an einer beliebigen Stelle in Readiris auf der Tastatur Strg+U. Das Dialogfeld Sprache wird daraufhin eingeblendet und Sie können eine andere Sprache aus der Liste auswählen. SCANNER KONFIGURIEREN Um Dokumente in Readiris scannen zu können, muss der Scanner richtig konfiguriert sein. Bevor Sie den Scanner in Readiris konfigurieren: 1. Vergewissern Sie sich, dass der Scanner am Computer angeschlossen und eingeschaltet ist. Hinweis: Der Scanner sollte physisch mit einem USB-Kabel am Computer angeschlossen sein. Eine Ethernet- oder Drahtlosverbindung ist auch möglich, wenn der Twain-Treiber des Herstellers mit dieser Fähigkeit ausgestattet ist. 2. Stellen Sie sicher, dass der neuste für Ihren Scanner verfügbare Twain-Treiber installiert ist. 26

34 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer In der Regel finden Sie Treiber auf der Website Ihres Scanner- Herstellers. Sie werden nicht von I.R.I.S. zur Verfügung gestellt. Beachten Sie, dass einige Scannertreiber mit den neusten Versionen von Windows nicht funktionieren. Sehen Sie in den zum Scanner mitgelieferten Unterlagen nach, um herauszufinden, welche Plattformen unterstützt werden. Kontaktieren Sie ggf. Ihren Scanner-Hersteller. Konfiguration Klicken Sie im Menüband neben Scannen auf den Pfeil nach unten. Dann klicken Sie auf Einstellungen. Wenn Sie die Einstellungen das erste Mal aufrufen, wird automatisch eine Liste mit Scannermodellen geöffnet. Wählen Sie aus der Liste Ihr Scannerprofil aus. Über die Scannerprofile können Sie auf spezifische Funktionen Ihres Scanners zugreifen. Beispielsweise Duplex-Scannen. Wundern Sie sich nicht, wenn ihr Scanner nicht in der Liste aufgeführt ist, denn nicht alle Scanner haben spezielle Scannerprofile. Wichtiger Hinweis: Wenn Sie nicht genau Ihr Scannerprofil finden, wählen Sie nicht ein ähnliches Profil aus. Wählen Sie 27

35 Abschnitt 2: Erste Schritte stattdessen ein allgemeines Twain-Profil aus. Es sind verschiedene Twain-Profile verfügbar: Wählen Sie <Twain><other models>, wenn Sie einen gewöhnlichen Flachbettscanner verwenden. Wählen Sie <Twain><other models> (User Interface), wenn Sie anstelle von Readiris die Benutzeroberfläche Ihres Scanners zum Scannen von Dokumenten verwenden möchten. Wählen Sie <Twain><other models with duplex feeder>, wenn Sie einen Duplex-Scanner verwenden, der die Vorder- und Rückseite einer Seite scannt. Nachdem Sie ein Scannermodell ausgewählt haben, müssen Sie Ihren Scannertreiber konfigurieren. Klicken Sie auf Konfigurieren, um den Scannertreiber auszuwählen. Wenn Ihr Scanner nicht im Fenster Quelle auswählen angezeigt wird, wurde der Scannertreiber nicht richtig installiert. Installieren Sie den Scannertreiber neu, bevor Sie versuchen, Readiris zu konfigurieren. In der Regel finden Sie den Scannertreiber auf der Website Ihres Scanner-Herstellers. 28

36 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer Wenn der Scanner konfiguriert ist, können Sie mit den voreingestellten Scannereinstellungen anfangen zu scannen. Weitere Informationen zu den verschiedenen Scannereinstellungen und wie Sie diese ändern, finden Sie unter dem Thema Scannereinstellungen auswählen. 29

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38 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer ABSCHNITT 3: GRUNDLEGENDE DOKUMENTVERARBEITUNG GRUNDLEGENDE DOKUMENTVERARBEITUNG Die Verarbeitung von Dokumenten mit Readiris ist mit einer Basiskonfiguration ganz unkompliziert. In diesem Abschnitt sind die Schritte beschrieben, die für eine Basiskonfiguration erforderlich sind. Ausführliche Informationen über alle Konfigurationsschritte finden Sie in den Abschnitten 4 bis 10. Bevor Sie beginnen: 1. Wählen Sie in der Registerkarte Sprachen die Primäre Dokumentensprache aus. Die Auswahl der richtigen Dokumentensprache ist für gute Erkennungsergebnisse mit Readiris entscheidend. Die Standardsprache ist mit der Sprache festgelegt, die Sie während der Installation ausgewählt haben. Hinweis: Sie können die Dokumentensprache nach dem Öffnen eines Dokuments jederzeit ändern, wobei Sie allerdings bedenken sollten, dass Readiris dann das gesamte Dokument neu erkennen muss. Das verlangsamt natürlich die Verarbeitung. 31

39 Abschnitt 3: Grundlegende Dokumentverarbeitung 2. Wählen Sie die Seitenkonfigurationsoptionen entsprechend Ihren Wünschen in der Registerkarte Konfiguration aus. Standardmäßig ist die Seitenanalyse aktiviert. Diese Option teilt die Dokumente in Erkennungsbereiche auf. Ohne Erkennungsbereich können Dokumente von Readiris nicht verarbeiten werden. Wenn Sie diese Funktion deaktivieren, müssen Sie die Erkennungsbereiche in Dokumenten manuell zeichnen. Readiris kann die Dokumente, die Sie öffnen, gerade ausrichten (Schräglage korrigieren) und drehen. Verarbeiten von Dokumenten Schritt 1: Scannen oder Öffnen von Dokumenten Klicken Sie auf Scannen, um mit Ihrem Scanner Dokumente zu scannen. Um Dokumente scannen zu können, muss der Scanner richtig konfiguriert sein. Weitere Informationen können Sie im Abschnitt Scanner konfigurieren nachlesen. Oder: Klicken Sie zum Öffnen einer vorhandenen Bilddatei auf Von Datei. 32

40 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer Die Bilder werden auf dem Bildschirm angezeigt. Sie können bei Bedarf die Erkennungsbereiche manuell ändern. Ausführliche Informationen können Sie im Abschnitt Erkennungsbereiche bearbeiten nachlesen. Schritt 2: Auswählen des Ausgabeformats und Ziels Klicken Sie unter Ausgabe auf die Liste mit den Formaten. Wählen Sie dann aus der Liste das gewünschte Ausgabeformat aus. Sie können Ihre Dokumente beispielsweise für weitere Textbearbeitungen als Word-Dokumente oder für Speicherzwecke als PDF-Dokumente speichern. Ausführliche Informationen zu den verschiedenen Ausgabeformaten und Formatierungsoptionen finden Sie in den Abschnitten Dokumente speichern und Formatierungsoptionen auswählen. 33

41 Abschnitt 3: Grundlegende Dokumentverarbeitung In der zweiten Liste wählen Sie das Ziel für die Dokumente aus. o Wählen Sie Als Datei speichern, um die Dokumente lokal auf Ihrem Computer oder einem externen Speichergerät zu speichern. o Wählen Sie aus, um die Dokumente per zu senden. o Oder wählen Sie eine Cloud-Anwendung aus, um die Dokumente in die Cloud zu senden. Beachten Sie, dass die Verbindung zu den Cloud- Anwendungen zum Exportieren von Dokumenten richtig konfiguriert sein muss. Im Abschnitt Dokumente in die Cloud senden können Sie nachlesen, wie dies geht. 34

42 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer Wenn Sie alle Schritte durchgegangen sind, klicken Sie auf Senden, um die Verarbeitung der Dokumente zu starten. Tipps: Wenn Sie mehr Hilfe beim Konfigurieren von Readiris wünschen, verwenden Sie den Assistenten. Der Assistent leitet Sie durch die einzelnen Schritte der Konfiguration. Weitere Informationen zu den einzelnen Schritten finden Sie im Abschnitt Assistenten verwenden. Eine weitere Möglichkeit, mit Readiris schnelle Ergebnisse zu erhalten, ist die Verwendung der SmartTasks. Sie enthalten vorkonfigurierte Befehle, mit denen Sie mit nur wenigen Klicks Dokumente verarbeiten können. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt SmartTasks verwenden. Speichern der Verarbeitungseinstellungen Beachten Sie, dass Readiris die Verarbeitungseinstellungen automatisch beim Schließen der Anwendung speichert. Wenn Sie Readiris das nächste Mal aufrufen, werden dieselben Einstellungen angewendet. Wenn Sie ein bestimmtes Einstellungsprofil speichern möchten: Klicken Sie auf die Readiris-Schaltfläche. Dann klicken Sie auf Einstellungen speichern und geben der Datei mit den Einstellungen einen Namen. 35

43 Abschnitt 3: Grundlegende Dokumentverarbeitung Einstellungen laden: Klicken Sie auf die Readiris-Schaltfläche. Dann klicken Sie auf Einstellungen laden und wählen die von Ihnen gespeicherte Datei mit den Einstellungen aus. Werkeinstellungen wiederherstellen: Klicken Sie auf die Readiris-Schaltfläche. Dann klicken Sie auf Werkeinstellungen wiederherstellen. ASSISTENTEN VERWENDEN Der Assistent führt Sie schrittweise durch die Konfiguration. Wenn Sie alle Schritte ausgeführt haben, klicken Sie auf Starten, um die automatische Verarbeitung durch Readiris zu starten. So starten Sie den Assistenten: Klicken Sie auf die Readiris-Schaltfläche und dann auf OCR- Assistent. 36

44 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer Die Schritte des Assistenten Schritt 1: Markieren Sie die Quelle. Sie können Ihren Scanner zum Scannen von Dokumenten verwenden oder auf Ihrem Computer gespeicherte Bilddateien öffnen. Im ersten Schritt können Sie eine der Optionen für Drehung auswählen. Aktivieren Sie Seitenschräglage korrigieren, wenn Ihre Dokumente schräg gescannt werden oder Sie sie gerade ausrichten möchten. Abbildung Schritt 1: Schritt 2: Wählen Sie Ihren Scanner (Hinweis: Wenn Sie im vorherigen Schritt Bilddateien ausgewählt haben, fahren Sie mit Schritt 3 fort). Wenn Sie Ihren Scanner bereits konfiguriert haben, wird Ihr Scannermodell hier angezeigt. Wenn er noch nicht konfiguriert ist, wird die Liste der Scannermodelle angezeigt. Wählen Sie die genaue Bezeichnung des Scannermodells aus und klicken Sie dann auf Konfigurieren, um den Treiber zu konfigurieren. 37

45 Abschnitt 3: Grundlegende Dokumentverarbeitung Weitere Informationen zur Konfiguration des Scanners finden Sie unter Scanner konfigurieren. Weitere Informationen zu den Scannereinstellungen finden Sie im Abschnitt Scannereinstellungen auswählen. Abbildung Schritt 2: Schritt 3: Wählen Sie die Dokumentensprache der Dokumente aus. Die Standarddokumentensprache ist mit der Sprache festgelegt, die Sie während der Installation ausgewählt haben. Klicken Sie auf Ändern..., wenn Sie eine andere Sprache auswählen möchten. Hinweis: Es ist extrem wichtig, die richtige Sprache auszuwählen, um gute Erkennungsergebnisse zu erhalten. Abbildung Schritt 3: 38

46 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer Schritt 4: Wählen Sie das Ausgabeformat und (Cloud)-Ziel aus. Standardmäßig werden Dokumente als Microsoft Word-Dateien gespeichert. Klicken Sie auf Ändern..., um ein anderes Ausgabeformat oder eine andere Zielanwendung auszuwählen. Weitere Informationen zu den verschiedenen Ausgabeformaten und Formatierungsoptionen können Sie in den Abschnitten Dokumente speichern und Formatierungsoptionen auswählen nachlesen. Abbildung Schritt 4: Wenn Sie alle Einstellungen ausgewählt haben, klicken Sie auf Weiter. Dann klicken Sie auf Starten, um die Verarbeitung der Dokumente zu starten. SMARTTASKS VERWENDEN Die SmartTask-Symbole auf der Startseite bieten eine der schnellsten Möglichkeiten, Readiris zu verwenden. Sie enthalten vorkonfigurierte Befehle und ermöglichen Ihnen mit nur wenigen Klicks Dokumente zu scannen, zu verarbeiten und zu senden. Wenn Ihr Scanner in Readiris richtig konfiguriert ist, können Sie mit nur einem Klick auf die SmartTasks die Verarbeitung von Dokumenten mit den Standardeinstellungen starten. Wenn Sie den 39

47 Abschnitt 3: Grundlegende Dokumentverarbeitung Scanner noch konfigurieren müssen, sehen Sie sich zuerst den Abschnitt Scanner konfigurieren an. So ändern Sie die Standardeinstellungen der SmartTasks: Klicken Sie mit der rechten Maustaste oder doppelklicken Sie auf das gewünschte SmartTask-Symbol. Wählen Sie Scanner, wenn Sie Papierdokumente scannen möchten, oder wählen Sie Bilddateien, wenn Sie vorhandene Bilddateien auf Ihrem Computer laden möchten. Dann klicken Sie auf Konfigurieren, um das Ausgabeformat, die Formatierungsoptionen und beliebige Cloud-Ziele festzulegen. Die verfügbaren Formate und Optionen sind von der von Ihnen verwendeten SmartTask abhängig. Ausführliche Informationen zu den verschiedenen Ausgabeformaten und den Formatierungsoptionen finden Sie in den Abschnitten Dokumente speichern, Formatierungsoptionen auswählen und Dokumente in die Cloud senden. Wenn Sie mit dem Konfigurieren Ihrer SmartTasks fertig sind, klicken Sie auf das SmartTask-Symbol, um die Verarbeitung der Dokumente zu starten. 40

48 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer Wenn Sie Scanner ausgewählt haben, beginnt Readiris mit dem Scannen der Dokumente. Wenn Sie Bilddateien ausgewählt haben, wird eine Fenster eingeblendet, in dem Sie die Bilddateien auswählen können. Wenn Readiris mit der Verarbeitung der Dokumente fertig ist, wird das Fenster Ausgabe-Datei geöffnet. Geben Sie einen Namen für die Ausgabedatei ein und wählen Sie den Speicherort aus. 41

49 Abschnitt 3: Grundlegende Dokumentverarbeitung Wenn Sie die SmartTask Senden an verwenden, wird Ihre Standard- -Software geöffnet. Wenn Sie die SmartTask Senden an Cloud verwenden, werden die Dokumente an die konfigurierte Cloud-Anwendung gesendet. Weitere Informationen zur Verwendung der SmartTasks Dokumententrennung finden Sie im Abschnitt Dokumentenstapel trennen 42

50 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer ABSCHNITT 4: KONFIGURATIONSOPTIONEN AUSWÄHLEN KONFIGURATIONSOPTIONEN Bevor Sie Dokumente in Readiris scannen oder öffnen, können Sie eine Reihe von Konfigurationsoptionen einrichten. Mit diesen Optionen können Sie die Erkennungsergebnisse verbessern. Sie werden beim Scannen oder Öffnen von Dokumenten ausgewählt. Die Konfigurationsoptionen finden Sie in der Gruppe Konfiguration. Drehung Readiris kann Dokumente um 90 nach rechts, 180 und 90 nach links drehen. Wenn Sie mehrere Dokumente mit unterschiedlicher Ausrichtung haben, wählen Sie Automatisch. In diesem Fall dreht Readiris die Dokumente automatisch in die richtige Richtung. 43

51 Abschnitt 4: Konfigurationsoptionen auswählen Hinweis: Achten Sie darauf, dass die Dokumente richtig herum aufgelegt sind, sodass der Text zur Scanfläche zeigt. Andernfalls kann Readiris sie nicht drehen. Seitenschräglage korrigieren Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie schräg gescannte Dokumente gerade ausrichten müssen. Seitenanalyse Diese Option ist standardmäßig aktiviert. In diesem Fall werden die Seiten in Erkennungsbereiche aufgeteilt. Readiris analysiert die ganze Seite und gibt Bereiche an, die Text, Bilder und Tabellen enthalten. Diese Erkennungsbereiche sind zum Verarbeiten der Dokumente erforderlich. Wenn Dokumente keine Erkennungsbereiche enthalten, können sie von Readiris nicht verarbeitet werden. 44

52 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer Ausführliche Informationen zu den Erkennungsbereichen und wie Sie diese bei Bedarf ändern, können Sie im Abschnitt Erkennungsbereiche bearbeiten nachlesen. Nächste Schritte Wenn Sie alle Optionen ausgewählt haben, klicken Sie auf Scannen, um Dokumente zu scannen, oder auf Von Datei, um vorhandene Dateien zu öffnen. Klicken Sie auf die Miniaturansichten im Fenster Seiten und überprüfen Sie, ob die Optionen richtig angewendet wurden. Wenn dies nicht der Fall ist, können Sie sie manuell über die Gruppen unter der Registerkarte Seite ändern. 45

53 Abschnitt 4: Konfigurationsoptionen auswählen Ändern der Seitenkonfigurationsoptionen Wenn die von Ihnen ausgewählten Seitenkonfigurationsoptionen nicht die gewünschten Ergebnisse liefern, können Sie diese nach dem Scannen oder Öffnen der Dokumente manuell ändern. So ändern Sie die Optionen: Wählen Sie im Fenster Seiten die Seite aus, die geändert werden muss. Dann klicken Sie auf die Registerkarte Seite. Hier können Sie die Optionen Geraderichten und Drehung erneut anwenden. Verwenden Sie die Pfeile in der Gruppe Organisieren, um zu anderen Seiten zu wechseln. Tipp: Wenn Sie die Erkennungsbereiche ändern möchten, klicken Sie auf die Registerkarte Bereiche. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Erkennungsbereiche bearbeiten. 46

54 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer ABSCHNITT 5: ERKENNUNGSOPTIONEN AUSWÄHLEN ERKENNUNGSOPTIONEN Readiris konvertiert gescannte Bilder, Bilddateien und PDF-Dateien in bearbeitbare Textdokumente und nach Text durchsuchbare PDF- Dokumente. Damit Readiris Text in Bildern erkennen kann, müssen Sie die richtigen Erkennungsoptionen aktivieren. Tipp: Es wird empfohlen, die Optionen für die Erkennung von Dokumenten vor dem Scannen oder Öffnen von Dokumenten in Readiris einzurichten. Der Grund dafür ist, dass Readiris die Dokumentenerkennung gleichzeitig mit dem Öffnen und Scannen mehrerer Seiten ausführt. Die Erkennungsoptionen finden Sie in der Gruppe Sprachen. Die erweiterten Erkennungsoptionen können Sie über den Erweiterungspfeil in der Gruppe Konfiguration aufrufen. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über die verschiedenen Optionen. 47

55 Abschnitt 5: Erkennungsoptionen auswählen Die Hauptsprache Die Hauptsprache ist bei Weitem die wichtigste Erkennungsoption. Die Qualität des Dokumenterkennung hängt zum Großteil von der richtigen Auswahl der Erkennungssprache ab. Die Erkennungssprache ist mit der Sprache festgelegt, die Sie während der Installation ausgewählt haben. So wählen Sie eine andere Sprache aus: Klicken Sie rechts neben der Liste Primär auf den Pfeil nach unten und wählen Sie die gewünschte Sprache aus. Weitere Erkennungsoptionen (Readiris Pro + Corporate) Numerische Dokumente erkennen Wenn Sie Dokumente verarbeiten, die nur Zahlen und nahezu keinen oder gar keinen Text enthalten, ist es empfehlenswert, die Option Numerisch zu aktivieren. Wenn die Option aktiviert ist, erkennt Readiris nur die Zahlen 0 9 und die folgenden Symbole: 48

56 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer + * / %, Pluszeichen Sternchen Schrägstrich Prozentzeichen Komma. ( ) - = Punkt Klammer auf Klammer zu Bindestrich Gleichheitszeichen $ Dollarzeichen Pfundzeichen Eurozeichen Yenzeichen Westliche Wörter in kyrillischen und slawischen Sprachen und in Griechisch erkennen Wenn Sie kyrillische, slawische oder griechische Dokumente verarbeiten, die auch westliche Wörter in lateinischer Schrift enthalten (beispielsweise Eigennamen), dann wird empfohlen, eine der verfügbaren Sprachkombinationen auszuwählen. Sprachkombinationen sind immer mit der englischen Sprache kombiniert und sind für Russisch, Weiß-Russisch, Ukrainisch, Serbisch, Mazedonisch, Bulgarisch und Griechisch verfügbar. So wählen Sie eine Sprachkombination aus: Klicken Sie in der Liste Primär auf den Pfeil nach unten. Dann wählen Sie die gewünschte Sprachkombination aus. 49

57 Abschnitt 5: Erkennungsoptionen auswählen Beispiel Geschwindigkeit vs. Genauigkeit In Readiris Corporate können Sie auswählen, ob Sie die Geschwindigkeit gegenüber der Genauigkeit oder umkehrt vorziehen. Tipp: Wenn Sie Bilddateien von niedriger Qualität verarbeiten, wird empfohlen, diese Funktion auf Genauigkeit einzustellen. Dies führt zu besseren Ergebnissen. So rufen Sie die Option für Geschwindigkeit vs. Genauigkeit auf: Klicken Sie in der Gruppe Sprache auf den Erweiterungspfeil. Schieben Sie den Regler für eine schnelle Verarbeitung in Richtung Geschwindigkeit. Oder schieben Sie den Regler für bessere Erkennungsergebnisse in Richtung Genauigkeit. 50

58 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer Weitere Erkennungsoptionen (nur Readiris Corporate) Sekundäre Sprachen in einem einzelnen Dokument erkennen Wenn ihre Dokumente Text in mehreren Sprachen enthalten, wird empfohlen, eine Haupterkennungssprache auszuwählen und diese mit verschiedenen sekundären Sprachen zu kombinieren. Sie können bis zu 4 Sprachen auswählen: Klicken Sie rechts neben der Liste Sekundär auf den Pfeil nach unten und markieren Sie die Kontrollkästchen der erforderlichen Sprachen. Sekundäre Sprachen, die für die ausgewählte Hauptsprache nicht verfügbar sind, sind grau dargestellt. Arabische Dokumente erkennen Wenn Sie in Readiris Corporate arabische Dokumente erkennen, können Sie auswählen, welches Erkennungsmodul Sie verwenden möchten: Omnifont oder Multifont. 51

59 Abschnitt 5: Erkennungsoptionen auswählen Standardmäßig verwendet Readiris das Modul Omnifont, welches alle Schriften unabhängig von der Schriftart erkennt. Um beste Erkennungsergebnisse zu erzielen, wird empfohlen, das Modul Multifont zu verwenden, welches viele Schriften in Abhängigkeit der Schriftarten erkennt. Auf diese Weise können Sie die in dem Dokument verwendeten Schriftarten auswählen. Klicken Sie in der Gruppe Sprache auf den Erweiterungspfeil. Dann markieren Sie in der Sprachenliste Primär als Hauptsprache Arabisch. Daraufhin ist die Schaltfläche Schriftarten... verfügbar. Klicken Sie auf die Schaltfläche Schriftarten... und aktivieren Sie Mehrfachschriftartenmodul verwenden. Wählen Sie in der linken Spalte die Schriftarten aus, die Sie erkennen möchten, und verschieben Sie sie in die rechte Spalte, indem Sie auf den Pfeil nach rechts klicken. 52

60 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer Tipp: Wenn die Erkennungsergebnisse selbst mit den richtig ausgewählten Erkennungsoptionen nicht zufriedenstellend sind, ist wahrscheinlich die Bildqualität der Dokumente unzulänglich. Lesen Sie im Abschnitt Bildqualität anpassen nach, wie Sie dieses Problem beheben können. ERWEITERTE ERKENNUNGSOPTIONEN Neben der Dokumentensprache spielen noch andere Dokumenteigenschaften wie der Schriftartentyp und der Zeichenabstand eine wichtige Rolle bei der Verarbeitung von Dokumenten. Sie können auf diese Optionen zugreifen, indem Sie auf den Erweiterungspfeil in der Gruppe Konfiguration klicken oder über die Readiris-Schaltfläche > Erweiterte Einstellungen. Schriftartentyp Readiris unterscheidet zwischen normalen und mit Nadeldruckern gedruckten Dokumenten. Nadeldrucker sind Drucker, bei denen der Text von Dokumenten aus einzelnen, voneinander getrennten Punkten besteht. Zum Erkennen von Nadeldruckdokumenten sind spezielle Segmentierungs- und Erkennungstechniken erforderlich, die aktiviert werden müssen. 53

61 Abschnitt 5: Erkennungsoptionen auswählen So wählen Sie den Schriftartentyp aus: Klicken Sie auf die Readiris-Schaltfläche und dann auf Erweiterte Einstellungen. Klicken Sie auf die Registerkarte Typ der Schriftart. Standardmäßig ist der Schriftartentyp Automatisch aktiviert. Auf diese Weise erkennt Readiris 24-Nadel-Druck oder NLQ (Near Letter Quality - fast Schönschrift) oder andere normale Drucke. Um nur mit einem Nadeldrucker gedruckte Dokumente zu erkennen, klicken Sie auf Nadeldruck. Readiris erkennt dann so genannte Nadeldruckdokumente in Schnellschrift oder 9-Nadel-Druck. Zeichenabstand Der Zeichenabstand gibt die Anzahl an Zeichen pro Zoll einer bestimmten Schriftart an. Der Zeichenabstand ist entweder fest, wobei alle Zeichen die gleiche Breite haben, oder proportional, wobei alle Zeichen eine unterschiedliche Breite haben. So wählen Sie den Zeichenabstand aus: Klicken Sie auf die Readiris-Schaltfläche und dann auf Erweiterte Einstellungen. Klicken Sie auf die Registerkarte Typ der Schriftart. Standardmäßig ist als Zeichenabstand Automatisch aktiviert. Klicken Sie auf Fest, wenn alle Zeichen der Schriftart die gleiche Breite haben. Dies ist häufig bei Dokumenten von alten Schreibmaschinen der Fall. 54

62 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer Klicken Sie auf Proportional, wenn die Zeichen der Schriftart eine unterschiedliche Breite aufweisen. Nahezu alle Zeitungen, Zeitschriften und Bücher werden in Proportionalschrift gedruckt. Wichtig: Diese Dokumenteigenschaften treffen nicht auf asiatische, hebräische oder arabische Dokumente zu. 55

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64 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer ABSCHNITT 6: DOKUMENTE SCANNEN UND ÖFFNEN DOKUMENTE SCANNEN Bevor Sie beginnen: Vergewissern Sie sich, dass der Scanner an den Computer angeschlossen und richtig konfiguriert ist. Lesen Sie ggf. im Abschnitt Scanner konfigurieren nach. Readiris ist mit Twain kompatibel. Readiris unterstützt nahezu alle Flachbettscanner und Scanner mit Dokumenteneinzug, All-in-One- Geräte, Digitalkameras und aktuell erhältliche Scanner. Ausführliche Informationen zu verfügbaren Scannereinstellungen in Readiris finden Sie im Abschnitt Scannereinstellungen auswählen. Wichtiger Hinweis: Readiris Pro kann 50 Seiten gleichzeitig scannen. Es ist nicht möglich, mehr als 50 Seiten in einem einzelnen Readiris-Projekt zu scannen oder zu öffnen. Readiris Corporate kann eine unbegrenzte Anzahl an Seiten in einem einzelnen Projekt öffnen. Scannereinstellungen auswählen In diesem Abschnitt erhalten Sie eine Übersicht über die verfügbaren Scannereinstellungen in Readiris. So rufen Sie die Scannereinstellungen auf: 57

65 Abschnitt 6: Dokumente scannen und öffnen Klicken Sie neben der Schaltfläche Scannen auf den Pfeil nach unten und klicken Sie dann auf Einstellungen. Das Fenster Scanner wird angezeigt. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über alle verfügbaren Scannereinstellungen. Scannermodell Klicken Sie auf Modell... und wählen Sie aus der Liste Ihr Scannerprofil aus. Über das Scannerprofil können Sie auf spezifische Funktionen Ihres Scanners zugreifen. Beispielsweise Duplex-Scannen (ADF). Einstellungen, die für Ihren Scanner nicht verfügbar sind, werden nicht angezeigt oder grau dargestellt. 58

66 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer Wundern Sie sich nicht, wenn ihr Scanner nicht in der Liste aufgeführt ist, denn nicht alle Scanner haben spezielle Scannerprofile. Wenn nicht genau Ihr Scannermodell in der Liste aufgeführt ist, wählen Sie kein ähnliches Profil aus. Wählen Sie stattdessen ein allgemeines Twain-Profil aus. Es sind verschiedene Twain-Profile verfügbar: Wählen Sie <Twain><other models>, wenn Sie einen gewöhnlichen Flachbettscanner verwenden. Wählen Sie <Twain><other models> (User Interface), wenn Sie anstelle von Readiris die Benutzeroberfläche Ihres Scanners zum Scannen von Dokumenten verwenden möchten. Wählen Sie <Twain><other models with duplex feeder>, wenn Sie einen Duplex-Scanner verwenden, der die Vorderund Rückseite einer Seite scannt. Konfigurieren Klicken Sie auf Konfigurieren, um den Scannertreiber auszuwählen. Damit Readiris mit dem Scanner kommunizieren kann, ist die richtige Auswahl des Scannertreibers erforderlich. Wenn Ihr Scanner nicht im Fenster Quelle auswählen angezeigt wird, wurde der Scannertreiber nicht richtig installiert. Installieren Sie den Scannertreiber neu, bevor Sie versuchen, Readiris zu konfigurieren. In der Regel finden Sie den Scannertreiber auf der Website Ihres Scanner-Herstellers. 59

67 Abschnitt 6: Dokumente scannen und öffnen Kontrast Wenn Sie Dokumente von minderer Qualität scannen, ist manchmal eine Anpassung des Kontrasts erforderlich, um optimale Ergebnisse zu erhalten. Schieben Sie den Regler unter Kontrast nach rechts, um den Kontrast der Dokumente zwischen Text und Hintergrund zu erhöhen. Schieben Sie ihn nach links, um den Kontrast zu verringern. Hinweis: Wenn die Option Automatische Helligkeit ausgewählt ist, ist der Regler für Kontrast nicht verfügbar. Die Kontrasteinstellungen werden dann automatisch angepasst. Helligkeit Wenn Sie dunkle, verschwommen Bilder oder extrem helle Bilder scannen, kann es notwendig sein, die Einstellungen für Helligkeit anzupassen. Verschieben Sie den Regler für Helligkeit nach rechts, um die Helligkeit der gescannten Dokumente zu erhöhen. Schieben Sie den Regler nach links, um die Helligkeit zu verringern. 60

68 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer Hinweis: Wenn die Option Automatische Helligkeit ausgewählt ist, ist der Regler für Helligkeit nicht verfügbar. Die Helligkeitseinstellungen werden dann automatisch angepasst. Auflösung für OCR-Erkennung optimieren Diese Option passt die Auflösung der Bilder an, die mit zu hoher Detailauflösung (über 600 dpi) gescannt wurden. Wenn diese Option aktiviert ist, verringert Readiris die Auflösung auf ein geeignetes Maß. Beachten Sie, dass diese Option die Auflösung von Bildern, die mit zu niedriger Detailauflösung gescannt wurden, nicht erhöht. Eine nächste Seite scannen nach Diese Option ist sinnvoll, wenn Sie mehrere Seiten auf einem Flachbettscanner scannen. Sie können hier festlegen, nach wie vielen Sekunden Readiris die nächste Seite scannt. Auf diese Weise haben Sie ausreichend Zeit, die nächste Seite aufzulegen, die dann von Readiris automatisch gescannt wird. Sie müssen dann nicht mehr zur Readiris-Anwendung zurückgehen und jedes Mal auf die Schaltfläche Scannen klicken, wenn eine neue Seite gescannt werden soll. Wählen Sie mithilfe des Pfeils nach unten oder nach oben aus, nach wie vielen Sekunden Readiris eine nächste Seite scannen soll. Format Klicken Sie auf Format, um die Größe der Dokumente zu definieren, die Sie scannen möchten. Tipp: In den USA sind die Formate Letter und Legal die beiden gängigsten Formate. International ist A4 der Standard. 61

69 Abschnitt 6: Dokumente scannen und öffnen Auflösung Wählen Sie die Auflösung, in der Sie Bilder scannen möchten. Es wird eine Auflösung von 300 dpi (Punkte pro Zoll) empfohlen. Wenn Sie sehr klein gedruckte Texte oder asiatische Sprachen scannen, werden 400 dpi empfohlen. Farbmodus Readiris kann Dokumente in Farbe, Schwarzweiß und Graustufen scannen. Beachten Sie, dass Graustufen- und Farbbilder die besten OCR- Ergebnisse liefern. Querformat Aktivieren Sie Option Querformat, wenn Sie Dokumente im Querformat statt im Hochformat scannen. Wenn diese Option aktiviert ist, zeigt Readiris die Dokumente im Querformat auf der Oberfläche an. Automatische Helligkeit Bei manchen Scannern ist die Option Automatische Helligkeit standardmäßig ausgewählt. Diese Option passt die Kontrast- und Helligkeitseinstellungen automatisch an. Um optimale 62

70 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer Erkennungsergebnisse zu erhalten ist ein guter Kontrast erforderlich. Hinweis: Wenn diese Option aktiviert ist, sind die Schieberegler für Kontrast und Helligkeit nicht verfügbar. ADF ADF steht für Automatic Document Feeder. Diese Option ist verfügbar, wenn Ihr Scanner mit einem automatischen Dokumenteneinzug ausgestattet ist. Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie mehrere Stapel von Dokumenten gleichzeitig scannen möchten. Umkehren Twain-Scanner können gelegentlich weißen Text auf schwarzem Hintergrund anzeigen, wenn Dokumente in Schwarzweiß gescannt werden. Um die Farbe von Text/Hintergrund in Dokumenten umzukehren, aktivieren Sie die Option Umkehren. Digitalkamera Wenn Sie eine Twain-kompatible Digitalkamera verwenden, können Sie die Kamera direkt als Scanquelle verwenden. Aktivieren Sie hierfür die Option Digitalkamera. Readiris verwendet dann zum Verarbeiten der Digitalkamerabilder spezielle Erkennungsroutinen. Weitere Tipps zur Verwendung einer Kamera als Scanquelle können Sie im Abschnitt Bilder von Digitalkameras verarbeiten nachlesen. 63

71 Abschnitt 6: Dokumente scannen und öffnen Verarbeiten wie 300 dpi Aktivieren Sie die Option Verarbeiten wie 300 dpi, wenn Sie Bilder mit einer falschen oder unbekannten Auflösung verarbeiten. Diese Bilder werden verarbeitet, als wiesen sie eine Auflösung von 300 dpi auf. Farbbilder glätten Diese Option ist standardmäßig aktiviert. Sie verbessert das Erscheinungsbild von Farb- und Graustufenbildern in Dokumenten. Hinweis: Bei einigen Scannermodellen ist eine Bildglättung erforderlich, um Farb- und Graustufenbilder erfolgreich zu erkennen. Duplex Wenn Sie einen Duplex-Scanner verwenden (ein Scanner, der die Vorder- und Rückseite von Dokumenten scannen kann), ist die Option Duplex scannen verfügbar. Aktivieren Sie diese Option, wenn Readiris die Vorder- und Rückseite von Dokumenten scannen soll. Schnelle Binärkonvertierung (nur Readiris Corporate) Wenn Sie einen Hochgeschwindigkeitsscanner verwenden, wird empfohlen, die Option Schnelle Binärkonvertierung zu aktivieren. Diese Option beschleunigt die Verarbeitungsgeschwindigkeit erheblich. Tipp: Sie sollten diese Option nicht aktivieren, wenn Sie Dokumente von niedriger Qualität scannen. 64

72 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer STAPEL VON DOKUMENTEN SCANNEN (Dieser Abschnitt trifft nur für Readiris Corporate zu) IMPORTANT NOTE: see the separate Technical Note for information on the new Watched Folders features. This note can be found in the installation folder. By default, the installation folder is C:\Program Files\Readiris Corporate 14\Manual. Or C:\Program Files (x86)\readiris Corporate 14\Manual. Wenn Sie ganze Stapel von Dokumenten scannen müssen, können Sie die Funktion Überwachter Ordner in Readiris verwenden. Auf diese Weise können Sie alle Dokumente in einen bestimmten Ordner scannen, der von Readiris überwacht wird. Wenn Readiris ein neues Dokument in dem überwachten Ordner entdeckt, wird es automatisch verarbeitet und an einen Ausgabeorder gesendet. Wichtiger Hinweis: Wenn Sie einen überwachten Ordner in Readiris verwenden, ist es nicht möglich, Readiris gleichzeitig als Scananwendung zu verwenden. So richten Sie einen überwachten Ordner ein: Klicken Sie neben der Schaltfläche Von Datei auf den Pfeil nach unten. Dann klicken Sie auf Überwachter Ordner. 65

73 Abschnitt 6: Dokumente scannen und öffnen Beachten Sie, dass die Option Überwachter Ordner nur verfügbar ist, wenn keine Dokumente in Readiris geöffnet sind. Geben Sie den Pfad zum Eingabeordner an, in den die Dokumente gescannt werden sollen. Wenn Sie auch die Unterordner im überwachten Ordner verarbeiten möchten, aktivieren Sie die Option Unterordner verarbeiten. Dann geben Sie den Pfad zum Ausgabeordner an, wo die verarbeiteten Dokumente gespeichert werden. Wichtiger Hinweis: Wählen Sie keinen Ausgabeordner, der auch als überwachter Ordner verwendet wird. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ausgabeformat definieren und wählen Sie das gewünschte Ausgabeformat und die Formatierungsoptionen aus. Tipp: Weitere Informationen finden Sie in den Abschnitten Dokumente speichern und Formatierungsoptionen auswählen. 66

74 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer Wenn Sie alle Optionen ausgewählt haben, klicken Sie auf OK, damit Readiris mit der Überwachung des überwachten Ordners beginnt. Es werden alle Bilder verarbeitet, die Readiris in diesem Ordner entdeckt. So fügen Sie dem von Readiris überwachten Order Dokumente hinzu: Scannen Sie Dokumente über die Oberfläche des Scanners. Oder: Verschieben Sie vorhandene Bilddateien in den überwachten Ordner. BILDDATEIEN ÖFFNEN Neben dem Scannen von Dokumenten können Sie mit Readiris auch Bilddateien und PDF-Dateien öffnen. Wichtiger Hinweis: Readiris Pro kann mehrseitige Bilddateien mit bis zu 50 Seiten öffnen. Es ist nicht möglich, mehr als 50 Seiten in einem einzelnen Readiris-Projekt zu öffnen. Wenn Sie mehr Seiten in einem einzelnen Projekt verarbeiten müssen, wechseln Sie zu Readiris Corporate. 67

75 Abschnitt 6: Dokumente scannen und öffnen Readiris unterstützt die folgenden Bilddateiformate: 68

76 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer Bilddateiformat Adobe PDF DCX-Fax DjVu-Bilder JPEG-Bilder JPEG 2000-Bilder Portable Network Graphics (Komprimierte und mehrseitige) TIFF-Bilder unkomprimiert und LZW, PackBits, Group 3, Group 4 und JPEG-komprimiert Windows-Bitmap ZSoft Paintbrush-Bilder Dateinamenerweiterung *.pdf *.dcx *.djv, *.djvu *.jpg, *.jpeg *.j2c, *.j2k, *.jp2 *.png *.tif, *.tiff *.bmp *.pcx So öffnen Sie vorhandene Bilddateien: Klicken Sie auf die Schaltfläche Von Datei. Wählen Sie die Bilddateien aus, die Sie verarbeiten möchten, und klicken Sie auf Öffnen. 69

77 Abschnitt 6: Dokumente scannen und öffnen Hinweis: Wenn die Bilddatei mit einer niedrigen oder unbekannten Auflösung gescannt wurde, zeigt Readiris die folgende Warnung an: Klicken Sie auf Trotzdem öffnen, um mit dem Bild fortzufahren. 70

78 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer Tipp: Klicken Sie auf die Schaltfläche Hilfe, um Ratschläge zu erhalten, wie Sie bei Bildern mit niedriger Auflösung die bestmöglichen Ergebnisse erhalten. Optionen beim Öffnen Wenn Sie Bilddateien öffnen, sind mehrere Optionen verfügbar: PDF-Dokumente öffnen mit Farben Diese Option führt das aus, was sie besagt: Sie öffnet PDF- Dokumente in Farbe. Deaktivieren Sie diese Option, wenn Sie PDF-Dokumente in Schwarzweiß öffnen möchten, um den Öffnungsvorgang zu beschleunigen. Farbbilder glätten Diese Option ist standardmäßig aktiviert. Sie verbessert das Erscheinungsbild von Farb- und Graustufenbildern in Dokumenten. Hinweis: Bei einigen Scanner-Modellen ist eine Bildglättung erforderlich, um Farb- und Graustufenbilder erfolgreich zu erkennen. Verarbeiten wie 300 dpi Aktivieren Sie Verarbeiten wie 300 dpi, wenn Sie Bilder mit einer falschen oder unbekannten Auflösung verarbeiten. Diese Bilder werden verarbeitet, als wiesen sie eine Auflösung von 300 dpi auf. Schnelle Binärkonvertierung (Readiris Corporate) 71

79 Abschnitt 6: Dokumente scannen und öffnen Wenn Sie viele Bilddateien gleichzeitig öffnen, wird empfohlen, die Schnelle Binärkonvertierung zu aktivieren. Diese Option beschleunigt die Verarbeitungsgeschwindigkeit erheblich. Tipp: Sie sollten diese Option nicht aktivieren, wenn Sie Dokumente von niedriger Qualität scannen. Seiten zu laden Verwenden Sie diese Option, wenn Sie nur einen bestimmten Abschnitt von mehrseitigen TIFF- oder PDF-Dateien öffnen möchten. Aktivieren Sie Alle Seiten, wenn Sie das gesamte Dokument öffnen möchten (bis zu 50 Seiten in Readiris Pro). Oder aktivieren Sie Seiten und geben Sie den Seitenbereich an. Weitere Möglichkeiten zum Öffnen von Bilddateien Außer über die Schaltfläche Von Datei können Sie Bilddateien auch öffnen, indem Sie sie in die Oberfläche von Readiris ziehen. BILDDATEIEN ALS STAPEL VERARBEITEN (Dieser Abschnitt trifft nur für Readiris Corporate zu) Wenn Sie ganze Stapel von Bilddateien verarbeiten, können Sie den Ordner Stapelerkennung in Readiris verwenden. Klicken Sie neben der Schaltfläche Von Datei auf den Pfeil nach unten. 72

80 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer Dann klicken Sie auf Stapelerkennung. Beachten Sie, dass die Stapelerkennung nur verfügbar ist, wenn keine Dokumente in Readiris geöffnet sind. Geben Sie den Pfad zum Eingabeordner an, indem sich die Bilddateien befinden. Dann geben Sie den Pfad zum Ausgabeordner an, wo die verarbeiteten Dokumente gespeichert werden. Dann wählen Sie die Verarbeitungsoptionen aus: o Unterordner verarbeiten verarbeitet alle untergeordneten Ordner des Eingabeordners. o Ausgabedateien überschreiben überschreibt alle vorhandenen Ausgabedateien mit demselben Namen im Ausgabeordner. 73

81 Abschnitt 6: Dokumente scannen und öffnen o Bilder löschen nach Erkennung löscht alle Originaleingabebilder nach der Verarbeitung. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ausgabeformat definieren und wählen Sie das gewünschte Ausgabeformat und die Formatierungsoptionen aus. Tipp: Weitere Informationen finden Sie in den Abschnitten Dokumente speichern und Formatierungsoptionen auswählen. Wenn Sie alle gewünschten Optionen ausgewählt haben, klicken Sie auf OK, um die Verarbeitung der Dokumente zu starten. 74

82 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer ABSCHNITT 7: BILDQUALITÄT ANPASSEN Die Erkennungsergebnisse hängen zum Großteil von der Bildqualität der Dokumente ab. Wenn Sie Dokumente mit sehr schlechter Bildqualität scannen, kann Readiris diese nicht richtig erkennen. Dies liegt daran, dass Readiris Bilder von Textzeichen in echte Textzeichen konvertiert. Wenn Dokumente zu dunkel sind, verlaufen die Zeichen miteinander und ergeben schwarze Punkte. Wenn Dokumente zu hell sind, werden Textzeichen möglicherweise nur bruchstückhaft angezeigt. Infolgedessen kann Readiris die Textzeichen nicht erkennen. Beispiel 1: Text ist zu dunkel Die Buchstaben verlaufen, bilden Kleckse und werden unscharf. Buchstaben wie a, e sind nahezu komplett verschwommen. Beispiel 2: Text ist zu hell Hier werden die Zeichen teilweise mit Unterbrechungen und nur bruchstückhaft angezeigt. 75

83 Abschnitt 7: Bildqualität anpassen So verbessern Sie die Erkennungsergebnisse: Überprüfen Sie die Scannereinstellungen und vergewissern Sie sich, dass die Dokumente mit einer Auflösung von 300 dpi und in Graustufen gescannt wurden. Weitere Informationen können Sie im Abschnitt Scannereinstellungen auswählen nachlesen. Wurden diese Einstellungen nicht verwendet, scannen Sie die Dokumente erneut mit diesen Einstellungen. Dann rufen Sie die Bildanpassungsoptionen auf: Klicken Sie auf die Registerkarte Ansicht. Deaktivieren Sie die Option Dokument farbig anzeigen. Dann klicken Sie auf Größe > 100 %. Dadurch wird das Bild vergrößert und Sie können die Textzeichen genauer ansehen. Die Zeichen sollten sich nicht berühren und nicht klecksig, verblasst oder bruchstückhaft sein. 76

84 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer Klicken Sie nun auf die Registerkarte Seite und dann zum Bearbeiten des Bildes auf Anpassen. Farbbild glätten Diese Option ist standardmäßig ausgewählt. Dies gleicht Unterschiede der Intensität aus, was einen höheren Kontrast zwischen Text und Hintergrund ergibt. Teilweise ist die Glättung 77

85 Abschnitt 7: Bildqualität anpassen die einzige Möglichkeit, Text von einem farbigen Hintergrund abzuheben. Helligkeit Verwenden Sie den Schieberegler, um die Helligkeit der Dokumente zu erhöhen oder verringern. Beispiel 1: Bild ist zu dunkel Das nachfolgende Bild ist zu dunkel und zeigt ein komplett schwarzes Bild. Es ist kein Text zu erkennen. In diesem Fall müssen Sie die Helligkeit des Bildes erhöhen, sodass der Text angezeigt wird. Beispiel 2: Bild ist zu hell Das nachfolgende Bild ist zu hell und Textzeichen werden nur bruchstückhaft angezeigt. Der Text ist kaum lesbar. 78

86 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer In diesem Fall müssen Sie die Helligkeit des Bildes verringern, um zufriedenstellende Ergebnisse zu erhalten. Kontrast Verwenden Sie den Schieberegler, um den Kontrast der Dokumente zwischen Text und Hintergrund zu erhöhen oder verringern. Beispiel Das nachfolgende Bild zeigt Textzeichen nur bruchstückhaft an. In diesem Fall müssen Sie den Kontrast des Bildes erhöhen, um zufriedenstellende Ergebnisse zu erhalten. 79

87 Abschnitt 7: Bildqualität anpassen Flecken entfernen Manche Dokumente zeigen starkes Rauschen - kleine schwarze Flecken, die beim Scannen von Dokumenten schlechter Qualität oder bei Verwendung ungeeigneter Scannereinstellungen auftreten. Verwenden Sie zum Entfernen dieser kleinen schwarzen Flecken den Schieberegler Flecken entfernen. Je größer die zu entfernenden Flecken sind, desto weiter müssen Sie den Schieberegler nach rechts verschieben. Wenn Sie die Anpassung der Bildqualität abgeschlossen haben: Klicken Sie auf Übernehmen, um eine Vorschau der Ergebnisse anzuzeigen. Wenn die Ergebnisse zufriedenstellend sind, klicken Sie auf OK. Ändern Sie anderenfalls die Einstellungen erneut. 80

88 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer ABSCHNITT 8: ERKENNUNGSBEREICHE BEARBEITEN Einführung Wenn Sie in Readiris ein Dokument scannen oder eine Bilddatei öffnen, wird jede Seite automatisch in Erkennungsbereiche aufgeteilt. Readiris verwendet diese Bereiche, um festzulegen, wie die einzelnen Teile eines Dokuments konvertiert werden müssen. Wenn ein Dokument keine Bereiche enthält, kann es nicht erkannt werden. Es gibt in Readiris Pro 3 Arten von Erkennungsbereichen. Dies sind die Bereiche Text, Bild und Tabelle. In Readiris Corporate gibt es noch einen vierten Bereichstyp, den Bereich Strichcode. Jeder Bereichstyp hat seine eigene Farbe. Textbereiche Bildbereiche Tabellenbereiche *Strichcodebereiche Orange Lila Rosa Grün *nur Readiris Corporate 81

89 Abschnitt 8: Erkennungsbereiche bearbeiten Die Bereiche sind nummeriert; die Zahl steht in der linken oberen Ecke eines Bereichs. Die Zahlen sind von oben nach unten und von links nach rechts angeordnet*. Sie geben die Reihenfolge an, in der die Bereiche erkannt werden. *Hinweis: Wenn Sie arabische Dokumente verarbeiten und Arabisch als Hauptsprache auswählen, sind die Zahlen von rechts nach links angeordnet. Beispiel von Erkennungsbereichen Ändern der automatischen Seitenanalyse Die oben erläuterten Bereiche werden automatisch über die Option Seitenanalyse erstellt. Diese automatische Seitenanalyse ist sehr flexibel und kann auf verschiedene Arten geändert werden. Sie können beispielsweise manuell neue Bereiche erstellen, den Bereich von vorhandenen Bereichen ändern, Bereiche verkleinern oder vergrößern, die Sortierreihenfolge ändern usw. 82

90 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer Beachten Sie jedoch, dass in Readiris keine Textbearbeitung möglich ist. Diese Art der Bearbeitung muss in der Zielanwendung, z. B. Microsoft Word, Excel usw. vorgenommen werden. So greifen Sie auf die Bearbeitungs- und Layout-Optionen zu: Scannen oder öffnen Sie ein Dokument in Readiris. Klicken Sie auf die Registerkarte Bereiche. Die Optionen Bearbeiten und Layout Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über die Bearbeitungs- und Layoutoptionen in Readiris. Hinweis: Wenn Sie Änderungen am Layout vornehmen, führt Readiris die Erkennung der gesamten Seite erneut durch. Bereiche manuell zeichnen Wenn Readiris Erkennungsbereiche vergessen hat, können Sie diese manuell zeichnen. Beachten Sie, dass Strichcodebereiche immer manuell gezeichnet werden müssen. Sie werden nicht automatisch durch die Funktion Seitenanalyse erstellt. So zeichnen Sie Bereiche: Klicken Sie in der Gruppe Bearbeiten auf den Bereichstyp, den Sie erstellen möchten. 83

91 Abschnitt 8: Erkennungsbereiche bearbeiten Dann halten Sie die linke Maustaste gedrückt und zeichnen einen Rahmen um den Bereich, den Sie erkennen möchten. In dem nachfolgenden Bild haben wir manuell einen neuen Tabellenbereich gezeichnet (der rosa Rahmen). Bereichstyp ändern Wenn Sie Dokumente minderer Qualität scannen, kann es vorkommen, dass Readiris die Bereichstypen nicht richtig erkennt. Wenn dies der Fall ist, können Sie die Bereichstypen manuell ändern: Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den Bereich, den Sie ändern möchten. Zeigen Sie auf Bereich > Typ und klicken Sie dann auf den gewünschten Bereichstyp. 84

92 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer Wichtiger Hinweis: Wenn Sie Dokumente minderer Qualität verarbeiten, wird Readiris wahrscheinlich Probleme haben, diese richtig zu erkennen. Lesen Sie im Abschnitt Bildqualität anpassen nach, wie Sie diese Probleme vermeiden können. Bereichstyp von mehreren Bereichen gleichzeitig ändern Wenn Sie Dokumente minderer Qualität scannen, kann es vorkommen, dass Readiris die Bereichstypen nicht richtig erkennt. Wenn dies der Fall ist, können Sie die Bereichstypen manuell ändern: Klicken Sie in der Gruppe Bearbeiten auf Bereich auswählen. Halten Sie die Umschalttaste gedrückt und klicken Sie auf die Bereiche, die Sie ändern möchten. Dann klicken Sie, immer noch bei gedrückter Umschalttaste, mit der rechten Maustaste in einen ausgewählten Bereich, zeigen auf Bereich > Typ und klicken auf den gewünschten Bereichstyp. 85

93 Abschnitt 8: Erkennungsbereiche bearbeiten Wichtiger Hinweis: Wenn Sie Dokumente minderer Qualität verarbeiten, wird Readiris wahrscheinlich Probleme haben, diese richtig zu erkennen. Lesen Sie im Abschnitt Bildqualität anpassen nach, wie Sie diese Probleme vermeiden können. Bereiche vergrößern und verkleinern Klicken Sie in der Gruppe Bearbeiten auf Bereich auswählen. Dann klicken Sie in den Bereich, den Sie verkleinern oder vergrößern möchten. Klicken und halten Sie die Maustaste auf einem Punkt auf dem Rahmen und ziehen Sie den Rahmen dann zum Vergrößern oder Verkleinern des Bereichs in die gewünschte Richtung. Sortierreihenfolge von Bereichen ändern Die Reihenfolge, in der die Bereiche nummeriert sind, bestimmt, in welcher Reihenfolge sie in den Ausgabedokumenten enthalten sind. So ändern Sie die Reihenfolge: Klicken Sie in der Gruppe Bearbeiten auf Bereich auswählen. 86

94 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer Dann klicken Sie in der Gruppe Layout auf die Schaltfläche Sortieren. Die Zahlen werden daraufhin nicht mehr für die Bereiche angezeigt. Klicken Sie jetzt nacheinander und in der Reihenfolge auf die Bereiche, in der diese sortiert sein sollen. Bereiche verschieben Klicken Sie in der Gruppe Bearbeiten auf Bereich auswählen. Dann klicken Sie in den Bereich, den Sie verschieben möchten, halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie den Rahmen an die gewünschte Position. Bereiche verbinden Wenn Sie zwei Textbereiche haben, die zusammengehören, und Sie die beiden Bereiche in einem Textbereich haben möchten, dann tun Sie Folgendes: Wählen Sie in der Gruppe Bearbeiten die Option Text. 87

95 Abschnitt 8: Erkennungsbereiche bearbeiten Dann zeichnen Sie einen Textbereich zwischen den beiden Bereichen, um diese zu verbinden. Die beiden Bereiche werden zu einem zusammengefügt. Bereiche löschen Beachten Sie, dass nur Bereiche des gleichen Bereichstyps verbunden werden können. Wenn Sie Bereiche von der Erkennung ausschließen möchten: Klicken Sie in der Gruppe Bearbeiten auf Bereich auswählen. 88

96 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer Halten Sie die Umschalttaste gedrückt und wählen Sie die Bereiche aus, die Sie löschen möchten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählten Bereiche, zeigen Sie auf Bereich und klicken Sie auf Löschen. 89

97 Abschnitt 8: Erkennungsbereiche bearbeiten Kleine Bereiche löschen Manche Dokumente zeigen starkes Rauschen - kleine schwarze Flecken, die beim Scannen von Dokumenten minderer Qualität oder bei Verwendung ungeeigneter Scannereinstellungen auftreten. Wenn das der Fall ist, kann es passieren, dass Readiris diese als Erkennungsbereich markiert, obwohl sie keinen verwendbaren Inhalt enthalten. So schließen Sie diese Bereiche von der Erkennung aus: Klicken Sie auf die Option Kleine Bereiche löschen. Diese Option löscht alle Fenster, die kleiner als 1,27 cm (0,5 Zoll) sind, und sortiert die verbleibenden Bereiche neu. Bereiche an Rändern ignorieren Wenn Ihr Scanner schwarze Ränder um Dokumente erzeugt, kann es passieren, dass Readiris diese als Erkennungsbereich markiert, obwohl sie keinen verwendbaren Inhalt enthalten. In diesem Fall wird empfohlen, die Option Bereiche an Rändern ignorieren zu verwenden. Auf diese Art werden die Bereiche von der Erkennung ausgeschlossen. 90

98 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer Bestimmten Bereich ignorieren Wenn das Dokument nur Inhalt in einem bestimmten Bereich der Seite enthält, können Sie die Option Ignorieren verwenden, um den Rest der Seite von der Erkennung auszuschließen. Klicken Sie in der Gruppe Layout auf Ignorieren. Zeichnen Sie dann einen Rahmen um den Abschnitt, der die Informationen enthält. Alles außerhalb dieses Rahmens wird ignoriert. Hinweis: Sie können diese Option auch verwenden, um Bereichsvorlagen zu erstellen, wenn Ihre Dokumente alle ein ähnliches Layout haben. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Bereichsvorlagen verwenden. Inhalt eines bestimmten Bereichs erkennen Wenn Sie nur den Inhalt eines bestimmten Textbereichs erkennen möchten und kein vollständig konvertiertes Ausgabedokument benötigen, können Sie die Option Kopieren als Text verwenden. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den Textbereich, der erkannt werden soll. Dann klicken Sie auf Kopieren als Text. 91

99 Abschnitt 8: Erkennungsbereiche bearbeiten Die Ergebnisse werden als Textkörper in die Zwischenlage kopiert. Sie können sie jetzt in eine andere Anwendung einfügen. Seitenanalyse erneut durchführen Wenn Sie mit den von Ihnen vorgenommenen Änderungen nicht zufrieden sind, können Sie die automatische Seitenanalyse jederzeit erneut durchführen. Klicken Sie dazu auf den Befehl Analysieren. Wenn Sie möchten, können Sie die automatische Seitenanalyse folgendermaßen vollständig deaktivieren: Klicken Sie auf die Registerkarte Startseite. Deaktivieren Sie die Option Seitenanalyse. In diesem Fall müssen Sie dann die Erkennungsbereiche manuell definieren. Wenn ein Dokument keine Erkennungsbereiche enthält, kann es von Readiris nicht verarbeitet werden. 92

100 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer BEREICHSVORLAGEN VERWENDEN Wenn Sie viele ähnlich aussehende Dokumente scannen möchten, kann die Verwendung von Bereichsvorlagen sinnvoll sein, anstatt jedes Mal die Erkennungsbereiche zu bearbeiten. In einer Bereichsvorlage geben Sie an, wie die Dokumente aussehen sollen und wo sich die Text-, BILD- und Tabellenbereiche befinden. Auf diese Weise sucht Readiris nur nach den angegebenen Bereichen, was Ihnen eine Menge Zeit einspart. So erstellen Sie eine Bereichsvorlage: Scannen Sie zuerst das Dokument. Dann klicken Sie auf die Registerkarte Bereiche, um die Bereiche entsprechend Ihren Wünschen zu bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Erkennungsbereiche bearbeiten. Anschließend klicken Sie auf Speichern, um die Bereichsvorlage zu speichern. So verwenden Sie eine Bereichsvorlage: Deaktivieren Sie zuerst die Seitenanalyse in der Gruppe Konfiguration. 93

101 Abschnitt 8: Erkennungsbereiche bearbeiten Dann scannen oder öffnen Sie Ihre Dokumente in Readiris. Klicken Sie in der Registerkarte Bereiche auf Öffnen. Sie werden aufgefordert, die Bereichsvorlage für die aktuelle Seite oder alle bereits geöffneten Seiten zu laden. 94

102 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer ABSCHNITT 9: DOKUMENTE SPEICHERN Die Dokumente, die Sie mit Readiris verarbeiten, können in zahlreichen Ausgabeformaten von Nur-Text-Dateien über Wordund Excel-Dateien mit vollständigem Layout bis zu PDF- und XPS- Dateien gespeichert werden. Mit Readiris können Sie auch Bild-PDF-Dateien (in denen Sie keinen Text auswählen oder kopieren können) in vollständig nach Text durchsuchbare PDF-Dokumente umwandeln. Dasselbe gilt für Bild-XPS-Dokumente. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über die unterstützten Ausgabeformate. PDF PDF steht für Portable Document Format. Es ist ein von Adobe System Inc. entwickeltes Format für einen unkomplizierten Austausch von Dokumenten. PDF-Dateien sind unabhängig von Geräten und von der Auflösung und können unter jedem Betriebssystem (Windows, Mac OS, Linux, ios, Android, etc.) geöffnet werden. PDF-Dateien werden hauptsächlich für Speicherzwecke verwendet. Beachten Sie, dass der Inhalt von PDF- Dateien nicht (einfach) bearbeitet werden kann. Mit Readiris können Sie 4 Typen von PDF-Dateien erzeugen: PDF-Bild-Text (= durchsuchbare PDF-Bilddatei). Dieser Dateityp wird am häufigsten verwendet. Er enthält zwei Ebenen: den erkannten Text und das Originalbild über dem 95

103 Abschnitt 9: Dokumente speichern Text. Auf diese Weise können Sie auf den erkannten Text zugreifen und dennoch das Originalbild anzeigen. Hinweis: Da das Bild den Text abdeckt, können Sie Erkennungsfehler nicht sehen. PDF-Text-Bild. Dieser Dateityp ist das Gegenteil von PDF- Bild-Text. Hier ist das Originalbild im Hintergrund und der erkannte Text liegt über dem Bild. Hinweis: Erkennungsfehler sind bei diesem Format sichtbar. PDF-Text. Dieser Dateityp enthält erkannten Text, aber nicht das Originalbild des Dokuments. Alle Bilder im Originaldokument sind als Grafik in der PDF-Datei enthalten. PDF-Bild. Wenn Sie diesen Dateityp wählen, führt Readiris keine Texterkennung für das Dokument aus. Die erzeugte PDF-Datei kann nicht nach Text durchsucht werden und enthält nur das Bild des Originaldokuments. Hinweis: Für PDF-Dateien sind viele Optionen verfügbar. Readiris kann hyperkomprimierte PDF-Dateien, kennwortgeschützte PDF-Dateien, PDF-Dateien und PDF/Akompatible PDF-Dateien erzeugen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt PDF-Optionen auswählen. Tipp: Mit Readiris können Sie auch Bild-PDF-Dateien in nach Text durchsuchbare PDF-Dateien umwandeln. XPS XPS steht für XML Paper Specification. Dies ist ein von Microsoft Inc. entwickeltes Dokumentenformat mit festem Layout zur Wahrung der Wiedergabetreue von Dokumenten. XPS-Dateien werden genau wie PDF-Dateien vor allem für Speicherzwecke verwendet. Beachten Sie, dass der Inhalt von XPS-Dateien nicht (einfach) bearbeitet werden kann. 96

104 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer Mit Readiris können Sie 4 Typen von XPS-Dateien erzeugen: XPS-Bild-Text. Dieser Dateityp wird am häufigsten verwendet. Er enthält zwei Ebenen: den erkannten Text und das Originalbild über dem Text. Auf diese Weise können Sie auf den erkannten Text zugreifen und dennoch das Originalbild anzeigen. Hinweis: Da das Bild den Text abdeckt, können Sie Erkennungsfehler nicht sehen. XPS-Text-Bild. Dieser Dateityp ist das Gegenteil von XPS- Bild-Text. Hier ist das Originalbild im Hintergrund und der erkannte Text liegt über dem Bild. Hinweis: Erkennungsfehler sind bei diesem Format sichtbar. XPS-Text. Dieser Dateityp enthält erkannten Text, aber nicht das Originalbild des Dokuments. Alle Bilder im Originaldokument sind als Grafik in der XPS-Datei enthalten. XPS-Bild. Wenn Sie diesen Dateityp wählen, führt Readiris keine Texterkennung für das Dokument aus. Die erzeugte XPS-Datei kann nicht nach Text durchsucht werden und enthält nur das Bild des Originaldokuments. Hinweis: Readiris kann auch hyperkomprimierte XPS- Dokumente erstellen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt XPS-Optionen auswählen. RTF RTF steht für Rich Text Formatting. Dies ist ein von Microsoft Inc. entwickeltes freies Dateiformat für einen unkomplizierten Austausch von Dokumenten. Die meisten Textverarbeitungsprogramme können RTF-Dokumente lesen und schreiben. Beispiele sind Microsoft Word 97, 2000, 2002,

105 Abschnitt 9: Dokumente speichern Auch hier stehen viele Layoutmöglichkeiten zur Verfügung. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Formatierungsoptionen auswählen. DOCX DOCX ist ein neues Standardtextverarbeitungsformat, das in Microsoft Word 2007 und 2010 verwendet wird. Dieses Dateiformat basiert auf dem XML-Format (Extensible Markup Language). Es stehen dieselben Layoutoptionen wie für DOC- und RTF- Dokumente zur Verfügung. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Formatierungsoptionen auswählen. DOC DOC ist das in Microsoft Word 97, 2000, 2002 und 2003 verwendete Standardformat. Es ist eines der Standardtextverarbeitungsformate. Für.doc-Dokumente stehen viele Layoutmöglichkeiten zur Verfügung. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Formatierungsoptionen auswählen. Beachten Sie, dass zum Erzeugen von DOC-Dateien Microsoft Word auf Ihrem Computer installiert sein muss. ODT ODT steht für Open DocumentText. Dies ist ein Open-Source- Dateiformat. ODT-Dateien können mit allen OpenOffice-kompatiblen Textverarbeitungsprogrammen geöffnet werden. Weitere Informationen über die verfügbaren Layoutoptionen finden Sie im Abschnitt Formatierungsoptionen auswählen. 98

106 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer Spreadsheet ML (xml) SpreadsheetML ist ein von Microsoft Inc. entwickelter XML- Dialekt. Es ist das Standardtabellenkalkulationsformat in Microsoft Excel Dieses Format ist sinnvoll für die Verarbeitung von Dokumenten mit vielen Tabellen und Zahlen. Für SpreadsheetML stehen spezielle Layoutoptionen zur Verfügung. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt SpreadsheetML-Optionen. XLSX XLSX ist ein neues Standardformat für Tabellenkalkulationsdateien, das in Microsoft Word 2007 und 2010 verwendet wird. XLSX-Dateien werden mit dem Open XML- Standard erstellt. Jede Zelle in einer XLSX-Datei kann eine unterschiedliche Formatierung haben. Weitere Informationen über die verfügbaren Layoutoptionen finden Sie im Abschnitt Formatierungsoptionen auswählen. CSV CSV steht für Comma Separated Value. Es ist ein Textformat zum Speichern von tabellarischen Daten. In einer CSV-Datei werden zum Trennen der Werte Kommas verwendet. Dieses Format wird meist in Verbindung mit Microsoft Excel auf Windows- Computern verwendet. TXT Eine TXT-Datei ist ein Standardtextdokument, das unformatierten Text enthält. TXT-Dateien können mit beliebigen Texteditoren oder Textverarbeitungsanwendungen geöffnet werden. Für TXT-Dateien sind keine Layoutoptionen verfügbar. HTML 99

107 Abschnitt 9: Dokumente speichern HTML steht für Hypertext Markup Language. Es ist die überwiegende für Webseiten verwendete Markupsprache. HTML bietet die Möglichkeit, die Struktur und Formatierung von textbasierten Informationen in einem Dokument zu beschreiben. Dieses Dateiformat kann in Microsoft Excel, in Webbrowsern wie Internet Explorer und Webseiteneditoren wie Adobe Dreamweaver geöffnet werden. Weitere Informationen über die Layoutoptionen finden Sie im Abschnitt Formatierungsoptionen auswählen. TIF TIF steht für Tagged Image File. Es ist ein Grafikformat hoher Qualität, das häufig zum Speichern von Bildern mit vielen Farben verwendet wird. Verwenden Sie dieses Format, wenn Readiris Dokumente in Bilddateien konvertieren soll. Für diese Dokumente wird keine Texterkennung durchgeführt. Hinweis: Es werden auch etliche ältere Dateiformate unterstützt. Hinweis: In Readiris erstellte RTF-Dateien können auch in den webbasierten Office-Anwendungen AjaxWrite, ThinkFree, Zoho Writer und Google Writely geöffnet werden. Wenn Sie eine dieser Anwendungen verwenden, sollten Sie darauf achten, dass die Layoutoption Wort- und Absatzformatierung beibehalten ausgewählt ist. So speichern Sie Dokumente: Klicken Sie in der Gruppe Ausgabe auf den Erweiterungspfeil. Das Fenster Ausgabe wird geöffnet. 100

108 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer Wählen Sie aus der ersten Dropdownliste das gewünschte Format aus. Aktivieren Sie Speichern und öffnen, wenn Sie möchten, dass die Dokumente nach der Verarbeitung in Readiris in der entsprechenden Anwendung geöffnet werden. Beachten Sie, dass die entsprechende Anwendung auf Ihrem Computer installiert sein muss, damit diese Funktion ausgeführt werden kann. Behalten Sie die in der zweiten Dropdownliste ausgewählte Option Als Datei speichern bei. Wählen Sie ggf. weitere Formatierungsoptionen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Formatierungsoptionen auswählen. Klicken Sie auf OK, um das Fenster Ausgabe zu schließen. Dann klicken Sie auf Senden, um die Dokumente zu konvertieren und zu speichern. 101

109 Abschnitt 9: Dokumente speichern Wenn Readiris mit der Verarbeitung fertig ist, wird das Fenster Ausgabe-Datei geöffnet. Geben Sie einen Namen für die Ausgabedatei ein. Hinweis: Readiris speichert standardmäßig alle Seiten in einer einzigen Ausgabedatei. Wenn Sie eine Datei pro Seite erzeugen möchten, markieren Sie Eine Datei je Seite erstellen. Hinweis: Nachdem Sie die Dokumente gespeichert haben, werden sie nicht automatisch von der Oberfläche in Readiris entfernt. So haben Sie die Möglichkeit, ggf noch Einstellungen zu ändern und die Dokumente zusätzlich in anderen Formaten zu speichern. So starten Sie ein neues Projekt in Readiris: Klicken Sie unten im Fenster Seiten auf das Papierkorbsymbol. Dieser Befehl löscht die Dokumente aus Readiris, sodass Sie ein neues starten können. 102

110 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer EIGENSCHAFTEN ZU DOKUMENTEN HINZUFÜGEN Sie können den von Ihnen verarbeiteten Dokumenten Eigenschaften hinzufügen. Das heißt, dass Sie Ihre Dokumente mit zentralen Tags wie Autor, Dokumententyp, Scandatum usw. versehen können. Auf diese Weise können Sie Dokumente nach dem Speichern leichter abrufen. So fügen Sie Dokumenten Eigenschaften hinzu: Scannen oder öffnen Sie Ihre Dokumente in Readiris. Wählen Sie das gewünschte Ausgabeformat und achten Sie darauf, dass die Option Als Datei speichern aktiviert ist. Klicken Sie auf Senden, um die Dokumente zu speichern. Klicken Sie dann im angezeigten Fenster zum Speichern in auf Eigenschaften, um Ihren Dokumenten Eigenschaften hinzuzufügen. 103

111 104 Abschnitt 9: Dokumente speichern

112 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer Geben Sie die Eigenschaften ein und klicken Sie anschließend zum Speichern auf OK. DOKUMENTE ALS BILDDATEIEN SPEICHERN Die Dokumente, die Sie scannen, müssen nicht unbedingt in Textausgabedateien konvertiert werden. Sie haben auch die Möglichkeit, diese als optimierte Bilddateien zu speichern. Dazu führen Sie Folgendes aus: Scannen oder öffnen Sie Ihre Dokumente in Readiris. Führen Sie die erforderlichen Optionen für die Seitenkonfiguration aus (z. B. Geraderichten oder Drehung). Dann klicken Sie auf die Registerkarte Seite. o Klicken Sie auf Bilder speichern..., um nur die Bildbereiche als Bilddatei zu speichern. o Klicken Sie auf Ganze Seite als Bild speichern, um die aktuelle Seite als Bilddatei zu speichern. Oder: o Klicken Sie auf Alle Seiten als Bild speichern, um alle Seiten in Readiris als Bilddatei(en) zu speichern. 105

113 Abschnitt 9: Dokumente speichern Hinweis: Mit der dritten Option können Sie auswählen, ob Sie alle Seiten als eine mehrseitige Bilddatei oder jede Seite einzeln als einzelne Bilddatei speichern. Geben Sie einen Namen für Ihr Dokument ein und wählen Sie den Bildtyp aus, mit dem das Dokument gespeichert werden soll. Je nachdem, welches Bildformat Sie auswählen, ist ein Schieberegler für die JPEG-Bildqualität verfügbar. Mit diesem Schieberegler können Sie die Qualität der Bilddateien bestimmen. 106

114 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer FORMATIERUNGSOPTIONEN AUSWÄHLEN Je nach dem von Ihnen im Fenster Ausgabe ausgewählten Ausgabeformat stehen verschiedene Formatierungsoptionen zur Verfügung. Nachfolgend finden Sie eine kurze Beschreibung der verschiedenen Optionsgruppen. Ausführliche Informationen finden Sie in den entsprechenden nachfolgend genannten Abschnitten. Layoutoptionen Die Layoutoptionen spielen beim Erzeugen von Dokumenten zur Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und als Webseite eine wichtige Rolle. Sie bestimmen zum Großteil, wie die endgültigen Dokumente aussehen. 107

115 Abschnitt 9: Dokumente speichern Allgemeine Optionen Die allgemeinen Optionen sind für jedes Ausgabeformat mit Texterkennung in Readiris verfügbar. Wenn Sie ein Bildausgabeformat wie ein PDF- oder TIF-Bild auswählen, sind die allgemeinen Optionen nicht verfügbar. Die allgemeinen Optionen ergänzen die Layoutoptionen und bestimmen unter anderem, ob die Farben und Grafiken in Ausgabedokumenten erhalten bleiben. SpreadsheetML-Optionen Wenn Sie SpreadsheetML-Dokumente für Microsoft Excel (2002, 2003, 2007 und 2010) erzeugen, stehen neben den Layout- und allgemeinen Optionen spezielle SpreadsheetML-Optionen zur Verfügung. Die SpreadsheetML-Optionen bestimmen, wie die Arbeitsblätter im Excel-Dokument formatiert werden. PDF-Optionen Wenn Sie PDF-Dokumente erzeugen, sind nur die speziellen PDF- Optionen verfügbar. Diese umfassen Lesezeichen, ihqc- Komprimierung, Kennwortschutz und digitale Signaturen. XPS-Optionen Wenn Sie XPS-Dokumente erzeugen, sind nur die speziellen XPS- Optionen verfügbar. Diese umfassen Lesezeichen und ihqc- Komprimierung. Seitengröße Mit den Optionen für die Seitengröße können Sie definieren, in welcher Seitengröße (z. B. A4, Letter, Legal) die Ausgabedokumente erzeugt werden sollen. 108

116 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer Diese Optionen sind für die meisten RTF-Ausgabeformate verfügbar. Bilder Die Bildoptionen bestimmen, wie die Bilder in Ausgabedokumenten dargestellt werden, z. B. in Schwarzweiß oder in Farbe. Sie definieren auch die Auflösung der Bilder. Hinweis: Wenn Sie ein Ausgabeformat oder eine Anwendung auswählen, das bzw. die keine Bilddateien unterstützt, dann sind die Bildoptionen in Readiris nicht verfügbar. LAYOUTOPTIONEN Die Layoutoptionen spielen beim Erzeugen von Dokumenten zur Textverarbeitung (.doc,.docx,.rtf,.odt), als Tabelle (.xml,.xlsx) und als Webseite (.htm) eine wichtige Rolle. Sie bestimmen zum Großteil, wie die endgültigen Dokumente aussehen. Nachfolgend finden Sie eine Beschreibung der einzelnen Layoutoptionen mit Beispielen realer Dokumente. Beachten Sie auch die Miniaturansicht auf der rechten Seite des Fensters. Mit ihr erhalten Sie einen allgemeinen Eindruck vom Layout des Dokuments entsprechend den von Ihnen ausgewählten Layoutoptionen. Hinweis: Die Registerkarte Layoutoptionen ist natürlich nicht verfügbar, wenn Sie als Ausgabeformat PDF, XPS oder TIF auswählen. PDF und XPS sind Formate mit festem Layout und das neue Dokument wird standardmäßig im Originallayout erstellt. Und TIF ist ein Bildformat, für das keine Erkennung durchgeführt wird. 109

117 Abschnitt 9: Dokumente speichern Hinweis: Wenn für das von Ihnen gewählte Ausgabeformat keine Layoutoption verfügbar ist, bedeutet dies, das diese in diesem Fall nicht unterstützt wird. Die Option Kontinuierlichen Text erstellen erzeugt einen durchlaufenden Text. Das Ergebnis ist ein Dokument ohne jegliche Formatierung. Die Formatierung muss manuell vom Benutzer vorgenommen werden. Beispiel eines Textkörpers Die Option Wort- und Absatzformatierung beibehalten erhält die allgemeine Formatstruktur Ihres gescannten Dokuments. Schriftart, Schriftgrad und Schriftschnitt werden bei der Erkennung beibehalten. Die Tabulatoren und die Ausrichtung der einzelnen Blöcke werden wiederhergestellt. Textblöcke und Spalten werden nicht wiederhergestellt; die Absätze folgen einfach aufeinander. 110

118 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer Tabellen werden genau entsprechend der Originaltabelle erfasst. Bilder werden nicht erfasst. Beispiel einer Wort- und Absatzformatierung Die Option Originaldokument wiederherstellen, versucht so dicht wie möglich am Originallayout zu bleiben. Die Textblöcke, Tabellen und Bilder im erzeugten Dokument befinden sich an derselben Stelle wie im Original. Die Wort- und Absatzformatierung wird beibehalten. Hyperlinks werden ebenfalls dem Original entsprechend erstellt. 111

119 Abschnitt 9: Dokumente speichern Beispiel eines dem Originallayout entsprechenden erstellten Dokuments o Die Option Spalten statt Rahmen anwenden erstellt Spalten anstelle von Textrahmen, um Informationen auf der Seite zu positionieren. Texte in Spalten sind einfacher zu bearbeiten als Dokumente mit mehreren Rahmen: Der Text fließt natürlich von einer zur nächsten Spalte. Hinweis: Wenn Readiris im Quelldokument keine Spalten erkennen kann, werden stattdessen ersatzweise Rahmen verwendet. Tipp: Verwenden Sie diese Option, wenn Sie Word-Dokumente erzeugen. o Die Option Spaltenwechsel einfügen fügt Spaltenumbrüche am Ende der Spalten ein, wodurch das Textformat erhalten bleibt. Jeder Text, den Sie bearbeiten, hinzufügen oder entfernen, bleibt in der jeweiligen Spalte; Text fließt nicht automatisch über einen Spaltenumbruch hinaus. Tipp: Deaktivieren Sie diese Option (Spaltenwechsel einfügen), wenn Sie einen Textkörper mit Spalten haben. Dadurch stellen Sie den natürlichen Textfluss aus einer Spalte in die nächste sicher. 112

120 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer o Die Option Bild als Seitenhintergrund hinzufügen platziert das gescannte Bild als Seitenhintergrund unter den erkannten Text. Hinweis: Diese Option erhöht wesentlich die Dateigröße der Ausgabedateien. Das Format PDF-Text-Bild ändert PDF-Dateien in derselben Weise. Um zu vermeiden, dass sich die Dateigröße wie oben beschrieben erhöht, aktivieren Sie in der Registerkarte Optionen die Option Farben von Hintergrund beibehalten. Dies bietet eine ähnliche, aber weniger drastische, kompaktere Alternative. ALLGEMEINE OPTIONEN Die allgemeinen Optionen sind für jedes Ausgabeformat mit Texterkennung in Readiris verfügbar. Wenn Sie ein Bildausgabeformat wie ein PDF- oder TIF-Bild auswählen, sind die allgemeinen Optionen nicht verfügbar. Die allgemeinen Optionen ergänzen andere Optionen wie die Optionen für Layout und SpreadsheetML. Beachten Sie jedoch, dass einige allgemeine Optionen je nach Ihrer Auswahl anderer Formatierungsoptionen nicht verfügbar sein können. Nachfolgend finden Sie eine Beschreibung der einzelnen Optionen mit Beispielen realer Dokumente. 113

121 Abschnitt 9: Dokumente speichern Die Option Absätze wiederherstellen aktiviert die automatische Absatzerkennung. Readiris führt Zeilenumbrüche aus, bis ein neuer Absatz beginnt, und passt Wörter mit Bindestrich am Zeilenende wieder ein. Die Option Bilder einbeziehen bezieht Bilder in den Ausgabedokumenten mit ein. Deaktivieren Sie diese Option, wenn Sie nur den Text benötigen. Die Option Farben von Text beibehalten erhält die ursprüngliche Textfarbe des Quelldokuments. Die Option Farben von Hintergrund beibehalten behält die Hintergrundfarbe der einzelnen Dokumente bei. Hinweis: In einer Tabellenkalkulationsanwendung wird mit dieser Option die Hintergrundfarbe der einzelnen Zellen beibehalten. SPREADSHEETML-OPTIONEN Wenn Sie als Ausgabeformat Microsoft Excel 2002, 2003, 2007, 2010 (SpreadsheetML) auswählen, stehen spezielle SpreadsheetML-Optionen zur Verfügung. Nachfolgend finden Sie eine Beschreibung der einzelnen Optionen mit Beispielen realer Dokumente. 114

122 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer Durch die Option Alle Texte außerhalb der Tabellen ignorieren werden die Tabellen gespeichert und alle anderen erkannten Elemente werden ignoriert. Alle Daten in den Tabellen werden erneut erfasst; jegliche Daten außerhalb der Tabellen nicht. Beispielbild Mit der Option Ziffern zu Zahlen konvertieren werden die erkannten Ziffern zu Zahlen umgewandelt. Dadurch können Sie arithmetische Operationen auf diese Zellen anwenden. In den Textzellen (in jeder beliebigen Tabelle) bleibt der Text erhalten. Beachten Sie, dass nur Ziffern innerhalb der Tabellen in Zahlen umgewandelt werden. Die Option Ein Arbeitsblatt anlegen je Seite sorgt dafür, dass für jede gescannte Seite ein Arbeitsblatt angelegt wird. 115

123 Abschnitt 9: Dokumente speichern Wenn eine Seite Tabellen und Text enthält, werden sowohl die Tabellen als auch der Text in dasselbe Arbeitsblatt platziert. Die Option Ein Arbeitsblatt anlegen je Tabelle platziert jede einzelne Tabelle in ein separates Arbeitsblatt und fügt den (außerhalb der Tabellen) erkannten Text in ein weiteres Arbeitsblatt ein. Wenn das verarbeitete Dokument mehr als ein Seite enthält, wird jede Seite auf die gleiche Art und Weise verarbeitet. Diese Option ist sinnvoll, wenn Sie Tabellen unterschiedlicher Größe und mit verschiedenen Überschriften verarbeiten. SEITENGRÖßE Mit den Optionen für die Seitengröße können Sie definieren, in welcher Seitengröße (z. B. A4, Letter, Legal) die Ausgabedokumente erzeugt werden sollen. Diese Optionen sind für die meisten RTF-Ausgabeformate verfügbar. 116

124 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer Klicken Sie auf die Registerkarte Seitengröße und verwenden Sie die Pfeiltasten zum Anwenden und Ausschließen von Seitengrößen. Readiris durchsucht die aktiven Seitengrößen in der vom Benutzer definierten Reihenfolge und verwendet die erste Seitengröße, die groß genug für das gescannte Dokument ist. Hinweis: Die Standardseitengrößen sind je nach Betriebssystem unterschiedlich. BILDER Die Bildoptionen bestimmen, wie die Bilder in Ausgabedokumenten dargestellt werden, z. B. in Schwarzweiß oder in Farbe. Sie definieren auch die Auflösung der Bilder. Hinweis: Wenn Sie ein Ausgabeformat oder eine Anwendung auswählen, das bzw. die keine Bilder unterstützt, dann sind die Grafikoptionen in Readiris nicht verfügbar. Nachfolgend finden Sie eine Beschreibung der einzelnen Optionen. Schwarzweiß-Bilder 117

125 Abschnitt 9: Dokumente speichern Readiris speichert Bilder standardmäßig in Farbe. Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie ausschließlich Schwarzweiß-Bilder erzeugen möchten. Ggf. kann die Farbe des Textes in den Dokumenten bei dieser Option erhalten bleiben. Scan-Auflösung beibehalten Diese Option ist standardmäßig aktiviert. Readiris erzeugt die Ausgabedokumente mit derselben Auflösung wie die der gescannten Dokumente. Unter den Scannereinstellungen können Sie nachsehen, mit welcher Auflösung die Dokumente gescannt wurden. Oder blenden Sie das Fenster Eigenschaften auf der Benutzeroberfläche ein, um die Einstellungen zu überprüfen. Auflösung verkleinern nach: Wenn Sie die ursprüngliche Scanauflösung nicht beibehalten möchten, aktivieren Sie die Option Auflösung verkleinern nach: und geben Sie die Auflösung an, auf die die Bilder verkleinert werden sollen. Hinweis: Es wird empfohlen, eine Auflösung von mindestens 72 dpi zu verwenden. JPEG-Bildqualität Bilder in PDF-, XPS-, Word- und RTF-Dokumenten werden im JPEG-Format gespeichert. Verwenden Sie den Schieberegler, um die JPEG-Qualität anzupassen. JPEG 2000-Komprimierung Wenn Sie Dateien in den Formaten PDF oder XPS speichern, kann Readiris die JPEG 2000-Komprimierung auf Farb- und Graustufenbilder innerhalb dieser Dateien anwenden. 118

126 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer PDF-OPTIONEN AUSWÄHLEN Die Dokumente, die Sie mit Readiris verarbeiten, können als PDF- Dokumente gespeichert werden. PDF-Dokumente PDF steht für Portable Document Format. Es ist ein von Adobe System Inc. entwickeltes Format für einen unkomplizierten Austausch von Dokumenten. PDF-Dateien sind unabhängig von Geräten und von der Auflösung und können unter jedem Betriebssystem (Windows, Mac OS, Linux, ios, Android, etc.) geöffnet werden. PDF-Dateien werden hauptsächlich für Speicherzwecke verwendet. Beachten Sie, dass der Inhalt von PDF- Dateien nicht (einfach) bearbeitet werden kann. So speichern Sie Dokumente als PDF-Dokumente: Klicken Sie in der Gruppe Ausgabe auf die Schaltfläche Format. Wählen Sie aus der Dropdownliste den gewünschten PDF-Typ aus. 119

127 Abschnitt 9: Dokumente speichern PDF-Bild-Text (= nach Text durchsuchbare PDF-Datei). Dieser Dateityp wird am häufigsten verwendet. Er enthält zwei Ebenen: den erkannten Text und das Originalbild über dem Text. Auf diese Weise können Sie auf den erkannten Text zugreifen und dennoch das Originalbild anzeigen. Hinweis: Da das Bild den Text abdeckt, können Sie Erkennungsfehler nicht sehen. PDF-Text-Bild. Dieser Dateityp ist das Gegenteil von PDF-Bild- Text. Hier ist das Originalbild im Hintergrund und der erkannte Text liegt über dem Bild. Hinweis: Erkennungsfehler sind bei diesem Format sichtbar. PDF-Text. Dieser Dateityp enthält erkannten Text, aber nicht das Originalbild des Dokuments. Alle Bilder im Originaldokument sind als Grafik in der PDF-Datei enthalten. PDF-Bild. Wenn Sie diesen Dateityp wählen, führt Readiris keine Texterkennung für das Dokument aus. Die erzeugte PDF- Datei kann nicht nach Text durchsucht werden und enthält nur das Bild des Originaldokuments. 120

128 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer Die PDF-Optionen Lesezeichen erstellen Lesezeichen sind eine Art von Links in einem PDF-Dokument, die repräsentative Informationen über den mit ihnen verknüpften Abschnitt enthalten. Lesezeichen geben PDF-Dokumenten Struktur. Sie sind im Fenster Navigation im Fenster Lesezeichen gruppiert. Die Option Lesezeichen erstellen in Readiris erstellt ein Lesezeichen für den jeweiligen Textbereich, Bildbereich und Tabellenbereich in einer PDF-Datei. Lesezeichenbeispiel 121

129 Abschnitt 9: Dokumente speichern Schriftarten einbetten Die Option Schriftarten einbetten, integriert die Originalschriftarten der Dokumente in der PDF-Datei. So können Benutzer die Dokumente immer in ihrer Originalschriftart auf dem Computer anzeigen, selbst wenn die spezielle verwendete Schriftart nicht auf dem Computer installiert ist. Beachten Sie, dass sich die Dateigröße der Ausgabedokumente durch das Einbetten von Schriftarten erhöht. Mit PDF/A vollständig kompatible Dateien erstellen (Readiris Corporate) Diese Option erzeugt PDF-Dateien, die für die Langzeitarchivierung geeignet sind. PDF/A steht für Portable Document Format Archivable. PDF/A-Dateien enthalten nur das, was zum Öffnen und Anzeigen unbedingt erforderlich ist. Schnelle WEB-Anzeige Die Option Schnelle WEB-Anzeige rekonstruiert ein PDF- Dokument für das seitenweise Herunterladen von Webservern. Diese Option ist sinnvoll, wenn Sie Dokumente aufrufen, die Sie in die Cloud gesendet haben. PDF-Version In dieser Dropdownliste können Sie die PDF-Version auswählen, die generiert werden soll. Nach jeder Version ist die Acrobat- Version angegeben, die zum Öffnen der genannten PDF-Dateien erforderlich ist. 122

130 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer PDF - Intelligent High-Quality Compression In Readiris haben Sie auch die Möglichkeit, PDF-Dokumente zu komprimieren. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt PDF-Dokumente komprimieren. Tipp: Sehen Sie sich auch die Abschnitte PDF-Dokumente mit einem Kennwort schützen und PDF-Dokumente digital unterschreiben an. PDF-DOKUMENTE KOMPRIMIEREN Die mit Readiris erzeugten PDF-Dokumente können mit ihqc hyperkomprimiert werden. ihqc steht für intelligent High-Quality Compression (intelligente Hochqualitätskomprimierung), die eigene, effiziente Komprimierungstechnologie von I.R.I.S. ihqc ist für Bilder das, was MP3 für Musik ist und DivX für Filme. So erzeugen Sie komprimierte PDF-Dokumente: Klicken Sie in der Gruppe Ausgabe auf die Schaltfläche Format. Wählen Sie aus der Dropdownliste den gewünschten PDF-Typ aus. Beachten Sie, dass die ihqc-komprimierung nicht für Dateien des Typs PDF-Text und PDF-Text-Bild verfügbar ist. 123

131 Abschnitt 9: Dokumente speichern Wählen Sie das gewünschte Komprimierungsniveau: Es gibt drei Komprimierungsniveaus. Für jedes Niveau sind zwei Komprimierungstypen verfügbar: Gute Größe und Gute Qualität. Gute Größe liefert die beste Komprimierung mit minimalem Bildverlust. Gute Qualität ergibt etwas größere Ausgabedateien mit besserer Bildqualität. Hinweise: In Readiris Pro können Sie Niveau I - Gute Größe und Niveau I - Gute Qualität auswählen. In Readiris Corporate stehen Ihnen alle ihqc-niveaus zur Verfügung. Benutzerdefinierte Komprimierung (Readiris Corporate) In Readiris Corporate können Sie auch die Komprimierung Benutzerdefiniert auswählen. Wenn Sie diese Option auswählen, können Sie das Größen-Qualitäts-Verhältnis mit einem Schieberegler selber festlegen. 124

132 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer Die Option Symbole komprimieren ist standardmäßig aktiviert. Mit dieser Option wird Text in den Dokumenten komprimiert. Die Option Wellenkomprimierung ist standardmäßig ebenfalls aktiviert. Mit dieser Option werden Bilder in den Dokumenten komprimiert. PDF-DOKUMENTE MIT EINEM KENNWORT SCHÜTZEN (Dieser Abschnitt trifft nur für Readiris Corporate zu) Die mit Readiris erzeugten PDF-Dokumente können mit einem Kennwort geschützt werden. Sie können ein Kennwort zum Öffnen der Dokumente festlegen sowie ein Kennwort, dass Änderungen an den Dokumenten einschränkt. So schützen Sie PDF-Dokumente mit einem Kennwort: Klicken Sie in der Gruppe Ausgabe auf die Schaltfläche Format. 125

133 Abschnitt 9: Dokumente speichern Wählen Sie aus der Dropdownliste den gewünschten PDF-Typ aus. Dann klicken Sie auf die Registerkarte Kennwort. Wenn Sie ein Kennwort zum Öffnen eines Dokuments einrichten, werden Sie beim Öffnen der PDF-Ausgabe aufgefordert, das Kennwort einzugeben. Wenn Sie ein Zulassungskennwort einrichten, können nur die in den Sicherheitseinstellungen angegebenen Aktionen durchgeführt werden. Wenn Sie diese Einstellungen ändern möchten, müssen Sie das Zulassungskennwort eingeben. Die Readiris-Sicherheitseinstellungen sind den Standard- Schutzfunktionen von Adobe Acrobat ähnlich. Beachten Sie, dass das Kennwort in Readiris zum Öffnen eines Dokuments und das Zulassungskennwort unterschiedlich sein müssen. 126

134 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer PDF-DOKUMENTE DIGITAL UNTERSCHREIBEN (Dieser Abschnitt trifft nur für Readiris Corporate zu) Die mit Readiris erzeugten PDF-Dokumente können digital unterschrieben werden. Digitale Unterschriften identifizieren eine Person, die PDF-Dokumente erstellt; dadurch wird die Identität des Autors bestätigt, ein Dokument bescheinigt und die Verhinderung unerwünschter Änderung in PDF-Dokumenten unterstützt. Beachten Sie jedoch, dass Readiris keine digitalen Unterschriften erzeugen kann. Sie müssen über eine digitale Signatur verfügen, um mit Readiris digital unterschriebene Dokumente zu erzeugen. Sie können mit Adobe Acrobat digitale Signaturen erstellen oder eine von Unternehmen wie VeriSign beziehen. So erzeugen Sie digital unterschriebene Dokumente: Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Format. Wählen Sie aus der Dropdownliste den gewünschten PDF-Typ aus. Klicken Sie auf die Registerkarte Unterschrift, um die Optionen für Unterschriften aufzurufen. Wählen Sie Anwendung von Signatur und suchen Sie dann nach der gewünschten Signatur. 127

135 Abschnitt 9: Dokumente speichern Tipps: Wenn Sie keine Signaturen in dieser Liste sehen, klicken Sie auf die Schaltfläche Verwalten. Dann klicken Sie auf Importieren und folgen den Anweisungen im Zertifikatimport-Assistenten. Sie können auch die Optionen unter der Schaltfläche Verwalten zum Bearbeiten, Entfernen oder Exportieren von digitalen Unterschriften auf Ihrem PC verwenden. Klicken Sie auf die Schaltfläche Details, um alle verfügbaren Informationen Ihrer aktuellen Unterschrift anzuzeigen. Weitere Informationen zu Zertifikaten finden Sie in den Adobe-Dokumenten. Wenn Sie eine digitale Unterschrift verwenden, wird sie in der Registerkarte Unterschriften von Adobe Acrobat und Adobe Reader aufgeführt. XPS-OPTIONEN AUSWÄHLEN Die Dokumente, die Sie mit Readiris verarbeiten, können als XPS- Dokumente gespeichert werden. XPS-Dokumente XPS steht für XML Paper Specification. Dies ist ein von Microsoft Inc. entwickeltes Dokumentenformat mit festem Layout zur Wahrung der Wiedergabetreue von Dokumenten. XPS-Dateien werden genau wie PDF-Dateien vor allem für Speicherzwecke verwendet. Beachten Sie, dass der Inhalt von XPS-Dateien nicht (einfach) bearbeitet werden kann. So speichern Sie Dokumente als XPS-Dokumente: 128

136 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer Klicken Sie in der Gruppe Ausgabe auf die Schaltfläche Format. Wählen Sie aus der Dropdownliste den gewünschten XPS-Typ aus. XPS-Bild-Text. Dieser Dateityp wird am häufigsten verwendet. Er enthält zwei Ebenen: den erkannten Text und das Originalbild über dem Text. Auf diese Weise können Sie auf den erkannten Text zugreifen und dennoch das Originalbild anzeigen. Hinweis: Da das Bild den Text abdeckt, können Sie Erkennungsfehler nicht sehen. XPS-Text-Bild. Dieser Dateityp ist das Gegenteil von XPS-Bild- Text. Hier ist das Originalbild im Hintergrund und der erkannte Text liegt über dem Bild. Hinweis: Erkennungsfehler sind bei diesem Format sichtbar. 129

137 Abschnitt 9: Dokumente speichern XPS-Text. Dieser Dateityp enthält erkannten Text, aber nicht das Originalbild des Dokuments. Alle Bilder im Originaldokument sind als Grafik in der XPS-Datei enthalten. XPS-Bild. Wenn Sie diesen Dateityp wählen, führt Readiris keine Texterkennung für das Dokument aus. Die erzeugte XPS- Datei kann nicht nach Text durchsucht werden und enthält nur das Bild des Originaldokuments. Die XPS-Optionen Lesezeichen erstellen Lesezeichen sind eine Art von Links in einem XPS-Dokument, die repräsentative Informationen über den mit ihnen verknüpften Abschnitt enthalten. Lesezeichen geben XPS-Dokumenten Struktur. Die Option Lesezeichen erstellen in Readiris erstellt ein Lesezeichen für den jeweiligen Textbereich, Bildbereich und Tabellenbereich in einer XPS-Datei. 130

138 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer XPS - Intelligent High-Quality Compression: In Readiris haben Sie auch die Möglichkeit, XPS-Dokumente zu komprimieren. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt XPS-Dokumenten komprimieren. XPS-DOKUMENTE KOMPRIMIEREN Die mit Readiris erzeugten XPS-Dokumente können mit ihqc hyperkomprimiert werden. ihqc steht für intelligent High-Quality Compression (intelligente Hochqualitätskomprimierung), die eigene, effiziente Komprimierungstechnologie von I.R.I.S. ihqc ist für Bilder das, was MP3 für Musik ist und DivX für Filme. So erzeugen Sie komprimierte XPS-Dokumente: Klicken Sie in der Gruppe Ausgabe auf die Schaltfläche Format. 131

139 Abschnitt 9: Dokumente speichern Wählen Sie aus der Dropdownliste den gewünschten XPS-Typ aus. Beachten Sie, dass die ihqc-komprimierung nicht für Dateien des Typs XPS-Text und XPS-Text-Bild verfügbar ist. Wählen Sie das gewünschte Komprimierungsniveau: Für das Niveau I sind zwei Komprimierungstypen verfügbar: Gute Größe und Gute Qualität. Gute Größe liefert die beste Komprimierung mit minimalem Bildverlust. Gute Qualität ergibt etwas größere Ausgabedateien mit besserer Bildqualität. In Readiris Corporate können Sie auch die Komprimierung Benutzerdefiniert auswählen. Wenn Sie diese Option auswählen, 132

140 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer können Sie das Größen-Qualitäts-Verhältnis mit einem Schieberegler selber festlegen. 133

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142 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer ABSCHNITT 10: DOKUMENTE IN DIE CLOUD SENDEN DOKUMENTE IN DIE CLOUD SENDEN Die Dokumente, die Sie mit Readiris verarbeiten, können an verschiedene Cloud-Anwendungen gesendet werden. Mit Readiris Pro können Sie Dokumente an Evernote, Dropbox, GoogleDocs und box senden. Mit Readiris Corporate können Sie auch Dokumente an Microsoft SharePoint und Therefore senden. Bevor Sie Dokumente in die Cloud exportieren können, müssen die Verbindungen konfiguriert werden. Wichtiger Hinweis: Bevor Sie eine Verbindung konfigurieren können, müssen Sie ein Konto für Dropbox, GoogleDocs, Evernote, Box, SharePoint oder Therefore haben. Wichtiger Hinweis (Readiris Corporate): Wenn Sie Therefore verwenden, muss auf Ihrem Computer ein aktueller Therefore- Client installiert und richtig konfiguriert sein. So konfigurieren Sie eine Verbindung: Klicken Sie auf die Registerkarte Cloud-Setup und dann auf die gewünschte Cloud-Anwendung. 135

143 Abschnitt 10: Dokumente in die Cloud senden Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort ein. Klicken Sie ggf. auf Durchsuchen, um einen bestimmten Speicherort in Ihrem Cloud-System auszuwählen. Klicken Sie anschließend auf OK, um die Konfiguration abzuschließen. So senden Sie Dokumente an eine Cloud-Anwendung: Scannen oder öffnen Sie die Dokumente und wählen Sie die gewünschten Verarbeitungseinstellungen aus. Wichtiger Hinweis: Normale Benutzer von GoogleDocs können keine Bilddateien an ihr Konto exportieren. Achten Sie von daher darauf, dass Sie in Readiris keine Bilddatei als Ausgabeformat wählen. Premier-Kunden von Google Apps können beliebige Dokumenttypen in Ihr Konto hochladen. 136

144 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer Wählen Sie in der Gruppe Ausgabe die von Ihnen konfigurierte Cloud-Anwendung aus. Dann klicken Sie auf Senden, um Ihre Dokumente in die Cloud zu senden. Sie werden aufgefordert, den genauen Exportspeicherort für die Dokumente in Ihrem Cloud-System anzugeben. Geben Sie den Speicherort an und klicken Sie dann auf OK. Tipp: Deaktivieren Sie die Option Vor dem Exportieren Bestätigung anfordern, wenn Sie den Speicherort in Zukunft nicht erneut angeben möchten. 137

145 Abschnitt 10: Dokumente in die Cloud senden Sie werden dann aufgefordert, dem Dokument einen Namen zu geben. Geben Sie einen Namen für das Dokument ein und klicken Sie auf OK um den Export abzuschließen. INDEXIERTE DOKUMENTE IN DIE CLOUD SENDEN (Dieser Abschnitt trifft nur für Readiris Corporate zu) Wenn Sie Dokumente an Microsoft SharePoint oder Therefore senden, erkennt Readiris automatisch, ob in Ihrem SharePoint- oder Therefore-System Pflichtindexfelder ausgefüllt werden müssen. Beispiele von Pflichtfeldern in SharePoint 138

146 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer So senden Sie indexierte Dokumente: Konfigurieren Sie den SharePoint- oder Therefore-Konnektor. Dann verarbeiten Sie die Dokumente mit Ihrer Konfiguration. Aktivieren Sie in der Gruppe Ausgabe die Option Benutzerindex, wenn Sie möchten, dass Readiris alle verfügbaren Indexfelder in Ihrem SharePoint- oder Therefore- System beim Senden von Dokumenten anzeigt. Wenn Sie die Option Benutzerindex nicht aktivieren, zeigt Readiris nur die Pflichtindexfelder beim Senden von Dokumenten an. Klicken Sie auf Senden, um die Dokumente zu senden. Die (Pflicht)indexfelder werden in der Registerkarte Index angezeigt. Sie können die Indexfelder jetzt manuell eingeben. ODER Verwenden Sie zum Ausfüllen die Drag&Drop- Erkennungstechnologie von Readiris: o Klicken Sie in ein Feld, dass Sie ausfüllen möchten. o Dann klicken Sie auf das Symbol Text, um Textbereiche zu erkennen, oder klicken Sie auf das Symbol Strichcode, um Strichcodebereiche zu erkennen. o Ziehen Sie einen Rahmen um den Bereich, den Sie als Index verwenden möchten. Wenn Sie die Maustaste loslassen, wird der Text in das Feld eingetragen. 139

147 Abschnitt 10: Dokumente in die Cloud senden Klicken Sie auf Senden, um die indexierten Dokumente zu senden, oder klicken Sie auf Verwerfen, um den Vorgang erneut zu starten. 140

148 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer VORGEHENSWEISEN SCANNERKONFIGURATION IN READIRIS Um Dokumente in Readiris scannen zu können, muss der Scanner richtig konfiguriert sein. Bevor Sie den Scanner in Readiris konfigurieren: 1. Vergewissern Sie sich, dass der Scanner am Computer angeschlossen und eingeschaltet ist. Hinweis: Der Scanner sollte physisch mit einem USB-Kabel am Computer angeschlossen sein. Eine Ethernet- oder Drahtlosverbindung ist auch möglich, wenn der Twain-Treiber des Herstellers mit dieser Fähigkeit ausgestattet ist. 2. Stellen Sie sicher, dass der neuste für Ihren Scanner verfügbare Twain-Treiber installiert ist. In der Regel finden Sie Treiber auf der Website Ihres Scanner- Herstellers. Sie werden nicht von I.R.I.S. zur Verfügung gestellt. Beachten Sie, dass einige Scannertreiber mit den neusten Versionen von Windows nicht funktionieren. Sehen Sie in den zum Scanner mitgelieferten Unterlagen nach, um herauszufinden, welche Plattformen unterstützt werden. Kontaktieren Sie ggf. Ihren Scanner-Hersteller. 141

149 Vorgehensweisen Konfiguration Klicken Sie im Menüband neben Scannen auf den Pfeil nach unten. Dann klicken Sie auf Einstellungen. Wenn Sie die Einstellungen das erste Mal aufrufen, wird automatisch eine Liste mit Scannermodellen geöffnet. Wählen Sie aus der Liste Ihr Scannerprofil aus. Über die Scannerprofile können Sie auf spezifische Funktionen Ihres Scanners zugreifen. Beispielsweise Duplex-Scannen. Wundern Sie sich nicht, wenn ihr Scanner nicht in der Liste aufgeführt ist, denn nicht alle Scanner haben spezielle Scannerprofile. Wichtiger Hinweis: Wenn Sie nicht genau Ihr Scannerprofil finden, wählen Sie nicht ein ähnliches Profil aus. Wählen Sie stattdessen ein allgemeines Twain-Profil aus. Es sind verschiedene Twain-Profile verfügbar: Wählen Sie <Twain><other models>, wenn Sie einen gewöhnlichen Flachbettscanner verwenden. Wählen Sie <Twain><other models> (User Interface), wenn Sie anstelle von Readiris die Benutzeroberfläche Ihres Scanners zum Scannen von Dokumenten verwenden möchten. 142

150 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer Wählen Sie <Twain><other models with duplex feeder>, wenn Sie einen Duplex-Scanner verwenden, der die Vorder- und Rückseite einer Seite scannt. Nachdem Sie ein Scannermodell ausgewählt haben, müssen Sie Ihren Scannertreiber konfigurieren. Klicken Sie auf Konfigurieren, um den Scannertreiber auszuwählen. Wenn Ihr Scanner nicht im Fenster Quelle auswählen angezeigt wird, wurde der Scannertreiber nicht richtig installiert. Installieren Sie den Scannertreiber neu, bevor Sie versuchen, Readiris zu konfigurieren. 143

151 Vorgehensweisen Wenn der Scanner konfiguriert ist, können Sie mit den voreingestellten Scannereinstellungen anfangen zu scannen. Weitere Informationen zu den verschiedenen Scannereinstellungen und wie Sie diese ändern, finden Sie im Abschnitt Scannereinstellungen auswählen. ERKENNUNGSERGEBNISSEN OPTIMIEREN Die Qualität der Erkennungsergebnisse hängt von mehreren Faktoren ab: Die Dokumentensprache Achten Sie darauf, dass Sie die richtige Sprache aus der Sprachenliste auswählen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Optionen für die Erkennung von Dokumenten. Die Qualität der gescannten Dokumente Wenn die gescannten Dokumente zu hell oder zu dunkel sind, wird Readiris Probleme bei der Erkennung haben. Glücklicherweise gibt es eine Funktion, mit der Sie die Qualität der gescannten Dokumente anpassen können. Im Abschnitt Bildqualität anpassen können Sie nachlesen, wie dies geht. Die Scannereinstellungen Wenn Sie zum Scannen von Dokumenten einen Scanner verwenden, hängt die Bildqualität auch von den Scannereinstellungen ab. Lesen Sie im Abschnitt Scannereinstellungen auswählen nach und vergewissern Sie sich, dass für Ihren Scanner die richtigen Einstellungen ausgewählt sind. 144

152 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer Achten Sie darauf, dass die Scanauflösung für reguläre Dokumente mit 300 dpi und für klein gedruckte Texte sowie asiatische Sprachen mit 400 dpi festgelegt ist. MEHRERE DOKUMENTE SCANNEN In Readiris gibt es einige Funktionen, mit denen Sie mehrere Dokumente problemlos in Readiris scannen und verarbeiten können. Hinweis: In Readiris Pro ist die Anzahl der Seiten, die Sie innerhalb eines einzelnen Projekts verarbeiten können, auf 50 begrenzt. Scannen mehrerer Dokumente mit einem Flachbettscanner Klicken Sie neben der Schaltfläche Scannen auf den Pfeil nach unten und klicken Sie dann auf Einstellungen. Aktivieren Sie im Fenster Scanner die Option Eine nächste Seite scannen nach und geben Sie an, nach wie vielen Sekunden die nächste Seite gescannt werden soll. Auf diese Weise müssen Sie nicht nach jedem Scanvorgang zu Ihrem Computer zurückgehen und in Readiris auf die Schaltfläche Scannen klicken. Sie können die Seiten einfach in Ihrem Tempo auflegen und Readiris startet automatisch das Scannen der nächsten Seite. 145

153 Vorgehensweisen Scannen mehrerer Dokumente mit einem Dokumenteneinzug Klicken Sie neben der Schaltfläche Scannen auf den Pfeil nach unten und klicken Sie dann auf Einstellungen. Aktivieren Sie im Fenster Scanner die Option ADF (automatischer Dokumenteneinzug). Auf diese Weise können Sie mit Readiris problemlos eine Seite nach der anderen auf Ihrem Scanner scannen. BILDER VON DIGITALKAMERAS VERARBEITEN Readiris verwendet spezielle Erkennungsroutinen, um Bilder von Digitalkameras zu verarbeiten. Achten Sie darauf, dass die Option Digitalkamera aktiviert ist, wenn Sie derartige Bilder verarbeiten. So aktivieren Sie die Option Digitalkamera : Schalten Sie zuerst Ihre Digitalkamera ein und schließen Sie sie mit einem USB-Kabel an Ihren Computer an. Klicken Sie neben der Schaltfläche Scannen auf den Pfeil nach unten und klicken Sie dann auf Einstellungen. 146

154 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer Klicken Sie auf Modell... und wählen Sie aus der Liste die Option <Twain><other models> aus. Hinweis: Wenn Ihr Treiber in der Liste unter Quelle auswählen nicht aufgeführt ist, bedeutet dies, dass der Treiber nicht richtig installiert ist oder Ihre Kamera keinen Twain-Treiber hat. Lesen Sie ggf. in der Dokumentation zu Ihrer Kamera nach. Dann klicken Sie auf Konfigurieren und wählen den Twain- Treiber Ihrer Kamera aus. Kehren Sie zum Fenster Scanner zurück und aktivieren Sie die Option Digitalkamera. Wenn Sie in Readiris auf Scannen klicken, führt Ihre Kamera jetzt einen Scan durch. Tipps zum Fotografieren mit Ihrer Digitalkamera: Kalibrieren Sie die Kamera, indem Sie ein weißes Dokument fotografieren (bevor Sie sie mit Readiris verwenden). Wählen Sie immer die höchstmögliche Bildauflösung. Aktivieren Sie bei Nahaufnahmen den Makro-Modus der Kamera. Aktivieren Sie den Dokumentenmodus der Kamera (falls vorhanden). Verwenden Sie den optischen Zoom, nicht den digitalen Zoom. Halten Sie die Kamera direkt über das Dokument. Fotografieren Sie Dokumente möglichst nicht schräg. Verwackeln Sie die Bilder nicht. Verwenden Sie ggf. ein Stativ. 147

155 Vorgehensweisen Deaktivieren Sie den Blitz, wenn Sie glänzendes Papier fotografieren. Öffnen Sie nach Möglichkeit keine komprimierten Kamerabilder. Passen Sie die Readiris-Einstellungen für Helligkeit und Kontrast der Umgebung an (Tageslicht, Lampenlicht, Neonlicht). Siehe Scannereinstellungen auswählen. Wählen Sie in Readiris Farben oder Grauskala als Farbmodus aus. Siehe auch Scannereinstellungen auswählen. STRICHCODES ERKENNEN (Dieser Abschnitt trifft nur für Readiris Corporate zu) In Readiris Corporate können Sie Strichcodes erkennen. Strichcodes können zum Trennen von Dokumenten in einem Stapel verwendet werden. Hinweis: Readiris unterstützt die gängigsten 2D-Strichcodes. Readiris unterstützt mit Laserdruckern und Tintenstrahldruckern gedruckte Strichcodes. So definieren Sie, welche Strichcodes Readiris erkennen soll: Klicken Sie auf die Readiris-Schaltfläche und dann auf Erweiterte Einstellungen. Markieren Sie die Strichcodetypen, die von Readiris erkannt werden sollen. 148

156 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer Wichtiger Hinweis: Readiris erkennt automatisch Strichcodes zum Trennen von Dokumenten, wobei die Strichcodebereiche selbst aber nicht automatisch als Strichcode erkannt werden. In den meisten Fällen werden Sie als Bilder erkannt. So erkennen Sie Strichcodes manuell: Scannen oder öffnen Sie ein Dokument. Klicken Sie auf die Registerkarte Bereiche. Klicken Sie auf das Symbol Strichcode und zeichnen Sie einen Rahmen um den Strichcode. 149

157 Vorgehensweisen ODER klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Strichcodebereiche, die fälschlicherweise als Bild erkannt wurden, und zeigen Sie dann auf Bereich > Typ und wählen Sie Strichcode aus. Dann klicken Sie auf Senden, um das Dokument zu speichern oder senden. Einen bestimmten Strichcode erkennen Falls erforderlich, können Sie den Inhalt eines bestimmten Strichcodes folgendermaßen erkennen: Zeichnen Sie einen Strichcodebereich um den Strichcode. Dann klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Bereich und klicken auf Kopieren wie Daten. Der Inhalt des Bereichs wird in die Zwischenablage kopiert. Sie können ihn jetzt in eine andere Anwendung einfügen. 150

158 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer DOKUMENTENSTAPEL TRENNEN (Dieser Abschnitt trifft nur für Readiris Corporate zu) Wenn Sie ganze Papierstapel scannen (z. B. auf einem mit einem Dokumenteneinzug ausgestatteten Scanner), kann es sinnvoll sein anzugeben, wo ein Dokument endet und ein neues beginnt. Auf diese Weise kann Readiris eine separate Ausgabedatei für jedes einzelne Dokument erzeugen. So müssen Sie Dokumente nicht einzeln scannen. Beispiel Nehmen wir an, Sie scannen eine Stapel von 30 Seiten. Die ersten 10 Seiten gehören zu Dokument 1, die Seiten 11 bis 20 gehören zu Dokument 2 und die Seiten 21 bis 30 zu Dokument 3. Wenn Sie angeben, dass Ihr Papierstapel aus 3 Dokumenten besteht, kann Readiris 3 separate Ausgabedateien erstellen. Trennen von Papierdokumenten Mit Readiris haben Sie 2 Möglichkeiten, Papierdokumente zu trennen. Die beiden Möglichkeiten sind: Leerseiten In diesem Fall legen Sie einfach eine Leerseite zwischen zwei Blätter und zeigen so an, dass ein neues Dokument beginnt. Umschlagseiten mit einem Strichcode In diesem Fall können Sie beispielsweise auf die erste Seite eines Dokuments einen Strichcode aufkleben. 151

159 Vorgehensweisen So greifen Sie auf die Optionen für die Dokumententrennung zu: Klicken Sie auf die Readiris-Schaltfläche und dann auf Erweiterte Einstellungen. Klicken Sie auf die Registerkarte Dokumentverarbeitung. Geben Sie an, welche Trennmethode Sie verwenden möchten: Leerseiten suchen oder Umschlagseiten mit Strichcode erkennen. Wenn Sie Umschlagseiten mit Strichcodes verwenden, können Sie über einen Lesebereich angeben, wo genau sich der Strichcode auf der Seite befindet. Wenn Sie den Lesebereich definiert haben, sucht Readiris nur nach Strichcodes in diesem bestimmten Bereich. 152

160 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer Tipp: Für die genauen Abmessungen des Lesebereichs können Sie die Funktion Koordinaten in Readiris verwenden: Klicken Sie auf die Registerkarte Bereiche und wählen Sie die Gruppe Koordinaten aus. Gehen Sie jetzt mit dem Cursor über das Bild, um die Koordinaten anzuzeigen. Sie können auch bestimmten Inhalt angeben, der in den Strichcodes enthalten ist. Wenn Sie diese Option auswählen, sucht Readiris nur nach dem angegebenen Inhalt. Andere Strichcodes werden als Umschlagseite ignoriert. Diese Funktion wird empfohlen, wenn Ihre Dokumente auch auf anderen Seiten Strichcodes enthalten, die nicht als Umschlagseite verwendet werden sollen. Die Erkennungsoptionen Wenn die Strichcode-Umschlagseiten außer dem Strichcode weitere Inhalte enthalten, die in den Ausgabedokumenten enthalten sein sollen, dann aktivieren Sie die Option Umschlagseiten in Textdateien einfügen. 153

161 Vorgehensweisen Die Option Seitenanalyse anwenden für die Umschlagseiten teilt die Umschlagseiten wie reguläre Seiten in Erkennungsbereiche auf. Wenn die Option Layout anwenden für die Umschlagseiten: aktiviert ist, können Sie eine der Bereichsvorlagen verwenden, um die Umschlagseiten in Erkennungsbereiche aufzuteilen. Weitere Informationen zu Bereichsvorlagen finden Sie im Abschnitt Bereichsvorlagen verwenden. Die Indexierungssoptionen Wenn Sie möchten, dass Readiris eine XML-Indexdatei mit detaillierten Informationen zu den verarbeiteten Dokumenten erzeugt, aktivieren Sie die Option XML-Index erstellen. STAPEL VON BILDDATEIEN TRENNEN (Dieser Abschnitt trifft nur für Readiris Corporate zu) Wenn Sie Stapel von Bilddateien verarbeiten und Readiris diese nicht in eine einzige Ausgabedatei konvertieren soll, können Sie zum Trennen die Option Umschlagseite verwenden. 154

162 Readiris TM 14 - Anleitung für Benutzer Dazu führen Sie Folgendes aus: Importieren Sie alle Bilder, die Sie verarbeiten möchten. Geben Sie im Fenster Seiten die Seite an, nach der Readiris ein neues Dokument beginnen soll: o Wählen Sie die Seite aus. o Dann klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und klicken auf Umschlagseite. o Das Seitensymbol wechselt in ein Umschlagseitensymbol. Hinweis: Wenn Sie möchten, dass die Umschlagseiten in den Ausgabedokumenten enthalten sind, aktivieren Sie unter Dokumententrennung die entsprechenden Optionen. Klicken Sie auf die Readiris-Schaltfläche. Dann klicken Sie auf Erweiterte Einstellungen und anschließend auf die Registerkarte Dokumentverarbeitung. 155