Scannen, E-Akte, Digitaler Output - nur eine Frage der Technik? Memo-Tagung

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1 Scannen, E-Akte, Digitaler Output - nur eine Frage der Technik? Memo-Tagung Autor: Volker Rombach Version:

2 Wer wir sind Kommunaler IT-Dienstleister in NRW mit Sitz in Hemer Über 40 Jahre Unternehmensgeschichte Zweckverband KDVZ Citkomm und Citkomm Services GmbH 190 Mitarbeiter Garant für engagierte und qualifizierte IT Beratung Kooperation mit KDZ Westfalen-Süd CITKOMM 2

3 Es war einmal vor mehr als 200 Jahren 1803 Badische Aktenheftung 1886 Soennecken Briefordner und Locher Quelle: Wikipedia 3

4 Praxis der Aktenaufbewahrung - Langzeitarchivierung - Aussonderung Quelle: Rombach 4

5 Medienbrüche bei Papieraktenführung (D /E-Postbrief) PC-Fax Digitale Beweisfotos Webformulare statt Papierfragebögen Elektronische Sachbearbeitung Office-Produkte statt Schreibmaschinen 5

6 Behandlung von Papiereingängen Scannen Dokumentenvorbereitung Dokumentennachbereitung Beweiswerterhaltung Scanprozess nach TR-RESISCAN 6

7 Wer scannt wo? Externer Scandienstleister Massengut Laufzeiten Verantwortung Kommunaler IT-Dienstleister Zentrale Poststelle/Scanstelle Alle Prozesse Einzelne Prozesse Zentraler Scanarbeitsplatz in einem Fachdienst Jeder Sachbearbeiter 7

8 Wer erfasst wann welche Metadaten? Frühes Scannen Vorindexierung Rückläufer mit OCR-, Bar- oder QR-Code Detailanreicherung im späteren Prozess Spätes Scannen Vollindexierung Automatisierte Volltexterschließung per OCR Handschrifterkennung Fehlerquote Verbindlichkeit der Informationserschließung 8

9 Leerseitenerkennung und -entfernung Automatisiert Datenvolumen des Scans < x-bytes = Leerseite? Ausblenden von Schmutzrändern bei Bewertung Ausblenden von Lochungen bei Bewertung Ausblenden von definierten Bildbereichen Umweltschutzpapier, Umweltengel auf Umschlägen, Manuell Bestätigung der inhaltlichen und bildlichen Übereinstimmung Gar nicht? Vollständigen Scan zusätzlich speichern? 9

10 Ein Beispielprojekt Digitalisierung von Schriftgut im Bereich Verkehrsordnungswidrigkeiten Produktiv seit 2010 Aktuell 3. externer Scandienstleister Elektronische Aktenführung in zwei Kreisverwaltungen Ca eingehende Papierdokumente/Jahr (nur OWI) 10

11 Dokumententypen Anzeigen aus fließendem und ruhendem Verkehr (Geschwindigkeit, Rotlicht, Parken, Ladungssicherung) Inkl. Graustufen- und Farbfotos Unfallanzeigen Inkl. Bildmappen mit Graustufen- oder Farbfotos Inkl. A3 Unfallskizzen mit Farbmarkierungen Rücklaufende Anhörungsbögen mit handschriftl. Eintragungen Rechtsanwaltsschreiben/Stellungnahmen, etc. Rücklaufende Akten von Staatsanwaltschaften Rücklaufende Akteneinsichten von Rechtsanwälten 11

12 Gesetzliche Grundlage 110 OWIG - Vorgaben Bei Digitalisierung kennzeichnen dass es ein digitalisiertes Dokument ist wer es digitalisiert hat wann es digitalisiert wurde Bei ersetzendem Scannen zusätzlich ob die Scanvorlage ein Original oder eine Kopie war Beglaubigung der bildlichen und inhaltlichen Übereinstimmung mittels qualifizierter elektronischer Signatur 12

13 Umsetzungshilfen und Richtlinien 2016 Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit: Baustein Scanprozess BSI TR 03138: Ersetzendes Scannen (TR-RESISCAN) BSI TR 03125: Beweiswerterhaltung kryptografisch signierter Dokumente (TR-ESOR) GOBD 13

14 Zahlen und Fakten SSC Ein zentraler externer Scandienstleister Zentrale Rücksendeadressen Gesamtzahl der vom Scan-Center gelieferten Dateien % 25% 20% 15% 10% 5% Clearingquote Dateien Clearingfälle Ein zentrales Fachverfahren Kalenderwoche 0% Elektronische Posteingangskörbe mit Importfunktion E-Akte-Modul des Fachverfahrensherstellers Automatisierungsgrad der Zuordnung > 97 % Zentrale Aufbewahrung der Papieroriginale 14

15 Herausforderungen SSC Post- und Scanlaufzeiten Scan- und Druckqualitäten Dateigrößen und Datenübertragungszeiten Bis Mai 2011 fehlende rechtliche Grundlage auf Landesebene Widerstände auf richterlicher Seite gegen Anerkennung von gescannten Dokumenten 15

16 Qualitätssicherung Eingangsprotokollierung/Eingangsstempelung Abgleich Eingangsmenge/Scanmenge Abgleich Scanmenge/Importmenge in E-Akte Beweiswerterhaltende Speicherung inkl. Umspeichern/Übersignieren Clearingstelle für Fehlerfälle/Irrläufer/unklare Zuordnung Funktionen zur Anforderung von Re-Scans 16

17 Rechtssicheres ersetzendes Scannen Schutzbedarfsanalyse Dokumentation und Qualitätssicherung des Prozesses Prüfkriterien für Organisation, Technik, Personal Einzelgesetzliche Regelungen Transfervermerk mit QSIG entsprechend z. B. OWIG Regelungen der Justiz Transfervermerk mit QSIG Digitalisat mit QSIG Signaturprüfung vor Übernahme in sichere Aufbewahrung 17

18 Digitaler Output an Prozessbeteiligte Zustellung per Datenschutz Schriftformersatz, Zugangseröffnung und Adressverwaltung D Zugangseröffnung und Adressverwaltung E-Postbrief Schriftformersatz und Zugangseröffnung Bürgerpostfach/Unternehmenspostfach Verwaltung von Adressen Aktenaustausch auf Basis xdomea, xjustiz Web-Plattform für z.b. Akteneinsicht 18

19 Digitaler Output an Archiv Vorgaben der Archivare Pdf-Version Metadaten Signaturen Bereitstellung Schnittstellen aus DMS und Fachverfahren Abtrennung aus Datenbestand Aktive Fälle vs. abgeschlossene Fälle vs. auszusondernde Fälle 19

20 Handlungsfelder Masterplan E-Government Handlungsfeld Organisation Prozessanalyse Handlungsfeld Technik IT-Architektur Bedarfsfeststellung Handlungsfeld Management Festlegung strategischer Ziele Ermittlung Optimierungspotenzial Integrationskonzept Aufbau Geschäftsmodell und Finanzierung Einführungskonzept Elektronische Aktenführung Kompetenzanalyse Aus- und Weiterbildungskonzept Personal Planung Leitprojekte Umsetzungsstrategie Zeit- und Ressourcenplanung Projektorganisation 20

21 ???? Fragen??? Ihr Ansprechpartner: Volker Rombach E-Governmentkoordinator 21